DIRECTIVES DU COMMISSAIRE

CRÉATION, CONTRÔLE ET GESTION DES DOSSIERS DE SÉCURITÉ PRÉVENTIVE

Bulletin politique 142

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

1. Faire en sorte que les dossiers de sécurité préventive soient créés, tenus, conservés et transférés conformément aux instructions fournies dans le Guide de l'utilisateur du système de documents sur les délinquants et à la politique du gouvernement du Canada sur la sécurité.

INSTRUMENT HABILITANT

2. Directive du commissaire no 568 - Gestion des renseignements de sécurité.

DÉFINITIONS

3. Besoin de savoir : l'information est pertinente et nécessaire afin que l'auteur de la demande puisse accomplir ses tâches.

4. Zone d'accueil : une aire qui restreint l'accès à certaines personnes (p. ex., un comptoir de réception).

5. Zone de travail : une aire dont l'accès est réservé aux employés et aux visiteurs ayant une raison de s'y trouver. Elle ne devrait être accessible qu'en passant par une zone d'accueil.

6. Zone de sécurité : une aire qui est surveillée constamment. Les personnes qui y travaillent sont chargées d'en contrôler l'accès, ce qui suppose qu'on doit passer par une zone de travail pour y accéder. Un périmètre de sécurité n'est pas nécessaire.

7. Renseignements de nature extrêmement délicate (Protégé C) : tout renseignement dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ce que sa divulgation pose un risque pour la vie de certaines personnes ou cause l'échec d'un projet important du Service.

RESPONSABILITÉS

8. Le directeur de l'établissement ou du district doit désigner le membre du personnel chargé d'accomplir les fonctions liées à la sécurité préventive. (Il s'agit habituellement de l'agent de renseignements de sécurité.)

9. Le directeur des Renseignements de sécurité et de la gestion des urgences, à l'administration centrale, doit veiller à ce que le Protocole sur la communication de renseignements au Bureau de l'enquêteur correctionnel soit respecté.

PROCÉDURE

Emplacement et contenu des dossiers

10. Les dossiers de sécurité préventive seront conservés dans une aire désignée comme zone de sécurité. L'accès à cette zone sera contrôlé suivant les instructions fournies dans le Manuel des procédures de sécurité ministérielle.

11. Les classeurs utilisés pour ranger les dossiers de sécurité préventive doivent être conformes aux normes définies par la GRC dans la politique du gouvernement du Canada sur la sécurité.

12. Les dossiers de sécurité préventive ne doivent pas contenir des rapports qui se trouvent dans d'autres fichiers de renseignements sur les détenus. Seuls les paragraphes pertinents de ces rapports devraient être versés dans les dossiers de sécurité préventive.

13. Le membre du personnel chargé de la sécurité préventive doit faire tout son possible pour confirmer les renseignements versés dans un dossier en consultant d'autres personnes ou sources d'information.

14. Les conclusions tirées des renseignements versés dans le dossier de sécurité préventive, de même que les mesures prises en conséquence, doivent toutes être consignées dans le dossier.

Contrôle des dossiers

15. Le membre du personnel chargé de la sécurité préventive expliquera, à la personne qui a besoin de savoir et a demandé l'accès à un dossier, dans quelle mesure les renseignements contenus dans le dossier sont pertinents.

16. Chaque fois que quelqu'un aura accès à un dossier de sécurité préventive, le membre du personnel chargé de la sécurité préventive veillera à ce que l'information requise soit inscrite sur la chemise du dossier, y compris les initiales de la personne qui reçoit le dossier.

17. Il faut permettre au Bureau de l'enquêteur correctionnel d'avoir un accès raisonnable aux dossiers de sécurité préventive.

18. Les demandes d'accès aux Rapports sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 232) soumises par la Division des affaires des détenus ou par des partenaires chargés d'appliquer la loi doivent être acheminées au directeur des Renseignements de sécurité et de la gestion des urgences, à l'administration centrale.

19. Le directeur des Renseignements de sécurité et de la gestion des urgences, à l'administration centrale, doit tenir un registre de ces demandes, dans lequel sont inscrits la date, la provenance (soit le secteur, le ministère ou l'organisme), le nom du demandeur et le numéro du ou des rapports demandés.

20. Lorsqu'un document est copié ou retiré d'un dossier de sécurité préventive, il faut clairement indiquer ce qui a été copié, le nom de la personne qui a demandé ou reçu la copie ainsi que le motif de la demande en ce qui a trait au besoin de savoir.

21. Lorsqu'un Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 232) ou un Rapport d'incidents inusités (CSC/SCC 869) est transmis aux demandeurs précités ou à un service de police, l'avis ci-après doit y apparaître clairement.

AVIS - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements contenus dans le présent document NE doivent PAS être divulgués à quiconque. Dès que le document n'est plus nécessaire aux fins pour lesquelles il a été obtenu, il doit être retourné à la personne ou l'unité de laquelle il a été obtenu.

Transmission des dossiers

22. Lorsqu'un délinquant est transféré dans un autre établissement, son dossier de sécurité préventive doit être emballé et transmis à l'agent de renseignements de sécurité de cet établissement conformément aux directives fournies dans la politique du gouvernement du Canada sur la sécurité et le Guide de l'utilisateur du système de documents sur les délinquants.

23. Lorsqu'un délinquant se voit accorder une liberté conditionnelle ou une liberté d'office, son dossier de sécurité préventive doit être transmis à la personne chargée de la sécurité préventive au bureau de libération conditionnelle responsable de sa surveillance.

24. Les bureaux de libération conditionnelle doivent respecter en tous temps les normes minimales ayant trait au matériel utilisé pour conserver des renseignements classifiés ou protégés.

25. À l'expiration du mandat d'incarcération ou au décès d'un délinquant, le dossier de sécurité préventive de celui-ci doit être traité conformément à la politique du gouvernement du Canada sur la sécurité en ce qui concerne la conservation et l'élimination des documents.

Examen du contenu des dossiers

26. Les Rapports sur les renseignements de sécurité ou autres renseignements de nature délicate versés dans les dossiers de sécurité préventive doivent être passés en revue et signés par le directeur et le sous-directeur de l'établissement ou le directeur de district dans le cas d'une unité opérationnelle dans la collectivité.

27. L'agent de renseignements de sécurité ou le membre du personnel chargé de la sécurité préventive doit périodiquement passer en revue les dossiers de sécurité préventive des délinquants, afin de vérifier la validité, la fiabilité et la pertinence des renseignements que contiennent ces dossiers.

28. Lors de ces examens, on ne doit pas retirer de renseignements du dossier, mais plutôt y ajouter une mention concernant la pertinence des renseignements versés au dossier depuis le dernier examen.

29. L'agent de renseignements de sécurité ou le responsable de la sécurité préventive doit examiner les dossiers de sécurité préventive afin de s'assurer que des renseignements exacts et opportuns sont fournis à l'équipe de gestion de cas ou autres décisionnaires, et ce, avant l'achèvement de toute Évaluation en vue d'une décision.

30. Lorsque des renseignements de nature délicate contenus dans un dossier de sécurité préventive sont communiqués à l'équipe de gestion de cas aux fins d'une Évaluation en vue d'une décision, il faut seulement en résumer l'essentiel. La marche à suivre pour préparer un tel résumé est décrite dans les Instructions permanentes no 700-01, intitulées « Communication des renseignements ».

31. Tout membre du personnel chargé de résumer l'essentiel des renseignements de nature délicate aux fins d'une Évaluation en vue d'une décision doit consulter l'agent de renseignements de sécurité afin de s'assurer que le résumé protège les sources d'information et reflète l'intention de l'information fournie.

Table des matières