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Aperçu du ministère

Introduction

Le Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses (CCRMD ou Conseil) est un organisme indépendant qui a été créé en 1987 par suite de la promulgation de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. Modeste mais importante, cette institution publique est chargée de fournir un mécanisme sur les renseignements commerciaux confidentiels au sein du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT). Le SIMDUT est le système national d’information qui contribue à réduire l’incidence de maladies et de blessures occasionnées par l’utilisation des matières dangereuses au travail. Il fournit l’information à l’aide de trois principaux éléments: les étiquettes, les fiches signalétiques et les programmes de formation pour les travailleurs.

Le Conseil rend les décisions sur la conformité des étiquettes et des fiches signalétiques aux critères réglementaires du SIMDUT. Ses travaux ont permis aux entreprises de l’industrie chimique nationale et internationale de protéger leurs avoirs au titre de la propriété intellectuelle et industrielle. En même temps, l’examen des fiches signalétiques et des étiquettes, ainsi que la divulgation d’une information exacte sur les dangers des produits chimiques pour la santé et la sécurité ont contribué à réduire le risque de maladies et de blessures occasionnées par l’utilisation de ces produits au travail.

En tant qu’organisme indépendant, engagé à assurer la sécurité au travail, le Conseil joue un rôle central en ce qu’il fournit un mécanisme permettant à l’industrie de préserver ses secrets commerciaux tout en assurant que les dangers sont pleinement divulgués aux travailleurs en lieu de travail. Pour remplir son mandat, le Conseil doit prendre des décisions qui concilient équitablement le droit des travailleurs de connaître les produits chimiques auxquels ils sont exposés, et le droit des fournisseurs et employeurs de préserver les renseignements véritablement liés au secret commercial. Pour bien remplir ces deux volets de notre mandat, nous devons équilibrer les tensions inhérentes à notre double rôle au titre de partenaire stratégique de l’industrie, d’une part, et de promoteur de la sécurité au travail, d’autre part. Ce défi, à deux volets, continue de définir l’essentiel du rôle du Conseil dans la société canadienne.

La clientèle du Conseil est constituée d’un certain nombre de parties concernées par le SIMDUT : les fournisseurs et employeurs de l’industrie chimique qui désirent protéger leurs secrets commerciaux contre la divulgation sur les fiches signalétiques ou les étiquettes; les employeurs qui se fient aux renseignements divulgués sur les fiches signalétiques des fournisseurs pour préparer leurs propres fiches signalétiques et leurs programmes de formation; et tous les travailleurs qui sont exposés à ces produits.

Mandat

Autorisé par la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses et les lois provinciales et territoriales en matière de santé et de sécurité au travail, le Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses est un organisme administratif qui remplit un mandat à plusieurs volets :

• enregistrer officiellement les demandes de dérogation et leur attribuer des numéros d’enregistrement;
• rendre des décisions sur la validité des demandes de dérogation conformément à des critères réglementaires;
• rendre des décisions quant à la conformité des étiquettes et des fiches signalétiques relativement aux exigences du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail en vertu de la Loi sur les produits dangereux et le Règlement sur les produits contrôlés ainsi que des lois provinciales et territoriales en matière de santé et de sécurité au travail;
• convoquer des commissions indépendantes tripartites pour entendre les appels interjetés par des demandeurs ou les parties concernés au sujet des décisions et des ordres du Conseil.

Mission

En sa qualité d’organisme à la fois indépendant et indispensable, qui relève du Parlement par le biais du ministre de la Santé, le Conseil a pour mission :

• d’assurer l’équilibre entre le droit de l’industrie de protéger les renseignements commerciaux confidentiels et le droit des employeurs et des travailleurs de connaître les matières dangereuses auxquelles ils sont exposés au travail;
• de fournir un mécanisme sur les renseignements commerciaux confidentiels au sein du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail;
• de régler les plaintes et différends avec impartialité, équité et promptitude, notamment par les moyens prévus par la loi ou à l’aide de d’autres méthodes.

Vision

Le Conseil entend :

• être un organisme axé sur le service à la clientèle et résolu à améliorer la qualité et la rapidité de son service à un coût équitable et raisonnable pour ceux qui bénéficient directement de son travail;
• rendre des décisions réglementaires fondées sur les principes scientifiques reconnus et tirer orgueil de son statut d’organisme de réglementation professionnelle cherchant, par des moyens créatifs et progressifs, à mettre en valeur la sécurité au travail;
• régler les plaintes et les différends de toute nature, avec impartialité, équité et promptitude.

Cadre de fonctionnement

Nous cherchons des moyens créatifs et novateurs de servir :

• le travailleur canadien;
• l’industrie chimique;
• les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans le contexte des programmes de santé et de sécurité au travail.

Pour s’acquitter de son engagement fondamental envers le droit des travailleurs de connaître les matières dangereuses auxquelles ils sont exposés et celui de l’industrie de protéger ses secrets commerciaux, le Conseil doit assurer que les fiches signalétiques et étiquettes qu’il examine divulguent des renseignements exacts sur les dangers que posent les produits chimiques pour la santé et la sécurité. Le Conseil s’engage non seulement à maintenir ce service, mais à le mettre en valeur.

Nous voulons que les travailleurs canadiens soient renseignés au sujet des matières dangereuses en milieu de travail et protégés contre celles-ci; nous voulons aussi que les fiches signalétiques des fournisseurs divulguent les renseignements permettant aux employeurs de préparer leurs propres fiches signalétiques de l’utilisateur. Autrement dit, les travailleurs canadiens ne peuvent exercer leur droit de connaître les dangers en milieu de travail que si les données sont correctement affichées sur les fiches signalétiques et les étiquettes.

Le Conseil est reconnu par l’industrie chimique, tant au Canada qu’à l’étranger, pour son rôle dans la protection des secrets commerciaux des entreprises. Le Conseil a traité près de 3 000 demandes de dérogation dans les 10 premières années de son existence; 66 % de ces demandes ont été déposées par des manufacturiers canadiens, 34 % provenaient des États-Unis, et quelques demandes seulement lui ont été adressées par des entreprises européennes. Une étude préliminaire de marché indique que les occasions ne manqueront pas de traiter d’autres demandes et de fournir à l’industrie un service à valeur ajoutée.

Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux appuient les efforts déployés par le Conseil pour servir les intérêts et des travailleurs et de l’industrie. Les coordonnateurs provinciaux du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail représentent le personnel de première ligne chargé d’administrer les programmes du SIMDUT et du Conseil; leur expertise et leur savoir-faire sont clairement manifestes dans les travaux du Conseil. Par ailleurs, le Conseil a continué de faire appel à la Section de l’interprétation des politiques du SIMDUT de Santé Canada pour se tenir au courant des enjeux touchant l’application et l’interprétation cohérentes de la loi.

Le but des employés du Conseil est de fournir, en toute objectivité, un service de qualité à tous les intervenants au SIMDUT en rendant des décisions fondées sur les principes du droit. Voilà l’une des grandes mesures de rendement qui témoigne de notre engagement soutenu, équitable et rentable envers tous les clients et bénéficiaires du Conseil.

Il faut reconnaître que nous ne travaillons pas en vase clos. Le programme du SIMDUT intègre de nombreux partenaires. Le Conseil continuera de collaborer étroitement avec les organismes chargés de faire appliquer les exigences du SIMDUT – Santé Canada, Développement des ressources humaines Canada et les divers organismes provinciaux et territoriaux de santé et sécurité au travail – de même qu’avec ses partenaires de l’industrie et des travailleurs, afin de pouvoir à la fois assurer la sécurité des travailleurs et soutenir l’innovation dans l’industrie en protégeant ses renseignements commerciaux confidentiels.

Renouveau

La méthode traditionnelle

En raison de son double rôle – la protection des travailleurs et celle des renseignements commerciaux confidentiels – le Conseil entretient une relation sans pareille avec les travailleurs et l’industrie. Les deux parties sont touchées par son travail et la manière dont il l’accomplit. C’est pourquoi le Conseil doit entretenir de bonnes relations de travail avec les uns et les autres, cela dans le but de promouvoir la sécurité des travailleurs.

Considérée comme rigide, la méthode qu’empruntait le Conseil pour remplir son mandat ne favorisait guère le développement de relations de travail réellement efficaces avec l’industrie. Elle ne permettait pas toute l’interaction maintenant envisagée, soit de communiquer et de partager l’information pour en arriver à la fiche signalétique adaptée.

Au cours de la dernière décennie, le rôle du gouvernement et ses rapports avec l’industrie et les travailleurs ont changé dans tous les secteurs de la société. Les méthodes autrefois acceptées sont devenues trop bureaucratiques. En outre, la décennie qui s’achève a été témoin d’une évolution technologique telle qu’il est maintenant normal de disposer de l’information dès le début d’un processus de manière à éviter des problèmes dans les rapports avec les organismes gouvernementaux.

Appels au changement

Avec le temps, l’industrie en est venue à lancer des appels au changement. Le mécontentement grommelé en sourdine pendant quelques années a été clamé haut et fort au milieu de 1997. Le Bureau de direction, qui supervise les activités du Conseil, a alors autorisé un consultant à examiner les inquiétudes de l’industrie en regard du Conseil. Les représentants de l’industrie étaient mécontents de la trop grande portée du mandat du Conseil et de la nature trop bureaucratique du processus d’examen. Ils se plaignaient aussi des droits élevés qu’ils devaient payés pour enregistrer une demande de dérogation et trouvaient le processus d’appel long et coûteux.

Le consultant exprima les conclusions de son examen dans un rapport adressé au Bureau de direction. Celui-ci avalisa 11 des recommandations à l’unanimité mais ne put faire le consensus sur les deux autres. Il en fit rapport au ministre de la Santé en mai 1998. Quelques temps après, M. Weldon Newton était nommé directeur général et premier dirigeant du Conseil.

Le renouveau fondé sur l’expérience

En octobre 1998, le ministre demandait au directeur général d’élargir la consultation sur le renouveau à toutes les parties concernées. Il demandait aussi d’entreprendre l’évaluation des incidences que pourrait avoir la mise en œuvre des recommandations du rapport du Bureau de direction sur les activités du Conseil.

Le directeur général et son personnel étaient impatients d’examiner les procédures et les relations de travail de l’organisme. L’automne dernier, en quelques mois de travail intense, le personnel a fait le point sur son expérience (il avait traité plus de 3 000 demandes en 11 ans) et se mit à chercher les solutions nouvelles, propres à calmer les inquiétudes des demandeurs. Une évaluation du personnel permit de déterminer que tous étaient disposés à appuyer le changement. Par la suite, une journée de réflexion, la première du genre organisée à l’intention du personnel, aida les employés à mieux cerner les problèmes du programme et à entreprendre la recherche de solutions. Ce fut une année extraordinaire pour le personnel, dont la charge de travail habituelle se doublait d’un exercice créateur visant la formulation d’idées et de concepts – tels nos trois secteurs d’activités – qui allaient servir de fondements au Conseil.

Tout au long de cette période d’analyse et de développement, le personnel a étroitement collaboré avec les membres du Bureau de direction, lesquels ont participé, à partir de novembre, à des rencontres mensuelles afin de donner leurs avis et d’aider à modeler une nouvelle vision. De cet apport critique sont nés le processus de consultation et le cadre conceptuel ayant abouti au premier plan stratégique du Conseil.

En janvier 1999, le Conseil présentait l’ébauche du plan stratégique au Bureau de direction. Forts de l’aval du Bureau, le directeur général et les cadres supérieurs entreprirent d’organiser la première rencontre de consultation jamais tenue avec les parties concernées.

En février 1999, une présentation pris place devant le Conseil canadien du travail lors de l’atelier annuel sur la santé et la sécurité. Dans leur apport, les travailleurs ont clairement dit attendre du Conseil qu’il continue de protéger le droit à l’information sur la santé et la sécurité au travail, comme le prévoit la loi habilitant le SIMDUT.

Furent ensuite consultés les membres du Comité de coordination intergouvernementale du SIMDUT. La rencontre a donné au Conseil l’occasion de renforcer ses liens avec les collègues du SIMDUT oeuvrant aux paliers fédéral, provincial et territorial. Le Comité signala qu’il appuyait le mandat du Conseil et les principaux éléments de son plan stratégique.

Le 30 mars 1999, les cadres rencontraient les représentants des 21 entreprises, dont plusieurs de l’étranger, qui ont enregistré la majorité des demandes déposées auprès du Conseil. Les demandeurs ont été encouragés par la vision élaborée dans le plan stratégique. Cette rencontre était la première du genre dans l’histoire du Conseil, mais n’en sera certes pas la dernière, puisque le Conseil s’est engagé à tenir un dialogue ouvert et des discussions personnelles avec toutes les parties concernées sur une base régulière.

La nouvelle approche – rapidité, simplicité et sensibilité

Nous changeons notre rapport avec l’industrie. Nous entendons lui être davantage utile dès le début du processus de demande et améliorer le flux d’information sur la politique du SIMDUT et son interprétation. Nous prévoyons mettre au point un site Web où nous pourrons échanger des renseignements avec l’industrie et les travailleurs, et nous nous employons à normaliser l’information dans nombre de domaines.

Le but de tous les changements décrits dans notre plan stratégique est d’encourager et d’aider l’industrie à se conformer sans tarder aux exigences du SIMDUT. Il s’ensuit que les travailleurs seront renseignés avec précision et en temps opportun sur les dangers pour la santé et la sécurité. Nous voulons fournir un service amélioré et accéléré, et faire notre travail à un coût équitable et raisonnable. Nous changeons nos façons de faire.

Ce qui ne changera pas, c’est le double rôle du Conseil, soit de protéger les secrets commerciaux tout en assurant des renseignements précis sur la santé et la sécurité au travail.

Objectifs

Nous nous efforçons d’assurer que :

• Notre travail demeure très visible et reconnu.
• Nos employés fassent preuve du sens des affaires en adoptant une approche stratégique axée sur le service au client.
• Nos activités apportent un maximum d’avantages du point de vue de la santé et de la sécurité des travailleurs, tout en ayant le moins d’effets possible sur les normes et les pratiques de l’industrie ainsi que sur les coûts pour cette dernière.
• L’information fournie en retour par la clientèle et les intervenants soit intégrée à nos processus et programmes.
• Les normes de service établies soient respectées de façon constante dans le traitement des plaintes de nos clients.
• Les différends soient réglés efficacement en offrant des options viables et qu’un mécanisme d’appel demeure en place pour répondre aux besoins des clients.
• Les activités des secteurs de base du Conseil s’appuient sur une politique globale, articulée autour de l’apport des intervenants.
• Le recouvrement des coûts, conformément à la politique du Conseil du Trésor, vise les décisions rendues sur la validité des demandes de dérogation, et que le recouvrement des coûts associés aux décisions rendues sur la conformité des fiches signalétiques dans l’intérêt public soit éliminé.

Stratégies prioritaires

Les stratégies prioritaires du Conseil pour le prochain exercice sont les suivantes :

• Élaborer et mettre en œuvre un plan de travail opérationnel à partir du plan stratégique intitulé Renouvellement du Conseil: La trame du renouveau.
• Redéfinir la structure de l’organisme en trois secteurs d’activités, soit la conformité des fiches signalétiques, le service à la clientèle et le règlement des différends.

Défis

Le Conseil devra relever les défis suivants :

• assurer que l’industrie, les travailleurs et les gouvernements continuent d’appuyer l’effort de renouvellement et d’y participer;
• investir davantage dans la formation et le développement du personnel afin qu’il maintienne le niveau de compétence et d’expertise requis pour que les services de réglementation respectent des normes élevées et satisfassent aux attentes du client;
• entretenir la relation d’aide établie avec nos partenaires ministériels de Santé Canada;
• assurer que les changements ne pouvant être apportés par la voie administrative soient mis en œuvre par la voie législative ou celle de la réglementation.

Organisation du ministère

Bureau de direction

Le Conseil est régi par un Bureau de direction composé de membres représentant les travailleurs, les fournisseurs, les employeurs et les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Chacun des membres est nommé par le gouverneur en conseil pour un mandat maximum de trois ans. Le président du Bureau est choisi par les membres du Bureau pour une période d’un an.

Il incombe au Bureau de faire des recommandations au ministre de la Santé sur des questions telles que des modifications à la réglementation ayant trait aux droits exigibles. Le Bureau peut établir les modalités d’examen des demandes de dérogation et d’appel.

Rôle du directeur général et premier dirigeant

Le directeur général est nommé par le gouverneur en conseil et, au titre de premier dirigeant du Conseil, il est chargé de superviser et de diriger les activités quotidiennes. Il rend compte aux membres du Bureau de même qu’au ministre de la Santé. Le bureau du directeur général l’appuie et agit comme secrétariat pour les membres du Bureau de direction.

Direction des opérations (autrefois : Direction de la conformité)

Le directeur de la Direction des opérations, qui est également le chef des agents de contrôle, est chargé de superviser et de diriger le travail visant la conformité des fiches signalétiques de même que les services à la clientèle.

Pour ce qui concerne la conformité des fiches signalétiques, les agents de contrôle sont chargés par la loi de déterminer si les demandes de dérogation sont valides et si les fiches signalétiques ou les étiquettes accompagnant les demandes sont conformes aux exigences du SIMDUT.

La décision sur la validité des fiches signalétiques et des étiquettes fait intervenir des lois dont l’application relève aussi d’autres organismes de santé et de sécurité au travail et exige de prendre en compte les avis donnés par la Division de l’évaluation toxicologique et chimique. Par le passé, cette Division faisait partie de Santé Canada, mais les postes d’évaluateurs ont été transférés au Conseil en décembre 1998. L’objectif est de faciliter le flux de l’information entre les demandeurs, les agents de contrôle et les évaluateurs de manière à réduire le temps consacré à l’examen des demandes. Une communication accrue entre toutes les parties avant la prise de décision peut aussi contribuer à éviter les différends. Aucun effort ne sera négligé pour assurer que le transfert de la Division de l’évaluation au Conseil contribue à optimiser le rendement de l’examen des fiches signalétiques.

À la fin du processus d’examen, le Conseil fait parvenir un avis de décision au demandeur. Si la fiche signalétique ou l’étiquette n’est pas conforme aux exigences du SIMDUT, l’agent de contrôle émet un ordre qui indique les modifications à apporter pour permettre la conformité. Tous les ordres spécifient la période de temps au cours de laquelle les modifications doivent être apportées, si la vente du produit se poursuit au Canada.

Un avis est publié dans la Gazette du Canada pour rendre public la décision ou l’ordre émis par l’agent de contrôle et marque le début de la période de temps durant laquelle le demandeur ou les parties intéressées peuvent interjeter appel concernant la décision ou l’ordre. Si aucun appel n’est interjeté, le demandeur doit fournir à l’agent de contrôle une copie de la fiche signalétique modifiée. L’agent l’examine afin de s’assurer qu’elle est conforme à l’ordre émis. Une fois la procédure terminée, un avis est distribué à tous les organismes de santé et de sécurité au travail dans les provinces et territoires afin de les informer.

Le programme des services à la clientèle fait partie de la Direction des opérations. Son personnel assure l’enregistrement des demandes de dérogation et la préservation des renseignements commerciaux confidentiels (RCC). Les demandes de dérogation aux exigences de divulgation du SIMDUT sont déposées par des fournisseurs de produits industriels dangereux ou des employeurs qui utilisent ces produits. Les employés responsables de l’enregistrement des demandes assurent la perception et la vérification des droits exigibles et effectuent un examen préliminaire des demandes afin de leur attribuer un numéro d’enregistrement. La décision relative à la validité des demandes repose sur l’examen des renseignements fournis par le demandeurs et l’application des critères prescrits par le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. Si une demande est jugée non valide un ordre est donné au demandeur exigeant la divulgation des renseignements confidentiels faisant l’objet de la demande de dérogation.

Direction de la politique de la planification du Conseil et de l’arbitrage (autrefois : Direction des appels)

La directrice de la Politique de la planification du Conseil et de l’arbitrage est également directrice des appels. Elle est donc chargé de superviser et de diriger les services d’arbitrage des appels, les services de gestion, la planification stratégique, les communications, l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de même que la coordination et l’élaboration des politiques du Conseil.

Arbitrage des appels

La Direction a pour tâche de constituer, lorsque le besoin s’en fait sentir, des Commissions quasi-judiciaires, tripartites et indépendants pour entendre les appels relatifs aux décisions ou aux ordres des agents de contrôle. Les demandeurs et les parties concernées ont le droit d’en appeler des décisions et des ordres, c’est-à-dire de déposer une déclaration d’appel auprès du directeur des appels. Un appel peut avoir trait à la conformité d’une fiche signalétique, au rejet d’une demande ou à une demande dans laquelle on réclame que des RCC soient divulgués à titre confidentiel à une partie concernée pour des motifs de santé et de sécurité au travail.

Une Commission d’appel se compose d’un président, nommé par le directeur des appels, et de deux membres nommés par le président, l’un pour représenter les fournisseurs ou les employeurs, l’autre, les travailleurs. Les membres de la Commission sont choisis à partir de listes de candidats possibles dressées et tenues à jour par la Direction conformément à la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses.

Pour chaque appel déposé, un avis d’appel est publié dans la Gazette du Canada afin de permettre aux parties intéressées de faire des représentations auprès de la Commission d’appel. Lorsqu’une décision est rendue, un avis de la décision paraît dans la Gazette du Canada. N’importe laquelle des parties ayant participé au processus d’appel peut ensuite s’adresser à la Cour fédérale afin d'obtenir une révision de la décision rendue par la Commission d’appel en ce qui a trait à la procédure.

Le Conseil est aussi en train d’élaborer un programme ayant pour objet de prévenir les différends dans toute la mesure du possible et, le cas échéant, de les régler aussi rapidement et aussi efficacement que possible. Ce programme de règlement des différends fonctionnera concurremment avec le processus d’appel, dont il est le complément.

Communications

L’élaboration et la mise en œuvre des plans de communication interne et externe du Conseil, la fourniture des services de communications et de relations médiatiques, y compris la préparation des notes de conférence, du matériel d’information et du matériel promotionnel expédiés aux clients, de même que les services d’assurance de la qualité et de traduction de la documentation du Conseil.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Le développement, la diffusion et l’interprétation de la politique du Conseil sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, de même que le traitement des demandes de renseignement.

Coordination et élaboration des politiques du Conseil

L’analyse et l’élaboration des projets de loi et de réglementation, y compris la consultation avec les parties intéressées, la préparation des mémoires de cabinet et la coordination des interventions avec les fonctionnaires du Conseil du Trésor et du Conseil privé.

Description du secteur d’activité

Le secteur d’activité du Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses est d’assuré un équilibre entre le droit de l’industrie de protéger ses renseignements commerciaux confidentiels et celui des travailleurs de connaître les matières dangereuses auxquelles ils sont exposés dans leur milieu de travail et la nature des dangers que ces matières présentent.