Chapitre 7 - Achats en régime de concurrence

Section 7A : Préparation d'une demande de soumissions

Documents

7A.001 (2005-06-10) Les pages de couverture des documents de soumissions sont rédigées d'après des formulaires uniformisés, à savoir :

Chaque demande de soumissions doit comprendre les instructions et conditions uniformisées (Section 1 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat [CCUA]), qui fourniront aux soumissionnaires les renseignements pertinents.

Conditions

7A.002 (2005-06-10) La plupart des approvisionnements de biens ou de services doivent être exécutées selon les conditions générales et les conditions générales supplémentaires reproduites dans le guide des CCUA. Les conditions à appliquer dépendent de la nature de l'approvisionnement et sont énumérées ci-après

* Remarque : Si un logiciel doit être livré dans le cadre du contrat, y compris tout logiciel nécessaire au fonctionnement du matériel, les conditions générales supplémentaires 9601-3 et 9601-4 devront également faire partie du contrat. D'autres conditions générales supplémentaires devraient également être ajoutées le cas échéant.

L'agent de négociation des contrats doit demander l'avis des Services juridiques lorsque des conditions autres qu'uniformisées doivent être utilisées.

7A.003 (2005-06-10) Les conditions générales et les conditions générales supplémentaires doivent être utilisées dans leur ensemble en tant que groupe. Les agents de négociation des contrats ne doivent pas greffer à un groupe de conditions des articles provenant de d'autres groupes pour produire des documents contractuels.

Un achat déterminé peut nécessiter la modification ou l'annulation de conditions particulières. Ces changements doivent être examinés avec le client avant d'être inclus dans la demande de soumissions ou le contrat, afin de s'assurer que les droits et responsabilités du client sont bien compris. Ils doivent également être approuvés par les Services juridiques, afin de garantir que les droits du Canada sont protégés.

Une modification qui a reçu l'approbation des Services juridiques au cours des deux (2) années précédentes peut être utilisée sans qu'il ne soit nécessaire de consulter les Services juridiques de nouveau. (Voir 6E.508)

Demandes de soumissions et Ententes sur les revendications territoriales globales

7A.004 (2002-12-13) Parmi les méthodes de demandes de soumissions figurent le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, les achats par téléphone, les listes de fournisseurs, la diffusion par télécopieur et les annonces dans les journaux; on peut aussi faire appel à plusieurs de ces méthodes à la fois. Des délais de demande plus longs peuvent s'avérer nécessaires à cause de l'éloignement de certaines zones. Dans la mesure du possible, il faut faire appel à la concurrence.

Les besoins urgents doivent continuer d'être traités cas par cas, selon des modalités conformes aux dispositions de l'entente sur les revendications territoriales globales pertinente.

La « Nunavut Tunngavik Incorporated » est chargée de dresser et de mettre à jour la liste d'entreprises inuit dans la région du Nunavut. La société Makivik, l'Administration régionale crie et la Bande des Naskapis du Québec sont chargées de dresser et de mettre à jour les listes des entreprises autochtones dans la zone de règlement de la Baie James et du Nord québécois. Ces listes comprennent l'information sur les biens et les services que ces entreprises sont en mesure de fournir dans le cadre des marchés publics. Le gouvernement du Canada doit consulter ces listes pour inviter les entreprises dans les zones de règlement respectives à donner suite aux demandes de soumissions, sans toutefois empêcher les entreprises qui ne figurent pas sur les listes, de déposer des soumissions pour des marchés publics.

Pour obtenir une copie à jour de la liste des entreprises inuit du Nunavut, veuillez communiquer avec :

Nunavut Tunngavik Incorporated
Business Development Department
C.P. 638
Iqaluit (NU)  X0A 0H0
Téléphone : 1-888-646-0006
Télécopieur : (867) 975-4949

Pour de plus amples renseignements sur la façon d'obtenir des copies à jour de la liste d'entreprises dans la zone de règlement de la Baie James et du Nord québécois, veuillez communiquer avec les entreprises mentionnées ci-dessous.

Société Makivik
3333, Place Cavendish, 3e étage
St-Laurent (Québec) H4M 2X6
Téléphone : (514) 745-8880
Télécopieur : (514) 745-3700

Cris de Oujé-Bougoumou
203, Opemiska Meskino
Oujé-Bougoumou (Québec) G0W 3C0
Téléphone : (418) 745-3931
Télécopieur : (418) 745-3844

Grand Conseil des Cris du Québec
24, avenue Bayswater
Ottawa (Ontario) K1Y 2E4
Téléphone : (613) 761-1655
Télécopieur : (613) 761-1388

Société de développement des Naskapis
120-1000, avenue St-Jean-Baptiste
Québec (Québec) G2E 5G5
Téléphone : (418) 871-5100
Télécopieur : (418) 871-5254

Bande des Naskapis du Québec
C.P. 970
Schefferville (Québec) G0G 2T0
Téléphone : (418) 585-2686
Télécopieur : (418) 585-3130

Contenu canadien

7A.010 (1995-07-01) Lorsque les besoins concernent l'acquisition de plusieurs produits, l'attestation du contenu canadien peut être faite en utilisant l'une des deux méthodes suivantes :

1. globale : les soumissions visant plusieurs articles seront attestées globalement; ou,
2. individuelle : les articles d'une même soumission seront attestés individuellement. Dans ce cas, les fournisseurs doivent alors indiquer séparément chacun des produits qui sont conformes aux définitions des produits canadiens selon les procédures 5.072 ou 5.073 .

7A.011 (2003-12-12) Pour tout marché assujetti à la politique sur le contenu canadien, l'agent de négociation de contrats doit, à l'étape de la planification du marché, décider si ce marché sera :.

1. limité exclusivement : l'appel d'offres doit être limité exclusivement aux fournisseurs qui pourraient offrir des biens et (ou) des services canadiens, lorsque l'agent de négociation de contrats est d'avis qu'il existe, sur le marché, au moins trois de ces fournisseurs (les attestations de concurrence limitée exclusivement sont reproduites dans le guide des CCUA, dans les clauses K4001T , K4003T , K4004T , K4011T , K4013T ou K4014T ). À l'exception des soumissions qui sont dépouillées au cours d'une séance publique, l'agent de négociation de contrats doit établir si :
   1. le soumissionnaire devra soumettre l'attestation du contenu avec sa soumission (K4001T , K4003T ou K4004T ), or
   2. on demandera au soumissionnaire cette attestation s'il ne l'a pas déposée avec sa soumission(K4011T , K4013T ou K4014T ) L'agent de négociation de contrats doit indiquer, dans la clause, le délai en jours dans lequel le soumissionnaire devra soumettre l'attestation, sur demande. On doit normalement donner aux soumissionnaires au plus trois (3) jours ouvrables pour fournir les attestations signées dans le cadre de la politique sur le contenu canadien. Le délai précisé doit dépendre de l'urgence du marché.
      
      Pour les soumissions dépouillées au cours d'une séance publique, le soumissionnaire doit soumettre l'attestation signée avec sa soumission(K4001T , K4003T ou K4004T ).
      
      L'agent de négociation de contrats n'oblige normalement pas les soumissionnaires à soumettre des attestations avec leur soumission, sauf si le client a besoin de tout urgence des biens ou des services nécessaires.
2. limité conditionnellement : l'appel d'offres doit être limité conditionnellement lorsque l'agent de négociation de contrats ne sait pas avec certitude s'il existe au moins trois fournisseurs de biens et (ou) de services canadiens (les attestations de concurrence limitée conditionnellement sont reproduites dans le guide des CCUA, dans les clauses K4002T , K4005T ou K4006T ). Le soumissionnaire doit fournir l'attestation du contenu avec sa soumission.
3. pleine concurrence : lorsque l'agent de négociation de contrats est d'avis qu'il n'existe pas au moins trois fournisseurs de biens et(ou) de services canadiens, l'appel d'offres doit s'adresser à tous les fournisseurs. Les soumissionnaires ne sont pas tenus de déposer une attestation.

7A.013 (2003-12-12) Lorsque la stratégie de sélection des fournisseurs est définie, l'agent de négociation de contrats doit préparer l'Avis de projets de marché (APM). Le marché est alors codé dans le SEAOG comme suit :

Limitée exclusivement, selon la procédure 7A.011 a); code O-5;

Limitée conditionnellement, selon la procédure7A.011 b); code O-4; ou Pleine concurrence, selon la procédure 7A.011 c); code O

Clôture des soumissions

7A.015 (1995-07-01) Toutes les demandes de soumissions doivent stipuler la date, l'heure et l'endroit de clôture des soumissions.

Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les instructions relatives à la présentation des soumissions et à l'heure de clôture pour chaque demande sont énoncées clairement dans le document de demandes de soumissions et qu'elles ne prêtent pas à une interprétation erronée. Les agents de négociation des contrats doivent également s'assurer que la date de clôture qui figure sur l'Avis de projet de marché (APM) n'est pas contradictoire avec celle de la demande de soumission.

Il est recommandé de se servir de la clause A0000T du guide des CCUA, afin qu'il soit clair que seules les soumissions transmises par l'entremise de la Société canadienne des postes et portant un cachet de poste constituent des soumissions admissibles si elles ont été mises à la poste avant la date de clôture des soumissions et ont été reçues avant la date d'adjudication du contrat. Ceci s'applique aux soumissions transmises par l'intermédiaire de tout service assuré par la Société canadienne des postes, notamment le service de courrier prioritaire et Xpresspost. Les dispositions des procédures relatives aux soumissions en retard (voir 7D.304) ne s'appliquent pas lorsque le soumissionnaire a eu recours à un autre service de messagerie

7A.016 (1996-06-03) Lorsque le besoin (p. ex. nombre élevé de propositions volumineuses prévu) justifie la réception des soumissions dans un endroit autre que le lieu de réception des soumissions désigné, les agents de négociation des contrats doivent prendre les dispositions nécessaires avec le personnel responsable de la réception des soumissions avant de fixer une date de clôture des soumissions.

Une évaluation des lieux proposés pour la réception des soumissions est effectuée par le personnel qu'y en est responsable, de concert avec le personnel responsable de la sécurité ministérielle, dans le but de s'assurer de la sécurité physique totale des soumissions jusqu'à leur dépouillement. L'enregistrement des soumissions reçues à ces endroits demeure la responsabilité du personnel du lieu de réception des soumissions désigné.

7A.017 (2004-05-14) Les soumissions en réponse à une demande de prix (DPrix) en régime de concurrence estimées à moins de 25 000 $ (incluant toutes les taxes applicables) peuvent être envoyées à l'agent de négociation des contrats plutôt qu'à un lieu précis de réception des soumissions. Ces DPrix doivent informer les fournisseurs que :

1. les modifications ne sont pas permises après réception d'une offre de prix;
2. toute offre de prix reçue après la date spécifiée, indépendamment de la date à laquelle elle a été postée, sera considérée comme irrecevable;
3. si toutes les offres de prix sont reçues avant la date spécifiée, le document contractuel pertinent (voir 7E.500) peut être émis immédiatement.

Garantie de soumissions

7A.020 (1997-09-15) Lorsqu'une garantie de soumission est exigée, la demande de soumissions doit préciser que l'entrepreneur est tenu de fournir une garantie et qu'à moins d'indication contraire, cette garantie doit prendre la forme de dépôt de garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change, une lettre de crédit de soutien irrévocable) ou de cautionnement.

7A.021 (1997-09-15) Les soumissionnaires qui garantissent leur soumission par un dépôt de garantie (une obligation garantie par le gouvernement, une lettre de change, une lettre de crédit de soutien irrévocable) devront présenter des soumissions « marquées d'un sceau » (sauf au Québec où le principe du sceau ne s'applique pas). Cette façon de procéder assure un fondement juridique pour la perte totale ou partielle du dépôt de garantie au cas où le soumissionnaire retirerait sa soumission avant que celle-ci ne soit acceptée, refuserait de conclure un marché ou omettrait de fournir la garantie contractuelle exigée.

7A.022 (1997-09-15) Afin de prévenir les problèmes reliés à l'obtention, à une date ultérieure, de la garantie contractuelle exigée, les demandes de soumissions doivent préciser que si l'entrepreneur ne fournit pas la garantie contractuelle exigée dans le délai prescrit (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change, les lettres de crédit de soutien irrévocable), il perdra le dépôt versé à titre de garantie de soumission, jusqu'à concurrence de la différence entre le prix de la soumission et le montant du marché conclu par le Canada ou les demandes de paiement seront faites au détriment de la lettre de crédit de soutien de la soumission.

Cette disposition figure également dans le cautionnement de soumission à Annex 7.1 .

7A.023 (2003-05-30) Sauf si les seules garanties acceptables sont les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change et les lettres de crédit de soutien irrévocables), la demande de soumissions doit comprendre une liste des compagnies de cautionnement , dont le cautionnement est reconnu par le gouvernement, ainsi que des échantillons des formules types de cautionnement. Les changements apportés aux formules de cautionnement doivent être approuvés par le conseiller juridique.

Des formules types figurent aux annexes 7.1 (Cautionnement de soumission), 7.2  (Cautionnement de paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux), et 7.3  (Cautionnement d'exécution).

« Le cautionnement de paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux inclus dans l'appendice S de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, ainsi que les versions actuelles du cautionnement de soumission et du cautionnement d'exécution font l'objet d'une révision; cependant, il faut continuer de les utiliser jusqu'à avis contraire. »

« Le formulaire de cautionnement pour le paiement du demandeur est une forme de garantie qui peut être utilisée pour les marchés de construction depuis le 1er janvier 1994. Lorsque l'entrepreneur principal fait l'objet d'une ou de plusieurs réclamations, le dépôt d'un cautionnement pour le paiement du demandeur par l'entrepreneur principal permettra le versement de paiements réguliers, par le Canada, conformément au marché, pendant que les différends sont réglés entre les diverses parties. L'utilisation du cautionnement dans les marchés de construction prévoit un remède à l'intention des entrepreneurs qui pourraient avoir des difficultés financières à la suite de réclamations faites contre eux. »

7A.024 2000-12-01) Pour connaître les procédures quant à la façon dont sont traitées les garanties de soumission, se référer à l'annexe 7.4 , Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières. L'agent de négociation des contrats doit donner des indications, à la section de réception des soumissions, sur la façon de traiter les garanties de soumissions reçues.

Exécution

7A.026 (1995-07-01) On entend par exécution le respect des exigences d'un marché ou d'une modalité d'un marché.

7A.027 (1998-11-23) Au besoin, demande de soumissions peut comprendre divers mécanismes pour favoriser l'exécution du marché en temps opportun, tels que :

1. les garanties de contrat (financières) :
   1. les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) fournis par l'entrepreneur et que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut encaisser pour compléter l'obligation d'un entrepreneur; ou
   2. les cautionnements d'exécution, lesquels sont un type de cautionnement utilisé pour assurer l'exécution du marché.
2. les retenues, c'est-à-dire mettre de côté une somme pour assurer l'exécution du marché en temps opportun.
   
   Les dispositions habituelles prévoyant des retenues doivent être intégrées aux marchés par l'incorporation, dans les demandes de soumissions ou documents contractuels, de la clause type pertinente H1003D du guide des CCUA.
   
   
3. les clauses de dommages-intérêts qui permettent au Canada de récupérer une perte ou un taux de perte prédéterminé découlant de la non-livraison, sans qu'il soit nécessaire de justifier les dommages réels encourus.
   
   Dans les cas où l'incorporation d'une clause de dommages-intérêts fixés en argent est jugée pertinente, l'agent de négociation des contrats doit incorporer des dispositions semblables en incluant la clause D0024D du guide des CCUA dans la demande de soumissions et dans le contrat.
   
   Il faudra faire en sorte que le taux d'évaluation des dommages-intérêts fixés en argent soit raisonnable. Les dommages probables doivent être établis en tenant compte des circonstances propres à chacun des marchés. Le contrat doit préciser les plafonds établis pour le recouvrement en argent des dommages-intérêts. Ces plafonds ou maximums peuvent être énoncés de l'une ou l'autre des deux façons suivantes :
   1. en précisant un montant fixe à payer dès qu'il y a retard (voir la clause D0024D du guide des CCUA). Cette méthode sera utilisée lorsqu'il est prévu que le marché sera résilié aussitôt qu'il y a retard et que les biens et services seront obtenus auprès d'un autre fournisseur. Le coût du réapprovisionnement doit être compris dans le montant global fixe;
   2. en précisant un taux d'évaluation des dommages (voir la clause D0024D du guide des CCUA). Ce taux par jour civil de retard, jusqu'à concurrence d'un nombre maximal fixe de jours, sera assujetti à la limite suivante : le montant total des dommages-intérêts fixés en argent ne doit pas excéder un certain pourcentage du prix du marché. Cette méthode sera utilisée s'il est prévu qu'un avis de retard sera délivré à l'entrepreneur, dès qu'il y a retard, pour lui demander de remédier à la situation dans un délai déterminé. Le coût du réapprovisionnement ne doit pas entrer dans le calcul des dommages-intérêts en argent fixés, puisqu'il sera possible de réclamer séparément le montant en question si le marché est résilié et que les biens ou services sont obtenus auprès d'un autre fournisseur.
      
      Par souci d'uniformité, le montant ou plafond global ne doit pas excéder 10 p. 100 du prix du marché. Des plafonds supérieurs à 10 p. 100 peuvent être fixés lorsque les circonstances particulières d'un marché donné le justifient, sous réserve de l'approbation de l'autorité responsable;
4. les paiements incitatifs à la livraison, lorsque la base de l'établissement des prix prévoit une disposition quant à la livraison avant la date prévue.
   
   Ce type d'incitatifs pour livraison avant la date prévue ne devrait être envisagé que dans le cas des marchés très importants, comportant des échéances de livraison très longues, lorsque de tels paiements peuvent inciter l'entrepreneur à faire des efforts spéciaux pour livrer les biens ou produits plus tôt que prévu, et lorsque le client est d'accord en raison des économies substantielles réalisables et des autres avantages.

Communication - en période d'invitation

7A.028 (2005-12-16) Afin d'assurer l'intégrité du processus d’appel à la concurrence, toutes les demandes de renseignements et autre communication ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions. Les demandes de renseignements et autre communication ne doivent pas être adressées à aucun autre ministère client ou représentant du gouvernement. (Voir la clause A0012T)du guide des Clauses et conditions uniformisées d’achat [CCUA].

Conférence des soumissionnaires et visite des installations

7A.029 (1997-09-15) (1995-07-01) Lorsqu'une conférence des soumissionnaires (voir 6E.611) ou une visite des installations (voir 6E.615):

1. L'APM doit clairement énoncer que l'on tiendra une conférence des soumissionnaires à participation facultative ou une visite facultative ou obligatoire des installations, et en indiquera le lieu, la date et l'heure.
2. La réunion doit être fixée à une date qui :
   1. donnera aux soumissionnaires suffisamment de temps pour obtenir et examiner le document d'invitation à soumissionner; et
   2. permettra la préparation et la distribution du compte rendu suffisamment tôt pour que les soumissionnaires puissent préparer et soumettre des soumissions avant la date de clôture.
3. Lorsqu'une visite obligatoire des installations est prévue, l'APM doit clairement indiquer :
   1. que la visite est obligatoire; et
   2. que le fait de ne pas y participer entraînera le rejet des propositions.
4. Lorsqu'une visite ou une conférence des soumissionnaires à participation facultative est prévue :
   1. l'APM doit indiquer que la participation des soumissionnaires éventuels est facultative; et
   2. que les soumissionnaires qui n'y participent pas peuvent quand même présenter une soumission.

7A.030 (1995-07-01) Se reporter à la sous-section 5A du guide des CCUA pour connaître les clauses concernant le lieu, l'heure et les modalités administratives de la conférence des soumissionnaires ou de la visite des installations. On doit demander dans la demande de soumissions que les soumissionnaires indiquent par écrit, avant la date de la réunion, le nom des personnes qui seront présentes et une liste des points que ces personnes soumettront.

Paiements de factures

Paiements partiels et paiements anticipés

7A.033 (2005-12-16) Lorsque des paiements partiels ou des paiements anticipés sont prévus, les agents de négociation des contrats devraient inclure la clause pertinente de la sous-section 5-H du guide des CCUA dans leurs demandes de soumissions et leurs contrats.

Versements d'intérêts sur les comptes en souffrance

7A.035 (1994-06-23) Le Canada verse des intérêts sur les comptes en souffrance pour les contrats, les commandes subséquentes à une offre à commandes et les commandes d'achat

7A.037 (1994-06-23) Lorsque l'on traite avec des entreprises de service public réglementées par le gouvernement fédéral ou provincial, les modalités de versement des intérêts doivent être conformes à celles approuvées par les organismes de réglementation compétents.

7A.038 (2005-12-16) Les conditions générales 9601 du guide des CCUA reflètent la politique du Canada de verser automatiquement des intérêts aux entrepreneurs lorsqu'un compte est en souffrance et que le Canada est responsable du retard.

Les conditions relatives aux versements d'intérêts prévus dans les conditions générales doivent être respectées scrupuleusement, sauf dans des circonstances spéciales, lorsque le besoin du client prévoit une période de paiement plus longue que trente (30) jours, par exemple, pour des évaluations exhaustives, des inspections ou des mises à l'essai.

Considérations relatives aux escomptes

7A.041 (2005-12-16) Pour tous les contrats, sauf les contrats de publicité, le paiement peut être versé avant la date d'échéance lorsque le fournisseur offre un escompte pour paiement anticipé et que l’escompte compense au moins le coût que représente pour le Canada le versement de ce paiement anticipé. Les escomptes pour paiement anticipé ne seront pas pris en considération lors de l'évaluation des soumissions.

Lorsque le soumissionnaire retenu offre un escompte, le contrat devrait en faire état de façon claire pour que le bureau de paye puisse pleinement profiter de cet escompte.

Paiement effectué par carte de crédit

7A.042 (2005-12-16) Les factures des fournisseurs peuvent être réglées au moyen de la carte d'achat du gouvernement du Canada (carte de crédit) au lieu des chèques. Toutefois, les fournisseurs ne sont pas obligés d'accepter des cartes de crédit comme moyen de paiement, à moins que ce ne soit stipulé clairement dans le contrat ou l'offre à commandes. Dans certains cas, un paiement anticipé fait par carte de crédit peut encore entraîner des économies pour le fournisseur.

L'utilisation ou non de cartes de crédit pour régler les factures des fournisseurs est une décision de la gestion de la trésorerie qui incombe au client. Lorsqu'on prévoit que le client se servira de la carte de crédit pour régler les factures, le contrat (utiliser les clauses H3027T et H3027C du guide des CCUA) ou l'offre à commandes (utiliser les clauses M3503T et M3503C du guide des CCUA) doit en faire état.

Lorsque le soumissionnaire retenu accepte que le paiement soit fait par carte de crédit, le contrat doit en faire état de façon claire pour que le bureau de paye puisse pleinement profiter de cette méthode de paiement.

Clauses de vérification

Marchés à frais remboursables

7A.045 (1994-06-23) Les demandes de soumissions et les contrats comprenant des éléments de frais remboursables doivent inclure une clause de vérification appropriée. Le terme « frais remboursables » comprend les bases de paiement suivantes : coût réel; coût plus honoraires fixes; coût plus pourcentage des coûts; et prix cible/prix plafond/coût cible.

7A.046(1998-11-23) À la fin d'un marché à frais remboursables, et chaque année pour les marchés portant sur plusieurs années, l'entrepreneur devra soumettre un état des coûts à l'agent de négociation des contrats, en vertu de la clause C0300D et C0301D du guide des CCUA. Les exigences relatives à l'état des coûts doivent faire partie des exigences obligatoires du contrat, sauf pour les contrats de réparation et de révision où ces exigences sont facultatives.

Taux fixe basé sur le temps

7A.047(1998-11-23) À la fin d'un marché à taux fixe basé sur le temps, l'entrepreneur doit soumettre une facture faisant état du temps réel consacré à l'exécution du marché. Cette exigence fera partie des exigences obligatoires du marché, en vertu de la clause C0708D du guide des CCUA. De plus, on doit utiliser les clauses C0700D ou C0701D du guide des CCUA afin de vérifier si le temps est acceptable et exact.

Méthode de présentation des soumissions

7A.051 (2004-05-14) L'agent de négociation des contrats peut choisir une des méthodes suivantes comme mode de réception des soumissions :

1. par écrit
   • quelle que soit la valeur du marché;
2. par téléphone
   • les marchés estimés à moins de 25 000 $ (incluant toutes les taxes applicables);
   • quelle que soit la valeur du marché, s'il s'agit d'un cas d'extrême urgence documenté (l'approbation du directeur est obligatoire);
3. par transmission électronique (p. ex., documents de soumission transmis par voie électronique ou télécopieur) (voir 7D.317)
   • quelle que soit la valeur du marché, à l'exception des soumissions devant être présentées sous scellé et des soumissions devant être garanties par cautionnement.
     
     quelle que soit la valeur du marché, à l'exception des soumissions devant être présentées sous scellé et des soumissions devant être garanties par cautionnement.
     
     Lorsque la transmission électronique des soumissions n'est pas acceptable, la demande de soumissions doit l'indiquer clairement, et cette exigence doit figurer dans l’avis de projet de marché.

Attestation des Arsenaux canadiens Limitée

7A.055 (1994-06-23) La loi, autorisant l'aliénation de la société Les Arsenaux canadiens Limitée, reflète la volonté du Canada de faire en sorte que Les Arsenaux canadiens Limitée demeurent une société appartenant à des intérêts canadiens et sous contrôle canadien. Elle empêche des non-résidents de détenir ou d'être les véritables propriétaires de plus de 25 p. 100 des actions conférant des droits de vote qui peuvent être habituellement exercés pour l'élection des administrateurs de la Société. Cette condition est également stipulée dans le contrat de vente et d'achat relatif à l'aliénation. Aux termes dudit contrat, l'acheteur et le vendeur conviennent respectivement de demander confirmation du statut de Les Arsenaux canadiens Limitée comme Société appartenant à des intérêts canadiens et de confirmer le statut de la Société comme condition essentielle à la passation de tout contrat d'approvisionnement entre ces deux parties.

7A.056 (1994-06-23) La clause K9002D , du guide des CCUA, doit être incorporée dans tous les contrats conclus entre TPSGC et Les Arsenaux canadiens Limitée, ou toute société remplaçante née de la fusion ultérieure de la Société avec une autre organisation. Cette clause garantit la conformité aux exigences stipulées dans la Loi autorisant l'aliénation de la société Les Arsenaux canadiens Limitée .

Coûts de transport

7A.060 (1998-02-16) Pour la plupart des besoins évalués à 25 000 $ ou plus (TPS/TVH incluse) dont le point de livraison est connu, les agents de négociation des contrats devraient lancer des demandes de soumissions FOB destination. (Voir 6E.621 et 7D.409).

Pour les besoins dont les points de livraison ne sont pas connus, les agents de négociation des contrats devraient lancer des demandes de soumissions FOB origine uniquement.

Taux de transport par camion

7A.061 (2002-12-13) La présente politique vise à faire en sorte que les camionneurs indépendants faisant affaire avec le gouvernement fédéral soient payés à des taux de transport qui sont conformes aux taux minimums ou maximums établis par les gouvernements provinciaux et territoriaux du Canada, comme l'exige l'article 16.14 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Ces taux ne sont pas nécessairement ceux qui sont établis ou recommandés par les diverses associations de camionneurs indépendants. Dans le cas des services de transport entre les provinces et les territoires, les taux applicables doivent être ceux qui sont en vigueur dans la province ou le territoire où est exécuté le travail, la majeure partie du travail ou la partie la plus importante du travail.

Dans le cas de travaux constitués en tout ou en partie de services de transport, les demandes de soumissions doivent comprendre la clause C5205T . Les documents contractuels doivent comprendre la clause C5205C . La clause figurant dans la demande de soumissions exige que l'entrepreneur principal accepte de payer et atteste que, dans tout contrat qui sera conclu, il paiera à ses sous-traitants les taux de transport qui ont été fixés par l'autorité provinciale ou territoriale pertinente, selon le cas. L'entrepreneur est également tenu de transférer cet engagement à ses sous-traitants. La clause figurant dans le document contractuel donnera le droit de faire une vérification afin d'assurer le respect de la politique sur les taux de transport par camion.

Lorsque les taux proposés sont inférieurs aux taux minimums ou supérieurs aux taux maximums établis par l'autorité provinciale ou territoriale appropriée, les agents de négociation des contrats devraient, avant l'établissement du contrat ou de l'offre à commandes, faire preuve de diligence raisonnable :

1. en contestant la validité des taux proposés,
2. en demandant au soumissionnaire de confirmer son intention de se conformer à la politique et/ou aux règlements et d'expliquer comment il entend le faire, et
3. en donnant au soumissionnaire la possibilité de retirer (et non de corriger) sa soumission ou son offre.

Justes salaires

7A.062 (2002-12-13) La présente politique vise à faire en sorte que les entrepreneurs en construction faisant affaire avec le gouvernement fédéral payent leurs employés au moins aux taux minimums établis par le gouvernement fédéral dans tout le Canada et indiqués dans la ou les échelles de justes salaires applicables. L'échelle de justes salaires applicable doit être celle qui est en vigueur dans la région où est exécuté le travail, la majeure partie du travail ou la partie la plus importante du travail.

Dans le cas de travaux devant faire l'objet de justes salaires, les demandes de soumissions doivent comprendre la clause C5205C. Les contrats doivent comprendre la clause C5210C. La clause figurant dans la demande de soumissions exige que l'entrepreneur principal accepte de payer et atteste que, dans tout contrat qui sera conclu, il paiera à ses employés au moins les taux de salaire minimums qui ont été fixés par l'autorité fédérale pertinente. L'entrepreneur est également tenu de transférer cet engagement à ses sous-traitants. La clause figurant dans le document contractuel donnera le droit de faire une vérification afin d'assurer le respect des conditions de travail et de l'échelle de justes salaires.

Lorsque les taux de salaire proposés sont inférieurs aux taux figurant dans l'échelle publiée par l'autorité fédérale appropriée, les agents de négociation des contrats devraient, avant l'établissement du contrat ou de l'offre à commandes, faire preuve de diligence raisonnable :

1. en contestant la validité des taux de salaire proposés,
2. en demandant au soumissionnaire de confirmer son intention de se conformer à la politique et/ou aux règlements et d'expliquer comment il entend le faire, et
3. en donnant au soumissionnaire la possibilité de retirer (et non de corriger) sa soumission ou son offre.

Soumissions portant sur plusieurs articles

7A.064 (1994-06-23) Alors que les conditions normales des soumissions prévoient leur acceptation «en tout ou en partie», il est parfois approprié de souligner que l'attribution du marché ou l'établissement de l'offre à commandes peut se faire en totalité ou en partie, par l'incorporation de la clause C9000T du guide des CCUA dans la demande de soumissions.

Paiements de redevances et contrats de licence

7A.068 (1994-06-23) Lorsque, pour exécuter le marché, il est possible que l'entrepreneur ou son sous-traitant ait à payer des redevances, les sections applicables des conditions générales ou des conditions générales supplémentaires devraient être incluses dans les demandes de soumissions. Les soumissionnaires doivent fournir : les numéros de brevet ou de dessins industriels enregistrés, ainsi que les lieux et dates de délivrance et les copies des contrats de licence, le cas échéant; ou les descriptions techniques et les dessins des procédés ou des appareils qui sont achetés. (Voir 6B.159).

Propriété intellectuelle

7A.070 (2005-06-10) Dans l'appel d'offres, on doit indiquer clairement, à l'intention des soumissionnaires intéressés, le titre de propriété intellectuelle (PI), tel que déterminé par le ministère-client . On peut se servir des clauses du guide des CCUA, de pair avec les conditions générales et les conditions générales supplémentaires, pour répondre aux exigences du client (voir l'annexe 7.5). Dans le cas d'achats de faible valeur pour lesquels les conditions générales 2029 sont utilisées, l'article 13, Droit de propriété, contient une disposition qui avise que le droit d'auteur, s'il y a lieu, appartient au Canada dès la livraison et acceptation des travaux par le Canada.

Dispositions relatives à la variation du taux de change

7A.075 (2003-05-30) Lorsque l'on prévoit offrir une protection contre le risque de variation du taux de change, on doit joindre la clause C3010T du guide des CCUA à la demande de soumissions. (Voir 6C.313).

Les soumissionnaires exerçant l'option de rajustement du taux de change utiliseront le formulaire PWGSC-TPSGC 9411, Demande de rajustement du taux de change, afin d'indiquer la valeur, en monnaie étrangère, de la partie du marché qui est exprimée en monnaie étrangère. L'agent de négociation des contrats devra indiquer à la Colonne 3 le facteur de conversion du taux de change initial qui sera le taux de la Banque du Canada en vigueur à la date limite de présentation des soumissions ou toute autre date indiquée dans la demande de soumissions. Ce taux de change sera stipulé au contrat et sera utilisé pour déterminer tout montant de rajustement réclamé.

7A.076 (1996-06-03) Lorsque l'on ne prévoit pas que la variation du taux de change posera un problème et que l'on n'a pas l'intention d'offrir une protection contre ce risque, on doit joindre la clause C3011T du guide des CCUA à la demande de soumissions afin d'indiquer clairement aux soumissionnaires qu'aucune demande d'ajustement du taux de change ne sera considérée et qu'une telle demande rendra la soumission irrecevable.

Demande d'offre à commandes

7A.080 (2005-12-16) Lorsqu'on sollicite des offres à commandes de la part de fournisseurs, en régime concurrentiel le fournisseur télécharge une demande d'offre à commandes (DOC) sur MERX. Lorsqu’une offre à commandes est attribuée à un fournisseur unique, l’agent de négociation des contrats envoie la DOC directement au fournisseur. La DOC doit fournit des instructions sur l'utilisation et le but de l'offre à commandes, et sur les restrictions qui y sont rattachées.

7A.081 (2005-12-16) Les instructions et conditions uniformisées 9403-6 sont conçues spécialement pour les offres à commandes et devraient être incorporées par renvoi au début de chaque DOC et autorisation de passer des commandes subséquentes à une offre à commandes.

7A.082 (1994-06-23) L'agent de négociation des contrats doit établir, dans l'offre à commandes, des limites financières minimales, s'il y a lieu, et maximales pour chaque commande subséquente, et s'y reporter.

Chaque commande subséquente à une offre à commandes constitue un contrat et est assujettie aux pouvoirs de conclure des marchés délégués au client par le Conseil du Trésor. L'agent de négociation des contrats peut cependant établir des limites plus restrictives pour l'offre à commandes en question.

7A.083 (2001-12-10) Il est facultatif d'inclure une clause de limitation des dépenses dans les offres à commandes. L'agent de négociation des contrats déterminera s’il y a lieu d'inclure une limite selon le type d'offre à commandes (principale ou individuelle), de même que le degré de contrôle sur les dépenses totales qui se veut soit possible, soit souhaitable, et les besoins du client.

Services - Résidents non permanents

7A.088 (1994-06-23) La Loi sur l'immigration et le Règlement connexe établissent les conditions en vertu desquelles les résidents non permanents obtiennent un permis d'emploi avant d'être autorisés à séjourner au Canada en vue d'occuper un emploi temporaire. Cela comprend le séjour temporaire en vue d'occuper un emploi dans le cadre d'un marché du gouvernement fédéral.

7A.089 (2006-06-16) Lorsque des demandes de soumissions sont lancées pour des biens et des services qui peuvent nécessiter le recours aux services à être fournis au Canada par des résidents non permanents, les clauses pertinentes du guide des CCUA doivent être incorporées dans les demandes de soumissions et les contrats :

1. A2000C , lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur canadien;
2. A2001C , lorsque le contrat sera conclu avec un fournisseur étranger.

Anciens fonctionnaires

7A.095 (2004-05-14) Afin de se conformer aux divers programmes de réduction des effectifs de la fonction publique, les clauses A9103T ou A9104T , ainsi que les clauses A9105C et A9106T du guide des CCUA doivent être incluses dans toutes les demandes de soumissions et tous les contrats de services pouvant nécessiter les services d'anciens fonctionnaires. (Voir 6D.482).

« Anciens fonctionnaires » se définit comme suit :

1. un individu;
2. aun individu qui s'est incorporé;
3. une société constituée d'anciens fonctionnaires;
4. un droit de propriété exclusif ou une entité dont l'individu touché détient des intérêts majeures dans l'entité.»

Taxes et droits

7A.100 (2003-12-12) Tel qu'énoncé dans les sections qui suivent, la procédure établie n'exige pas des soumissionnaires étrangers qu'ils incluent dans leurs soumissions les droits de douane ou taxes d'accises du Canada qui s'appliquent. La clause A0221T du guide des CCUA devrait être utilisée.

À l'occasion, les agents de négociation des contrats peuvent juger nécessaire d'exiger des fournisseurs étrangers que les prix de leurs soumissions comprennent ces droits et ces taxes d'accise. Si c'est le cas, la clause A0220T du guide des CCUA devrait être utilisée. Cependant, ceci peut avoir une incidence sur le nombre de soumissionnaires, pour qui il est pratique courante de soumissionner FAB usine et qui ne sont pas prêts à prendre le temps de recueillir l'information pertinente et de faire les calculs nécessaires. Étant donné que l'importateur enregistré est responsable du paiement de ces taxes d'accise et ces droits, ces calculs ne sont d'aucun intérêt pour le soumissionnaire étranger, à moins que les besoins ne soient FAB destination.

Droits de douane

7A.101 (2003-12-12) Les demandes de soumissions doivent contenir tous les renseignements sur les droits de douane, pour permettre aux soumissionnaires de présenter des soumissions recevables.

À moins d'indication contraire, les soumissionnaires canadiens doivent inclure tous les droits applicables dans leurs prix. Tous les droits applicables doivent être compris dans le prix des marchés conclus.

Les soumissionnaires établis à l'étranger ne doivent pas inclure les droits de douane canadiens, sauf lorsque l'on demande expressément que les prix comprennent les droits de douane et les taxes en dollars canadiens (voir 7A.100). Les droits ne doivent pas être compris dans le prix des marchés conclus, mais seront versés par le client pour l'importation de marchandises. Toutefois, un entrepreneur qui est établi à l'étranger et qui passe des contrats de sous-traitance au Canada pour la fabrication et la livraison de marchandises au Canada doit inclure tous les droits qui sont applicables au contrat de sous-traitance.

7A.102 (2004-05-14) Pour tous les contrats passés par le ministère de la Défense nationale (MDN), la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) doit être remboursée aux entreprises non inscrites aux fins de la TPS/TVH. Le MDN remboursera aux entrepreneurs principaux uniquement le montant réel de TPS/TVH qui est versé à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Veuillez consulter la procédure 7E.606 pour de plus amples informations sur le traitement de la TPS/TVH à l'étape de l'attribution du contrat en ce qui a trait aux contrats du MDN uniquement.

Retenue de 15 p. 100 sur les contrats de services attribués à des non-résidents

7A.103 (2005-06-10) Les entrepreneurs non-résidents doivent être informés, au cours de l'étape de l'invitation à soumissionner et lors de la négociation des contrats, de la règle qui exige une retenue de 15 p. 100. (Voir 6D.430 et 11.022).

7A.104 (2005-06-10) La retenue prévue au paragraphe 105 (1) du Règlement de l'impôt sur le revenu ne s'applique pas aux montants suivants :

« Frais de voyage raisonnables

24. L'ARC prévoit une exception administrative à la retenue, en cas de frais de voyage raisonnables. Les frais de repas remboursés à un non-résident, jusqu'à concurrence de 45 $CAN par personne et par jour, et les frais de logement, jusqu'à concurrence de 100 $CAN par personne et par jour, ne sont pas assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement, et le payeur n'est pas tenu de conserver de pièces justificatives.

25. Les frais de voyage raisonnables dépassant les montants ci-dessus, appuyés par des pièces justificatives conservées par le payeur et payés directement à des tiers pour le compte d'un non-résident, ou remboursés à un non-résident, ne sont pas non plus assujettis à la retenue prévue à l'article 105 du Règlement.

26. Ces frais se limitent aux dépenses encourues pour le transport, le logement et les repas. »

Agence du revenu du Canada
Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu 75-6R2

Il faut noter que lorsque le non-résident peut démontrer, en vertu de la protection accordée par un traité ou d'une estimation des revenus et des dépenses, que la retenue normalement exigée excède son impôt total, l'ARC pourra autoriser le payeur à la réduire, conformément au paragraphe 105(1) du Règlement. Les dispositions traitant des demandes de réduction relatives à la retenue sont énoncées dans le Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu 75-6R2, également dans le Guide sur la retenue d'impôts des non-résidents 2004.

7A.105 (1999-12-13) Lorsqu'un contrat de service est adjugé à un entrepreneur non-résident pour des services devant être fournis au Canada, la clause C2900D du guide des CCUA doit être utilisée.

Contrats et approvisionnements de défense

7A.106 (2006-06-16) Tous les contrats correspondant à des « contrats de défense », tels qu'ils sont définis dans la Loi sur la production de défense (LPD), doivent comporter la clause A9006C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Dans le cas des offres à commandes, toutes les commandes menant à l'émission d'un « contrat de défense » doivent comporter la clause M0022D.

Tous les contrats émis au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) ne sont pas nécessairement des contrats de défense. Par exemple, un contrat portant sur des biens utilisés dans le cadre des activités quotidiennes du MDN ne constitue pas un contrat de défense. De plus, il est possible qu'un contrat de défense soit émis par un ministère autre que le MDN. Seul le client, en qualité de responsable technique, peut déterminer si un besoin précis mènera à l'émission d'un contrat de défense, conformément aux dispositions de la LPD.

7A.107 (2005-06-10) La clause C2601D du guide des CCUA doit être incluse dans toutes les demandes de soumissions, les demandes d'offre à commandes et les contrats pour les approvisionnements de défense évalués à 250 000 $ ou plus qui comportent l'importation de matériel de défense et qui exigent que l'entrepreneur soit l'importateur. Cette clause stipule que l'entrepreneur devra prendre les dispositions pour la remise sur l'importation ou payer les droits de douane sur l'importation et ensuite demander un remboursement à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Utiliser la clause C2610D du guide des CCUA lorsque le MDN est l'importateur attitré. L'importateur a la responsabilité d'obtenir à temps de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada l'attestation qu'exige le Tarif des douanes.

Selon l'ARC, « les approvisionnements de défense » n'incluent que les biens spécifiés, servant ou pouvant servir, directement ou indirectement à la défense du Canada. Les biens achetés pour les opérations journalières du MDN ne sont pas éligibles.

7A.108 (2003-12-12) Dans les demandes de soumissions régies par le numéro tarifaire 9982.00.00 de l'annexe du Tarif des douanes, on doit demander aux fournisseurs établis au Canada de fournir les prix exemptés des droits de douane.

Droits de douane et TPS/TVH sur les outils, le matériel et les pièces de rechange dans les contrats de services rendus par des non-résidents

7A.112 (2004-05-14) Les demandes de soumissions et les contrats de services devant être fournis au Canada par des non-résidents doivent contenir une disposition stipulant que l'entrepreneur étranger doit respecter les exigences de l'Agence des services frontaliers du Canada et payer les droits de douane et la TPS ou la TVH, le cas échéant.

Lorsqu'il est prévu qu'un non-résident devra importer des outils, du matériel ou des pièces de rechange afin de fournir des services au Canada, la clause C2604D du guide des CCUA doit être utilisée.

Taxes d'accise

7A.115 (1994-06-23) Les soumissionnaires établis au Canada doivent inclure toutes les taxes d'accise applicables. Pour les marchés conclus par la suite, les taxes applicables doivent être comprises dans le coût estimatif total.

7A.116 (1994-06-23) Les soumissionnaires étrangers ne doivent pas inclure les taxes d'accise. Pour les marchés conclus par la suite, les taxes applicables ne seront pas comprises dans le coût estimatif total.

Taxe sur les produits et services/Taxe de vente harmonisée

7A.120 (1999-12-13) Les demandes de soumissions, les demandes d'offre à commandes et les contrats doivent comporter la clause pertinente C2215D relative à la TPS/TVH énoncée dans le guide des CCUA.

Aucune clause relative à la TPS/TVH n'est nécessaire dans les demandes de soumissions ou dans les contrats lorsque le marché doit être exécuté entièrement à l'extérieur du Canada.

7A.121 (1998-02-16) Les soumissionnaires doivent indiquer le montant de la TPS/TVH séparément dans leurs soumissions. Ils doivent également indiquer si leurs articles sont entièrement taxables, détaxés ou exonérés et à quelle catégorie appartient chacun d'eux (voir l'annexe 6.10).

Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

7A.127 (2006-06-16) La clause K2000T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) qui précise qu'il est possible que le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (le Programme) s'applique, doit être incorporée à toutes les demandes de soumissions d'une valeur estimative de 200 000 $ ou plus (incluant toutes les taxes applicables). Cette clause informe aussi les soumissionnaires assujettis au Programme que, s'ils ont été déclarés « non admissibles » par les Ressources humaines et Développement Social Canada (RHDSC), ils ont perdu le droit de recevoir des marchés publics au-delà du seuil prévu au Règlement sur les marchés de l'État (RME) pour les appels d'offres (25 000 $ actuellement). Ils doivent indiquer leur situation par rapport au Programme et signer une attestation portant que, s'ils sont assujettis au Programme, ils continueront de détenir un numéro d'attestation valide ou, s'ils n'ont pas obtenu de numéro auparavant, ils produisent une attestation d'engagement initiale. La clause K2003C du guide des CCUA précisera que si une vérification révèle une fausse déclaration de la part du soumissionnaire, le ministre pourra juger ce dernier en défaut.

Il serait prudent d'ajouter cette clause dans les demandes de soumissions d'une valeur estimative légèrement inférieure à 200 000 $ (à compter de 175 000 $ par exemple), afin de prévoir les hausses éventuelles (au-delà de 200 000 $) du prix de l'offre à commandes ou du contrat subséquent.

7A.128 (2004-05-14) Toutes les demandes de soumissions au-delà du seuil prévu au RME pour les appels d'offres (25 000 $ actuellement) et de moins de 200 000 $ doivent contenir la clause K2002T du guide des CCUA qui informe les soumissionnaires que, s'ils ont été déclarés « non admissibles » par RHDSC, ils ont perdu le droit de recevoir des marchés publics au-delà du seuil prévu au RME pour les appels d'offres (25 000 $ actuellement). Ils doivent indiquer leur situation par rapport au Programme et signer une attestation portant que, s'ils ont été assujettis au Programme auparavant, ils continueront de détenir un numéro d'attestation valide. Une nouvelle attestation n'est pas exigée dans ce cas. La clause K2003C du guide des CCUA précisera que si une vérification révèle une fausse déclaration de la part du soumissionnaire, le ministre pourra juger ce dernier en défaut.

Marchandises contrôlées

7A.130 (2004-12-10) La clause A9130T du guide des CCUA doit faire partie des documents de demandes de soumissions et la clause A9131C des contrats, lorsqu'il est question de produire ou d'avoir accès à des marchandises contrôlées.

Pour toute question au sujet des marchandises contrôlées, les agents de négociation des contrats devraient visiter le site Web du Programme des marchandises contrôlées.

Entreprises en participation

7A.133 (1994-06-23) Lorsqu'on prévoit la présentation de soumissions par des entreprises en participation, la demande de soumission doit comprendre la clause K9001T du guide des CCUA, selon laquelle les soumissionnaires doivent indiquer si la soumission est faite par une entreprise en participation et, le cas échéant, qui en sont les participants et quelle en est la structure.

Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense

7A.140 (2004-05-14) Le Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense (SRPA) sert à :

1. assurer la disponibilité rapide des ressources de l'industrie nécessaires pour répondre aux exigences actuelles du programme national de défense et de préparatifs d'urgence; et
2. établir un système d'exploitation visant à assurer une réponse rapide de l'industrie en situation d'urgence nationale. Dans le cadre d'une entente précise, le Canada peut demander que les contrats conclus avec des entreprises américaines à l'égard d'articles requis dans le cadre de son programme de défense se voient attribuer une cote de priorité par le SRPA.
   
   Les cotes de priorité ont pour objet d'appuyer les programmes de défense autorisés. Elles ne doivent pas être utilisées :

1. pour l'acquisition d'articles civils destinés à être revendus dans le cadre du Programme d'échanges militaires, ou encore pour l'emballage de ce type d'articles;
2. pour l'acquisition
   1. de tout article de consommation couramment disponible sur le marché, ou
   2. de tout article autorisé dans le cadre d'un programme et qui ne doit pas faire l'objet de modifications majeures, ou
   3. de tout article facile à obtenir en quantité suffisante pour ne pas nuire aux exigences approuvées du programme;
3. de tout article utilisé principalement à des fins administratives, comme pour la gestion de personnel ou la gestion financière.

Les agents de négociation des contrats doivent demander l'aide de l'agent de la Section des services d'attribution et des priorités de défense, de la Direction de la gestion des opérations (DGO) afin de déterminer si le système peut être utilisé pour les achats effectués aux États-Unis, dans le cas d'un contrat lié à la défense. L'objectif est d'utiliser le système expressément pour respecter les calendriers de livraison de manière à répondre aux besoins de production et de logistique du matériel à caractère militaire. Selon l'alinéa 700.17(f) du règlement sur le SRPA, il n'est pas nécessaire d'attribuer un code de priorité pour les commandes dont la valeur est inférieure à 50 000 $US ou à la moitié du Simplified Acquisition Threshold (seuil d'achat simplifié) établi dans la Federal Acquisition Regulation (FAR), selon le montant le plus élevé, pourvu que la livraison puisse être effectuée rapidement sans qu'on ait besoin d'avoir recours à une cote de priorité.

Les agents de négociation des contrats peuvent consulter les sites Internet suivants pour obtenir de la documentation sur le SRPA : http://www.bxa.doc.gov/defenseindustrialbaseprograms
/OSIES/DPAS/Default.htm , et http://www.ml.afrl.af.mil/dpas/default.html

Avant l'attribution d'un contrat, et en tenant compte de ce qui précède, l'agent de négociation des contrats doit insérer la clause C2800C du guide des CCUA dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs américains, et la clause C2801C dans tous les contrats canadiens de défense passés auprès de fournisseurs canadiens. (Voir 6B.195).

Pour s'assurer que le SRPA est utilisé lorsqu'un fournisseur américain participe au processus d'approvisionnement, les entrepreneurs canadiens doivent intégrer la clause C2801C à leurs commandes passées auprès d'autres fournisseurs canadiens.

Une cote de priorité attribuée à un fournisseur américain peut être étendue, grâce à la chaîne d'approvisionnement, aux fournisseurs américains de deuxième et troisième niveaux ainsi qu'à des niveaux subséquents. Cette disposition ne s'applique pas aux fournisseurs canadiens. Par conséquent, la cote de priorité d'un fournisseur canadien ne peut être attribuée d'office à un autre fournisseur canadien, de quelque niveau que ce soit.

L'agent de négociation des contrats doit fournir une copie de tous les contrats et avenants de défense passés auprès des fournisseurs canadiens ou américains à l'agent de la Section des services d'attribution et des priorités de défense, DGO.

Des copies des contrats de l'administration centrale sont distribuées dans le cadre d'ententes conclues avec la section de distribution des contrats; cependant, les agents des autres bureaux doivent prendre leurs propres dispositions afin d'assurer la distribution.

Pour diverses raisons, il est possible que des fournisseurs américains soient incapables d'approvisionner des entrepreneurs canadiens dans les délais requis, même si l'on a rapidement demandé et obtenu une cote de priorité. Pour permettre à l'agent de la Section des services d'attribution et des priorités de défense d'intervenir afin de résoudre les problèmes liés à la livraison, les fournisseurs canadiens doivent remplir et lui remettre le formulaire PWGSC-TPSGC 1451-1, Application for U.S. Priority Rating Covering Importation of Quarterly Requirements of Materials from the United States (disponible en anglais seulement) ou PWGSC-TPSGC 1451-2, Application for U.S. Priority Rating Covering Specific Materials from the United States (disponible en anglais seulement).

La DGO doit, pour le compte de TPSGC, coordonner la participation canadienne au SRPA. Par conséquent, toutes les demandes portant sur les cotes de priorité doivent être transmises à cette direction, à l'attention de l'agent de la Section.

Cette demande d'aide spéciale ne peut pas remplacer une bonne planification des approvisionnements et ne saurait corriger les oublis relatifs aux commandes.

Section 7B : Publication d'une demande de soumissions

Marchés annoncés publiquement

7B.160 (2005-12-16) Pour les projets de marchés attribués en régime de concurrence, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) préfère recourir au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) et au bulletin Marchés publics pour faire connaître ces projets. Les procédures 5.047 et 5.048 font état des cas où le recours à d'autres méthodes peut être envisagé.

Le SEAOG est la dénomination générique du service en direct de diffusion des occasions d'affaires et de distribution des demandes de soumissions. MERX est la marque de commerce sous laquelle Mediagrif Interactive Technologies exploite le SEAOG au nom du gouvernement du Canada. MERX assure des services à la collectivité des acheteurs autant qu'à celle des fournisseurs. MERX permet aux utilisateurs (dont les agents de négociation des contrats et les fournisseurs) qui sont branchés à Internet de consulter et de chercher des avis de marché sans frais et de commander des demandes de soumissions. Pour de plus amples renseignements sur le SEAOG (MERX), voir 7B.207.

Le SEAOG (MERX) est le seul médium officiellement désigné pour l'annonce publique des projets de marchés visés par l'Accord sur le commerce intérieur (ACI). Tous les avis de projet de marché (APM) et les préavis d'adjudication de contrat (PAC) portant sur des marchés assujettis à l'ACI doivent donc être annoncés sur le site du SEAOG (MERX). Le SEAOG (MERX) et le bulletin Marchés publics sont les médias officiellement désignés pour l'annonce publique des projets de marchés assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC). Tous les APM et tous les PAC portant sur des marchés soumis à l'un ou l'autre de ces deux accords doivent donc être annoncés simultanément sur le site du SEAOG (MERX) et dans le bulletin Marchés publics.

Avis de marchés

7B.180 (2004-12-10) L'agent de négociation des contrats est chargé de préparer tous les avis de marchés, et dans le cas des procédures d'appels d'offres sélectifs, tous les avis annuels qui permettent de dresser et mettre à jour une liste permanente de fournisseurs qualifiés.

7B.181 (2004-12-10) Les renseignements fournis dans un avis de projet de marchés (APM) doivent être suffisants pour permettre à un fournisseur de déterminer en connaissance de cause s'il désire ou non télécharger ou commander les demandes de soumissions. L'avis doit aussi indiquer si des documents additionnels seront expédiés sous pli séparé.

7B.182 (2004-12-10) Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans l'APM l'accord ou les accords commerciaux qui s'appliquent, en utilisant le code correspondant au type d'accord.

7B.183 (2004-12-10) Pour de plus amples renseignements concernant les exigences supplémentaires en matière d'avis en vertu du Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones de la Stratégie des approvisionnements auprès des entreprises autochtones, les agents de négociation des contrats devraient consulter la procédure 9L.210 et, dans le cas des mêmes exigences en vertu de la politique sur les marchés réservés dans le cadre des ententes sur les revendications territoriales, ils devraient consulter la procédure 9M.050.

7B.184 (2004-12-10) Les agents de négociation des contrats peuvent créer des APM et les transmettre au SEAOG (MERX) par le biais de l'environnement automatisé de l'acheteur (EAA). Pour les utilisateurs qui ne sont pas branchés à l'EAA, les agents de négociation des contrats peuvent créer un APM directement sur le site du SEAOG (MERX) au moyen de l'outil Création d'avis

7B.185 (2004-12-10) Pour tous les besoins, les agents de négociation des contrats qui ne sont pas branchés sur l'EAA doivent insérer manuellement l'énoncé suivant dans l'APM :

« L'État conserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs. »

« Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.  »

Les agents de négociation des contrats qui ne sont pas branchés sur le système EAA doivent insérer manuellement l'énoncé suivant dans tous les préavis d'adjudication de contrats (PAC) :

« Vous êtes avisé, par les présentes, que le gouvernement a l'intention de négocier un contrat avec l'entreprise susmentionnée en exclusivité. Pour plus amples renseignements concernant ce projet, adressez-vous à l'agent de négociation des contrats susnommé.

Un PAC permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant une période d'au moins quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si, au plus tard à la date de clôture, aucun fournisseur ne présente un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'autorité contractante peut alors adjuger le contrat. Cependant, si un énoncé de capacités est jugé satisfaire aux exigences précisées dans le PAC, l'autorité contractante amorcera le processus complet d'appel d'offres. Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens ou les services décrits dans la présente peuvent présenter par écrit un énoncé de capacités à la personne-ressource dont le nom est indiqué dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture, qui y est aussi précisée. L'énoncé de capacités doit clairement montrer en quoi le fournisseur satisfait aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des contrats de même que la date de clôture du PAC doivent figurer à l'extérieur de l'enveloppe en lettres moulées ou, lorsqu'il s'agit d'une transmission par télécopieur, sur la feuille d'accompagnement.

L'État conserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.  »

L'EAA exécutera cette fonction automatiquement.

7B.186 (2004-12-10) L'APM est affiché sur le site du SEAOG (MERX) (ainsi que dans le bulletin Marchés publics, le cas échéant) dès que le SEAOG (MERX) reçoit le ou les demandes de soumissions pertinents, si aucune divergence n'est décelée (tous les éléments sont exacts et concordent).

7B.187 (2004-12-10) Les avis électroniques reçus au SEAOG (MERX) avant 17 h chaque jour seront publiés sur le site du SEAOG (MERX) le jour ouvrable suivant, à condition que tous les éléments (avis, documents, pièces jointes) soient exacts et qu'ils concordent. Les avis sont affichés sur le site du SEAOG (MERX) une seule fois par jour, après minuit.

Il incombe à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que l'avis et le ou les demandes de soumissions ont bien été transmis au SEAOG (MERX) et que l'avis a été affiché correctement.

7B.188 (2005-12-16) Le SEAOG (MERX) retourne à TPSGC une confirmation de l'affichage sur une base quotidienne. (Voir 7B.191).

Sauf pour ce qui est des avis visés par l'ALENA, l'AMP-OMC et l'ACI, les agents de négociation des contrats peuvent envoyer un exemplaire de l'APM aux fournisseurs, lorsqu'il est jugé utile d'assurer une concurrence suffisante. Toutefois, les fournisseurs doivent acheter demandes de soumissions du SEAOG (MERX). Une lettre d'envoi devrait accompagner l'avis.

Demandes de soumissions

7B.190 (2004-12-10) Pour chaque demande concurrentielle annoncée publiquement, les agents de négociation des contrats doivent transmettre les demandes de soumissions au SEAOG (MERX). Tous les éléments des demandes (exacts et concordants) doivent parvenir au SEAOG (MERX) pour diffusion avant que l'avis correspondant ne soit affiché.

7B.191 (2004-12-10) Le Groupe de soutien de l'EAA - Bureau de soutien aux services à la clientèle (BSSC), Direction des processus électroniques, agit à titre de coordinateur entre le SEAOG (MERX) et les administrateurs de système et agents de négociation des contrats, afin de faciliter le traitement des correctifs. Une fois que le SEAOG (MERX) a reçu les demandes de soumissions, il vérifie l'exactitude de l'information et la concordance des éléments (pour s'assurer qu'ils ont subi avec succès les vérifications d'assurance de la qualité applicables de l'Unité de diffusion des documents du SEAOG [MERX]) et informe le BSSC et l'agent de négociation des contrats de toute divergence par l'entremise de la bande de confirmation du SEAOG (MERX). (Voir 7B.186). Une demande de soumissions reçue au SEAOG (MERX), dont tous les éléments ne sont pas exacts et concordants, sera rejetée et l'APM sera versé dans le dossier des documents suspendus jusqu'à ce que soient apportés des correctifs. Les agents de négociation des contrats devraient vérifier le site du SEAOG (MERX) le lendemain de l'envoi de l'avis et, si l'avis n'est pas affiché, en informer l'administrateur de système.

7B.192 (2000-05-12) Les agents de négociation des contrats sont toutefois toujours chargés d'apporter les corrections nécessaires aux demandes de soumissions.

7B.193 (2004-12-10) On peut communiquer avec le BSSC par téléphone au (819) 956-3325, par télécopieur au (819) 956-8272 ou par courriel : NCR-A2K1 SWAT.

Demandes de soumissions transmises électroniquement

7B.197 ((2004-12-10) Les agents de négociation des contrats sont incités à envoyer au SEAOG (MERX) les demandes de soumissions par voie électronique par l'entremise de l'EAA. Selon la complexité des pièces jointes et des inclusions à ces documents, les agents de négociation des contrats peuvent maintenant transmettre la plupart des demandes de soumissions par voie électronique par l'entremise de l'EAA au SEAOG (MERX) (à l'exception des pièces jointes des Services immobiliers). L'EAA peut convertir plusieurs applications logicielles en format PDF pour transmission électronique au SEAOG (MERX) et peut aussi transmettre de volumineux documents par voie électronique (c.-à-d. jusqu'à 25 mégaoctets avec dix pièces jointes - communiquer, au besoin, avec le BSSC pour plus amples renseignements). L'EAA est configuré pour assurer la transmission de documents électroniques dans différentes applications logicielles, dont Microsoft Word, Adobe Acrobat (c.-à-d. en format PDF), Lotus WordPro et Lotus 1-2-3. Les agents de négociation des contrats sont encouragés à maximiser le processus électronique, en obtenant des clients par voie électronique les demandes de soumissions pertinents. La capacité de l'EAA de générer la totalité des avis et des demandes de soumissions par voie électronique en vue de leur transmission au SEAOG (MERX) pour qu'il les diffuse aux fournisseurs peut produire des économies considérables pour les fournisseurs, en l'occurrence une diminution des coûts des documents.

Documents non-électroniques

7B.202 (2004-12-10) Lorsque les demandes de soumissions ou tout autre document supplémentaire ne peuvent être transmis par voie électronique au SEAOG (MERX) par l'entremise de l'EAA, les agents de négociation des contrats sont chargés de s'assurer de l'envoi en quantités suffisantes des demandes de soumissions sur support matériel tel que papier, disquette ou CD ou des documents supplémentaires (p. ex. échantillons, dessins techniques et devis) à l'Unité de diffusion des demandes de soumissions applicable du SEAOG (MERX) pour distribution et, au besoin, de leur réapprovisionnement en quantité voulue.

Les agents de négociation des contrats sont chargés d'estimer le bon nombre d'exemplaires des demandes de soumissions sur support matériel et des documents supplémentaires à envoyer au SEAOG (MERX), s'ils ne peuvent lui être transmis par voie électronique par l'entremise de l'EAA. Si les quantités de demandes de soumissions sur support matériel envoyées par l'agent de négociation des contrats sont insuffisantes, le SEAOG (MERX) communiquera avec ce dernier quand les stocks diminueront au point de nécessiter un réapprovisionnement. L'agent de négociation des contrats devra alors faire parvenir au SEAOG (MERX) des quantités supplémentaires des demandes de soumissions sur support matériel.

Pour obtenir le nombre voulu d'exemplaires des demandes de soumissions non électroniques, les agents de négociation des contrats peuvent faire eux-même des copies ou demander au ministère client de leur fournir le nombre d'exemplaires requis ou payer pour qu'un tiers reproduise la demande de soumissions non électronique en quantité voulue.

Afin de réduire le coût de reproduction, les agents de négociation des contrats sont incités à obtenir et à préparer les demandes de soumissions en format électronique et, s'ils éprouvent des difficultés dans la transmission électronique de l'EAA au SEAOG (MERX), à communiquer avec le BSSC.

Documents supplémentaires afférents à la demande de soumissions

7B.203 (2004-12-10) Lorsque des documents supplémentaires en relation avec une occasion d'affaires (comme des échantillons, des dessins techniques, des jeux de documents techniques et des devis) sont directement envoyés aux fournisseurs, sans passer par le SEAOG (MERX), le bureau initiateur de TPSGC est responsable de choisir la méthode la plus appropriée afin d'assurer l'expédition de toute la documentation ou tout le matériel pertinent au marché à chaque fournisseur qui a demandé au SEAOG (MERX) les demandes de soumissions.

Si des données techniques provenant d'une autre source doivent être envoyées aux soumissionnaires éventuels, p. ex. distribuées par le ministère client, les demandes de soumissions ne doivent pas être diffusés pour affichage tant que les données ne sont pas accessibles de cette source. La demande de soumission doit identifier la source.

7B.204 (2004-12-10)  Si un ministère client est chargé de distribuer le matériel technique, l'agent de négociation des contrats doit transmettre les étiquettes d'adresse aux clients.

7B.205 (1994-06-23) Les fournisseurs sont chargés d'obtenir des exemplaires des documents techniques nécessaires s'ils peuvent être obtenus par le truchement des réseaux commerciaux habituels.

7B.206 (2004-12-10) Pour les marchés annoncés publiquement, la distribution aux fournisseurs des demandes de soumissions et des mises à jour par le SEAOG (MERX) doit s'organiser entre les fournisseurs et le SEAOG (MERX), qui est le distributeur exclusif des demandes. Les agents de négociation des contrats ne doivent pas faire parvenir les demandes de soumissions directement aux fournisseurs.

Service électronique d'appel d'offres du gouvernement (SEAOG)

7B.207 (2005-12-16) Le SEAOG est assuré sous la marque de commerce MERX par un fournisseur à contrat du Canada. Le SEAOG (MERX) affiche des avis de marché et des demandes de soumissions pour permettre aux fournisseurs d'y avoir accès. Les fournisseurs branchés sur Internet peuvent consulter le site MERX et prendre connaissance des avis de marché sans frais. Les fournisseurs qui sont abonnés à MERX peuvent consulter la copie électronique des demandes de soumissions avant de les commander. Les fournisseurs non abonnés qui veulent passer des commandes ne pourront consulter les demandes de soumissions électroniques en direct qu'après les avoir commandés. Les fournisseurs désireux de commander des demandes de soumissions doivent payer d'avance des frais d'abonnement annuels ou mensuels à MERX. Par ailleurs, les fournisseurs peuvent payer des frais d'utilisation ponctuels pour toute commande de non-abonné (CNA) par panier de commandes, au moment de commander une demande, plus les autres frais applicables pour la ou les demandes. Les fournisseurs peuvent consulter les avis et les demandes de soumissions en direct et les télécharger par voie électronique ou les commander par télécopieur, par courriel, par la poste ou par messagerie ou encore aller les ramasser sur place, au choix du fournisseur et selon la disponibilité du format de la demande. Le coût des demandes pour le fournisseur est fonction de la méthode de livraison qu'il aura choisie ainsi que de la longueur (nombre de pages) et du format (papier ou électronique) de la demande. Les tarifs des documents sont affichés sur le site MERX.

Pour plus amples renseignements sur la tarification s'appliquant aux fournisseurs, prière de consulter le site MERX. Pour des renseignements généraux sur le SEAOG, visiter le site Web de Accès entreprises Canada, ou appeler la LigneInfo au 1-800-811-1148. Les fournisseurs qui désirent s'abonner ou commander des documents doivent communiquer avec le centre d'appels MERX au 1-800-964-6379, ouvert 13 heures par jour, cinq jours par semaine.

Marchés publics

7B.208 (2004-12-10) Les derniers avis figurant dans le bulletin Marchés publics sont affichés en direct sur le site du SEAOG (MERX) tous les jours ouvrables (c.-à-d. du lundi au vendredi). Les abonnés au service MERX ont aussi le choix d'obtenir ces avis par courriel ou par télécopieur. Pour commander des documents d'invitation à soumissionner, les fournisseurs devraient communiquer avec le centre d'appels MERX au numéro sans frais 1-800-964-6379. Les fournisseurs qui ne sont pas abonnés au service MERX doivent acquitter des frais d'utilisation ponctuels pour toute commande de non-abonné (CNA), au moment de commander un document. Tous les fournisseurs, qu'ils soient abonnés ou non au MERX, doivent aussi payer pour le document même.

Service de jumelage d'avis d'appel d'offres

7B.209 (2004-12-10) MERX offre aux abonnés un service de jumelage d'avis d'appel d'offres. Les abonnés présentent à MERX un profil spécifique des types de projets de marchés sur lesquels ils désirent être informés et MERX recherche quotidiennement les avis pertinents. À l'exception de la catégorie des utilisateurs qui passent des CNA, tous les abonnés inscrits pourront obtenir gratuitement un seul profil de jumelage d'avis. Les abonnés pourront se procurer des profils supplémentaires [de deux (2) à un maximum possible de neuf (9)] moyennant des frais. MERX avisera les abonnés inscrits par courriel ou télécopieur ou en direct (selon la méthode de livraison choisie par les fournisseurs pour chaque profil qu'ils créent) s'il y a un ou des projets de marchés nouvellement annoncés qui correspondent à leur profil.

Détermination des périodes de soumission

7B.210 (2000-05-12) La détermination de la date de clôture d'une soumission doit tenir compte du niveau de complexité et de la forme de publicité nécessaire. Il faut prévoir suffisamment de temps pour permettre au fournisseur d'obtenir la demande de soumissions ainsi que tout autre matériel additionnel, le cas échéant, afin de préparer et présenter sa soumission.

7B.211 (2005-12-16) Dans le cas des marchés qui ne sont pas assujettis à l'ALENA ou à l'AMP-OMC (qu'ils soient annoncés publiquement ou non), la durée de la demande de soumission ne doit pas être inférieure à quinze (15) jours civils, soit à partir de la date à laquelle on annonce publiquement le projet de marché ou de la date à laquelle les demandes de soumissions sont expédiées dans le cas des invitations qui ne sont pas diffusées publiquement. Les achats de faible valeur estimés à moins de 25 000 $ (incluant toutes les taxes applicables) peuvent être publiés pour moins de quinze (15) jours, pour raisons d'efficacité et d'économie.

7B.212 (2005-12-16) Dans le cas des marchés qui sont assujettis à l'ALENA et (ou) à l'AMP-OMC, les périodes de réception des soumissions suivantes s'appliquent :

1. Dans le cas des procédures d'appels d'offres ouvertes, la période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à quarante (40) jours civils à partir de la date de parution de l'Avis de projet de marchés (APM) sur le site du SEAOG (MERX).
2. Dans le cas des procédures d'appels d'offres sélectives dans le cadre desquelles on n'a pas recours à une liste permanente de fournisseurs qualifiés, une invitation à se qualifier doit être publiée sur le site du SEAOG pendant au moins vingt-cinq (25) jours. Suivant cette période, un APM doit être publié sur le site du SEAOG (MERX). La période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à quarante (40) jours civils.
3. Dans le cas des procédures d'appels d'offres sélectives dans le cadre desquelles on utilise des listes permanentes de fournisseurs qualifiés, des invitations à soumissionner doivent être envoyées aux fournisseurs sélectionnés et un APM doit être publié. Celui-ci devrait être publié simultanément avec la parution des demandes de soumissions initiales. Une fois l'avis lancé, la période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à quarante (40) jours civils. S'il n'est pas possible de publier l'APM en même temps que les demandes de soumissions initiales, les agents de négociation des contrats devraient consulter la Direction de la stratégie de l'approvisionnement et des relations (DSAR), au (819) 956-6501.
4. Les périodes de publication indiquées ci-dessus peuvent être réduites en certaines circonstances :
   1. pour des contrats répétitifs, dans les cas où l'APM initial indique la date prévue de publication d'avis subséquents, la période de réception des soumissions ne doit pas être inférieure à vint-quatre (24) jours civils;
   2. dans le cas où le bien-fondé d'une situation d'urgence peut être prouvé, la période de réception des soumissions peut être réduite, mais elle ne doit pas être inférieure à dix (10) jours civils.
   3. dans le cas des entreprises (sociétés d'État) visées par l'ALENA uniquement, la période de réception des soumissions doit être de vingt-quatre (24) jours civils pour les sociétés d'État qui ont publié un avis de projet d'achat pendant au moins quarante (40) jours civils mais ne dépassant pas douze (12) mois. L'avis de projet d'achat comprend une description du besoin, les délais de réception des soumissions et les coordonnées d'une personne-ressource auprès de laquelle on peut obtenir des renseignements ou à qui ont peut demander des documents.
   4. lorsqu'une entreprise (société d'État) visée par l'ALENA uniquement utilise, comme moyen d'invitation à participer, un avis de projet d'achat visant un système de qualification, la période de réception des soumissions doit être suffisamment longue pour permettre aux soumissionnaires de répondre, et elle peut être fixée par consentement mutuel de l'entreprise et de tous les entrepreneurs qui se sont qualifiés, mais elle ne peut être inférieure à dix (10) jours civils.
      
      L'ALENA et l'AMP-OMC spécifient des périodes de publication minimales. La DSAR peut aider à déterminer si la réduction proposée pour la période de demande de soumissions minimale est conforme aux dispositions des accords. La décision quant à l'importance de la réduction de la période de demande de soumissions est alors une décision de gestion qui doit être prise par l'agent de négociation des contrats.

7B.213 (2004-12-10) Les avis sont retirés du SEAOG (MERX) à la fin de la journée de clôture pour la remise des soumissions; après ce moment-là, les fournisseurs ne peuvent plus commander les documents de demandes de soumissions connexes.

Marchandises contrôlées

7B.215 (2002-05-24) Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes non inscrites, exemptées ou exclues, conformément au Programme des marchandises contrôlées (PMC).

7B.216 (2004-12-10) Lorsque l'invitation à soumissionner (p. ex. demande de propositions ou avis de projet de marché) porte sur des marchandises contrôlées, seules ces marchandises contrôlées (* p. ex. des dessins ou un énoncé des travaux) ne peuvent pas être remises (p. ex. par l'intermédiaire du SEAOG / MERX) à des personnes non inscrites, exemptées ou exclues conformément au PMC; le reste des articles est traité de la manière habituelle.

Les personnes inscrites sont listées sur le site Web du PMC. Une fois que l'agent de négociation des contrats a vérifié que la personne demandant les renseignements sur les « marchandises contrôlées » est inscrite, les documents de demande de soumissions, les dessins, l'énoncé des travaux, etc. portant sur des « marchandises contrôlées » peuvent être remis à cette personne avec les mesures de sauvegarde qui s'imposent.

7B.217 (2004-12-10) Un permis d'exportation en vue d'exporter un jeu de documents techniques contrôlés est requis pour tous les pays, sauf, dans la plupart des cas, pour les États-Unis. L'agent de négociation des contrats doit tout d'abord déterminer si le jeu de documents techniques renferme effectivement des renseignements contrôlés. La Direction des contrôles à l'exportation de Commerce international Canada (CICan) est l'autorité ultime qui est en mesure de faire cette détermination. Il y a lieu de déterminer si l'entrepreneur a accès ou non, au Canada, à des marchandises contrôlées conformément à la Loi sur la production de défense.

En règle générale, si le jeu de documents techniques contient des renseignements techniques ayant trait au « développement, à la production ou à l'utilisation » d'un article contrôlé conformément aux Groupe 2, pas tous les articles; Groupe 5, article 5504 uniquement, et Groupe 6, tous les articles, de la Liste des marchandises contrôlées, ces documents techniques constituent également un article contrôlé. Si l'on prévoit utiliser le jeu de documents techniques uniquement pour l'appel d'offres, il ne constitue probablement pas un article contrôlé. Pour tout renseignement à ce sujet, les agents de négociation des contrats doivent communiquer avec la Direction des contrôles à l'exportation, CICan, au (613) 996-2387.

7B.218 (2002-05-24) Les mesures de sécurité à prendre pour transférer des « marchandises contrôlées » dépendront du type de marchandises et de leur taille. Les mesures de sauvegarde doivent être choisies de façon à éviter que la vérification des « marchandises contrôlées » ne soit faite par une personne qui n'est pas inscrite, exemptée ou exclue du PMC. Les mesures de sauvegarde sont les suivantes :

1. utiliser deux enveloppes, des indicateurs d'infraction et des conteneurs avec des indicateurs d'infraction;
2. indiquer l'adresse de retour sur les conteneurs de transfert;
3. consigner la façon dont la marchandise contrôlée est transférée;
4. déterminer la fiabilité du service postal ou du service de messagerie;
5. expédier les marchandises contrôlées par courrier de première classe ou par courrier recommandé, ou en utilisant un service postal ou de messagerie fiable qui fournit une preuve d'expédition, un suivi pendant l'expédition et une attestation de livraison;
6. consigner la marchandise contrôlée qui est transférée et le nom de la personne qui la transfère;
7. vérifier le colis et le matériel de cachetage à la réception, et signaler tout signe d'altération.

Marchés qui ne sont pas annoncés publiquement

7B.219 (2003-05-30) Lorsqu'un projet de marché concurrentiel n'est pas annoncé publiquement, on consulte les listes officielles de fournisseurs pour inviter les entreprises à soumissionner. L'agent de négociation des contrats doit consulter ces listes lorsqu'elles sont disponibles pour préparer la liste des fournisseurs qui seront invités à soumissionner.

Les agents de négociation des contrats doivent envisager d'utiliser le système Données d'inscription des fournisseurs afin de trouver des sources d'approvisionnement possibles pour des biens et des services de faible valeur.

On rappelle aux agents de négociation des contrats qu'ils doivent faire un effort pour assurer la meilleure valeur pour le Canada lorsqu'ils choisissent les fournisseurs qui seront invités et qu'ils doivent faire valoir le principe d'équité et d'accès de manière pratique en assurant une rotation des occasions de soumissionner entre les soumissionnaires qui figurent dans une liste donnée.

7B.220 (1994-06-23) En dressant la liste de demandes de soumissions, l'agent de négociation des contrats peut y ajouter des fournisseurs recommandés par le client.

7B.221 (2003-05-30) Quand un fournisseur demande qu'on lui permette de soumissionner un marché particulier, on doit acquiescer à sa demande, à condition qu'il ne soit pas nécessaire d'annuler la demande de soumissions établie et d'en lancer une nouvelle.

7B.222

(2004-12-10) Lorsqu'un marché ne sera pas affiché par l'entremise du SEAOG (MERX) ou publié dans le bulletin Marchés publics, l'agent de négociation des contrats a la responsabilité de s'assurer que les demandes de soumissions sont distribuées aux soumissionnaires éventuels.

À l'administration centrale, le Module de distribution des appels d'offre et des contrats offre ce service.

Listes de demandes de soumissions

7B.228 (1997-09-15) Lorsqu'un projet de marché concurrentiel n'est pas annoncé publiquement, la liste des fournisseurs demandés à soumissionner doit être divulguée automatiquement à tous les fournisseurs y figurant, à l'étape de la demande. Les listes ne seront pas mises à jour lorsque de nouveaux soumissionnaires demandent les documents de soumission.

Dans le cas des marchés annoncés publiquement, la divulgation de la liste de fournisseurs, suite à des demandes provenant de personnes qui ne souscrivent pas au service d'appels d'offres électroniques ou de parties autres que les fournisseurs éventuels, sera laissée à la discrétion de l'agent de négociation des contrats.

Les listes de fournisseurs et l'information relative aux soumissions et aux contrats ne doivent pas être divulguées quand il s'agit de besoins de nature délicate (désignés ou classifiés). Ces demandes devraient être référées au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, au (819) 956-1820.

Section 7C : Mesures à prendre pendant la période de demandes de soumissions

Modifications à une demande de soumissions

7C.250 (2004-12-10) Tout changement important des renseignements fournis dans l'avis de projet de marché (APM) ou le document de demandes de soumissions avant la date de clôture des soumissions nécessite l'établissement d'un modificatif de l'APM ou du document de demandes de soumissions. Tous les modificatifs doivent être distribués de la même manière que l'APM ou le document de demandes de soumissions original.

Les agents de négociation des contrats veilleront à ce que les modificatifs de l'APM ou des documents de demandes de soumissions soient complets. Le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) (MERX) enverra un avis de modification à tous les fournisseurs qui, à l'origine, ont commandé les documents de demandes de soumissions, dans les quatre (4) heures ouvrables suivant la réception du modificatif, d'abord par courriel et, si ce n'est pas possible, par télécopieur ou par la poste. Le fournisseur pourra ensuite consulter le modificatif véritable de la demande de soumissions en direct par l'entremise du SEAOG (MERX) et (ou) le télécharger par voie électronique ou en commander un exemplaire sur support papier auprès du SEAOG (MERX). La mise à jour fait alors partie intégrante du document de demandes de soumissions.

7C.251 (2004-12-10) Lorsqu'un document de demandes de soumissions est annulé et qu'une nouvelle demande est lancée, un nouvel APM doit être envoyé pour publication sur le site du SEAOG (MERX).

7C.252 (2004-12-10) Tout renseignement significatif communiqué à un fournisseur concernant un projet de marché doit également être communiqué à tous les autres fournisseurs concernés suffisamment à l'avance pour que ces derniers puissent en tenir compte dans la préparation de leur soumission. Les agents de négociation des contrats qui fournissent ces renseignements doivent prendre en considération le temps nécessaire à l'affichage de ces modifications sur le site du SEAOG (MERX).

Si le délai n'est pas suffisant pour permettre à tous les fournisseurs éventuels d'examiner les renseignements et de répondre en conséquence, les agents de négociation des contrats peuvent décider d'annuler la demande et de lancer un nouvel appel d'offres. (Voir 7D.466).

7C.253 (1994-06-23) L'agent de négociation des contrats doit informer le service de réception des soumissions de tout changement apporté à la date ou l'heure de clôture des soumissions et doit s'assurer qu'un avis à cet effet est parvenu au service de réception des soumissions.

7C.256 (2005-12-16) La décision de proroger la période de soumission au-delà de la date de clôture d'abord fixée est une décision d'ordre opérationnelle que peut prendre l'agent de négociation des contrats, en fonction des circonstances particulières du projet de marché. Une prolongation peut être possible dans des délais relativement courts (plus ou moins 24 h), lorsque les demandes de soumissions sont faites d'après des listes de fournisseurs ou lorsque les demandes annoncées publiquement ne sont pas assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ou à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce(AMP-OMC). Tout avis ayant trait à un appel d'offres annoncé publiquement visé par l'ALENA et (ou) l'AMP-OMC doit être publié dans le bulletin Marchés publics en même temps qu'il apparaît sur le site du SEAOG (MERX).

Conférence des soumissionnaires et visites des installations

7C.260 (1997-09-15) La conférence des soumissionnaires se tient normalement au bureau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui lance la demande de soumissions. L'agent de négociation des contrats doit préparer et distribuer, avant la tenue de la conférence, un ordre du jour où figureront les points à discuter, y compris les questions soulevées par les soumissionnaires éventuels. TPSGC présidera toutes les conférences des soumissionnaires et préparera un procès-verbal qui mentionnera toute précision ou modification apportée aux spécifications et qui risque de modifier le besoin.

Le procès-verbal doit être distribué à tous les fournisseurs qui ont demandé les documents de demandes de soumissions, ou à tous ceux qui ont été demandés à soumissionner, suffisamment à l'avance pour permettre aux soumissionnaires éventuels de préparer et présenter leurs soumissions avant la date de clôture des soumissions. De plus, une copie doit être envoyée au SEAOG pour inclusion dans la demande de soumissions existante.

7C.261 (1994-06-23) Une visite des installations sera organisée en collaboration avec le client. Même s'il n'existe pas de procès-verbal officiel, le client doit être avisé qu'il est tenu d'informer TPSGC de toute précision, ou modification apportée aux spécifications, à la suite de la visite des installations. On doit alors modifier la demande de soumissions initiale conformément à ces changements ou précisions.

On doit remettre une copie des modifications à la demande de soumissions à tous les soumissionnaires éventuels qui ont déjà reçu un document de demandes de soumissions, ou à tous ceux qui ont été demandés à soumissionner.

Modification et retrait des soumissions

7C.267 (1994-06-23) Les soumissions peuvent généralement être modifiées, retirées ou présentées de nouveau avant la date de clôture des soumissions, pourvu que le tout soit fait par écrit (y compris les réponses transmises électroniquement).

Afin de maintenir l'intégrité du système de soumission, on n'acceptera aucune modification de prix adressée uniquement à l'agent de négociation des contrats après la réception de l'offre de prix, à moins que cela ne soit négocié par TPSGC et que les négociations aient lieu avec toutes les entreprises qui ont présenté des propositions recevables.

7C.268 (1994-06-23) Si les modalités de la demande de soumissions le permettent, et qu'un soumissionnaire hausse un prix avant la clôture des soumissions, il doit aussi faire parvenir les garanties additionnelles requises dans un délai raisonnable (normalement cinq jours ouvrables).

Section 7D: Traitement des soumissions

Pouvoirs

7D.300 (2004-05-14) La Direction de la gestion des opérations (DGO) est responsable des systèmes et des procédures de réception et de garde des soumissions.

À l'administration centrale, les soumissions sont traitées au Module de réception des soumissions, une organisation de la DGO. Dans les régions, les procédures opérationnelles peuvent être adaptées aux situations locales.

Respect des délais

7D.304 (2001-05-25) Pour toutes les demandes de soumissions, sauf les demandes de prix (Dprix) adressées à l'agent de négociation des contrats, l'heure et la date de clôture des soumissions stipulées dans la demande de soumissions sont fermes. On peut attribuer un marché immédiatement après la clôture des soumissions ou en tout temps par la suite. Il incombe au soumissionnaire de s'assurer que la soumission est livrée à temps au point de réception désigné dans la demande. Seul un timbre indiquant la date et l'heure ou tout autre bordereau de réception contrôlé par le point de réception désigné constitue une preuve acceptable de la réception en temps des soumissions.

Les soumissions en retard ne seront pas acceptées et seront retournées. On doit tenir un registre des soumissions ou propositions retournées.

À l'administration centrale, le MRS offre ce service.

Afin de réduire l'incidence de la distance géographique, une soumission qui a été livrée au point de réception désigné après la date de clôture et avant l'adjudication du marché (toute autre situation constituerait un retard), est considérée comme étant retardée et elle sera acceptée seulement dans les circonstances suivantes (à moins que la soumission fasse mention d'un dépouillement public) :

Une soumission livrée avant l'adjudication du marché sera examinée si elle a été oblitérée par Postes Canada (ou par l'organisme équivalent d'un pays étranger) avant la date de clôture des soumissions. Les soumissions reçues après l'adjudication du marché seront retournées à l'expéditeur.

Les seules preuves acceptées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour justifier un retard dû au service de la Société canadienne des postes (SCP) sont les suivantes:

1. un timbre à date d'oblitération de la SCP;
2. un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP;
3. une étiquette Xpresspost de la SCP;

qui indiquent clairement que la soumission a été postée avant la date de clôture.

7D.305 (1998-06-15) Il incombe aux soumissionnaires de voir à ce que les soumissions soient reçues à l'adresse et à l'heure indiquées. Ils doivent également veiller à ce que leur soumission soit bien acheminée à l'État.

7D.306 1994-06-23) Les offres de prix écrites envoyées à l'agent de négociation des contrats seront considérées comme irrecevables si elles sont reçues après la date spécifiée, indépendamment de la date d'affranchissement.

Afin de s'assurer que toutes les offres de prix recevables sont acceptées et de tenir compte des heures de livraison du courrier interne, les agents de négociation des contrats peuvent avoir à retarder l'émission d'une commande d'achat jusqu'à la première livraison du courrier du matin, le lendemain de la date de clôture.

Les offres de prix doivent être signées et datées par l'agent de négociation des contrats au moment de la réception. Les secteurs ou régions doivent s'assurer que les offres de prix présentées directement à l'agent de négociation des contrats sont reçues, conservées et traitées de façon à respecter le principe d'équité envers tous les fournisseurs.

7D.307 (1994-06-23) Une soumission par transmission électronique commencée avant l'heure de clôture précisée, mais qui se termine après l'heure en question, sera acceptée. Lorsque plusieurs soumissions sont envoyées au cours de la même transmission, seules celles dont la transmission a commencé avant l'heure de clôture seront acceptées. Chacune des soumissions transmises en groupe sera examinée individuellement.

7D.308 (1994-06-23) Pour qu'elle soit acceptée, la soumission doit comprendre le numéro de référence, la date et l'heure de clôture, et suffisamment de renseignements pour permettre l'évaluation, par exemple : les prix unitaires; le pays (lorsque que la soumission est faite en devises étrangères); la taxe de vente; les droits de douane; les données techniques, le cas échéant; et tout écart par rapport à la demande de soumissions.

7D.309 (1994-06-23) Afin de veiller à ce que tous les appareils d'horodatage officiels servant à la réception de soumissions soient réglés à la même heure, les services de réception des soumissions doivent procéder à l'étalonnage de ces appareils et autres dispositifs officiels servant à l'horodatage, selon l'heure officielle du Conseil national de recherche (CNR), au moins tous les deux jours ouvrables.

On peut vérifier l'horloge officielle du CNR 24 heures par jour; il suffit de composer le (613) 745-9426 (français) ou le (613) 745-1576 (anglais).

Réception des soumissions

7D.315 (1998-06-15) Toutes les soumissions résultant d'une demande de soumissions en régime de concurrence et acheminées à un point désigné pour la réception des soumissions doivent être horodatées sitôt reçues, et gardées scellées dans un contenant verrouillé jusqu'après l'heure de clôture.

Si l'enveloppe ou le paquet dans lequel les documents de soumission ont été acheminés ne contient pas suffisamment de renseignements sur la soumission - c'est-à-dire le numéro de demande, le nom de l'entreprise et la date et l'heure de clôture - il faudra l'ouvrir. Les employés chargés de la réception des soumissions devront alors transcrire les renseignements nécessaires sur l'enveloppe ou le paquet, le sceller à nouveau et y apposer leurs initiales avant de le déposer dans le contenant à soumissions.

Les soumissions livrées après la date de clôture (voir 7D.304) ou dont la demande a été annulée, sont retournées, intactes, au soumissionnaire, avec une lettre d'accompagnement expliquant les raisons pour lesquelles la soumission a été retournée. Si l'enveloppe ou le paquet ne contient pas suffisamment de renseignements pour déterminer le nom du soumissionnaire ou le numéro de la demande, le personnel du Module de réception des soumissions (MRS) l'ouvrira pour trouver ces renseignements et le retournera à l'entrepreneur, avec une lettre décrivant les raisons pour lesquelles l'enveloppe ou le paquet a été ouvert.

À l'administration centrale, les soumissions reçues à la salle du courrier sont triées, puis envoyées non ouvertes au MRS. Les soumissions transmises par télécopieur à l'intention du MRS doivent être envoyées au Centre des communications.

7D.316 (2004-05-14) Lorsque la demande de soumissions se fait par téléphone, l'agent de négociation des contrats doit transcrire exactement l'information reçue, indiquer l'heure et la date, et initialer immédiatement le relevé écrit au dossier. Les réponses reçues par écrit à la suite de la demande de soumissions faites par téléphone et acheminées à un service central de réception des soumissions ne devraient pas être dépouillées publiquement.

7D.317 (1994-06-23) Une confirmation par écrit est exigée dans un délai raisonnable suivant la date et l'heure de clôture pour toutes les réponses transmises par voie électronique, à moins qu'une copie conforme des documents ait été envoyée par télécopieur.

Tous les documents de confirmation des soumissions doivent porter la mention « CONFIRMATION » et, dès la réception à la section de réception des soumissions précisée, ils doivent être horodatés et envoyés à l'agent de négociation des contrats. En cas de différend, on peut ainsi déterminer quelle soumission a préséance.

Dépouillement

7D.321 (1994-06-23) Après la date de clôture, on doit retirer les soumissions du contenant verrouillé et les dépouiller. Le fonctionnaire responsable doit inscrire, en présence d'au moins un témoin, sur une liste de soumissionnaires, à côté du nom du soumissionnaire, la méthode de soumission utilisée et, le cas échéant, la nature de la garantie déposée. Le fonctionnaire responsable et le témoin doivent signer la liste.

7D.322 (1994-06-23) Les représentants de service de réception des soumissions vérifient si les soumissions sont complètes et, à l'aide d'un marqueur à encre non reproductible de couleur qui ressortira, tracent une ligne dans les espaces réservés aux prix laissés en blanc. Lorsque des renseignements sont modifiés ou inscrits au crayon, on doit photocopier la soumission et la conserver aux fins de vérification. Ces mesures permettent d'assurer qu'une soumission ne peut être modifiée. Comme preuve que les documents ont été traités et vérifiés, toutes les pages d'un document de soumission et toute correspondance qui contient des renseignements relatifs à l'établissement des prix sont perforées dans la partie réservée à l'indication de la date et des méthodes de la demande de soumissions ou oblitérées au verso par le groupe de traitement. Les soumissions sont ensuite vérifiées et certifiées à l'aide de la liste des soumissionnaires qui est conservée dans le dossier d'achats.

7D.323 (2000-12-01) Le service de réception des soumissions s'occupera des dépôts de garantie conformément aux indications données par l'agent de négociation des contrats. En l'absence d'instruction à cet effet, se référer à l' annexe 7.4 .

Traitement des documents de nature délicate

7D.327 (2003-05-30) Si une soumission porte la mention PROTÉGÉ, CONFIDENTIEL, SECRET ou TRÈS SECRET, il faut respecter les procédures gouvernementales s'appliquant à la transmission de renseignements ou de biens Protégés ou Classifiés. Toutes les réponses et tous les autres renseignements ou biens ayant trait à une soumission classifiée doivent être envoyés par porteur, en temps opportun, à l'agent de négociation des contrats chargé de la demande de soumissions. Un reçu devra être obtenu.

ILes renseignements relatifs aux procédures de sécurité sont disponibles sur le site Web de la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale .

Dépouillement public des soumissions

7D.333 (1994-06-23) Lorsqu'il y a ouverture publique des soumissions, celles-ci sont retirées du contenant verrouillé, transportées à l'endroit où se fera l'ouverture publique et ouvertes en présence d'un témoin. Les procédures relatives à l'ouverture, à la vérification et à la certification des soumissions dépouillées en public sont les mêmes que celles qui sont appliquées aux autres soumissions. Le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire ainsi que le montant de chacune des soumissions doivent être lus de vive voix.

Si une offre exige des soumissions pour plusieurs articles sans avoir à fournir un prix global pour la soumission, le prix pour chaque article doit être lu de vive voix.

Modification et retrait de soumissions

7D.339 (1994-06-23) Une réponse à une demande de soumissions lancée par TPSGC, à l'exception des Dprix, constitue une offre qui devient un engagement contractuel lorsqu'elle est acceptée sans modification par TPSGC. Lorsqu'on a recours à un appel d'offres et à une demande de propositions (DP), l'une des caractéristiques essentielles de l'offre est que le soumissionnaire accepte de la maintenir à la disposition de TPSGC pendant une période déterminée après la clôture des soumissions.

Il importe que les agents de négociation des contrats soient au courant des droits qu'accorde la loi à l'acheteur et au vendeur, et qu'ils fassent preuve de prudence en abordant les questions relatives à ces droits. En « common law », le simple fait de déclarer qu'une offre sera maintenue pendant un certain temps ne lie d'aucune façon le soumissionnaire qui peut très bien retirer son offre avant que la période se soit écoulée, si l'offre n'a pas été acceptée. Par contre, selon le droit civil du Québec, un soumissionnaire qui s'est engagé à maintenir une offre pendant une période déterminée ne peut la retirer pendant cette période sans s'exposer à une poursuite en dommages et intérêts.

Les droits dévolus par la loi aux fournisseurs peuvent varier, mais les procédures établies par TPSGC s'appliquent sans distinction à tous les fournisseurs engagés dans un marché particulier.

Modification

7D.345 (1994-06-23) Un soumissionnaire ne peut pas apporter des modifications à une soumission après la clôture des soumissions, si ces modifications entraînent :

1. un changement du prix ou de tout autre élément important de la soumission (sauf si une modification apportée à une soumission déjà retenue rend la soumission initiale plus intéressante pour l'État et qu'elle n'augmente pas le prix initial de la soumission); ou
2. un changement quant à la position de la soumission par rapport aux autres soumissions; ou
3. l'ajout d'une soumission pour un ou des articles qui ne figuraient pas dans la soumission originale; ou
4. un avantage pour un soumissionnaire que l'on peut considérer comme injuste envers l'un ou l'autre des autres soumissionnaires ou qui, d'une façon ou d'une autre, compromet l'intégrité et l'impartialité du processus concurrentiel de la demande de soumissions.

Retrait

7D.346 (1994-06-23) Une soumission retirée après la date de clôture ne peut pas être présentée de nouveau.

7D.347 (1994-06-23) Les soumissions présentées avec une garantie peuvent être retirées, en raison d'une erreur à l'examen de la soumission, sans que l'État n'exige une compensation. Il faut recevoir l'approbation au niveau de directeur avant qu'une erreur puisse être déclarée « importanteà l'examen de la soumission ».

Une page manquante ou une erreur dans l'addition d'une série de chiffres figurant dans la soumission sont des exemples de telles erreurs.

Si un soumissionnaire désire retirer une telle soumission pour une raison autre qu'une erreur apparente à l'examen de la soumission, il faut demander l'avis des Services juridiques.

Dans le cas où il y aurait un dépouillement public des soumissions, un avis signé par un directeur sera transmis à tous les soumissionnaires les informant qu'on a décidé de permettre à un soumissionnaire de retirer sa soumission, sans lui imposer de pénalité, à cause d'une erreur importante relevée à l'examen de la soumission.

Différences dans les soumissions

7D.353 (1994-06-23) Lorsqu'il y a des différences entre la soumission transmise par téléphone ou par moyen électronique et la confirmation, il faut procéder comme suit :

1. le prix le plus bas sera retenu si les deux soumissions sont reçues avant la date de clôture, à moins que la soumission mentionnant le prix le plus élevé indique clairement qu'elle annule et remplace les prix indiqués dans la soumission précédente;
2. le prix proposé dans la réponse transmise par voie électronique ou par téléphone sera retenu si la soumission de confirmation est reçue après la date de clôture.

Communication - en période d'invitation

7D.355 (2005-12-16) Afin d'assurer l'intégrité du processus d’appel à la concurrence, toutes les demandes de renseignements et autre communication ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'agent de négociation des contrats de TPSGC dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions. Les demandes de renseignements et autre communication ne doivent pas être adressées à aucun autre ministère client ou représentant du gouvernement. (Voir la clause A0012T du guide des Clauses et conditions uniformisées d’achat).

Évaluation des réponses

7D.359 (1994-06-23) On doit effectuer l'évaluation des réponses conformément aux critères d'évaluation préétablis et publiés.

7D.360 (1994-06-23) Les soumissions ne sont pas recevables si elles ne satisfont pas à l'une ou l'autre des exigences obligatoires énoncées dans la demande de soumissions. L'agent de négociation des contrats doit énoncer clairement pourquoi une soumission a été jugée non recevable et consigner ces justifications dans le dossier du contrat.

Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

7D.364 (2004-05-14) Lorsqu'une soumission recommandée de 200 000 $ ou plus (incluant toutes les taxes applicables) est assujettie au Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi (le Programme), le marché ne sera pas attribué tant qu'une attestation d'engagement signée ou le numéro d'attestation valide n'aura pas été fourni.

L'attestation d'engagement (LAB 1168 ) ou le numéro d'attestation valide est une condition préalable essentielle à l'attribution du marché. La conformité au Programme n'est pas une condition de l'offre à commandes ou du contrat subséquent mais, si une vérification de l'attestation d'admissibilité révèle une fausse déclaration de la part du soumissionnaire, le ministre pourra juger que ce dernier se dérobe à ses obligations contractuelles.

Entrepreneurs non admissibles

7D.365 (2006-06-16) Les entrepreneurs qui se sont retirés volontairement du Programme pour une raison autre que la réduction de leur effectif ont été prévenus des conséquences de leur acte (c.-à-d. inadmissibilité à recevoir des marchés publics ultérieurs au-delà du seuil prévu au Règlement sur les marchés de l'État pour les appels d'offres, qui est de 25 000 $ actuellement). Il faut employer la clause K2002T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) pour les besoins estimés à plus de 25 000 $ mais inférieurs à 200 000 $, afin d'informer les soumissionnaires de cette condition et d'exiger d'eux une attestation assurant qu'ils n'ont pas été déclarés non admissibles par Ressources humaines et Développement Social Canada. La clause K2000T du guide des CCUA pour les besoins estimés à 200 000 $ et plus les oblige à attester leur admissibilité à recevoir des marchés publics, en affirmant que, si un numéro d'attestation leur a été attribué dans le passé, il est toujours valide. La clause K2003C du guide des CCUA doit s'appliquer conjointement avec les clauses K2000T (200 000 $ et plus) et K2002T (plus de 25 000 $). Si une vérification de l'attestation d'admissibilité révèle une fausse déclaration de la part du soumissionnaire, le ministre pourra juger ce dernier en défaut.

Les agents de négociation des contrats jugeront irrecevables les soumissions au-delà du seuil prévu pour les appels d'offres (25 000 $) déposées par un fournisseur sous le coup d'une sanction, en raison de sa non-conformité au Programme ou à la suite de son retrait volontaire du Programme pour une raison autre que la réduction de son effectif.

Bien que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor sur le Programme (Appendice D) recommande de vérifier l'admissibilité des entrepreneurs, en consultant le site Publiservice avant l'attribution d'un marché, ce n'est pas obligatoire. Toutefois, si les agents de négociation des contrats veulent s'assurer qu'ils ne recommandent pas l'attribution d'un marché à un entrepreneur non admissible, ils peuvent consulter la Liste des contractants non admissibles disponible sur le site Publiservice. (Remarque : Les employés du gouvernement fédéral sont les seuls à pouvoir accéder à ce site).

Pour obtenir des conseils et des directives, communiquer avec le Conseiller au sujet du Programme d'équité en milieu de travail au (819) 953-7495.

Contenu canadien

Attestation des soumissions

7D.366 (2003-12-12) Lorsque les besoins concernent l'acquisition de plusieurs produits, l'évaluation de l'attestation du contenu canadien peut être faite en utilisant l'une des deux méthodes suivantes :

1. globale - au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission doit correspondre à des produits canadiens (voir l'annexe 7.8).
2. individuelle - chaque article de la soumission est attesté individuellement.

Lorsque les besoins concernent l'acquisition de plusieurs services, au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission doit être fourni par du personnel établi au Canada (voir l'annexe 7.8).

Si à la fois des produits et des services doivent être achetés, au moins 80 p. 100 du prix total de la soumission doit correspondre à des produits canadiens et à des services canadiens (voir l'annexe 7.8).

Une soumission peut être acceptée en partie sans qu'il soit nécessaire de présenter à nouveau une attestation.

Application de la Politique sur le contenu canadien

7D.367 (2002-05-24) Les soumissions auxquelles s'appliquent les procédures spéciales de la Politique sur le contenu canadien seront évaluées comme suit :

1. pour les appels d'offres limités exclusivement :
   1. si le soumissionnaire était requis de fournir l'attestation avec sa soumission (K4001T , K4003T ou K4004T ), seules seront évaluées les soumissions accompagnées d'une attestation valable. Le processus d'évaluation des soumissions peut se dérouler lorsque au moins une soumission est accompagnée d'une attestation valable; sinon, il faut lancer un nouvel appel d'offres.
   2. si le soumissionnaire n'était pas requis de fournir l'attestation avec sa soumission (K4011T , K4013T ou K4014T ), l'agent de négociation de contrats devra contacter tous les soumissionnaires qui n'ont pas déposé d'attestation signée avec leur soumission et leur demander cette attestation. Si on ne reçoit pas les attestations signées dans le délai précisé dans la clause correspondante de la politique sur le contenu canadien, les soumissions sont jugées irrecevables. Une soumission ne doit être transmise au client pour évaluation qu'une fois l'attestation signée reçue. Le processus d'évaluation des soumissions peut se poursuivre, à la condition qu'au moins une soumission soit accompagnée d'une attestation valable; sinon, il faut lancer un nouvel appel d'offres.
2. pour les appels d'offres limités conditionnellement, l'agent de négociation de contrats doit, avant d'évaluer les soumissions plus en profondeur, s'assurer qu'il y a au moins trois soumissions accompagnées d'une attestation valable. Dans ce cas, seules sont évaluées les soumissions accompagnées d'une attestation; sinon, on évalue toutes les soumissions. Si les soumissions comportant une attestation valide sont par la suite jugées irrecevables ou sont retirées et s'il reste moins de trois soumissions recevables sur des produits ou des services canadiens, l'évaluation restreinte aux soumissions comprenant une attestation valide doit se poursuivre. Si on constate par la suite que toutes les soumissions accompagnées d'une attestation valable ne sont pas recevables ou que ces soumissions sont retirées, toutes les autres soumissions reçues devraient alors être évaluées.

7D.368 (2002-05-24) Il appartient au fournisseur de démontrer que sa soumission répond à la définition de biens et(ou) de services canadiens. Ce fournisseur doit signer le formulaire d'attestation et le déposer (voir 5.074). Lorsqu'on se prévaut des clauses K4003T , K4004T , K4005T , K4006T , K4013T ou K4014T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), le fournisseur doit indiquer clairement le statut de chacun des différents produits.

7D.369 (1995-07-01) TPSGC peut vérifier la validité des attestations. Si une attestation est jugée invalide, les produits ou les services offerts sont alors réputés non conformes à la définition du contenu canadien. La vérification des attestations ne doit aucunement influencer le prix de la soumission ni aucun élément important de la soumission.

Offres spontanées

7D.380 (1994-06-23) Lorsqu'un fournisseur qui n'a pas reçu de demandes de soumissions présente une offre pour un besoin existant, l'offre spontanée sera considérée au même titre que les autres soumissions..

Admissibilité des soumissions d'entreprises en participation

7D.384 (1997-09-15) On encourage la présentation de soumissions par des entreprises en participation et, aux fins d'évaluation, ces soumissions sont traitées comme toutes les autres soumissions. Une entreprise en participation, peu importe la structure pour laquelle elle a opté, ne peut être considérée comme un soumissionnaire admissible que si elle forme une entité viable sur le plan financier.

Éclaircissements

7D.389 (1997-09-15) Au cours de l'évaluation, l'agent de négociation des contrats peut juger nécessaire d'obtenir des éclaircissements ou des données supplémentaires à l'appui. L'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'aucun des fournisseurs n'est avantagé par rapport aux autres. Il ne faut en aucun cas que cet éclaircissement modifie le prix proposé ou quelque élément important que ce soit de la soumission.

7D.390 (1994-06-23) En cas d'erreurs dans le calcul du total des prix unitaires des articles, le prix unitaire doit être retenu et le total doit être modifié en conséquence. En cas d'erreurs d'addition des prix globaux ou de totaux des prix unitaires, le total erroné doit être corrigé et le montant total calculé doit être indiqué dans la soumission. Le soumissionnaire doit être informé sur-le-champ du prix global corrigé et doit maintenir ou retirer sa soumission.

7D.391 (1994-06-23) Lorsqu'un agent de négociation des contrats relève un prix exceptionnellement bas, il doit donner au soumissionnaire concerné l'occasion de confirmer le prix ou de le retirer, et ce par écrit, sans lui révéler la différence entre le prix de sa soumission et celui de la soumission la plus basse suivante. Le soumissionnaire ne peut en aucun cas augmenter son prix.

Évaluation par le client

7D.395 (1998-02-16) Les clients ont la responsabilité de l'évaluation de la portion technique des soumissions. On ne leur fournit pas habituellement d'information relative aux prix. Quand on confie au client les soumissions au cours du processus d'évaluation, il faut ajouter la mise en garde suivante :

« Ne divulguez ces renseignements qu'aux représentants du gouvernement qui sont autorisés à participer à cet achat. N'en dévoilez aucune partie à l'industrie privée. »

Il est souhaitable, particulièrement pour les marchés complexes, d'avoir recours au travail en équipe pour effectuer les évaluations techniques. Si TPSGC juge nécessaire de confier les soumissions au client pour toute autre raison, la mise en garde précédente devrait être utilisée.

Conformément au principe de responsabilité (voir 1.001), lorsque l'évaluation technique est effectuée par le ministère client, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le processus d'évaluation s'est déroulé de façon équitable et transparente, et en conformité avec les critères énoncés dans la demande de soumissions.

Taxes et droits

7D.396 (2004-05-14) On doit tenir compte des droits de douanes dans l'évaluation des soumissions provenant de soumissionnaires établis tant au Canada qu'à l'étranger, puisque les propositions de ceux établis à l'étranger excluent les droits. Lorsqu'il faut vérifier les taux de droits ou les exemptions, l'agent de négociation des contrats peut procéder comme suit :

1. demander au client de lui fournir les renseignements sur le taux de droits qui s'applique aux marchandises importées, et ajouter le montant approximatif de droits au prix proposé par le soumissionnaire établi à l'étranger; ou
2. vérifier, auprès de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), si des droits de douanes s'appliquent aux marchandises importées.

L'administrateur de tarif et de valeurs de l'ASFC répondra par écrit à toute demande de taux de droit, de classification de tarif ou de valeur de douanes. Les importateurs ou leurs agents qui désirent obtenir une réponse par écrit doivent envoyer leur demande au bureau de l'ASFC le plus près.

7D.397 (1998-02-16) Les agents de négociation des contrats doivent vérifier l'application des taxes d'accise et le montant et les taux précisés dans les soumissions. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer les soumissions sans tenir compte de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente harmonisée (TVH), le cas échéant. Pour obtenir la liste des biens auxquels s'applique la taxe d'accise, voir l'annexe 6.11 .

7D.398 (2004-05-14) Les clients peuvent exiger ou être éligibles à une exemption de taxes ou de droits. Dans ces cas, ils devraient faire référence, dans leur demande, à un certificat d'exonération ou à un décret en conseil de remise ou de drawback. Toute question relative à de telles remises devrait être réglée entre le client et l'ASFC.

Garantie financière

7D.402 (1997-09-15) Si un soumissionnaire présente une soumission ne comprenant pas une garantie financière suffisante, c.-à-d. inférieure à la somme exacte demandée ou sans aucune garantie, sa soumission sera jugée non recevable.

7D.405 (2000-12-01) TPSGC retiendra tout cautionnement de soumission, cautionnement d'exécution, cautionnement de paiement ou dépôt de garantie non négociable (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocable) jusqu'à ce que les conditions de la garantie soient remplies. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la garde de ces instruments en toute sécurité, consulter l'annexe 7.4.

Frais de transport

7D.409 (2005-06-10) Sous réserve des exceptions citées à la procédure 6E.621 , lorsque des demandes de biens évaluées à 25 000 $ ou plus (TPS/TVH incluse) comportent des frais de transport prévus de 1 500 $ ou plus, les coûts de transport de la meilleure soumission, selon les critères de sélection énoncés dans la demande de soumissions, doivent être évalués par la Division de la gestion du transport (DGT) du Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies. Les prix soumis doivent être calculés FOB à destination, et les frais de transport doivent constituer un élément de coût distinct. Si les frais de transport excèdent 1 500 $, l'agent de négociation des contrats doit envoyer la soumission à la DGT aux fins d'analyse. La DGT analysera les méthodes et les coûts de transport proposés et formulera des recommandations, dans un délai de deux jours ouvrables, ou signalera tout retard à l'agent de négociation des contrats.

Questions relatives au taux de change

7D.413 (2003-05-30) Sauf lorsque la demande de soumissions précise que les soumissions doivent être présentées en dollars canadiens, les soumissions qui sont présentées en devises étrangères doivent être évaluées en dollars canadiens. Pour les soumissions présentées en devises étrangères, on doit utiliser comme facteur de conversion le taux indiqué par la Banque du Canada à la date de clôture des soumissions ou à une autre date précisée dans la demande de soumissions.

Si un soumissionnaire qui demande le rajustement du taux de change utilise un taux de change autre que celui mentionné dans la demande de soumissions, le prix sera rajusté d'après le taux stipulé dans la demande de propositions, puis confirmé auprès du soumissionnaire.

Pour les soumissions provenant de fournisseurs établis au Canada qui demandent le rajustement du taux de change sur le montant en monnaie étrangère indiqué dans le formulaire Demande de rajustement du taux de change, PWGSC-TPSGC 9411 , l'agent de négociation des contrats indiquera, à la section 3 du formulaire, le taux de change de la Banque du Canada en vigueur à la date de clôture des soumissions ou à une autre date précisée dans la demande de soumissions. Ce taux sera stipulé au contrat qui en découle et déterminera le taux de conversion qui sera utilisé pour le calcul des rajustements réclamés.

Le taux de la Banque du Canada peut être obtenu en visitant le site Web de la Banque du Canada , ou en téléphonant au (613) 782-7506.

Numéro d'entreprise - approvisionnement

7D.415 (2001-12-10) Après la date de clôture des soumissions, les agents de négociation des contrats devraient envisager d'informer tous les soumissionnaires canadiens qui n'ont pas présenté un numéro d'entreprise - approvisionnement, de le faire avant l'attribution du contrat (voir 5.123). Les agents de négociation des contrats peuvent, à leur discrétion, décider de contacter uniquement le soumissionnaire choisi ou les soumissionnaires s'étant classés parmi les premiers. Cette option devrait être exercée avec prudence.

Marchandises contrôlées

7D.416 (2002-05-24) Même si la demande de soumissions ne porte pas sur des marchandises contrôlées, il se peut que les propositions présentées en contiennent. Il est interdit de remettre des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas inscrites, exemptées ou exclues, conformément au Programme des marchandises contrôlées.

Soumissions basses identiques

7D.418 (2002-12-13) « Si l'on reçoit des soumissions ou propositions basses d'un montant identique, le marché sera adjugé en fonction de la meilleure valeur promise la plus élevé. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'agent de négociation des contrats l'estime à propos :

1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'une performance globale satisfaisante plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles, et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des offres plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée la préférence tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas. »

Politique sur les marchés du Conseil du Trésor
Paragraphe 10.8.17

7D.419 (1994-06-23) Lorsque deux soumissions identiques sont présentées, on doit préférer le soumissionnaire qui assume la totalité ou une partie du risque relatif au rajustement du taux de change à celui qui refuse d'assumer un tel risque, à la condition toutefois que la soumission retenue demeure la plus avantageuse pour l'État. De plus, on devrait retenir le soumissionnaire qui accepte d'assumer la totalité du risque associé au rajustement du taux de change de préférence à celui qui accepte d'assumer une partie seulement d'un tel risque.

7D.420 (2001-05-25) Si aucun des facteurs mentionnés ci-dessus ne s'applique, on peut avoir recours à une méthode de départage des ex aequo qui serait mutuellement acceptable (à la Couronne et aux soumissionnaires qui se sont classés ex aequo); par exemple, on pourrait tirer à pile ou face. On doit aussi obtenir un avis juridique sur la solution mutuellement convenue.

Soumissions portant sur plusieurs articles

7D.425 (1994-06-23) Lorsque l'on a inclus les clauses et conditions uniformisées qui prévoient l'acceptation en «tout ou en partie» d'une soumission, les considérations de rentabilité doivent primer dans l'évaluation des soumissions portant sur plusieurs articles.

À cet égard, il faut comparer les économies générées par le fractionnement du besoin, avec les coûts additionnels associés à l'attribution de plusieurs marchés ou à l'établissement de plusieurs offres à commandes :

1. les coûts pour TPSGC, c.-à-d. les coûts d'établissement, d'administration et de conclusion des marchés;
2. les coûts pour le client, c.-à-d. la facturation et l'inspection supplémentaires, et les autres coûts administratifs connexes;
3. les coûts pour l'entrepreneur, c.-à-d. les coûts du transport, le prix unitaire.

Les secteurs ou régions devraient fixer leurs propres primes pour les coûts dont il est fait état aux alinéas a) et b) ci-dessus.

Les économies qui pourraient découler de l'attribution de plusieurs marchés pourraient être dépassées par d'autres considérations, telles que :

1. différence en ce qui a trait aux délais de livraison des articles provenant de fournisseurs différents;
2. compatibilité des articles provenant de fournisseurs différents;
3. service ou entretien des articles après livraison.

Collusion/fraude et truquage des soumissions

7D.430 (1994-06-23) L'agent de négociation des contrats doit informer les Services juridiques et le directeur lorsque l'on soupçonne des activités de truquage des soumissions, de collusion ou de fraude. Les Services juridiques collaboreront aux discussions ultérieures avec le Bureau de la politique de la concurrence, conformément à la Loi sur la concurrence.

Les cas suivants sont des exemples d'activités possibles de truquage des soumissions :

1. lorsque, sans motif apparent, les taux ou les prix des soumissions sont beaucoup plus élevés que ceux des listes de prix publiées, des estimations des coûts techniques, ou que les taux et les prix de soumissions antérieures présentées par les mêmes fournisseurs;
2. lorsque le soumissionnaire retenu confie habituellement des travaux de sous-traitance aux fournisseurs qui ont présenté des soumissions plus élevées pour le même projet;
3. lorsque des soumissionnaires utilisent des termes identiques pour décrire des articles non standard, ou présentent des soumissions identiques pour de tels articles;
4. lorsque, selon certaines indications, des échanges inhabituelles ont eu lieu entre les fournisseurs, avant la présentation des soumissions, en ce qui concerne le prix des soumissions, ou la répartition des clients, ou les références aux « prix de l'industrie », à « l'auto-réglementation de l'industrie », etc.;
5. lorsque le même fournisseur est le soumissionnaire retenu pour des clients précis, ou dans des endroits géographiques, ou encore pour des travaux d'ampleur ou de type précis, et que ses autres soumissions sont rejetées de façon systématique;
6. lorsqu'il existe une constance évidente de rotation systématique ou régulière de soumissions peu élevées.

Conditions non uniformisées

7D.435 (1994-06-23) Lorsque des soumissionnaires proposent des conditions qui vont à l'encontre de celles qui sont habituellement acceptées par TPSGC ou s'écartent des politiques ou procédures de TPSGC, et que l'agent de négociation des contrats est prêt à les évaluer, les conditions en question doivent être soumises aux Services juridiques pour examen avant l'attribution du marché ou l'établissement d'une offre à commandes.

Aucune soumission recevable

7D.438 (1996-12-02) Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de la diffusion d'une demande de soumissions en régime de concurrence, cette demande doit être annulée. (Voir 7D.470)

Une seule soumission recevable

7D.440 (1994-03-23) Si une seule soumission recevable est présentée à la suite de la demande de soumissions en régime de concurrence et que la soumission représente une valeur juste pour l'État, on peut attribuer le contrat, selon les pouvoirs d'autorisation en régime de concurrence, au soumissionnaire ayant présenté la seule soumission recevable, sans attestation ou justification de prix additionnelle.

7D.441 (1996-12-02) Si l'agent de négociation des contrats n'est pas convaincu que ladite soumission représente une valeur juste pour l'État, on devra obtenir une justification de prix auprès du soumissionnaire. Si cette justification ne permet pas de déterminer que le prix est juste et raisonnable, l'agent de négociation des contrats peut décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et de lancer une nouvelle demande. (Voir 7D.445, 7D.455 et 7D.468)

La justification de prix peut être une comparaison des prix proposés aux prix courants du marché ou aux prix payés antérieurement. On doit tenir compte des raisons de toute augmentation des prix dans la justification.

Négociations

7D.445 (1996-12-02) Dans le cas où l'on a reçu deux soumissions recevables ou plus à la suite de la demande de soumissions en régime de concurrence, et qu'aucune ne représente une juste valeur, les agents de négociation des contrats devraient examiner l'invitation pour en déterminer les causes. Par la suite, l'agent de négociation des contrats pourra décider de tenir des négociations ou d'annuler la demande de soumissions et de lancer une nouvelle invitation. (Voir 7D.455 et 7D.468).

7D.447 (2002-12-13) « Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrents. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle. »

Politique sur les marchés du Conseil du Trésor,
Paragraphe 10.6.6

7D.448 (1994-06-23) Toutes les négociations doivent être menées par l'agent de négociation des contrats ou, dans le cas d'un besoin de nature technique, par cet agent en collaboration avec le client. Un rapport des négociations doit être versé au dossier du marché.

7D.449 (2005-12-16) L'agent de négociation des contrats ne peut tenir des négociations pour tous les achats assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) ou à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) que lorsqu'une des deux conditions précisées dans l'ALENA ou dans l'AMP-OMC est remplie. Dans le cadre de ces négociations, il doit respecter les étapes mentionnées dans l'ALENA ou dans l'AMP-OMC. (S'il y a lieu, consultez 1014 de l'ALENA ou l'article XIV de l'AMP-OMC. Dans les cas où le marché est assujetti aux deux accords, consultez l'article 1014 de l'ALENA.)

7D.450 (2005-12-16) Pour ce qui est des achats non assujettis à l'ALENA ou à l'AMP-OMC,

1. lorsqu'une demande de propositions (DP) a été diffusée, il est possible d'entreprendre des négociations
   1. avant que ne soit complétée l'évaluation des propositions, à la condition qu'elles soient tenues avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable; ou
   2. après l'évaluation des propositions, avec un seul soumissionnaire, à la condition que le soumissionnaire ait présenté la seule soumission recevable, ou que le soumissionnaire ait été choisi après que plus d'une soumission recevable ait été évaluée et qu'il puisse être démontré que, même si l'on avait entrepris des négociations avec tous les soumissionnaires qui ont présenté une soumission recevable, le choix de l'entreprise aurait été le même;
      
      La capacité à prouver que le même fournisseur sera choisi, qu'il y ait ou non négociations avec tous les soumissionnaires ayant présenté une soumission recevable, présuppose que le besoin (notamment les spécifications techniques) n'a pas changé durant les négociations et que, par conséquent, si l'on avait donné la même opportunité aux autres soumissionnaires, ils n'auraient pu présenter d'offres différentes et peut-être meilleures.
2. lorsqu'un appel d'offres a été diffusé et que l'on a reçu plus d'une soumission recevable, mais où ni la soumission la moins-disante ni les autres soumissions ne représentent une valeur juste, l'agent de négociation des contrats doit déterminer, lorsqu'il envisage d'entreprendre des négociations, s'il ne serait pas plus efficace d'annuler l'appel d'offres et de recourir à une autre méthode d'approvisionnement. Dans les cas d'urgence, il serait peut-être possible d'utiliser les résultats de l'appel d'offres initial pour entreprendre des négociations avec les fournisseurs;
3. lorsqu'une demande de propositions a été diffusée, on devrait éviter d'entreprendre des négociations, sauf dans les cas où le besoin n'a pas été défini adéquatement dans la demande initiale.

Mise à l'écart d'un fournisseur

7D.455 (2005-12-16) Si l'on se propose d'écarter un fournisseur à qui on aurait attribué le marché, fondé sur les critères d'évaluation publiés et la méthode de sélection retenue, il faut obtenir l'approbation requise pour les marchés non concurrentiels avant de conclure le marché proposé. L'attribution du marché doit être pleinement justifiée et documentée.

La présente procédure ne s'applique pas aux achats assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, ou à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI). Par exemple, l'article 1015 4.c) de l'ALENA stipule ceci : « sauf si elle décide, pour des raisons d'intérêt public, de ne pas passer le marché, l'entité adjugera au fournisseur qui aura été reconnu pleinement capable d'exécuter le marché et dont la soumission sera la soumission la plus basse ou celle qui aura été jugée la plus avantageuse selon les critères d'évaluation spécifiés dans les avis ou dans la documentation relative à l'appel d'offres ». Des dispositions similaires existent dans les deux autres accords.

Prolongation de la période de validité des soumissions

7D.460 (2005-12-16) Habituellement les soumissions doivent être valides pour une période de soixante (60) jours, sauf indication contraire dans l'appel d'offres (voir la série 9403 et 2003 des instructions et conditions uniformisées du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat). Il arrive parfois que certaines situations puissent entraîner des délais dans l'attribution du contrat, et qu'il soit déterminé, avant même que l'appel d'offres soit lancé, que le contrat ne pourra pas être attribué avant la fin de la période de validité normale des soumissions. Les agents de négociation des contrats doivent donc déterminer s'il y a un risque que l'évaluation des soumissions prenne plus de temps que prévu et ils doivent, au besoin, indiquer dans l'appel d'offres, la période de validité des soumissions modifiée pour ce contrat particulier. Les agents de négociation des contrats doivent aussi suivre de près le déroulement des processus d'évaluation et d'approbation du contrat afin de pouvoir fournir une réponse aux soumissionnaires avant la fin de la période de validité des soumissions. Les cas où la période de validité des soumissions expire avant l'attribution du contrat devraient donc être l'exception.

7D.461 (1997-03-31) Si le contrat n'a pas été attribué avant la fin de la période de validité des soumissions, un nouvel appel d'offres doit être lancé.

Tout contrat attribué à un soumissionnaire dont la soumission n'est plus valide doit être considéré comme étant un contrat à fournisseur unique, et il faudra donc justifier le recours à ce processus.

7D.462 (1997-03-31) Si l'évaluation n'est pas terminée et qu'il est peu probable qu'elle le serait dans un délai raisonnable et avant la fin de la période de validité des soumissions, il faut mettre un terme au processus, déterminer pourquoi le processus a été aussi long et apporter les correctifs nécessaires au processus d'invitation ou d'évaluation, puis lancer un nouvel appel d'offres.

7D.463 (2005-12-16) Si la période de validité des soumissions n'est pas encore expirée et l'évaluation des soumissions est presque terminée et peut l'être dans un délai raisonnable, il faut envoyer à tous les soumissionnaires dont la soumission a été jugée recevable, dans un délai d'au moins trois jours avant la fin de cette période, une demande pour qu'ils prolongent la période de validité de leur soumission et maintiennent les conditions générales et les prix proposés, en citant l'article pertinent des instructions et conditions uniformisées (série 9403 et 2003) qui permet au Canada d'exercer son droit de demander une prolongation de la période de validité des soumissions. Si l'un ou l'autre des soumissionnaires refuse de prolonger la période de validité de sa soumission, le Canada pourra, conformément aux instructions et conditions uniformisées, attribuer le contrat au soumissionnaire dont la soumission a obtenu la « meilleure cote » parmi ceux qui ont prolongé la période de validité de leur soumission, à l'exclusion des soumissionnaires ayant refusé de le faire, annuler la demande de soumissions ou encore annuler la demande de soumissions et en publier une nouvelle.

Si le soumissionnaire dont la soumission a obtenu la « meilleure cote » ou si plus d'un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation, il faudra envisager sérieusement de lancer un nouvel appel d'offres.

Lorsqu'un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation et qu'il est clair qu'il n'a aucune chance d'être recommandé pour l'attribution d'un contrat (parce qu'il est au-delà d'un point raisonnable dans le classement), il conviendra peut-être d'exercer le droit du Canada d'attribuer un contrat seulement à l'un des soumissionnaires qui ont consenti à la prolongation.

On pourra consulter les Services juridiques dans les cas où un soumissionnaire ne consent pas à la prolongation, particulièrement dans le cas d'un achat assujetti aux accords commerciaux.

Annulation d'une demande de soumissions et lancement d'une nouvelle demande

7D.466 (2004-12-10) En cas d'annulation d'une demande de soumissions avant la date de clôture des soumissions, l'agent de négociation des contrats doit publier un avis d'annulation par le biais de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) en vue de sa transmission au Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) (MERX). Dans le cas des agents de négociation des contrats qui n'ont pas recours à l'EAA, une fonction a été ajoutée au SEAOG (MERX), fonction qui permet à l'agent d'annuler sa demande de soumissions directement sur le site du SEAOG (MERX). Pour les projets de marchés annulés, le SEAOG (MERX) enverra ensuite automatiquement à tous les fournisseurs qui ont commandé la demande de soumissions un avis d'annulation par courriel, par télécopieur, par la poste ou par messagerie, selon le choix que le fournisseur aura indiqué dans son profil de fournisseur. L'agent de négociation des contrats doit aussi informer le Module de réception des soumissions de l'annulation et lui donner des instructions sur la façon de disposer des réponses à la demande initiale.

L'agent de négociation des contrats est chargé de la distribution interne des demandes de soumissions et des mises à jour auprès de TPSGC et des clients.

7D.467 (1994-06-23) Si l'annulation se fait après la date de clôture, les fournisseurs qui ont présenté une soumission devraient être informés de l'annulation du besoin.

7D.468 (2005-12-16) Les agents de négociation des contrats peuvent lancer une nouvelle demande de soumissions, avec l'approbation du directeur (administration centrale) ou du gestionnaire (régions) ou d'un cadre de niveau supérieur, dans les situations suivantes :

1. un changement important est intervenu dans un besoin avant la passation du marché;
2. toutes les soumissions reçues sont jugées non recevables ou ne représentent pas une juste valeur marchande;
3. la période de validité de la soumission est expirée et aucun marché n'a été passé.

Pour les achats assujettis à l'ALENA, à l'AMP-OMC ou à l'ACI, on doit annuler la demande de soumissions lorsque aucun soumissionnaire n'a présenté une soumission recevable ou que le besoin a considérablement changé.

Les agents de négociation des contrats peuvent lancer une nouvelle demande de soumissions, avec l'approbation du gestionnaire(administration centrale) ou du chef de division (régions) ou d'un cadre de niveau supérieur, lorsque aucune soumission n'a été reçue suite à une demande de soumissions en régime de concurrence.

7D.469 (1996-01-01) Chaque fois qu'une demande de soumissions est lancée en remplacement d'une demande précédente, l'agent de négociation des contrats doit inscrire ce qui suit au début de la nouvelle demande de soumission et du nouvel APM :

« La présente annule et remplace _______ (la demande de proposition/demande de pris/l'appel d'offres) ______ précédent(e) portant le n°_____, en date du _____, et qui devait être reçu(e) à _____ heure, le _____. »

7D.470 (2004-12-10) En ce qui a trait aux marchés assujettis au SEAOG (MERX) ou à l'un des accords commerciaux, l'agent de négociation des contrats doit publier un nouvel avis de projets de marché (APM) lorsqu'il annule la demande de soumissions et en lance une nouvelle, à une exception près. Si aucune soumission recevable n'a été reçue à la suite de la diffusion de l'appel d'offres concurrentiel initial et si le besoin n'est pas considérablement modifié, l'agent de négociation des contrats peut recourir aux listes de fournisseurs et faire parvenir directement à ces derniers des demandes de soumissions et ce, sans avoir à publier un nouvel APM.

7D.471 (1994-06-23) Si on a eu recours à une liste de demande de soumissions, on doit demander à tous les fournisseurs qui ont soumissionné au départ de répondre à la nouvelle demande, sauf ceux qui avaient refusé par écrit. Les autres fournisseurs qui n'ont pas participé à la première demande mais qui ont demandé à soumissionner, ou dont les noms ont été ajoutés à la liste des fournisseurs, seront considérés.

7D.472 (1994-06-23) Si l'on utilise des listes de fournisseurs, on ne lance pas une nouvelle demande de soumissions dans le cas où un fournisseur qualifié a été omis par inadvertance de la liste des entreprises invitées à soumissionner. S'il s'avère nécessaire de lancer une nouvelle demande parce qu'un fournisseur qualifié n'a pas été invité à soumissionner, il faudra obtenir l'approbation au niveau du directeur avant de le faire.

On peut permettre à un fournisseur qualifié, qui n'a pas été invité, de soumissionner avant la date de clôture des soumissions, pourvu qu'on dispose de suffisamment de temps.

Avis aux soumissionnaires non retenus

Construction et radoub de navire

7D.478 (1994-06-23) Dans le cas de nouveaux contrats pour la construction de navires ou le radoub passés par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les agents de négociation des contrats informeront les soumissionnaires quant à savoir si leur soumission fait partie des deux soumissions les plus avantageuses (moins-disantes) et conformes, lorsque :

1. il y a plus de deux soumissionnaires conformes;
2. l'on prévoit que le processus d'approbation sera long (généralement pour les contrats nécessitant l'approbation d'un niveau supérieur au directeur général);
3. aucune des circonstances suivantes ne s'applique :
   1. le soumissionnaire le moins-disant est déclaré non conforme; ou
   2. toutes les soumissions reçues sont extrêmement proches; ou
   3. le gestionnaire juge qu'il ne serait pas dans les meilleurs intérêts de l'État d'informer les soumissionnaires sur la situation de la soumission.

7D.479 (2005-06-10) Pour les contrats de construction et de radoub de navires qui ne rencontrent pas les critères normaux, les agents de négociation des contrats devraient consulter le directeur principal de la Direction des systèmes maritimes (DSM), Secteur des systèmes terrestres, aérospatiales, maritimes et grands projets.

7D.480 (2005-06-10) L'information ne sera transmise que lorsque le directeur principal de la DSM aura recommandé la « Demande de contrat » (formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2).

7D.481 (1994-06-23) Les soumissionnaires seront avisés des circonstances ne permettant pas de les informer sur la situation de leur soumission.

7D.482 (1994-06-23) On permettra aux soumissionnaires, dont les offres ne sont pas parmi les deux soumissions conformes les plus avantageuses, de retirer leurs soumissions sur demande écrite adressée à l'agent de négociation des contrats.

Autres besoins

7D.486 (1994-06-23) Pour tous les autres besoins, les soumissionnaires non retenus ne devraient être avisés avant l'attribution du marché que lors de circonstances inhabituelles. Pour les contrats relevant de leur pouvoir d'approbation, les agents de négociation des contrats peuvent aviser les soumissionnaires non retenus avant l'attribution du marché seulement pour les contrats dans les limites de leur pouvoir d'approbation et uniquement après avoir examiner les risques, notamment :

1. les retards qui pourraient être causés si un soumissionnaire dont l'offre a été rejetée tentait de contester l'attribution proposée;
2. des manoeuvres de la part de l'entrepreneur proposé, qui pourrait profiter de la situation pour tenter de modifier les conditions de son offre initiale;
3. des circonstances imprévues qui rendraient nécessaire la révision du choix du soumissionnaire retenu, auquel cas les soumissionnaires dont la soumission avait été rejetée pourraient ne pas maintenir leurs soumissions initiales.

On devrait porter une attention toute particulière lorsqu'il peut s'avérer nécessaire de prolonger la période de validité des soumissions. (Voir 7D.460).

Section 7E: Adjudication des contrats

Formulaires utilisés pour l'adjudication de marché

7E.500 (2003-12-12) On peut adjuger un contrat en tout temps après la clôture des soumissions. Le genre de document contractuel dépendra du genre de soumission demandé et reçu :

1. Si on demande des offres de prix, on émettra une « commande d'achat ». Ce genre de commande est généralement passé par téléphone et confirmé par écrit.
2. Un document qui porte la mention « Nous acceptons votre soumission/proposition » sera émis pour toute soumission ou proposition demandée, lorsque la soumission ou la proposition acceptée a été reçue par écrit. Ce genre de document sera utilisé uniquement dans les cas où le contrat proposé représente fidèlement les conditions proposées ou acceptées par écrit par l'entrepreneur retenu. Le document devrait faire référence à la soumission ou à la proposition, ainsi qu'à ses modifications.
3. Un document qui porte la mention « Nous vous demandons » sera émis à la suite d'une demande de propositions, lorsque la proposition acceptée est reçue par téléphone ou lorsque le contrat proposé comprend une condition qui n'a pas été acceptée par écrit par l'entrepreneur retenu. Ce genre de document constitue une contre-proposition, de la part de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui doit être acceptée par le fournisseur retenu.
   
   Les documents qui portent la mention « Nous vous demandons » et, dans certains cas, les commandes d'achat, ne sont pas des contrats, mais uniquement des offres faites par TPSGC à des entrepreneurs éventuels. Bien qu'il n'y ait pas de contrat au sens de la loi, ces offres constituent habituellement une confirmation que l'agent de négociation des contrats comprend les modalités qui sont acceptables pour l'entrepreneur retenu. Si l'entrepreneur retenu n'accepte pas l'offre de TPSGC ou qu'il y propose des modifications (voir 7D.345), il faut s'adresser aux Services juridiques.
   
   En droit commun, l'exécution des termes d'un contrat constitue l'acceptation de l'offre par l'entrepreneur.
   
   Le formulaire PWGSC-TPSGC 942, Commande subséquente à une offre à commandes, qui sert à accepter l'offre d'un fournisseur et qui devient le contrat, est le document normalisé dont se servent les utilisateurs identifiés pour passer des commandes dans le cadre d'une offre à commandes. Le formulaire PWGSC-TPSGC 944 ou 945 est utilisé pour passer une commande subséquente à plusieurs offres à commandes.
4. Pour les arrangements en matière d'approvisionnement, voir la section 9J .

7E.501 (1994-06-23) Quelle que soit la forme que prend le document contractuel, l'agent de négociation des contrats doit s'assurer que le contrat est conclu avec un fournisseur ayant la capacité légale de passer des contrats et que l'on utilise la raison sociale du fournisseur dans ces documents.

Par exemple, un contrat ne peut être conclu avec une division d'une société, à moins que cette division soit une entité légale distincte. Une liste de fournisseurs informatisée peut comprendre le nom abrégé d'un fournisseur.

7E.503 (2004-12-10) Les contrats attribués en fonction des soumissions qui respectent la définition du contenu canadien de la Politique sur le contenu canadien doivent inclure la clause K4100C du guide des CCUA.

Fournisseurs qualifiés

7E.507 (1994-06-23) La politique du Conseil du Trésor (CT) stipule que « les entreprises considérées comme qualifiées sont celles qui ont les capacités techniques, financières et de gestion pour l'exécution du contrat. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de vérifier cette information avant de conclure un contrat ».

7E.508 (2000-12-01) L'agent de négociation des contrats obtiendra normalement, au cours du processus d'attribution des contrats, une opinion quant à la capacité qu'a un entrepreneur retenu de financer un besoin jusqu'à l'exécution.

Si la sélection du fournisseur se fait dans un contexte entièrement concurrentiel et que le contrat ne vise que des produits ou services habituellement disponibles dans le commerce, les risques de perte financière pour l'État sont minimisés à cause de la facilité que l'on aura à trouver une source alternative. En toute autre circonstance, il peut cependant être coûteux de se réapprovisionner ailleurs tant du point de vue des délais d'exécution que des risques monétaires (p. ex. le risque possible découlant de paiements anticipés et d'acomptes).

Il n'est habituellement pas obligatoire d'évaluer la capacité financière de fournisseurs actuels ou éventuels, pour les types de contrats suivants :

1. contrats d'aide passés au nom d'Industrie Canada (IC) (IC détermine eux-mêmes la capacité financière d'un fournisseur);
2. contrats avec les universités et les collèges, les sociétés d'État et les ministères et organismes gouvernementaux;
3. contrats pour les services d'individus;
4. contrats pour des produits et des services, habituellement disponibles dans le commerce, obtenus de fournisseurs choisis en régime de concurrence.

7E.509 (1994-06-23) Une analyse financière d'un fournisseur éventuel peut être nécessaire au moment de son inscription sur la liste des fournisseurs.

7E.510 (1994-06-23) Un examen financier d'un fournisseur peut être entrepris à n'importe quelle étape du processus contractuel lorsque l'agent de négociation des contrats le juge nécessaire. L'agent de négociation des contrats doit prendre les mesures nécessaires pour qu'un analyste des coûts évalue, lorsque nécessaire, la capacité financière de l'entrepreneur durant l'exécution du contrat.

Lorsque TPSGC doit faire affaire avec un fournisseur dont la situation financière est précaire, on devrait réduire les risques financiers éventuels que peut encourir l'État en se basant sur les recommandations faites par un analyste des coûts.

7E.511 (2000-12-01) Pour les contrats nécessitant une approbation au niveau du directeur général, on doit donner à l'analyste des coûts et au conseiller juridique l'opportunité de revoir les documents contractuels et d'apporter leurs commentaires afin de remplir l'une des conditions imposées pour disposer du pouvoir de délégation. Pour les contrats devant être approuvés à un niveau supérieur à celui de directeur général, ces commentaires doivent être inscrits, en tant que données de soutien, à la partie 2, section F de la Demande de contrat, formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2 (voir l'annexe 7.7).

Services de crédit corporatif

7E.516 (2005-06-10) Les compagnies offrant des services de crédit corporatif peuvent fournir, sur des entreprises particulières, une cote de crédit général et un rapport de crédit détaillé. Leurs rapports détaillés comprennent généralement des états financiers simplifiés, des détails sur le crédit maximal accordé à l'entreprise, la rapidité avec laquelle l'entreprise fait ses paiements, de l'information bancaire, l'historique de l'entreprise et quelques renseignements sur les activités de l'entreprise.

Les agents de négociation des contrats ne doivent pas communiquer directement avec une compagnie offrant des services de crédit corporatif; au lieu ils doivent envoyés les demandes de services de crédit corporatif au directeur de la Direction des coûts et de la gestion juricomptable (DCGJ).

7E.517 (2005-06-10) Les rapports des compagnies offrant des services de crédit corporatif sont considérés comme commercialement confidentiels. L'information ne doit pas être divulguée à l'extérieur du gouvernement, et n'est divulguée qu'aux fonctionnaires pour qui cette information est vraiment nécessaire.

Des copies de ces rapports ne peuvent être utilisées qu'au sein de TPSGC. Les rapports sont conservés par la DCGJ.

Comptabilité des entrepreneurs - évaluation de la validité des comptes

7E.521 (2005-06-10) Conseils et Vérification Canada, ou tout autre personnel compétent, autorisé par le directeur de la DCGJ, doit évaluer la suffisance des fonds de l'entrepreneur, si une ou plusieurs des conditions suivantes s'appliquent :

1. L'entrepreneur est choisi pour la première fois dans le cadre de l'attribution d'un marché à frais remboursables. Cette disposition ne s'applique pas aux ententes d'aide conclues pour Industrie Canada en ce qui a trait à l'achat de matériel.
2. L'entrepreneur a été choisi pour la première fois pour un marché concurrentiel ou un marché négocié à taux fixe basé sur le temps dont la valeur est d'au moins 100 000 $ (y compris les bases de paiements multiples relatifs à un taux fixe basé sur le temps établi à 100 000 $).
3. L'entrepreneur a été choisi pour la première fois pour l'attribution d'un marché à prix ferme d'une valeur supérieure à 500 000 $, ou la valeur cumulative des marchés à prix ferme attribués à un nouvel entrepreneur au cours d'une année financière dépasse 500 000 $.
4. Les marchés suivants sont attribués pour le compte de la Corporation commerciale canadienne, à un nouvel entrepreneur, sans égard à la valeur :
   1. marché à frais remboursables;
   2. marché à prix ferme comportant des acomptes;
   3. marché à taux fixe basé sur le temps.
5. L'entrepreneur a modifié ou prévoit modifier son système de comptabilisation des coûts pour une raison quelconque, notamment, une restructuration majeure, la vente à des nouveaux propriétaires ou des changements substantiels apportés au procédé de production ou à l'éventail des produits.

7E.522 (1994-06-23) On doit faire les vérifications avant l'attribution du marché à un nouveau fournisseur. Si l'on demande une évaluation des installations de l'entreprise, on doit présenter la demande de vérification au même moment. Dans les autres cas, on doit effectuer l'examen le plus rapidement possible après l'attribution du marché, soit dans les deux (2) mois suivant celle-ci.

7E.523 (1994-06-23) Si le responsable de la vérification relève des erreurs ou des inexactitudes dans les registres, l'agent de négociation des contrats doit en informer l'entrepreneur et obtenir son engagement à corriger la situation, selon un plan établi conjointement.

Lorsqu'un entrepreneur refuse de s'engager ou néglige de respecter ses engagements, le secteur ou la région décidera des mesures pertinentes à prendre.

Voici quelques unes des mesures possibles :

1. refuser l'attribution d'autres marchés;
2. négocier des modalités spéciales compte tenu de la nature des erreurs, p. ex. négocier des retenues plus élevées sur les acomptes, un marché à prix ferme plutôt qu'un marché à frais remboursables qui ne nécessite pas de justification des coûts;
3. résilier totalement ou en partie le marché en raison du non-respect des dispositions contractuelles relatives à la tenue adéquate de comptes et de registres.

7E.524 (2005-06-10) L'agent de négociation des contrats doit informer le directeur de la DCGJ des résultats de la vérification et de toutes mesures appliquées.

État des pratiques de comptabilité analytique

7E.528 (2005-06-10) La DCGJ maintient un programme complet pour garantir la conformité des pratiques de comptabilité analytique des fournisseurs aux dispositions des Principes des coûts contractuels 1031-2 et aux bulletins d'interprétation des coûts y afférents.

Les agents de négociation des contrats devraient informer la Division de la Politique des coûts et d'examen financier (DPCEF), de la DCGJ, chaque fois qu'un entrepreneur ou un sous-traitant a négocié un contrat avec le Canada et que les conditions suivantes s'appliquent :

1. le chiffre d'affaires réalisé dans des contrats négociés avec le Canada par l'entité ou la division du fournisseur durant l'exercice financier précédent ou le chiffre d'affaires prévu dans des contrats négociés avec le Canada pour l'exercice en cours dépasse 5 M$, ou
2. le chiffre d'affaires réalisé dans des contrats négociés avec le Canada par l'entité ou la division du fournisseur durant l'exercice financier précédent ou le chiffre d'affaires prévu dans des contrats négociés avec le Canada pour l'exercice en cours dépasse 2 M$, ou, et représente plus de la moitié de son chiffre d'affaires total.

L'État des pratiques de comptabilité analytique (EPCA) est un formulaire utilisé comme document de gestion qui décrit les pratiques de comptabilité analytique d'une entreprise donnée. La DPCEC déterminera si un fournisseur doit soumettre un EPCA.

Vérification de la conformité du statut sécuritaire du personnel et de l'organisation aux exigences de sécurité

7E.534 (2005-06-10) Si un contrat proposé prévoit des exigences relatives à la sécurité à l'égard du personnel, de la technologie de l'information et des installations, une copie des documents contractuels pertinents doit être envoyée, avant que ne soit attribué le contrat, à la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale afin que l'on puisse vérifier que toutes les mesures de sécurité nécessaires y sont traitées. (Voir 3.009 et 6C.270)

Éléments de finalisation du marché

Garantie contractuelle

7E.547 (1994-06-23) Si une garantie contractuelle est nécessaire, elle doit être maintenue jusqu'à l'exécution de ses conditions, y compris la résiliation du marché sans que l'entrepreneur en soit responsable.

7E.550 (1994-06-23) Les cautionnements présentés par les entrepreneurs doivent être soumis à l'examen de l'agent de négociation des contrats, conseillé par les Services juridiques au besoin, qui déterminera s'ils sont exacts sous tous les rapports : raison sociale et adresse de l'entrepreneur, date et numéro de série du contrat, sceaux de l'entrepreneur et de la société de cautionnement, et description de « l'obligataire » qui est « Sa Majesté la Reine du chef du Canada ». Les cautionnements à corriger doivent être retournés à l'entrepreneur et non à la société de cautionnement.

7E.551 (1994-06-23) Les obligations garanties par le gouvernement, qui comprennent des coupons, ne peuvent être acceptées comme dépôts de garantie que si celles-ci comprennent tous les coupons non échus à la date du dépôt.

7E.552 (1994-06-23) L'agent de négociation des contrats doit demander des instructions écrites à l'entrepreneur en ce qui concerne le traitement des coupons qui viendront à échéance pendant que l'obligation est retenue à titre de garantie; il doit transmettre les instructions à la Division des services financiers, Direction des opérations financières.

7E.553 (1997-09-15) Les lettres de crédit présentées par les entrepreneurs doivent être soumises à l'examen de l'agent de négociation des contrats, conseillé par les Services juridiques au besoin, qui déterminera si elles sont exactes sous tous les rapports. Une lettre de crédit doit notamment :

1. prévoir la somme nominale qui peut être retirée;
2. prévoir la date d'expiration;
3. prévoir le paiement à vue au receveur général du Canada à partir de la lettre de change de l'institution financière sur présentation d'une demande écrite de paiement signée par le représentant ministériel autorisé désigné dans la lettre de crédit par son bureau;
4. prévoir que plus d'une demande écrite de paiement puisse être présentée, à condition que la somme de ces demandes ne dépasse pas la valeur nominale de la lettre de crédit;
5. prévoir son assujettissement aux Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires publiées par la Chambre de commerce internationale, révision de 1993, publication de la CCI no 500;
6. préciser clairement sa nature irrévocable ou indiquer clairement qu'elle est jugée irrévocable en vertu de l'article 6 c) des Règles et usances uniformes relatives aux crédits documentaires publiées par la Chambre de commerce internationale, révision de 1993, publication de la CCI no 500;
7. être émise ou confirmée dans l'une ou l'autre des langues officielles, par une institution financière membre de l'Association canadienne des paiements, et être écrite sur le papier à en-tête de l'émetteur ou du confirmateur. La mise en page est laissée à la discrétion de l'émetteur ou du confirmateur.

Instructions pour le transport

7E.556 (1998-11-23) Pour les besoins autres que de la nourriture et des engrais en vrac destinés à l'aide extérieure, et lorsque les points de livraison sont connus et que le marché est adjugé franco à bord origine, les clauses uniformisées figurant ci-après devraient être incluses dans le contrat :

1. matériel à expédier à partir du Canada : clause C5200C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA); obtenir de la Direction de la gestion des transports (DGT) les instructions d'expédition et les ajouter à la clause;
2. matériel à expédier à partir des É.-U. : clause D6000D du guide des CCUA; lorsque le fournisseur envoie des demandes d'instructions d'acheminement, les transmettre à la DGT pour obtenir les instructions détaillées à ce sujet.

7E.557 (1998-11-23) Pour les besoins autres que de la nourriture et des engrais en vrac destinés à l'aide extérieure, et lorsque les points de livraison ne sont pas connus et que le marché est adjugé FAB origine, les clauses uniformisées figurant ci-après devraient être incluses dans le contrat :

1. matériel à expédier à partir du Canada : clauses C5201C et D6000D du guide des CCUA;
2. matériel à expédier à partir des É.-U. : clause D6000D du guide des CCUA.

Insuffisance de fonds pour une demande

7E.561 (1994-06-23) L'évaluation des soumissions peut révéler que les coûts d'un besoin dépasseront les fonds prévus dans une demande.

7E.562 (2002-12-13) Si le client n'a pas imposé de limite aux coûts, TPSGC peut prendre des engagements qui dépassent le montant prévu indiqué sur la demande, excluant la taxe sur les produits et les services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) le cas échéant, sans consulter le client, en respectant les limites suivantes :

1. si le montant indiqué sur la commande est égal ou inférieur à 1 000 $, le marché attribué peut représenter une dépense allant jusqu'à 100 p. 100 de plus que ce montant.
2. si le montant indiqué sur la commande est supérieur à 1 000 $, mais ne dépasse pas 3 000 $, le marché attribué peut représenter une dépense allant jusqu'à 50 p. 100 de plus que ce montant.
3. si le montant indiqué sur la commande est supérieur à 3 000 $, mais ne dépasse pas 7 500 $, le marché attribué peut représenter une dépense allant jusqu'à 25 p. 100 de plus que ce montant.
4. si le montant indiqué sur la commande est supérieur à 7 500 $, le contrat attribué peut représenter une dépense allant jusqu'à 15 p. 100 de plus que ce montant, ou 50 000 $ si ce dernier montant est le moins élevé.

Ces limites ne visent que les commandes originales, et non les modifications.

Dans le cas des formules d'autorisation financière CCC 747A et CCC 747AA de la Corporation commerciale canadienne, aucun engagement excédant le prix estimatif indiqué n'est permis.

7E.563 (1994-06-23) Lorsque le client a précisé qu'on ne doit pas dépasser le coût estimatif, l'agent de négociation des contrats l'informera des coûts supplémentaires. Si le client accepte les coûts et si ces derniers ne dépassent pas les engagements excédentaires permis par TPSGC, l'agent de négociation des contrats prendra les mesures nécessaires, y compris l'attribution d'un marché, dès qu'il reçoit l'acceptation par écrit du client.

7E.564 (1999-12-13) Pour les besoins dont le coût total dépasse les engagements excédentaires autorisés par TPSGC, l'agent de négociation des contrats doit obtenir une entente par écrit du client.

Propriété intellectuelle

7E.570 (2001-05-25) Sauf si le ministère client a modifié sa position depuis le lancement de la demande de soumissions, pour ce qui est des droits de propriété intellectuelle (PI), l'agent de négociation de contrats doit reproduire, dans le contrat, les clauses qu'on trouve dans l'appel d'offres, à l'exception de la clause K3200T , qui doit être reproduite dans l'appel d'offres. (voir l'annexe 7.5).

7E.571 (2001-05-25) À compter du 1^er janvier 2001, chaque ministère devra tenir un registre de tous les marchés dont la valeur excède le seuil prévu dans le Règlement sur le marchés de l'État. Chaque ministère devra indiquer les marchés pour lesquels l'entrepreneur détient le titre de PI et pour lesquels l'État détient le titre de PI ainsi que l'exception invoquée (soit les raisons indiquées dans la clause K3200T). On cumulera ces rapports avec celui du Conseil du Trésor sur les marchés.

Rajustements des taux de change

7E.574 (2002-05-14) Les clauses uniformisées précisant les options, les modalités de paiement et de facturation touchant le rajustement du taux de change et d'autres considérations relatives aux devises étrangères sont exposées en détail à la sous-section 5-C du guide des CCUA. Le mode de paiement et la formule de rajustement du taux de change que l'on entend utiliser doivent être précisés dans le contrat. On procède de la façon suivante pour le rajustement du taux de change selon la méthode de paiement qui est retenue, soit :

1. Paiement sur livraison - le facteur de conversion correspond à la date d'importation de l'article. On utilise la clause C3015C du guide des CCUA.
   
   La date d'importation ainsi que le taux de change appliqué par l'Agence des services frontaliers du Canada au point d'entrée au Canada figurent dans le formulaire de déclaration d'importation.
2. Paiement d'étape - le facteur de conversion correspond soit au taux en vigueur à la date d'importation, s'il s'agit d'un article importé au Canada, soit au taux indiqué par la Banque du Canada à la date à laquelle le paiement de cette étape est échu et exigible. On utilise la clause C3020C du guide des CCUA.
   
   On peut préciser dans le contrat la période au terme de laquelle le montant sera « dû et exigible », ou se conformer à la politique gouvernementale de 30 jours.
3. Acomptes - le facteur de conversion est le taux réel, ou le « coût engagé » par l'entrepreneur au moment du paiement au fournisseur ou sous-traitant étranger. La clause C3030C du guide des CCUA peut être utilisée.

Devises d'acquittement

7E.578 (1994-06-23) On doit clairement indiquer dans la section du contrat intitulée « Base de paiement » si le prix est exigible en dollars canadiens ou en devises étrangères ou en une combinaison des deux, et, le cas échéant, si ce prix est assujetti à un rajustement du taux de change.

7E.579 (1994-06-23) Si les soumissions offraient le choix de paiement en devises étrangères ou en dollars canadiens, et comprenaient une disposition prévoyant le rajustement du taux de change, l'agent de négociation des contrats peut choisir, pour le contrat qui en découle, le mode de paiement le plus avantageux pour l'État.

7E.580 (1994-06-23) Si le prix du marché ou un élément du prix du marché est exigible en devises étrangères, la valeur estimative en dollars canadiens de ce prix ou de cet élément de prix doit être inscrite sur la première page du document contractuel dans l'espace intitulé « Dépenses estimatives ».

Heures supplémentaires non prévues faites par l'entrepreneur

7E.588 (1994-06-23) S'il semble nécessaire que l'entrepreneur fasse des heures supplémentaires non prévues, l'agent de négociation des contrats doit veiller à ce que des dispositions appropriées concernant l'autorisation, les taux et montants plafonds soient incluses dans le contrat.

7E.589 (1994-06-23) L'agent de négociation des contrats doit consulter l'analyste des coûts pour vérifier si l'entrepreneur impute les frais de rémunération des heures supplémentaires au compte des frais généraux ou aux frais directs pour le marché en question.

7E.590 (1994-06-23) L'autorité d'approbation contractuelle de TPSGC peut déléguer ses pouvoirs à un client pour l'approbation d'un nombre précis d'heures supplémentaires. Une telle délégation devrait être explicitement indiquée dans le contrat. Si elle est exercée, l'agent de négociation des contrats devrait recevoir du client une copie de l'autorisation de modifier le contrat en conséquence.

Paiements anticipés/acomptes

7E.594 (2005-06-10) Le versement d'acomptes ou de paiements anticipés doit être indiqué explicitement dans le contrat, étant donné qu'en vertu de l'article 34) de la Loi sur la gestion des finances publiques, un paiement peut être effectué avant l'achèvement des travaux uniquement après avoir obtenu une attestation du client « que le prix demandé est conforme au marché ». Il faut également donner des détails des acomptes ou des paiements anticipés dans la demande de contrat. Les paiements ne peuvent s'appliquer qu'à des biens et des services fournis au cours du même exercice. Les fonds doivent être dépensés au cours de l'année pour laquelle ils ont été attribués et ne peuvent être reportés au moyen de paiements anticipés. (Voir 6E.585).

REMARQUE : La règle selon laquelle des paiements sont versés seulement pour les biens et services reçus dans l'exercice en cours pourrait entraîner une modification de la méthode de paiement en ce qui concerne les biens et services dont l'acquisition ou la prestation chevauche les exercices financiers. Précisément, il pourrait s'avérer nécessaire de prévoir le versement de paiements multiples à un moment précis pendant la durée du contrat.

7E.595 (1994-06-23) Les paiements anticipés doivent être approuvés spécifiquement par l'autorité contractante.

Par exemple, lorsque la passation du marché nécessite l'approbation du Conseil du Trésor, le montant et les dates des paiements anticipés doivent être approuvés par celui-ci (consulter les articles 8 et 9 du Règlement sur les marchés de l'État).

7E.596 (1994-06-23) Pour protéger les intérêts de l'État à l'égard des biens achetés en vertu de contrats prévoyant des acomptes ou des paiements anticipés, les agents de négociation des contrats doivent inclure dans le contrat la clause H4500C du guide des CCUA qui traite des droits de rétention conformément à l'article 427 de la Loi sur les banques. (Voir 11.095).

Taxes et droits

Drawbacks à l'exportation

7E.602 (1994-06-23) Les marchés portant sur des marchandises devant être exportées du Canada ne doivent comprendre aucun élément correspondant à des droits remboursables. L'exportateur est généralement autorisé à profiter des drawbacks à l'exportation, c'est-à-dire du remboursement des droits ou des taxes versés pour des marchandises importées qui sont exportées par la suite du Canada. Des procédures spéciales s'appliquent aux contrats du gouvernement. Le client ou l'organisme (exportateur) doit renoncer à ses droits à un drawback relativement à une transaction en faveur de l'entrepreneur. Par conséquent, le contrat doit comprendre la clause C2001C du guide des CCUA, qui constitue la seule renonciation par le gouvernement canadien à ses droits de drawback acceptée par les responsables des douanes.

Taxe sur les produits et services et Taxe de vente harmonisée

7E.606 (2003-12-12) La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) doit être incluse dans le prix en vue de la détermination des niveaux d'approbation. Le coût total estimatif figurant sur la page couverture du contrat inclura le montant estimatif de TPS/TVH exigible. Dans tous les contrats, on doit mentionner, dans la base de paiement, que la TPS/TVH est en sus.

7E.607 (1998-02-16) On doit indiquer, dans les contrats, si les marchandises fournies sont assujetties à la TPS/TVH. Lorsque tous les produits ne sont pas traités également sous le régime de la TPS/TVH, le contrat doit préciser quels produits sont assujettis à la taxe, quels produits sont détaxés et quels produits sont exonérés. Les contrats doivent stipuler que l'entrepreneur doit indiquer, pour chaque article, le montant de TPS/TVH à payer de façon distincte sur les factures.

7E.608 (1998-02-16) Si un article taxable est acheté à un non-résident qui n'est pas enregistré aux fins de la TPS/TVH, on ne doit pas inclure la TPS/TVH dans le contrat. Si le bien ou le service taxable est acheté à un non-résident enregistré aux fins de la TPS/TVH, on inclura la TPS/TVH dans le contrat et elle sera payée à l'entrepreneur par le client. Dans ce cas, les factures doivent porter le numéro d'enregistrement aux fins de la TPS/TVH des entrepreneurs.

7E.609 (2006-06-16) Pour tous les contrats du ministère de la Défense nationale (MDN), la TPS/TVH sera remboursée aux entreprises non inscrites aux fins de la TPS/TVH. Le MDN remboursera aux entrepreneurs principaux uniquement le montant réel de TPS/TVH qui est payé à l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Dans les contrats du MDN, l'entrepreneur principal ne peut pas transférer la responsabilité de l'importation à un sous-traitant qui est également un entrepreneur non inscrit. L'entrepreneur principal peut, cependant, transférer cette responsabilité à un entrepreneur inscrit aux fins de la TPS, mais un processus de livraison directe doit être mis en oeuvre. Le MDN fournira une attestation de livraison directe à l'entrepreneur inscrit aux fins de la TPS indiquant que le MDN déterminera la TPS/TVH par autocotisation. Cela supprime l'exigence selon laquelle l'entrepreneur inscrit aux fins de la TPS/TVH doit facturer l'entrepreneur principal et élimine le coût des taxes pour les tierces parties.

7E.610 (2002-05-14) L'ARC a établi des règles particulières en ce qui concerne les logiciels importés sur support physique et prélève la TPS/TVH à la frontière selon la valeur déclarée, y compris la valeur du support physique et celle du logiciel. Ces règles ne s'appliquent pas lorsque la personne enregistrée facture les frais de licence et fait livrer le logiciel à partir d'un point à l'extérieur du Canada. Dans ce cas, le destinataire paie la TPS/TVH, sur la valeur du logiciel uniquement, à la personne enregistrée. L'importateur doit fournir à l'ARC une preuve démontrant qu'il versera la TPS/TVH à la personne enregistrée. L'ARC prélèvera tout de même la TPS/TVH sur la valeur du support physique.

Taxes provinciales

7E.613 (1994-06-23) Tous les marchés passés par TPSGC au nom de ministères fédéraux doivent inclure un énoncé qui stipule que l'entrepreneur ne doit pas facturer TPSGC ou lever de taxe de vente ad valorem en vertu de lois provinciales générales sur la taxe de vente au détail. En mentionnant le numéro ou le certificat de taxe de vente provinciale sur les contrats fédéraux, l'acheteur indique que la taxe de vente provinciale ne doit pas être prélevée par le fournisseur sur les biens et les services fournis en vertu du contrat.

Le fournisseur ne peut se prévaloir de cette exemption dans le but d'éviter le paiement des taxes de vente provinciales sur les biens et les services, achetés par l'entrepreneur, en vue de l'exécution du contrat.

Taxe de vente et d'utilisation (États-Unis)

7E.617 (2002-12-13) Les invitations à soumissionner, lorsqu'il y a possibilité que des fournisseurs établis aux États-Unis (E.-U.) présentent des soumissions, et les marchés conclus avec des entreprises américaines doivent préciser, en ayant recours à la clause C2000D du guide des CCUA , que les prix ne doivent comprendre aucune taxe de vente ou d'utilisation de l'État, qui ne s'applique pas aux exportations.

Étant donné que les produits exportés des E.-U. peuvent être exemptés de la taxe de vente et d'utilisation de l'État, l'agent de négociation des contrats doit obtenir les conseils des Services juridiques, si l'entrepreneur insiste que les prix du marché doivent inclure le paiement de taxes d'état. (Voir 6D.456).

État de la Californie

7E.621 (1994-06-23) Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les biens achetés en Californie ne sont pas sujets à la taxe, en indiquant clairement dans le contrat que les biens constituent une marchandise d'exportation, aux termes de la loi de la Californie. (Voir 6D.457).

7E.622 (1994-06-23) Les agents de négociation des contrats doivent se faire conseiller par des Services juridiques, si le contrat prévoit des paiements anticipé ou des acomptes ou si les marchandises doivent demeurer en Californie pour un certain temps. Les dispositions contractuelles habituelles prévoient le paiement de la taxe californienne, puisque le titre de propriété passera à l'État avant la livraison. Ces contrats traités en Californie devraient stipuler que le titre de propriété ne passera pas à l'État tant que les marchandises ne seront pas livrées.

7E.623 (1994-06-23) Lorsque le gouvernement du Canada ne se prévaut pas du titre de propriété avant la livraison afin d'obtenir l'exemption de taxe susmentionnée, le contrat officiel ou la commande d'achat passés avec des fournisseurs établis en Californie doit inclure les clauses suivantes :

1. dans la section « Livraison et destination » : la clause D4003C du guide des CCUA;
2. dans la section visant le prix ou la base de paiement : la clause C2002C du guide des CCUA.

Lorsque des paiements anticipés ou des acomptes font partie du contrat, l'agent de négociation des contrats doit ajouter la clause K9010C , Transfert de titre, qui figure dans le guide des CCUA. Cette clause modifie les conditions uniformisées.

Si le contrat prévoit des paiements anticipés ou des acomptes, et stipule que l'État ne prendra possession du titre qu'à la livraison, les risques courus par l'État (comme des pertes importantes causées par un incendie ou par la faillite de l'entrepreneur) devraient être couverts :

1. en demandant à l'entrepreneur d'assurer les matériels, les travaux en cours et les produits finis, les indemnités étant dues à l'État conformément à ses intérêts, et (ou)
2. en obtenant de l'entrepreneur une garantie d'exécution.

7E.624 (1994-06-23) Le matériel fourni par le gouvernement, les pièces de rechange, etc., achetés à l'extérieur de la Californie et expédiés à un entrepreneur de la Californie pour être intégrés à un produit fini acheté par TPSGC en Californie, ne sont pas sujets à la taxe californienne. Les mêmes articles achetés en Californie et livrés à un autre entrepreneur en Californie, à des fins d'intégration à un produit final acheté par TPSGC sont sujets à la taxe californienne.

7E.625 (1994-06-23) L'outillage et le matériel d'essai achetés par TPSGC à l'extérieur de la Californie et livrés à un entrepreneur en Californie avant d'être expédiés à l'extérieur de la Californie, à la fin du contrat (le titre de propriété étant demeuré à TPSGC pendant tout ce temps) ne sont pas sujets à la taxe californienne. Par contre, si cet outillage et ce matériel d'essai demeurent en Californie, ils sont sujets à la taxe californienne.

7E.626 (1994-06-23) L'outillage et le matériel d'essai achetés par TPSGC en Californie et livrés en Californie à un autre entrepreneur de TPSGC, sont sujets à la taxe californienne; ou encore ceux achetés ou fabriqués par un entrepreneur en Californie, destinés à un contrat de production signé avec le même entrepreneur pour le compte de TPSGC, et payés par TPSGC en tant que coûts partiels de l'ouvrage, sont également sujets à la taxe de la Californie.

7E.627 (1994-06-23) À la fin du contrat, si le Canada doit acquérir le titre de propriété et prendre possession de l'outillage et du matériel d'essai, il faudra faire appel aux Services juridiques au sujet des procédures à suivre pour éviter les taxes supplémentaires.

L'exemption de taxe dépend de la façon dont le Canada utilise l'outillage et le matériel d'essai. À moins que l'outillage et le matériel d'essai doivent être envoyés au Canada après la fin du contrat et avant qu'ils soient à nouveau utilisés en Californie, il est fort probable que la taxe de la Californie devra être payée.

7E.628 (1994-06-23) La taxe de la Californie sur les biens personnels est traitée par l'entrepreneur en Californie comme un coût indirect imputable aux frais généraux. Toutefois, un entrepreneur de la Californie peut traiter la taxe sur les biens personnels dans ses contrats avec le Canada comme des frais directs, selon les pratiques contractuelles et les méthodes de facturation du gouvernement américain. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer qu'aucun coût indirect n'est imputé au contrat en ce qui a trait à la taxe sur les biens personnels et que des frais généraux ne s'appliquent pas au coût direct.

Approbation du Conseil du Trésor

7E.635 (1994-06-23) Si la valeur proposée d'un marché dépasse le niveau d'approbation ministérielle et que le marché n'a pas reçu l'approbation préalable du Conseil du Trésor (CT), l'attribution proposée doit être soumise au CT.

Demandes de contrats et approbations des contrats

7E.636 (2005-12-16) Pour les contrats n'ayant pas été approuvés au préalable lors du processus de planification et d'approbation préalable des contrats, avant d'accepter la soumission d'un soumissionnaire ou de demander à un entrepreneur retenu d'exécuter un travail particulier, il faut présenter une demande de contrat (formulaire PWGSC-TPSGC 1151) d'autorisation pour conclure un contrat dans laquelle doivent être exposées en détail les conditions devant faire l'objet de la demande. Les énoncés formulés doivent s'appuyer sur des renseignements contenus dans les dossiers pertinents. Chaque demande doit identifier et expliquer toute dérogation proposée aux politiques et procédures qui s'appliquent. (Voir 6E.655).

7E.637 (2005-12-16) Il faut inscrire de façon claire et concise dans une demande de contrat les détails concernant le contrat proposé. La demande de contrat signée doit être transmise au bureau du contrôle de la qualité des contrats (CQC) du secteur ou de la région concerné. La demande de contrat doit être accompagnée d’une copie du contrat proposé et des dossiers pertinents. Une fois les questions en matière d’assurance de la qualité réglées, la demande de contrat sera présentée pour approbation.

7E.638 (2005-12-16) L'agent de négociation des contrats est responsable des tâches suivantes :

1. préparer la recommandation sur le formulaire de demande de contrat et attester l'exactitude de toutes les données qui y sont contenues;
2. obtenir toute interprétation en matière de politique auprès de la Direction de la politique et processus d'approvisionnement et tout avis auprès de spécialistes ministériels (p. ex. les Services juridiques) quant aux conséquences de toute dérogation proposée aux conditions générales, politiques et règlements;
3. obtenir l'accord du client pour toute dérogation aux exigences concernant les spécifications, les normes et les livraisons;
4. souligner dans la recommandation les faits entourant toute dérogation proposée et les conséquences défavorables qui en découleraient pour le Canada;
5. inclure un rapport complet sur les raisons, les responsabilités administratives en cause et les mesures correctives prises, lorsqu'on sollicite l'approbation du Conseil du Trésor (CT) pour des travaux déjà entrepris, qu'elle qu'en soit la raison (approbation rétroactive), ou pour des cas où il y a dépassement des coûts; et
6. lorsqu'on sollicite une approbation rétroactive, joindre une attestation du client selon laquelle le ministre concerné a permis que les travaux soient entrepris avant que ne soit reçue l'approbation du CT de conclure le contrat.

7E.639 (2005-12-16) L'agent du CQC est chargé de vérifier l'exactitude et la conformité de la demande de contrat. L'agent fournit ses observations à l'agent de négociation des contrats sur une «feuille d'observations».

7E.640 (2005-12-16) Le Secrétariat de l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA) doit effectuer un examen avant l’adjudication de tous les contrats proposés qui doivent être approuvés à un niveau supérieur à celui de directeur général.

7E.641 (2005-12-16) Quelle que soit la valeur du contrat, les recommandations portant sur des écarts par rapport aux politiques contractuelles du gouvernement doivent être présentées au SIPA aux fins d'examen. Après avoir considéré l'opinion du directeur du SIPA, le directeur général présentera la demande de contrat au sous-ministre adjoint, Direction générale des approvisionnements, pour approbation.

7E.642 (1994-06-23) Le conseiller juridique affecté au secteur doit examiner toutes les présentations faites au sous-ministre (SM), au Ministre et au CT et fournir une évaluation du risque juridique.

7E.643 (1994-06-23) Pour les contrats proposés qui doivent être approuvés par le CT, la demande de contrat doit inclure une déclaration indiquant qu'on a obtenu l'attestation d'approbation du chef de projet du client. L'attestation ne doit pas être jointe à la présentation. Quand on ne peut obtenir l'attestation, on doit en tenir compte.

7E.644 (2004-05-14) Les agents de négociation des contrats doivent compléter la demande de contrat suivant les procédures énoncées à l'Annexe 7.7 .

Il est pratique courante que les agents de négociation des contrats obtiennent une copie de la dernière demande de contrat approuvée dans leur secteur, afin de s'assurer qu'ils respectent les plus récentes politiques et procédures.

7E.645 (1994-06-23) Pour des renseignements concernant les demandes de modification de contrat, voir 11.040 et l'annexe 11.1 .

7E.646 (1994-06-23) La première page de toute présentation au CT, et de tout document qui l'accompagne, doivent être estampillés «Protégé» et doivent indiquer si le niveau est A, B ou C. Toutes les présentations au CT seront rédigées dans les deux langues officielles, et présentées côte à côte.

Lorsqu'il faut faire traduire un document technique ou spécialisé, il est toujours utile de transmettre une copie d'un projet initial aux traducteurs afin que les recherches terminologiques nécessaires puissent être commencées. On pourra ainsi accélérer la traduction.

Lettre d'intention

7E.652 (1994-06-23) Lorsque la livraison de biens ou la prestation de services en temps opportun pourraient être compromises par de longues négociations, une lettre d'intention autorise le commencement des travaux avant la passation du contrat. Ladite lettre est une entente obligatoire avec un entrepreneur désigné.

Une lettre d'intention est rédigée après l'approbation des conditions convenues, mais avant l'approbation de toutes les modalités pertinentes du contrat projeté.

Les lettres d'intention doivent être rédigées par les Services juridiques, avec la collaboration de l'agent de négociation des contrats.

7E.653 (1994-06-23) Les lettres d'intention ne doivent être employées qu'en des circonstances exceptionnelles et seront émises qu'avec l'approbation préalable du SM.

On ne peut prendre aucun engagement contractuel qui constitue la première étape d'un projet qui pourra nécessiter l'approbation du CT.

7E.654 (1994-06-23) La lettre d'intention doit décrire exactement les travaux autorisés, préciser le maximum des engagements de l'État en ce qui concerne les dépenses que peut faire l'entrepreneur, et préciser les modalités de paiement. Le numéro de série du contrat qui sera affecté au contrat doit être inclus dans la lettre.

7E.655 (1994-06-23) Une proposition d'émettre une lettre d'intention avec un exemplaire de la lettre, doit être présentée au Comité de direction ministériel avant d'être soumise au SM pour approbation.

7E.656 (1994-06-23) Suivant l'approbation, l'original de la lettre doit être signé par les fondés de pouvoirs de signature du contrat; la diffusion doit suivre celle des contrats.

7E.657 (1994-06-23) Lorsque toutes les conditions appropriées du projet de marché ont été négociées, les présentations préalables à l'attribution du marché doivent être soumises aux fins d'examen et d'approbation aux niveaux appropriés.

Lettres d'autorisation

7E.663 (1994-06-23) Les lettres d'autorisation peuvent être envoyées après l'approbation finale de la présentation de marché pourvu que l'entrepreneur retenu connaisse et accepte toutes les modalités appropriées du contrat proposé. Ces lettres d'autorisation doivent être approuvées par les fondés de pouvoirs appropriés.

Section 7F: Mesures à prendre après l'adjudication d'un contrat

Traitement dans le cas d'un processus d'approvisionnement inapproprié entamé par le client

7F.690 (2001-12-10) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit parfois traiter des demandes « difficiles ou délicates », pour lesquelles le processus d'approvisionnement a été entamé par les ministères clients (p. ex., établissement des fournisseurs, invitations à soumissionner, évaluation, sélection, etc.); TPSGC doit alors entériner le processus et attribuer un contrat. TPSGC est responsable de l'intégrité du processus d'approvisionnement en entier, y compris toutes les mesures prises dans le cadre de ce processus et toutes les mesures prises par le client qui ne sont pas conformes aux politiques du Conseil du Trésor ou de TPSGC ou aux lois pertinentes. Afin de réduire les risques de plaintes incontestables et les contestations liées à ces achats, il est recommandé de suivre les directives suivantes :

1. L'agent de négociation des contrats doit aviser le gestionnaire lorsqu'il reçoit une demande de contrat ou de modification de contrat, pour lequel le client a déjà pris certaines mesures dans le cadre du processus d'approvisionnement.
2. L'agent de négociation des contrats doit vérifier les dispositions déjà prises par le client, repérer toute dérogation aux pratiques et aux politiques en vigueur et déterminer si TPSGC peut entériner le processus d'approvisionnement. L'agent de négociation des contrats doit bien comprendre toutes les mesures qui ont été prises relativement à l'approvisionnement et déterminer si un contrat a été attribué ou si le fournisseur a obtenu la permission de commencer les travaux. Dans l'un ou l'autre de ces cas, la procédure 7F.692 s'applique.
3. Si des mesures prises par les ministères clients relativement au processus d'approvisionnement ne sont pas conformes aux lignes directrices de la politique d'approvisionnement établie, il est possible que TPSGC doive recommencer le processus d'approvisionnement. Lorsqu'un agent de négociation des contrats de TPSGC doit prendre des mesures qui ne sont pas clairement énoncées dans le présent guide, le grand principe d'intégrité et les principes qui en découlent fourniront l'orientation nécessaire. (Voir 1.001)
4. L'agent de négociation des contrats doit résumer la situation et le plan d'action proposé dans le contrat ou dans le document d'approbation de modification du contrat, qui doit être approuvé par le gestionnaire compétent ou par un fondé de pouvoir à un échelon supérieur.

Ratification par le Conseil du Trésor

7F.691 (2002-12-13) « Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible. »

Politique sur les marchés du Conseil du Trésor,
Paragraphe 4.1.11

Lorsqu'on demande une approbation de marché pour des travaux déjà entrepris, quelle qu'en soit la raison, l'agent de négociation des contrats doit inclure dans sa demande au Conseil du Trésor (CT), une attestation du client selon laquelle le ministre intéressé a permis que les travaux soient entrepris avant qu'on ait obtenu l'approbation du CT.

Confirmation de commande et contrats comportant des travaux précontractuels

7F.692 (2005-06-10) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n'a pas pour mission de passer des marchés afin de confirmer les mesures adoptées par les ministères clients. Il faut décourager, dans toute la mesure du possible, la pratique qui consiste à offrir ce service aux ministères clients. Toutefois, si l'on tient compte du fait que dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire que TPSGC intervienne en raison de ses pouvoirs exclusifs en matière d'achat de biens et que TPSGC peut apporter une certaine valeur ajoutée au traitement des confirmations de commandes ou des contrats dont les travaux ne sont pas complétés, les procédures suivantes s'appliqueront :

1. Il faut évaluer et traiter les demandes de confirmation de commande et les contrats comportant des travaux précontractuels selon les circonstances de chaque situation. Lorsque la demande est le résultat d'un effort visant à contourner les méthodes d'achat normales, il faut d'abord songer à retourner la demande au ministère client.
2. Lorsque les travaux sont complétés, les Services juridiques prépareront une confirmation de commande qui comprendra seulement l'information nécessaire pour décrire la transaction (les parties, les travaux complétés, les dates, le montant, une autorisation et, au besoin, un transfert des droits de propriété intellectuelle). Les confirmations de commandes traitées par TPSGC devront être approuvées par le directeur compétent ou par une autorité plus élevée, selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des contrats non concurrentiels. Ces limites sont réduites de 50 p. 100 au-dessous du niveau de sous-ministre adjoint (SMA) conformément à l'annexe 6.1.2.
3. Lorsque les travaux ne sont pas complétés, l'agent de négociation des contrats préparera un contrat. Ce contrat doit comprendre uniquement les travaux qui faisaient l'objet de l'autorisation de contrat comme telle. Même si les travaux ont débuté avant l'obtention de l'autorisation de contrat requise, le contrat ne doit pas être postdaté. La date (y compris la date figurant dans la clause sur la durée du contrat) du contrat doit être la date d'adjudication du contrat écrit. Pour s'assurer que les travaux exécutés avant la date du contrat sont couverts par le contrat, il faut inclure dans le contrat une clause sur les travaux précontractuels (clause A9120C ou A9094C du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat, selon le cas) indiquant la date à laquelle les travaux ont commencé afin de payer l'entrepreneur pour tous les travaux effectués avant l'adjudication du contrat écrit. Le directeur compétent ou une autorité à un niveau supérieur doit approuver les contrats traités par TPSGC, selon la valeur du contrat et les limites des pouvoirs d'approbation des marchés non concurrentiels. Ces limites sont réduites de 50 p. 100 au-dessous du niveau de SMA conformément à l'annexe 6.1.2.

7F.693 (2005-06-10) Lorsque des mesures adoptées par le ministère client avant que le dossier ne soit confié à TPSGC entraînent une exposition à un risque, il faut examiner la possibilité d'obtenir une indemnisation d'un haut fonctionnaire du ministère client avant de traiter ce dossier. Ce faisant, il faut évaluer la probabilité et l'impact des éventuelles conséquences négatives (p. ex. plainte devant le Tribunal canadien du commerce extérieur) de cette situation.

Codage

7F.694 (1994-06-23) Pour répondre aux besoins de la haute direction et du Parlement en matière de renseignements, il est nécessaire d'obtenir des données statistiques sur les activités contractuelles de TPSGC. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de s'assurer de la saisie complète et exacte de toutes les données relatives aux contrats.

Les agents de négociation des contrats doivent suivre les procédures de codification énoncées dans le Guide de référence sur le codage des contrats.

Comptes rendus

7F.698 (1998-11-23) Les soumissionnaires dont les soumissions ont été rejetées devraient pouvoir obtenir, sur demande et seulement après l'attribution du contrat, un débreffage au cours duquel on expliquera les raisons pour lesquelles la soumission n'a pas été retenue, en faisant référence aux critères d'évaluation. Au cours de ce débreffage, le soumissionnaire non retenu devra être informé des procédures de recours, advenant qu'il ne soit toujours pas satisfait de la manière dont s'est déroulé le processus. Dans le cas des marchés assujettis aux accords commerciaux, il faudra indiquer au soumissionnaire qu'il a le droit de présenter une plainte auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur; pour de qui est des marchés non assujettis aux accords commerciaux, il faudra indiquer au soumissionnaire qu'il a le droit d'intenter une action à la cour fédérale.

Il faut par contre veiller à ne pas divulguer de renseignements confidentiels ayant trait à d'autres soumissions. La divulgation des renseignements relatifs aux autres soumissions par les agents de négociation des contrats doit se faire conformément à la procédure 7F.706 .

Divulgation des renseignements

7F.705 (1997-02-31) Afin d'assurer une approche uniforme concernant la divulgation de renseignements, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a accepté de divulguer de façon systématique, les prix unitaires contenus dans les offres à commandes de biens et de services. Toutefois, il a été jugé nécessaire d'informer les soumissionnaires de l'intention de TPSGC de divulguer leurs prix unitaires, advenant qu'une offre à commande leur soit attribuée. Les agents de négociation des contrats doivent donc incorporer la clause M0090T du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) à tous les documents de demande d'offre à commandes, se rapportant à des biens ou des services, et la clause M0090C à l'offre à commandes qui en découle.

Il pourrait y avoir des circonstances dans lesquelles il ne sera pas possible de se conformer à la politique énoncée à la procédure 7F.705 . De telles situations devront être traitées cas par cas et nécessiteront l'approbation du gestionnaire ou d'une autorité supérieure, dépendant de l'autorité d'approbation, suite à une consultation au besoin avec le bureau de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) avant de lancer l'appel d'offres.

7F.706 (2004-12-10) TPSGC a décidé que les demandes de renseignements suivantes, relatives aux soumissions, aux contrats ou offres à commandes, peuvent être traitées de façon systématique par les agents de négociation des contrats, après l'adjudication du contrat ou de l'offre à commandes :

1. pour toutes les demandes de biens et services, le nom du soumissionnaire retenu et des entreprises dont la soumission n'a pas été retenue, qu'elle ait été jugée recevable ou irrecevable, ainsi que le montant total de leur soumission et la note globale s'il y a lieu. (Puisque les renseignements relatifs aux soumissionnaires qui sont des particuliers pourraient être exclus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces demandes devraient être acheminées au bureau de l'AIPRP, comme prévu à la procédure 7F.707 a) ci-dessous.)
2. pour toutes les demandes de biens et services assujetties au dépouillement public, les renseignements qui ont été divulgués lors du dépouillement public des soumissions, c.-à-d. le nom et l'adresse de chaque soumissionnaire, et le montant total de leur soumission; et
3. les prix unitaires contenus dans les offres à commandes seulement, lorsque le soumissionnaire aura été informé de l'intention du Ministère de divulguer cette information par la présence de la clause M0090T du guide des CCUA dans la demande d'offre à commandes.

7F.707 (2002-12-13) Les demandes relatives aux types de renseignements énumérés ci-dessous portant sur les soumissions, les contrats ou offres à commandes doivent être transmises au :

Bureau de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Portage III, 5C1
Gatineau, Québec K1A 0S5

Téléphone : (819) 956-1820
Télécopieur : (819) 994-2119.

Les demandeurs devraient être informés que pour être traitée, leur demande devra être faite par écrit et qu'ils devront s'acquitter des frais de dossier au montant de 5 $, soit par chèque ou carte de crédit.

1. nom des soumissionnaires qui sont des particuliers et le contenu de leur soumission, y compris les prix, car cette information pourrait être exclue en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
2. les copies de soumissions, y compris les catalogues, les manuels et les listes de prix;
3. les copies de contrats, commande d'achat ou offre à commande, y compris les catalogues, les manuels et les guides d'achat émis par TPSGC;
4. les renseignements relatifs aux soumissions et contrats lorsqu'il s'agit de besoins classifiés;
5. les renseignements contenus dans les soumissions annulées ou remplacées par des soumissions ultérieures;
6. les renseignements relatifs aux prix unitaires lorsqu'il s'agit de contrats et commandes d'achat portant sur des biens, des services, ou la construction;
7. tout renseignement qui n'est pas prévu aux présentes.

7F.710 (1997-03-31) Les agents de négociation des contrats doivent aviser, le plus tôt possible après l'attribution du contrat, les soumissionnaires non retenus dans le cas où d'importantes dépenses sont en cause ou lorsque beaucoup de ressources ou de matériel professionnel, technique ou de production, p. ex. des avions nolisés, doivent être rassemblés et mis en réserve par les soumissionnaires jusqu'à ce qu'une décision soit prise quant à l'attribution du marché. (Les cas où les avis aux soumissionnaires non retenus peuvent être donnés avant l'attribution d'un marché sont traités aux procédures 7D.478 à 7D.486 .)

Il est toujours bon d'aviser les soumissionnaires non retenus le plus tôt possible après l'attribution du contrat.

Publication des avis d'adjudication

7F.717 (2004-12-10) Pour tous les projets de marchés qui sont annoncés publiquement, un avis d'adjudication est généré automatiquement dans l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) et publié par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) (MERX). Toutefois, les projets de marchés qui ne sont pas annoncés pour des raisons de sécurité nationale font exception à cette règle. Les agents de négociation des contrats doivent indiquer, pour chaque contrat, le numéro d'identification des biens et des services pertinent, constitué de huit caractères.

Les agents de négociation des contrats qui n'ont pas recours à l'EAA sont chargés de créer un avis d'adjudication à l'aide de l'outil de création d'avis en direct sur le site du SEAOG (MERX), car MERX ne créera pas automatiquement cet avis.

7F.718 (2001-12-10) Dans le cas des projets de marchés assujettis à l'Accord de libre-échange nord-américain et à l'Accord relatifs aux marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, un avis d'adjudication doit être publié par l'entremise du SEAOG (MERX) ainsi que dans le bulletin Marchés publics dans les soixante-douze (72) jours suivant l'attribution du marché. Dans le cas des marchés assujettis à l'Accord Canada-Corée sur les achats de matériel de télécommunications, un avis d'adjudication doit être publié sur le site du SEAOG (MERX) dans les soixante-douze (72) jours suivant l'attribution du marché. Bien qu'il n'y ait pas de période minimum requise en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur, la limite de soixante-douze (72) jours s'applique pour des raisons d'uniformité.

Les avis d'adjudication sont générés par l'EAA et envoyé au SEAOG (MERX) aussitôt que l'agent de négociation des contrats complète le sommaire d'approvisionnement avec la feuille de codage électronique. Un avis d'adjudication sera généré pour toutes les invitations à soumissionner qui ont été annoncées sur le site du SEAOG (MERX), sans égard pour la valeur du contrat subséquent.

Exigences en matière de sécurité industrielle

7F.724 (2002-05-24) Si le contrat renferme des exigences en matière de sécurité, il faut faire parvenir une copie du contrat à la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale.

Remise des garanties de soumission

7F.726 (1997-09-15) Les cautionnements viennent automatiquement à échéance et doivent être détruits à la fin de la période pour laquelle ils ont été exigés ou après l'exécution de l'engagement pour lequel ils ont été nécessaires. Les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doivent être retournés aux soumissionnaires. Pour s'acquitter de toutes ses obligations, le soumissionnaire doit retourner les lettres de crédit à l'émetteur.

7F.727 (1997-09-15) L'expiration des cautionnements ou le retour des dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) doit avoir lieu :

1. pour tous les soumissionnaires, à la fin de la période de validité de la soumission, telle qu'établie au départ ou telle que prolongée;
2. pour les soumissionnaires non retenus, il est essentiel d'aviser ces derniers ou de renvoyer leur dépôt de garantie dans les plus brefs délais, immédiatement après l'attribution du marché, afin de ne pas limiter leur capacité à présenter de nouvelles soumissions;
3. pour le soumissionnaire retenu, immédiatement après l'adjudication du marché une fois que la garantie a déjà été reçue ou immédiatement si aucune garantie n'est exigée.

Inscription obligatoire des intérêts à l'égard des biens de l'État

7F.733 (1994-06-23) Il peut être nécessaire de prendre des mesures afin d'empêcher le fournisseur, l'entrepreneur ou le prêteur qui n'ont pas été payés, d'avoir des droits de rétention sur des produits dont l'État a déjà acquis les titres en effectuant des paiements totaux ou partiels. Sauf dans la province de Québec, l'État peut inscrire ses intérêts dans les biens afin de se protéger contre le risque de rétention de droits. Les exigences d'inscription diffèrent pour chaque province.

En termes pratiques, à cause des complexités qui se présentent, cette mesure n'est appropriée que pour les contrats de grande valeur. Les agents de négociation des contrats doivent transmettre un avis faisant état des intérêts de l'État dans les biens livrables, dans les cas suivants :

1. les marchés de biens de TPSGC évalués à 50 M$ ou plus pour lesquels l'inscription a été effectuée immédiatement après l'adjudication du marché;
2. les marchés de biens de TPSGC évalués à 10 M$ ou plus et adjugés à un entrepreneur dont la capacité financière, après analyse détaillée, est considérée comme faible;
   
   L'inscription doit être effectuée le plus rapidement possible après l'obtention de l'opinion financière.
3. tout autre marché de biens de TPSGC évalué à moins de 10 M$ et adjugé à un entrepreneur dont la capacité financière, après analyse détaillée, est considérée comme faible, si les Services juridiques recommandent l'inscription.
   
   Dans toutes les provinces, et dans le cas de marchés touchant les navires, on peut inscrire les intérêts de l'État en vertu de la Loi sur la marine marchande du Canada.

7F.734 (1994-06-23) Toutes les procédures d'inscription seront exécutées en consultation avec les Services juridiques et selon leurs directives. (Voir la procédure 11.106).

Annexe 7.1: Cautionnement de soumission

N^o __________
___________ $

SACHEZ PAR LES PRÉSENTES, que _______________________ (ci-après appelé(e) "Débiteur") et _______________ (ci-après appelé(e) "Caution"), sous réserve des dispositions ci-après, s'obligent et obligent leurs héritiers, exécuteurs et ayant droit conjointement et solidairement envers ______________ (ci-après appelée "la Couronne") au paiement de la somme de ________________ dollars ($______), en monnaie légale du Canada.

SIGNÉ ET SCELLÉ le ______________ jour de ____________ 19__.

ATTENDU QUE le Débiteur a présenté une soumission écrite à la Couronne, en date du ______ jour de ____________ 19___, pour l'exécution d'un contrat (ci-après appelé "Contrat") pour _____________ .

LE PRÉSENT CAUTIONNEMENT ci-après appelé ("Cautionnement") sera nul et non avenu :

1. si le débiteur, en cas d'acceptation de sa soumission par la Couronne dans le délai imparti par celle-ci ou, à défaut d'un tel délai, dans les soixante (60) jours suivant la fermeture de l'appel d'offres, signe dans un délai imparti par la Couronne ou, à défaut d'un tel délai, dans les quatorze (14) jours suivant la présentation, pour signature, des formulaires voulus, signe tous documents contractuels éventuellement exigés aux termes de la soumission acceptée, et fournit un cautionnement d'exécution du contrat et un autre garantissant le paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux, chacun à concurrence de 50 p. 100 du prix du contrat et tous deux jugés satisfaisants par la Couronne, ou toute autre garantie acceptable par celle-ci, ou
2. si le Débiteur paie à la Couronne la différence entre le montant de la soumission du Débiteur et le coût du Contrat, pour le travail, les matériaux et la main-d'oeuvre compris dans la dite soumission, advenant que tel coût soit supérieur au montant de la soumission.

Au cas contraire, le Cautionnement demeurera en vigueur.

POURVU toutefois que la Caution et le Débiteur ne soient pas obligés envers la Couronne pour une somme excédant celle stipulée dans le Cautionnement.

POURVU également que la Caution ne soit pas passible de quelque action en justice, à moins que ladite action ne soit intentée et qu'elle ne lui soit signifiée à son siège social au Canada, dans les douze (12) mois qui suivent la date du Cautionnement.

EN FOI DE QUOI le Débiteur et la Caution ont, par leurs représentants dûment autorisés, signé les présentes aux date et année indiquées plus haut.

N.B. : Si l'un des signataires est une société, apposer également le sceau de la société en regard.

Annexe 7.2: Cautionnement de paiement de la main d'oeuvre et des matériaux

(2004-05-14)

N^o __________
___________ $

SACHEZ PAR LES PRÉSENTES, que ________________(ci-après appelé(e) « débiteur ») et ______________________ (ci-après appelé(e) « caution »), sous réserve des dispositions ci-après, s'obligent et obligent leurs héritiers, exécuteurs et ayant droit conjointement et solidairement envers ______________________ (ci-après appelée « la Couronne ») au paiement de la somme de ___________ dollars ( ____________ $), en monnaie légale du Canada.

SIGNÉ ET SCELLÉ le _____________ jour de _______________ 20 ____ .

ATTENDU QUE le débiteur a conclu un contrat(ci-après appelé « contrat ») avec la Couronne en date du ___________________ jour de ____________, 20 _____, pour ______________ le contrat constituant partie des présentes.

LE PRÉSENT CAUTIONNEMENT' sera nul et non avenu si le paiement est fait promptement à tous réclamants qui ont exécuté des travaux et services, ou qui ont fourni des matériaux relatifs au contrat et aux modifications et prolongations ci-après et dûment autorisées du contrat, la caution renonçant par les présentes à tous avis de telles modifications et prolongations; au cas contraire le cautionnement demeurera valide et en vigueur, sujet toutefois aux conditions suivantes :

1. Aux fins du présent cautionnement, le mot « réclamant » signifie toute personne ayant conclu un contrat avec le débiteur ou avec tout sous-entrepreneur du débiteur relativement à la main-d'oeuvre ou à des matériaux employés ou raisonnablement requis dans l'exécution du contrat, ladite main-d'oeuvre ou lesdits matériaux comprenant : l'eau, le gaz, toute forme d'énergie, l'éclairage, le chauffage, l'huile, la gazoline, le téléphone ou la location d'équipement lorsque le loyer est imputable au prix d'achat de l'équipement.
2. Aux fins du présent cautionnement, le cautionnement n'est pas applicable à une demande de paiement de la main-d'oeuvre, des services ou des matériaux fournis relativement au contrat, lorsque cette demande représente une dépense d'immobilisation, des frais généraux ou d'administration, encourus par le débiteur dans l'exécution du contrat.
3. Le débiteur et la caution conviennent par les présentes conjointement et solidairement, avec la Couronne, que si un réclamant n'est pas payé en vertu de son contrat avec le débiteur ou avec un sous-traitant du débiteur avant l'expiration de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date où le réclamant a terminé ses services, son travail ou sa fourniture de matériaux, il sera loisible à la Couronne d'intenter une action en justice en vertu du cautionnement et de la poursuivre jusqu'à jugement final et exécution pour toute somme qui peut être due et le droit de la Couronne d'intenter telle action est cédé au réclamant suivant la Partie VIII de la Loi sur la gestion des finances publiques.
4. Aux fins du présent cautionnement, la responsabilité du débiteur et de la caution, face à un réclamant qui n'a pas conclu de contrat avec le débiteur aurait en à payer au réclamant si les dispositions législatives provinciales ou territoriales applicables concernant les liens selon laCommon Lawou les privilèges s'étaient appliquées au travail. Un réclamant n'a pas à respecter les dispositions des lois relatives aux privilèges qui établissent les démarches à suivre au moyen d'avis, d'enregistrements ou d'autre façon, comme il aurait pu être nécessaire de le faire pour conserver ou valider toute réclamation à l'égard de liens émanant du réclamant. Le réclamant doit avoir droit d'acheminer sa réclamation et d'obtenir un recouvrement en vertu des présentes, sous réserve des conditions et des clauses de notification du cautionnement.
5. Tout changement essentiel au contrat entre le débiteur et la Couronne ne doit pas porter préjudice aux droits ou intérêts d'un réclamant qui n'a pas contribué ou provoqué ledit changement.
6. Un réclamant ne pourra intenter d'action en justice en vertu des présentes :
   1. À moins que ledit réclamant n'ait donné un avis écrit au débiteur et à la caution dans le délai ci-après établi, indiquant aussi précisément que possible le montant réclamé. Ledit avis devra être signifié au débiteur et à la caution, par courrier recommandé, à toute place d'affaires du débiteur et de la caution, ou de toute manière consistante avec la loi de la province ou de la partie du Canada où le contrat sera exécuté. Ledit avis sera donné :
      1. concernant une réclamation relative à tout retenue ou partie d'une retenue à l'encontre du réclamant en vertu d'un contrat entre lui et le débiteur ou entre le réclamant et un sous-traitant du débiteur, dans un délai de cent vingt (120) jours à compter de la date où le réclamant aurait dû être payé en entier en vertu de tel contrat;
      2. concernant une réclamation contre le débiteur ou un sous-traitant du débiteur pour services, travail ou matériaux fournis, autre qu'une réclamation mentionnée au paragraphe précédent, dans un délai de cent vingt (120) jours à compter de la date où le réclamant aura terminé ses services, son travail ou sa fourniture de matériaux;
   2. Après l'expiration d'un (1) an suivant la date à laquelle le débiteur aura terminé le travail, y compris tout travail exécuté suivant une garantie sous le contrat ;
   3. Autrement que devant un tribunal compétent dans la province ou le district du Canada où le contrat est exécuté en tout ou en partie et les parties au cautionnement conviennent par les présentes de se soumettre à la compétence de ce tribunal.
7. Il devra être déduit du montant du cautionnement tout paiement effectué de bonne foi en vertu du cautionnement.
8. La caution n'aura pas droit de réclamer quelque somme relative au contrat et la responsabilité de la caution aux termes du cautionnement demeurera inchangée; et sans restreindre la généralité de ce qui précède, la caution devra payer toutes réclamations valables des réclamants en vertu du cautionnement, avant que toute somme relative au contrat et retenue par la Couronne ne soit versée à la caution par la couronne.
9. La caution ne sera pas responsable pour une somme plus élevée que le montant prévu au cautionnement.

EN FOI DE QUOI le débiteur et la caution ont, par leurs représentants dûment autorisés, signé les présentes à la date et année indiquées plus haut.

N.B. : Si l'un des signataires est une corporation, apposer également le sceau corporatif auprès des signatures.

Annexe 7.3: Cautionnement d'exécution

(2004-05-14)

No. _______
________ $

SACHEZ PAR LES PRÉSENTES, que _______________________ (ci-après appelé(e) « débiteur ») et ________________________ (ci-après appelé(e) « caution »), sous réserve des dispositions ci-après, s'obligent et obligent leurs héritiers, exécuteurs et ayant droit conjointement et solidairement envers la Couronne aux droits du Canada (ci-après appelée « la Couronne »), au paiement de la somme de _______ dollars (_________ $), en monnaie légale du Canada.

SIGNÉ ET SCELLÉ le ________ jour de ___________ 20____.

ATTENDU QUE le débiteur a conclu un contrat (ci-après appelé « contrat ») avec la Couronne, en date du _______ jour de _____ 20___, pour _____________________ le contrat constituant partie des présentes.

LE PRÉSENT CAUTIONNEMENT sera nul et non avenu si le débiteur exécute toutes les obligations lui incombant en vertu du contrat; au cas contraire, le cautionnement demeurera en vigueur et aura plein effet, sujet, toutefois, aux conditions suivantes :

1. Lorsque la Couronne déclarera que le débiteur est en défaut d'exécuter quelque obligation du contrat,
   1. la caution devra, si la Couronne ne retire pas les travaux des mains du débiteur, remédier au défaut du débiteur; ou
   2. si la Couronne retire les travaux des mains du débiteur et requiert que la caution entreprenne de les compléter, la caution devra compléter les travaux conformément aux dispositions du contrat, pourvu que, si un contrat est conclu à cette fin,
      1. le dit contrat sera entre la caution et le nouvel entrepreneur, et
      2. le choix dudit entrepreneur sera sujet à l'approbation de la Couronne;
   3. si la Couronne retire les travaux des mains du débiteur et ne requiert pas, après avis raisonnable à la caution, que la caution entreprenne de les compléter, la caution assumera le coût de l'exécution des travaux qui excédera le montant disponible à la Couronne sous le contrat;
   4. la caution sera responsable et devra payer tous les coûts excédentaires encourus dans le parachèvement du contrat;
   5. la caution n'aura pas droit aux sommes gagnées par le débiteur sous le contrat, jusqu'à la date de son défaut sous le contrat, incluant toutes retenues desdites sommes par la Couronne et la responsabilité de la caution en vertu du cautionnement demeurera inchangée, pourvu toutefois et sans restreindre la généralité de ce qui précède, que lorsque les travaux auront été parachevés à la satisfaction de la Couronne, toutes sommes gagnées par le débiteur aux termes du contrat, incluant toutes retenues desdites sommes par la Couronne, pourront être payées à la caution par la Couronne.
2. La caution ne sera pas responsable pour une somme plus élevée que celle prévue au cautionnement.
3. La Couronne ne pourra intenter d'action en justice contre la caution en vertu des présentes, après l'expiration de deux (2) ans à compter de la date à laquelle le dernier paiement en vertu du contrat sera dû.

EN FOI DE QUOI le débiteur et la caution ont, par leurs représentants dûment autorisés, signé les présentes à la date et année indiquées plus haut.

N.B. :  Si l'un des signataires est une corporation, apposer également le sceau Corporatif auprès des signatures.

Annexe 7.4: Traitement, garde et mise en lieu sûr des garanties financières

(2000-12-01)

Les lignes directrices exposées ci-dessous s'appliquent au traitement, à la garde et à la mise en lieu sûr des garanties de soumissions et autres dépôts de garantie.

Traitement des lettres de change

1. Les lettres de change déposées à titre de dépôt de garantie de soumission ne doivent pas être encaissées; elles doivent être conservées dans un lieu sûr à l'épreuve du feu jusqu'à ce qu'une soumission soit acceptée ou pendant une période d'un an, selon celle de ces deux éventualités qui se produira la première. (Si le contrat n'a pas été attribué après un an, l'agent de négociation des contrats doit demander au soumissionnaire une nouvelle lettre de change portant la date courante.) Les dépôts de garantie reçus avec les soumissions de l'administration centrale sont envoyés par l'Unité de réception des soumissions au Secteur des finances de TPSGC pour mise en lieu sûr. L'Unité de réception des soumissions envoie trois copies de la liste et les dépôts au Secteur des finances, et inscrit le montant et le genre de dépôt (par exemple, chèque visé, obligation) à côté du nom de chaque soumissionnaire. Le Secteur des finances signe la liste et en retourne deux copies à l'Unité de réception des soumissions qui en envoie une copie à l'agent de négociation des contrats.

2. Lorsqu'une soumission est acceptée et que la lettre de change doit être conservée à titre de garantie jusqu'à l'exécution du contrat, l'entrepreneur peut demander au Ministère de ne pas encaisser la lettre de change, auquel cas celle-ci doit être conservée par la direction dans le matériel de sécurité approuvé (voir le paragraphe 8 ci-dessous). Si la direction ne possède pas le matériel adéquat, la lettre de change doit être envoyée à la Division des services financiers (DSF) de la Direction des opérations financières de TPSGC, qui prendra les dispositions pour sa garde. Dans le cas contraire, la lettre doit être envoyée à la DSF, qui se chargera de la déposer dans le Fonds du revenu consolidé (FRC).

3. Lorsqu'une soumission est acceptée ou rejetée et qu'il n'est pas jugé nécessaire de conserver à titre de garantie de l'exécution du contrat la lettre de change présentée comme garantie de soumission, la lettre est alors retournée à l'entrepreneur.

4. Les lettres de change reçues à titre de garanties de contrats doivent être envoyées immédiatement à la DSF et déposées dans le FRC, conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics.

5. Un dépôt de garantie remis en nantissement du retour des plans et devis sera confisqué si les lesdits plans et devis ne sont pas retournés à temps et en bon état. En outre, l'agent de négociation des contrats informera le gestionnaire de la DSF de la situation.

Obligations garanties par le gouvernement, lettres de change et lettres de crédit

6. Le Secteur des finances doit s'assurer que les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de change ou les lettres de crédit de soutien irrévocables reçues sont consignées dans les registres comptables du Ministère ainsi qu'à l'actif et au passif des Comptes du Canada. Les directions doivent aviser immédiatement le Secteur des finances de tout effet reçu, qu'il soit conservé ou non par la direction.

Garde des obligations, des titres négociables et des lettres de crédit

7. Les obligations d'État, les titres négociables et les lettres de crédits doivent être conservés en lieu sûr selon l'une des trois méthodes suivantes :

1. la garde peut être confiée à la DSF qui a été créée afin d'assurer la garde des titres et autres articles de valeur et de les protéger contre le vol; ou
2. la direction intéressée peut les conserver elle-même dans le matériel de sécurité approuvé, conformément à la Partie II du Règlement sur les marchés de l'État; ou
3. la Division des dépôts de valeurs, située au 350, avenue King Edward à Ottawa, peut les conserver.

8. Pour déterminer si le matériel de sécurité du Ministère est convenable, on peut consulter le Catalogue du matériel de sécurité, publié par TPSGC, dans lequel sont énumérés les types de matériel qui ont été approuvés aux fins de la garde des effets de commerce. On peut également demander de l'aide à la Direction de la sécurité industrielle et ministérielle à ce sujet.

9. Lorsqu'un service ne possède pas le matériel de sécurité approuvé, il doit remplir un formulaire de dépôt intitulé « Dépôt de garantie d'entrepreneur », y joindre tous les dépôts de garantie (les obligations garanties par le gouvernement, les lettres de changes ou les lettres de crédit de soutien irrévocables) et acheminer le tout à la DSF, aux fins de mise en lieu sûr.

10. Pour réduire le risque de perte, il serait préférable que les obligations soient acheminées directement à la DSF par l'autorité contractante qui les reçoit la première. (Par exemple, si l'autorité contractante dans un bureau régional reçoit une obligation, elle doit l'acheminer directement à la DSF, et non pas à l'administration centrale.)

11. Les organisations du Ministère doivent acheminer les obligations nominatives et les obligations données en gage par courrier recommandé à la DSF (les directions doivent aussi procéder ainsi lorsqu'elles retournent des obligations au titulaire). Les obligations au porteur peuvent être acheminées par « paquet d'argent », par messagerie assurée, par service de voiture blindée ou par service de porteur assuré par le Ministère.

12. La protection maximale assurée par le bureau de poste pour l'envoi d'obligations au porteur par « paquet d'argent » est de 100 $; lorsqu'on utilise cette méthode, on devrait envisager une assurance supplémentaire adéquate. (Pour connaître les exigences relatives à l'étude et à la gestion des risques, les directions devraient consulter le Manuel du Conseil du Trésor intitulé « Matériel, Services et Gestion des risques ».)

13. La DSF est responsable de la bonne garde des obligations à coupons dont on lui confie la garde; elle doit en détacher les coupons échus et les remettre selon les instructions données par l'autorité contractante.

Annexe 7.5 : Propriété intellectuelle

(2005-06-10)

Tableau pour l'usage des modalités de propriété intellectuelle :

Conditions générales, conditions générales supplémentaire et clauses

Annexe 7.6: Exemples de lettres d'accompagnement

(2004-12-10)

Version 1 : À utiliser pour les marchés annoncés par l'entremise du SEAG

L'avis ci-joint décrit une occasion de marché publiée par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) pour laquelle on peut se procurer les documents par l'entremise MERX. Le SEAOG (MERX) est la seule source officielle dont on peut obtenir les documents d'invitation à soumissionner.

Il est donc important de contacter le SEAOG (MERX) pour commander une copie des documents d'invitation à soumissionner, si vous êtes intéressé à soumissionner. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne vous enverra pas une copie directement.

Le SEAOG (MERX) exige des frais pour ce service. Si vous êtes déjà un abonné payant du SEAOG (MERX), vous pouvez commander gratuitement des documents d'invitation à soumissionner en format de téléchargement électronique. Pour les documents sous d'autres formats, vous devrez payer les frais applicables pour chaque document que vous commandez. Si vous n'êtes pas un abonné du SEAOG (MERX), vous devrez payer une fois des frais d'utilisation pour commande de non-abonné pour chaque panier de commandes, au moment de commander un document d'invitation à soumissionner, plus le coût applicable du document. Le coût total du document d'invitation à soumissionner dépend de son format (p. ex. téléchargeable en PDF - gratuit, copie papier - frais de commande), de la taille du document (p. ex. nombre de pages, etc.) et de la méthode d'envoi que vous choisissez (téléchargement électronique, fax, courriel, ramassage, envoi régulier par la poste ou messagerie).

Pour savoir comment vous abonner au SEAOG (MERX) ou pour demander un document d'invitation à soumissionner, veuillez communiquer avec le centre d'appel téléphonique du SEAOG (MERX) au numéro 1-800-964-6379 ou visiter le site Web de MERX , ou appelez le 1-800-964-6379.

Pour plus de renseignements sur l'avis ci-joint d'occasion de marché, contactez l'agent de négociations des contrats dont le nom est indiqué

Version 2 : À utiliser pour les achats annoncés par d'autres moyens que le SEAOG

L'avis ci-joint décrit une occasion de marché publiée par TPSGC. Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette occasion de marché ou pour commander les documents d'invitation à soumissionner, communiquez avec l'agent de négociation des contrats dont le nom figure dans le présent avis.

Annexe 7.7: Préparation d'une demande de contrat

(2003-12-12)

Pour l'approbation du Sous-ministre ou du Ministre, les demandes de contrat peuvent être présentées soit en français, soit en anglais. Cependant, les présentations faites au Conseil du Trésor (CT) doivent être sous forme bilingue, côte à côte.

Partie 1 - Données de soumission

Demande de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1

Les éléments principaux d'une demande de contrat que l'autorité contractante doit connaître comprennent les suivants :

1. le besoin et son utilisation finale;
2. le fournisseur et les critères de sélection;
3. le coût, la base de paiement et les mouvements de trésorerie.

La préparation de la Partie 1 doit se concentrer sur ces éléments principaux généraux. Ce qui suit fournit des considérations additionnelles que l'on devrait transmettre à l'autorité contractante le cas échéant.

1. Attention prioritaire

Si une considération prioritaire est demandée en raison des exigences de livraison ou pour toute autre raison, notamment l'expiration de la validité des prix, indiquer les conséquences de ne pas respecter la date d'expiration.

2. Objet

Préciser s'il s'agit d'une demande d'Autorisation de conclure un contrat ou d'une Autorisation de s'approvisionner en vertu d'une offre permanente.

3. Proposition

1. Indiquer la mesure proposée (par ex. : Conclure un marché avec; recours à des offres à commandes). Identifier l'entrepreneur en indiquant sa raison sociale ainsi que son adresse (par ex., la cité, la ville ou le village, la province, le pays si c'est un autre que le Canada). Décrire brièvement les biens et services fournis et leur utilisation finale. On devrait indiquer les numéros de pièces et de spécifications dans la Partie 2 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2 seulement. Indiquer le point de livraison (par ex., la cité, la ville, etc.). S'il y a plusieurs points de livraison, inscrire la mention « Livraison à diverses destinations », sans les énumérer dans cette section. Renvoyer à une annexe.
2. Indiquer toute dérogation proposée aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT.
3. Lorsque certaines conditions ou certaines dérogations aux politiques ministérielles sont recommandées dans une demande de contrat, ce qui impose une obligation financière pour la Couronne, solliciter l'autorisation relative à l'obligation financière dans cette section et, dans la section Remarques, expliquer pourquoi il est recommandé que la Couronne accepte la responsabilité dans ce cas.
4. Si certains paiements anticipés sont envisagés, il faut le préciser dans cette section et en décrire la nature à la rubrique Base de paiement.
5. S'il y a une option à exercer par la Couronne avant une date précise, et que le mode d'établissement des prix est connu ou que la formule d'établissement des prix est convenue et les fonds pour l'option sont disponibles (ou prévus devenir disponibles à l'avenir), demander l'approbation dans cette section, pour la levée d'option. Sous la rubrique Base de paiement, indiquer le mode d'établissement des prix de l'option ou la formule d'établissement des prix et la date finale pour l'exercice de l'option.
6. Indiquer dans un paragraphe distinct la date à laquelle l'approbation d'un montant estimatif supplémentaire est requise, de sorte que des dispositions puissent être prises en prévision des travaux non inscrits au programme, notamment des tâches supplémentaires, des modifications techniques ou une échelle mobile de prix.
7. Dans le cas d'un contrat proposé pour une durée ou une période déterminée seulement, ou dans le cas d'une offre permanente proposée, indiquer si la date d'expiration s'applique à la commande ou à la livraison.

4. Coût

1. Indiquer le coût total estimatif, la taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, que doit supporter l'État pour l'exécution du contrat proposé. Lorsque le prix doit être payé en devises étrangères, il faut indiquer entre parenthèses le montant équivalent estimatif en dollars canadiens d'après le taux de conversion en cours à ce moment. Indiquer la source de financement ( crédit, et numéro de la demande) et indiquer le ministère ou l'organisme responsable de la certification. Dans le cas des offres permanentes pour lesquelles il n'y a pas de financement de prévu, indiquer que le montant est imputable au ministère ou au client.
2. Le « coût total estimatif » mentionné à la première ligne du paragraphe précédent désigne le montant total, TPS/TVH incluse, payable à l'entrepreneur aux termes du contrat, dont le paiement de l'ensemble des fournitures ou services, plus toutes options pour lesquelles les fonds sont disponibles (ou prévus devenir disponibles à l'avenir) et tout montant estimatif supplémentaire applicable aux modifications ultérieures prévisibles portant sur les travaux non prévus au programme, etc., pour lequel une approbation est demandée.
3. Inclure un calendrier des mouvements de trésorerie et fournir la distribution (par année) des fonds que l'on prévoit débourser pendant la durée du contrat.

5. Base de paiement

a) Dresser un résumé de tous les facteurs ayant une incidence sur l'achat proposé, notamment (les détails des éléments de coût principaux devraient être renvoyés en annexe) :

(i) le prix à payer;

(ii) la méthode d'établissement des prix :

• prix de lot ferme,
• prix unitaire ferme,
• prix indicatif, prix plafond et formules de rémunération avec prime d'incitation,
• prix indicatif et formules de rémunération avec prime d'incitation, sans prix plafond,
• tarif horaire fixe, ou
• prix à négocier - inclure une formule servant à déterminer la base de paiement ferme ou expliquer pourquoi il est impossible d'inclure une formule, et pourquoi le prix à négocier n'est pas un prix plafond, le cas échéant;

(iii) les clauses de vérification ou de contrôle;

(iv) les droits de douane;

(v) la taxe sur les produits et services :

• comprise,
• en sus,
• exonérés ou détaxés (indiquer la raison de l'exonération); ou
• ne s'applique pas;

(vi) les autres taxes;

(vii) les conditions de livraison, par exemple :

• FAB (franco à bord) destination,
• FAS (franco le long du navire),
• FAF (franco le long de l'avion),
• FAB transporteur public, usine de l'entrepreneur,
• CAF (coût, assurances, fret);

(viii) les clauses d'échelle mobile relatives au cours du change, s'il y a lieu. Indiquer le montant des devises étrangères qui est assujetti à l'échelle mobile et toute condition spéciale;

(xi) toutes les autres dispositions relatives à l'échelle mobile, sauf celles prévues dans les Conditions générales, qui font partie du contrat (par ex., la taxe de vente, la taxe d'accise, les droits de douane);

(xii) l'option : le mode ou la formule d'établissement des prix, plus la date finale prévue pour la levée d'option.

b) Mentionner toute exigence relative au versement d'avances.

c) Indiquer la base de paiement proposée pour tout travail non prévu (mentionné dans la rubrique Proposition et prévu dans la rubrique Coût, à titre de montant estimatif).

d) S'il y a un grand nombre d'articles ou de destinations, il faut inscrire l'énoncé suivant à la rubrique Base de paiement : « Les prix unitaires (ou de lot) au total de ________ $, taxe de vente ________, FAB _______________, tel qu'indiqué en détails à l'annexe ci-jointe ou dans une annexe jointe au contrat proposé. »

6. Remarques

S'assurer que le choix du fournisseur et le prix sont convenablement justifiés à l'aide des critères ci-dessous :

1. Indiquer combien de fournisseurs ont été invités à soumissionner et la méthode adoptée pour les invitations à soumissionner. Indiquer le nombre de soumissions reçues et la position relative du soumissionnaire recommandé en ce qui touche le prix, par ex., « le soumissionnaire le moins-disant est recommandé ».
2. Si l'offre recommandée n'est pas l'offre recevable la plus basse, expliquer clairement pourquoi toute autre offre moins élevée n'est pas acceptable.
3. Si une offre est jugée irrecevable parce qu'elle ne répond pas aux exigences obligatoire de l'invitation à soumissionner, mais dont le prix est moins élevé que la soumission recevable la plus basse, énoncer brièvement les principales insuffisances.
4. Si deux offres comportent un prix identique et que l'on recommande d'accepter une des deux, indiquer les critères qui ont présidé à ce choix.
5. Si l'invitation à soumissionner n'a pas été effectuée en régime de concurrence, indiquer les raisons qui expliquent le choix effectué. Dans le cas où il n'y a pas eu concurrence, indiquer quelle certification des prix a été obtenue et expliquer pourquoi le prix est jugé juste et raisonnable. Inclure un bref résumé de la Partie 2, Section F2, « Prix précédents », du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2.
6. Si des dérogations aux politiques contractuelles du Cabinet ou du CT sont recommandées, présenter les opinions exprimées par les directions fonctionnelles intéressées, en précisant les conséquences financières ou autres, et donner les raisons d'une telle recommandation. Dans la mesure du possible, exprimer en termes financiers les obligations prévues pour la Couronne.
7. S'il y a dérogation aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Organisation mondiale du commerce - Accord sur les marchés publics, de l'Accord Canada - Corée sur les achats de matériel de télécommunication, ou de l'Accord sur le commerce intérieur, donner les motifs pour lesquels la dérogation est recommandée.
8. Si on demande d'approuver un montant estimatif pour les travaux supplémentaires imprévus, les modifications techniques ou l'échelle mobile de prix, tel qu'il a été indiqué initialement à la rubrique Proposition, estimé à la rubrique Coût et justifié à la rubrique Base de paiement, indiquer les motifs à l'appui dans cette section.
9. Décrire les options dans la présente section, y compris les critères qui seront utilisés pour déterminer le choix d'option.
10. Si le contrat proposé est d'une valeur supérieure à deux millions de dollars en biens et en services ou de n'importe quelle valeur lorsque les retombées socio-économiques sont jugées importantes, inclure une section portant sur les aspects socio-économiques, y compris toutes les questions touchant le financement. Annexer les recommandations du comité de gestion ad hoc ou du Comité d'examen des acquisitions.
11. Lorsque l'on recommande le versement de paiements anticipés, expliquer pourquoi et indiquer les avantages qui en découlent pour la Couronne.
12. Inclure une déclaration relative à la teneur en éléments canadiens et à la création ou au maintien d'emplois au Canada ainsi qu'une indication de l'endroit où ces emplois seront créés.
13. Décrire brièvement la formule utilisée pour le calcul de la marge bénéficiaire.
14. Préciser les dates marquant le début et l'achèvement des livraisons prévues dans l'offre dont l'acceptation est recommandée. Ne pas inclure tous les détails de livraison.
15. Dans la mesure du possible, indiquer le numéro du CT qui sanctionne l'approbation du programme du ministère client.
16. Les offres exigeant l'approbation du CT doivent préciser que l'entrepreneur proposé se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux en matière d'équité d'emploi. Il est recommandé que l'agent de négociation des contrats vérifie le numéro d'attestation en le comparant au numéro inscrit pour ce soumissionnaire dans la Liste des employeurs certifiés . (Remarque : Les employés du gouvernement fédéral sont les seuls à pouvoir accéder à ce site).

7. Certifications

1. Pour les présentations au CT, indiquer qu'une déclaration du chargé de projet selon laquelle l'estimation actuelle du coût total d'exécution du projet ne dépasse pas le budget approuvé à cette fin, que l'identification par le chargé de projet de la source de financement qui permettra de répondre aux besoins, si le prix contractuel pour un élément particulier dépasse le coût estimatif prévu à ce poste dans le budget du projet, et qu'une attestation par le chargé de projet selon laquelle il est d'accord avec la présentation ont été reçues. Ne pas joindre les certifications. Quoique TPSGC est seul responsable pour demander au CT d'approuver le contrat, quand une certification ne peut être obtenue ou quand le ministère client fournit une certification conditionnelle, indiquer les opinions divergentes dans la présentation.
   
   Nota : Lorsqu'on sollicite une approbation pour exercer des options pour lesquelles des fonds n'ont pas encore été prévus, le chargé de projet doit certifier qu'il est d'accord avec la présentation et doit déclarer que le coût total estimatif du besoin complet ne dépasse pas le budget du projet, y compris les options pour lesquelles des fonds n'ont pas encore été prévus.
2. Lorsqu'on sollicite une approbation rétroactive d'un contrat pour des travaux déjà entrepris, quelle qu'en soit la raison, il faut joindre une attestation du ministère client selon laquelle le ministre intéressé a permis que les travaux soient entrepris avant que l'approbation du CT n'ait été reçue.

8. Date d'échéance

Mentionner la date d'échéance de l'offre.

Nota : S'il y a véritablement urgence, celle-ci doit être signalée en première page de la demande de contrat, dans le paragraphe ATTENTION PRIORITAIRE.

Partie 2 - Données complémentaires

Demande de contrat - formulaire PWGSC-TPSGC 1151-2

Cette partie doit fournir tous les renseignements à l'appui demandés sur la formule. La Partie 2 comprend deux pages, qui doivent toutes deux être remplies. Dans la mesure du possible, on ne doit pas répéter dans la Partie 2 les renseignements donnés dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1. Il faut surveiller en particulier les points traités dans les lignes qui suivent.

Section A - Détails de la demande de contrat ou de la commande

1. Lorsque le contrat proposé dont on sollicite l'approbation n'indique pas toutes les fournitures ou tous les services demandés par le client et que la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 n'a pas précisé ce point clairement, énumérer brièvement, pour la gouverne du fondé de pouvoir d'approbation, le nombre total des articles inscrits sur la demande et le nombre inscrit dans le contrat proposé. Si l'explication est trop longue, renvoyer à l'annexe ou au document versé au dossier qui contient toutes les précisions utiles.

2. Si les fournitures ou services demandés sont les mêmes que ceux du fournisseur proposé, que l'on recommande d'accepter, les décrire dans cette section ou faire référence aux spécifications des travaux.

3. Lorsque les fonds disponibles sont inférieurs au coût estimatif du contrat et qu'on se prévaut du droit de TPSGC d'engager des dépenses supplémentaires, il faut l'indiquer dans la Section A.

Section B - Conditions spéciales non spécifiées à la 1^ère partie

1. Signaler toute condition spéciale pouvant influer sur le contrat proposé qui n'est pas indiquée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1, par exemple, la garantie financière, les redevances, etc. Vérifier la conformité avec les politiques suivantes (certains secteurs ou régions préféreront traiter de ces politiques à la Section F, également acceptable) :

1. sanctions internationales,
2. Programme d'équité en matière d'emploi (indiquer le no de certificat), et
3. conflit d'intérêts.

2. Il n'est pas nécessaire de mentionner les clauses d'échelle mobile normales contenues dans les Conditions générales.

Section C - Livraison

Énoncer les exigences en matière de livraison telles qu'elles sont précisées par le client et promises par le fournisseur, ainsi que l'acceptabilité du délai de livraison s'il n'est pas conforme à la livraison précisée.

Section D - Type de contrat

Indiquer le type de document contractuel, p. ex. « Votre offre est acceptée »;« Nous vous demandons »; « Offre à commandes »; « Votre proposition est acceptée »; « Accord formel ».

Section E - Soumissions reçues

S'il y a eu un dépouillement public des soumissions, l'indiquer dans la Section E.

Section F - Motifs de la recommandation

F1 Justification de prix pour les cas négociés

S'il n'y a pas eu mise en concurrence, indiquer la certification des prix qui a été obtenue, si celle-ci n'a pas été mentionnée dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1. Indiquer les raisons pour lesquelles les divers éléments de prix sont jugés justes et équitables. Justifier l'élément de bénéfice ou de majoration qui est recommandé.

F2 - Prix précédents

Donner des précisions sur les prix précédents pour des contrats négociés, lorsque ces prix sont connus, y compris le pourcentage de majoration ou de réduction, et donner une explication de toute majoration importante. Fournir également ces renseignements pour des contrats attribués en régime de concurrence, à moins que le nombre des articles de faible valeur rende la comparaison trop complexe pour servir une fin utile.

F3 - Discordances éventuelles entre l'invitation à soumissionner et la soumission recommandée

Lorsqu'il existe des discordances entre l'invitation à soumissionner et la soumission recommandée, les préciser et concilier les montants.

F4 - Justification des dérogations aux politiques ministérielles, modification ou suppression de certaines clauses des Conditions générales et supplémentaires

Justifier les dérogations à la politique du Ministère dans cette Section.

F5 - Acceptation des fournitures si elles ne répondent pas aux spécifications

Indiquer pourquoi l'on accepte les fournitures même si elles ne sont pas conformes aux spécifications.

F6 - Mode de paiement

1. Donner une description complète des modes de paiements. Si des acomptes sont proposés, donner une description complète y compris toute retenue de garantie.

Nota : S'il y a de nombreux articles et que les prix des articles et les prix unitaires ne sont pas indiqués dans la Partie 1 du formulaire PWGSC-TPSGC 1151-1 ou dans une annexe à la Partie 1, mentionnez dans la Section F le document particulier du dossier qui contient ces renseignements.

2. Les autres données, le cas échéant, devraient être fournies à la section F; par exemple :

1. Joindre la liste des fournisseurs qui ont été invités à soumissionner et leur titre légal.
2. Joindre l'opinion de l'agent financier sur l'état financier du fournisseur.
3. Joindre l'opinion du Contentieux sur la nature légale de l'affaire et de la présentation du contrat, y compris l'uniformité avec le contrat.
4. Si ce n'est déjà fait à la section B, évaluer la conformité de l'entrepreneur en ce qui a trait
   • aux sanctions internationales;
   • au Programme d'équité en matière d'emploi (indiquer le no de certificat);
   • aux dispositions sur les conflits d'intérêts.

Annexe 7.8: Détermination de la teneur canadienne de plusieurs produits et/ou services

(2001-05-25)

Il y a un appel de soumissions de TPSGC visant 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux, 100 radiateurs à accumulation, incluant entretien et réparation, 100 postes téléphoniques d'usagers, incluant entretien et réparation, et 100 sièges pivotants en métal.

Le soumissionnaire va fournir ce qui suit :

• des meubles en bois des types utilisés dans les bureaux, qui ont été importés non finis et qui ont subi une finition au Canada;
• des radiateurs à accumulation fabriqués grâce à de la main d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la réparation sont effectués par du personnel établi au Canada;
• des postes téléphoniques d'usagers fabriqués grâce à de la main d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la réparation sont effectués par du personnel établi aux États-Unis;
• des sièges pivotants en métal fabriqués grâce à de la main d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées.

Voici le prix des produits et services offerts dans la soumission :

Détermination de l'origine canadienne des produits et services (aux termes du chapitre 4, Règles d'origine, de l'ALENA (Possibilité de se reporter à l'annexe 5.5 , Règles de détermination de l'origine)

Meubles en bois des types utilisés dans les bureaux :

Des meubles en bois des types utilisés dans les bureaux (SH 9403.30) ont été importés non finis et ont été finis au Canada. Le produit ultime (meubles en bois finis des types utilisés dans les bureaux) est classé en vertu de la même sous-position (SH 9403.30) que le produit fini.

Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 9403.30 (meubles en bois des types utilisés dans les bureaux) exigent le passage d'un autre chapitre ou de la sous-position 9403.90 visant les parties, pourvu qu'il y ait une teneur en valeur régionale suffisante. Ces règles ne sont pas respectées.

Par conséquent, les meubles en bois des types utilisés dans les bureaux sont considérés comme non canadiens.

Radiateurs à accumulation

Les radiateurs à accumulation (SH 8516.21) ont été fabriqués grâce à de la main-d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées (SH 8516.90).

Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 8516.21 (radiateurs à accumulation) autorisent le passage de la sous-position 8516.90, pourvu qu'il y ait une teneur en valeur régionale d'au moins 60 p. 100, lorsque la méthode de la valeur transactionnelle est utilisée, ou de 50 p. 100, lorsque la méthode du coût net est utilisée.

Une fois le calcul effectué, on constate que la teneur en valeur régionale est de 65 p. 100 au moyen de la méthode de la valeur transactionnelle.

Par conséquent, les radiateurs à accumulation sont considérés comme canadiens.

Postes téléphoniques pour usagers

Les postes téléphoniques pour usagers (SH 8517.11) ont été fabriqués grâce à de la main-d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des tubes en matières plastiques importés (SH3917).

Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 8517.11 (postes téléphoniques pour usagers) exigent le passage à la sous-position 8517.11 de n'importe quelle sous-position, sauf 8517.90.11, 8517.90.12, 8517.90.13, 8517.90.14 ou 8517.90.41.

Par conséquent, les postes téléphoniques pour usagers sont considérés comme canadiens.

Sièges pivotants en métal :

Les sièges pivotants en métal (SH 9401.30) ont été fabriqués grâce à de la main-d'oeuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées (SH 9401.90).

Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la sous-position SH 9401.30 (sièges pivotants en métal) autorisent le passage de la sous-position 9401.90, pourvu qu'il y ait une teneur en valeur régionale d'au moins 60 p. 100, lorsque la méthode de la valeur transactionnelle est utilisée, ou de 50 p. 100, lorsque la méthode du coût net est utilisée.

Une fois le calcul effectué, on constate que la teneur en valeur régionale est de 37 p. 100 au moyen de la méthode de la valeur transactionnelle.

Par conséquent, les sièges pivotants en métal sont considérés comme non canadiens.

Entretien et réparation des postes téléphoniques :

L'entretien et la réparation des postes téléphoniques sont effectués par des employés établis aux États-Unis. Par conséquent, ces services sont considérés comme non canadiens.

Entretien et réparation des radiateurs à accumulation :

L'entretien et la réparation des radiateurs à accumulation sont effectués par des employés établis au Canada. Par conséquent, ces services sont considérés comme canadiens.

Calcul du pourcentage du prix de la soumission considérée canadienne

Pourcentage du prix de la soumission que représentent les produits et services canadiens : 30 000 $ / 48 500 $ ' 62 p. 100

Conclusion

Le soumissionnaire n'a pas satisfait à l'exigence concernant la teneur canadienne, selon laquelle « pas moins de 80 p. 100 du prix de la soumission représente des biens et des services canadiens ».