Chapitre 4 - Se conformer aux exigences de la LCSA

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Lorsque votre société aura été créée et structurée en bonne et due forme, vous devrez prendre chaque année quelques mesures simples pour qu'elle respecte les exigences de la LCSA.

La présente section traite uniquement des dépôts de documents effectués en vertu de la LCSA. Vous devrez également déposer d'autres documents au nom de votre société, notamment auprès de l'Agence du revenu. En outre, les sociétés doivent satisfaire aux exigences en matière d'enregistrement de chaque province ou territoire où elles exercent leurs activités. Dans bien des cas, l'enregistrement doit se faire au cours des semaines suivant la constitution en société. Vous devriez communiquer avec l'autorité provinciale ou territoriale compétente à cet égard.

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Chapitre 4.1

Registres de la société

Il incombe à votre société de tenir à jour certains registres (livre des minutes) à son siège social ou ailleurs au Canada, selon les dispositions énoncées dans vos règlements administratifs. Les actionnaires et les créanciers (ex. : les fournisseurs de la société) peuvent demander à consulter les registres suivants :

• les statuts constitutifs, les règlements administratifs et une copie de toute convention unanime des actionnaires;
• le procès-verbal des assemblées des actionnaires et les résolutions adoptées;
• une copie du formulaire 2 - Information concernant le siège social et le conseil d'administration, formulaire 3 - Changement d'adresse du siège social et/ou 6 — Changements concernant les administrateurs, qui a été déposée;
• un registre des valeurs mobilières indiquant le nom et l'adresse de tous les actionnaires ainsi que les détails relatifs aux actions qu'ils détiennent.

(Art. 20 à 22 et 50 de la LCSA)

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Chapitre 4.2

Attributions et obligations de la direction

En raison des pouvoirs conférés aux administrateurs et aux dirigeants, la loi impose à la direction de la société diverses attributions et obligations. Celles-ci découlent de la LCSA, d'autres lois fédérales, provinciales ou territoriales et, historiquement, de la jurisprudence. En général, elles reflètent la position de confiance qu'occupent les membres de la direction par rapport aux propriétaires de la société, c'est-à-dire ses actionnaires.

Le devoir de diligence figure parmi les devoirs les plus importants prévus dans la LCSA. Il signifie que les administrateurs et les dirigeants doivent agir avec intégrité, de bonne foi et au mieux des intérêts de la société. Ils doivent exercer, à tout le moins, le degré de diligence qu'une personne raisonnable exercerait dans une situation comparable. Dans l'accomplissement de ce devoir, les administrateurs et les dirigeants doivent de toute évidence agir dans l'intérêt de la société, et non pas dans leur intérêt personnel.

Les administrateurs et les dirigeants ne peuvent se soustraire à leurs responsabilités sous prétexte qu'ils ignoraient ce que faisait la société. Autrement dit, tout administrateur et tout dirigeant a l'obligation de se tenir informé des activités qui relèvent de son autorité et de veiller à ce qu'elles soient légales et servent au mieux les intérêts de la société. En imposant cette obligation, la LCSA permet aux administrateurs de s'appuyer, dans certaines circonstances, sur les rapports de spécialistes, par exemple, les états financiers ou des opinions juridiques. Les administrateurs d'une société ne seront pas tenus responsable s'ils ont agi avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve en pareilles circonstances une personne prudente.

En outre, la LCSA cherche à éviter les conflits entre les intérêts de la société et ceux des administrateurs ou des dirigeants. Par exemple, ceux-ci sont tenus de divulguer par écrit tout intérêt personnel éventuel qu'ils auraient dans un contrat avec la société. En cas de non divulgation, un tribunal pourrait annuler ce contrat à la demande de la société ou d'un actionnaire. La LCSA impose également certaines responsabilités précises. Par exemple, les administrateurs sont personnellement responsables des salaires impayés des employés de la société, à concurrence de six mois de salaire, et de toute retenue à la source impayée.

En raison des responsabilités conférées aux administrateurs et aux dirigeants de votre société, vous souhaiterez peut-être envisager certains mécanismes de protection. Par exemple, votre société peut souscrire une assurance-responsabilité qui couvrirait les administrateurs et les dirigeants dans l'exercice de leurs fonctions. La société peut également indemniser ses administrateurs et ses dirigeants (ex. : compenser une perte ou promettre de payer les frais supportés dans certaines circonstances) des coûts qu'ils doivent assumer, sauf s'ils n'ont pas agi en toute honnêteté et au mieux des intérêts de la société. La société peut avancer les frais liés à la défense d'un administrateur, bien que ces frais devront être remboursés à la société si l'administrateur ne réussit pas à se défendre.
(Art. 118 à 124 de la LCSA)

Les administrateurs doivent en tout temps demeurer libres d'évaluer ce qui est au mieux des intérêts de la société et de prendre des mesures à la lumière de leur évaluation. C'est pourquoi ils ne peuvent préparer entre eux une convention prévoyant la façon dont ils agiront dans une situation à venir donnée.

Cependant, les actionnaires de la société peuvent conclure une convention unanime qui leur délègue en totalité ou en partie des attributions et obligations des administrateurs. En cas de délégation d'un pouvoir conféré à un administrateur, celui-ci ne peut être tenu responsable de ne pas l'exercer. (Les conventions unanimes des actionnaires sont examinées en détail à la section 5.4, Conventions des actionnaires.)

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Chapitre 4.3

Réunions du conseil d'administration

Puisqu'il incombe aux administrateurs de surveiller les activités de la société, une réunion du conseil d'administration peut s'avérer nécessaire à de nombreuses occasions. Après la première assemblée, dite d'organisation, le conseil d'administration de la plupart des sociétés se réunit à intervalles réguliers, par exemple, une fois par mois, tous les trimestres ou une fois par an, pour superviser les activités de la société. Il est possible aussi que les administrateurs doivent se réunir pour traiter des questions spéciales. Par exemple, une réunion du conseil d'administration est nécessaire pour remplacer les administrateurs ou les dirigeants qui quittent leurs fonctions, pour adopter des règlements administratifs, émettre des actions ou recommander un changement important dans la façon dont la société exerce ses activités. Les administrateurs doivent aussi se réunir pour approuver les états financiers et convoquer l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Immédiatement après cette dernière, les administrateurs élus désignent les dirigeants pour l'exercice à venir.

Les réunions du conseil d'administration peuvent se tenir en temps et lieu choisis par le conseil, à moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs ou les statuts constitutifs. Il doit y avoir quorum, et 25 p. cent des administrateurs doivent résider au Canada.
(Art. 103, 104, 110, 114 et 117 de la LCSA)

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Chapitre 4.4

Assemblée générale annuelle des actionnaires

L'assemblée générale annuelle réunit les actionnaires de la société. Elle doit se tenir chaque année durant l'existence de cette dernière. Les administrateurs doivent convoquer la première assemblée générale annuelle dans les 18 mois suivant la date de constitution en société. Certaines sociétés par actions tiennent cette réunion après l'assemblée d'organisation des administrateurs. La société doit tenir une assemblée générale dans les 15 mois qui suivent la première assemblée générale et dans les six mois qui suivent la fin de son exercice financier.

Au cours de l'assemblée générale annuelle des actionnaires, et s'il y a quorum, les actionnaires nomment les vérificateurs, élisent les administrateurs, examinent les états financiers et soulèvent toute autre question qu'ils souhaitent voir traiter.

L'assemblée générale annuelle doit se tenir au Canada, au siège social de l'entreprise, à l'endroit précisé dans les règlements administratifs ou dans un lieu à l'extérieur du Canada désigné par les administrateurs. Votre société doit faire parvenir un avis de convocation indiquant la date, l'heure et le lieu de l'assemblée aux actionnaires ayant un droit de vote dans un délai de 21 à 60 jours avant la date de l'assemblée. Par exemple, si l'assemblée est fixée à la date du 20 mai, l'avis de convocation doit être envoyé entre le 31mars et le 30 avril. A moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs ou statuts constitutifs l'avis de convocation peut être fourni par voie électronique si les administrateurs y consentent et qu'ils désignent un autre moyen spécifique. Art. XX.I de la LCSA) À moins de dispositions contraires dans les statuts constitutifs, chaque action de la société confère une voix à son détenteur.

Un actionnaire ayant droit de vote a aussi le droit de désigner un fondé de pouvoir qui assistera aux assemblées des actionnaires et y votera en son nom. Des règles particulières s'appliquent aux sociétés qui comptent 15 actionnaires ou plus. Par exemple, la direction devrait joindre à l'avis de convocation un formulaire de procuration et une circulaire de procuration de la direction, mais ces règles débordent du sujet du présent guide (voir la section 5.3, Assemblées des actionnaires, pour obtenir de plus amples renseignements sur les assemblées des actionnaires dans les sociétés fermées).
(Art. 132, 133, 135, 136, 139 et 140 de la LCSA; art. 32 à 36 du Règlement de la LCSA)

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Chapitre 4.5

Rapport annuel

Les sociétés doivent déposer un rapport annuel avec les droits prescrits. Soyez avisé que des modifications au Règlements des sociétés par actions de régime fédéral (2001) concernant l'échéance de dépôt du rapport annuel sont maintenant en vigueur. Pour plus d'information veuillez consulter l'avis du directeur, "Comment les modifications aux exigences de dépôt du rapport annuel affectent vos affaires". Les droits de dépôt du rapport annuel sont de 40 $. Toutefois, vous pouvez économinser de l'argent et du temps si vous le déposez en ligne. Les droits sont alors de 20 $.

Un droit de dépôt du rapport annuel doit être versé à Corporations Canada accompagné de votre rapport annuel. Le droit de dépôt applicable peut être payé en espèces, par American Express®, MasterCard®, Visa®, ou par chèque libellé à l'ordre du Receveur général du Canada. Les droits de dépôt du rapport annuel sont moindres lorsqu'ils sont payés en direct (cartes American Express®, MasterCard® ou Visa® uniquement) que par tout autre mode de paiement. Les droits exigés sont maintenant de 20 $ s'ils sont payés en direct et 40 $ s'ils sont acquittés autrement. Lorsque le paiement est effectué au Centre de dépôt des formulaires en ligne de Corporations Canada, le Système de commerce électronique en direct sécurisé de Strategis fait en sorte que tous les paiements effectués par carte de crédit sont traités de façon sécuritaire.
(Art. 263 de la LCSA; annexe II du Règlement de la LCSA)

Certificat de conformité

Vous pourrez, à un moment ou l'autre, être tenu de présenter à un fournisseur, à un banquier ou autre, un certificat de conformité visant votre société. Le directeur nommé en vertu de la LCSA délivre ce certificat à la demande de votre société ou d'une autre partie intéressée. Ce document indique que l'entreprise a acquitté tous les droits et déposé tous les formulaires exigés en vertu de la LCSA, et que la société existe depuis une certaine date.

En règle générale, c'est dans le contexte d'une opération de financement, par exemple, pour l'obtention d'un prêt, que ce certificat est exigé. Il peut aussi être demandé quand un investisseur qui fait un important placement en actions souhaite obtenir l'assurance que la société n'a pas été dissoute.

Dissolution administrative et reconstitution

Il est important de déposer les documents exigés susmentionnés, en particulier le rapport annuel.

En cas de non-conformité répétée ou persistante avec la Loi ou de non-paiement de droits, le directeur nommé en vertu de la LCSA pourrait dissoudre votre société, ce qui mettrait fin à son existence. Cela peut se produire, par exemple, si votre société néglige de déposer son rapport annuel (formulaire 22 — voir l'exemple à l'appendice H).

Corporations Canada transmet les avis de non-conformité à la LCSA à l'adresse figurant au dossier. Si elle n'obtient aucune réponse, peut-être parce que la société n'a pas mentionné son adresse exacte sur le formulaire 2 ou 3 et que l'avis ne peut par conséquent être délivré, le directeur nommé en vertu de la LCSA peut procéder à une dissolution, même si la société n'a pas l'intention de se dissoudre.

Corporations Canada fera parvenir à la société des avis de non-conformité (si elle a dans ses dossiers la bonne adresse postale, bien entendu) afin de l'inciter à remédier à la situation. Si la société ne satisfait toujours pas aux exigences, par exemple, en ne déposant pas le ou les formulaires manquants, le directeur délivrera un certificat de dissolution et la société cessera d'exister.

Pour rétablir la société, il faut procéder à sa reconstitution. La compagnie doit alors remédier à la non-conformité, déposer les clauses de reconstitution et acquitter les droits exigibles.
(Art. 209 et 212 à 214 de la LCSA)

Le directeur nommé en vertu de la LCSA est habilité à dissoudre les sociétés par actions dans certaines autres circonstances. Il peut aussi intenter des poursuites devant un tribunal civil dans des cas précis de non-conformité.

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