Voir le Code régissant la conduite des employés - Foire aux questions

Table des matières

Introduction

Partie I - Principes de conduite

• Comportement professionnel
• Confidentialité
• Impartialité
• Rencontres parties prenantes
• Demandes présentées sous le régime de la Loi sur l'ONÉ
  • Demandes présentées aux termes de l'article 58 de la Loi sur l'ONÉ
  • Présenter des renseignements au sujet de demandes examinées par l'ONÉ
  • Répondre à des questions concernant les décisions
  • Soutenir le processus décisionnel de l'Office
• Conflits d'intérêts
  • Biens et intérêts
  • Activités extérieures
  • Accusations criminelles ou autres
  • Cadeaux, marques d'hospitalité ou autres avantages
  • L'après-mandat
• Inobservation

Partie II - Traitement des conflits d'intérêts potentiels

• Employés
• Comité consultatif des CI
• Équipe de la direction
• Chef des opérations
• Avocats de l'Office
• Président
• Composition du Comité consultatif des conflits d'intérêts
• Processus
  • Déclaration des biens et des intérêts
  • Examen du cas
  • Décision

Annexe I - Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (2004)

Annexe II - Lignes directrices régissant les réunions entre les membres du personnel de l'Office et des parties prenantes

• Introduction
• Réunions avec des parties prenantes avant le dépôt d'une demande
• Réunions avec des parties prenantes pour traiter de questions non reliées à une demande
• Réunions portant sur des questions de réglementation en instance devant l'Office
• Réunions ultérieures au règlement d'une demande

Annexe III - Mandat du Comité consultatif des conflits d'intérêts et du chef des opérations concernant l'administration du Code de conduite

Pratiques à observer pour les réunions portant sur des questions en instance devant l'Office

Réunions exemptées de l'application des Lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes

Bibliographie

Abréviations

Comité consultatif des CI - Comité consultatif des conflits d'intérêts
DRI - Diffusion et ressources de l'information
ONÉ ou Office - Office national de l'énergie

Introduction

L'Office national de l'énergie (l'Office) a pour raison d'être de promouvoir la sécurité, la protection de l'environnement et l'efficience économique dans l'intérêt public canadien, tout en respectant les droits individuels et en s'en tenant au mandat que le Parlement lui a conféré au chapitre de la réglementation des pipelines, ainsi que du développement et du commerce des ressources énergétiques. La vision de l'Office consiste à être un chef de file respecté dans la réglementation de l'énergie, qui protège et habilite dans l'intérêt public canadien.

L'Office a la réputation de longue date de rendre des décisions justes, impartiales et respectées. Les employés jouent un rôle de premier plan dans le maintien de cette réputation. Ainsi, chacun d'eux doit s'acquitter de ses fonctions quotidiennes d'une manière qui :

• incarne les valeurs de l'Office;
• rehausse l'image publique de l'Office;
• résiste à l'examen public le plus minutieux.

Le présent Code de conduite expose ce que nous devons faire en tant qu'employés pour préserver la bonne réputation de l'Office et prévenir les conflits d'intérêts. Il comprend les éléments suivants :

• Partie I - Principes de conduite - Cette partie examine comment les employés doivent se conduire. Elle décrit les comportements, les attitudes et les valeurs que l'Office nous demande de manifester. On y expose également ce que les employés sont censés faire pour prévenir les conflits d'intérêts.
• Partie II - Traitement des conflits d'intérêts potentiels - Cette partie décrit les responsabilités qui incombent à chaque membre du personnel de l'Office au chapitre de la prévention des conflits d'intérêts. Elle expose les mesures qui sont prises pour examiner les activités des employés, ce qui survient lorsqu'un conflit d'intérêts est relevé, et ce que les employés peuvent faire en cas de désaccord avec les conclusions de l'examen.
• Annexe I - Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat - Expose les principes sous-jacents du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat en vigueur dans la fonction publique fédérale. Ces principes gouvernent également la conduite des employés de l'ONÉ.
• Annexe II - Lignes directrices régissant les réunions entre des membres du personnel de l'Office et des parties prenantes - Expose les exigences à respecter pour certains types de réunions.
• Annexe III - Mandat - Délègue à d'autres personnes à l'Office certains des pouvoirs que le président détient relativement au Code de conduite et établit le Comité consultatif des conflits d'intérêts.

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1 L'expression « parties prenantes » désigne toutes les parties qui peuvent s';intéresser à un dossier en instance devant l'Office, y compris les promoteurs de projets soumis à la réglementation de l'ONÉ, les propriétaires fonciers, les tiers et d';autres parties intéressées.

L'Office s'attend à ce que chacun d'entre nous respecte les exigences du Code et fasse montre de jugement dans les situations qui ne sont pas traitées dans celui-ci. En cas de doute sur la façon d'aborder une situation, il faut prendre conseil auprès du chef d'équipe, du chef de secteur ou d'un membre du Comité consultatif des conflits d'intérêts (Comité consultatif des CI).

Partie I - Principes de conduite

Comportement professionnel

1. La façon dont nous traitons les autres, et notamment les personnes à l'extérieur de l'Office, en dit long sur les valeurs véhiculées à l'Office. Nous devons :

Confidentialité

2. Tous les membres du personnel de l'Office sont chargés de préserver la confidentialité des questions portées devant l'Office. Ceci comprend autant les questions dont ils traitent directement que celles dont ils ont connaissance.

3. Dans l'examen des demandes ou d'autres questions d'intérêt pour les parties prenantes, les membres du personnel de l'Office auront soin de garder confidentiels les détails de l'affaire jusqu'à ce qu'une décision ait été rendue et que l'information puisse être portée à la connaissance du public. Les délibérations de l'Office sont toujours gardées strictement confidentielles. S'il fallait qu'il y ait une « fuite d'information », les marchés pourraient ultimement s'en trouver affectés. Le maintien de la confidentialité est particulièrement important au cours du processus d'examen de la demande. Une fois qu'une demande a été déposée (à l'exception des demandes présentées aux termes de l'article 58), il convient de s'assurer que toutes les communications à son sujet passent par le secrétaire ou par les avocats de l'Office jusqu'à ce qu'une décision ait été rendue.

4. En tant qu'employé, vous pouvez vous trouver dans une position unique où vous êtes mêlé à un dossier en instance devant l'Office, ou en avez connaissance, et traitez en même temps d'autres questions avec la même partie prenante. C'est la raison pour laquelle vous devez toujours vous cantonner à l'objet précis de la discussion dans vos entretiens avec les parties et ne jamais divulguer de l'information sur d'autres questions portées devant l'Office.

5. Il faut aussi faire montre de discernement dans les conversations qui ont lieu avec parties prenantes, par exemple, au téléphone ou au cours d'un déjeuner d'affaires. Il est impossible d'établir un compte rendu officiel de tels entretiens et le personnel doit faire très attention à ce qu'il dit. On invite les chefs de secteur à rappeler de temps à autre aux employés qu'ils ont le devoir de préserver la confidentialité de l'information.

Impartialité

6. Les employés doivent traiter les parties prenantes avec équité et impartialité. On aura soin de ne pas créer une apparence de traitement de faveur à l'endroit d'une partie quelconque qui présente une demande à l'Office ou le saisit d'une question. Tous les clients de l'Office devraient avoir la même possibilité de se faire entendre et de faire valoir leur cas.

7. Lorsque des demandeurs ou d'autres parties prenantes posent des questions ou sollicitent de l'information à propos d'une demande, il faut se garder de traiter de sujets autres que des questions liées aux processus. Par exemple, on peut répondre à des questions concernant les éléments d'information à inclure dans la demande en invitant les parties à consulter le Guide de dépôt de l'ONÉ ou des décisions antérieures de l'Office traitant de questions similaires. Toutefois, on se gardera de répondre à des questions sur la meilleure façon de présenter l'information à l'appui de la demande. Il est également possible de renvoyer les parties aux sources suivantes :

• documents de l'ONÉ (p. ex., Règles de pratique et de procédure de l'Office national de l'énergie, Guide de dépôt de l'ONÉ);
• les avocats de l'Office; ou
• le bureau du secrétaire, selon le cas.

8. Si une partie recherche des conseils sur la manière de préparer une demande de telle sorte qu'elle soit approuvée, il convient de la renvoyer au Guide de dépôt de l'ONÉ et aux décisions antérieures de l'Office. De cette façon, la partie pourra déterminer elle-même quelles sont les qualités d'une demande fructueuse.

Rencontres parties prenantes

9. L'Office national de l'énergie se doit de conserver une connaissance et une expertise poussées des questions liées au secteur de l'énergie. Le rythme accéléré des changements dans l'industrie soulève de nouveaux enjeux et défis, et oblige à trouver des réponses différentes et innovatrices sur le plan de la réglementation. Par conséquent, le personnel doit garder à jour et rehausser ses connaissances et son savoir-faire dans le domaine au moyen de réunions et de contacts formels et informels avec les parties prenantes. Ces contacts peuvent prendre la forme d'occasions mondaines, de visites d'installations, de séminaires et de rencontres d'information.

10. À moins qu'il s'agisse d'une réunion informelle et sans rapport avec une question qui sera portée devant l'Office, il faut dresser un ordre du jour et un compte rendu de la réunion, et les verser aux dossiers de Diffusion et ressources de l'information (DRI). Une copie du compte rendu doit aussi être fournie au secrétaire. De cette façon, l'Office sera en mesure de répondre à d'éventuelles questions concernant la réunion à laquelle vous avez assisté. Grâce au compte rendu, il pourra prouver que la discussion a été confinée aux sujets inscrits à l'ordre du jour.

11. En raison du caractère confidentiel du processus décisionnel de l'Office et de l'importance d'être vu comme étant équitable et impartial, certains types de réunions devront être approuvés au préalable. Dans le cas de réunions qui :

• portent sur des questions en instance devant l'Office,
• ont lieu avec des parties qui ont un dossier en instance devant l'Office;
• sont postérieures au dépôt d'une demande et incluent des parties intéressées,

il faut suivre les procédures exposées à l'annexe II du Code, Lignes directrices régissant les réunions entre des membres du personnel de l'Office et des parties prenantes.

Pour les réunions antérieures au dépôt d'une demande, il convient de se reporter aux Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande. Si vous avez des questions au sujet de contacts formels ou informels avec les parties prenantes, vous devriez en parler avec votre chef d'équipe ou chef de secteur, ou avec les Services juridiques.

Demandes présentées sous le régime de la Loi sur l'ONÉ

Demandes présentées aux termes de l'article 58 de la Loi sur l'ONÉ

12. Le personnel de l'Office peut communiquer directement avec une entreprise qui a présenté une demande aux termes de l'article 58 de la Loi sur l'ONÉ si aucune tierce partie n'a manifesté un intérêt à l'égard de la demande. Cependant, toutes les communications doivent être conformes aux directives fournies dans les NEB Operating Procedures on Informal Information Requests (Pratiques de l'ONÉ concernant les demandes d'information informelles).

13. Si vous êtes incertain s'il serait approprié d'avoir une discussion avec un demandeur, plutôt que de lui adresser des demandes de renseignements par écrit, consultez votre chef d'équipe ou les Services juridiques.

Présenter des renseignements au sujet de demandes examinées par l'ONÉ

14. Au cours d'une audience concernant une demande sur laquelle l'ONÉ doit se prononcer, le personnel peut présenter des renseignements complémentaires aux membres de l'Office afin qu'ils les prennent en considération (p. ex. rapports de recherche externes, articles de revues). Cependant, toute information ainsi fournie doit aussi être mise à la disposition de toutes les parties intéressées. De cette façon, toutes les personnes ayant un intérêt dans l'issue de l'audience auront la même possibilité d'examiner la documentation et d'y répliquer. Si vous songez à présenter des renseignements complémentaires, vous devriez discuter de la marche à suivre avec les avocats de l'Office au début du processus d'audience. Après la clôture de l'audience, pendant que l'Office en est à préparer sa décision, vous ne pouvez pas fournir des renseignements supplémentaires.

Répondre à des questions concernant les décisions

15. Les employés ne doivent jamais tenter d'expliquer ou de justifier les décisions rendues par l'Office à l'égard de demandes dont il a été saisi. Si des questions sont posées, on peut renvoyer la personne aux Motifs de décision de l'Office contenant l'analyse dont découle la décision définitive. Les Motifs de décision de l'Office sont assez explicites; au besoin, l'interlocuteur peut être dirigé vers les avocats de l'Office.

Soutenir le processus décisionnel de l'Office

16. Les membres de l'Office tranchent toutes les demandes de réglementation présentées sous le régime de la Loi sur l'ONÉ. Notre rôle, à titre de membres du personnel de l'ONÉ, est de fournir à l'Office le soutien dont il a besoin pour rendre ces décisions. Ce soutien peut aller de la distribution de documents aux parties intéressées à l'analyse de l'information contenue dans la demande et la préparation de recommandations à son sujet. En bout de ligne, la décision définitive sur la demande revient à l'Office.²

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2 Ces principes valent également dans le cas des décisions rendues par le délégué à l'exploitation et le délégué à la sécurité sous le régime de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada et de la Loi fédérale sur les hydrocarbures. Les employés qui s'occupent des régions pionnières doivent toujours agir de manière à préserver et à rehausser la réputation qu'ont l'Office, le délégué à l'exploitation et le délégué à la sécurité de rendre des décisions justes, impartiales et respectées.

Conflits d'intérêts

Biens et intérêts

17. En raison de la nature du travail de l'Office, nous devons nous assurer que les placements que nous faisons à titre personnel ne risquent pas de susciter un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport aux activités de l'Office.

18. Le personnel de l'Office ne peut être associé d'aucune manière à une entreprise faisant des affaires dans les secteurs des hydrocarbures ou de l'électricité. En d'autres termes, il est interdit aux employés de l'Office de participer, que ce soit à titre de propriétaire, d'actionnaire, d'administrateur, de dirigeant, d'associé ou autre, à une entreprise qui se livre à la production, à la vente, à l'achat, au transport, à l'exportation ou à l'importation d'hydrocarbures et d'électricité, ou à des opérations connexes. De plus, il est interdit aux employés de détenir des obligations, des débentures, des obligations à coupon zéro, des coupons ou d'autres titres d'une entreprise se livrant à ce genre d'activités.

19. Au moment de leur entrée en fonction à l'Office, les employés doivent signaler les biens et les intérêts qu'ils détiennent. S'ils apportent ensuite des changements à leurs placements ou intérêts qui peuvent susciter un conflit d'intérêts, il leur faut présenter une mise à jour de leurs avoirs au représentant des Ressources humaines qui siège au Comité consultatif des CI. Si, à un moment donné, un employé est réputé détenir un bien ou un intérêt qui suscite un conflit d'intérêts, on lui demandera de s'en dessaisir dans les 120 jours qui suivent.

20. S'il est déterminé que vous détenez des biens ou des intérêts qui suscitent un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l'Office, on vous enjoindra de vous en dessaisir. Pour respecter les exigences du présent Code, vous devez vous dessaisir de tels biens ou intérêts de l'une des deux façons suivantes :

• Vente dans le cadre d'une opération sans lien de dépendance. Il s'agit de vendre un bien à une personne avec laquelle vous n'avez aucun lien de parenté. Le ou la conjoint(e), le père et la mère, les frères et soeurs, les enfants, etc., sont toutes des personnes avec lesquelles l'employé est réputé avoir un lien de parenté;
• Dépôt en fiducie sans droit de regard. Il s'agit d'une formule de fiducie suivant laquelle vous n'avez aucun contrôle sur le bien et le fiduciaire qui gère le bien n'a aucun lien de dépendance avec vous.

21. Si vous choisissez de mettre un bien en fiducie, il faut que la fiducie soit établie de telle sorte que vous n'ayez pas le pouvoir de gérer le bien ou de prendre des décisions à son sujet. Lorsqu'un bien est mis en fiducie, le Comité consultatif des CI examinera les modalités de la fiducie et avisera le chef des opérations si elles sont acceptables ou non. Les coûts associés au dépôt ou au maintien de biens dans une fiducie sans droit de regard pourront être remboursés à l'employé, si le chef des opérations en décide ainsi.

22. Il est interdit aux employés de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à d'autres personnes dans le but de contourner cette exigence.

Activités extérieures

23. Au moment de l'entrée en fonction à l'Office, nous devons aussi signaler les activités que nous exerçons à l'extérieur. Si un employé entreprend, par la suite, des activités qui risquent de susciter un conflit d'intérêts, il doit présenter une mise à jour au représentant des Ressources humaines siégeant au Comité consultatif des CI.

24. Les employés de l'Office peuvent occuper un emploi extérieur ou gérer une petite entreprise dans la mesure où ces activités ne sont pas susceptibles de créer un conflit d'intérêts avec les activités de l'Office.

25. Si votre emploi extérieur ou votre entreprise pourrait vous mettre en relation avec une société, un particulier ou un organisme qui soumet des questions à la réglementation de l'Office, vous devez en aviser le Comité consultatif des CI. Ce dernier examinera la situation et déterminera s'il existe un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent. L'existence d'un tel lien pourrait créer l'impression que la société, le particulier ou l'organisme en question jouit d'un traitement spécial de la part de l'Office.

26. Si le Comité consultatif des CI décide qu'il existe un conflit d'intérêts, il pourrait vous demander de réduire, de modifier ou de mettre fin à vos rapports avec la société ou le particulier.

27. Si vous avez un doute au sujet des rapports que vous entretenez à l'extérieur, prenez conseil auprès du Comité consultatif des CI.

Accusations criminelles ou autres

28. Si vous êtes condamné pour une infraction à une loi ou un règlement du Canada et que cette condamnation pourrait vous empêcher de vous acquitter des fonctions de votre poste, vous devez en informer aussitôt votre chef de secteur. De même, si vous êtes accusé d'une infraction et que l'accusation portée contre vous vous empêche en soi de remplir les fonctions de votre poste (p. ex. votre permis de conduire a été suspendu et vous avez besoin de conduire pour accomplir votre travail), vous devez en informer immédiatement votre chef de secteur.

Cadeaux, marques d'hospitalité ou autres avantages

29. Les employés peuvent accepter des cadeaux, des marques d'hospitalité ou d'autres avantages découlant d'activités liées à leur emploi dans la mesure où :

• ils sont vus comme une expression « normale » de courtoisie (p. ex. un déjeuner au cours d'une réunion) et le coût ne dépasse pas 200 $;
• il n'y a pas lieu de soupçonner qu'ils ont été offerts dans le but d'influencer le jugement ou l'exercice des fonctions de l'employé.

30. Si vous recevez un cadeau inapproprié et que vous ne pouvez pas le refuser, il faut en informer votre chef de secteur.

31. Si vous êtes incertain s'il convient d'accepter un cadeau, consultez votre chef de secteur ou le Comité consultatif des CI.

32. Les cadeaux, marques d'hospitalité et avantages non reliés à votre emploi qui sont offerts à votre conjoint ou un membre de votre proche famille, plutôt qu'à vous directement, peuvent généralement être acceptés. Toutefois, si vous travaillez sur une demande présentée par la société ou la personne qui fait le cadeau, il faut le refuser.

33. Des dons ou prix offerts à l'occasion d'activités mondaines de l'Office ne doivent pas être sollicités ni acceptés de sociétés faisant partie de l'industrie de l'énergie.

L'après-mandat

34. Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, les employés doivent éviter de se laisser influencer par des offres d'emploi émanant de l'extérieur. Si vous recevez une offre d'emploi sérieuse, vous devez en informer immédiatement votre chef de secteur. Une offre d'emploi risque de vous placer dans une situation de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent. Selon les circonstances, le chef de secteur pourrait décider de vous affecter à d'autres fonctions.

35. Il est interdit à tout ancien employé, dans l'année qui suit la cessation de son emploi à l'Office, de représenter une société ou un particulier devant l'Office, soit

• en comparaissant comme témoin;
• en agissant à titre d'avocat;
• en agissant en tant que représentant officiel au cours d'une audience;
• en signant de la correspondance envoyée à l'Office; ou
• en assistant à des réunions avec des membres de l'Office ou des membres de son personnel.

36. Toutefois, un ancien employé peut, pendant cette période, faire des demandes d'information courantes à l'Office. Les employés qui quittent l'Office doivent continuer de garder confidentiels les renseignements de l'Office qui ne sont pas accessibles au public.

37. Si vous vous rendez compte qu'un ancien employé contrevient à cette restriction, vous devez en aviser le Comité consultatif des CI.

Inobservation

38. Tout employé qui ne se conforme pas aux dispositions du Code s'expose à des mesures disciplinaires, y compris le renvoi.

Partie II - Traitement des conflits d'intérêts potentiels

39. Cette partie expose le rôle et les responsabilités qui incombent à tous les membres du personnel de l'ONÉ pour ce qui est d'assurer le respect des exigences de l'Office en matière de conflits d'intérêts.

Employés :

• Remplir un rapport confidentiel et y relever tout bien et toute activité susceptibles de créer un conflit d'intérêts. Les employés doivent présenter une mise à jour de leur rapport confidentiel si leur situation vient à changer au cours de la période d'emploi.
• Aviser leur chef de secteur de ce qui suit :
  • tout cadeau offert ou reçu de la part d'une partie prenant;
  • ses activités d'après-mandat.
• Fournir des renseignements supplémentaires au Comité consultatif des CI ou au chef des opérations, s'ils le demandent.
• Se conformer aux instructions finales données par le chef des opérations.

Comité consultatif des CI :

• Passer en revue les rapports confidentiels présentés par les employés.
• Aviser les employés et le chef des opérations de toute violation apparente du Code.
• Répondre aux questions que les employés ou la direction peuvent avoir à propos de conflits d'intérêts potentiels.

Équipe de la direction :

• Garantir l'observation et la mise en application du Code.

Chef des opérations :

• En se fondant sur les avis donnés par le Comité consultatif des CI, déterminer s'il y a eu violation du Code ou non en cas de contestation.
• Exiger d'un employé qu'il limite ses activités d'après-mandat ou se dessaisisse de biens ou d'intérêts.

Avocats de l'Office :

• Les avocats de l'Office peuvent conseiller le chef des opérations si l'employé est en désaccord avec la recommandation émanant du Comité consultatif des CI.

Président :

• Prendre la décision finale si un employé dépose un grief à l'encontre de la décision rendue par le chef des opérations.

Composition du Comité consultatif des conflits d'intérêts

40. Le Comité consultatif des CI se composera des membres suivants :

• le secrétaire de l'Office ;
• l'avocate générale de l'Office;
• le chef d'équipe, Ressources humaines.

41. L'avocate générale, ou la personne qui exerce cette fonction par intérim, présidera le Comité. En cas d'indisponibilité d'un des deux autres membres, la présidente pourra demander à la personne qui exerce les fonctions de ce membre par intérim de remplir son rôle au sein du Comité. Lors des réunions du Comité consultatif des CI, la présence de deux membres constitue un quorum.

Processus

Déclaration des biens et des intérêts

42. Dans les 60 jours suivant la date d'embauchage, tout nouvel employé doit remplir le rapport de certification de l'employé. Si l'employé détient des biens ou des intérêts qui risquent de susciter un conflit d'intérêts, il doit également remplir un rapport confidentiel.

Examen du cas

43. Au cours de l'examen du rapport confidentiel, le Comité consultatif des CI peut demander à l'employé de :

• lui présenter des renseignements supplémentaires concernant l'emploi ou les activités exercés à l'extérieur;
• fournir des précisions ou le rencontrer pour discuter du rapport confidentiel;
• comparaître devant lui pour présenter des observations, personnellement ou par l'entremise d'un avocat.

44. Le Comité consultatif des CI prendra en considération toutes les observations présentées par l'employé, ou en son nom, avant de faire une recommandation concernant un éventuel conflit d'intérêts. À cet égard, l'Office a fixé comme norme de service que le Comité consultatif des CI doit faire sa recommandation dans un délai de deux semaines dans 90 % des cas.

45. Lorsqu'il fournit des avis au sujet de l'existence possible de conflits d'intérêts découlant des activités extérieures d'un employé, le Comité consultatif des CI peut tenir compte de facteurs tels que les suivants :

• le niveau et la nature du poste exercé par l'employé à l'Office;
• la possibilité que l'employé tire un avantage indu des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions et responsabilités officielles;
• la possibilité que l'employé se serve abusivement de sa charge publique pour obtenir des occasions d'emploi à l'extérieur.

46. Après avoir examiné le rapport confidentiel, le Comité consultatif des CI informe l'employé s'il semble exister un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent et lui conseille les mesures à prendre pour se conformer aux exigences du Code. Le Comité consultatif des CI peut fixer à l'employé des échéances dans lesquelles il doit apporter les correctifs nécessaires à l'égard de ses biens, intérêts ou activités. Si l'employé ne suit pas les conseils du Comité consultatif des CI, ce dernier avise le chef des opérations, par écrit, des conseils qu'il a fournis et du fait que l'employé ne les a pas suivis. Le Comité accordera à l'employé un délai de 120 jours pour se dessaisir de ses biens.

47. En cas de désaccord avec les conseils donnés par le Comité consultatif des CI, l'employé dispose d'un délai de 30 jours civils après la réception de la lettre du Comité pour demander au chef des opérations, par écrit, de revoir le cas et de rendre une décision. Aux termes du Code, il appartient au chef des opérations de trancher le cas.

• Le chef des opérations fait suivre la lettre de l'employé au Comité consultatif des CI à qui il demande de rédiger un rapport exposant les préoccupations de l'employé et les motifs de la recommandation. Si le Comité consultatif des CI l'invite à le faire, l'employé peut lui présenter ses observations, personnellement ou par l'entremise d'un représentant.
• Le Comité consultatif des CI fait tenir son rapport au chef des opérations et à l'employé. Ce dernier dispose de 30 jours pour y répondre.
• L'employé soumet sa réponse au chef des opérations et en fournit une copie au représentant des Ressources humaines siégeant au Comité consultatif des CI, afin qu'elle soit versée aux dossiers.
• Le chef des opérations examine le rapport du Comité consultatif des CI et la réponse de l'employé, et rend une décision à partir de l'information qu'il a en main. Si le chef des opérations doit obtenir un avis juridique, cet avis est obtenu d'un autre avocat que celui qui siège au Comité consultatif des CI.
• Si l'employé conteste la décision du chef des opérations, il peut déposer un grief. Le président rendra la décision dans le cadre de tout grief.

Décision

48. Le chef des opérations tranche si les intérêts ou les activités de l'employé suscitent un conflit d'intérêts. S'il exige le dessaisissement d'un bien, la cessation d'une activité ou la prise d'une autre mesure pour prévenir ou éliminer un conflit, le chef des opérations peut fixer un délai dans lequel l'employé doit s'exécuter.

49. Avec le consentement de l'employé, le Comité consultatif des CI et(ou) le chef des opérations peuvent demander l'avis du chef de secteur de l'employé. Si c'est une situation pressante et qu'il est nécessaire de changer les fonctions de l'employé jusqu'à ce qu'une décision soit prise, le chef de secteur peut être consulté sans le consentement de l'employé.

Annexe I

Code régissant la conduite
des titulaires de charge publique
en ce qui concerne les conflits d'intérêts
et l'après-mandat (2004)

Le présent Code régissant la conduite des employés de l'Office national de l'énergie incorpore les principes énoncés dans le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (2004)¹, diffusé par le gouvernement fédéral.

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1 L'expression « titulaires de charge publique » englobe les employés de l'ONÉ pour les fins de l'application de ces principes.

Le titulaire d'une charge publique doit se conformer aux principes suivants :

Normes en matière d'éthique

(1) Il agira avec honnêteté ainsi que selon des normes supérieures en matière d'éthique de façon à préserver et à faire croître la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité du gouvernement.

Examen public

(2) Il doit exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles de manière à résister à l'examen public le plus minutieux; il ne lui suffit pas simplement d'observer la loi pour s'acquitter de cette obligation.

Prise de décision

(3) Il doit, dans l'exercice de ses fonctions officielles, prendre toute décision dans l'intérêt public tout en considérant le bien-fondé de chaque cas.

Intérêts personnels

(4) Outre ceux qui sont autorisés par le présent code, il ne doit pas conserver d'intérêts personnels sur lesquels les activités gouvernementales auxquelles il participe pourraient avoir une influence quelconque.

Intérêt public

(5) Dès sa nomination, il doit organiser ses affaires personnelles de manière à éviter les conflits d'intérêts réels, potentiels ou apparents; l'intérêt public doit toujours prévaloir dans les cas où les intérêts du titulaire entrent en conflit avec ses fonctions officielles.

Cadeaux, marques d'hospitalité et avantages

(6) Mis à part les cadeaux, les marques d'hospitalité ou les autres avantages de valeur minime, il lui est interdit, de même qu'à sa famille, de solliciter ou d'accepter le transfert de valeurs économiques, sauf s'il s'agit de transferts résultant d'un contrat exécutoire ou d'un droit de propriété.

Traitement de faveur

(7) Il lui est interdit de se prévaloir de sa charge pour venir en aide à une personne physique ou morale, lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur.

Position d'initié

(8) Il lui est interdit d'utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public.

Biens du gouvernement

(9) Il lui est interdit d'utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d'en permettre l'usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées.

Après-mandat

(10) À l'expiration de son mandat, il a le devoir de ne pas tirer un avantage indu de la charge publique qu'il a occupée.

Sollicitation de fonds

(11) Il lui est interdit de solliciter des fonds auprès d'un particulier, d'un groupe, d'un organisme ou d'une entreprise, si l'exercice d'une telle activité peut le placer en situation d'obligation incompatible avec sa charge publique.

Annexe II

Lignes directrices régissant les réunions
entre les membres du personnel de l'Office
et des parties prenantes

Introduction

L'Office s'attend à ce que les employés aient des réunions formelles et informelles avec les parties prenantes pour garder à jour et rehausser leurs connaissances et leur savoir-faire. Cependant, certains types de réunions peuvent compromettre l'intégrité des processus de l'Office et doivent être approuvés au préalable. Nous les examinons ci-dessous, y compris la marche à suivre pour déterminer les cas où ce genre de réunion peut avoir lieu. Si vous êtes incertain si une réunion proposée est visée ou non par les présentes Lignes directrices, vous devriez consulter le chef d'équipe, le chef de secteur ou les Services juridiques. Dans tous les cas décrits ci-après, il est obligatoire de dresser un ordre du jour de la réunion et d'en conserver le compte rendu.

Réunions avec des parties prenantes avant le dépôt d'une demande

1. Lorsqu'une partie sollicite la présence de membres de l'Office à une réunion à laquelle assistent les représentants d'une société réglementée ou d'éventuelles parties intéressées et qui a lieu avant le dépôt d'une demande, la requête doit être faite par écrit, par l'entremise du bureau du secrétaire de l'Office, et doit comprendre l'ordre du jour proposé.

2. Toutes les autres réunions ayant trait à une demande à venir doivent respecter en tous points les Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande, datées de 26 février 2004 (Notes d'orientation) et elles peuvent être convoquées sur l'initiative d'un chef d'équipe. Il faut dresser un ordre du jour et un compte rendu de la réunion, comme l'exigent les Notes d'orientation.

Réunions avec des parties prenantes pour traiter de questions non reliées à une demande

3. Mises à part les réunions antérieures au dépôt d'une demande qui sont assujetties aux Notes d'orientation, toutes les réunions avec des parties prenantes ayant une demande en instance devant l'Office qui ont pour but de traiter d'une question qui n'est pas en cours d'examen par l'Office peuvent avoir lieu moyennant l'autorisation du chef de secteur et sur l'avis des avocats de l'Office. Si le chef de secteur est en désaccord avec l'avis donné par l'avocat, la réunion peut se tenir avec l'autorisation du chef des opérations et sur l'avis de l'avocate générale. Si le chef des opérations est en désaccord avec l'avis donné par l'avocate générale au sujet de l'à-propos de tenir la réunion, la question est tranchée par le président de l'Office. Il faut dresser un ordre du jour et un compte rendu de la réunion et les acheminer au service des dossiers.

4. Le chef des opérations peut exempter certains types de réunions de l'application des exigences énoncées au point 3 ci-dessus, à la demande d'un chef de secteur. On trouvera une liste des réunions exemptées sur l'intranet et l'internet.

Réunions portant sur des questions de réglementation en instance devant l'Office

5. À l'exception des réunions visées par les Pratiques de l'ONÉ concernant les demandes d'information informelles, toutes les autres réunions tenues avec des parties prenantes ou d'autres personnes pour traiter d'une question de réglementation en instance devant l'Office peuvent avoir lieu moyennant l'accord du chef des opérations et sur l'avis de l'avocate générale. Si la question de réglementation est en cours d'examen par un comité d'audience, le président du comité d'audience doit aussi donner son accord. Si le chef des opérations est en désaccord avec l'avis donné par l'avocate générale ou, le cas échéant, si le président du comité d'audience est en désaccord avec l'avis donné par le chef des opérations ou par l'avocate générale, ou les deux, c'est le président de l'Office qui tranche. Il est obligatoire de dresser un ordre du jour de la réunion et d'en conserver le compte rendu. De plus, on pourrait demander aux membres du personnel qui assistent à la réunion de restreindre la diffusion de l'information obtenue en s'engageant à observer certaines pratiques de l'Office visant les réunions portant sur des questions en instance devant l'Office, lesquelles peuvent être consultées sur l'intranet et l'internet.

Réunions ultérieures au règlement d'une demande

6. Après que l'Office a rendu sa décision, des réunions peuvent avoir lieu avec les représentants des sociétés réglementées pour traiter de la conformité aux exigences ou de plaintes de la part de propriétaires fonciers. Lorsqu'une réunion concernant la conformité a trait à une question qui intéresse à la fois la société réglementée et d'autres parties, elle peut avoir lieu avec l'accord du chef du secteur et sur l'avis des avocats de l'Office. Si le chef de secteur est en désaccord avec l'avis donné par l'avocat, la réunion peut se tenir moyennant l'autorisation du chef des opérations et sur l'avis de l'avocate générale. Si le chef des opérations est en désaccord avec l'avis donné par l'avocate générale au sujet de l'à-propos de tenir la réunion, la question est tranchée par le président de l'Office. Il faut dresser un ordre du jour et un compte rendu de la réunion et les acheminer au service des dossiers.

Annexe III

Mandat du Comité consultatif
des conflits d'intérêts
et du chef des opérations concernant
l'administration du Code de conduite

Mandat

1. En vertu des pouvoirs qui leur sont délégués aux termes de la Délégation des pouvoirs en ressources humaines, le Comité consultatif des conflits d'intérêts et le chef des opérations exercent les pouvoirs suivants au chapitre de l'administration du Code :

Composition

2. Le Comité consultatif des conflits d'intérêts se composera des membres suivants : le secrétaire de l'Office, l'avocate générale de l'Office et le chef d'équipe, Ressources humaines. L'avocate générale, ou la personne qui exerce cette fonction par intérim, présidera le Comité. En cas d'indisponibilité d'un des deux autres membres, la présidente pourra demander à la personne qui exerce les fonctions de ce membre par intérim de remplir son rôle au sein du Comité. Lors des réunions du Comité consultatif des conflits d'intérêts, la présence de deux membres constitue un quorum.

3. Le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ ci-annexé est adopté par renvoi conformément à l'alinéa 4(3)a) du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

4. Le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ ci-annexé remplace le Code régissant la conduite des employés de l'ONÉ entré en vigueur en avril 2002.

Le présent Code de conduite et le Mandat sont approuvés ce 1^er jour de juin 2005.

___________________
Kenneth W. Vollman
Président

Pratiques à observer pour les réunions portant sur des questions en instance devant l'Office

Contexte

Lorsque la décision a été prise d'autoriser des membres du personnel à avoir une rencontre avec des personnes de l'extérieur de l'Office pour discuter d'une question qui est en instance devant l'Office, les membres du personnel qui assistent à la réunion doivent donner au chef des opérations, par courriel, la confirmation qu'ils observeront certaines ou l'ensemble des pratiques exposées ci-après.

Définitions

Instance de l'Office ou instance - l'audience ou le processus dans le cadre duquel l'Office examine la question qui est l'objet de la réunion avec des personnes de l'extérieur de l'Office.

Question - l'affaire dont l'Office est saisi dans le cadre d'une instance et qui est l'objet de la réunion avec des personnes de l'extérieur de l'Office.

Réunion - la rencontre avec des personnes de l'extérieur de l'Office au cours de laquelle il est discuté d'une question dont l'Office est saisi dans le cadre d'une instance.

Personnel assistant à la réunion - les membres du personnel qui assisteront à la réunion avec des personnes de l'extérieur de l'Office.

Membres de l'Office et membres du personnel exclus - les membres de l'Office et membres du personnel à qui les renseignements concernant la réunion ne doivent pas être communiqués (parce ces personnes traitent de l'affaire en instance devant l'Office dont il était question durant la réunion). Normalement, ces personnes comprendraient les membres du comité d'audience et le personnel affecté à l'audience, ainsi que tout membre de l'Office agissant comme suppléant avant le début de l'audience.

Pratiques

Pour garantir que l'intégrité des instances de l'Office ne soit pas compromise, les précautions suivantes, ou certaines d'entre elles, seront mises en place.

1. On déterminera les membres de l'Office et membres du personnel exclus, et ceux-ci ne feront pas partie du personnel assistant à la réunion.

2. Après la réunion, le personnel assistant à la réunion ne participera d'aucune manière à l'instance de l'Office.

3. Le personnel assistant à la réunion ne discutera de la question avec les membres de l'Office et membres du personnel exclus à aucun moment avant la publication de la décision de l'Office concernant l'instance.

4. Un ordre du jour sera établi pour chaque réunion.

5. Il faut dresser un compte rendu de la réunion dans tous les cas. Le compte rendu peut être communiqué aux participants à la réunion, mais il fera l'objet d'une diffusion restreinte (voir les points 7, 8 et 9 ci-après) jusqu'à la publication de la décision de l'Office dans le cadre de l'instance.

6. Toutes les notes et toute l'information afférentes à la réunion seront conservées dans des répertoires informatiques confidentiels jusqu'à la publication de la décision de l'Office concernant l'instance. Les copies papier des documents de la réunion seront toujours gardées sous clef lorsqu'on ne s'en sert pas.

7. Jusqu'à la publication de la décision de l'Office relative à l'instance, les séances d'information sur les délibérations tenues et l'information recueillie au cours de la réunion seront limitées aux participants suivants :

8. Tous les documents distribués à l'interne au sujet de la réunion seront accompagnés d'une note de transmission énumérant toutes les personnes à qui le document est destiné. Une mise en garde sera jointe à la liste de distribution, indiquant clairement que le document ne peut être diffusé à personne d'autre que les personnes qui figurent sur la note de transmission et que son contenu ne peut être discuté avec d'autres personnes que celles-ci tant que la décision de l'Office relative à l'instance n'aura pas été publiée. Toutes les copies de la note de transmission et des documents seront numérotées et la personne qui les distribue conservera un registre indiquant qui a reçu chaque copie numérotée.

9. Tous les documents distribués au sujet de la réunion seront transmis dans des enveloppes munies de la mention « pour l'information du destinataire seulement ».

10. Au début de toute séance d'information orale et discussion ayant trait à la réunion, il sera clairement indiqué que des discussions sur le sujet ne peuvent avoir lieu qu'avec les personnes qui sont relevées sur la liste de distribution ou qui assistent à la séance d'information orale, jusqu'à la publication de la décision de l'Office relative à l'instance. On conservera une liste des personnes informées sur la réunion, lesquelles doivent répondre aux critères définis au point 7.

11. Après la publication de la décision de l'Office concernant l'instance, tous les ordres du jour et les comptes rendus seront versés au dossier et rendus publics, sur demande.

Réunions exemptées de l'application des Lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes

Les types de réunions décrits ci-après ne sont pas soumis aux exigences des Lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes. Toutefois, il est à noter que si la partie prenante conviée à la réunion était mêlée à une affaire contestée devant l'Office, il y aurait lieu d'inviter un avocat de l'Office à assister également à la rencontre. En plus de soutenir l'action de l'Office dans l'éventualité où l'objet de la réunion serait mis en doute par une partie quelconque, cela renforcera la perception que les délibérations de la réunion se sont limitées à la question particulière inscrite à l'ordre du jour.

• Les réunions avec les représentants d'une société pour obtenir des éclaircissements ou échanger des renseignements généraux sur des résolutions adoptées par un groupe de travail sur les droits (ces réunions concernent des résolutions qui ont été approuvées à l'unanimité ou adoptées sans opposition).
  
  
• Un premier contact avec les représentants de sociétés pour discuter de vérifications financières ou les réunions tenues, selon les besoins, pendant la préparation des rapports de vérification financière. (Nota - L'Office devrait approuver au préalable les plans de vérification précisant les sociétés qui seront soumises à une vérification et le calendrier des vérifications.)
  
  
• Les rencontres portant sur des initiatives lancées à l'échelle de l'industrie aux fins de l'élaboration de règlements ou de normes, p. ex. conception de nouveaux règlements ou de nouvelles lignes directrices, formules de réglementation générales, comme la « réglementation intelligente ».
  
  
• Les réunions portant sur des questions qui relèvent de la Loi fédérale sur les hydrocarbures et de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, et qui n'ont pas été confiées à l'examen d'un comité.
  
  
• Les entretiens, appels téléphoniques ou réunions concernant l'utilisation et le fonctionnement des systèmes électroniques de dépôt et de recherche d'information de l'Office.
  
  
• Les réunions du Comité de liaison sur le recouvrement des frais.
  
  
• Les réunions avec les représentants de sociétés qui peuvent avoir une demande en instance devant l'Office ou être des intervenants dans une instance de l'Office, dont le but consiste strictement à communiquer des connaissances ou des renseignements sur les marchés ou sur l'approvisionnement et exclut expressément toute discussion sur des questions liées à des demandes.
  
  
• Les réunions entre avocats pour discuter de questions liées aux procédures dans le cadre d'instances de tous genres, y compris les audiences.
  
  
• Au cours d'instances de tous genres, y compris les audiences, les réunions avec des parties prenantes non représentées par un avocat pour discuter de questions liées aux procédures.
  
  
• Les réunions ayant trait au Fonds pour l'étude de l'environnement.

- 2005 juin

Bibliographie

Canada. Office national de l'énergie. Loi sur les opérations pétrolières au Canada (L.R. 1985, ch. O-7).

Canada. Office national de l'énergie. Loi fédérale sur les hydrocarbures (L.R. 1985, ch. 36 (^e supp.)).

Canada. Office national de l'énergie. Protocole. Règles de pratique et de procédure de l'Office national de l'énergie. Dossier 185-A000-3, 21 mars 2002.

Canada. Office national de l'énergie. Notes d'orientation de l'Office national de l'énergie concernant les rencontres prédemande. Dossier 230-A000-2-6, 26 février 2004.

Canada. Office national de l'énergie. Guide de dépôt.

Canada. Bureau du commissaire à l'éthique. Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Ottawa, 2004.

Canada. Office national de l'énergie. Lignes directrices régissant les réunions entre les membres du personnel de l'Office et des parties prenantes, et exemptions générales.

Canada. Office national de l'énergie. Réunions exemptées de l'application des Lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes.

Canada. Office national de l'énergie. NEB Operating Procedures on Informal Information Request (Pratiques de l'ONÉ concernant les demandes d'information informelles) rédigées uniquement en anglais.