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Fiche de rendement 2005-2006Finances CanadaAperçuChapitre 1 : La Procédure de Demande de Communication Chapitre 2 : Les Présomptions de Refus Chapitre 3 : Le Profil des Ressources Chapitre 4 : Le Cadre de Leadership Chapitre 5 : Le Cadre de Gestion de L'information Chapitre 6 : Le Profil des Plaintes Questionnaire Relatif aux Fiches de Rendement Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Finances Canada applique la Loi d’accès à l’information par l’intermédiaire de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le directeur de la Direction a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués limités pour la prise de décisions en vertu de la Loi. Un élément essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de premier plan qu’exercent le coordonnateur de l’AI et la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité pour toute l’organisation, puis en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au Ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information. Finances Canada a réalisé des progrès quand il s’est agi de réduire le nombre de présomptions de refus. Nous encourageons le Ministère à continuer de s’efforcer d’améliorer son rendement de manière à hausser sa note. La présente fiche de rendement fait des recommandations pour les activités d’AI de Finances Canada. Soulignons qu’un des principaux éléments du cadre administratif servant à appuyer la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information est le plan opérationnel de l’AI de la Direction de l’AIPRP. Le plan définirait les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités liés à la mise en œuvre du plan opérationnel et les recommandations de la présente fiche de rendement que le Ministère a acceptées. D’autres recommandations concernent le besoin d’une documentation complète et à jour pour favoriser la prise de décision cohérente par les préposés aux opérations à l’appui de la Loi sur l’accès à l’information. Ces personnes doivent être formées en AI pour être en mesure d’assumer leurs responsabilités. La présente fiche de rendement attribue une note globale au Ministère, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le barème de notation est présenté au Tableau 1. Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement
Selon ce barème, Finances Canada obtient un « C ». Son rendement global est à la limite pour les premiers huit mois de l’exercice 2005-2006. Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information. Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont :
Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu à la présomption de refus et des mesures pour l’élimination du problème. En 2005, la portée des fiches a été élargie, puisque celles-ci visent désormais la collecte de toute une gamme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement. Finances Canada applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire de la Division de l’AIPRP. Le directeur de la Direction a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués limités pour la prise de décisions en vertu de la Loi. Des pouvoirs décisionnels relatifs aux exceptions invoquées sont aussi délégués au sous-ministre délégué principal, à deux sous-ministres délégués et au sous-ministre adjoint de la Direction juridique. Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le directeur intérimaire de l’AIPRP le 4 janvier 2006. De plus, nous avons sélectionné aléatoirement 15 demandes de communication présentées au cours des huit premiers mois des exercices 2005-2006 et 2004-2005, et les avons examinées le 15 février 2006. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier. Le directeur intérimaire de l’AIPRP a envoyé au Commissariat à l’information le questionnaire qui figure à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au Ministère. Un glossaire figure au Tableau 2. Tableau 2 : Glossaire
CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION ▲HAUT La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout membre du public qui est citoyen canadien ou résident permanent peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Les demandes peuvent être transférées, et des tierces parties peuvent être consultées lorsqu’une demande de communication a trait à des renseignements concernant des tiers. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication. Le client Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner des tendances. Les Figures 1 et 2 font état du nombre de demandeurs à Finances Canada par catégorie pour deux exercices récents.
Finances Canada classe les demandes de communication en deux catégories : demandes courantes ou « CM ». CM indique que le cabinet du ministre désire examiner les documents associés à une demande de communication avant leur remise au demandeur. À l’occasion d’une réunion hebdomadaire, on examine les nouvelles demandes de communication afin de déterminer celles qui seront désignées « CM ». Il n’existe aucune documentation relative à des critères en ce qui concerne le classement des demandes de communication. Durant l’exercice 2004-2005, 115 des 282 demandes de communication terminées (41 %) ont été désignées « CM ». Durant les huit premiers mois de 2005-2006, 57 des 165 demandes de communication terminées (36 %) ont reçu ce classement. Des 18 demandes de communication reportées sur l’exercice 2005-2006 en présomption de refus, neuf ont été désignées « CM ».
Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet d’éclaircissements au cours de l’exercice 2004-2005 a atteint 37, soit 13 % de l’ensemble des demandes. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, 25 demandes soit 15 % de l’ensemble des demandes reçues ont fait l’objet d’éclaircissements. La Direction de l’AIPRP confirme toujours par écrit auprès du demandeur la clarification d’une demande de communication. Il n’existe aucun critère écrit en ce qui concerne la demande de clarification. Selon le directeur intérimaire, les décisions de demander des clarifications sont prises au cas par cas, parfois au terme d’échanges avec le demandeur.
Le nombre de pages de documents consultées à la suite de demandes de communication au cours de l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 80 476 à raison d’une moyenne de 285 pages par demande. Sur ce nombre, 41 045 (51 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, on a révisé 39 861 pages, à raison d’une moyenne de 242 pages par demande. Sur ce nombre, 62 % ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. La Direction de l’AIPRP examine aussi des demandes d’autres institutions visant l’exemption de documents en invoquant les risques de préjudice aux intérêts économiques du Canada prévus à l’article 18 de la Loi sur l’accès à l’information. En 2004-20045, la Direction de l’AIPRP a examiné 1 917 pages. Durant les huit premiers mois de 2004-2005, 32 188 pages ont été examinées. L’article 31 de la Loi sur l’accès à l’information dispose qu’une plainte adressée au Commissariat à l’information doit l’être dans un délai d’un an après la date de réception de la demande de communication. Le Bureau de l’AIPRP n’informe pas toujours le demandeur de cette condition.
En 2004-2005, la Direction de l’AIPRP a perçu 6 566,09 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, elle a perçu 1 771,45 $. Dans le Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information (exercice 2004-2005), le Ministère indique qu’il accorde régulièrement des dispenses lorsque les frais sont inférieurs à 25 $. Bien que louable, cette façon de faire ne constitue pas une politique de dispense des frais. Même si le Ministère n’a pas de politique de dispense de frais1, il a accordé 45 dispenses en 2004-2005, et 53 au cours des huit premiers mois de 2005-2006. S’il est est louable que le Ministère accorde ces dispenses, faute de politique officielle, les décisions à cet égard risquent d’être arbitraires ou de manquer de cohérence.
La Direction de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes qui ont été abandonnées par le demandeur ou qu’elle n’a pas été en mesure de traiter en 2004-2005. Les demandes de communication abandonnées ont diminué considérablement au cours des huit premiers mois de 2005-2006. Pour les deux exercices, la plupart des demandes de communication impossibles à traiter sont des demandes relatives à des documents qui n’existent pas. La Direction de l’AIPRP confirmera auprès du demandeur que la demande sera considérée comme abandonnée ou impossible à traiter. Lorsqu’une demande de communication doit être traitée de manière informelle, le demandeur est consulté. Il n’existe pas de critères établis pour décider quand il y a lieu de traiter une demande de manière informelle
La Loi sur l’accès à l’information prévoit un délai de traitement de 30 jours civils (approximativement 21 jours ouvrables) sans prorogation. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai de 30 jours à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. La Direction de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais. La Direction de l’AIPRP de Finances Canada a un modèle de traitement reposant sur 22 jours ouvrables. Le tableau 3 ci-après compare le nombre de jours prévus au nombre de jours réels consacrés effectivement à chaque activité pour le traitement des demandes de communication. Tableau 3 : Modèle de traitement des demandes de Finances Canada
Recommandation 1.7
: Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées dans la semaine à chaque étape du modèle de traitement afin d’enrayer les cas de présomption de refus.
Le modèle de traitement des demandes réserve jusqu’à 4 des 22 jours ouvrables pour les examens et les approbations. Les examens peuvent viser jusqu’à quatre niveaux pour les dossiers désignés « CM » (Cabinet du ministre) : bureau de première responsabilité (BPR), Communications, Cabinet du sous-ministre et Cabinet du ministre. Même si le sous-ministre adjoint (SMA) du Service juridique a le pouvoir délégué de prendre des décisions concernant la communication de documents, un « examen » peut devenir une « approbation » de fait. Quant aux demandes de communication courantes, le directeur de l’AIPRP a le pouvoir de prendre des décisions. Dans l’ordonnance de délégation de pouvoirs, les demandes courantes désignent les dossiers soumis régulièrement et qui ne soulèvent pas de préoccuppations en matière de communication. L’ordonnance de délégation de pouvoirs autorisant la prise de décisions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a été modifiée le 16 décembre 2004. Les documents qui décrivent les considérations relatives à la délégation semblent reposer sur les « problèmes de communications éventuels » plutôt que sur la connaissance des dispositions législatives. Ainsi, le SMA du Service juridique a le pouvoir de prendre des décisions à propos des exceptions lorsque la communication des renseignements ne semble soulever aucune préoccupation. S’il faut élaborer une fiche de questions et réponses (comme peut le déterminer la Direction générale des communications et de la consultation), la demande de communication devient alors de nature « délicate », et son approbation relève du sous-ministre délégué principal, du sous-ministre adjoint (tous les postes de ce niveau ou supérieur) ou du sous-ministre délégué et Finances G-7. Il faut aussi que les Cabinets du ministre et du sous-ministre examinent les réponses aux demandes de communication désignées « CM ». Le directeur de l’AIPRP a indiqué que les examens effectués par les Cabinets du ministre et du sous-ministre ne retardent pas la communication des documents étant donné qu’une copie préliminaire de la réponse à une demande de communication est fournie durant le processus d’approbation. Le processus axé sur les besoins de communications que l’on vient de décrire ne reflète pas la prise de décision fondée sur la connaissance de la Loi. Même s’il convient d’avoir un processus de communications qui informe les intervenants internes d’une demande de communication, ce processus doit être parallèle au processus d’approbation, et non en faire partie. Le présent modèle de traitement des demandes de communication prévoit quatre jours pour le processus d’approbation. Or, il faut compter en moyenne sept jours, soit approximativement le tiers du temps prévu par le modèle. Les nombreuses étapes d’examen du processus de traitement des demandes de communication risquent de retarder la communication de l’information au demandeur et de donner lieu à une présomption de refus inacceptable. Le processus d’accès à l’information doit être révisé afin d’éliminer le besoin d’examens multiples. La présente recommandation ne vise nullement à décourager un réseau de communications efficace entre les BPR, les Communications, la haute direction et la Division de l’AIPRP pour l’examen et le traitement des demandes de communication. Dans les institutions, ce sont le directeur et les administrateurs de l’AIPRP qui connaissent bien la Loi sur l’accès à l’information; le personnel des programmes et d’autres parties concernées par le processus doivent être consultées dans le cadre du traitement des demandes de communication. Les consultations en question devraient cependant avoir lieu dans le cadre du traitement des documents par la Division de l’AI, au lieu de représenter une étape distincte du processus comportant de multiples examens ou approbations. L’ajout d’étapes au processus d’accès à l’information entraîne habituellement des retards dans le traitement des demandes et accroît le nombre de demandes en présomption de refus.
Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :
La Direction de l’AIPRP de Finances Canada envoie toujours l’avis de prorogation au demandeur avant l’échéance du délai de trente jours et, s’il y a lieu, en adresse une copie au Commissariat à l’information. Lorsqu’il est peu probable que le nouveau délai sera respecté, on en prévient parfois le demandeur. En 2004-2005, Finances Canada n’a eu que six prorogations pour le motif de la recherche d’un grand nombre de documents, et une seule pour le même motif au cours des huit premiers mois de 2005-2006. Finances Canada a eu un nombre important de cas nécessitant la consultation d’une autre institution et tombant sous le coup de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information. L’article 69 concerne les documents exclus du champ d’application de la Loi parce qu’il s’agit de documents confidentiels du Conseil privé. Les ministères consultent le Bureau du Conseil privé pour déterminer si les documents demandés sont exclus ou non. En 2004-2005, Finances Canada a prorogé le délai initial de 30 jours pour consulter une autre institution dans 135 cas, dans huit cas pour consulter un autre gouvernement au Canada, un, pour consulter un particulier et 22, pour consulter le Bureau du Conseil privé. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, le délai a été prorogé dans 95 cas pour consulter une autre institution, dans 20, pour consulter un autre gouvernement au Canada, dans trois cas, un particulier, et dans 33 cas, le Bureau du Conseil privé.
En vertu du paragraphe 27(1) de la Loi, lorsque le responsable de l’institution entend communiquer un document ou une partie d’un document qui, selon lui, contient de l’information fournie par un tiers conformément à l’article 20 de la Loi, le tiers est informé. Celui-ci a alors 20 jours pour faire des observations sur les raisons justifiant selon lui la non-communication de l’information. Le Ministère doit aviser le tiers dans les 30 jours suivant la réception de la demande de communication. Finances Canada a mené des consultations dans 37 cas en 2004-2005 et envoyé 128 avis à des tiers. Les délais établis au paragraphe 27 de la Loi n’ont pas été respectés dans 91 cas. La situation était semblable durant les premiers huit mois de 2005-2006 : des 157 avis envoyés à des tiers, 90 ne respectaient pas les délais établis à l’article 27.
En 2004-2005, une demande de communication a été transférée à une autre institution. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, deux demandes ont été transférées à d’autres institutions. Tous les transferts ont été effectués, comme c’est nécessaire, dans les 15 jours suivant la réception de la demande de communication.
Le Bureau de l’AIPRP a déclaré qu’il met presque toujours par écrit les motifs d’invocation d’exceptions dans le dossier. L’explication est rédigée par le BPR, parfois de concert avec la Direction de l’AIPRP. Celle-ci tient une liste de vérification des exceptions pour cas invoqué par les directions à titre de document d’analyse critique de sorte que les exceptions invoquées par les BPR sont analysées et documentées comme il se doit. Dans certains cas, la liste sert de justification quand on a recours aux pouvoirs discrétionnaires. Les institutions fédérales peuvent communiquer l’information, en vertu de pouvoirs discrétionnaires, lorsqu'elles jugent que la communication ne risque pas de causer préjudice ou estiment que les avantages découlant de la divulgation de l’information l’emportent sur les risques de préjudice. S’il n’est pas nécessaire de mettre par écrit les raisons justifiant l’exercice du pouvoir discrétionnaire et de placer celles-ci dans le dossier de la demande de communication, le directeur indique qu’on le fait systématiquement à la Direction de l’AIPRP, en insérant les motifs dans la note d’information destinée à la haute direction qui accompagne les documents qu’on propose de communiquer à l’égard de la demande. Le document intitulé Les lignes directrices à l’intention des directions contient une analyse des éléments à prendre en considération au moment de la communication (ou non) de l’information, même s’il est possible d’invoquer une exception discrétionnaire. Nous avons examiné 15 dossiers choisis aléatoirement parmi les demandes traitées entre le 1er avril 2004 et le 30 novembre 2005. L’information produite par ATIPflow, résumant le traitement de la demande de communication, figurait toujours dans le dossier de traitement et reflétait fidèlement les mesures prises et les approbations obtenues. Les documents pertinents étaient dans le dossier de traitement des demandes de communication, à l’exception des documents à communiquer (à compter de 2006, ces derniers feront partie du dossier). Le Ministère a régulièrement communiqué des documents en partie, dans des cas de prorogation des délais. En général, l’examen indique que :
Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information : Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication. Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi : le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus. Tableau 4 : Présomptions de refus
Pendant l’exercice 2004-2005, le Ministère a reçu 282 nouvelles demandes de communication et en a reporté 76 de l’exercice précédent, ce qui donne au total 358 demandes de communication. De ce nombre, 21 étaient en présomption de refus, 42 avaient été reportées de l’exercice précédent et étaient considérées comme des présomptions de refus, et 18, considérées aussi comme des présomptions de refus, ont été reportées sur l’exercice suivant. La proportion de présomptions de refus pour 2004-2005 s’élève à 81 pour 358, ou 22,6 %, soit une note de « F » selon la norme. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le Ministère a reçu 165 nouvelles demandes de communication et en a reporté 62 de l’exercice précédent, soit 227 demandes de communication au total. Au 30 novembre 2005 des 227 demandes, six étaient en présomption de refus, 18 reportées de l’exercice précédent étaient considérées comme des présomptions de refus, et trois demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. La proportion de présomptions de refus pour les huit premiers mois de 2005-2006 s’élève à 27 pour 227, ou 11,9 %, soit une note de « C » selon la norme. Selon le directeur de l’AIPRP, les présomptions de refus sont dans bien des cas liées à des retards attribuables à la nécessité de consulter d’autres ministères ou de mener des consultations internes auprès des directions lorsque la demande en vise plus d’une. Le Ministère a réalisé des progrès remarquables quand il s’agissait d’améliorer la situation en ce qui a trait aux délais et est encouragé à poursuivre sur sa lancée afin d’atteindre un respect idéal.
Profil des employés Le traitement des demandes de communication relève de la Direction de l’AIPRP, sous la direction du directeur de l’AIPRP. La Direction est aussi responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle offre une formation, participe à divers groupes de travail, examine les documents provenant d’autres ministères, invoquant certaines des exceptions et donne des conseils de nature stratégique. À la Direction de l’AIPRP, douze employés sont affectés à l’AI : le directeur, deux conseillers principaux en AIPRP, onze agents de l’AIPRP et deux employés de soutien. De plus, deux postes d’agents de l’AIPRP sont vacants et trois agents sont affectés ailleurs. Le directeur intérimaire a indiqué qu’il y a un plan d’activités pour améliorer le niveau de conformité des réponses aux demandes d’accès et de renseignements personnels. Les services offerts par la Direction de l’AIPRP sont énumérés dans le plan d’activités. La Direction a des problèmes de personnel en ce sens qu’un trop grand nombre de postes vacants n’ont pas été dotés. Budget Le budget salarial du volet AI de la Direction de l’AIPRP pour l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 687 085 $ pour 12 années-personnes (trois autres ETP étant affectées ailleurs). Pour l’exercice 2003-2004, ce budget s’élevait à 397 141 $ (ETP non disponibles) et l’exercice 2002-2003, à 293 002 $ (ETP non disponibles). Le budget de fonctionnement de l’AI était de 83 900 $ pour l’exercice 2004-2005, mais 114 573 $ ont été utilisés. Pour l’exercice 2003-2004, ce budget s’élevait à 27 000 $, mais 151 300 $ ont été utilisés. Pour l’exercice 2002-2003, le budget de fonctionnement de l’AI se chiffrait à 105 600 $, mais 213 206 $ ont été utilisés. Pour l’exercice 2004-2005, la portion du budget consacrée à la formation du personnel de l’AI était de 3 820 $. Au cours des deux exercices précédents, quelque 5 000 $ ont été consacrés à la formation.
Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et les cadres supérieurs dans un ministère. Les cadres exercent ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité ministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes, la technologie et les politiques nécessaires y soient consacrées. Il importe que, de concert avec le coordonnateur de l’AI, les cadres supérieurs favorisent une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, ses collaborateurs et lui fournissent la formation et le leadership spécialisés en matière stratégique et opérationnelle de manière à assurer un processus d’accès efficace au ministère. Finances Canada n’a pas de vision ministérielle à l’égard de l’accès à l’information, mais s’est doté d’une analyse de rentabilisation et d’un plan d’activités en vue d’un accroissement des ressources et ce, afin de traiter le volume accru de demandes de communication. L’analyse de rentabilisation a été approuvée, et on est en voie d’approuver le plan d’activités. La Direction de l’AIPRP n’a pas publié de plan opérationnel qui précise les objectifs, les priorités, les tâches et les ressources, les résultats attendus, les jalons, les calendriers et les responsabilités (bien que l’on trouve une partie de ces renseignements dans l’analyse de rentabilisation). Le plan opérationnel devrait avoir un volet concernant la diminution du nombre de présomptions de refus. Une vision et un plan opérationnel pour l’AI serviraient donc de base solide à la planification et au fonctionnement de la Division de l’AIPRP, et au soutien du plan d’activités. L’appui de la haute direction à la vision de l’accès à l’information et la communication de celle-ci au personnel du Ministère feraient la preuve d’un engagement en faveur d’une culture d’accès à l’information. La Direction de l’AIPRP n’a pas de manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP destiné au personnel ministériel. Les Lignes directrices à l’intention des directions pourraient servir de base à un manuel des procédures. Le Bureau de l’AI ne possède pas de manuel interne, mais la Direction de l’AIPRP est en train d’en élaborer un.
La Direction de l’AIPRP n’a pas de plan de formation en matière d’AI. La formation est un élément important quand il s’agit d’instaurer une culture de l’accès à l’information. Par ailleurs, tous les gestionnaires et employés, à des degrés divers, doivent connaître leurs responsabilités en matière de gestion de l’information et d’accès à celle-ci. Un plan de formation permettra à la Direction de l’AIPRP d’affecter initialement ses ressources aux secteurs prioritaires où la formation sera le plus rentable.
La Direction de l’AIPRP a recours à ATIPflow, mais cette technologie n’est pas utilisée pleinement comme outil de gestion proactif. Ainsi, des rapports hebdomadaires sont envoyés aux directions concernant les demandes de communication en suspens. Dans le cadre d’une approche proactive, un rapport recenserait aussi les demandes de communication auxquelles on doit répondre dans la semaine qui suit. Cette méthode servirait à assurer le respect des calendriers ministériels de traitement des demandes de communication. Des rapports sommaires à la haute direction sur la façon dont les BPR et autres opérations liées au traitement des demandes de communication respectent les délais seraient utiles pour relever les problèmes d’emploi du temps. La Direction de l’AIPRP utilise AIPRPimage de concert avec AIPRPflow. Le logiciel AIPRPimage lit des pages extraites en réponse à une demande de communication, et un agent de l’AIPRP peut ensuite examiner et préparer l’information sur le document électronique aux fins de la communication ou non.
La Loi sur l’accès à l’information renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques. Finances Canada est en train de mettre en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du Trésor. L’organisme a mené en 2004 une évaluation visant à établir du point de vue qualitatif la capacité ministérielle de mise en application de la Politique. L’opération a permis de relever les six grandes priorités suivantes :
Les Services intégrés d’information de la Division de la GI sont chargés des systèmes de classification des dossiers du Ministère. Les systèmes de classification de la Direction de la politique de l’impôt et de la Direction de la politique économique et fiscale ont été mis à jour en 2004. Les systèmes d’autres directions doivent être mis à jour. Il existe un système de classification pour tous les secteurs de l’organisation. Les deux systèmes de classification révisés (Direction de la politique de l’impôt et Direction de la politique économique et fiscale) s’appliquent aux documents imprimés et électroniques. Les autres servent aux documents imprimés. Finances Canada a décidé de ne pas adopter le Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI). Finances Canada a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information au moyen de nouvelles méthodes. Ces mesures constituent une diffusion proactive de l’information. Jusqu’ici, il s’est agi de communiquer les données concernant les frais de déplacement et d’hébergement, les attributions de contrats du Ministère de plus de 10 000 $ et les reclassifications grâce à l’affichage périodique de l’information sur le site Web de Finances Canada. Le Ministère ajoutera les subventions et les contributions en mai 2006. On encourage le Ministère à déterminer quel autre type d’information pourrait faire l’objet d’une divulgation proactive.
Plaintes – Présomptions de refus En 2004-2005, le Commissariat à l’information a enquêté sur 19 plaintes déposées contre Finances Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, 10 autres enquêtes ont été menées. Les tableaux 3 et 4 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.
Les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour Finances Canada constituent 24 % de la charge de travail pour ce ministère au Commissariat à l’information, pour les exercices illustrés dans les deux tableaux plus haut. CHAPITRE 7 : CONCLUSION ▲HAUT La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI à Finances Canada. Particulièrement, l’élaboration d’un plan opérationnel pour la Direction de l’AIPRP constituerait un élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Le plan énoncerait les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances, les calendriers et les responsabilités pour la mise en œuvre des recommandations de la fiche qui sont acceptées par le Ministère. D’autres recommandations ont trait à la nécessité de disposer de documentation à jour afin de favoriser la cohérence du processus décisionnel des agents qui assument des responsabilités à l’appui de la Loi sur l’accès à l’information. Ces gens ont besoin de formation en matière d’AI pour ce faire. LISTE DES RECOMMANDATIONS ▲HAUT La liste suivante présente les recommandations par chapitre. Chapitre 1 : La procédure de demande de communication
Chapitre 3 : Le profil des ressources
Chapitre 4 : Le cadre de leadership
Ministère des Finances 1. LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION 1.1 LE CLIENT (DEMANDEUR) 1.1.1 Profil du client
1.1.2 Classement des demandes
Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication entrant dans chaque catégorie.
1.1.3 Clarification de la demande
Dans l’affirmative, veuillez en fournir copie avec le questionnaire rempli.
1.1.4 Service au client
REMARQUE : Le cas s’est déjà présenté, et s’il devait se présenter encore, nous informerons le demandeur. Cet élément devra être ajouté au manuel de procédures.
REMARQUE : Le Rapport annuel contient un paragraphe, sous la rubrique Frais, qui indique que, conformément à la Loi, le Ministère dispense les frais inférieurs à 25 $. Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.
1.1.5 Traitement des demandes
1.1.6 Traitement informel des demandes
Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli. 1.2 TRAITEMENT DES DEMANDES 1.2.1 Temps de traitement
1.2.2 Profil des prorogations de délai 1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?
1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?
1.2.2.3 Après une prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour : a) l’avertir que la réponse sera en retard?
b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?
c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?
1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?
1.2.2.7 que des consultations sontcenjtffercute;cessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)?
1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéce1;)b)?
1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?
1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), en transmet-on copie au Commissariat à l’information?
1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?
Dans la négative, veuillez expliquer.
1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui n’a pas besoin de faire l’objet de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)?
1.2.3 Profil des transferts
1.3 EXCEPTIONS Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.
2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS
3. PROFIL DES RESSOURCES 3.1 Profil des employés Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AI.
3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI
3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI
3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation en AI
3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi de consultants en AI
Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.
4.2 Règlement des problèmes d’AI
4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2004 au 30 novembre 2005
5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION 5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2004 et le 30 novembre 2005 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?
5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique du SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?
5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsables de celui-ci?
5.4 Le Ministère a-t-il un ou des systèmes de classification de l’information?
Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question. Système de classification numérique par blocs selon le sujet – 1 système par direction 5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?
6. PROFIL DES PLAINTES – À venir du Commissariat à l’information Données fournies par le Commissaire à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement. 6.1 Plaintes réglées par catégorie
6.2 Résultats des plaintes
1 Une remarque figurant au Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l'accès à l'information indique que le Ministère accorde une dispense lorsque les frais sont inferiéurs à 25 $. ▲HAUT
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