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| Page précédente | Table des matières | Page suivante | Document de référence : Le registre public1. IntroductionLe présent guide de référence décrit la façon de procéder pour tenir, conformément à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (la Loi), un registre public pour chacun des projets. Le guide de référence :
Le guide de référence est destiné à venir en aide aux praticiens d'évaluations environnementales (ÉE) et à d'autres responsables de la préparation, de l'examen et de la gestion des documents relatifs aux ÉE effectuées en vertu de la Loi. Le Manuel de l'utilisateur du Répertoire des évaluations environnementales fédérales (en cours de préparation) fournit des renseignements techniques sur la tenue du registre public, notamment des listes détaillées des besoins en information et des instructions «pratiques» sur l'utilisation de logiciels relatifs au registre public. Il convient de considérer le présent guide de référence non pas comme un texte figé, mais comme un document évolutif. À mesure que se perfectionnera l'exécution d'ÉE en vertu de la Loi, il sera peut-être nécessaire de procéder à des mises à jour et des révisions des renseignements contenus dans le présent guide. Les suggestions à cet égard devraient être adressées au : Directeur Développement du processus Politiques et affaires réglementaires Agence canadienne d'évaluation environnementale 200 blvd Sacré-Coeur, 14ième étage Hull (Québec) K1A 0H3 2. Le registre public et la Loi Canadienne sur l'évaluation environnementale2.1 Le conceptLa Loi repose en grande partie sur le principe de la participation du public :
Pour réaliser cet objectif, la Loi prévoit que les renseignements sur lesquels sont fondées les ÉE soient mis à la disposition du public au moyen d'un registre public. 2.2 Obligations générales des autorités responsablesLa Loi impose deux obligations principales aux autorités responsables relativement au registre public (par. 55(1)) :
Un registre public doit être tenu pour chacun des projets évalués, que ce soit par un examen préalable, une étude approfondie, un examen par une commission ou une médiation. La tenue du registre public pendant toute la durée de l'ÉE d'un projet incombe à l'AR. (Toutefois, des dispositions administratives sont prévues dans le cas où un projet est renvoyé à un médiateur ou une commission; le registre est alors tenu par l'Agence pendant la période comprise entre la date du renvoi et la date à laquelle le médiateur ou la commission présente son rapport au ministre de l'Environnement et à l'AR.) La section 4 du présent guide fournit des lignes directrices aux AR sur la manière de remplir ces obligations. 3. Le cadre du registre publicL'Agence a établi un cadre à l'intérieur duquel toutes les AR peuvent remplir leurs obligations relativement au registre public. Ce cadre vise à donner à tous les Canadiens accès à des renseignements complets sur les ÉE effectuées en vertu de la Loi. De plus, il garantira l'uniformité au sein de la fonction publique fédérale et permettra aux AR de tenir le registre public d'une manière efficace et pratique, qui augmente le moins possible leur charge de travail. Ce cadre comporte trois volets :
3.1 Avantages pour l'ARLe cadre du registre public établi par l'Agence et utilisé chaque fois qu'une ÉE est effectuée en vertu de la Loi présente plusieurs grands avantages pour les AR :
Les améliorations qui seront apportées à la marche à suivre et au logiciel du cadre seront fondées sur des consultations permanentes entre l'Agence et les AR. 3.2 Index des ÉE fédéralesL'index des ÉE fédérales est une liste électronique de toutes les ÉE effectuées par toutes les AR en vertu de la Loi. Il contient des renseignements (qui, quoi, quand, où et pourquoi) sur toutes les ÉE fédérales et fournit les noms de personnes-ressources pour l'obtention d'un complément d'information sur les ÉE et de documents connexes. L'AR (ou, lorsqu'il y a plusieurs AR, celle qui a été désignée) est responsable de la collecte et de l'introduction des renseignements dans la base de données et du transfert électronique des renseignements à l'Agence chaque mois. (Le Manuel de l'utilisateur du registre public (en cours de préparation) donne des précisions techniques sur ces tâches.) Une ÉE est inscrite dans l'index dès son commencement jusqu'à l'achèvement de tout programme de suivi. Les renseignements sur les ÉE terminées sont automatiquement archivés dans un endroit distinct de l'index. (Ces données historiques constituent une source d'information importante pour l'Agence lorsqu'elle remplit les obligations de surveillance du processus fédéral d'évaluation environnementale et d'établissement de rapports à ce sujet en vertu de la Loi.) L'Agence tient l'index et le met à jour. Parmi les tâches qui lui incombent, il y a notamment celles-ci :
L'index procure des avantages importants au public :
3.2 Index des ÉE fédéralesL'index des ÉE fédérales est une liste électronique de toutes les ÉE effectuées par toutes les AR en vertu de la Loi. Il contient des renseignements (qui, quoi, quand, où et pourquoi) sur toutes les ÉE fédérales et fournit les noms de personnes-ressources pour l'obtention d'un complément d'information sur les ÉE et de documents connexes. L'AR (ou, lorsqu'il y a plusieurs AR, celle qui a été désignée) est responsable de la collecte et de l'introduction des renseignements dans la base de données et du transfert électronique des renseignements à l'Agence chaque mois. (Le Manuel de l'utilisateur du registre public (en cours de préparation) donne des précisions techniques sur ces tâches.) Une ÉE est inscrite dans l'index dès son commencement jusqu'à l'achèvement de tout programme de suivi. Les renseignements sur les ÉE terminées sont automatiquement archivés dans un endroit distinct de l'index. (Ces données historiques constituent une source d'information importante pour l'Agence lorsqu'elle remplit les obligations de surveillance du processus fédéral d'évaluation environnementale et d'établissement de rapports à ce sujet en vertu de la Loi.) L'Agence tient l'index et le met à jour. Parmi les tâches qui lui incombent, il y a notamment celles-ci :
L'index procure des avantages importants au public : 3.3 Listes de documents de l'ARLa liste de tous les documents qui portent sur chacune des ÉE effectuées en vertu de la Loi est le deuxième volet du cadre du registre public. Chaque AR tient une liste pour chacune de ses ÉE. (Cette liste est tenue par l'Agence si le projet fait l'objet d'un examen public.) Pour chaque document consigné au registre public, l'AR devrait conserver les renseignements suivants :
L'AR peut conserver ses listes de documents sur support électronique (au moyen du logiciel de l'index des ÉE fédérales) ou sur papier. Les demandes du public pour obtenir les listes de documents de l'AR et des documents connexes seront adressées à la personne-ressource dont le nom figure dans l'index des ÉE fédérales. Cette personne-ressource devrait être en mesure d'avoir accès à toutes les listes pertinentes de documents de l'AR. Les AR sont libres de choisir la façon la plus économique et pratique d'atteindre cet objectif conformément aux principes de commodité et de faible coût (ou de coût nul). 3.4 Documents de l'ÉELe troisième volet du cadre du registre public est constitué des documents de l'ÉE produits, recueillis ou reçus par l'AR relativement à une ÉE. L'AR doit gérer les documents de l'ÉE conformément à la politique et aux formalités du Conseil du Trésor sur la gestion du fonds documentaire fédéral, et les archiver conformément à la Loi sur les Archives nationales du Canada. La section 4 du présent guide fournit des conseils sur la gestion des documents consignés au registre public. 4. Lignes directrices pour les autorités responsablesLa présente section fournit des conseils aux AR sur la marche à suivre pour remplir les obligations concernant le registre public que leur impose la Loi dans cinq secteurs clés :
4.1 Coordination avec d'autres ARLe même projet peut relever de deux ou plusieurs AR. Pour s'assurer qu'une seule ÉE est effectuée pour chaque projet, au lieu que chaque AR effectue sa propre ÉE, l'une des AR pourrait être désignée comme l'AR responsable, ou les AR pourraient coordonner leur évaluation en formant une équipe ou un groupe de travail. Les obligations relativement au registre public devraient aussi être clarifiées dans cette optique générale de coordination. Deux principes devraient guider les AR :
Les AR devraient s'assurer que chaque ÉE n'est inscrite qu'une fois dans l'index des ÉE fédérales afin d'éviter le chevauchement des efforts et la confusion parmi les personnes qui demandent des documents. Les AR devraient déterminer ensemble les formalités les plus efficaces pour coordonner cette responsabilité pendant la durée de l'ÉE.
De même, les AR devraient s'entendre sur un point de contact unique pour le traitement des demandes de communication de documents émanant du public. Dans la plupart des cas, les membres du public vont s'adresser à la personne-ressource dont le nom figure dans l'index des ÉE fédérales. Cette personne-ressource devrait clarifier et confirmer les documents que l'auteur de la demande veut recevoir, puisfaire le nécessaire pour les obtenir des AR compétentes et les envoyer à l'intéressé. Cette façon de procéder sera efficace uniquement si la personne-ressource a aisément accès aux listes de documents tenues par les autres AR. Les membres du public ne devraient pas être dirigés vers d'autres personnes-ressources dans d'autres ministères. 4.2 Épuration des documents en vue de leur divulgationLa Loi oblige l'AR qui effectue une ÉE à établir et tenir un registre public des documents concernant l'évaluation. L'objet du registre est de garantir au public un accès facile à ces renseignements. Comme le registre ne peut contenir que des documents accessibles au public, l'AR doit déterminer le caractère public de chaque document avant de le consigner au registre. Documents produits par l'AR Pour bon nombre d'ÉE, les documents les plus courants qui devront être consignés au registre public sont ceux qui sont produits par l'AR ou à sa demande. En tant que source de ces documents, l'AR a la possibilité de simplifier considérablement les formalités d'épuration des documents et de réduire le temps et les efforts que cette tâche pourrait normalement exiger. En s'assurant que des facteurs clés sont pris en considération avant la production d'un document, l'AR peut se soustraire aux huit formalités d'épuration postérieures à la production du document. Le facteur le plus important à cet égard consiste à savoir si les documents produits contiennent des renseignements qui doivent être exclus du registre public (comme des documents du Cabinet ou des secrets industriels). Les documents qui ne contiennent aucun renseignement protégé doivent être consignés intégralement au registre public. Ceux qui en contiennent doivent quand même être consignés, mais les renseignements protégés doivent être retranchés. (Un document sera complètement exclu du registre public uniquement si le prélèvement des renseignement protégés le rend incompréhensible.) Afin de diminuer la charge de travail qu'entraîne l'épuration des documents, l'AR devrait s'assurer que les personnes chargées de produire des documents d'ÉE en son nom sont au courant des exceptions afin que la question de l'application des formalités d'épuration ne se pose jamais. (Voir les étapes 5 et 6 ci-après pour obtenir des précisions sur les catégories de renseignements protégés.) Même cette considération va complètement de soi pour les AR qui produisent des documents. Ainsi, aucune AR n'inclurait sciemment dans ses documents d'ÉE des secrets industriels, des documents du Cabinet ou des renseignements portant sur la sécurité nationale ou des enquêtes criminelles. Il s'agit simplement d'incorporer ces exceptions dans les modalités de fonctionnement des AR pendant l'exécution d'une ÉE. Les formalités détaillées exposées ci-après peuvent guider les AR qui souhaitent acquérir cette capacité de prédétermination intégrée relativement aux documents qu'elles produisent. Les formalités demeurent toutefois valables pour tous les documents relatifs à une ÉE, qu'ils aient ou non été produits par les AR. En cas de doute sur l'opportunité de consigner un document au registre public, l'AR devrait se reporter aux formalités détaillées ou demander conseil au spécialiste de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ou aux services juridiques. Formalités d'épuration proposées Les formalités proposées pour l'épuration des documents comprennent six étapes. La réponse affirmative ou négative donnée à chaque étape permet à l'AR de déterminer si elle devrait passer à l'étape suivante, ou si un document précis est visé par une exception. Les formalités s'appliquent, à quelques différences près, à tous les documents relatifs à une ÉE, qu'ils aient été produits, recueillis ou reçus.
S'agit-il d'un document relatif à une ÉE? L'AR doit d'abord déterminer si le document a été produit, reçu ou recueilli relativement à une ÉE effectuée en vertu de la Loi.
Le document devrait-il être retourné à l'expéditeur? L'AR doit ensuite déterminer s'il y a une raison de renvoyer le document àl'expéditeur. À titre d'exemple, une personne a soumis un document et demandé qu'il ne soit pas rendu public. Dans un cas pareil, l'AR ne doit pas prendre le contrôle du document (en le reproduisant ou en le plaçant dans un dossier, par exemple) et doit immédiatement le retourner à l'expéditeur.
S'agit-il d'un document au sens de la Loi? À l'étape 3, l'AR doit déterminer si le document est un document au sens de la Loi. Aux termes de la Loi, un document s'entend notamment de :
Il s'agit d'une définition générale qui englobe tout ce qui peut être reçu et reproduit. Par contre, ce terme ne s'applique pas à des échantillons d'animaux, de poissons, de plantes ou d'insectes morts ou vivants, ou à des parties de ceux-ci. De plus, il ne s'applique pas à des échantillons d'eau, de boue, de roches ou de minéraux, entre autres choses. Sont cependant considérés comme des documents les résultats d'essais ou d'analyses effectués sur ces choses.
Le document a-t-il déjà été rendu public? Un document doit être consigné au registre public s'il a déjà été mis à la disposition du public d'une manière ou d'une autre. À titre d'exemple, il y a les communiqués officiels, les publications gouvernementales postées directement au public ou mises à sa disposition dans des endroits comme les bureaux de poste, les centres d'emploi du Canada et les bibliothèques publiques, les publications commerciales et les publications déposées auprès d'une institution publique comme la Bibliothèque nationale ou les Archives nationales. Un document peut être mis à la disposition du public sous plusieurs formes, parexemple un livre, un magazine ou une brochure, une bande sonore ou vidéo, une base de données ou une microfiche.
Le document contient-il des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine? À l'étape 5, l'AR doit déterminer si le document contient des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. (Ces documents devraient normalement faire partie des documents produits par les AR plutôt qu'être soumis par une autre partie.) Les documents qui appartiennent à cette catégorie comprennent :
Le document contient-il des renseignements qui doivent être protégés? À l'instar de la LAI, la Loi interdit à l'AR de communiquer certains documents au moyen du registre public et autorise également l'AR à refuser de consigner tout ou partie d'un document au registre public dans certaines circonstances. Une AR peut estimer qu'il est dans l'intérêt public de communiquer certains renseignements qui seraient normalement protégés parce qu'ils sont nécessaires à une participation efficace du public à l'ÉE. Dans un cas pareil, l'AR peut consignerces renseignements au registre public. Des conditions spéciales s'appliquent aux renseignements relatifs à un tiers (voir ci-dessous). Si une AR conclut qu'un document contient des renseignements qui doivent être protégés, elle doit tenter, dans la mesure du possible, de consigner au registre public les parties du document qui ne contiennent pas de renseignements protégés. L'AR retranche les renseignements qui ne peuvent être communiqués, puis vérifie si le texte a encore du sens. Dans l'affirmative, elle le consigne au registre public. Les quatorze catégories d'exceptions permises ou prescrites sont expliquées brièvement ci-après.
La LAI (et les par. 55(4) et 55(7) de la Loi) interdit à une AR de communiquer des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui sont de nature confidentielle et qui appartiennent à un tiers ou visent un tiers. S'agissant des registres publics, un tiers est une personne physique, une personne morale ou un groupe qui a fourni ce genre de renseignements à une institution fédérale à titre confidentiel. Ces renseignements comprendraient ceux fournis à des organismes fédéraux, par exemple une société d'État, qui pourraient normalement être soustraits à l'application de la Loi. Si le document contient des renseignements qui pourraient être considérés comme des renseignements relatifs à un tiers, l'AR devrait prendre les mesures prévues aux articles 27, 28 et 44 de la LAI. Elle devrait prendre les mêmes mesures si elle repère des renseignements relatifs à un tiers et détermine qu'il est dans l'intérêt public de les consigner au registre public parce qu'ils sont nécessaires à une participation efficace du public à l'ÉE.
L'AR doit empêcher la communication des documents qui remplissent les conditions suivantes :
Une AR ne peut consigner au registre public un document qui contient des renseignements sous quelque forme que ce soit sur un individu identifiable. Les renseignements personnels comprennent tout renseignement permettant d'établir l'identité d'un individu, notamment :
Dans certaines circonstances, ces renseignements comprendront d'autres particularités permettant d'établir l'identité d'un individu, comme l'écriture ou la mention de l'appartenance à un groupe ou une collectivité. Une AR peut consigner des renseignements personnels au registre public si :
Les renseignements personnels ne comprennent pas :
Une AR n'est pas tenue de consigner au registre public ses communications avec un avocat si elles ont été faites dans le but d'obtenir une opinion juridique. Le droit à la non-divulgation de ces documents appartient à l'AR et non à l'avocat, de sorte que l'AR peut décider de communiquer les documents si elle le désire. À titre d'exemple, une AR peut décider de consigner un document au registre public parce qu'il est dans l'intérêt public de le faire. Avant de renoncer au droit au secret, l'AR devrait consulter son avocat afin d'évaluer l'incidence de cette renonciation préalablement à la communication de l'opinion. Le fait de renoncer au secret dans un cas donné pourrait avoir des répercussions sur d'autres activités de l'AR ou sur d'autres institutions fédérales. Pour être visée par une exception, la communication doit s'inscrire dans un effort faitde bonne foi pour obtenir une opinion juridique, et être faite de façon confidentielle et dans le but de demeurer confidentielle. Tant que les conditions susmentionnées sont remplies, le poste ou le titre de la personne qui demande l'opinion juridique ne sont pas pertinents pour déterminer si la communication peut être refusée. Toutefois, une AR ne peut refuser de communiquer un document pour la seule raison qu'il a été transmis à un avocat : la communication doit remplir les conditions précitées. Par exemple, si un rapport environnemental a été préparé en vue d'obtenir une opinion juridique et a été traité comme un document confidentiel par l'autorité fédérale, le document devrait être protégé par le secret professionnel. Cependant, si ce document a été préparé pour d'autres raisons et a été envoyé à l'avocat à des fins d'information générale, il ne serait pas protégé par le secret.
Une AR ne peut consigner un document au registre public si l'entité qui a fourni les renseignements a stipulé que les renseignements confidentiels ne peuvent être communiqués en dehors des institutions fédérales qui ont besoin de les connaître. Ces renseignements comprennent notamment les renseignements obtenus :
L'AR peut communiquer les renseignements obtenus «à titre confidentiel» de ces gouvernements ou organismes si l'entité consent à la communication ou met elle-même les renseignements à la disposition du public.
Une AR peut refuser de consigner au registre public les documents qui contiennent des renseignements dont la divulgation pourrait porter préjudice aux affaires fédérales-provinciales. À titre d'exemple, il y a les renseignements sur les consultations ou les délibérations fédérales-provinciales et sur les orientations du gouvernement du Canada touchant la conduite des affaires fédérales-provinciales.
Une institution fédérale peut refuser de consigner au registre public un document qui contient des renseignements qui risqueraient de porter préjudice :
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui contient des renseignements :
Les exemptions ci-haut mentionnées s'appliquent si les renseignements ont été obtenus ou préparés par l'une ou l'autre des institutions énumérées à l'annexe I du Règlement sur l'accès à l'information :
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui contient des renseignements qui pourraient nuire à la sécurité des individus.
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui contientnotamment :
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui contient :
Cette catégorie ne s'applique pas aux documents qui contiennent l'exposé des motifs d'une décision de nature judiciaire ou quasi-judiciaire qui touche les droits d'une personne, ou le rapport établi par un consultant ou un conseiller à une époque où il n'appartenait pas au personnel d'une institution fédérale ou d'un ministre.
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui contient des renseignements relatifs à des méthodes ou des techniques utilisées pour effectuer des essais ou des vérifications, ou des détails sur des essais ou des vérifications qui seront effectués, si cette communication risque de nuire à l'utilisation ou aux résultats des essais ou des vérifications.
Une AR ne peut communiquer un document qui contient des renseignements dont la communication est restreinte ou interdite par une loi fédérale. Les lois en question sont énumérées à l'annexe II de la LAI et comprennent :
Une AR peut refuser de consigner au registre public un document qui sera publié par une institution fédérale dans les quatre-vingt-dix jours suivant la date à laquelle l'AR se propose de le consigner au registre public.
4.3 Recouvrement des coûtsLa présente section fournit des précisions aux AR sur la fixation du montant des droits exigibles, le cas échéant, pour fournir au public des exemplaires de documents consignés au registre public. Le barème des droits est calqué sur celui de la LAI. Principes Le barème des droits repose sur les principes suivants :
La marche à suivre pour déterminer si oui ou non des droits sont exigibles devrait être aussi simple et précise que possible pour éviter les divergences d'interprétation et garantir un traitement équitable aux personnes qui font une demande.
Les modalités de recouvrement des coûts devraient être uniformes dans toute la fonction publique fédérale.
Les lignes directrices sur le recouvrement des coûts ne devraient pas entraver l'accèsaux documents. Elles devraient cependant exercer un effet de dissuasion sur les personnes dont les demandes sont futiles, par trop générales ou mal orientées.
L'AR doit avoir reçu le montant des frais de reproduction (s'il y a lieu) avant de transmettre les documents.
Le montant à verser devrait se limiter aux coûts ordinaires raisonnables et ne comprendre que les frais directs de reproduction sur papier ou sur support électronique. Il n'y a pas lieu de recouvrer les frais indirects rattachés au fait de donner accès aux documents ni les frais rattachés à l'envoi des documents par la poste ou par d'autres moyens.
Aucun droit minimum ou maximum ne devrait être exigible pour la reproduction des documents. Les frais de reproduction qui ne dépassent pas 25 $ feront automatiquement l'objet d'une dispense.
Aucun droit ne devrait être exigible relativement aux documents préparés à des fins de consultation avec le public, durant la période de consultation.
Par souci de commodité et d'économie, il convient d'encourager la reproduction des documents sur support électronique. Marche à suivre La marche à suivre pour fixer le montant des droits exigibles relativement aux demandes de communication de documents consignés au registre public comprend trois étapes. Étape 1 : Déterminer si le document demandé fait l'objet d'une dispense Aucun droit n'est exigible pour obtenir un exemplaire d'un document préparé et communiqué au public à des fins de consultation, que ce soit pour obtenir les commentaires du public ou pour faciliter la participation de ce dernier à l'ÉE, durant la période de consultation. Ces documents comprennent :
Étape 2 : Fixer le montant des droits exigibles Le montant total des droits exigibles sera fonction du mode de présentation des documents demandés, que ce soit sur papier, sur microfiche ou sur support électronique. À titre d'exemple, il en coûterait 40 $ pour fournir deux cents pages de texte sur papier. Toutefois, le même nombre de pages pourrait facilement être reproduit sur une disquette pour la somme de 10 $ et pourrait donc être fourni gratuitement à l'auteur de la demande. Si la demande ne précise pas le mode de présentation désiré par son auteur, l'AR devrait se renseigner auprès de ce dernier. Le barème des droits pour les trois modes de présentation est le suivant : Support de papier/télécopie
Microfiche
Support électronique
Si le montant total des droits exigible est de 25 $ ou moins : Traiter la demande (voir la section 4.4). Si le montant total des droits exigibles est supérieur à 25 $ : Passer à l'étape 3. Étape 3 : Informer l'auteur de la demande des frais à payer, le cas échéant Si le montant total des frais de reproduction est supérieur à 25 $, l'AR devrait immédiatement en informer l'auteur de la demande. Dans la plupart des cas, et en particulier lorsqu'il s'agit d'une demande urgente, la communication devrait se faire par téléphone ou par télécopieur. L'AR devrait informer l'auteur de la demande du montant total à payer et du fait que sa demande ne peut être traitée que sur réception du montant intégral. 4.4 Réponse aux demandesLa présente section fournit des lignes directrices aux AR sur ce qu'est un échéancier raisonnable pour répondre aux demandes de communication de documents consignés au registre public. Principes Les lignes directrices sont fondées sur les principes suivants :
En temps normal, il devrait s'écouler moins de trente jours civils entre la demande d'un document et son envoi. La LAI dispose que la communication doit se faire dans les trente jours civils qui suivent la réception d'une demande. Ce délai peut être prorogé en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer, ou si les consultations nécessaires rendent impossible l'observation de ce délai. En vertu de la Loi, toutefois, l'accès à un document est établi à l'avance avant la réception d'une demande. Il n'est pas nécessaire d'inclure dans la période de traitement le temps consacré à l'examen de la question de savoir si l'accès doit être accordé, ou encore à la recherche d'un document.
Les délais devraient être flexibles afin de tenir compte des circonstances de chaque demande. Des délais plus longs peuvent être nécessaires lorsque les documents demandés sont longs ou nombreux. Des délais plus courts peuvent être nécessairesen raison d'une contrainte externe, par exemple une date limite pour la participation du public.
Il convient d'encourager la transmission électronique des documents. Ce principe appuie les objectifs qui sous-tendent la création du registre public, à savoir la rentabilité, la réduction au minimum de la charge de travail et l'utilisation efficace de la technologie. Lignes directrices Conformément au principe consistant à procéder par étapes, les lignes directrices suivantes se veulent flexibles et s'appliquent à court terme jusqu'à ce que les AR aient acquis une certaine expérience pour répondre aux demandes de communication émanant du public :
4.5 Obligations en matière de langues officiellesLa présente section énonce les conditions que l'AR doit remplir pour satisfaire aux exigences de la Loi sur les langues officielles (LLO) pendant qu'elle tient le registre public. Un document devant être consigné au registre public doit être traduit dans l'autre langue officielle uniquement si les trois conditions suivantes sont réunies :
Note : La nécessité de faire traduire un document dans une langue autre que le français ou l'anglais dépendra de l'emplacement du projet, et seule l'AR peut en décider en fonction des circonstances de chaque cas.
Premièrement, l'AR doit déterminer si le document a été préparé pour être communiqué au public. Le fait qu'un document précis puisse ultérieurement être demandé et examiné par le public ne veut pas forcément dire qu'il doit être traduit. L'élément important consiste à savoir si le document a été préparé dans un but de communication, de notification ou de consultation avec le public.
Seuls les documents consignés au registre public qui remplissent la condition 1 et émanent d'une AR peuvent devoir être traduits. Il s'agit de documents qui ont été préparés soit par l'AR elle-même, soit par un tiers sous l'autorité et la responsabilité de l'AR. Il n'est pas nécessaire de faire traduire les documents préparés par des tiers de façon indépendante.
L'emplacement du registre public d'une ÉE est considéré comme l'adresse de la principale personne-ressource pour l'obtention des documents (indiquée dans l'index des ÉE fédérales). Dans la plupart des cas, cet emplacement correspondra à l'endroit où l'ÉE est effectuée. Les documents qui remplissent les deux premières conditions susmentionnées ne doivent être traduits que si l'adresse est située dans une région désignée bilingue en vertu de la LLO. Les régions désignées bilingues comprennent :
Note : La LLO s'applique aussi aux communications entre l'AR et le public au sujet du registre public. En d'autres termes, tous les contacts ave le public sur des questions touchant le registre, comme les appels téléphoniques et la correspondance, doivent s'effectuer dans les deux langues officielles si le registre public est situé dans une région désignée bilingue. Cette façon de faire est conforme aux modalités existantes concernant la prestation des services du gouvernement fédéral dans l'ensemble du pays. Exemples Documents qu'il n'est pas nécessaire de faire traduire Ces documents comprennent :
Documents qu'il peut être nécessaire de faire traduire Un certain nombre de documents remplissent toujours les deux premières conditions, c'est-à-dire qu'ils sont préparés en vue d'une communication avec le public et qu'ils émanent d'une AR. Ces documents devraient être traduits si l'adresse de la principale personne-ressource pour l'obtention des documents, telle qu'elle est indiquée dans l'index des ÉE fédérales, est située dans une région désignée bilingue. Ces documents comprennent :
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