Faire affaire sur les marchés publics

Sommaire

Au Canada, les approvisionnements en biens, en services ou en travaux de construction des organismes publics s'élèveraient chaque année à quelque 100 milliards de dollars.* Plus de 80 000 transactions se réalisent sur la même période à tous les échelons des organismes gouvernementaux et para-gouvernementaux.**  Ce marché, fort attrayant, peut s'avérer complexe pour l'entreprise : tout en se tenant informée des occasions d'affaires, elle doit prendre en compte un environnement réglementaire exigeant et se positionner face à une concurrence aussi motivée qu'elle. Des ressources existent heureusement pour venir appuyer les entreprises intéressées à ces marchés : les centres de veille et d'expertise sur les marchés publics. Ainsi, les ressources investies par une entreprise pour évaluer l'intérêt des marchés publics pour elle se traduiront en avantages stratégiques importants, que la décision d'aborder les marchés publics soit positive ou non.

*Les Affaires, le 29 août 1998, p. 19.
**Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, 1999, Favoriser les entreprises en leur offrant des possibilités d'affaires, p. 1.

Ce que sont les marchés publics

Par marchés publics on entend l'ensemble des occasions d'affaires des organismes gouvernementaux (publics ou parapublics) dont le fournisseur sera du secteur privé (entreprise, PME, coopérative, travailleur autonome, etc.). Ces occasions d'affaires peuvent viser l'acquisition d'un bien, la fourniture d'un service ou la réalisation de travaux de construction. Le terme « organismes publics » désigne les organismes gouvernementaux ou para-gouvernementaux de tous les paliers de juridiction (local, municipal, régional, provincial, territorial, fédéral) et de tous les secteurs (administratif, scolaire, santé, etc.) ayant une obligation de rendre publiquement compte de leur administration et incluant les sociétés d'État et sociétés de la Couronne, entreprises dont l'actionnaire principal ou unique est un organisme public (par ex. Postes Canada).

Quel est l'intérêt pour l'entreprise?

Les besoins des organismes publics sont très variés : de l'approvisionnement en fournitures de bureau à la construction de centrales hydroélectriques, du lacet de chaussure au matériel de télédétection, plus de 17 000*  types de produits différents sont acquis par des acheteurs publics. Il y a donc de fortes chances de trouver un créneau d'affaires pour votre entreprise.

*Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Favoriser les entreprises en leur offrant des possibilités d'affaires , août 1998.

Outre l'attrait financier, la reconnaissance du statut de fournisseur d'un gouvernement atteste d'une crédibilité et d'une compétence certaines face à d'autres marchés, nationaux ou internationaux. En outre, la capacité de gestion de mandats dans un environnement réglementaire complexe avec des exigences marquées au plan des échéanciers et des modalités de livraison sont autant d'éléments positifs dont témoigne le statut de fournisseur gouvernemental.

D'autres avantages peuvent également émerger de la surveillance des marchés publics : une meilleure appréciation des tendances des marchés (normes, exigences, etc.), l'identification et la qualification de la concurrence, le repérage d'opportunités à moyen-long terme ne sont que quelques informations stratégiques que les marchés publics peuvent générer.

Faire un choix éclairé et sur mesure face aux marchés publics

Mais pour le marché public, comme pour tout marché, l'entrée d'une entreprise ne peut et ne doit pas s'improviser. Cet accès doit reposer sur une juste appréciation du marché public visé. Une évaluation sérieuse des ressources de l'entreprise et de son positionnement stratégique et concurrentiel (sa capacité de production, sa place vis-à-vis la concurrence, ses choix à court, moyen et long terme) détermineront sa capacité à s'attaquer aux marchés publics. Pas la suite, une bonne stratégie et des outils et ressources compétentes seront les atouts nécessaires à une entrée efficace sur les marchés publics.

Approvisionnement direct, recours à des fichiers de fournisseurs, regroupements d'achats, appels d'offres restreints ou publics, offres à commandes, autant de façons de faire que l'entreprise doit apprendre à connaître et face auxquelles elle devra choisir d'accéder ou non.

Pour faire un choix éclairé, une évaluation sérieuse des ressources de l'entreprise s'avérera nécessaire. Les ressources humaines, matérielles et techniques, les capacités de recherche et développement, d'approvisionnement, de production, les possibilités aux chapitres de la distribution, de la livraison et du service après-vente constitueront le point de départ de l'évaluation du positionnement de l'entreprise sur les marchés publics.

Ce diagnostic, jumelé à une affirmation de ses choix et positionnement stratégiques et concurrentiels, orientera l'entreprise vers ses cibles privilégiées. Ces cibles devront être soigneusement sélectionnées en fonction du produit à offrir, de la capacité de livraison, des plans de développement de l'entreprise et de la place relative des marchés publics en regard à la stratégie de l'entreprise.

Selon l'entreprise visée, le plan « d'attaque » des marchés publics variera : pour certaines, on pourra viser l'accès direct aux appels d'offres publics nationaux. Pour d'autres, l'angle d'approche sera d'abord celui de l'approvisionnement local, sous les seuils d'affichage public et l'inscription aux fichiers de fournisseurs. D'autres enfin ne veilleront les marchés publics que dans une optique stratégique, c'est-à-dire sans viser l'accès à ces marchés mais simplement pour repérer et suivre la concurrence.

Quels sont les outils disponibles à l'entreprise

Pour les acquisitions dont le montant estimé excède certains seuils (appelés « seuils d'affichage »), l'acheteur devra obligatoirement afficher publiquement l'appel de propositions. Cet affichage s'effectuera sur des babillards électroniques spécialisés (tel MERX^MC), sur les sites Internet de l'organisme acquéreur ou par publication dans des journaux, spécialisés ou non. Pour les acquisitions dont les montants présumés se situent sous les seuils d'affichage, les pratiques pourront varier d'un organisme à un autre, le recours au fichier de fournisseurs demeurant l'approche la plus fréquemment utilisée*.

*Info-Opportunités, Études sur les habitudes d'achats des organismes parapublics de l'Île de Montréal, avril 2000.

Dans certains cas, la surveillance « veille » des marchés peut être réalisée à l'interne. De plus en plus d'entreprises découvrent toutefois que le recours à un centre de veille assure une réduction appréciable des coûts et une augmentation significative de l'efficacité du service (fréquence, exhaustivité de la couverture de la surveillance, diffusion de l'information). Le recours à un service de veille externe permet de dégager des ressources pour concentrer leur affectation à la réponse aux appels de propositions. L'entreprise focalise ainsi sur sa fonction première en reléguant efficacement les services complémentaires à des spécialistes de la veille.

En outre, l'action de certains centres d'expertise sur les marchés publics dépasse largement le simple travail de veille : ressources-conseils au plan de la réglementation des marchés publics, du règlement des différends, information et formation sur des sujets de pointe, centres de documentation sur les traités et accords commerciaux, appui à l'entreprise dans ses démarches avec les acheteurs, développement d'outils stratégiques personnalisés, les centres de veille et d'expertise se révèlent une ressource indispensable pour l'entreprise.

Glossaire

Appel d'offres : expression d'un besoin ou demande de propositions pour la livraison de biens ou la fourniture de services, précisant les conditions d'approvisionnement anticipées ou souhaitées.

Fichier de fournisseurs : registre de teneur variable identifiant les entreprises qualifiées pour effectuer un travail ou pour fournir un approvisionnement, dans le cas d'attribution de contrats négociés selon des modalités particulières. Les termes et critères d'utilisation d'un fichier de fournisseurs peuvent varier d'un organisme à un autre. De même, les conditions pour y figurer peuvent être diverses.

Marché public : désigne les transactions d'approvisionnement de biens, de services (spécialisés, techniques ou autres) et de travaux de construction d'un acquéreur public auprès d'un fournisseur privé, individuel ou corporatif.

Seuil d'affichage : montant présumé d'une transaction servant à déterminer les modalités administratives ou réglementaires s'appliquant dans le processus d'acquisition (par ex. appel d'offres public ou sur invitation).

Soumission : proposition d'affaires déposée par un aspirant contractant en réponse à un appel d'offres ou de propositions d'un acquéreur. La proposition présentée précise notamment son intérêt, ses compétences, les conditions d'approvisionnement envisagées et le coût du service.

Veille : « Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l'environnement technologique, commercial ou concurrentiel, etc. pour en anticiper les évolutions.* » La veille des marchés publics comprend notamment la surveillance de l'affichage effectué par les organismes publics, des organismes eux-mêmes et de l'environnement (notamment législatif et réglementaire) les encadrant.

*Association française de normalisation (AFNOR), Prestations de veille et prestations de mise en place d'un système de veille, XP X 50-053, avril 1998, p.6.

Nota : « organisme à but non lucratif » également connu sous : organisme sans but lucratif, organisme de bénévoles et organisme volontaire.

Préparé par : Info Opportunités, Centre de veille et d'expertise sur les marchés publics - Montréal (Québec).