Comment préparer votre demande
Il y a trois étapes à suivre lorsque vous présentez
une demande de financement :
A. Remplir le formulaire de Demande de financement
B. Préparer une proposition de projet détaillée
C. Préparer un budget détaillé
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A. Remplir le formulaire de Demande de financement
Une lettre d'introduction à l'intention du Fonds visé par votre
demande et le formulaire de Demande de financement dûment rempli devraient
apparaître sur le dessus de votre proposition.
B. Proposition de projet détaillée
Cette section décrit tous les éléments que doit comprendre
votre proposition. Nous vous encourageons à suivre cette démarche
car elle aidera le personnel du Ministère à évaluer votre
proposition plus rapidement. Également, veuillez vous assurer que l'information
que vous fournissez est complète. S'il manque des renseignements, cela
retardera le traitement de votre demande.
1. Historique de l'organisation
Si vous présentez une demande en tant qu'organisation, veuillez fournir
les renseignements suivants :
- Le nom complet de l'organisation, ainsi que les abréviations utilisées
couramment.
- Une copie du certificat et des statuts de constitution ou des lettres patentes.
- L'énoncé de mission de votre organisation.
- La date de constitution de votre organisation.
- L'historique des programmes et services offerts par votre organisation.
- La zone géographique desservie par votre organisation.
- Une indication des types de groupes clients visés par votre organisation,
ainsi qu'une liste des groupes, organisations ou organismes gouvernementaux
qui utilisent actuellement vos services.
- La preuve que la collectivité appuie votre projet et votre organisation,
le partenariat et les autres liens. Veuillez inclure les documents à
l'appui, notamment le parrainage ou des lettres d'entente ou de soutien s'il
y a lieu.
- Les motifs qui vous qualifient, ainsi que votre organisation, à entreprendre
ce projet. Ils devraient comprendre une indication de votre expertise, de
vos compétences, de vos intérêts et de votre expérience
dans le domaine du projet, et de votre expérience antérieure
de ce genre de questions. Vous pouvez inclure des lettres d'appui de personnes
ou d'organisations compétentes.
- L'information relative au financement antérieur et actuel reçu
par le ministère de la Justice du Canada, notamment les dates, les
sommes et les résultats atteints, lorsque possible.
- Une lettre de soutien/d'appui à l'égard du projet du ministère
provincial pertinent (s'applique seulement aux demandes visant le Fonds
de justice familiale axée sur l'enfant).
2. Description du projet
Dans cette section, vous devez fournir une description détaillée
de votre projet. Vous devez inclure les renseignements suivants :
a) Nom du projet proposé
b) Sommaire du projet. Le sommaire du projet fournit une brève
description du projet. Il décrit les activités, les personnes
touchées par ces activités et les raisons expliquant votre intérêt
pour ce projet, c'est-à-dire ce que vous voulez changer.
c) Équipe du projet. Désignez chaque membre de votre
équipe de projet et joignez l'information relative aux personnes-ressources.
Vous devriez également décrire les rôles et responsabilités
de chaque membre et préciser qui sera responsable de préparer
le rapport final.
d) Calendrier du projet (dates de début et de fin). Assurez-vous
de fixer des délais réalistes et d'indiquer les dates prévues
pour le début et la fin de toutes les étapes de la préparation,
de la mise en uvre et de l'évaluation.
e) Description de la question ou des besoins que votre projet aborderait.
Le personnel du Ministère examinera le genre de recherche de fond que
vous avez effectué pour vous préparer pour votre projet. En
élaborant cette section, définissez clairement la nécessité
d'être de votre projet en utilisant des données pertinentes et
fiables (par exemple, des rapports et statistiques actuels) et décrivez
comment votre projet aidera à répondre à la question
ou aux besoins cernés. Intégrez les grandes lignes de l'environnement
et des facteurs (par exemple démographiques, géographiques,
socio-économiques, politiques, technologiques, juridiques, etc.) qui
font ressortir la nécessité du projet proposé.
f) Qu'est-ce qui fait que ce projet est novateur et différent des
autres travaux effectués en ce qui a trait à cette question
ou à ces besoins? Il est possible que vous vouliez ajouter des
renseignements de fond sur les travaux connexes effectués par d'autres
intervenants qui aideraient à situer votre projet proposé.
g) Objectifs du projet. Les objectifs doivent être axés
sur les résultats et indiquer les attentes à la fin du projet.
Il est important de penser aux objectifs que votre projet, une fois terminé,
permettra d'atteindre et aux répercussions qu'il entraînera.
Quels genres de changements avez-vous l'intention d'instaurer grâce
à votre projet? Vous devriez inclure des renseignements à propos
des personnes qui seront touchées par ces changements. Vous devriez
également montrer de quelle façon les objectifs de votre projet
sont liés au mandat et aux priorités du ministère de
la Justice du Canada et aux objectifs du Fonds visé par votre demande
de financement. Rappelez-vous, soyez précis en ce qui concerne les
résultats que vous voulez obtenir. Cela vous aidera à mesure
la réussite de votre projet quand viendra le moment de l'évaluer.
De plus, vous devez fixer des objectifs réalistes, que vous serez en
mesure d'atteindre et de mesurer. Par exemple, « améliorer le
système de justice pour tous » est un objectif vaste et complexe
qui serait difficile à attribuer à un seul projet et impossible
à mesurer.
h) Portée du projet. Cerner les groupes prioritaires ou les
groupes sociaux ou communautaires précis (par exemple, les femmes,
les enfants et les jeunes, les peuples autochtones, les personnes handicapées,
les immigrants, les juges, les policiers) visés par le projet. Vous
devriez également identifier tous les autres groupes et collectivités
qui pourraient bénéficier de votre projet. La portée
du projet comprend aussi les intervenants touchés par les différents
aspects du projet, notamment la planification, l'élaboration, la mise
en uvre ou la communication des résultats. En général,
cela comprend le ministère de la Justice du Canada, d'autres ministères,
les municipalités, les gouvernements provinciaux et territoriaux, le
secteur privé, les spécialistes en matière de justice
et d'autres collectivités.
i) Diversité et égalité des sexes. Tous les projets
proposés devraient respecter les principes de la diversité et
de l'égalité des sexes. Votre proposition devrait montrer de
quelle façon vous aborderez les besoins et les expériences des
participants/bénéficiaires qui font partie de divers groupes
sociaux et culturels, de groupes visés par l'équité en
matière d'emploi et de collectivités diverses. Bon nombre de
projets ont recours à des groupes de discussion, à la participation
de la collectivité, à un comité de consultation ou à
des évaluations/questionnaires pour s'assurer que le projet est axé
sur les préoccupations liées à la diversité. (Veuillez
vous reporter à l'Annexe A pour obtenir plus d'information.)
j) Communautés de langue officielle en situation minoritaire.
Le gouvernement fédéral s'engage à favoriser l'épanouissement
des minorités francophones et anglophones du Canada et à appuyer
leur développement, ainsi qu'à promouvoir la pleine reconnaissance
et l'usage du français et de l'anglais dans la société
canadienne. Votre proposition devrait montrer de quelle façon vous
aborderez les besoins des participants/bénéficiaires qui font
partie de ces communautés. Bon nombre de projets ont recours à
des groupes de discussion, à la participation de la collectivité,
à un comité de consultation ou à des évaluations/questionnaires
pour s'assurer que le projet est axé sur les préoccupations
liées aux communautés de langue officielle en situation minoritaire.
k) Résultats prévus et indicateurs de réussite.
Les résultats sont les changements que le projet vise à instaurer.
Ils constituent la raison pour laquelle vous effectuez votre projet. Les résultats
sont axés sur ce que le projet mettra en uvre plutôt que
sur ce qu'il fait (par exemple, les résultats prévus du projet
et non le processus utilisé pour les obtenir). Pour chacun des objectifs
du projet, déterminez les résultats attendus à la suite
des activités du projet.
Par exemple, votre objectif pourrait être le suivant :
- Accroître la prise de conscience, les connaissances et l'utilisation
des modes de règlement des différends non contradictoires
pour les questions familiales.
Le résultat prévu, ou les changements comportementaux que votre
objectif est censé instaurer, pourrait être :
- Une augmentation du règlement des questions juridiques au moyen
du règlement extrajudiciaire des différends;
- Un accroissement des connaissances des parties pour ce qui est du règlement
des différends;
- La durabilité des ententes et une plus grande conformité
à ces ententes.
À cette étape-ci, vous devez également songer à
la façon dont vous allez mesurer votre réussite, comment vous
allez évaluer les progrès de votre projet. Quels indicateurs
seront utilisés pour évaluer les résultats du projet?
(Les indicateurs qualitatifs et quantitatifs devraient être correspondants
à la taille et complexité de votre projet.) (Voir l'Annexe B
pour obtenir plus d'information sur l'identification d'indicateurs et l'évaluation
de la réussite.)
l) Liens et partenariats du projet. Le ministère de la Justice
prendra toujours en considération le nombre et les genres de partenariats
qui seront établis à la suite d'un projet potentiel. Vous devez
déterminer et décrire le type et le niveau de soutien communautaire
et (ou) provincial-territorial et la participation de ces intervenants au
projet, notamment les partenaires de financement. Vous devriez identifier
la portée et le niveau de participation, de collaboration et de travail
bénévole que vous prévoyez pour votre projet. Peut-être
y a-t-il divers niveaux de participation de la part des groupes/bénéficiaires
prioritaires au cours des différentes étapes du projet. Il est
possible qu'il y ait d'autres intervenants. Cette partie de la proposition
devrait mentionner la participation des divers partenaires pour atteindre
les objectifs du projet. Expliquez les différentes activités
que chaque partenaire mènera et soulignez quels seront les liens entre
les partenaires. Souvent, cet aspect prend la forme d'un comité d'orientation
ou d'un comité consultatif. Il est utile de fournir des lettres d'engagement
ou de parrainage provenant de partenaires ou d'intervenants.
3. Plan de travail et conception du projet (activités)
Dans cette section, vous devez inclure une description complète de toutes
les activités que vous effectuerez afin d'atteindre les objectifs du
projet. Le plan de travail doit indiquer les éléments suivants
:
- Une liste de toutes les activités et comment chaque activité
favorise les objectifs du projet
- La séquence des tâches (quelles étapes seront menées
pour chaque activité)
- Combien de temps est requis pour chaque tâche ou étape du projet
(y compris les dates de début et de fin approximatives)
- Les ressources humaines, les compétences, le temps et les ressources
financières requises pour chaque activité
- Comment vous allez contrôler et évaluer la réussite
du projet ou son efficacité (voir section 6 ci-dessous)
- Les dates prévues pour la présentation de vos rapports d'étape/intérimaires
- La date prévue pour la présentation de votre rapport final.
Soyez réaliste en ce qui concerne le temps requis. Assurez-vous que
vous et vos partenaires convenez d'un calendrier qui satisfera vos besoins et
situations.
Chaque proposition doit inclure un plan de travail qui indique l'échéancier
des principales activités du projet ainsi que la personne responsable
d'effectuer chacune de ces activités.
4. Produits livrables (extrants)
Les produits, les biens et les services que vous prévoyez produire ou
livrer dans le cadre de votre projet DOIVENT être clairement indiqués.
Souvent, ces produits livrables sont présentés sous forme de rapports,
de séances de formation, de manuels ou de publications.
Veuillez noter que lorsqu'ils prennent fin, les responsables de tous les projets
financés doivent remettre un rapport sommaire du projet terminé
(un exemplaire est inclus dans la trousse d'information) et un sommaire. Le
sommaire (1 à 2 pages) décrit brièvement votre organisation,
les objectifs de votre projet, les activités, les résultats prévus
et les résultats réels. Le sommaire et le Rapport sommaire de
projet, ainsi que tout autre document que vous prévoyez produire à
la suite de votre projet, doivent être indiqués dans votre proposition
dans la section des produits livrables. Veuillez noter que, en vertu de la Loi
sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection
des renseignements personnels, ces renseignements seront rendus publics.
5. Plan de communication
Un plan de communication / diffusion efficace a deux ou trois objectifs précis
liés aux objectifs du projet. Il identifie les groupes prioritaires et
les autres groupes qui seront visés et indique les modes de communications
qui seront utilisés pour les joindre. Décrivez comment vous communiquerez
les résultats de votre projet aux groupes-cibles ou aux groupes prioritaires,
au ministère de la Justice du Canada, à vos partenaires et aux
autres intervenants. Bon nombre de projets comportent des services de communication
communautaires, des médias ethniques, des séances d'information,
des réunions et des présentations, de l'information provenant
du Web, de la publicité à la télévision et à
la radio et des articles de journaux.
6. Plan d'évaluation
Votre proposition doit comprendre un cadre d'évaluation. L'évaluation
est une composante essentielle de la planification de votre projet. Elle aide
à lier vos objectifs à vos réussites, montre les activités
qui ont bien réussies et vous aide à comprendre ce qui n'a pas
fonctionné très bien. Lorsque vous élaborez votre proposition,
prévoyez l'information que vous devrez recueillir tout au long du projet
pour mesurer les résultats. Vous devez songer à des questions
comme celles qui suivent :
- Qui sera responsable du contrôle? De l'évaluation?
- Quel est l'échéancier du contrôle et de l'évaluation?
- Quels modèles de présentation des rapports ont été
choisis par vous et vos partenaires?
- Comment allez-vous relever les facteurs de réussite et les facteurs
de risque?
L'évaluation du projet à court terme (1 an ou moins) a plutôt
tendance à être axée sur les questions relatives au processus
et à la mise en uvre, puisque les changements d'attitudes et de
comportements se font surtout à plus long terme. Ces évaluations
visent à évaluer les éléments suivants :
Processus
- Le projet a-t-il été mis en uvre selon les prévisions?
Si non, pourquoi pas?
- Est-ce que le projet atteint les groupes prioritaires ou les bénéficiaires
ciblés?
- Est-ce que le rôle des partenaires est pertinent?
Résultats
- Est-ce que votre projet a atteint les objectifs fixés?
- Quels sont les résultats de votre projet ou qu'a-t-il produit? Est-ce
qu'il a mené à de nouvelles compétences, de nouveaux
renseignements, à une nouvelle sensibilisation des gens?
- Comment ces résultats se comparent-ils avec les résultats
qui ont été prévus au début de votre projet? (par
exemple, est-ce que certains des résultats obtenus n'avaient pas été
prévus, qu'ils soient positifs ou négatifs?)
Ressources
- Est-ce que les ressources ont été suffisantes?
Conclusions/Recommandations
- Quels sont les éléments qui ont bien fonctionné?
- Quels sont les éléments qui n'ont pas bien fonctionné?
- Quels changements sont requis?
- Quelles ont été les leçons apprises dans le cadre de
ce projet?
- Comment pouvez-vous tirer profit de ces leçons?
- Dans quelle mesure votre partenariat a-t-il été efficace?
Les propositions de projets qui seront étendus sur plusieurs années
devraient contenir de l'information visant à évaluer les répercussions
globales du projet. L'évaluation ira au-delà des questions liées
à la mise en uvre et au processus afin d'examiner les changements
qui peuvent être attribués à votre projet. Vous poserez
les mêmes questions que celles mentionnées ci-dessus et en plus,
les suivantes :
- Quels impacts aura votre projet?
- Compte tenu des résultats de votre évaluation, quelles seraient
quelques-unes des prochaines étapes qui seraient possibles?
Une fois que votre projet sera terminé, vous devrez soumettre un Rapport
sommaire de projet. Ce questionnaire comprend un bon nombre des questions indiquées
ci-dessus et constituera, essentiellement, le rapport d'évaluation qui
sera présenté au Ministère. Si vous rassemblez l'information
requise pour l'évaluation au fur et à mesure que votre projet
progresse, il sera très facile pour vous de compléter le Rapport
sommaire de projet. Une copie vierge du Rapport sommaire de projet est incluse
dans votre trousse d'information, et est également disponible sur support
électronique sur demande.
C. Budget détaillé (intrants)
Vous devez soumettre un budget détaillé du projet suivant l'exercice
du ministère de la Justice du Canada (1er avril au 31 mars) qui comprend
les éléments suivants :
- Frais et dépenses détaillés; coût total du projet
- La somme totale du soutien financier et non financier (par exemple, bénévoles,
services, installations, fournitures et locaux) que vous prévoyez recevoir
d'autres sources, notamment votre propre participation concrète
- Le revenu qui pourrait être généré par votre
projet
- La somme de financement requise de la part de toutes les sources (par exemple,
le ministère de la Justice du Canada, les autres ministères
du gouvernement, les fondations, etc.)
NOTA : Tous les demandeurs doivent indiquer le remboursement de TPS/TVH
(en pourcentage) qu'ils recevront de l'Agence du revenu du Canada.
L'exercice du Ministère débute le 1er avril et se termine
le 31 mars de l'année suivante. Les fonds du projet doivent être
dépensés au cours de l'exercice pour lequel ils ont été
alloués. |
L'Annexe C offre plus de détails à propos des types de questions
que les agents financiers du Ministère vous poseront lors de l'examen
de votre proposition. Plus vous fournirez de renseignements en réponse
aux questions posées, moins cela prendra de temps à l'agent financier
pour examiner votre proposition.
Le processus d'examen de la proposition est beaucoup plus rapide lorsque
les demandeurs soumettent des propositions complètes et détaillées.
Afin d'empêcher les retards ou du travail supplémentaire, veuillez
revoir votre proposition avec soin avant de la soumettre. Utilisez le présent
guide et la liste de vérification incluse dans le guide pour vous assurer
que votre proposition est complète.
Veuillez indiquer le nom d'une personne de votre organisation qui
connaît bien le projet et qui est disponible pour fournir de plus
amples renseignements au besoin. Vous recevrez un avis écrit dès
que la décision finale sera prise en ce qui concerne votre proposition.
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