Les mouvements de trésorerie liés à l'exploitation de votre entreprise sont générés par les rentrées de fonds (revenus) et les sorties de fonds (dépenses). La vitesse à laquelle vos ventes se traduisent par des revenus et celle à laquelle vous payez vos fournisseurs joue un rôle déterminant dans la santé de votre entreprise. Cela signifie qu'il est concevable de pouvoir anticiper le niveau de liquidités dont vous pourrez disposer au cours des prochains mois.
Commencez par établir un bilan
Si vous démarrez une entreprise, vous y investirez de votre propre argent, c'est-à-dire des fonds propres et vous contracterez des dettes pour procéder à des achats de stocks, de machinerie ou pour effectuer un emprunt. L'actif total de votre entreprise (ou la valeur des biens ou de l'infrastructure que vous aurez achetés) sera alors égal à la somme que vous y aurez investie (fonds propres) et à celle que vous aurez empruntée.
Voici la formule de calcul utilisée: Actif total = passif + fonds propres
Toutefois, les informations fournies par le bilan ne vous permettront pas de connaître le moment exact où vous devrez effectuer les versements destinés à payer le matériel acheté ou faire les remises de taxe, p. ex., la TPS. Puisque ces taxes deviendront exigibles dans le futur, il serait astucieux de les planifier et de les intégrer à votre budget longtemps à l'avance.
Suivez les mouvements de trésorerie au moyen d'états des résultats
Si le bilan offre un aperçu de la situation immédiate de votre entreprise, l'état des résultats pour sa part, présente les données factuelles liées aux rentrées et aux sorties de fonds pour une période écoulée. La production de l'état des résultats sur une base mensuelle favorisera l'observation de faits récurrents à l'intérieur du cycle de votre entreprise. En portant une attention particulière à ces tendances, il vous sera plus facile d'établir des prévisions.
Établissez un budget de trésorerie
En utilisant les données de votre bilan prévisionnel et de votre état des résultats prévisionnel, établissez un budget de trésorerie pour procéder à votre planification. Dans le cas d'une nouvelle entreprise, les prévisions de trésorerie seront plus difficiles à établir parce que vous ne disposez pas de données antérieures. Toutefois, les groupes de l'industrie, votre institution financière, votre comptable ou Internet peuvent vous fournir des données applicables à des entreprises telles que la vôtre.
Pour calculer les rentrées de fonds, vous devez envisager toutes les sources de revenus, y compris les remboursements d'impôts, les subventions, le produit de la vente d'actifs et les ventes de produits et services. Quant aux sorties de fonds, elles comprennent les frais d'exploitation comme les salaires et le loyer, le service de la dette, les paiements d'impôts et le coût des marchandises vendues. À la fin de chaque exercice, vous obtiendrez un solde de clôture qui deviendra le solde d'ouverture du prochain exercice.
Votre budget doit être assez réaliste pour que vous puissiez déterminer si votre fonds de roulement nécessite du financement additionnel. Il doit également contenir suffisamment de détails pour vous permettre de cerner les périodes où les revenus seront moins élevés que les dépenses. Enfin, il devrait vous inciter à établir un plan d'action décrivant ce que vous comptez faire avec un surplus de trésorerie ainsi que les solutions que vous avez envisagées en cas de déficit.
Par exemple, si vos ventes diminuent à certaines périodes, vous avez la possibilité de combler le découvert de trésorerie en augmentant à l'avance votre marge de crédit. Si vous prévoyez recevoir une grosse commande nécessitant un accroissement soudain de vos stocks avant d'avoir reçu le paiement de la commande, vous pourriez chercher du financement destiné au fonds de roulement. Peut-être payez-vous vos fournisseurs plus rapidement que vos clients vous paient. Si c'est le cas, vous pourriez négocier de meilleures conditions avec vos fournisseurs. Et si vos clients ne vous paient pas rapidement, invitez-les à le faire en leur offrant des mesures incitatives.
Obtenez toute l'information
Votre réussite en affaires repose entre autres sur les ventes, le contrôle des dépenses ainsi que sur l'obtention du financement à long terme dont vous avez besoin pour acheter des actifs. En comparant vos prévisions de trésorerie avec vos résultats pour une période donnée, vous observerez des faits liés à l'exploitation de votre entreprise qui vous aideront à établir des stratégies de croissance.
Bien que les prévisions de trésorerie et les états des résultats soient des outils très utiles à la gestion d'une entreprise, ils ne fournissent pas toutes les informations importantes. Par exemple, l'état des résultats ne vous indiquera pas le temps requis pour réaliser une vente ni le nombre de clients potentiels avec qui il a fallu communiquer avant de conclure cette même vente.
Si vous avez besoin d'aide pour analyser ou recueillir cette information, BDC peut vous fournir des services de consultation qui vous permettront de mieux gérer vos stocks, de suivre vos comptes clients et d'améliorer votre trésorerie.
