GROUPE DE TRAVAIL DE SERVICE CANADA ET DU SECTEUR BÉNÉVOLE ET COMMUNAUTAIRE. RAPPORT SUR L'ÉLABORATION DE NOUVELLES MÉTHODES CONCERNANT LA RÉALISATION DES OBJECTIFS DE FINANCEMENT

 

Le Communiqué de presse  concernant le Groupe de travail mixte de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire. (Le 18 novembre 2005)

SECTION

• Lettre des coprésidents
  
  
• Sommaire
  
  
• Mandat et étendue des activités
  
  
• Contexte
  
  
• Activités des sous-comités
  
  
• Sommaire des recommandations conjointe
  
  
• Vision du partenariat pour les années à venir
  
  
• Annexes:
  Annexe A. Cadre de référence
  
  Annexe B. Code de bonnes pratiques de financement
  
  Annexe C. Rapports du sous-comité (final)
  
  

                    - Conseiller en équité
                    - Coûts administratifs
                       i. Liste des coûts admissibles
                    - Comité consultatif permanent
                    - Questions de transition
                    - Orientation sur les résultats
  
  Annexe D. Membres
  

---

Le 15 novembre 2005

Lettre à l’honorable Belinda Stronach, C.P., députée
Ministre responsable de Service Canada et du renouveau démocratique

Madame la Ministre,

C’est avec plaisir que nous vous présentons le rapport conjoint de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire sur « L’élaboration de nouvelles méthodes concernant la réalisation des objectifs de financement » qui indique une nouvelle façon de travailler avec les Canadiens et de les servir. Nous sommes particulièrement fiers des réalisations du Groupe de travail et des considérables progrès accomplis en vue de l’établissement d’un solide et dynamique partenariat entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada.

En septembre 2005, vous avez créé un groupe de travail composé de représentants du nouvel organisme Service Canada et de diverses organisations du secteur bénévole et communautaire et l’avez mandaté pour revoir le contexte des politiques et de simplifier les processus administratifs qui régissent les ententes conclues entre les organismes du secteur bénévole et communautaire et Service Canada. Le mandat du Groupe de travail inclut la création d’un comité consultatif permanent en vue de favoriser une consultation continue entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada.

C’est donc avec fierté que nous vous présentons ce rapport dans lequel figurent des recommandations pour rationaliser l’administration des ententes conclues avec des tiers fournisseurs de services. Cette initiative est une contribution bien réelle et concrète à l’amélioration des services d’emploi offerts aux Canadiens. Dans l’esprit de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire, le gouvernement du Canada continue de reconnaître le secteur bénévole et communautaire comme « le troisième pilier de la société canadienne ayant un rôle indispensable à jouer pour assurer le bien-être économique et social des Canadiens ». (Une aventure commune. Initiative sur le secteur bénévole et communautaire : regard à mi-parcours)

Nous demeurons à votre disposition pour discuter du rapport et des recommandations et avons hâte de connaître votre réaction. Au nom du Groupe de travail, nous vous remercions de votre appui et de la confiance que vous nous avez témoignée.

L’honorable Peter Adams, député, Secrétaire parlementaire de la Ministre responsable de Service Canada et du renouveau démocratique - Coprésident du Groupe de travail de Service Canada/secteur BC

Maryantonett Flumian Sous-ministre Service Canada Coprésidente du Groupe de travail de Service Canada/secteur BC

Heather McGregor Directrice générale du YWCA Toronto Coprésidente du Groupe de travail de Service Canada/secteur BC

 

---

SOMMAIRE
Pour assurer la prestation efficace des programmes relatifs au marché du travail aux Canadiens et à leurs collectivités, l’honorable Belinda Stronach, C.P., députée, ministre responsable du Ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences, de Service Canada et du renouveau démocratique, a créé récemment un groupe dont les membres travaillent en partenariat pour identifier et préciser les améliorations à apporter à court et à long terme aux processus administratifs existants, et restructurer et renforcer tout à la fois des rapports continus et de collaboration.

Le Groupe de travail compte trois coprésidents de sorte à faciliter la participation du secteur bénévole et communautaire, de Service Canada et du gouvernement du Canada. Les coprésidents sont Heather McGregor, directrice générale du YWCA Toronto, qui représente YWCA Canada; ses collègues sont Maryantonett Flumian, sous-ministre de Service Canada, et l’honorable Peter Adams, secrétaire parlementaire de la Ministre.

Le rapport qui suit résume ce que le Groupe de travail a accompli jusqu’à présent, et décrit la stratégie envisagée pour que le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada continuent d’entretenir des rapports mutuellement avantageux, conformément à l’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire.

Le rapport souligne également la coopération entre Service Canada et le secteur bénévole et communautaire, et traduit l’engagement qu’a pris le gouvernement du Canada de s’assurer que tous les partenaires et les intervenants sont traités de façon juste et équitable, et bénéficient des meilleurs services possible.

Le rapport décrit les recommandations formulées par le Groupe de travail sur les façons de réaliser ses objectifs. En voici un résumé :

1. que le Groupe poursuive son travail sur une base provisoire, avec la collaboration d’autres personnes représentant les provinces des Prairies et l’Atlantique Canada et un certain personnel de soutien de Service Canada, jusqu’en avril 2006;
2. que les recommandations des cinq sous-comités soient acceptées telles que présentées dans leurs rapports ci-joints, et que le travail en cours se poursuive au besoin sur une base provisoire jusqu’à l’établissement du comité consultatif permanent en avril 2006;
3. que la nouvelle structure des coûts administratifs soit appliquée pour tous les renouvellements et toutes les nouvelles ententes dès janvier 2006, mais au plus tard le 1er mai 2006. Service Canada s’engage à avoir terminé toute la formation du personnel au plus tard le 1er mai 2006;
4. que nous sommes d’accord en principe avec le financement pluriannuel et qu’en ce qui concerne l’intégration du financement pluriannuel dans les nouvelles ententes (y compris les ententes découlant de tout appel d’offres avec concours pour l’année financière 2005-2006), et recommandons que Service Canada procède régionalement en autant que des options de recours soient en place pour les candidats en fonctions non retenus.

   En ce qui concerne le financement pluriannuel et les ententes existantes, Service Canada pourrait prolonger ou renouveler ces ententes de financement pluriannuel à l’échelle régionale, pour autant que les conditions suivantes soient satisfaites :

   • les agences en fonction qui n’ont pas été retenues à la suite de récents appels d’offres avec concours, peuvent discuter avec Service Canada de leurs problèmes de transition et de leurs lacunes à l’égard de la prestation des services jusqu’à ce qu’un nouvel appel d’offres avec concours soit lancé dans leur région;
5. que les nouveaux appels d’offres avec concours soient mis en oeuvre à l’échelle régionale conformément à la stratégie nationale de mise en oeuvre et liée à l’état de préparation, une fois les améliorations à la grille d’évaluation apportées, ainsi que les changements administratifs et les instruments connexes mis en oeuvre conformément à l’engagement de Service Canada envers le Groupe de travail conjoint. Cela suppose la formation complète des agents de projets afin qu’ils comprennent bien les changements et les mettent en application de façon efficace. Cela suppose également que les agences soient pleinement informées et avisées de ces changements en temps opportun; et
6. que les coprésidents du Groupe de travail conjoint recommandent que la ministre Stronach accepte le rapport final et ses recommandations, et qu’elle appuie le dialogue continue entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada en ce qui concerne une mise en oeuvre minutieuse, réfléchie et progressive.

---

MANDAT ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS

En vue de permettre et de garantir, aux Canadiens et à nos collectivités, une prestation efficace des programmes concernant le marché du travail, l’honorable Belinda Stronach, C.P., députée et ministre des Ressources humaines et du Développement des compétences ainsi que de Service Canada a mandaté, en septembre 2005, la création d’un Groupe de travail formé de représentants du secteur bénévole et communautaire et de Service Canada. Le Groupe s’est donné trois principaux objectifs :

1. restructurer et renforcer les rapports de collaboration entre le gouvernement du Canada et les promoteurs de programmes relatifs au marché du travail au sein du secteur bénévole et communautaire ;
2. travailler en partenariat en vue d’identifier et de préciser les changements à apporter à court et à long terme aux processus administratifs existants;
3. favoriser la transition d’une approche axée sur les procédures administratives à une approche axée sur l’obtention de résultats significatifs pour les personnes concernées.

Conformément au cadre de référence établi (voir l’Annexe A), le Groupe de travail a entrepris de revoir le contexte des politiques et de proposer une façon plus simple d’administrer les ententes conclues avec Service Canada, ce qui inclut :

• un modèle d’entente axée sur les résultats;
• des changements administratifs à court terme (p. ex., une façon plus simple d’établir les frais généraux);
• des changements administratifs à plus long terme; et
• la création d’un comité consultatif permanent pour favoriser des communications régulières et l’échange d’information entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada.

Les activités menées par le Groupe de travail couvrent les programmes offerts présentement par l’entremise de Service Canada et financés en vertu de la Partie II de la Loi sur l’assurance-emploi, ainsi que la Stratégie emploi jeunesse. Il y a tout lieu d’envisager l’application ultérieure des améliorations proposées à l’ensemble des programmes qu’offre Service Canada aux échelons régional et local, de même qu’aux programmes de RHDCC et de DSC qui sont offerts à l’échelle nationale.

Le moyen auquel le Groupe a songé pour réaliser ces objectifs a été la création d’une entente axée sur les résultats et d’un processus de financement susceptibles de servir de modèle pour une nouvelle génération d’ententes entre Service Canada et les organismes du secteur bénévole et communautaire.

Les membres du Groupe de travail conjoint se sont réunis à quatre reprises, trois fois en Ontario et une fois à Gatineau, au Québec. Le travail du groupe a été réalisé grâce à la formation de cinq sous-comités chargés respectivement des questions suivantes :

• création d’un comité consultatif permanent sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire ;
• examen des coûts administratifs et réduction du fardeau administratif;
• création d’un poste de conseiller en équité;
• examen des questions de transition;
• accent sur les résultats.

Dans le cadre de leur travail, les membres du groupe étaient sensés respecter les principes de dialogue, de coopération et de collaboration énoncés dans l’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire (les principes du financement sont expliqués à l’Annexe B).

Nous sommes heureux de signaler que le Groupe de travail a fait des progrès notables relativement aux deux premiers objectifs et ce, en un laps de temps extrêmement court. Ce travail fructueux reflète toute la bonne volonté et l’engagement dont ont fait preuve les représentants du secteur bénévole et communautaire et de Service Canada dans le cadre du processus.

Le troisième objectif du groupe, qui préconise un changement de paradigme en faveur des résultats, est un objectif beaucoup plus vaste et qui dépasse ce que le groupe aurait pu accomplir jusqu’ici. À cette étape-ci du dialogue, nous constatons un ferme engagement de part et d’autre de poursuivre la mise en oeuvre des recommandations des sous-comités, ainsi que la discussion sur les résultats.

---

CONTEXTE

L’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire

Le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire ont une longue histoire d’étroite collaboration pour améliorer la qualité de vie des Canadiens. L’engagement public le plus important à l’égard de cette relation est l’Accord entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire ratifié par le gouvernement fédéral en décembre 2001.

L’Accord résulte de l’Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (ISBC), un engagement unique pris en juin 2000 dans le but de resserrer les liens entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire. Dans l’esprit de l’ISBC et de l’Accord, le gouvernement du Canada reconnaît la nécessité d’établir un partenariat actif avec un secteur bénévole et communautaire solide et vital. La somme de 94,6 millions de dollars a été engagée sur cinq ans en vue de financer les travaux réalisés dans le cadre de l’ISBC.

L’Accord établit le cadre à l’intérieur duquel les rapports entre le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada peuvent s’épanouir et évoluer, et il reconnaît et confirme la contribution unique du secteur bénévole et communautaire à l’amélioration de la qualité de vie des Canadiens. L’Accord constitue aussi un engagement public envers les six valeurs perçues comme étant le fondement des rapports entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire, à savoir, la démocratie, le civisme actif, l’égalité, la diversité, l’inclusion et la justice sociale.

Outre d’exiger que les deux parties rendent des comptes aux Canadiens, l’Accord établit ce qui suit :

• Le gouvernement tiendra compte des répercussions des lois, des politiques et des programmes sur le secteur bénévole et communautaire et il s’engagera dans un dialogue ouvert, éclairé et soutenu avec le secteur;
• Le secteur bénévole et communautaire déterminera les questions importantes et les nouveaux enjeux et il en fera part au gouvernement du Canada en plus de tirer profit du champ d’action et de la diversité des organismes bénévoles et communautaires au moment de négocier.

En octobre 2002, l’ISBC a publié et joint à l’Accord deux Codes de bonnes pratiques. Chacun d’entre eux établit le cadre auquel le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire doivent se conformer pour régler les questions liées aux politiques gouvernementales et au financement. L’Accord et les deux Codes sont conçus pour inscrire les principes de transparence, de cohérence, de responsabilité équilibrée, d’engagement, de capacité et d’efficacité durables des organisations dans l’accomplissement des mandats du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement du Canada.

Le Code de bonnes pratiques de financement, qui se fonde sur les pratiques de financement actuelles, fournit des recommandations ayant expressément pour objet d’améliorer la relation qu’entretiennent le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada au chapitre du financement (l’Annexe B fournit de plus amples détails sur ce Code). Les dispositions de financement, selon le Code, doivent notamment tenir compte de la nature et de l’ampleur du dossier. Ainsi, il est peu probable que l’on fasse de réels progrès dans la résolution de problèmes sociaux tels le développement de la population active en ayant recours à un financement de projets à court terme. Le Code encourage donc une communication claire et cohérente au sujet du financement et la simplification des exigences administratives de sorte à ne pas perdre de vue la prestation des services, de même qu’il encourage l’allocation de fonds sur une base pluriannuelle. Le Code préconise aussi la simplification des demandes et des procédures liées à la production de rapports, et l’accès accru à l’information concernant le financement.

Le Code de bonnes pratiques pour le dialogue sur les politiques engage le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire à établir un dialogue ouvert aux diverses étapes du processus d’élaboration des politiques publiques. Il engage également les deux parties à s’informer l’une et l’autre des conséquences de leurs activités respectives sur le plan des politiques, et à tenir compte des différentes incidences régionales.

Gestion des subventions et des contributions

À la lumière d’un examen des programmes de subventions et de contributions effectué en 1999 et d’un examen subséquent du vérificateur général, Développement des ressources humaines Canada (DRHC) (par la suite Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) et Service Canada à compter du 14 septembre 2005) ont apporté une série de changements internes en vue de renforcer la gestion des programmes de subventions et de contributions. Le Plan d’action en six points mis en oeuvre en 2000 prévoyait une série de mesures en vue de résoudre les problèmes immédiats mis en relief par la vérification interne, de même que des changements à plus long terme.

Par exemple, le cadre de contrôle interne pour les subventions et les contributions a été renforcé pour assurer des contrôles administratifs adéquats, une plus grande transparence et l’application des normes d’intégrité et de reddition de comptes les plus rigoureuses. Selon les recommandations formulées par un cabinet de consultants externe, Développement des Ressources humaines Canada a lancé d’autres initiatives liées au changement en vue d’améliorer l’administration des dossiers, de clarifier les responsabilités, et de raffermir l’utilisation de la gestion du risque dans le processus d’administration des dossiers.

Au nombre des changements apportés, mentionnons les suivants :

• un cadre d’assurance de la qualité renforcé en vue d’améliorer l’administration des programmes et la production de rapports sur les progrès accomplis;
• un système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) en vue d’uniformiser la gestion et l’administration des ententes visant tous les programmes offerts par Développement des Ressources humaines Canada, et améliorer les procédures de production de rapports;
• une stratégie coordonnée visant la conception et l’offre de services de formation opérationnelle en vue d’accroître les connaissances et les compétences de tout le personnel des points de service; et
• une plus grande uniformisation des politiques opérationnelles de sorte à appliquer une approche cohérente à la résolution des problèmes de chevauchement dans la prestation des programmes et des services.

À l’appui de ces changements, Ressources humaines et Développement des compétences a annoncé, en février 2004, quatre directives nationales dans le cadre de l’Initiative de spécialisation et concentration. Ces quatre directives ont été appliquées immédiatement et visaient les points suivants :

1. Séparation des tâches – dans le but de diviser les responsabilités incombant aux agents de projet et de renforcer l’intégrité du programme en séparant les tâches à l’intérieur même de la gestion du cycle de vie d’un projet;
2. Comités internes d’examen – dans le but d’accroître la transparence et la responsabilisation dans les processus décisionnels en matière de financement;
3. Appels de propositions aux fins de la sélection des promoteurs – dans le but d’accroître la transparence et l’uniformité du processus d’attribution des ententes de contributions par l’entremise d’un processus d’appel avec concours; et
4. Contrôles financiers améliorés (clauses sur les retenues de fonds et les vérifications obligatoires) – dans le but d’améliorer la responsabilité et les contrôles financiers en assignant à une tierce partie indépendante la responsabilité d’effectuer des vérifications de la conformité.

Jusqu’à l’application des directives en février 2004, la plupart des activités entreprises par les ministères en vue d’améliorer la structure générale de prestation et de raffermir la gestion des subventions et des contributions se limitaient à des changements internes. Depuis l’annonce des directives, le Ministère reçoit régulièrement des commentaires d’organismes du secteur bénévole et communautaire sur le fardeau plus lourd imposé aux bénéficiaires des contributions accordées par RHDCC par suite de l’instauration des directives. La rapidité et le mode de mise en oeuvre ont immédiatement soulevé les préoccupations du secteur bénévole et communautaire concernant l’adhésion du Ministère à l’Accord avec le secteur bénévole et communautaire. Dans leurs témoignages, certains organismes se sont dits inquiets de la rapidité avec laquelle les directives ont été appliquées et la façon dont elles ont été instaurées, ce qui s’est traduit par des incohérences, peu de consultation avec le secteur bénévole et communautaire, des retards dans l’établissement d’ententes de financement qui ont entraîné des lacunes dans la prestation des services, et la communication de renseignements insuffisants aux intervenants.

La directive concernant les appels d’offres avec concours a tout particulièrement suscité des préoccupations lorsque plusieurs fournisseurs de services du secteur bénévole et communautaire ont dû mettre fin à leur relation de longue date avec le Ministère suite au rejet de leur offre dans le cadre de ce processus d’appel. Préalablement à l’instauration de cette directive, les fournisseurs de services signaient des ententes annuelles avec RHDCC visant l’offre de programmes liés au marché du travail qui s’adressent à des groupes cibles ou l’offre de types particuliers de services et de soutien (par exemple, un centre de ressources d’emploi ou un centre d’évaluation des besoins). Il convient de souligner que le processus d’appel d’offres avec concours a remplacé un autre processus de sélection moins uniformisé aux fins de la conclusion d’ententes pour des projets à valeur élevée, lequel aboutissait toujours au rejet de l’offre de certains demandeurs, et que ce processus continue d’être appliqué pour les ententes de financement à l’égard de projets de moins de 500 000 $.

Selon les commentaires et la rétroaction du secteur bénévole et communautaire, le manque de préparation pour la mise en oeuvre du processus d’appel d’offres avec concours témoigne du fait que l’histoire unique du secteur et sa position de force dans l’offre de services sont insuffisamment reconnus. Les organismes sans but lucratif ayant à leur actif des décennies d’expertise dans la prestation des services aux Canadiens étaient d’avis que leur méthode holistique et adaptée de prestation des programmes d’emploi n’était pas reconnue. Le secteur bénévole et communautaire a également suggéré que les directives liées à la spécialisation et à la concentration (séparation des tâches et comités internes d’examen) peuvent en fait avoir rendu les décisions du Ministère en matière de financement moins transparentes et moins cohérentes.

En 2004, des agences individuelles et des réseaux du secteur bénévole et communautaire ont commencé à se mobiliser et à faire part de leurs préoccupations à propos de la mise en œuvre des directives, plus précisément le processus d’appel d’offres avec concours. En janvier 2005, quelques agences communautaires de Toronto qui n’avaient pas été retenues et les auteurs en fonction d’appels d’offres avec concours ont tenu un forum public afin d’attirer l’attention sur leurs préoccupations au sujet de ce nouveau processus de sélection. Plus de 200 représentants des agences du secteur bénévole et communautaire du Grand Toronto ont participé à l’effort d’élaboration d’une stratégie. Plusieurs représentants élus des gouvernements fédéral, provinciaux et des administrations municipales participaient au forum.

La question a commencé à recevoir une couverture médiatique locale et nationale et elle a finalement été portée à l’attention du Comité permanent sur les ressources humaines, le développement des compétences, le développement social et la condition des personnes handicapées (HUMA) Par l’entremise du Comité permanent, le secteur bénévole et communautaire a pu mettre ses préoccupations de l’avant. Une attention particulière a été accordée au processus d’appel d’offres avec concours, aux défis associés à sa mise en oeuvre et à son impact sur la prestation des services aux clients.

Le Comité permanent sur les ressources humaines, le développement des compétences, le développement social et la condition des personnes handicapées (HUMA ) a rendu public son rapport sur la question en mai 2005. Le Comité permanent a souligné la nécessité de collaborer avec le secteur bénévole et communautaire afin d’assurer une méthode équilibrée en matière de financement sous forme de contribution et respectueuse des objectifs des fournisseurs de services.

Dans sa réponse soumise à HUMA en septembre 2005, Service Canada a reconnu le besoin d’améliorer ses processus et son cadre de contrôle des subventions et des contributions dans le but de traiter les préoccupations soulevées par le secteur bénévole et communautaire, notamment celle de réduire le fardeau administratif. Il s’est en outre engagé à entreprendre ce travail en partenariat avec le secteur bénévole et communautaire.

L’esprit de partenariat a mené à la formation du Groupe de travail avec le secteur bénévole et communautaire pour assurer leur participation et leur collaboration dans le rééquilibrage des contrôles en harmonie avec les principes de l’Accord entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire. Développement social Canada collabore également avec le secteur bénévole et communautaire afin d’assurer que les programmes futurs sont conformes à l’Accord et aux deux Codes de bonne pratique. Ses efforts se reflètent dans le Groupe de travail sur les investissements dans les collectivités, lequel examinera les questions de gestion horizontale au sein du gouvernement du Canada.

À propos du Groupe de travail conjoint

La première réunion du Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire et à l’égard de l’élaboration de nouvelles méthodes concernant la réalisation des objectifs de financement a eu lieu à Toronto le 2 septembre 2005. L’ébauche d’un cadre de référence a été élaborée afin de fournir le cadre de discussion des changements nécessaires à court et à long termes pour l’élaboration d’une nouvelle génération d’accords de financement entre Service Canada et les organismes bénévoles (voir l’annexe A). Tous les changements seront conçus non seulement pour reconnaître les cadres actuels de contrôle et de responsabilisation déjà établis par Service Canada et le secteur bénévole et communautaire, mais aussi pour fixer de nouveau l’attention sur les mesures visant à assurer des résultats probants et la prestation de programmes de haute qualité.

Les membres du Groupe de travail ont aussi souligné que l’amélioration ne doit pas être simplement confinée à l’allégement du fardeau administratif, mais qu’elle doit prendre une forme tangible par le biais de l’établissement d’un mécanisme permanent de dialogue en matière de politiques et un engagement à examiner la conception de la politique et des programmes du marché du travail par le biais des voies appropriées avec le secteur.

En harmonie avec l’esprit de l’Accord entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire, la première tâche du groupe a été de dresser une liste de principes pour guider le processus de collaboration nécessaire à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan d’action concret.

Le mandat original du groupe prévoyait une période de deux mois pour l’achèvement du travail. Toutefois, compte tenu de l’ampleur des enjeux et de l’engagement solide des deux côtés à l’égard d’un dialogue soutenu à propos des améliorations du service, le calendrier pour la première phase de travail du Groupe conjoint a été prolongé jusqu’en novembre 2005. Des réunions subséquentes ont eu lieu à Scarborough le 14 septembre, à Etobicoke le 5 octobre et à Ottawa le 2 novembre. Des réunions des sous-groupes ont également eu lieu à Peterborough et à Belleville le 12 septembre et à Ottawa Gatineau le 13 septembre (vous trouverez ci-dessous une description de l’activité des sous-groupes).

Chaque partie a sélectionné ses propres membres (voir l’annexe D), de telle sorte que les décideurs se trouvaient à la table. Le Groupe de travail compte trois co-présidents afin de faciliter la participation du secteur bénévole et communautaire, de Service Canada et du gouvernement du Canada. Les coprésidents sont Heather McGregor (Directrice générale, YWCA du Grand Toronto, représentant le YWCA du Canada), Maryantonett Flumian (sous-ministre, Service Canada), et l’honorable Peter Adams, député, secrétaire parlementaire à la ministre des Ressources humaines et Développement des compétences et la ministre responsable du renouveau démocratique.

Les groupes du secteur bénévole et communautaire représentant les réseaux provinciaux de fournisseurs de services ont été invités à participer; les organismes représentant les nouveaux-venus, les jeunes, les personnes handicapées, les femmes et les Autochtones ont également été invités. Dans le but de faciliter l’apport du spectre plus étendu des fournisseurs de service du marché du travail, mais de permettre que le nombre de membres du Groupe conjoint soit raisonnable et pratique, le secteur bénévole et communautaire a établi quelques groupes de référence. L’affiliation aux groupes de référence était ouverte à tous les fournisseurs de programmes du marché du travail du secteur bénévole et communautaire.

À l’achèvement de la première réunion du groupe, on a dressé une liste des enjeux administratifs et opérationnels liés au financement et établi les priorités en vue de l’amélioration. Il a également été convenu de tenir deux réunions de sous-groupes afin d’élargir la perspective du groupe avec l’apport des fournisseurs de services ruraux et francophones. Des représentants des agences du secteur bénévole et communautaire ont participé afin de partager leurs expériences et de fournir un apport aux premiers stades du travail du groupe.

Le secteur bénévole et communautaire a tenu ses propres réunions de groupe de référence afin de soutenir sa contribution au Groupe conjoint et deux réunions ont eu lieu à Toronto le 8 septembre et le 24 octobre. Les représentants d’organismes faisant partie de réseaux nationaux ont consulté leurs collègues partout au pays. Les représentants du secteur bénévole et communautaire ont aussi distribué trois communiqués à l’ensemble du secteur pour fournir des mises à jour sur le processus et pour la discussion des enjeux.

Une discussion concentrée des enjeux a commencé immédiatement par la formation de quatre sous-comités à la réunion du groupe le 14 septembre. Les enjeux étaient groupés dans quatre domaines :

• la création d’un Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire
• l’examen des coûts administratifs et la réduction du fardeau administratif
• la création d’un poste de conseiller en équité
• l’examen des questions de transition

Un cinquième comité a été formé à la réunion du 14 octobre et chargé de se concentrer sur les résultats.

Le travail fouillé des sous-groupes des deux côtés a engendré beaucoup de bonne volonté et l’élaboration de recommandations substantielles. Le Groupe de travail a également eu l’occasion de considérer les constatations de HUMA, parmi lesquelles un grand nombre étaient en harmonie avec le travail des sous comités du Groupe de travail conjoint.

Les représentants du secteur bénévole et communautaire et du gouvernement du Canada participant à ce processus croient qu’un changement positif et transformateur est proposé par le biais des recommandations du Groupe de travail.

---

ACTIVITÉS DES SOUS-COMITÉS

1. Création du Comité consultatif permanent du secteur bénévole et communautaire sur l’emploi (voir le rapport annexé comportant des recommandations détaillées – annexe C)

   Le Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire a donné les grandes lignes d’un cadre visant à établir un groupe consultatif permanent qui se composera de membres du secteur bénévole et communautaire et qui servira de véhicule principal au moyen duquel ce secteur fournira des conseils, de l’aide et une rétroaction à Service Canada sur les enjeux liés à l’emploi des Canadiens.

   Il est prévu que le Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire sera lancé et qu’il tiendra sa réunion inaugurale en avril 2006. Ce lancement sera inauguré par un communiqué officiel et un événement auquel assistera la ministre de Service Canada, la sous-ministre de Service Canada et les membres du Comité.

2. Examen des coûts administratifs et réduction du fardeau administratif (voir le rapport annexé comportant des recommandations détaillées – annexe C)

   Les processus et les méthodes de Service Canada qui ont émané de Ressources humaines et Développement des compétences Canada et de Développement social Canada pour l’administration d’une entente de contribution détenue par des organismes communautaires sont devenus trop lourds et les interprétations sont devenues incompatibles au fil du temps. Il est important que ce fardeau soit allégé par l’élimination des étapes ou des exigences inutiles et par la rationalisation générale des processus administratifs. Il est également important de reconnaître que les règles complexes et les interprétations incompatibles au sujet des coûts admissibles ont eu un impact négatif sur le recouvrement des coûts complets. Le comité a fait des recommandations très positives dans les domaines suivants :

   • coûts admissibles
   • nouvelles catégories de coûts et souplesse budgétaire à l’étape de la demande de paiement
   • options simplifiées pour le paiement de certains frais admissibles
   • raccourcissement du temps du cycle d’approbation (rationalisation du processus du Comité d’examen interne)
   • rationalisation des exigences en matière de vérification
   • élimination du besoin d’un compte de banque distinct
   • élimination du besoin d’une preuve écrite des bailleurs de fonds additionnels

   Le 14 novembre 2005, les représentants du secteur bénévole et communautaire ont présenté une proposition visant à contrôler de nouveau l’applicabilité des changements liés aux coûts administratifs recommandés par ce sous-comité. Voici la proposition :

   • que la nouvelle structure des coûts administratifs soit appliquée pour tous les renouvellements et toutes les nouvelles ententes dès janvier 2006, mais au plus tard le 1er mai 2006. Service Canada s’engage à avoir terminé toute la formation du personnel au plus tard le 1er mai 2006.
3. Création d’un poste de conseiller en équité (voir le rapport annexé comportant des recommandations détaillées – annexe C)

   Le Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire a déterminé qu’il est nécessaire de fournir un mécanisme pour que les organismes partenaires de la prestation de services puissent faire part de leurs préoccupations, de leurs plaintes et de leurs suggestions d’amélioration en ce qui a trait aux processus liés à la prestation des subventions et des contributions (y compris le processus d’appel d’offres avec concours) par Service Canada. Le Groupe de travail conjoint propose donc la création d’un bureau du conseiller en équité qui servira de point de service principal visant à favoriser le dialogue et la rétroaction sur les questions d’équité, d’intégrité et de respect des règles et à recommander des solutions en temps opportun. De plus, le conseiller utilisera « l’optique » des valeurs de Service Canada et les principes contenus dans l’Accord entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire et le Code de bonnes pratiques de financement afin d’aider à la considération des plaintes.

   Enfin, le conseiller aura le pouvoir d’analyser les tendances et les catégories de plaintes, dans le but de formuler des conseils sur l’élaboration des pratiques exemplaires visant à régler les problèmes plus complexes ou systémiques et à établir et maintenir un partenariat équitable et efficace dans le futur.

4. Traitement des questions de transition (voir le rapport annexé comportant des recommandations détaillées – annexe C)

   Le Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire a examiné le processus lié à l’appel d’offres avec concours de Service Canada et a donné un aperçu des recommandations visant à traiter les questions de transition liées à la clôture d’une entente de contribution.

   Les principaux points de discussion portaient sur :

   • l’importance d’une clôture échelonnée pour les fournisseurs de service qui réduisent progressivement un ou des projets;
   • les coûts supplémentaires associés à la réduction progressive d’un projet;
   • les implications administratives, financières et de ressources humaines pour les fournisseurs de services au cours de la période de transition; et
   • le besoin que Service Canada élabore des lignes directrices de transition standard en matière d’appels d’offres avec concours, y compris les délais d’avis, les procédures de communication et les pratiques administratives à appliquer uniformément dans l’ensemble du pays.

   Enfin, lorsqu’une relation entre Service Canada et un organisme communautaire prend fin à cause de la clôture d’une entente de contribution, il est possible que cette collectivité perde sa capacité de prestation de services. L’organisme peut collaborer avec les représentants de Service Canada à cerner les lacunes possibles dans le service à la clientèle au sein de la collectivité et à déterminer si l’organisme est en mesure d’offrir des activités qui comblent les lacunes cernées mutuellement, tout en veillant à ce que la capacité communautaire de prestation des services soit maintenue.

   Le 2 novembre, les représentants du secteur bénévole et communautaire ont présenté une déclaration durant la dernière réunion de Groupe de travail conjoint concernant le délai de l’appel d’offres avec concours. On y lisait

   [TRADUCTION] « Le gouvernement et le secteur bénévole et communautaire partagent un engagement d’assurer que les programmes d’emploi répondent efficacement aux besoins d’emploi de tous les Canadiens et de leurs collectivités. L’expérience en Ontario nous a montré que les changements introduits trop rapidement dans une région peuvent avoir un effet détériorant sur la capacité du secteur et les relations entre le gouvernement et le secteur.

   Pour éviter que cette situation se produise dans toute région du pays, les représentants du secteur bénévole et communautaire se sont efforcés d’assurer la qualité des processus du gouvernement, y compris le processus d’appel d’offres avec concours. Le délai demandé était basé sur la croyance qu’il faudra du temps pour apporter les changements de qualité requis – le délai était secondaire à l’objectif d’amélioration de la qualité.

   Le secteur bénévole et communautaire demande que tous les appels d’offres avec concours soient mis en œuvre de manière à incorporer les améliorations à la grille d’évaluation, au fardeau administratif et aux instruments associés que Service Canada a promis au Groupe de travail (noté dans le rapport final du Groupe de travail).

   Le secteur bénévole et communautaire demande également une consultation détaillée dans l’élaboration nouvelle de la grille d’évaluation étant donné que ce sujet n’a pas été traité en détail dans le Groupe de travail conjoint. Les enjeux critiques de la capacité communautaire et de la valeur du secteur bénévole et communautaire doivent être abordés dans cette consultation. De plus, l’examen de la grille d’évaluation doit s’efforcer d’assurer la prestation de services accessibles et de haute qualité aux Canadiens désavantagés ou marginalisés.

   Le secteur bénévole et communautaire demande également une date ferme à partir de laquelle Service Canada peut garantir le lancement efficace sur une base régionale. Cette exigence prévoit la formation complète des responsables du projet pour qu’ils comprennent les changements et les mettent en œuvre efficacement. Ceci laisse également entendre que les agences reçoivent des renseignements complets et un avis adéquat de ces changements.

   Les membres du Groupe de travail conjoint reconnaissent l’ampleur du défi présenté par ces changements. Les représentants offrent d’être une ressource à l’appui de la formation et des autres besoins pour procéder à cette transition. Nous entrevoyons que ce soutien sera fourni dans le contexte du Comité consultatif permanent. Nous croyons que la mise en œuvre réussie de ce soutien favorisera une ère nouvelle de coopération entre le gouvernement et le secteur bénévole et communautaire. »

   Le 14 novembre 2005, les représentants du secteur bénévole et communautaire ont peaufiné leur déclaration comme il suit :

   Que les nouveaux appels d’offres avec concours soient mis en oeuvre à l’échelle régionale, une fois les améliorations à la grille d’évaluation apportées, ainsi que les changements administratifs et les instruments connexes mis en oeuvre conformément à l’engagement de Service Canada envers le Groupe de travail conjoint. Cela suppose la formation complète des agents de projets afin qu’ils comprennent bien les changements et les mettent en application de façon efficace. Cela suppose également que les agences soient pleinement informées et avisées de ces changements en temps opportun.

5. Orientation sur les résultats (voir le rapport annexé comportant des recommandations détaillées – annexe C)

   Le sous-comité de l’orientation sur les résultats a été créé à la réunion du 5 octobre afin de satisfaire les objectifs suivants du Groupe de travail :

   • déterminer les changements apportés au processus à court, à moyen et à long terme qui ont le potentiel d’accroître l’orientation du gouvernement et des promoteurs de projet sur les résultats pour les clients;
   • déterminer les changements potentiels aux mesures des résultats du programme d’emploi et faire des recommandations à RHDCC.

   Étant donné que ce sous-comité a été créé dans les dernières semaines du Groupe de travail, son travail continuera en qualité de sous-comité du Comité consultatif intérimaire sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire.

---

SOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS CONJOINTES

Voici un sommaire des recommandations des sous-comités. Le Groupe de travail conjoint propose qu’on y donne suite immédiatement ou aussitôt que possible :

Fardeau administratif

• Éliminer le besoin d’un compte de banque distinct
• Éliminer le besoin d’une preuve écrite des bailleurs de fonds additionnels
• Raccourcir le temps du cycle d’approbation (rationalisation du processus du Comité d’examen interne)
• Rationaliser les exigences en matière de vérification
• Dresser une nouvelle liste des coûts admissibles
• Élaborer de nouvelles catégories de coûts et permettre une souplesse budgétaire à l’étape de la demande de paiement
• Fournir des options simplifiées pour le paiement de certains frais admissibles (y compris, par exemple, l’option d’un taux fixe)

Conseiller en équité

• Annoncer la création du bureau du conseiller en équité (aussitôt que possible)
• Rédiger une description de travail et élaborer les compétences connexes
• Prévoir une « équipe » intérimaire pour le rôle de conseiller

Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire

• Terminer le cadre de référence pour le Comité permanent;
• Élaborer et approuver une grille pour la composition du Comité permanent

Questions de transition (Appels d’offres avec concours)

• Élaborer immédiatement une méthode d’intervention directe pour que le secteur bénévole et communautaire puisse travailler avec les organismes en fonction qui n’ont pas été retenus à la suite des processus passés d’appels d’offres avec concours.
• Élaborer et mettre en œuvre un ensemble cohérent de méthodes visant la réduction progressive des activités des organismes qui ne fourniront plus à l’avenir de programmes et de services aux termes d’une entente avec Service Canada.

Orientation sur les résultats

• Dresser l’inventaire des indicateurs de résultats et en définir l’usage courant.
• Examiner la grille d’évaluation des appels d’offres avec concours pour veiller à ce que la dimension concernant les résultats soit bien intégrée.
• Définir les objectifs de la capacité communautaire dans le contexte de la sélection des offres, de la sélection des clients et des ententes axées sur les résultats, et examiner la possibilité que les programmes visent notamment la création d’une capacité communautaire.
• Examiner le matériel lié aux appels d’offres avec concours pour vérifier que les résultats visés aux termes d’une entente de contribution sont bien énoncés dès le départ.
• Mettre en évidence les améliorations aux directives concernant l’application des appels d’offres avec concours afin de garantir que les demandes reflètent plus étroitement les exigences de l’entente de contribution finale.

Le travail suivant représente les étapes à franchir à la suite de la présentation du rapport :

Fardeau administratif

• Déterminer et publier un calendrier pour l’élaboration de taux fixes pour d’autres programmes offerts par Service Canada
• Étudier les politiques et pratiques gouvernementales existantes comportant la création de revenus dans le cadre d’un projet.

Conseiller en équité

• Rendre compte de l’avancement de la mise en œuvre et des premiers résultats (31 mars 2006)
• Présenter le premier Rapport annuel public complet (31 mars 2007)
• Évaluer la mise en œuvre et l’incidence du bureau (octobre 2007)

Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire

• Réunion inaugurale en avril 2006
• S’assurer que l’avancement réalisé par le Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire est en bonne voie en surveillant la mise en œuvre de toutes les recommandations

Questions de transition (Appels d’offres avec concours)

• Élaborer et mettre en œuvre une politique opérationnelle améliorée à l’égard des appels d’offres avec concours (novembre – avril 2006)
• Ébaucher une clause juridique à inclure dans les ententes de contribution portant sur la clôture du projet, la période et le plan de transition, et les coûts admissibles pour la réduction progressive des activités (novembre avril 2006)

Orientation sur les résultats

• Définir le modèle d’entente axé sur les résultats
• Définir les objectifs de la capacité communautaire dans le contexte de la sélection des offres et des ententes axées sur les résultats, et examiner la possibilité que les programmes visent notamment la création d’une capacité communautaire.
• Examiner la pratique actuelle visant à transformer les indicateurs de résultats des programmes en objectifs de rendement pour les ententes de Services d’aide à l’emploi et les programmes Connexion compétences afin de déterminer les enjeux et tout changement qu’il est nécessaire d’apporter à la pratique
• Déterminer les changements additionnels à apporter aux processus pour mettre en valeur les résultats durant tout le cycle de vie du projet (modèle d’entente axée sur les résultats).

---

VISION DE PARTENARIAT POUR L’AVENIR
La publication du présent rapport marque la fin du travail du Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire à l’égard de l’élaboration de nouvelles méthodes concernant la réalisation des objectifs de financement. Cependant, autant les représentants de Service Canada que ceux du secteur bénévole et communautaire sont déterminés à raffermir le partenariat au moyen d’un mécanisme permanent pour la consultation et le dialogue. Nous partageons toujours l’objectif d’améliorer l’emploi pour les Canadiens individuellement et leurs collectivités et de nouer un partenariat dans le cadre du mandat de prestation de Service Canada. La mise en œuvre des lignes directrices de février 2004 et la réaction du secteur bénévole et communautaire constituent une preuve manifeste qu’on atteint mieux l’objectif partagé si la relation entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada favorise un échange franc et un respect mutuel.

Dans le contexte de son engagement envers un dialogue libre, la ministre de Service Canada prévoit discuter des activités du Groupe de travail conjoint et déposer son rapport final au cours des prochaines comparutions devant le Comité permanent du développement des ressources humaines, du développement des compétences, du développement social et de la condition des personnes handicapées.

Service Canada demeure résolu à s’acquitter pleinement de son obligation de rendre compte au Parlement pour la prestation efficiente et efficace des programmes d’emploi et des services en partenariat avec des organismes communautaires et d’autres intervenants. Le Ministère continuera de consulter d’autres ministères, notamment RHDCC et DSC, à l’égard des recommandations du Groupe de travail. Il demandera aussi une opinion externe sur les recommandations touchant l’administration des contrats afin de garantir qu’ils se conforment entièrement aux principes généralement acceptés en matière de transparence et de reddition de compte.

Service Canada s’est également engagé à fournir un appui financier au Comité consultatif du secteur bénévole et communautaire sur l’emploi et à l’organisme permanent. Bien que ces entités ne soient pas des comités conjoints, elles ne peuvent réaliser leur mandat qu’avec la participation du personnel de Service Canada.

Les représentants du secteur bénévole et communautaire tiennent résolument à ce que la consultation continue avec Service Canada soit constructive et productive. Cela explique pourquoi les représentants du secteur bénévole et communautaire sur le Groupe de travail ont convenu de poursuivre leur travail par le truchement du Comité consultatif intérimaire sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire. Les représentants du secteur bénévole et communautaire reconnaissent également le besoin d’améliorer la représentativité de ses membres. On ajoutera à court terme des membres au groupe afin d’améliorer la représentation régionale; à long terme, le secteur tient à élaborer une grille qui décrit la diversité des compétences et des perspectives que doit posséder un comité permanent pour être efficace. Cette information, et le processus de sélection, seront d’information publique.

Le Groupe de travail reconnaît l’importance de largement diffuser le rapport, au sein du gouvernement et du secteur bénévole et communautaire et auprès d’autres parties intéressées. De la même façon, Service Canada adoptera le principe de la transparence à l’égard des documents clés utilisés pour opérationnaliser ces changements. Le rapport final sera également affiché sur le site Web de Service Canada.

Service Canada tente d’élaborer une nouvelle relation entre les Canadiens et le gouvernement en améliorant les services offerts aux Canadiens et en faisant vivre aux Canadiens l’expérience d’un gouvernement axé sur le citoyen. Il est significatif que l’une des priorités de Service Canada soit d’améliorer la relation avec le secteur bénévole et communautaire ; la qualité d’un grand nombre de services gouvernementaux dépend de la capacité, de l’efficacité et de la réceptivité du secteur bénévole et communautaire. Autant les représentants de Service Canada que ceux du secteur bénévole et communautaire apprécient l’esprit de collaboration qui caractérise les délibérations du Groupe de travail, et nous anticipons une relation soutenue fondée sur le respect mutuel.

---

ANNEXE A

Contexte

Afin d’assurer l'excellence du service aux Canadiens qui comptent sur nous, les représentants du secteur bénévole et communautaire et de Service Canada se sont engagés à travailler en collaboration afin de mettre en place un accord qui puisse éventuellement servir de modèle pour la nouvelle génération d’ententes que concluront Service Canada et les organismes bénévoles et communautaires dans un délai d’un mois, en particulier en déterminant de façon précise les modifications immédiates à apporter aux processus pour réduire le fardeau administratif. La création de ce groupe de travail est conforme à l’accord conclu entre le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire, ce qui favorise l’application des vastes principes de dialogue et de collaboration inhérentes à cet accord; l’un des résultats de ce groupe de travail sera de mettre sur pied un comité consultatif qui favorisera la poursuite du dialogue à long terme.

Mandat et réalisations attendues

L’objectif du Groupe de travail est d’étudier le contexte des politiques et d’élaborer un processus administratif rationnel qui régisse les ententes conclues avec Service Canada, lesquelles comporteront :

• un modèle d’entente axée sur les résultats;
• des changements administratifs à court terme (p. ex. une façon plus simple d’établir les frais généraux);
• des changements administratifs à plus long terme;
• la création d’un comité consultatif permanent ayant pour objet de faciliter les communications régulières et l’échange d’information entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada.

On s’attend à ce que ce groupe de travail joue un rôle complémentaire à celui du groupe de travail sur les investissements communautaires, qui est dirigé par Développement social Canada.

Membres

Le Groupe de travail sera coprésidé par Heather McGregor (directrice générale, YWCA), Maryantonett Flumian (sous-ministre, Service Canada) et l’honorable Peter Adams, secrétaire parlementaire de la ministre des Ressources humaines et du Développement des compétences. Chaque partie est libre de sélectionner ses membres, en veillant à ce que les décideurs soient présents aux discussions et que les groupes du secteur bénévole et communautaire d’autres provinces soient pris en compte.

Mesures du succès

La réussite du Groupe de travail reposera sur les facteurs suivants :

• la transition d’un objectif axé sur les processus administratifs à un objectif axé sur les résultats;
• l’élaboration d’une nouvelle méthode de financement axée sur les résultats;
• des rapports de collaboration renforcés entre le secteur bénévole et communautaire et Service Canada.

Calendrier

Le travail du Groupe de travail sera achevé dans un délai d’un mois.

Les coprésidents conviendront mutuellement d’un calendrier des réunions mais on s’attend à ce qu’au moins trois réunions soient tenues. Dans certains cas, il pourrait être nécessaire de tenir des téléconférences.

Mesures d’ordre administratif

Service Canada assumera les frais afférents au Groupe de travail, y compris le soutien des services du secrétariat.

---

ANNEXE B

Principes du secteur bénévole et communautaire (source : Code de bonnes pratiques de financement)

La valeur du secteur bénévole et communautaire
De par sa nature même et tout particulièrement de par les liens qu’il entretient avec les collectivités, le secteur bénévole et communautaire apporte une perspective unique et donne une valeur considérable à ses activités, y compris à celles qu’il réalise de concert avec le gouvernement du Canada.

Une capacité renforcée et durable
Par capacité renforcée et durable, on entend les ressources, le savoir faire et l’infrastructure qui permettent aux organismes de se gérer eux mêmes et de réaliser leur mandat au fil du temps.

La coopération et la collaboration
D’étroites relations de travail entre le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada favoriseront la coopération et la collaboration voulues pour mettre à profit leurs compétences, leur expertise et leur expérience complémentaires.

L’innovation
Le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada entendent collaborer pour tirer le maximum de leurs atouts et de leur expertise, et être ainsi en mesure d’explorer des moyens inédits et créatifs pour répondre aux besoins des collectivités.

La diversité et l’équité d’accès
Les gens, employés ou bénévoles, qui évoluent dans le secteur proviennent de différents milieux et offrent une variété d’aptitudes et d’expériences uniques. Le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire collaboreront pour s’assurer que les politiques et les pratiques de financement respectent les besoins, les intérêts et la diversité du secteur.

La responsabilisation
Par responsabilisation, on entend l’obligation d’expliquer et d’accepter la responsabilité d’un mandat donné en fonction d’attentes convenues au préalable. Le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada assumeront leurs responsabilités respectives.

La transparence et la cohérence
Le secteur bénévole et communautaire et le gouvernement du Canada devront fournir, de manière ouverte et transparente, des renseignements clairs en temps opportun sur tous les aspects des processus de financement.

L’efficience et l’efficacité
Le gouvernement du Canada et le secteur bénévole et communautaire reconnaissent qu’il est important de procéder à une allocation de fonds qui soit efficace et efficiente.

---

ANNEXE C

CONTEXTE

Le Groupe de travail de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire a déterminé qu’il est nécessaire de fournir un mécanisme pour que les organismes partenaires de la prestation de services puissent faire part de leurs préoccupations, de leurs plaintes et de leurs suggestions d’amélioration en ce qui a trait aux processus liés à la prestation des subventions et des contributions (y compris le processus d’appel d’offres avec concours) par Service Canada.

RECOMMANDATIONS

Le Groupe de travail conjoint propose donc la création d’un bureau du conseiller en équité qui servira de point de service principal visant à favoriser le dialogue et la rétroaction sur les questions d’équité, d’intégrité et de respect des règles et à recommander des solutions en temps opportun. De plus, le conseiller utilisera « l’optique » des valeurs de Service Canada et les principes contenus dans l’Accord entre le gouvernement fédéral et le secteur bénévole et communautaire et le Code de bonnes pratiques de financement afin d’aider à la considération des plaintes.

Enfin, le conseiller aura le pouvoir d’analyser les tendances et les catégories de plaintes, dans le but de formuler des conseils sur l’élaboration des pratiques exemplaires visant à régler les problèmes plus complexes ou systémiques et à établir et maintenir un partenariat équitable et efficace dans le futur.

ÉTAPES SUIVANTES

• Annonce immédiate de la création du bureau de conseiller en éthique.
• Élaboration de la description de postes et des compétences souhaitées en concertation avec les collègues du secteur. Le processus de sélection prévoira une contribution importante du Secteur bénévole et communautaire, afin de garantir que le choix du conseiller en éthique reflète les points de vue du secteur, autant que ceux du Ministère. (novembre 2005).
• Mise en place d’une « équipe » intérimaire tenant lieu de conseiller, constituée de deux personnes ayant de l’expérience, tant au sein du gouvernement que dans le Secteur bénévole et communautaire, qui garantisse une capacité immédiate, dans l’attente d’une décision finale concernant le processus d’embauche à la suite de concours (novembre 2005).
• Rapport d’étape (31 mars 2006) concernant la mise en œuvre et les premiers résultats; premier rapport annuel public complet (31 mars 2007).
• Résultats de l’évaluation de la mise en œuvre et des répercussions des activités du bureau, afin de guider la prise de décisions concernant d’éventuels changements de cap et un recadrage des responsabilités ou de l’approche (y compris la comparaison avec d’autres modèles possibles), ou des réajustements du processus de sélection. (octobre 2007)

Cadre de référence provisoire à l’intention du conseiller en équité

1. Mandat consistant à garantir l’application équitable des règles actuelles
   • Recevoir les plaintes des organismes partenaires chargés de la prestation des services et des collectivités partenaires;
   • (Acheminer toutes plaintes provenant de particuliers canadiens, ou d’entreprises, qui sont des utilisateurs finaux des programmes de Service Canada au Bureau de la satisfaction des clients de Service Canada);
   • Enquêter quant aux faits et circonstances entourant une plainte donnée;
   • Confirmer que l’on a suivi, en premier lieu, les processus normaux de discussion et de résolution des plaintes, s’assurant ainsi que le recours au Bureau du conseiller intervient comme il se doit à un stade ultérieur pour les plaintes individuelles. Les plaignants disposeront d’un délai de six mois pour déposer leurs plaintes une fois que toutes les mesures internes d’examen des plaintes auront été prises;
   • Aviser le personnel de Service Canada (gestionnaires et agents) et l’organisme du plaignant des résultats des enquêtes, et suggérer des façons de remédier au problème;
   • Fournir des services de médiation, de conciliation ou toute autre mode de résolution des conflits à l’amiable entre les représentants de Service Canada et les organismes partenaires, suivant les besoins;
   • Surveiller la mise en œuvre des mesures convenues;
   • Signaler au sous-ministre toute situation n’ayant pas abouti à un règlement, et être autorisé à formuler librement des commentaires sur le traitement de la plainte;
   • Rendre compte chaque année au ministre, au sous-ministre et au Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire des résultats des travaux. Veiller également à ce que le public ait constamment accès à un compte rendu à jour des types de plaintes déposés et des résultats atteints.

   Dans le cadre du traitement des plaintes individuelles, les observations et recommandations du conseiller en équité seront considérées par le Ministère comme des commentaires importants en ce qui a trait à l’équité, à l’intégrité et au respect des règles régissant la gestion des subventions et contributions. On s’attend à ce que ce soit seulement dans des circonstances exceptionnelles que le Ministère rejette les recommandations du conseiller. On pourra ainsi remédier à toute lacune précise et utiliser le processus pour assurer l’amélioration continue du processus de subventions et contributions.

2. Mandat consistant à mener des consultations et à donner des conseils sur l’élaboration des pratiques exemplaires futures
   • Fournir des renseignements aux organismes partenaires sur le rôle et les fonctions du Bureau, les conclusions auxquelles il est parvenu et les conseils donnés concernant l’administration des subventions et contributions;
   • Analyser les tendances et les catégories de plaintes et recueillir des renseignements auprès des intervenants et des groupes et collectivités partenaires afin de formuler des conseils quant à l’élaboration de pratiques exemplaires visant à améliorer les processus relatifs aux subventions et contributions;
   • De concert avec le Comité consultatif sur l’emploi du secteur bénévole et communautaire, examiner l’analyse, les conclusions et les recommandations afin d’échanger des opinions sur les tendances et les préoccupations qui se sont dégagées des discussions tenues avec les communautés d’intervenants (géographiques et culturelles) en matière de prestation de services, et en particulier pour aborder les problèmes systémiques, plus complexes;
   • Entretenir des rapports étroits avec les collègues responsables de la politique relative aux programmes et de l’exécution des programmes au sein de Service Canada, et avec d’autres collègues de la fonction publique, afin d’assurer la mise en commun des contributions faites par les uns et les autres en ce qui a trait aux pratiques exemplaires, et de favoriser une amélioration continue du processus de prestation des subventions et des contributions;
   • Formuler des conseils et des recommandations quant aux améliorations possibles à apporter à la formation du personnel, aux guides et autres outils et produits de communication utilisés à l’appui de l’amélioration continue du processus de prestation des services.

   26/10/2005

Rapport du sous-comité responsable des frais/fardeaux administratifs : 4 novembre 2005

Énoncé : Les processus et les procédures de Service Canada, mis en place initialement à RHDCC et DSC dans le cadre de la gestion d’ententes de contribution conclues avec les organisations communautaires, sont devenus trop lourds; qui plus est, les interprétations sont devenues incohérentes au fil du temps. Aussi il est important d’alléger ces démarches en éliminant les étapes et les exigences inutiles et en rationalisant systématiquement les processus administratifs. Il est important d’admettre que les règles complexes et les interprétations incohérentes quant aux coûts admissibles ont eu des effets négatifs sur le recouvrement du coût total.

Éléments élaborés et recommandés dans le cadre d’une mise en œuvre ayant un effet sur les programmes d’emploi exécutés par Service Canada

Liste des coûts admissibles (voir en annexe)

• Le sous-comité a mis au point les derniers détails de la liste des coûts détaillés admissibles à prendre en compte dans un budget d’entente pour tous les programmes d’emploi, et ce, dès décembre 2005. Le principal changement tient au fait que la liste englobe les frais administratifs centralisés.
• Il est admis que la quantité de renseignements que les organisations doivent fournir concernant des éléments de coûts précis dans le cadre du processus de négociation a encore besoin d’être examinée en vue de limiter les demandes de renseignements à ce qui est strictement nécessaire (et donc exigé) afin de mener à bien le processus tout en assurant la responsabilité du programme.
• On s’attachera à déployer un plus grand effort de concertation afin d’apporter une interprétation nationale des éléments de coûts sur la liste qui permette d’appuyer une gestion cohérente de l’entente (p. ex. des conseils supplémentaires et des mesures de soutien à ajouter à la liste des coûts admissibles au fil du temps).
• Le sous-comité souhaite renouveler sa recommandation selon laquelle les coûts admissibles doivent être revus régulièrement.

Nouvelles catégories de coûts et marge de manoeuvre budgétaire au stade des demandes de remboursement

• Tous les coûts admissibles ont été répartis dans un nombre réduit de catégories de coûts – plus de 25 catégories de coûts à l’heure actuelle deviendront 11 catégories de coûts à l’avenir. Une diminution du nombre des catégories de coûts permet de supprimer des détails inutiles au stade de la demande de règlement et de mettre en place une approche plus souple dans l’établissement du budget. En effet, les coûts peuvent être transférés d’un élément à l’autre d’une même catégorie sans qu’un préavis ou une modification ne soit nécessaire (à communiquer dès décembre 2005 pour la mise en œuvre et de nouvelles ententes élargies en janvier 2006).
• Les catégories de coûts élargies permettent une trésorerie simplifiée, qui peut être présentée en même temps que la nouvelle liste de coûts admissibles (c.-à-d. en décembre 2005).
• Outre une marge de manœuvre accrue grâce à des catégories de coûts plus larges, une marge de manœuvre supplémentaire sera accordée entre les différentes catégories de coûts. Une politique de flexibilité de 10 % sera mise en place visant à autoriser le déplacement de fonds d’une catégorie à l’autre à la discrétion du bénéficiaire, à l’exception de la catégorie de coûts des traitements et salaires du personnel, qui est la seule catégorie exclue de la politique de flexibilité. Des mouvements de fonds de cette catégorie requièrent une discussion et une entente préalable entre le bénéficiaire et le personnel de Service Canada.

Mise en place de solutions simplifiées pour le paiement de certains frais admissibles

• Le sous-comité a entrepris de mettre sur pied des taux fixes par secteurs de programmes. Ces taux fixes servent à rembourser un ensemble de frais admissibles sur lesquels il y a eu un accord. Les dépenses remboursées selon cette méthode ne feront pas l’objet de négociations, d’une tenue de dossier, d’une surveillance financière ni de vérifications, et permettront de réaliser un gain de temps important aussi bien pour le bénéficiaire que pour le personnel du Ministère.
• Le sous-comité a commencé à mettre sur pied des taux fixes destinés aux Services d’aide à l’emploi (SAE). Cette analyse a consisté à étudier un échantillon composé d’ententes antérieures et actuelles.
  • Les taux fixes des SAE sont :
    • 6 % pour les coûts administratifs liés à un projet;
    • 14 % pour l’infrastructure organisationnelle
  • Consulter la liste des frais admissibles pour obtenir une description détaillée du taux fixe applicable à chacun d’eux.
• Ces taux feront l’objet d’une révision permanente et seront en vigueur pour deux ans, une fois mis sur pied.
• Le SCT et le BVG examinent actuellement la méthode d’établissement des taux. Cet examen doit être achevé, ensuite un avis officiel de l’interprétation de la PPT doit être envoyé au SCT avant la mise en œuvre de cette nouvelle approche.
• Le taux fixe des projets des SAE peut être appliqué aux nouveaux programmes ou à des prolongations, dès janvier 2006.
  • Cette date d’entrée en vigueur permet de terminer la formation des employés qui doit avoir lieu d’ici la fin de l’année civile.
• Les organisations auront également la possibilité de négocier un taux fixe particulier, propre au bénéficiaire. Les critères qui permettraient aux organisations de bénéficier de cette possibilité (négociation d’un taux particulier) sont encore à l’étude. Un des critères pourrait être un taux fixe applicable à un programme. Toute négociation pour des taux fixes particuliers sera menée avec une équipe spécialisée de l’AC dans l’établissement des coûts pour Service Canada.

Réduction de la durée du cycle d’approbation (rationalisation du processus suivi par le Comité d’examen interne)

• La recommandation consiste à réduire le nombre d’examens internes avant que le projet soit approuvé par le chargé de pouvoir. Service Canada suivra un seul processus d’examen interne. La diminution du nombre d’examens internes sera mise en place en décembre 2005.

Rationalisation des exigences en matière de vérification

• La recommandation consiste à faire en sorte qu’il n’y ait qu’une seule vérification par organisation par an pour l’ensemble des projets de cette dernière dont la valeur totale est de 500 000 $ ou plus. Dans la mesure du possible, ces vérifications auront lieu selon le calendrier fixé par le bénéficiaire et en partenariat avec la propre vérification annuelle de ce dernier. Cette rationalisation de la vérification de projet sera mise en place en décembre 2005.

Plus besoin d’un compte bancaire distinct

• Le sous-comité recommande que le personnel de Service Canada reçoive des directives destinées à clarifier la politique actuelle, qui ne stipule pas qu’un bénéficiaire doit tenir un compte bancaire distinct pour les activités de projet. La clarification de cette politique peut être mise sur pied en décembre 2005.

Plus besoin d’une preuve par écrit de la part d’organismes de financement supplémentaires

• Le sous-comité recommande que la politique actuelle soit modifiée afin que les bénéficiaires ne soient pas obligés d’obtenir une preuve par écrit concernant un financement supplémentaire pour un projet, mais de simplement déclarer plutôt le montant et l’origine de ce financement supplémentaire. La clarification de cette politique peut être mise sur pied en décembre 2005.

Travaux actuels du sous-comité

Le sous-comité convient de continuer ses travaux dans les domaines suivants :

• Établir et publier un calendrier pour l’établissement des taux fixes pour d’autres programmes exécutés par Service Canada.
• Examiner les politiques et pratiques gouvernementales actuelles qui engendrent des recettes dans le cadre d’un projet.

La présente liste a été élaborée pour aider les responsables de tous les programmes de la Direction générale des services au citoyen et à la collectivité (c. à d. les programmes d’emploi) à déterminer si les coûts décrits dans la proposition peuvent faire l’objet de négociations ou non. Cette liste ne doit pas être considérée comme exhaustive ni globale, et les éléments de coût y figurant ne doivent pas automatiquement être approuvés, que ce soit en partie ou en totalité. Toutefois, tout rejet complet d’un élément de coût figurant dans cette liste doit être justifié. Il est important de noter que les principes de négociation existants s’appliquent. Les coûts doivent représenter une utilisation judicieuse des fonds publics, sans compter qu’ils doivent être jugés raisonnables et nécessaires au projet.

1. COÛTS DIRECTS DU PROJET
   1. Coûts directs du projet expliqués en détail : Il s’agit des coûts propres au projet qui ont été bien détaillés, estimés et justifiés dans la proposition. Ces dépenses sont directement liées aux activités de projet figurant dans la proposition. Les remboursements doivent être étayés par des factures (et/ou des demandes de remboursement de frais de voyages, au besoin) et feront l’objet de contrôles et de vérifications.

      Exemples de coûts bénéficiant habituellement d’une contribution (cette liste n’est pas exhaustive) :

      1. Salaire des employés
         1. Salaires des employés et charges sociales de l’employeur;
         2. Autres coûts liés aux avantages sociaux des employés (CAT, soins médicaux, soins dentaires, régime de pension) lorsqu’ils sont justifiés par les politiques organisationnelles des RH actuelles;
         3. Autres coûts des RH, notamment les congés d’invalidité et de maternité prolongés, les remboursements de vacances et les indemnités de départ, lorsqu’ils sont justifiés par les politiques organisationnelles des RH et les normes provinciales de travail actuelles. (Il ne s’agit pas d’une option pour dépenses imprévues. Pour faire l’objet des négociations dans le cadre de l’entente initiale, les coûts doivent être prévisibles sans quoi ils doivent être négociés et modifiés lorsqu’ils sont engagés.);
      2. Honoraires
         1. Honoraires – services contractuels (p. ex., tenue de la comptabilité, services de nettoyage et d’entretien, TI, services d’entretien du matériel, sécurité; les coûts liés aux vérifications et les frais juridiques figurent séparément ci dessous);
         2. Frais juridiques (c. à d. allocation raisonnable pour les coûts d’examen des baux des locaux destinés aux nouveaux projets);
      3. Frais de voyage – personnel et bénévoles
         1. Frais de voyage du personnel et des bénévoles (notamment les coûts de transport, de taxi, les taux de kilométrage conformément aux demandes de remboursement de frais de déplacement; comprend les voyages internationaux. Lorsqu’ils sont justifiés; les frais de déplacement figurent dans la catégorie 1B);
      4. Immobilisations
         1. Immobilisations (tout bien devant faire l’objet d’un accord de disposition, conformément à la valeur précisée dans les modalités liées au programme; il peut s’agir de n’importe quel bien figurant dans la présente liste);
      5. Coûts liés aux vérifications (mandatées par le Ministère)
         1. Coûts liés aux vérifications mandatées par le Ministère;
      6. Autres coûts directs liés au projet expliqués en détail
         1. Mobilier;
         2. Mesures de soutien pour les employés handicapés (obligation de prendre des mesures d’adaptation);
         3. Formation du personnel sur les questions relatives aux personnes handicapées (p. ex. formation sur le langage gestuel);
         4. Frais d’inscription à des conférences;
         5. Frais de conférence (location d’une salle de réunion, conférenciers invités, etc.);
         6. Loyer, bail (y compris les locaux appartenant à l’auteur de la demande) ainsi que les réparations et les améliorations locatives (les assurances figurent ci dessous, dans la catégorie 1B);
         7. Signalisation;
         8. Services publics;
         9. Location, location à bail et achat de matériel (y compris les ordinateurs et les télécopieurs; les frais de photocopies sont compris dans l’élément de coût « réparation et entretien de matériel » dans la catégorie 1B);
         10. Logiciels;
         11. Coûts associés à l’utilisation de biens appartenant à l’auteur de la demande autres que les locaux (p. ex., ordinateurs et autre matériel, mobilier, etc.);
         12. Frais d’adhésion (à des associations professionnelles et à des organisations), droits d’affiliation et de permis d’exploitation;
         13. Publicité (annonces dans les journaux, production de dépliants publicitaires, etc.);
         14. Documents de référence (les livres, les périodiques, les abonnements, entre autres, dont on peut difficilement prouver l’utilisation par les participants au projet) ;
         15. Coûts importants du projet associés aux types de dépenses suivants (c. à d. les montants non standards/accessoires sans compter les coûts opérationnels quotidiens) :
             1. Téléphone (installation et frais exceptionnels associés aux lignes de téléphone et de télécopieur dépassant l’usage courant de ces appareils);
             2. Frais postaux (coûts importants associés aux activités du projet qui accroissent les frais postaux prévus et dépassent les besoins courants);
             3. Internet (création de pages Web, etc.) et autres besoins en TI (coûts importants associés aux activités du projet qui accroissent les frais d’Internet prévus et dépassent les besoins courants);
             4. Impression (coûts importants associés aux activités du projet qui accroissent les frais d’impression prévus et dépassent les besoins courants);
             5. Perfectionnement professionnel du personnel (cours à l’intention du personnel qui ne font pas partie des cours de formation régulière exigés par les politiques organisationnelles).
      7. Autres coûts directs du projet : les dépenses liées au projet figurant dans cette catégorie peuvent être comprises dans des paiements établis selon une formule.
         1. Autres

            Exemples de coûts bénéficiant habituellement d’une contribution (cette liste n’est pas exhaustive) :

            1. Assurance (feu, vol, responsabilité);
            2. Poste et messagerie;
            3. Matériel et fourniture (p. ex., stylos, crayons, enveloppes, accessoires de nettoyage, formulaires d’abonnement);
            4. Frais bancaires;
            5. Impressions effectuées à l’externe (cartes professionnelles, papier à correspondance officielle, impressions spéciales imprévues, mises à jour mineures et impressions de brochures du programme ou de l’organisation, etc.);
            6. Autres coûts de base non liés aux participants (p. ex., eau lorsque l’eau distribuée par le système public n’est pas potable, mesures de reconnaissance à l’intention du personnel et des bénévoles);
            7. Frais de déplacement du personnel et des bénévoles (titres de transport, frais de taxi et de stationnement nécessaires pour l’exécution des activités du projet mais qui ne font pas partie des demandes de remboursement de frais de déplacement; ne comprennent PAS les frais de stationnement mensuels; les frais de voyage figurant dans la catégorie 1A);
            8. Frais d’accès Internet mensuels;
            9. Frais de base de téléphone (y compris les lignes de télécopieurs);
            10. Réparation et entretien du matériel (y compris les coûts des photocopies selon le compteur);
            11. Entretien de la TI;
            12. Perfectionnement professionnel du personnel – montant visant à couvrir les besoins de base en formation conformément aux politiques actuelles de l’organisation; exigences liées à l’emploi, notamment en matière de santé et de sécurité, de premiers soins, de RCR, d’autodéfense, d’intervention en situation de crise, de lutte contre le racisme, de lutte contre l’oppression, de sensibilisation, de résolution de conflits.
2. COÛTS DU PROJET LIÉS AUX PARTICIPANTS

   Dépenses liées aux participants d’un projet donné. Les remboursements seront étayés par des factures et feront l’objet de contrôles et de vérifications.

   Exemples de coûts bénéficiant habituellement d’une contribution (cette liste n’est pas exhaustive) :

   1. Salaires
      1. Salaires des participants et charges sociales de l’employeur;
      2. Allocations périodiques, primes;
      3. Autres coûts liés aux avantages sociaux des employés (CAT, soins médicaux, soins dentaires, régime de pension) lorsqu’ils sont justifiés par les politiques organisationnelles des RH et les normes provinciales de travail actuelles;
   2. Frais de scolarité
      1. Frais de scolarité – public;
      2. Frais de scolarité – privé;
   3. Autres coûts du projet liés aux participants
      1. Frais de subsistance;
      2. Mesures de soutien pour les employés handicapés (soins auxiliaires, appareils de prise de notes, interprètes en langage gestuel);
      3. Coûts supplémentaires liés aux incapacités (c. à d. des indemnités quotidiennes supplémentaires pour l’aide reçue, etc.);
      4. Honoraires liés aux participants – sous traitance (c. à d., évaluations professionnelles, évaluations des besoins, conférenciers invités, etc.);
      5. Garde des personnes à charge;
      6. Mise sur pied de technologies d’adaptation;
      7. Matériel de psychométrie, fournitures et livres;
      8. Frais de voyage et de déplacement;
      9. Réalisation d’activités de reconnaissance et participation à celles ci.
3. DÉPENSES D’INFRASTRUCTURE DE L’ORGANISATION

   Ces dépenses, également connues sous le nom de frais d’administration centralisés, sont engagées pour couvrir les coûts du « bureau central », du « bureau principal » ou du « bureau d’administration ». Ces dépenses permettent d’orienter et de favoriser l’exécution des programmes de façon efficace en offrant un soutien grâce à la gouvernance organisationnelle globale, la gestion, la planification, les finances, les communications, les ressources humaines et la technologie de l’information. Les dépenses liées au projet figurant dans cette catégorie peuvent être comprises dans des paiements établis selon une formule

   1. Dépenses d’infrastructure de l’organisation

      Exemples de coûts bénéficiant habituellement d’une contribution (cette liste n’est pas exhaustive) :

      1. Salaires des participants et charges sociales de l’employeur;
      2. Autres coûts liés aux avantages sociaux des employés (CAT, soins médicaux, soins dentaires, régime de pension) lorsqu’ils sont justifiés par les politiques organisationnelles des RH actuelles;
      3. Autres coûts des RH, notamment les congés d’invalidité et de maternité prolongés, les remboursements de vacances et les indemnités de départ, lorsqu’ils sont justifiés par les politiques organisationnelles des RH et les normes provinciales de travail actuelles. (Il ne s’agit pas d’une option pour dépenses imprévues. Pour faire l’objet des négociations dans le cadre de l’entente initiale, les coûts doivent être prévisibles sans quoi ils doivent être négociés et modifiés lorsqu’ils sont engagés.);
      4. Location, bail (y compris les locaux appartenant à l’auteur de la demande) et les réparations et les améliorations locatives;
      5. Services publics;
      6. Mobilier;
      7. Signalisation;
      8. Location, location à bail et achat de matériel (y compris les ordinateurs);
      9. Coûts associés à l’utilisation de l’actif appartenant à l’auteur de la demande autre que les locaux (p. ex., ordinateurs et autre matériel, mobilier, etc.);
      10. Réparation et entretien du matériel;
      11. Logiciels;
      12. Honoraires – services contractuels (p. ex., tenue de la comptabilité, services de nettoyage et d’entretien, TI, services d’entretien du matériel, sécurité);
      13. Coûts liés aux vérifications;
      14. Mesures de soutien pour les employés handicapés (obligation de prendre des mesures d’adaptation);
      15. Frais de téléphone;
      16. Poste et messagerie;
      17. Coûts liés à Internet (création de pages Web, etc.) et autres besoins en TI;
      18. Coûts liés à l’impression;
      19. Coûts liés à la publicité;
      20. Assurance IARD (p. ex. assurance de responsabilité civile des directeurs);
      21. Voyages et transport (y compris les membres de la commission);
      22. Coûts liés à la formation et au perfectionnement (bénévoles et personnel);
      23. Fournitures de bureau;
      24. Frais bancaires;
      25. Droits d’adhésion et d’affiliation (association professionnelle, à l’interne ou à l’externe).

COÛTS NON ADMISSIBLES

• Coûts liés aux activités de financement;
• ARO ou pénalités retenues à la source;
• Contraventions de stationnement;
• Frais juridiques et montants adjugés par la cour pour toute mise à pied inappropriée ou autre activité illégale ou inappropriée;
• Droits d’adhésion à des clubs privés, etc. (club de golf, club sportif, etc.) à moins que ces droits ne soient compris dans un ensemble d’avantages sociaux (non monétaire) déjà existant;
• Primes salariales lorsqu’elles n’ont pas déjà fait l’objet d’une entente antérieure;
• Achat de boissons alcoolisées;
• Achat de toute substance illégale;
• Salaires des mentors ou coûts associés au mentorat (dans le cadre de projets jeunesse);
• Cadeaux ou paiements en guise de reconnaissance jugés déraisonnables;
• Autres coûts inadmissibles conformément aux modalités liées au programme.

CONTEXTE

Le groupe de travail conjoint Service Canada - Secteur bénévole et communautaire a dégagé un cadre visant à établir un groupe consultatif, qui sera composé de membres du Secteur bénévole et communautaire et qui constituera l’organe principal de conseil, d’aide et de rétroaction auprès de Service Canada sur les questions afférentes à l’emploi des Canadiens.

RECOMMANDATIONS

On recommande la création d’un comité consultatif permanent sur l’emploi (CSPE). Ce comité aura pour mission de s’assurer que les programmes et services du gouvernement améliorent les résultats de l’emploi pour les communautés et les personnes, et que les décisions prises par le gouvernement n’interfèrent pas avec la fonction essentielle du Secteur bénévole et communautaire et des organisations communautaires consistant à contribuer à l’emploi et au système de développement du marché du travail au Canada.

On propose la création d’un comité composé de 12 à 15 membres issus du Secteur bénévole et communautaire et d’un haut fonctionnaire provenant de Service Canada, qui agira comme l’un des coprésidents. Le comité se réunira trois fois par an, et au moins une de ces réunions se fera en présence du ministre de Service Canada. Ce comité sera épaulé par des groupes de travail spéciaux, qui seront chargés de traiter des questions spécifiques, selon les besoins.

On prévoit que la création de ce comité consultatif permanent sur l’emploi sera rendue publique officiellement en avril 2006, à l’occasion d’une réunion inaugurale. Cette inauguration donnera lieu à une annonce officielle et à une cérémonie à laquelle participeront le ministre de Service Canada, la sous-ministre de Service Canada et les membres du comité.

ÉTAPES SUIVANTES
Afin de faire progresser la création du comité permanent, un comité consultatif intérimaire constitué de représentants du Secteur bénévole et communautaire entrera en fonction de novembre 2005 à avril 2006. Le mandat du groupe sera :

• de finaliser le mandat du comité permanent;
• d’établir et d’approuver un modèle qui servira à définir la composition du comité permanent, notamment en définissant les qualifications et les caractéristiques requises des personnes, afin de favoriser la cohésion du groupe de manière et d’assurer un processus de sélection transparent et équitable;
• de garantir que le suivi de la mise en œuvre de toutes les recommandations soutient les progrès effectués par le groupe de travail conjoint Service Canada - Secteur bénévole et communautaire, en mettant l’accent sur l’allégement du fardeau administratif des bénéficiaires des contributions de Service Canada, et d’étudier les améliorations en matière de politique opérationnelle de Service Canada, dans le cadre de son processus d’appels de propositions (CFP).

CONTEXTE

Le groupe de travail conjoint Service Canada - Secteur bénévole et communautaire a étudié les questions relatives aux appels de propositions (AP) de Service Canada et a élaboré des recommandations destinées à répondre aux questions liées à la transition lorsqu’une entente de contribution prend fin.

Les questions-clés portaient sur :

• l’importance d’une fermeture progressive pour les fournisseurs de services qui doivent cesser l’exécution d’un ou de plusieurs projet(s);
• les frais additionnels liés à l’arrêt d’un projet;
• les répercussions sur les ressources humaines et les conséquences administratives et financières pour les fournisseurs de services pendant une période de transition;
• la nécessité pour Service Canada de dégager des lignes directrices relatives aux normes en matière d’AP, susceptibles de s’appliquer de façon homogène à l’échelle nationale, notamment l’établissement d’un échéancier des notifications, ainsi que la mise en place de procédures de communications et de pratiques administratives.

RECOMMANDATIONS

On recommande à Service Canada de renforcer sa politique opérationnelle en matière d’appels de propositions (AP) en incorporant les points suivants :

• des lignes directrices de transition englobant des normes de notification pour annoncer les résultats d’un AP aux soumissionnaires; un échéancier pour la cessation et un autre pour le lancement; les questions concernant le service à la clientèle; et les questions légales et financières;
• des documents et des outils de communication standardisés destinés à informer les clients, les intervenants et la collectivité des résultats de l’AP et du changement de fournisseur de services.

On recommande à Service Canada de considérer les coûts raisonnables liés à la fermeture d’un projet comme des coûts admissibles et d’incorporer une clause dans toutes les ententes de contribution, qui prévoit la fermeture du projet, la possibilité d’un plan et d’une période de transition, ainsi que les coûts admissibles liés à la fermeture du projet.

En dernier lieu, lorsqu’une entente de contribution est abandonnée et que, de ce fait, la relation entre Service Canada et une organisation communautaire prend fin, il est probable que cette dernière subisse une dégradation de sa capacité de prestation de services. L’organisation peut alors travailler avec les représentants de Service Canada pour déterminer les lacunes potentielles du service à la clientèle au sein de la collectivité; ainsi, ils pourront ensemble déterminer s’il est possible pour l’organisation de proposer des activités susceptibles de combler ces lacunes, en assurant ainsi la conservation de la capacité de prestation de services de la communauté.

ÉTAPES SUIVANTES

Pour régler les questions liées à la transition, Service Canada devra élaborer et mettre en œuvre une politique opérationnelle renforcée en matière de CFP qui définit des échéanciers de notifications fixes et des produits de communication standardisés. Une ébauche améliorée de cette politique opérationnelle en matière de CFP doit être présentée au comité consultatif intérimaire du secteur bénévole sur l’emploi, en vue d’une rétroaction avant d’être finalisée et mise en œuvre par Service Canada, entre novembre 2005 et avril 2006.

En outre, Service Canada dressera une liste des coûts admissibles liés à la cessation de projets en cours et mettra en place une procédure adaptée. Pour soutenir ce travail, Service Canada préparera la rédaction d’une clause légale qui sera incluse dans les ententes de contribution et qui prévoira la cessation du projet, le plan et la période de transition, ainsi que les coûts admissibles liés à l’interruption du projet. Cette tâche devra être réalisée entre novembre 2005 et avril 2006.

Enfin, Service Canada offrira sans délai une solution d’avant-garde au secteur bénévole qui la mettra en application au niveau local, selon les besoins, pour travailler avec les organisations titulaires, qui ont déjà essuyé un échec dans un processus de CFP. Ces organisations seront informées que Service Canada réexaminera au cas par cas les circonstances particulières qui révèlent une lacune dans les services proposés à la clientèle qui fait courir un risque de perte de capacité à la collectivité. Ce processus sera contrôlé à court terme par les co-présidents du Comité consultatif intérimaire. Par la suite, une fois nommé officiellement, le conseiller en éthique assurera sur le long terme le suivi des questions liées à la transition, dans le cadre de son analyse des tendances et des catégories de plaintes.

Le Groupe de travail vise les objectifs suivants :

• Définir les changements aux processus qui pourraient être apportés à court, à moyen et à long terme dans le but de permettre au gouvernement et aux promoteurs de projet d’intensifier l’accent mis sur les résultats pour les clients.
• Définir les changements qui pourraient être apportés aux mesures de résultats des programmes d’emploi et formuler des recommandations à RHDCC.

Les thèmes suivants ont été retenus par le groupe :

1. Liste des résultats – La première étape consiste à définir les résultats et les mesures de résultats actuellement en place, les données qui sont recueillies et l’utilisation qui en est faite par Service Canada.
2. Sélection des propositions – Quels sont les résultats actuellement pris en compte dans le processus de sélection des projets relativement aux ententes qui portent sur des sommes importantes (c’est-à-dire le processus d’appel de propositions) et quelle est l’efficacité de la façon de faire actuelle? Quels sont les changements que l’on pourrait devoir apporter à ce processus et à ces outils?
3. Sélection des clients – Quelles sont, à l’heure actuelle, les politiques et les pratiques en ce qui concerne l’intégration des mesures de résultats et des objectifs aux ententes de contribution? Quelles améliorations opérationnelles devrions nous apporter pour nous assurer de choisir les bons clients et de réaliser les bons résultats?
4. Paiements et ententes fondés sur les résultats – Il faut clarifier les concepts de paiements fondés sur les résultats et d’ententes fondées sur les résultats. Quels sont les moyens et les modèles prometteurs pour Service Canada? Quels sont les changements aux processus qui pourraient nous permettre d’adopter un modèle d’ententes fondées sur les résultats qui ne déstabiliserait pas les programmes actuels?
5. Renforcement des capacités – De quelle façon et dans quelle mesure les objectifs de renforcement des capacités communautaires devraient-ils être intégrés à la conception des politiques, des programmes et des résultats dans le contexte des programmes d’emploi (initiative de RHDCC)?
6. Indicateurs clés de rendement – Accent sur les retours rapides au travail De quelle façon les mesures clés du rendement utilisées actuellement (par exemple, le nombre de personnes qui ont trouvé un emploi et le nombre de personnes qui sont retournées aux études) devraient-elles être modifiées afin d’aider les organisations à répondre aux besoins des citoyens tout en évitant les conséquences non voulues (comme l’« épuration » des clients)?

Prochaines étapes/Activités prévues jusqu’à maintenant

1. Dresser la liste des mesures de résultats en place et définir l’utilisation qui en est faite actuellement.
2. Définir un modèle d’ententes fondées sur les résultats.
3. Examiner la grille d’évaluation du processus d’appel de propositions afin de voir à ce qu’elle tienne compte adéquatement des résultats*.
4. Examiner les documents du processus d’appel de propositions afin de voir à ce que les résultats visés par l’entente de contribution soient énoncés clairement dès le départ*.
5. Définir, dans le contexte des activités 2) à 4), en quoi consistent les objectifs en matière de « capacités communautaires » et examiner la possibilité d’intégrer le renforcement des capacités communautaires aux objectifs des programmes.
6. Examiner les pratiques actuelles en ce qui concerne la conversion des mesures de résultats des programmes en objectifs de rendement pour les programmes SAE et Connexion compétences afin de cerner les problèmes et de définir les changements qui s’imposent.
7. Définir les autres changements aux processus qui permettraient d’intensifier l’accent mis sur les résultats tout au long du cycle de vie des projets (modèle d’ententes fondées sur les résultats).
8. Définir les améliorations aux lignes directrices pour la présentation de propositions qui permettraient de voir à ce que les propositions cadrent mieux avec les exigences de l’entente de contribution finale*.

* Nous mettrons la priorité sur la réalisation de ces activités d’ici le 30 novembre.

\

---

ANNEXE D

LES MEMBRES

Représentants du secteur bénévole et communautaire Heather McGregor, représentante, YWCA du Canada – coprésidente	Représentants fédéraux Maryantonett Flumian, sous-ministre, Service Canada – coprésidente	Représentant du gouvernement l’hon. Peter Adams, député, secrétaire parlementaire de la ministre de Ressources humaines et Développement des compétences et ministre responsable du renouveau démocratique – coprésident
Matt Wood, directeur exécutif, Ontario Association of Youth Employment Centers (OAYEC)	Donna Achimov, sous-ministre adjointe p.i., Direction générale des services aux citoyens et à la collectivité, Service Canada
Barney Savage, conseiller principal en matière de politiques, United Way of Greater Toronto	Gina Rallis, sous-ministre adjointe associée, Direction générale des services aux citoyens et à la collectivité, Service Canada
Jen Liptrot, directrice exécutive, A Commitment to Training and Employment for Women (ACTEW)	Bill Austin, secrétaire adjoint, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (représenté par Caitlin Imrie)
Bob Eichvald, vice-président, Conseil canadien de la réadaptation et du travail	Jo Ann Hall, directrice, Services relatifs aux programmes, région de la C.-B. et du Yukon (représentée par Lucia MacLean)
John Campey, Directeur exécutif, Community Social Planning Council	Robert Smith, directeur général p.i., Programmes d’initiatives jeunesse et Autochtones, Service Canada
Minerva Hui, membre du conseil, Réseau ontarien des organismes pour le développement de l’employabilité (ROODE)	Roger Butt, directeur général p.i., Imputabilité et intégrité, Service Canada
Norma Strachan, ASPECT (C.-B.)	David Carter-Whitney, directeur général, Programmes d’emploi, région de l’Ontario, Service Canada
Rupert Downing, directeur exécutif, Réseau canadien de DEC (C.-B.)	Mary Crescenzi, directrice générale, Secteur de Toronto / York / Mississauga, Service Canada
Josie Dizio, membre du conseil, Ontario Council of Agencies Serving Immigrants (OCASI)	John Morgan, directeur exécutif, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Bureau du contrôleur général (représenté par Pierre Laflamme)
Nicole Galarneau, coprésidente, Coalition canadienne des organismes communautaires de développement de l’employabilité (Québec)	Alec Connelly, directeur, Groupe de travail sur les investissements dans les collectivités, Développement social Canada
Kenn Ross, gestionnaire, Mizwe Biik	Bernie St. Martin, sous-ministre adjoint p.i., Services financiers et administratifs, Service Canada

Soutien des services de secrétariat

Kelly Morrison, directrice p.i., Efficacité opérationnelle, Direction générale des services aux citoyens et à la collectivité, SC
Dona Currie, directrice, Programme du marché du travail pour les organisations,
Direction générale des services aux citoyens et à la collectivité, SC
Rebecca Kingdon, directrice, Programmes d’emploi, région de l’Ontario, SC

Mis à jour le 15 novembre 2005

MEMBRES DES SOUS-COMITÉS

Conseiller en équité
Gina Rallis, Heather McGregor, John Campey, Kenn Ross, Lucia MacLean, Minerva Hui, Clement Roy, Jeff Tapley, John Walker

Coûts/fardeau administratif Bernie St. Martin, Josie Dizio, Kelly Morrison, Marilda Tselepis, Brian McSheffrey, Lois Fine, Lynn Eakin;
conseillers : Christine Nagy, Renée Carleton, Stephen Hadley, Christine Racicot

Comité consultatif permanent
Rupert Downing, Nicole Galarneau, Barney Savage, Matt Wood, Donna Achimov, Roger Butt, David Carter-Whitney, Robert Smith;
conseillère : Elizabeth McNally

Questions de transition
John Campey, Norma Strachan, Jen Liptrot, Minerva Hui, Robert Smith, Mary Crescenzi, Dona Currie, Brian McSheffrey;
conseillère : Elizabeth McNally

Accent sur les résultats Roger Butt, Matt Wood, Guy Renaud, Bernadette Beaupré, Rod MacDonald, Kenneth Kerr (RHDCC), Bob Eichvald, Andrew Lane, Norma Strachan, Kelly Morrison, Duncan Shaw (RHDCC);
conseillers : Maria Bozzo, Kelly Pettit

(révisé le 4 novembre 2005)

---