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Chapitre 1 : La Procédure de Demande de Communication Chapitre 2 : Les Présomptions de Refus Chapitre 3 : Le Profil des Ressources Chapitre 4 : Le Cadre de Leadership Chapitre 5 : Le Cadre de Gestion de L'information Chapitre 6 : Le Profil des Plaintes Questionnaire Relatif aux Fiches de Rendement Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire de sa direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le directeur jouit de pleins pouvoirs, délégués par le responsable de l’institution, pour la prise de toutes les décisions utiles en vertu de la Loi. L’avocat ministériel et les agents principaux de l’AIPRP jouissent également de pouvoirs délégués pour la prise de certaines décisions administratives en vertu de la Loi. Un élément essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de premier plan qu’exercent le coordonnateur de l’AI et de la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité pour toute l’organisation, puis en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information. La fiche de rendement révèle un problème grave de présomptions de refus et l’absence d’une structure à jour de soutien en AI dans les politiques, les procédures et la technologie en usage à la CISR. Bien que le directeur de l’AIPRP (qui occupe son poste depuis décembre 2005) ait reconnu le besoin d’actualiser la structure de soutien et ait lancé des projets à cet égard, il n’existe pas de plan englobant toutes les mesures à prendre. Nous recommandons ici un certain nombre de mesures pour le fonctionnement de l’AI à la CISR. Nous recommandons notamment, à titre d’élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, l’élaboration d’un plan opérationnel et d’amélioration de l’AI pour la Direction de l’AIPRP. Le plan définirait les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités visant à améliorer l’application de la Loi sur l’accès à l’information à la Direction de l’AIPRP et à la CISR. La haute direction de la CISR devrait assurer l’application du plan. D’autres recommandations concernent le besoin de revoir la procédure d’approbation des demandes de communication afin de réduire le nombre d’examens. En effet, le directeur de l’AIPRP jouit de pleins pouvoirs pour la prise de décisions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, pouvoirs qu’il devrait pouvoir exercer sans qu’interviennent d’autres étapes, et les examens destinés à informer le personnel compétent peuvent avoir lieu dans le cadre d’une procédure parallèle. La présente fiche de rendement attribue une note globale au ministère, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information. Le barème de notation est présenté au Tableau 1. Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement
Selon ce barème, la CISR obtient un « F » pour les huit premiers mois de 2005-2006. Son rendement global équivaut à une alerte rouge. ▲HAUTDans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information. Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès. Ce sont :
Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu à la présomption de refus et des mesures pour l’élimination du problème. En 2005, la portée des fiches a été élargie puisque celles-ci visent désormais la collecte de toute une gamme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement. La CISR applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire de la Direction de l’AIPRP. Le directeur jouit de pleins pouvoirs, délégués par le responsable de l’institution, pour la prise de toutes les décisions en vertu de la Loi. Les analystes de l’AIPRP ne sont pas autorisés à prendre des décisions de nature administrative aux termes de la Loi. Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le coordonnateur de l’AIPRP le 28 février 2006. De plus, nous avons sélectionné aléatoirement 15 demandes de communication présentées au cours de l’exercice 2004-2005 et des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, et les avons examinées le 2 mars 2006. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier. À l’heure actuelle, l’arriéré des demandes en présomption de refus a été complètement éliminé, et tout le mérite en revient à CISR. Le directeur de l’AIPRP a remis au Commissariat à l’information du Canada le questionnaire qui se trouve à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au ministère. Un glossaire figure au Tableau 2. Tableau 2 : Glossaire
La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout membre du public qui est citoyen canadien ou résident permanent peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Les demandes peuvent être transférées, et des tierces parties peuvent être consultées lorsqu’une demande de communication a trait à des renseignements concernant des tiers. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication. Le client Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner des tendances. Les Figures 1 et 2 illustrent le nombre de demandeurs par catégorie pour deux exercices récents à la CISR.
La CISR classe les demandes de communication selon qu’elles sont « intéressantes » ou « inintéressantes ». La première catégorie comprend les demandes de communication où il se peut que les documents demandés soient partie à un litige ou que le directeur général de la Direction des communications et des partenariats stratégiques ait connaissance d’une situation nécessitant des documents d’information. Le directeur de l’AIPRP rend la première décision concernant la catégorie à laquelle appartient la demande de communication. Pendant l’exercice 2004-2005, 110 des 250 demandes de communication (44 %) reçues ont été jugées intéressantes. De ce nombre, 45 demandes ont donné lieu à une présomption de refus. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, 81 des 132 demandes de communication traitées (61 %) ont été jugées intéressantes. Le directeur général de la Direction des communications et des partenariats stratégiques examine les documents à communiquer en réponse aux demandes de communication jugées intéressantes. La version d’ATIPflow en usage à la direction de l’AIPRP ne peut produire de rapport indiquant si les demandes de communication jugées intéressantes sont plus susceptibles de devenir des présomptions de refus, comparativement aux demandes jugées inintéressantes. Le directeur de l’AIPRP décrit les motifs qui servent à classer une demande de communication parmi les demandes intéressantes comme suit.
L’examen de 15 demandes de communication sélectionnées aléatoirement a révélé que :
Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet de clarifications au cours de l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 22, soit 9 % de l’ensemble des demandes. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, neuf demandes, soit 7 % de l’ensemble des demandes de communication, ont fait l’objet de clarifications. La Direction de l’AIPRP confirme parfois par écrit auprès du demandeur le texte de la demande après la clarification. Il n’existe aucun critère établi en ce qui concerne la clarification d’une demande. La Direction de l’AIPRP a indiqué que certains des motifs servant à demander des éclaircissements incluent la période dont datent les documents demandés, l’absence de paiement des frais de demande ou un sujet trop vague.
L’article 31 de la Loi sur l’accès à l’information dispose qu’une plainte adressée au Commisariat à l’information doit l’être dans un délai d’un an après la date de réception de la demande de communication. La Direction de l’AIPRP informe parfois le demandeur de cette condition.
Pages consultées Le nombre de pages de documents traitées à la suite de demandes de communication au cours de l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 31 650 à raison d’une moyenne de 125 pages par demande. Sur ce nombre, 20 947 pages (69 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, on a traité 25 145 pages à raison d’une moyenne de 160 pages par demande. Sur ce nombre, 12 921 (51 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. La Direction de l’AIPRP examine aussi des demandes d’autres institutions – principalement Citoyenneté et Immigration Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada – visant l’exemption des documents. En 2004-2005, la Direction a reçu 157 demandes de consultations et examiné 2 731 pages. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, 27 demandes de consultations ont été reçues et 421 pages ont été examinées. Frais perçus En 2004-2005, la Direction de l’AIPRP a perçu 633 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours de huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, elle a perçu 430 $. Même si le Ministère n’a pas de politique de dispense des frais, il a accordé des dispenses totalisant 860 $ en 2004-2005 et 210 $ au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006. D’autres dispenses ont été accordées, mais n’ont pas été consignées. Par exemple, des frais de photocopie allant jusqu’à 25 $ sont systématiquement dispensés sans être consignés. S’il est louable que le Ministère accorde ces dispenses, faute de politique officielle, les décisions en matière de dispense de frais risquent d’être arbitraires et de manquer de cohérence.
La Direction de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes abandonnées par le demandeur ou qu’elle n’a pas été en mesure de traiter. En 2004-2005, 27 % des demandes de communication traitées ont été soit « abandonnées par le demandeur », soit « impossibles à traiter ». Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, le pourcentage a augmenté et s’est établi à 30 %. Le directeur de l’AIPRP a indiqué que le nombre élevé de demandes de communication « impossibles à traiter » sont des demandes pour lesquelles il n’y a pas de documents.
En raison de la nature des demandes de communication que reçoit la CISR, le directeur de l’AIPRP estime que celles-ci ne se prêtent pas à un traitement informel.
La Loi sur l’accès à l’information prévoit un délai de 30 jours civils sans prorogation pour le traitement des demandes de communication. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. La Direction de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais. La Direction de l’AIPRP de la CISR suit un modèle de traitement des demandes fondé sur une période de 30 jours civils. Elle n’a pas été en mesure d’utiliser ATIPflow pour produire des données exhaustives sur le nombre moyen de jours civils nécessaires au déroulement de chaque étape de la procédure de traitement. Les statistiques figurant au Tableau 3 indiquent que des BPR ne s’acquittent pas de leur responsabilité consistant à fournir les documents à la Direction de l’AIPRP dans un délai donné. Tableau 3 : Modèle de traitement des demandes de la CISR et nombre de jours nécessaires pendant les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006
Recommandation 1.6
: Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées à chaque étape du modèle de traitement afin d’enrayer les cas de présomption de refus.
Recommandation 1.7
: Que la Direction de l’AIPRP analyse les temps de traitement des BPR pendant l’exercice 2005-2006 afin de déterminer ceux qui ne fournissent pas les documents à la Direction à temps et qu’elle incorpore des mesures visant à améliorer le rendement dans un plan d’amélioration de l’AI.
La procédure d’examen ou d’approbation des documents à communiquer en réponse à une demande de communication comprend les étapes suivantes :
Le modèle de traitement des demandes accorde aux examens jusqu’à six des 30 jours prévus. Ceux-ci peuvent avoir lieu à deux niveaux :
Les ministères doivent satisfaire à divers besoins de communication internes avant de communiquer des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La gestion des besoins de communication devrait s’effectuer parallèlement à la procédure de demande de communication, et non pas constituer une étape de celle-ci. Les nombreuses étapes d’examen de la procédure ne servent qu’à retarder la communication de l’information au demandeur.
Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :
La Direction de l’AIPRP de la CISR envoie toujours l’avis de prorogation au demandeur avant l’échéance du délai de trente jours et, s’il y a lieu, en adresse une copie au Commissaire à l’information. Lorsqu’il est peu probable que le nouveau délai sera respecté, on prévient rarement le demandeur. De plus, le demandeur est rarement informé de la nouvelle date de réponse ou de son droit de porter plainte au Commissaire à l’information. En 2004-2005, la CISR n’a prorogé le délai que dans 14 cas en raison du volume de documents à examiner, et dans 16 cas au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006. Toutes les prorogations de délai sont invoquées en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi, qui accorde une prorogation pour une recherche dans ou à l’égard de nombreux documents. La CISR n’a pas consulté une autre institution au sujet de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information. L’article 69 concerne les documents exclus du champ d’application de la Loi parce qu’il s’agit de documents confidentiels du Conseil privé. Les ministères consultent le Bureau du Conseil privé pour déterminer si les documents demandés sont exclus ou non. La CISR n’a pas consulté de tiers en vertu de l’article 27 de la Loi.
Profil des transferts En 2004-2005, quatre demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, sept demandes ont été transférées à d’autres institutions. Tous les transferts, sauf un, ont eu lieu, comme le prévoit la Loi, dans les 15 jours suivant la réception de la demande de communication. Exceptions Le directeur de l’AIPRP a déclaré que le bureau de l’AIPRP ne met généralement pas par écrit les motifs des exceptions invoquées à l’égard d’une demande de communication. C’est la Direction de l’AIPRP qui se charge de justifier l’exception – de concert parfois avec le BPR – à la faveur d’échanges verbaux. Nous avons examiné 15 dossiers échantillonnés aléatoirement parmi les demandes traitées entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2005. En général, l’examen indique que :
Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information :
Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi : le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus. Tableau 4 : Présomptions de refus
Pendant l’exercice 2004-2005, le ministère a reçu 250 nouvelles demandes de communication et en a reporté 40 de l’exercice précédent, ce qui donne au total 290 demandes. De ce nombre, 49 étaient en présomption de refus, une était reportée de l’exercice précédent et était considérée comme une présomption de refus, et 23, considérées aussi comme des présomptions de refus, ont été reportées sur l’exercice suivant. En 2004-2005, la proportion des demandes de communication par rapport aux présomptions de refus s’établissait à 290 pour 72, ou 25,2 %, soit la note « F » selon la norme. Durant les huit premiers mois de 2005-2006, le ministère a reçu 132 nouvelles demandes de communication et en a reporté 37 de l’exercice précédent, soit 169 demandes au total. De ce nombre, au 30 novembre 2005, 18 étaient en présomption de refus, 23 reportées de l’exercice précédent étaient en présomption de refus, et 25 demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. Pour les huit premiers mois de 2005-2006, la proportion des demandes de communication par rapport aux présomptions de refus s’établissait à 169 pour 66, ou 39,1 %, soit la note « F » selon la norme. Selon le directeur de l’AIPRP, l’arriéré des présomptions de refus tient la plupart du temps au fait que des postes n’ont pas été dotés en personnel à la Direction de l’AIPRP pour le traitement des demandes de communication. Les figures suivantes font état de l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus au début de chaque exercice.
Au début de 2004-2005, la CISR avait 40 demandes en suspens, dont une présomption de refus. Au début de l’exercice 2005-2006, la CISR avait 37 demandes en suspens, dont 23 (62 %) présomptions de refus. Cet arriéré constitue un grave problème que l’organisation doit régler afin de respecter les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.
Recommandation 2.1
: Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport mensuel fournissant au directeur de l’AIPRP et à la haute direction des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de traitement sont respectés à l’intérieur du modèle de traitement des demandes de communication. Ces rapports fourniront à la haute direction, aux BPR et au directeur de l’AIPRP l’information dont ils ont besoin pour évaluer le respect global à la CISR des dispositions de la Loi
et des délais qu’elle impose pour le traitement des demandes de communication.
Recommandation 2.2 : Que la CISR atteigne le niveau de respect substantiel des délais prévus par la Loi d’ici le 31 mars 2007.
Le traitement des demandes de communication relève de la Direction de l’AIPRP et de son directeur. La Direction de l’AIPRP est aussi chargée du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Direction :
Le personnel de la Direction de l’AIPRP affecté aux activités liées à l’AI et à d’autres opérations compte 10 employés : le directeur, six analystes, un analyste à temps partiel et deux employés de soutien. Selon le directeur, il y a suffisamment d’employés pour satisfaire à tous les besoins de traitement de l’AI du ministère, bien que la dotation des postes vacants demeure un problème persistant qui a contribué à la situation des présomption de refus. Budget Le budget salarial de la Direction de l’AIPRP pour l’exercice 2004-2005 s’élevait à 490 000 $, pour huit années-personnes. En 2003-2004, il était de 469 337 $ pour neuf années-personnes, et en 2002-2003, de 443 046 $ pour sept années-personnes. La Direction de l’AIPRP n’a pas eu recours à des entrepreneurs pour aider au traitement des demandes de communication. Le budget de fonctionnement de l’AIPRP s’élevait à 39 750 $ en 2004-2005, à 40 250 $ en 2003-2004 et à 129 147 $ en 2002-2003. La portion du budget consacrée à la formation se chiffrait à 5 570 $ pour l’exercice 2004-2005, à 10 400 $ pour l’exercice 2003-2004 et à 15 371 pour l’exercice 2002-2003.
Recommandation 3.1
: Que la CISR examine l’utilisation de consultants lorsqu'on remarque une augmentation temporaire de la charge de travail que les ressources internes ne peuvent assumer si celle-ci pourrait avoir pour effet d’accroître le nombre de présomptions de refus.
Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et la haute direction dans un ministère. La haute direction exerce ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité du ministère et en veillant à consacrer les ressources, la technologie et les politiques nécessaires. Il importe que, de conc<>de l’AI, la haute direction favorise une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information au ministère. À cet égard, ses collaborateurs et collaboratrices et lui fournissent une direction éclairée en matière stratégique et opérationnelle et la formation voulue à l’égard de la procédure d’accès à l’information pour que celle-ci fonctionne bien au ministère. La CISR n’a pas adopté de vision globale de l’accès à l’information et n’est pas non plus dotée d’un plan opérationnel pour la Direction de l’AIPRP. Ces éléments seraient pourtant utiles pour sa planification et son fonctionnement. L’appui de la haute direction à la vision de l’accès à l’information et la communication de celle-ci au personnel du Ministère feraient la preuve d’un engagement en faveur d’une culture d’accès à l’information. L’une des raisons de l’arriéré de demandes de communication et du nombre de présomptions de refus à la Direction de l’AIPRP de la CISR était et demeure le nombre de postes vacants. De plus, l’infrastructure usuelle de soutien opérationnel à la Direction de l’AIPRP – politiques, manuel de traitement de l’AI, soutien technologique moderne – n’existe pas ou est périmée. Le directeur intérimaire de l’AIPRP a reconnu ces lacunes et lancé des démarches visant la mise au point ou l’acquisition de l’infrastructure voulue. À l’heure actuelle, aucun plan ne définit les objectifs et les priorités en matière d’AI et la façon de réaliser ceux-ci. Un plan opérationnel et un plan d’amélioration de l’AI établissant les objectifs, les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités pourraient indiquer ce que doit faire la CISR pour appuyer l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Le comité de la haute direction de la CISR devrait suivre l’avancement des plans.
Il n’existe pas manuel des politiques et des procédures de l’AI (appelées «procédures de l’AIPRP » à la CISR) à l’intention du personnel de la CISR, mais on a prévu une séance de formation obligatoire pour tous sur l’AI. On trouve aussi un guide de consultation rapide d’une page sur le traitement des demandes d’AIPRP à l’intention du personnel de la CISR. Le directeur vient d’entreprendre l’élaboration de procédures de l’AIPRP, lesquelles pourraient servir pour les nouveaux conseillers d’introduction aux politiques et procédures de la Direction de l’AIPRP en matière de traitement des demandes de communication et promouvoir une interprétation cohérente chez ceux-ci des éléments entrant dans le traitement des demandes de communication.
La Direction de l’AIPRP a un plan de formation pour tout son personnel. La Direction de l’AIPRP met en application ATIPimage, qui lit les pages repérées en réponse à une demande de communication. Un agent de l’AIPRP peut ensuite examiner et préparer l’information sur le dossier électronique aux fins de la communication ou non. La Direction de l’AIPRP utilise ATIPflow, mais cette technologie n’est pas utilisée pleinement comme outil de gestion proactif. En général, ATIPflow ne sert qu’à la présentation des statistiques et au contrôle des documents. La version d’ATIPflow qu’utilise la Direction ne peut pas produire de rapports sur le respect des délais des services de la CISR ayant un rôle à jouer dans le traitement des demandes de communication.
La Loi sur l’accès à l’information renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques. La CISR est en train de mettre en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du Trésor. L’organisme mène une démarche visant l’évaluation de sa capacité, au plan qualitatif, de mettre la Politique en application. Il a formé un groupe de travail sur la gestion de l’information à la fin de l’automne de l’exercice 2005-2006. La CISR a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information au moyen d’autres méthodes. Ces mesures constituent une diffusion proactive de l’information. Jusqu’ici, il s’est agi de communiquer les données concernant les frais de déplacement et d’hébergement, et les attributions de contrats du Ministère de plus de 10 000 $, les rapports de vérifications et de révisions grâce à l’affichage périodique de l’information sur le site Web de la CISR. On peut consulter l’information à : http://www.irb-cisr.gc.ca/en/about/transparency/index_e.htm. Le ministère est encouragé à déterminer quel autre type d’information pourrait faire l’objet d’une divulgation proactive.
CHAPITRE 6 : LE PROFILDES PLAINTES ▲HAUT Plaintes – Présomptions de refus En 2004-2005, le Commissariat à l’information a mené à terme des enquêtes sur quatre plaintes déposées contre la CISR en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, cinq autres enquêtes ont été menées à terme. Les tableaux 5 et 6 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.
En 2004-2005, les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour la CISR constituaient 75 % de la charge de travail pour ce ministère au Commissariat à l’information. Pour les huit premiers mois de 2005-2006, le pourcentage atteignait 60 %. CHAPITRE 7 : CONCLUSION ▲HAUT La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI à la CISR. Particulièrement, l’élaboration d’un plan opérationnel et d’un plan d’amélioration de l’AI pour la Direction de l’AIPRP constituerait un élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Les plans énonceraient les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les délais et les responsabilités pour :
D’autres recommandations ont trait au besoin d’une infrastructure à jour – politiques, procédures et technologie – pour appuyer l’application de la Loi sur l’accès à l’information à la CISR et à la Direction de l’AIPRP. La CISR doit aussi disposer d’une documentation à jour afin de favoriser la cohérence du processus décisionnel des agents qui assument les responsabilités à l’appui de la Loi sur l’accès à l’information.
La liste suivante présente les recommandations par chapitre. Chapitre 1 : La procédure de demande de communication
Chapitre 2 : Présomptions de refus
Questionnaire relatif aux fiches de rendement ▲HAUT Ministère : Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada 1. LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION LE CLIENT (DEMANDEUR) 1.1.1 Profil du client
1.1.2 Classement des demandes
Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication entrant dans chaque catégorie.
1.1.3 Clarification de la demande
Dans l’affirmative, veuillez en fournir copie avec le questionnaire rempli.
1.1.4 Service au client
Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.
1.1.5 Traitement des demandes
1.1.6 Traitement informel des demandes
Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli. 1.2 TRAITEMENT DES DEMANDES 1.2.1 Temps de traitement
1.2.2 Profil des prorogations de délai 1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?
1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?
1.2.2.3 Après une demande de prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour : a) l’avertir que la réponse sera en retard?
b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?
c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?
1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?
1.2.2.7 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)?
1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)b)?
1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?
1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), en transmet-on copie au Commissariat à l’information?
1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?
Dans la négative, veuillez expliquer.
1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui n’a pas besoin de faire l’objet de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)?
1.2.3 Profil des transferts
1.3 EXCEPTIONS Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.
2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS
3.1 Profil des employés Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AI.
3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI
3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI
3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation et le matériel relatifs à l’AI
3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi de consultants en AI
Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.
4.2 Règlement des problèmes d’AI
4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2004 au 30 novembre 2005
5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION 5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2004 et le 30 novembre 2005 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?
5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique du SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?
5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsables de celui-ci?
5.4 Le Ministère a-t-il un ou des systèmes de classification de l’information?
Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question. 5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?
Données fournies par le Commissaire à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement. 6.1 Plaintes réglées par catégorie
6.2 Résultats des plaintes
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