|
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est un organisme central du
gouvernement. À ce titre, il lui incombe à la fois d'appuyer les
ministres du Conseil du Trésor en leur fournissant des conseils sur les
politiques, les directives, les règlements et les propositions de
dépenses de programmes et de servir de gérant général et d'employeur
de la fonction publique, influant sur 22 ministères d'application
et quelque 100 autres entités organisationnelles.
En sa qualité de gérant général et d'employeur, le SCT s'occupe
des principaux secteurs d'activité suivants :
- Gestion des dépenses : fournit des conseils aux
ministères et organismes en élaborant les politiques et les directives
pertinentes qui visent à les aider à offrir leurs services et leurs
programmes aux Canadiens et aux Canadiennes.
- Gestion du personnel : élabore, communique et évalue les
politiques et instruments relatifs aux ressources humaines, aux langues
officielles et à l'équité en emploi qui aident les ministères à
gérer leurs ressources humaines et favorisent de saines relations entre
l'employeur et les employés à la fonction publique.
- Gestion des finances et de l'information : assure le
leadership des ministères par le truchement de politiques, de cadres de
reddition de comptes et de normes. Il préconise les pratiques
exemplaires de gestion qui permettent aux ministères de fournir des
services novateurs à prix abordable à leurs clients.
- Administration interne : la direction exécutive interne
est fournie au Secrétariat comme le sont les services relatifs à l'information,
aux finances, au personnel et à l'administration.
Le Secrétariat soutient également le Conseil du Trésor dans ses
efforts de coordination du programme de six ans que le gouvernement a mis
sur pied pour renouveler et améliorer les infrastructures physiques au
Canada. Le programme Infrastructures Canada mobilisera des partenaires
provenant des provinces, des territoires, des municipalités et du secteur
privé pour relever les défis en matière d'infrastructure qui se
présenteront au XXIe siècle dans les régions rurales et
urbaines du Canada.
Bien que la plupart des travaux exécutés par le SCT ne touchent pas
directement le grand public, ses politiques, directives et lignes
directrices tracent la route que devront suivre les ministères dans l'exécution
des programmes et des services qu'ils offrent aux Canadiens et aux
Canadiennes. Par conséquent, les ministères se fondent sur l'information
qu'ils reçoivent du SCT pour exercer leurs activités et veiller à ce
que les Canadiens et les Canadiennes reçoivent des services à prix
abordable. Les fonctionnaires figurent également parmi les principaux
utilisateurs de l'information transmise par le SCT, qu'elle se
rapporte aux conventions collectives, aux politiques et lignes directrices
en matière d'emploi ou aux avantages sociaux.
Tant les gestionnaires et employés du gouvernement fédéral que les
citoyens canadiens peuvent se procurer un vaste éventail de formulaires
en direct. Il s'agit notamment de demandes d'accès à l'information,
de formulaires d'assurance-invalidité, de demandes de congé (autofinancés,
étalement du revenu sur les années suivantes, congé de transition avant
la retraite), de formulaires d'inscription au régime d'assurance-dentaire
des retraités de la fonction publique, au régime de soins de santé de
la fonction publique et au régime d'assurance des cadres de la fonction
publique et de demandes de remboursement en vertu de ces régimes, de
même que de demandes d'admission aux programmes de jeunes stagiaires du
gouvernement fédéral. Les utilisateurs peuvent imprimer les formulaires,
les remplir et les envoyer par la poste. Les fonctionnaires à la retraite
peuvent avoir accès à l'information la plus récente concernant leurs
prestations à partir du site Web du SCT.
Le SCT fournit de l'information sur Internet depuis le début des
années 90 et compte dans une très large mesure sur ce mode de
communication pour offrir ses programmes aux gestionnaires et aux
employés du secteur public ainsi qu'au grand public. Toute l'information
sur les politiques (plus de 1 000 documents) et presque tous les
autres documents publiés par le Secrétariat sont uniquement disponibles
par l'entremise d'Internet. Par conséquent, le Secrétariat doit
veiller à ce que ce mode de communication soit accessible à tous les
utilisateurs et à ce que l'information soit gérée efficacement et
facile à trouver.
Le regroupement de l'information pertinente d'une manière qui
satisfait aux exigences des utilisateurs est un important objectif que le
Secrétariat s'est fixé pour l'année prochaine. En raison de la mise
en place du Gouvernement en direct (GED) en 2004, le Secrétariat se
prépare à offrir beaucoup plus que de l'information.
En attendant les résultats des projets pilotes sur l'infrastructure
à clé publique (ICP) et sur la Voie de communication protégée qui ont
été lancés dans d'autres ministères, nous prévoyons transformer les
processus opérationnels pour que les utilisateurs puissent remplir et
soumettre en direct des demandes de fonds et d'autres demandes de
prestations. Ces mesures rationaliseront le processus administratif et
amélioreront les services aux ministères et, indirectement, à l'ensemble
du peuple canadien.
Le SCT concentre ses efforts sur les quatre secteurs principaux qui se
prêtent à la transformation des services dans le cadre du GED.
- Partenariats de services intergouvernementaux :
Bureau national des infrastructures/Système partagé de gestion de
l'information sur les infrastructures (SPGII)
Dans le discours du Trône d'octobre 1999, le gouvernement s'est
engagé à maintenir et à améliorer la qualité de vie des Canadiennes
et des Canadiens. Dans le cadre de cet engagement, il a annoncé un
programme de renouvellement et d'amélioration des infrastructures
physiques au Canada. Ce programme de six ans, Infrastructures Canada, a
été lancé par le SCT et, en partenariat avec les gouvernements des
provinces, des territoires et des municipalités, les Premières nations
et le secteur privé. Il améliorera les infrastructures dans les
municipalités urbaines et rurales du Canada. Nous avons conclu des
accords avec nos partenaires provinciaux et territoriaux, et le
gouvernement du Canada contribue, en moyenne, le tiers du coût des
projets des infrastructures municipales.
Au premier rang des priorités d'Infrastructures Canada se trouve l'infrastructure
municipale « verte », qui comprend des projets liés aux
réseaux d'aqueduc et d'égouts, à la gestion des eaux, à la gestion
des déchets solides et au recyclage, ainsi qu'aux dépenses en capital
se rapportant au réaménagement des immeubles et installations
appartenant aux gouvernementaux locaux ou à l'accroissement de leur
efficience énergétique. Viennent ensuite le transport local, les
installations culturelles et récréatives, les infrastructures à l'appui
du tourisme, les télécommunications rurales et éloignées, l'accès
rapide à Internet pour les établissements publics locaux de même que le
logement à prix abordable.
La réalisation du programme est assistée par un système de gestion
de projet accessible sur Internet, le Système partagé de gestion de l'information
sur les infrastructures (SPGII). Ce système en direct permet aux
gouvernements des provinces et des territoires ainsi qu'aux
administrations municipales de demander des fonds pour les projets locaux
et de faire rapport sur leurs progrès. De plus, il permet au SCT de
surveiller les initiatives financées et d'évaluer l'exécution du
programme aux fins de la vérification.
En date d'octobre 2001, plus de 6 000 demandes avaient
été reçues des municipalités; de concert avec nos partenaires, nous
nous affairons à les évaluer. À ce jour, plus de 650 projets ont
été approuvés à l'échelle du Canada, dont la valeur s'établit à
presque 600 millions de dollars.
Pour obtenir un supplément d'information sur le SPGII, veuillez
communiquer avec :
Mary Johnson
Bureau national des infrastructures
Secrétariat du Conseil du Trésor
400, rue Cooper, 7e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : (613) 952-5996
Adresse électronique : Johnson.Mary@tbs-sct.gc.ca
- Information sur la gestion du gouvernement fédéral :
a) Remaniement du site Web du SCT
Comme nous l'avons déjà indiqué, l'information que le SCT publie
sur son site Web est importante pour la gestion des programmes et services
ministériels. Il est essentiel que les utilisateurs puissent trouver l'information
pertinente dans un format qui satisfait à leurs exigences s'ils veulent
être en mesure d'offrir les programmes et les services du gouvernement.
Il est tout aussi important que les employés du gouvernement puissent
avoir accès à l'information concernant leur paie et leurs avantages
sociaux et à d'autres genres de renseignements.
Une des premières mesures prises par le SCT pour faciliter l'accès
à son information en direct, tout en respectant les objectifs du GED de
centrer davantage les efforts sur les clients, a été d'examiner en
profondeur ses quelque 40 sites Web pour tenter de trouver la
manière optimale de grouper l'information. La structure actuelle sur
Internet est fondée sur une approche organisationnelle, ce qui complique
la recherche de renseignements par les utilisateurs. Le Secrétariat s'est
engagé à concevoir, à mettre en oeuvre et à maintenir un système d'information
électronique qui accordera un niveau adéquat de protection des
renseignements personnels et de sécurité tout en comblant les besoins
des clients en matière d'information.
Une nouvelle conception a été élaborée pour faciliter la
navigation. L'information est regroupée par sujet, service, genre d'utilisateur
et activité, ce qui permettra de combler les besoins des principaux
groupes de clients (gestionnaires fédéraux, fonctionnaires fédéraux,
médias, parlementaires et grand public). Des groupes de travail sur la
technologie de l'information, la gestion de l'information et le
remaniement ont été constitués et chargés de diriger les activités et
de veiller à l'existence de ressources internes aux fins du respect de
la date butoir de mars 2002. Après l'inauguration du site, des tests d'utilisation
seront menés périodiquement et, selon les commentaires fournis par les
utilisateurs, le site sera rajusté et amélioré en permanence pour
satisfaire aux attentes et exigences des clients en matière d'information.
L'adoption d'un nouveau site exigera le recours à de nouvelles
manières de gérer l'information. Les politiques, lignes directrices,
normes et processus internes de gestion de l'information (GI) devront
être revus dans l'optique de la normalisation des exigences « administratives »
à l'échelle du gouvernement qui est actuellement en cours pour veiller
à ce que l'information soit considérée comme une ressource
ministérielle, conformément à la Politique de gestion des
renseignements détenus par le gouvernement. Le SCT doit pouvoir
interagir efficacement avec les autres ministères, les autres ordres de
gouvernement, le secteur privé et d'autres organisations nationales et
internationales. Il ne pourra le faire que s'il a recourt à des normes
technologiques communes permettant les transactions et les échanges d'information
en toute transparence. Les changements apportés dans ces secteurs
exigeront de nouveaux cadres opérationnels et de reddition de comptes
traitant des ressources (humaines et financières) internes, de la prise
de décisions, de la formation, et ainsi de suite. Il importe que l'organisation
envisage d'offrir une formation plus poussée aux employés qui s'affairent
à bâtir et à maintenir le nouveau site Web de même qu'une nouvelle
infrastructure technique et qu'elle investisse dans cette formation.
Toutefois, le succès de la construction et la fonctionnalité du
nouveau site reposent sur la capacité du Secrétariat de réaffecter les
ressources existantes. La mise en oeuvre de fonctions plus perfectionnées
dépendra des initiatives du gouvernement concernant l'ICP et la Voie de
communication protégée. Quoi qu'il en soit, l'engagement à
améliorer l'accès des utilisateurs à l'information sur la gestion
du gouvernement fédéral demeure prioritaire.
Pour en savoir davantage sur le projet, veuillez communiquer
avec :
Diletta Toneatti
Communications et Services exécutifs
Secrétariat du Conseil du Trésor Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-2427
Adresse électronique : toneatti.diletta@tbs-sct.gc.ca
b) Partie III du Budget des dépenses - en direct
Les ministères fédéraux sont tenus de présenter au Parlement des
rapports sur leurs plans et priorités ainsi que sur leur rendement. Il en
coûte environ 300 000 $ par année au SCT pour publier les
versions papier des documents sur la partie III du Budget des
dépenses (les Rapports ministériels sur le rendement, RMR, et les
Rapports sur les plans et les priorités, RPP). Nombre de ministères
dépensent encore plus pour améliorer leurs rapports fondamentaux en y
ajoutant de la couleur.
L'information offerte en direct sur un support utilisable permet d'accroître
considérablement la rapidité de publication, la qualité et l'utilité
des documents. Les Canadiens, les parlementaires et d'autres
intervenants pourraient tirer profit de l'amélioration de la qualité
de la planification et du rendement financier. De plus, ils disposeraient
d'un mécanisme fondé sur Internet leur permettant d'analyser l'information
dans une perspective pangouvernementale aux fins de la recherche, de la
planification, de l'affectation des ressources et d'autres processus
décisionnels. Le projet pourrait même, en bout de ligne, permettre aux
ministères d'accéder à distance à ces renseignements et de les
réviser, ce qui en accroîtrait la pertinence, l'actualité, le
dynamisme et l'adaptation aux besoins. Il est ressorti des groupes de
concertation et des séminaires qui ont eu lieu avec des employés du
Parlement qu'ils mènent davantage de recherches sur Internet et qu'ils
appuient fortement ce genre d'initiative.
Ce qui distingue principalement la proposition de prestation en direct
du système actuel, c'est qu'elle permet de diffuser plus rapidement l'information.
En effet, l'information sur la planification et le rendement à l'intention
des Canadiens est tenue constamment à jour alors que, selon l'ancien
système, elle pouvait accuser un retard d'au plus 18 mois. La
proposition présente également le grand avantage d'être plus pratique
sur le plan de l'analyse, ce qui permet de faire des comparaisons entre
les ministères, les documents et les périodes de temps et des
groupements pour consolider l'information provenant de ces sources
diverses.
Il est également possible pour les quelque 80 ministères qui
déposent leur partie III du Budget des dépenses de conclure des
partenariats avec le SCT en vue de la prestation d'une fonctionnalité
groupée de planification et de rendement. Les nouvelles lignes
directrices du SCT relatives à la partie III favoriseraient la
participation. La capacité d'entrée et de révision à distance
rendrait le processus plus pratique et réduirait les coûts que subissent
les ministères; nombre d'entre eux passent des marchés de révision
très onéreux et subissent d'imposants coûts de conversion des
formats. L'information tenue constamment à jour améliorerait la
gestion axée sur les résultats et la reddition de comptes dans les
ministères, tandis que la capacité d'analyser l'information à l'échelle
des ministères permettrait aux Canadiens d'obtenir de nouvelles
connaissances sur les plans, les coûts et les programmes du gouvernement.
La présentation efficace en direct ferait baisser la demande de
versions imprimées coûteuses (20 $) qui deviennent rapidement
périmées. À tout le moins, il serait possible d'éviter les coûts de
conversion (50 000 $ ou plus par année) d'un vaste éventail
de formats de publications actuelles en PDF peu utiles. Le regroupement en
un seul endroit des renseignements de base sur les plans, les coûts et le
rendement, dans des formats compatibles et utiles, permettrait d'améliorer
considérablement la reddition de comptes par le gouvernement au Parlement
et au peuple canadien en général. Quelle différence entre cette
situation et la situation actuelle, c'est-à-dire l'information
pertinente éparpillée dans de nombreux documents sur support papier ou
dans des formats électroniques peu pratiques!
Le risque a été évalué dans l'optique de l'intégrité de l'information.
Cette évaluation a mis au jour un obstacle, à savoir obtenir l'adhésion
à la présentation sur format électronique des rapports au Parlement.
Des exemples de RMR en direct dans le nouveau format HTML seront
diffusés en novembre, et les utilisateurs seront priés de faire
connaître leurs impressions à leur égard. Il reste à savoir dans
quelle mesure les RPP du printemps 2002 pourront être diffusés de cette
façon. Une chose est toutefois certaine : l'objectif actuel est de
faire en sorte que le prochain cycle de RMR (automne 2002) soit conforme
à l'objectif du GED.
Pour un complément d'information sur cette initiative, veuillez
consulter le site à l'adresse suivante http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/dpr/00-01/guidance/On-Line/0001online-f.asp
ou :
John Batchelor
Gestion et rapports axés sur les résultats
Direction de la fonction de contrôleur
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7179
Adresse électronique : batchelor.john@tbs-sct.gc.ca
c) Téléservices des RH (Ressources humaines)
En 2000, le Comité directeur des services administratifs (CDSA) a
demandé que soit lancé le projet de recherche sur les téléservices des
RH afin de créer une approche et un plan d'action tangibles,
coordonnés et uniformes pour la prestation de services électroniques des
RH dans la fonction publique fédérale. Le projet devait mettre l'accent
sur l'obtention d'avantages réels à court et à long terme.
L'initiative des téléservices des RH constitue une approche qui,
par l'entremise du site Web « masourceRH », fournira un
accès consolidé à de l'information, des services et des processus sur
les RH faisant autorité et faciles à consulter et, plus tard, à des
transactions libre-service. Les employés, les gestionnaires et les
professionnels des RH pourront y avoir accès et, avec le temps, le grand
public. Parmi les domaines de renseignements et les genres de services que
fournira le site en fonction des rôles et des événements se trouvent la
paie, la pension et les avantages sociaux, le recrutement et le maintien
en poste, l'apprentissage et le perfectionnement professionnel de même
que les questions relatives au milieu de travail. De plus, le site
favorisera la rationalisation des processus, ce qui se soldera par le
raccourcissement des cycles opérationnels grâce à des normes sur les
processus et à des renseignements et services faisant autorité dans le
domaine des ressources humaines.
Le site Web masourceRH a été reconnu comme un des moyens essentiels
permettant de rendre opérationnels les philosophies et les changements de
politiques et de processus qui surviendront par suite de la modernisation
des RH. En sa qualité de centre à guichet unique consolidé, faisant
autorité et axé sur les clients, le site masourceRH établira des liens
avec les politiques, les lois, les renseignements et les services se
rapportant aux RH provenant des autorités centrales (par exemple, le SCT,
la CFP, TPSGC, pour ne nommer que celles-là). Le site servira de mode de
réalisation de la modernisation des RH à mesure que seront apportés les
changements aux politiques, aux lois et aux processus. Le tout s'effectuera
dans le contexte de la structure qui a été élaborée sur le site
masourceRH (axée sur les employés, les gestionnaires et les
professionnels des RH - fondée sur les rôles - et orientée par les
événements), mais l'intention précise sera de rendre les
renseignements sur les RH facilement accessibles pour l'utilisateur.
Surtout, les téléservices des RH habiliteront les employés,
conformément à la philosophie qui sous-tend la modernisation des RH, en
leur fournissant un accès direct aux renseignements et aux transactions
sur les RH tout en veillant à ce que de l'information identique sur les
RH faisant autorité et des processus normalisés soient utilisés partout
dans le secteur public. La prestation efficace de services et de processus
normalisés à tous les employés et les gestionnaires découlera
largement de la philosophie du libre-service, d'où la nécessité de
fournir un accès à guichet unique aux renseignements, services et
transactions sur les RH. Le site masourceRH a été reconnu comme le
fournisseur de cet accès à guichet unique.
Nous avons élaboré un modèle de gouvernance qui assure le succès de
l'initiative et veille à ce que qu'un niveau adéquat de contenu et
de services du site Web masourceRH soit offert à un auditoire approprié
par la collectivité pertinente. La capacité du projet à offrir des
services en direct évolués dépend directement de la mise en place de la
voie de communication protégée du GED.
Outre l'élaboration d'un site des RH axé sur les clients, l'initiative
des téléservices des RH a créé un forum de la collectivité des
téléservices des RH qui constituera une tribune où les ministères et
organismes pourront notamment discuter et partager des idées, des
expériences et des pratiques exemplaires.
Tant le site masourceRH que le Forum de collectivité des
téléservices des RH serviront à rationaliser les activités en matière
de téléservices des RH tout en réduisant le temps que les
fonctionnaires consacrent à la gestion de l'information et des services
en matière de ressources humaines. À mesure que ces systèmes, services
et processus administratifs deviendront plus efficients, les
fonctionnaires disposeront de plus de temps pour vraiment se concentrer
sur le service au public.
La mise sur pied des téléservices des RH est un grand projet très
compliqué qui exigera l'engagement et la participation de nombreux
intervenants pendant de nombreuses années. Un bureau de projet a été
créé pour veiller au bon fonctionnement du processus de consultations et
pour assurer la coordination en temps opportun des activités des diverses
collectivités des RH. Des réunions périodiques ont lieu avec les
intervenants pour qu'ils puissent aborder et confirmer l'orientation
des téléservices des RH, communiquer et partager les connaissances et
les applications (identifier les pratiques exemplaires) et cerner les
centres d'excellence. Nombre des activités plus complexes, comme les
transactions en direct, les approbations électroniques, les données
personnelles, les flux des travaux, etc., exigeront des changement
fondamentaux des opérations des RH, ce qui peut prendre de nombreuses
années.
Pour en savoir davantage sur les téléservices en RH, veuillez
communiquer avec :
Susan Roberts
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : (613) 946-6266
Adresse électronique : roberts.susan@tbs-sct.gc.ca
|
