Vérification financière et de gestion des programmes sélectionnés de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information (DGAAI)
le 14 septembre 2000

Sommaire

Contexte

Cette vérification a été menée à la demande de la haute direction. Hallux Consulting Inc. s'est vu confier le contrat d'entreprendre le travail pour le compte de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE); la grande partie du travail sur le terrain a été effectué entre mars et mai 2000.

Les objectifs de la vérification consistaient à déterminer :

• si la gestion est raisonnablement certaine que les programmes sont bien gérés et qu'ils sont mis en oeuvre en temps opportun;



• s'il existe des contrôles appropriés de la planification financière pour la gestion des programmes; et



• si la gestion dispose des outils nécessaires pour assurer que les programmes offerts par les tiers (en particulier avec les ententes de diversification des modes de prestation des services (DMPS)) sont mis en oeuvre efficacement.

La vérification s'est penchée sur quatre programmes (Programme d'accès communautaire, Didacticiels, Cyberjeunes et VolNet) au sein de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information (DGAAI). Ces quatre programmes ont largement recours à des subventions et contributions dans le cadre de la prestation des programmes. Ces programmes comportent des sommes d'argent plutôt modestes, qu'on affecte à des groupes éducatifs, communautaires et à but non lucratif, qui en retour fournissent des fonds additionnels et offrent des services au public qui contribuent au succès national et international des programmes de la DGAAI. On a également tenu compte des pratiques d'établissement de contrats au sein de la Direction générale, au cours de la période 1995-2000.

Principales constatations

Les programmes de contributions de la DGAAI démontrent un bon nombre des attributs d'un programme bien géré, tel qu'il est défini par les pratiques de subventions et de contributions d'Industrie Canada¹ et le Bureau du vérificateur général.² Les employés sont enthousiastes à l'égard de leur travail. Le personnel travaille activement avec les participants aux programmes pour trouver des solutions aux questions qui surviennent inévitablement avec les nouveaux programmes.

Néanmoins, la vérification a cerné des lacunes en matière de fonction de contrôleur qui offrent des possibilités d'améliorer la gestion générale des programmes :

• Les fonds réclamés par les bénéficiaires par anticipation et en fonction des budgets.
  Un montant total de 1,3 million $ des 36 million $ payés durant 1998-1999 et 1999-2000 en fonction des budgets plutôt que des niveaux d'activités réels.



• Les fonds n'étaient pas toujours administrés de façon uniforme conformément aux modalités et aux conditions établies pour les programmes de contributions. Les programmes PAC et VolNet sont administrés davantage comme des programmes de subventions.



• Les exigences stipulées dans la politique gouvernementale n'ont pas été respectées de façon adéquate.
  Bien qu'il n'y ait aucun élément de preuve à l'appui d'une fraude ou d'un avantage personnel lié aux pratiques en place, la vérification a cerné plusieurs exemples d'un écart à la politique du Conseil du Trésor. En particulier :



• En ce qui concerne l'application des exigences contractuelles, les contrats examinés n'identifiaient pas toujours clairement des produits livrables et plusieurs cas ont été identifiés qui laissaient facilement supposer une relation employeur-employé.



• Au chapitre de la gestion des exigences financières, le personnel impliqué dans les programmes PAC et VolNet se concentrait davantage à déterminer si les coûts réclamés entraient dans le budget identifié, plutôt que de déterminer s'ils respectent la définition des coûts admissibles.



• Sur le plan de la répartition des dépenses à un exercice financier, les vérificateurs ont repéré des cas où des paiements anticipés dans un exercice donné avaient été imputés à l'exercice précédent (VolNet, CAP)


• Au moment de travailler avec des partenaires de diversification des modes de prestation des services (DMPS), les activités de paiement et de surveillance n'étaient pas conformes à la politique du gouvernement. On a cerné plusieurs cas où des paiements avaient été effectués pour des coûts qui n'étaient pas clairement définis comme étant admissibles, sans tenir compte suffisamment de la mesure dans laquelle les cibles des programmes avaient été réalisées.

Plusieurs facteurs contribuent aux pratiques soulignées ci-dessus. Au sein de la DGAAI, une grande importance est accordée à l'atteinte des objectifs fixés, sans porter une attention adéquate aux exigences de gestion financière du Conseil du Trésor et du Ministère. De plus, le personnel n'avait pas clairement compris toutes les exigences administratives liées aux programmes de contributions. Finalement, un nombre insuffisant de ressources à temps plein a été affecté à l'enveloppe salariale de la DGAAI, d'où le recours excessif à des contractuels qui ne connaissent pas bien les politiques et les pratiques de gestion financière du gouvernement.

Conclusion

D'après les résultats de la vérification, nous tirons les conclusions suivantes :

• La direction de la DGAAI était tellement concentrée à réaliser les cibles de rendement établies, qu'elle n'a pas porté assez d'attention à ses responsabilités en matière de fonction de contrôleur;



• Malgré le travail assidu du personnel en vue de mettre en oeuvre les programmes en temps opportun, la nature changeante des programmes et le temps requis pour forger les partenariats nécessaires avec les autres organismes ont fait en sorte que la DGAAI n'était pas en mesure de mettre en oeuvre les programmes à l'intérieur des échéances fixées et conformément aux normes ministérielles;



• Bien qu'Industrie Canada possède des contrôles appropriés en matière de planification financière pour la gestion des programmes, la DGAAI n'a pas suivi adéquatement ces contrôles; et



• La DGAAI n'a pas utilisé la gamme d'outils et de mécanismes nécessaires pour veiller à ce que tous les programmes à l'étude, offerts par des tierces parties, soient mis en oeuvre efficacement.

Mesures prises par la gestion (Septembre 2000)

Industrie Canada accepte les observations, les conclusions et les recommandations du rapport de vérification; à cet égard, le Ministère a élaboré un plan d'action pour renforcer l'imputabilité et les pratiques de gestion par les moyens suivants : des mesures de contrôle, la prestation de formation, une surveillance, des rapports, des projets additionnels d'examen et de vérification.

Nonobstant les résultats positifs des programmes de la DGAAI, les résultats de la vérification indiquent les cas où les normes ministérielles de gestion des finances et des programmes n'ont pas été respectées. La vérification a décelé que les programmes de contributions de la DGAAI démontrent un bon nombre des attributs d'un programme bien géré, tel qu'il est défini par les Pratiques de subventions et de contributions d'Industrie Canada et le Bureau du vérificateur général; cependant, des lacunes en matière de fonction de contrôleur ont été identifiées, présentant l'occasion d'améliorer la gestion globale des programmes. Ces lacunes de fonction de contrôleur seront abordées dans le plan d'action qui suit, à titre d'une réponse d'ensemble aux recommandations formulées dans le rapport de vérification.

Industrie Canada valorise beaucoup le rôle essentiel que joue la fonction de vérification interne en vue d'assurer que les pratiques de gestion des finances et des programmes du Ministère respectent les niveaux optimaux de la fonction moderne de contrôleur.

Plan d'action

Mesures immédiates :

1. On rappellera à tous les gestionnaires et employés de leur responsabilité et de leur imputabilité en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert.




Le pouvoir lié aux finances, à la passation de marchés et aux programmes sera retiré temporairement de tous les gestionnaires et administrateurs impliqués dans le Programme d'accès communautaire (PAC) et le programme VolNet. Le pouvoir de signature sera réinstallé après la prestation des cours sur les pouvoirs d'attribuer des contrats et de signer des documents financiers, fournis par la Direction générale du contrôleur, ainsi que d'un cours sur la prestation de programmes offert par la Direction générale des programmes et des services (DGPS). Le Ministère fournira cette formation à tous les employés affectés des programmes PAC et VolNet avant la fin d'octobre 2000. Tous les autres gestionnaires, agents de programmes et administrateurs de la DGAAI participeront à cette formation, dans un délai raisonnable.

D'ici là, le sous-ministre adjoint, Spectre, technologies de l'information et télécommunications (STIT) exercera les pouvoirs requis en ce qui concerne le programme PAC et le programme VolNet.

En reconnaissance des progrès accomplis en vue d'améliorer leurs pratiques de gestion des finances et des programmes au cours de la dernière année, le pouvoir de signature restera en place pour les programmes Cyberjeunes et Didacticiels, car ces programmes ne comportent pas les plus graves lacunes en matière de fonction de contrôleur repérées dans le cadre de la vérification.

2. Le Ministère entamera un examen mesuré, d'un point de vue juridique, des projets, accords et contrats de la DGAAI. Un rapport d'étape sera présenté au Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation (CMVE) d'ici janvier 2001.



3. La DGAAI examinera tous les paiements en regard des réclamations, cernera tous les trop-payés ou les remboursements des coûts inadmissibles, et fournira les résultats de l'examen et un plan d'action au Conseil des programmes et des services (CPS) d'ici décembre 2000.



4. La DGAAI consultera et demandera que la Direction des services juridiques d'Industrie Canada autorise tous les accords et mise en marché de la DGAAI qui dépassent 5 000 $, avant que ces derniers ne soient signés par les gestionnaires de programmes. Cette mesure sera examinée en juillet 2001.



5. Tous les directeurs de la DGAAI s'engageront d'emblée dans une consultation avec les Services juridiques et la Direction générale du contrôleur, au sein d'Industrie Canada, en ce qui concerne les projets et les contrats proposés avant de faire tout engagement verbal ou écrit avec des tierces parties, afin d'assurer la pleine conformité aux politiques, aux lignes directrices et aux exigences légales à mesure que ces accords et ces projets contractuels sont mis au point.



6. Le Directeur général de la vérification et de l'évaluation entamera une vérification interne d'un échantillon de projets pilotes (non couverts par la vérification) de la DGAAI; cette vérification devra être menée à bien à l'intérieur de 60 jours.



7. Le pourcentage de retenue pour tous les programmes de la DGAAI sera d'au moins 10 p. 100, en conformité avec la pratique conventionelle du Ministère. Ce pourcentage offre au Ministère une certaine protection en cas de trop-payés.



8. La DGAAI mènera à bien, dès que possible, la dotation des postes d'agent financier (FI-3) et d'agent de négociation des contrats (PG-3) afin de fournir des conseils éclairés et objectifs, ainsi qu'un soutien aux gestionnaires de la DGAAI dans l'exercice de leurs fonctions. Ces agents relèveront provisoirement de la Direction générale du contrôleur. Cette mesure sera examinée en juillet 2001.




Mesures à moyen terme :

9. La DGAAI examinera sa conception organisationnelle et présentera, d'ici novembre 2000, un rapport au CPS. Le rapport portera sur les questions telles que la suffisance des ressources affectées à l'enveloppe salariale et la suffisance des compétences au sein du personnel. Le CPS examinera le rapport et fera des recommandations au CMVE.



10. La DGAAI préparera une évaluation pour déterminer si elle utilise l'instrument approprié (subvention, contribution ou contrat) pour la prestation de ses programmes et présentera ses constatations au CPS d'ici décembre 2000. Le CPS examinera le rapport et offrira des conseils au sous-ministre à ce sujet.



11. La DGAAI établira un plan de surveillance qui se conforme aux exigences de la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert. Le plan de surveillance sera présenté au CPS en décembre 2000, aux fins d'approbation.




Mesure à long terme :

12. Une vérification de conformité des programmes de la DGAAI sera effectuée à titre de suivi, avec un rapport final d'ici septembre 2001. Entre-temps, la DGAAI fournira une certification écrite, sur une base trimestrielle, au sous-ministre adjoint, STIT, que ses programmes sont gérés de manière appropriée et que les fonds sont déboursés prudemment et conformément aux modalités et conditions des programmes et à toutes les politiques et exigences légales pertinentes.

¹ Tel qu'il est énoncé dans Subventions et Contributions à Industrie Canada – Pratiques de gestion, mars 2000.

² Tel qu'il est défini dans le Cadre d'évaluation des risques pour les programmes de subventions et de contributions, ébauche de discussion, 7 mars 2000, préparé par le Bureau du vérificateur général en collaboration avec Industrie Canada.

• Voir aussi Examen du projet pilote Accès.ca – Phase II

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