JUILLET 2003
CADRE DE SURVEILLANCE DE LA CLASSIFICATION
Un modèle conceptuel du programme
de surveillance de la classification
Secrétariat du Conseil du
Trésor
Secteur de l'organisation et de la
classification
Nous tenons à exprimer notre
reconnaissance envers nos collègues de la Commission de la
fonction publique pour leur collaboration et leur soutien lors du
développement du « Cadre de surveillance de la
classification - un modèle conceptuel du programme
de surveillance de la classification». Le
modèle SCT a beaucoup profité des années de
travail de conception, de consultation, d'essai et de mise
en oeuvre qui ont donné lieu à
l'ensemble de documents de la CFP intitulé « Cadre du mérite fondé sur les valeurs»
et, plus précisément, le document « Cadre
de responsabilité en dotation ».
CADRE DE SURVEILLANCE DE LA CLASSIFICATION
Un modèle conceptuel du programme de
surveillance de la classification
Table des matières
INTRODUCTION
- Objectif du document
- Contexte
- Rôle du conseil de gestion
- L'approche du conseil de gestion eu égard
è la nouvelle politique de classification
- Politique habilitante
RESPONSABILITÉ EN MATIÈRE DE
CLASSIFICATION
- Le continuum à trois échelons
- Les valeurs de classification dans l'ensemble de la
fonction publique
- Indicateurs et mesures de responsabilité
- Mesures incitatrices
- Autres initiatives
UNE APPROCHE À LA SURVEILLANCE ET À
L'ÉVALUATION DU RISQUE
- Caractéristiques d'un programme de surveillance de la
classification
SYSTÈME DE DÉTECTION PRÉCOCE
- Éléments du système de détection
précoce
- État d'avancement du système de
détection précoce
PRODUCTION DE RAPPORTS ET ÉVALUATION
- Production de rapports - Lignes directrices sur les rapports
ministériels de rendement en classification
- Au sujet des rapports
- Production de rapports ministériels de
classification
- Conclusion
- Évaluation du Secrétariat du Conseil du
Trésor
- Production du rapport ministériel sur le rendement en
matière de classification
- Modèle d'attestation de la fiabilité des
rapports ministériels en matière de
classification
Annexe A - Définitions
- Définitions en matière de classification
- Valeurs pour les résultats
- Valeurs pour les processus
Annexe B - Politique sur le système de
classification et la délégation de pouvoir :
Extrait sur la surveillance
Annexe C - Partie 1 Modèle
d'évaluation du risque : Risques fonctionnels
Annexe D - Partie 2 Modèle
d'évaluation du risque : Risques organisationnels et
systémiques
Annexe E - Liste de contrôle en
vue des rapports ministériels
Annexe F - Modèle de
rapport
INTRODUCTION
Le système de classification de la fonction publique
fédérale vise à déterminer la valeur
relative de tous les travaux effectués à la
fonction publique de façon efficace, équitable et
uniforme, et à établir les fondements de la
rémunération des employés de la fonction publique.
Les normes de classification servent à
déterminer la valeur relative du travail. Le
Secrétariat du Conseil du Trésor met au point et
transmet des directives eu égard à la gestion et
à la surveillance du système de classification de
même qu'à la mise en application de la
politique à cet effet.
Les administrateurs généraux détiennent
l'autorité de classifier les postes dans leurs
ministères respectifs conformément à la
politique du Conseil du Trésor, aux normes de
classification appropriées et à toute directive
émise par le Secrétariat du Conseil du
Trésor.
Les administrateurs généraux sont tenus de
prendre des décisions de classification conformes à
la politique, aux normes de classification applicables à
un groupe professionnel particulier et aux directives mises au
point et diffusées par le Secrétariat du Conseil du
Trésor.
Veuillez vous référer à l'annexe A
dans lequel vous trouverez une liste des termes et des
définitions qui vous seront utiles lors de la lecture de
ce document.
Objectif du document
- Présenter le nouveau cadre de surveillance de la
classification.
Contexte
- En mars 2000, la présidente du Conseil du
Trésor publiait Des résultats pour les Canadiens
et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du
Canada.
- Dans le cadre de ce document, le gouvernement souscrit
à quatre principes de gestion, à savoir le souci
des citoyens, les valeurs, les résultats et des
dépenses judicieuses.
- Pour augmenter leur rendement, les ministères et les
organismes doivent, entre autres choses, incorporer la fonction
moderne de contrôleur à leurs pratiques de gestion.
- En avril 2001, à la suite d'un des engagements
pris dans Des résultats pour les Canadiens et les
Canadiennes, on a conçu le Cadre de gestion
intégré du risque qui concilie une approche
d'ensemble du gouvernement avec
l'établissement de priorités et de principes
raisonnables régissant des dépenses
judicieuses.
- La gestion du risque constitue une démarche
systématique permettant d'établir de
meilleurs plans d'action en déterminant et
évaluant les questions liées au risque, en
acquérant des connaissances à leur sujet, en
agissant par rapport à ces questions et en les
communiquant. Il s'agit :
- d'une démarche ministérielle et
stratégique en vue de comprendre et de gérer les
risques.
- d'un moyen de traiter les risques importants
associés aux objectifs ministériels.
- un outil de renforcement de l'établissement des
priorités, de l'affectation des ressources et de la
prise de décisions.
- un élément contribuant à
améliorer les résultats visés par la gestion
et l'innovation.
- un élément essentiel de la gestion moderne et
des organisations à haut rendement.
- dans le cadre de la mise en oeuvre Des
résultats pour les Canadiens et les Canadiennes,
publié le 1er juin 2001, une politique du
Conseil du Trésor sur la surveillance active est
entrée en vigueur.
- conformément à cette nouvelle politique, des
systèmes appropriés doivent être mis en place
afin d'assurer une surveillance et un contrôle
adéquats. En faisant appel à une démarche de
gestion du risque, les ministères sont supposés
surveiller de façon active l'état
d'avancement de leurs pratiques et de leurs contrôles
en matière de gestion; le SCT, pour sa part, est
supposé exercer un contrôle actif sur
l'ensemble de la situation dans le domaine, à
l'échelle du gouvernement.
- Les résultats attendus de la surveillance active comprennent :
- un meilleur échange d'information et une
compréhension accrue de l'efficacité des
pratiques et des contrôles en matière de gestion, au
sein des ministères et dans l'ensemble du
gouvernement;
- des évaluations en temps opportun ainsi que des
actions préventives ou correctives dans les domaines
où des déficiences ou des lacunes en matière
de contrôle ont été observées;
- de meilleures évaluations de l'efficacité
des politiques du CT;
- une détermination précoce des besoins en
matière d'ajustement aux politiques existantes ou
aux nouvelles politiques du CT.
Tous les responsables des projets/programmes de surveillance
seront mis au fait du cadre de gestion du risque et
l'approche du CT en matière de surveillance
active.
Rôle du conseil de gestion
En juin 1997, le premier ministre
attribuait au Conseil du Trésor et à son
Secrétariat le rôle de conseil de gestion du gouvernement.
D'après son mandat, le SCT
doit travailler de concert avec les ministères et les
organismes et les soutenir dans leurs efforts en vue
d'améliorer leurs pratiques de gestion.
La désignation du SCT en tant que
conseil de gestion n'a pas invalidé les rôles
conventionnels du Conseil du Trésor et de son
Secrétariat, à savoir :
- agir à titre d'employeur de
la fonction publique;
- instaurer des politiques
financières, administratives et autres, à
l'échelle du gouvernement;
- assumer des fonctions de gestion des ressources;
- approuver la conception et la prestation
d'initiatives ministérielles
d'établissement de rapports, de même que les
ressources requises à cet effet.
À ces importantes fonctions établies se sont
ajoutées des responsabilités, à savoir,
fournir l'expertise nécessaire à la mise au
point d'un programme d'amélioration des
pratiques de gestion au sein des ministères et des
organismes fédéraux, et assumer le leadership
à cet effet.
L'approche du conseil de gestion eu égard
à la nouvelle politique de classification
La nouvelle politique épouse l'approche du
conseil de gestion sur les points suivants :
- Le Conseil du Trésor
établit les principes de la politique en matière de
délégation aux administrateurs
généraux du pouvoir de classifier.
- Les administrateurs
généraux doivent respecter ces principes quand ils
gèrent la classification au sein de leurs
ministères.
- Les administrateurs
généraux, en accord avec les politiques,
disposeront officiellement du pouvoir de classifier tous les
groupes et tous les niveaux à l'exception de ceux
qui sont préalablement visés par une autre
politique (EX, CAP, PSG).
- Les administrateurs
généraux auront la possibilité de
déléguer à leur tour le pouvoir de
classifier aux:
- gestionnaires au sein de leurs
ministères respectifs et/ou
- aux conseillers en ressources humaines
qui sont employés par leurs ministères respectifs
ou par un autre ministère.
- Les ministères choisiront la
façon de fixer leurs propres cadres de
responsabilité.
- Les ministères auront la
possibilité de choisir les pratiques de gestion et les
mesures appropriées afin de satisfaire à leurs
besoins, et ce, en accord avec les paramètres du cadre
établi par la politique et des renseignements compris dans
les lignes directrices.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera
et évaluera la façon dont les administrateurs
généraux exercent leur pouvoir de
classification.
Politique habilitante
La politique doit pouvoir permettre une approche propice au
leadership. Un thème essentiel du programme de la
modernisation des ressources humaines consiste à
améliorer les services donnés aux Canadiens et aux
Canadiennes, en précisant les rôles et en
renforçant la responsabilisation des institutions et des
personnes chargées d'administrer la fonction
publique. Une nouvelle Politique concernant le système de
classification et la délégation de pouvoir (voir
Annexe B) a été conçue à
l'appui de ce thème, et ses lignes directrices
seront publiées au cours de l'exercice
2003‑2004. La politique vise un équilibre
approprié entre le leadership et la surveillance
exercés par le SCT et les besoins des ministères eu
égard à leur responsabilité en
matière de classification. La nouvelle approche :
- simplifiera l'approche normative « commander et
contrôler » et ses directives afférentes
à la politique actuelle, en les remplaçant par des
principes conformes à la fonction moderne de
contrôleur;
- accordera une plus grande latitude aux administrateurs
généraux quant à la gestion de la
classification dans leurs ministères respectifs. La
nouvelle politique abolit les restrictions relatives à la
délégation de pouvoir en ce qui a trait à la
classification de groupes professionnels particuliers et à
leurs niveaux, ainsi qu'à la
sous‑délégation du pouvoir de classifier aux
gestionnaires;
- allègera les procédures et les exigences
laborieuses d'établissement de rapports que les
ministères sont tenus de suivre;
- fixera un cadre de surveillance active qui donne aux
ministères la latitude dont ils ont besoin pour satisfaire
à leurs besoins de surveillance.
RESPONSABILITÉ EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION
Le continuum à trois échelons
Le continuum de la responsabilité en
matière de classification comprend trois échelons,
à savoir :
Échelon 1 : Les ministres du Conseil du
Trésor
Échelon 2 : L'administrateur
général ministériel est responsable devant
les ministres du Conseil du Trésor, par l'entremise
du Secrétariat du Conseil du Trésor/le
secrétaire du Conseil du Trésor est responsable
devant les ministres du Conseil du Trésor
Échelon 3 : Les gestionnaires
ministériels et/ou les conseillers en RH sont responsables
devant l'administrateur général
ministériel.
Chaque échelon comprend trois niveaux de
rapport, à savoir les processus, les produits et les
résultats. (Voir annexe A pour la définition des termes)
Au cours de discussions récentes sur la
responsabilité, dont le Rapport du Groupe de travail
sur les valeurs et l'éthique dans la fonction
publique, une distinction a été établie
entre les notions apparentées de responsabilité,
responsabilisation et obligation de s'expliquer.
Responsabilité : Elle définit le
domaine dans lequel le titulaire d'un poste à la
fonction publique (qu'il soit élu ou non) peut agir;
la responsabilité définit le pouvoir particulier
accordé au titulaire d'un poste (conformément
à la loi ou à un pouvoir
délégué).
Responsabilisation : Il s'agit d'une
façon d'appliquer ou d'expliquer la
responsabilité. Elle implique :
- qu'il faut rendre des comptes sur la
façon dont on s'est acquitté de ses
responsabilités ou sur les mesures prises pour
régler des problèmes;
- qu'il faut accepter personnellement les
répercussions des problèmes causés par le
poste ou du problème qui aurait pu être
évité et corrigé si le titulaire du poste
avait agi correctement.
Obligation de s'expliquer : Elle se
rapporte au devoir d'informer et d'expliquer.
- Elle constitue un élément
essentiel de toute relation de responsabilisation, à
l'exclusion toutefois des conséquences personnelles
qui en font partie;
- Les fonctionnaires doivent répondre de
leurs actions devant les organes parlementaires, mais ils ne sont
toutefois pas responsables de ces actions… (Une base
solide - Rapport du Groupe de travail sur les valeurs et
l'éthique dans la fonction publique -
Résumé, page 3)
Le tableau qui suit montre en quoi consistent la
responsabilité, l'obligation de s'expliquer et
les mécanismes de responsabilisation à chaque
échelon du continuum de la responsabilité.
| |
Responsabilité
|
Mécanisme de responsabilisation
|
Obligation de s'expliquer
|
|
Volet 1
|
Les ministres du Conseil du Trésor
|
LGFP 11(2)c)
« … le Conseil du Trésor peut…
assurer la classification des postes et des employés au
sein de la fonction publique … »
|
Le secrétaire du Conseil du
Trésor/l'administrateur général
ministériel
|
|
Volet 2
|
Le secrétaire du Conseil du Trésor
L'administrateur général ministériel
|
Responsable devant les ministres du Conseil du Trésor
en raison de l'affectation de ses tâches et de ses
fonctions, comme le précise la politique de la
classification
Responsable devant les ministres du Conseil du Trésor
en vertu de la délégation, comme le précise
la politique en matière de classification
|
Le secrétaire délégué du Conseil
du Trésor/le secrétaire adjoint, Secteur de
l'organisation et de la classification
Le chef des ressources humaines du ministère et les
conseillers en RH/les gestionnaires ministériels
|
|
Volet 3
|
Gestionnaire ministériel et/ou conseiller en RH
|
Responsable devant l'administrateur
général en vertu du cadre ministériel de
délégation
|
Gestionnaire ministériel et conseiller en RH
|
Les valeurs de la classification dans
l'ensemble de la fonction publique
Selon le cadre de responsabilisation, les administrateurs
généraux doivent répondre de
l'utilisation qu'ils font du pouvoir de classifier,
de façon à respecter une série de valeurs.
Certaines de ces valeurs de classification sont issues du Rapport
du Groupe de travail sur les valeurs et l'éthique
dans la fonction publique, et d'autres sont tirées Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes
(voir les définitions dans l'Annexe A). Le respect
des valeurs de classification peut être mesuré au
moyen d'indicateurs de rendement correspondant aux mesures
des résultats, des produits et des processus.
Indicateurs et mesures de responsabilité
Le tableau suivant fait le lien entre les indicateurs de
responsabilité et les valeurs qu'ils appuient, et
décrit des méthodes de mesure possibles.
|
Valeurs
|
Indicateurs
|
Mesures/méthodes
suggérées
|
|
Valeurs relatives au résultats
|
-
stratégie et pratiques de classification qui
répondent aux besoins opérationnels de
l'organisation (produit)
-
satisfaction du ministère client
(résultat)
-
niveau de productivité (résultat)
-
résultats des données d'entrée en
matière de classification/grief/analyse du
règlement des différends (processus)
-
pratiques et stratégies en matière de
classification qui mènent à des décisions de
classification uniformes et appropriées (produit)
-
résultats des données d'entrée en
matière de classification/grief/analyse du
règlement des différends (processus)
|
-
rapports ministériels sur la conciliation du plan
d'affaires avec la stratégie de classification
-
examen ministériel des pratiques de classification
(assorti d'explications solides des
dérogations)
-
gestionnaire/employé/sondages auprès des
clients et/ou consultations
-
examen ministériel du nombre et du type de plaintes
formulées par les clients
-
étude ministérielle des
façons/mécanismes existants qui garantissent le
service ministériel/que les normes de qualité sont
satisfaites
-
examen des données d'entrée en
matière de classification, des griefs, du règlement
des différends
-
examen des rapports portant sur l'examen de la
conjoncture (plaintes)
-
examen ministériel des pratiques et des rapports de
classification (assorti d'explications solides des
dérogations)
-
examen des données d'entrée en
matière de classification, des griefs, du règlement
des différends
-
examen des rapports sur l'analyse de la conjoncture
(plaintes)
-
observations en provenance d'autres ministères
et d'agent négociateurs
|
|
Valeurs
|
Indicateurs
|
Mesures/méthodes
suggérées
|
|
Valeurs relatives au processus
|
-
satisfaction de la direction et des employés (produit)
-
politique ministérielle en matière de
classification permettant de mettre ces valeurs en application (produit)
-
résultats des données d'entrée en
matière de classification/grief/
analyse du règlement des différends
(processus)
|
-
sondages auprès des employés et des
gestionnaires
-
examen ministériel des pratiques de classification
(assorti de solides explications des dérogations)
-
examen des données d'entrée en
matière de classification, grief, règlement des
différends
-
examen des rapports sur l'analyse de la conjoncture
(plaintes)
-
observations en provenance d'autres ministères
et d'agents négociateurs
|
Les activités de surveillance et
d'établissement des rapports des ministères
devraient reposer sur les valeurs de la classification. Certains
de ces indicateurs sont obligatoires alors que d'autres
sont optionnels et servent aux ministères à faire
état de leur conjoncture ministérielle
particulière. Le Secrétariat est prêt
à seconder les ministères dans la
détermination du type de mesures et de la façon
d'évaluer les différents indicateurs. Le
Secrétariat exercera une surveillance relativement au
progrès réalisé par les ministères
dans leur capacité de mesurer leur rendement, eu
égard à la prestation d'un programme de
classification.
Mesures incitatrices
Le rapport commandé par la présidente du Conseil
du Trésor, intitulé Modernisation de la fonction
de contrôleur dans le gouvernement du Canada,
décrit brièvement les conditions qui doivent
être remplies pour assumer la fonction de contrôleur
moderne, il s'agit :
- de leadership à partir de l'administration
centrale et dans les ministères
- de responsabilités clairement énoncées
et comprises
- d'une capacité et d'une compétence
à la hauteur des besoins
- de mesures incitatrices
Le rapport sur la fonction de contrôleur fait ressortir
la nécessité de mesures incitatrices en vue de
créer un environnement efficace (on renvoie souvent
à ces mesures comme sanctions, récompenses ou
mesures correctives). Le rapport laisse entendre que les
administrateurs généraux qui fournissent de bons
renseignements et qui exercent un contrôle efficace
devraient faire l'objet d'une surveillance moindre et
d'orientation plus souple de la part de
l'administration centrale. Parallèlement, le
système devrait avoir la souplesse nécessaire pour
assurer une surveillance et une observation accrues, quand la
situation susmentionnée ne se vérifie pas dans les
faits, et le cas échéant, intervenir dans les
situations.
Les activités susceptibles de constituer un
système de mesures incitatrices en vue d'une saine
classification dans les ministères sont
énumérées dans le tableau qui suit.
|
Favoriser les pratiques exemplaires
|
Décourager les mauvaises pratiques
|
- Apport positif dans l'évaluation du rendement de
l'administrateur général (SCT)
- Diffusion publique des saines pratiques (SCT)
- Mesures incitatrices et récompenses relativement aux
saines pratiques (AG)
|
- Retrait complet de la délégation (CT)
- Apport négatif dans l'évaluation de
rendement de l'administrateur général
(SCT)
- Retrait partial de la délégation (CT)
- Diffusion publique des irrégularités (SCT)
- Note à l'administrateur général
portant sur les préoccupations à l'endroit du
système de classification ministérielle (SCT)
- Mesures disciplinaires à l'échelle du
ministère (AG)
|
Autres initiatives
D'autres mesures peuvent être prises pour assurer
une gestion efficace du système de classification,
soit :
| Enquête sur les irrégularités |
(SCT/AG) |
| Vérifications |
(SCT/AG) |
| Examens thématiques, comme des examens de description
de travail, des comités d'évaluation, un
groupe professionnel particulier |
(SCT/AG) |
| Avis et consultation sur des questions de classification |
(SCT/AG) |
| Avis/outils/aide en ce qui a trait à
l'évaluation du rendement, à la vérification et à la gestion du
risque |
(SCT/AG) |
| Système de détection précoce |
(SCT/AG) |
UNE APPROCHE À LA SURVEILLANCE ET
À L'ÉVALUATION DU RISQUE
Il faut inclure un programme de surveillance
régulière et systématique aux modèles
d'évaluation de risque en matière de
classification. Le Secrétariat du Conseil du Trésor
est d'avis que la surveillance constituera un processus
d'examen des activités de classification, de la
capacité et des résultats permettant de garantir de
façon raisonnable que des décisions de
classification sont prises en gardant en tête les objectifs
suivants :
- recueillir l'information portant sur
l'état de la classification dans les
ministères;
- fournir aux décideurs des renseignements en temps opportun;
- mettre en application des mesures de redressement là
où la chose s'impose.
Caractéristiques d'un programme de surveillance de la
classification
Tous les ministères doivent rendre des comptes
relativement à l'autorité de classification
qui leur est déléguée. Bien que les
objectifs globaux soient les mêmes pour tous, les
ministères devraient adopter des méthodes de
surveillance correspondant aux besoins particuliers de leur
organisation. Les cadres ministériels devraient comporter
les caractéristiques suivantes :
- des responsabilités clairement établies;
- l'examen des tendances au regard des valeurs et des
indicateurs de performance convenus;
- les résultats sont portés à l'attention
de la haute direction;
- des mesures correctives sont mises en oeuvre à la
suite de ces résultats.
La fiabilité et la portée sont également
des caractéristiques des programmes de surveillance
ministériels. Un système de surveillance est fiable
dans la mesure où il dispose de mécanismes
appropriés pour protéger la qualité et
l'opportunité des renseignements sur la classification et
pour en assurer la sécurité. Un système de
surveillance a une portée adéquate s'il permet
d'évaluer les valeurs et le rendement
énoncés dans le cadre.
La mise en oeuvre effective du système de surveillance
est fonction du contexte ministériel. Plusieurs sources
d'information peuvent être utilisées, notamment
:
- les données statistiques,
- les pratiques de classification.
- les entrevues et/ou les sondages auprès des directeurs
des ressources humaines, des clients et des employés.
Ce sont les ministères qui déterminent la
fréquence de leurs activités de surveillance,
lesquelles peuvent être menées à tous les six
mois ou à tous les ans, selon leurs besoins particuliers.
De plus, il est possible qu'on leur demande de participer
à des initiatives de surveillance dirigées par le
SCT et de répondre à des demandes de renseignements
du SCT.
Les activités de surveillance spécifiques
exercées par chaque ministère se fondent sur une
évaluation des risques liés à la
classification. L'évaluation des risques est un processus
méthodique visant à évaluer et à
intégrer des décisions professionnelles à
l'égard de conditions ou d'effets défavorables
susceptibles de se produire. (Voir les annexes C et D). En
examinant les risques fonctionnels et organisationnels de la
classification, l'évaluation des risques permet :
- de déterminer, de cibler et de maximiser
l'efficacité des activités de surveillance;
- d'aider à établir la portée d'une
évaluation de rendement donnée.
SYSTÈME DE DÉTECTION
PRÉCOCE
Dans la Politique su SCT sur la surveillance active, on peut
lire ceci :
Pour satisfaire aux exigences de cette politique, les
ministères doivent surveiller activement leurs pratiques
et leurs contrôles de gestion en se fondant sur une
approche de gestion des risques. Cela impose d'avoir mis en place
au sein des ministères des moyens pour détecter et
faire connaître dès que possible les risques et les
lacunes inacceptables, les problèmes ou les
défaillances de contrôle, de prendre rapidement et
de façon efficace des mesures préventives et de
correction quand de tels problèmes ayant des
répercussions importantes sont relevés, et
d'informer dès que possible le SCT de toute
préoccupation importante en matière de gestion.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor se
servira du système de détection précoce
à titre de complément aux rapports
ministériels sur le rendement en classification, dans le
cadre du nouveau régime de responsabilisation.
En regard de la classification dans la fonction publique, le
risque peut être défini ainsi :
un contexte de classification non conforme aux dispositions de
la Loi sur la gestion des finances publiques non plus
qu'aux politiques, aux lignes directrices et aux valeurs du
Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le système de détection précoce sert
à cerner les risques potentiels associés au
système de classification de la fonction publique. Le
système de détection précoce :
- cerne les risques pour l'ensemble de la fonction
publique et à l'échelle des
ministères,
- constitue un outil d'évaluation du rendement
pour le Secrétariat du Conseil du Trésor et les
ministères,
- contribue à évaluer la santé du
système de classification de la fonction publique.
Le système de détection précoce vise
à échanger les types d'information suivants
au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor et avec
les ministères :
- un aperçu contextuel des ministères par rapport
aux tendances globales de la fonction publique,
- les tendances particulières aux ministères par
rapport aux tendances dans l'ensemble de la fonction
publique,
- les secteurs de risques potentiels au niveau des
ministères par rapport à ceux de l'ensemble
de la fonction publique.
De plus, les résultats obtenus à l'aide du
système de détection précoce permettront au
Secrétariat du Conseil du Trésor de
déterminer des études et des examens
thématiques possibles portant sur la classification dans
la fonction publique.
Ce nouveau système de détection précoce
traduit la nouvelle approche la fonction de contrôleur,
laquelle fait ressortir la nécessité
d'établir des rapports sur les résultats
obtenus à partir de renseignements adéquats.
Éléments du système de détection
précoce
Le système de détection précoce se fonde
sur différents types d'information, dont :
- les indicateurs fonctionnels
- les indicateurs organisationnels (à
l'échelle des ministères seulement)
- les données relatives à
l'évaluation des emplois
- les données relatives aux griefs
- les résultats des
vérifications/examens/études
thématiques
- les données qualitatives obtenues de divers
intervenants du Secrétariat du Conseil du Trésor
(administration centrale et régions)
- les tendances relatives aux niveaux de classification
En réunissant les données qualitatives et
quantitatives, le système de détection
précoce permet de cerner les risques possibles en
matière de classification. Le tableau suivant
présente les types de tendances et les risques possibles
qui y sont associés. Il est important de noter que
l'existence d'une tendance ne signifie pas
automatiquement qu'il y a problème. Il s'agit
plutôt d'un motif de préoccupation pour lequel
le Secrétariat du Conseil du Trésor peut demander
des renseignements contextuels.
|
Tendances
|
Risques possibles
|
|
Formation inadéquate des
gestionnaires
|
Manque d'efficience,
d'efficacité, de capacité financière,
de probité, d'équité,
d'objectivité et d'impartialité des
conseils, de transparence
|
|
Manque de conseillers accrédités
en classification
|
Manque d'efficience,
d'efficacité, d'intégrité, de
probité, d'équité,
d'objectivité et d'impartialité des
conseils, de transparence
|
|
Descriptions de travail
désuètes
|
Manque d'efficacité,
d'intégrité, de probité,
d'équité, d'objectivité et
d'impartialité des conseils, de transparence
|
|
Élimination du sexisme dans les
descriptions de travail sujettes à caution
|
Manque d'efficience,
d'efficacité, d'intégrité, de
probité, d'équité,
d'objectivité et d'impartialité des
conseils, de transparence
|
|
Écarts entre les valeurs relatives
|
Manque d'efficacité, de
capacité financière,
d'intégrité, de probité,
d'équité, d'objectivité et
d'impartialité des conseils, de transparence
|
|
L'évaluation des emplois
n'est pas faite en comité
|
Manque d'efficacité,
d'intégrité, de probité,
d'équité, de transparence
|
|
Absence de documentation appropriée
|
Manque d'efficacité,
d'intégrité, de probité,
d'équité, de transparence
|
|
Griefs
|
Manque d'intégrité, de
probité, d'équité,
d'objectivité et d'impartialité des
conseils, de transparence
|
État d'avancement du système de
détection précoce
À tous les ans, on effectuera une analyse du
système de détection précoce de la
classification et on y apportera les révisions qui
s'imposent.
PRODUCTION DE RAPPORTS ET ÉVALUATION
Production de rapports - Lignes directrices sur les rapports
ministériels de rendement en classification
Le SCT reconnaît que les exigences relatives au nouveau
cadre comprendront un processus d'apprentissage pour les
ministères et le SCT. Nous tenons compte du fait que les
ministères auront besoin de temps pour perfectionner,
à l'aide du SCT, leur capacité à
rendre des comptes relativement aux résultats. Nous savons
que les premiers rapports ministériels porteront surtout
sur la description des processus actuellement en place et ne
feront qu'une petite place à la discussion du
rendement. Cependant, avec le temps, les rapports
ministériels devront mettre davantage l'accent sur
les résultats et sur le rendement.
On s'attend à ce que les ministères
incluent dans leur rapport ministériel de classification
les renseignements suivants, qui seront utilisés par la
haute direction dans le cadre du processus
décisionnel:
- Les ministères devraient joindre leur stratégie
de classification à leur plan d'activités
dans les rapports ministériels.
- Les rapports ministériels traitent adéquatement
de toutes les valeurs liées aux résultats
(capacité financière, efficacité,
efficience, intégrité, probité) et de celles
liées aux processus (équité,
objectivité et impartialité des conseils,
transparence) du SCT.
- Les rapports ministériels ne devraient pas seulement
contenir les résultats positifs.
- On encourage les ministères à produire des
rapports sur les politiques et les lignes directrices du SCT eu
égard à la façon dont elles facilitent ou
rendent plus difficile la saine gestion du système de
classification.
Au sujet des rapports
Le SCT a mis au point une liste de contrôle pour un
rapport ministériel (voir l'Annexe E) et un
modèle de rapport (voir l'Annexe F) à
l'intention des ministères qui aimeraient avoir un
exemple à leur disposition. La forme et le contenu du
document peuvent varier en fonction de certains facteurs, tels
l'importance du travail et sa complexité eu
égard à la classification dans les
ministères.
Production de rapports ministériels de
classification
On demande aux ministères qui ont produit leur rapport
ministériel de classification d'en soumettre un
exemplaire au SCT.
Conclusion
Ce cadre présente des lignes directrices qui aideront
les ministères à produire leur rapport à
l'administrateur général.
Nous encourageons les ministères à faire part au
SCT de leur rétroaction, afin de lui permettre
d'assurer la gouvernance de la manière la plus
efficace possible et d'évaluer l'état
de la classification dans la fonction publique. Nous vous
saurions aussi gré de nous parler de vos initiatives
fructueuses. De plus, il est important que vous nous informiez
des problèmes que vous rencontrez, ainsi que des efforts
déployés ou des mesures prises pour y
remédier.
Évaluation du Secrétariat du Conseil du
Trésor
Le nouveau cadre de responsabilité et la nouvelle
approche de la délégation reposent sur une relation
de confiance entre le Secrétariat du Conseil du
Trésor et les ministères. Conformément au
programme d'activités associé à la
fonction de contrôleur, et compte tenu de la diligence
raisonnable dont le SCT doit faire preuve à titre
d'employeur, il est important que les rapports
ministériels soient dignes de confiance.
Production du rapport ministériel sur le rendement en
matière de classification
Une fois le rapport ministériel sur le rendement en
matière de classification complété, le
ministère en fournit un exemplaire au SCT et en atteste la
fiabilité.
Pour s'assurer de la fiabilité du rapport, le SCT
doit tenir compte de l'information sur :
- l'infrastructure ministérielle en place, qui
doit contribuer à une bonne gestion des activités
de classification;
- le contenu du rapport ministériel, qui doit
correspondre aux valeurs et aux indicateurs de rendement.
Le SCT pourra toujours obtenir une confirmation
supplémentaire de la fiabilité du rapport lorsque
l'information sur l'infrastructure en place sera
jugée insuffisante et lorsqu'il y aura un manque de
preuve dans le contenu du rapport. Le SCT pourra alors mener des
examens sur place pour établir la pertinence de
l'information.
Une fois le processus d'attestation de la
fiabilité terminé, le Secteur de
l'organisation et de la classification (SOC) se servira de
cette information pour évaluer le rendement de
l'organisation et pour présenter les suggestions
et/ou les recommandations nécessaires. Celles-ci seront
communiquées à l'administrateur
général.
La partie suivante dégage et explique les
éléments dont le SOC se servira pour effectuer
l'attestation de la fiabilité des rapports
ministériels en matière de classification.
Modèle d'attestation de la fiabilité des
rapports ministériels en matière de
classification
Le nouveau régime de responsabilité et
d'établissement de rapports rendra le SCT
dépendant de l'information fournie par les
ministères et organismes. Il est donc important de mettre
en place les dispositions nécessaires pour que le SCT
reçoive des éléments objectifs attestant la
fiabilité de l'information provenant de ces sources.
Les rapports présentés par les ministères et
organismes doivent satisfaire les critères d'une
évaluation fondée sur une norme de
vérification généralement acceptée et
appliquée avec la collaboration de professionnels de la
vérification.
Le SCT pourra toujours juger de la fiabilité des
rapports lorsqu'ils seront présentés.
L'expression attestation de la fiabilité touche
l'infrastructure en place utilisée par les
ministères pour générer leur
évaluation du rendement et le contenu du rapport.
Les éléments utilisés pour effectuer une
attestation de la fiabilité sont donnés dans
l'exemple suivant :
|
Infrastructure ministérielle pour
l'évaluation du rendement
|
|
Éléments de fiabilité
|
-
|
|
|
|
+
|
Éléments de fiabilité
|
-
|
|
|
+
|
-
Le ministère possède des plans
d'évaluation des RH au sein de la Direction des RH
ou de la vérification/
de l'évaluation.
-
Les plans d'évaluation comprennent
l'examen des secteurs à risques en
classification.
|
|
|
|
|
|
-
Évaluation de l'étendue des champs
d'application (processus/produit/résultat).
-
L'évaluation comprend l'AC et les
régions, le cas échéant.
-
Utilisation d'une méthode adéquate
(mesures utilisées par les ministères).
|
|
|
|
|
-
Compétence des évaluateurs
-
Expertise touchant le contenu de la classification (les
spécialistes des RH sont les évaluateurs).
-
Expertise en vérification et en évaluation (le
groupe de vérification/
évaluation est le groupe
d'évaluateurs).
-
Les experts-conseils en classification sont mis sous contrat.
|
|
|
|
|
|
-
Analyse des risques
-
Consultations internes du SCT sur le contenu du rapport.
-
Étude des résultats de l'analyse des
risques du SCT aux fins de comparaison des tendances.
-
Consultation des preneurs de décisions au SCT (chefs
de direction, cadres délégués, etc.).
-
Examen des résultats d'études
thématiques, le cas échéant.
|
|
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|
|
|
|
|
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|
|
-
L'analyse externe de l'environnement par le SCT
se fait grâce :
-
à une surveillance des médias pour y cibler des
problèmes de classification au ministère.
-
à une surveillance de La Chambre des communes.
-
à l'intervention des parlementaires concernant
le ministère.
-
à l'examen du site Web ministériel.
|
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|
|
Si les résultats ne sont pas concluants
|
Si les résultats ne sont pas concluants
|
|
Le SCT mène un examen sur place des rapports
d'activité (au besoin).
- Le niveau varie :
- Entrevues (conseillers en RH et gestionnaires
subdélégués)
- Vérifications au hasard
- Plus grande attention dans certains secteurs
|
Note globale
|
Note globale
|
|
- +
|
- +
|
DÉFINITIONS
Pour assurer une terminologie uniforme, certains termes
utilisés dans ce document sont définis comme
suit :
Définitions en matière de
classification
Comité de classification - un groupe
formé d'au moins trois personnes autorisées
par leur ministère respectif à évaluer le
travail. Le comité devrait connaître le travail
à évaluer et l'organisation où ce
travail se fait. Lorsque possible, les comités de
classification devraient être formés d'hommes
et de femmes.
Norme de classification -un
document qui décrit les facteurs, les
éléments etles autres critères utilisés pour
décider de la valeur relative du travail d'un
groupe professionnel.
Système de classification -
l'infrastructure servant à gérer et à
contrôler de façon efficace la classification des
postes de la fonction publique, y compris les politiques, les
lignes directrices, les normes de classification, les groupes
professionnels, les descriptions de travail, les
évaluations d'emplois, les mécanismes de
surveillance active et de règlement de grief. Le
système garantit l'établissement de la valeur
relative du travail et sert de base à la
rémunération des employés dans la fonction
publique.
Ministère -un
ministère ou un autre secteur de la fonction publique du
Canada mentionné à la partie I de l'annexe I
de la Loi sur les relations de travail dans la fonction
publique.
Administrateur général/administratrice
générale -l'administrateur
général ou le premier dirigeant d'un
ministère.
Évaluation - le processus
d'évaluer le travail selon une norme de
classification; l'évaluation sert à
déterminer la valeur relative du travail selon les
exigences de celle-ci.
Description générique de travail -
une description de travail pour deux postes ou plus qui
possèdent les mêmes exigences (résultats
axés sur le service à la clientèle,
activités clés et caractéristiques de
travail).
Conseiller/conseillère en ressources humaines/classification - un employé qui fournit
aux gestionnaires des conseils en matière
d'organisation et de classification et qui, sous
réserve des autorisations nécessaires, est
considéré par l'administrateur
général comme respectant toutes les exigences
requises par le Secrétariat du Conseil du Trésor
pour prendre des décisions de classification (voir les
articles 6.9 et 6.10).
Emploi- un poste unique, ou un certain nombre de
postes, qui sont similaires ou identiques et dont le travail fait
partie d'une seule description.
Niveau - un indicateur numérique du rang
pertinent d'un poste au sein de son groupe professionnel
selon la valeur qui lui a été attribuée lors
de son évaluation au moyen de la norme de classification
appropriée.
Description modèle de travail - une
description de travail qui peut servir de modèle pour
rédiger une autre description de travail. Une description
modèle de travail peut s'appliquer à
plusieurs dans une organisation ou à quelques-uns. Elle
peut être utilisée telle quelle ou être
modifiée pour tenir compte du travail décrit.
Groupe professionnel -un ensemble d'emplois
ou de professions décrits de façon
générale selon la nature ses fonctions.
Résultats- les résultats qui
peuvent être logiquement attribués à un
programme (organisation ou service). Le résultat
d'un système de classification sert de base à
une fonction publique motivée qui répond aux
objectifs organisationnels du gouvernement.
Extrants - les produits et services
engendrés ou contrôlés directement par les
activités du programme. Les extrants du système de
classification proviennent des processus; par exemple, les postes
correctement classés sont le résultat d'une
description de travail et d'une évaluation efficaces.
Poste- les exigences reliées à un
travail, qui sont attribuées par le gestionnaire et qui
peuvent être accomplies par une personne.
Processus - les systèmes administratifs
qui regroupent un ensemble d'intrants et de
résultats.
Risque- l'incertitude qui existe en ce qui
a trait aux événements et aux résultats
à venir. C'est la façon d'exprimer la
vraisemblance et les répercussions d'un
événement et peut influencer l'atteinte des
objectifs de l'organisation.
Gestion du risque - une approche
systématique pour décider de la marche à
suivre dans des situations incertaines : cibler, évaluer
et étudier les risques, décider des mesures
à prendre et en assurer la communication.
Description de travail - un document
approuvé par les gestionnaires compétents et qui
décrit les exigences de travail reliées à un
poste ou à un emploi. Une description de travail comprend
toute l'information qui, en vertu de la norme de
classification pertinente, est nécessaire à son
évaluation.
Définition des valeurs
Valeurs pour les résultats
Capacité financière
La capacité financière est reliée
à la dépense judicieuse des fonds publics compte
tenu leur nature limitée. C'est la capacité
de relier les coûts aux résultats des initiatives
afin d'en garantir la valeur pour les contribuables. Les
programmes actuels, ainsi que les nouvelles propositions de
dépense, doivent être évalués de
façon systématique et les cadres de gestion doivent
être en place pour assurer une diligence raisonnable et une
bonne gestion des fonds publics. La capacité
financière sous-entend que les activités
essentielles à l'intérêt public
reçoivent les ressources nécessaires au fil du
temps.
Efficacité
L'efficacité est la capacité
d'atteindre des objectifs établis.
L'efficacité est donc évaluée selon
les objectifs précisés dans la mission de
l'organisation.
L'efficacité peut être définie comme
étant le lien entre les résultats atteints par un
système (ou une personne) et les objectifs visés.
Plus les résultats se rapprochent des objectifs, plus le
système (ou la personne) est jugé efficace.
Rendement
Le rendement est la capacité d'être
productif sans gaspillage. Le rendement peut être
défini comme étant le lien entre les
résultats d'un système (ou d'une
personne) et les coûts de production. Plus le ratio
coût/résultat est bas, meilleur est le rendement du
système (ou de la personne).
Intégrité
L'intégrité est la vertu de se plier
à un code moral de façon conséquente et
ferme, toujours dans le but d'être juste.
Les contraintes qu'entraîne
l'intégrité sont personnelles et touchent la
conscience de la personne.
Probité
La probité est une vertu qui est liée à
la poursuite de grands principes et idéaux.
Plus simplement, une personne faisant preuve de probité
agit de façon consciencieuse et juste, en appliquant des
règles écrites et non écrites.
Valeurs pour les processus
Équité
L'équité est une qualité morale qui
est liée à la capacité d'être
impartial et honnête.
Les gens qui sont justes sont prêts à accepter la
vérité et à agir « de bonne
foi », sans se leurrer et sans chercher à tromper
les autres. Ce sont des personnes qui ne font pas preuve
d'égoïsme, de préjudice ou de favoritisme.
Objectivité et impartialité
dans les conseils
L'objectivité et l'impartialité dans
les conseils peuvent être définies comme le fait de
guider quelqu'un en faisant des recommandations neutres et
équitables, dénuées de favoritisme ou de
préjugés, afin qu'elles soient justes et
honnêtes.
Transparence
La transparence signifie l'absence de prétention
ou de supercherie. La transparence suggère des
communications ouvertes quant à la classification afin que
les employés et les demandeurs en comprennent facilement
les pratiques.
Annexe B
POLITIQUE SUR LE SYSTÈME DE
CLASSIFICATION ET LA DÉLÉGATION DE POUVOIR :
EXTRAIT SUR LA SURVEILLANCE
7. Surveillance
7.1 Le Secrétariat du Conseil du
Trésor tient à jour des systèmes centraux
d'information sur la classification, établit les
indicateurs de rendement, procède à des
vérifications et à des évaluations, et prend
d'autres mesures pour contrôler et évaluer la
manière dont un administrateur général prend
ses décisions de classification. À cette fin :
7.1.1 il contrôle l'efficacité du
système de classification et de sa mise en
oeuvre;
7.1.2 il veille à
l'intégrité du système de
classification;
7.1.3 il relève les forces et les faiblesses
du système de classification et de son administration
connexe, y compris les risques inacceptables;
7.1.4 il aide les ministères à
améliorer le système de classification en
s'assurant que les pratiques exemplaires sont
communiquées et que les mesures correctives et les suivis
sont appropriés.
7.2 Si un administrateur
général ne prend pas les mesures correctives
opportunes et appropriées, le secrétaire du Conseil
du Trésor peut ordonner à l'administrateur
général de corriger les erreurs de
classification.
7.3 Les administrateurs généraux ont
pour tâche :
7.3.1 d'établir des pratiques de
gestion qui garantissent l'intégrité du
système de classification;
7.3.2 de contribuer à la révision et
à la mise à jour de la norme de classification par
le Secrétariat du Conseil du Trésor;
7.3.3 de verser au moment opportun des
données dans le système d'information sur la
classification du Secrétariat du Conseil du
Trésor;
7.3.4 de relever promptement les conditions pouvant
causer une défaillance du système de contrôle
et de prendre des mesures précoces et efficaces pour les corriger;
- de signaler rapidement au Secrétariat du Conseil du
Trésor les préoccupations importantes concernant la
gestion du système de classification;
- de préparer des rapports ministériels de
vérification interne sur la gestion et l'administration du
système de classification et d'en fournir, en temps
opportun, des versions électroniques dans les deux langues
officielles au Secrétariat du Conseil du
Trésor;
- de préparer des rapports ministériels de
surveillance interne sur la gestion et l'administration du
système de classification et de fournir ces rapports au
Secrétariat du Conseil du Trésor lorsqu'il en
fait la demande.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor
établira un cadre d'évaluation puis évaluera
et réexaminera la présente politique à
l'intérieur d'une période de cinq ans.
Annexe C
Partie 1 Modèle d'évaluation du risque :
risques fonctionnels
Valeurs : efficacité, capacité
financière, intégrité, probité,
équité, objectivité et impartialité
dans les conseils, transparence
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Qualité des descriptions de travail
|
-
L'organisation offre de la formation et un processus de
rédaction et d'examen auquel participent les
employés et la direction.
-
Les descriptions de travail sont mises à jour lorsque
les exigences changent.
-
Les processus de rédaction et d'examen
réduisent les possibilités de
stéréotypes.
-
Les descriptions de travail génériques et
uniques sont créées et utilisées de
façon appropriée.
-
Des conseils peuvent être obtenus de conseillers
qualifiés en RH et les gestionnaires les consultent avant
de prendre des décisions en matière de
classification.
-
Les employés acceptent le contenu des descriptions de
travail
-
La direction approuve les descriptions de travail de
façon ponctuelle.
-
Des dossiers sont documentés correctement.
|
|
-
Dossiers de formation
-
Conseillers et gestionnaires en RH
-
Gestionnaires ministériels
-
Examen des descriptions de travail
-
Exercices de surveillance
-
Vérification interne
-
Examens sur place
-
Examens cycliques
-
Résultats des décisions en matière de
griefs (fonctions d'un emploi)
-
Observations provenant des agents de négociation
-
Observations provenant d'autres ministères
-
Autres sources d'information à
établir.
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Qualité des descriptions de travail (suite)
|
-
Les griefs touchant les fonctions de travail sont
résolus grâce à un processus
d'étude informel ou lors de la première
étape du processus de règlement de griefs.
-
L'intérêt de l'employeur
prévaut lors de griefs touchant les fonctions de
travail.
|
|
|
|
Qualité des décisions/
des résultats en matière de classification
|
-
L'organisation fournit de la formation aux
évaluateurs.
-
Toutes les évaluations d'emploi sont faites par
des gens qui répondent aux critères établis
par le ministère.
-
L'organisation possède de conseillés
accrédités en classification qui jouent un
rôle actif dans le processus de classification.
-
Les descriptions de travail génériques et les
décisions dont les répercussions seront importantes
sont évaluées par un comité.
-
Les valeurs relatives intraministérielles et entre les
ministères sont étudiées dans le cadre de
l'évaluation.
|
|
-
Rapports de surveillance des valeurs relatives
intraministérielles et interministérielles
-
Observations provenant d'autres ministères,
d'agents de négociation, de collègues,
etc.
-
Résultats des décisions en matière de
griefs
-
Résultats des vérifications et des examens
-
Résultats d'exercices de surveillance, p. ex.,
examens cycliques, interventions ciblées
-
Examen des dossiers
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Qualité des décisions/
des résultats en matière de classification
(suite)
|
-
Les décisions sont approuvées selon le cadre de
délégation ministériel.
-
Les décisions sont approuvées selon les
recommandations de l'évaluateur/des
évaluateurs.
-
Les décisions sont correctement
documentées.
-
Une certaine concordance existe entre le travail
décrit et le travail accompli.
-
Des mesures correctives sont adoptées de façon ponctuelle.
-
L'information contenue dans les systèmes
ministériels en RH et le SIPC est mise à jour,
conformément aux exigences du SCT.
-
La résolution de griefs donne rarement lieu à
des modifications du groupe ou du niveau.
|
|
|
Partie 2 Modèle
d'évaluation des risques : risques organisationnels
et systémiques
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Nombre d'activités en matière de
classification
|
-
L'organisation comprend suffisamment de personnes ayant
reçu de la formation pour répondre aux besoins en
classification, pour fournir des conseils au besoin, et pour
respecter les normes de service ministérielles
établies.
-
Les Gestionnaires et les conseillers en RH reçoivent
de la formation afin de bien comprendre la nature des
activités de classification et les circonstances dans
lesquelles elles sont requises, afin de répondre au besoin
de l'organisation. (Un effet secondaire de cette
formation est qu'ils sont en mesure de juger des demandes
inappropriées, p. ex. trois demandes de reclassement
d'un poste dans une courte période de
temps.)
|
|
-
Rapports sur la capacité interne
-
Données sur la formation des gestionnaires/des
professionnels en RH
-
Rapports sur la prestation des services
-
Plaintes provenant des gestionnaires et des
employés
-
Taux de maintien en poste pour les professionnels en RH
-
Nombre de congés maladie accordés aux
professionnels en RH
-
Résultats de sondages
-
Suivi d'un certain nombre de services selon leur nature
et l'heure à laquelle ils sont requis
-
Suivi des coûts de la charge de travail de la
classification
Autres sources d'information à établir
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Complexité de la classification
|
La classification au sein de l'organisation
possède trois caractéristiques :
-
Une similitude entre les groupes professionnels.
-
Une utilisation appropriée des descriptions de travail
génériques.
-
Des descriptions de travail génériques qui
touchent un pourcentage important de postes.
-
Aucune réorganisation importante.
-
Très peu d'activités de classification
pour les postes hautement spécialisés.
-
Les conseillers en RH qui fournissent des conseils
connaissent bien les outils d'évaluation, la nature
du travail et le contexte organisationnel.
|
|
-
Données provenant du SIPC
-
Rapports ministériels de gestion
-
Études de la relativité
-
Rapports de vérification, d'examen et de
surveillance
-
Études démographiques
-
Autres sources d'information à
établir
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Délégation du pouvoir de classification au sein
de l'organisation
|
La structure de délégation au sein de
l'organisation présente les caractéristiques suivantes :
-
La délégation du pouvoir de classification est
centralisée du point de vue géographique et organisationnel.
-
Le pouvoir de classification est accordé à un
petit nombre de conseillers en RH et/ou de gestionnaires
hiérarchiques ayant reçus de la formation.
-
Il y a des conseillers accrédités en
classification au sein de l'organisation.
-
Les décisions sont prises de façon transparente
par des gestionnaires délégués qui se basent
sur les recommandations des conseillers accrédités
en RH /ayant reçus de la formation.
|
|
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Délégation du pouvoir de classification au sein
de l'organisation (suite)
|
|
|
|
|
Systèmes électroniques de soutien
|
|
|
-
Systèmes ministériels de RH
-
Données et rapports du SIPC
-
Rapports d'erreurs du SIPC provenant du SCT
|
|
Analyse de l'environnement
|
|
|
|
|
Facteur de risque
|
Définition d'un risque faible
|
Niveau de risque ministériel
|
Sources d'information
|
|
Risque faible
-
|
Risque élevé
+
|
|
Mécanisme de détection précoce
(cibler et aborder les secteurs de risque)
|
-
L'organisation possède les mécanismes
nécessaires pour surveiller activement les pratiques et
les contrôles de gestion au sein de l'organisation et
de cibler les secteurs possibles de risques.
-
L'organisation présente ses rapports sur les
problèmes importants de gestion à la haute
direction et au SCT de façon ponctuelle.
-
L'organisation adopte des mesures correctives
précoces et efficaces en ce qui a trait aux secteurs
où des problèmes importants sont ciblés et
où des améliorations sont nécessaires.
|
|
-
Rapports de surveillance, de vérification et
d'examen
-
Observations au sein de l'organisation
-
Observations d'un tiers
-
Données sur les changements et les tendances au sein
du SIPC
-
Écarts importants des relativités inter-
ministérielles
-
Résultats des griefs
-
Augmentation proposée du montant de
l'enveloppe/
du budget salarial
-
Augmentation des dépenses entraînée par
les activités de classification
|
Annexe E
Liste de contrôle en vue des rapports
ministériels
Ce document a pour but d'aider les ministères et
organismes à trouver l'information à inclure
dans leurs rapports de rendement de la classification
destinés à l'administrateur
général.
Renseignements généraux
- Il n'y a pas de format déterminé.
- Les rapports doivent être équilibrés,
faisant état autant des résultats positifs que des
résultats négatifs.
- Les rapports sur la santé du programme de
classification doivent être présentés
à l'administrateur général du
ministère responsable de l'efficacité des
pratiques et des contrôles de gestion.
- Les rapports doivent être signés par le
dirigeant des ressources humaines de l'organisation.
- Un exemplaire du rapport doit être envoyé au SCT.
Contenu des rapports
- Les rapports peuvent débuter par un sommaire
explicatif ayant trait à des questions telles que :
- le réaménagement ou la fusion d'effectifs;
- le niveau d'activité;
- l'information démographique;
- les données sur les changements et les tendances dans
la classification ministérielle;
- d'autres données quantitatives ou qualitatives.
- Les rapports doivent tenir compte de toutes les
activités de classification.
- Le contenu des rapports pourra servir à
répondre aux besoins en information des ministères
et des organismes centraux et à alimenter le fonds
documentaire sur la gestion des ressources humaines.
Perspectives futures
- Ouverture aux innovations proposées par les
ministères.
- Projet visant la possibilité de formuler des
commentaires sur le rendement à la suite d'une
consultation interne.
Modèle de rapport
RAPPORT MINISTÉRIEL SUR LE RENDEMENT DE
LA CLASSIFICATION
Présenté à l'administrateur
général
Nom du ministère
Période visée par le
rapport :
Date de la présentation :
Partie 1 RENSEIGNEMENTS CONTEXTUELS
Partie 2 RÉSULTATS DU RENDEMENT DE LA
CLASSIFICATION - RAPPORT SELON LES RÉSULTATS ET LES
VALEURS DES PROCESSUS
Partie 3 CONCLUSIONS/POSSIBILITÉS
D'AMÉLIORATION DU RENDEMENT
Partie 4 DOCUMENTS JUSTIFICATIFS
|
Partie 1 RENSEIGNEMENTS CONTEXTUELS
|
INFORMATION MINISTÉRIELLE
- Contexte
- Profil organisationnel
- Attentes quant aux résultats clés du rendement
organisationnel
RESSOURCES HUMAINES
- Attentes quant aux résultats clé en ressources
humaines
- La fonction de classification - ses apports et ses
répercussions
- Accomplissements clés du rendement
|
Partie 2 RÉSULTATS DU RENDEMENT DE LA
CLASSIFICATION - RAPPORT SELON LES RÉSULTATS ET LES
VALEURS DES PROCESSUS
|
VALEUR DES RÉSULTATS
ACCOMPLISSEMENTS/RÉSULTATS, RÉPERCUSSIONS,
EFFETS
- Aperçu
- Accomplissements/résultats
Répétez cette séquence pour chacun des
accomplissements/résultats mentionnés
- Description de l'accomplissement/du
résultat
- Lien avec les objectifs organisationnels
- Liens avec les autres valeurs (le cas
échéant)
- Répercussions et effets
VALEURS DU PROCESSUS
ACCOMPLISSEMENTS/RÉSULTATS, RÉPERCUSSIONS,
EFFETS
- Aperçu
- Répercussions/résultats
Répétez cette séquence pour chacun des
accomplissements/résultats mentionnés
- Description de l'accomplissement/du
résultat
- Lien avec les objectifs organisationnels
- Liens avec les autres valeurs (le cas
échéant)
- Répercussions et effets
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Partie 3 CONCLUSIONS/POSSIBILITÉS
D'AMÉLIORATION DU RENDEMENT
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Cette partie permet d'inclure les commentaires, les
impressions ou les conseils; vous pouvez y ajouter de la
rétroaction pour le SCT quant aux problèmes
rencontrés, aux services nécessaires et aux
suggestions pour l'avenir.
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- Conclusions
- Possibilités d'amélioration
- Attentes du SCT
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Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter (nom, titre
et numéro de téléphone)
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