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La présente directive entre en vigueur le 15 juillet 2005. Celle-ci ainsi que la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web remplacent la politique suivante :
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques en matière de communications avec le public et prestation des services, ainsi que de langue de travail, lorsqu'elle utilise des communications électroniques. Les communications électroniques diffusées par l'institution reflètent l'égalité de statut du français et de l'anglais. Les versions française et anglaise des communications électroniques sont de qualité égale et disponibles simultanément. Selon les exigences établies dans la présente directive, les communications électroniques sont soit dans les deux langues officielles, soit dans une seule langue officielle.
La présente directive s'applique à toutes les institutions assujetties aux parties IV ou V de la Loi sur les langues officielles (LLO), à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du Conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat à l'éthique.
Les institutions visées doivent également appliquer les politiques suivantes :
Les institutions doivent aussi se conformer aux obligations en matière de langues officielles énumérées dans la liste des instruments de politiques connexes.
L'administrateur général est imputable de la mise en oeuvre de la présente directive dans son institution.
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques lorsqu'elle communique électroniquement avec le public.
Un bureau désigné bilingue respecte le droit du public de communiquer et de recevoir ses services dans la langue officielle de son choix, conformément aux exigences énumérées dans la Politique sur l'utilisation des langues officielles dans les communications avec le public et la prestation des services. Les communications électroniques diffusées par un bureau désigné bilingue sont disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Un bureau désigné bilingue s'assure qu'un tiers qui agit pour son compte respecte les droits linguistiques du public. Le marché ou l'accord conclu avec un tiers comprend des clauses qui énoncent les obligations linguistiques du bureau auxquelles le tiers doit se conformer. Le bureau désigné bilingue veille à ce que les deux langues officielles soient de qualité égale dans les communications et services offerts par un tiers pour son compte.
Un bureau désigné bilingue peut diffuser des communications électroniques dans une seule langue officielle lorsqu'il utilise la langue officielle préférée:
Sous certaines conditions, un bureau désigné bilingue peut, à titre gracieux, mettre à la disposition du public :
Le bureau émet un avis expliquant que l'information n'est pas dans les deux langues officielles puisque la source de l'information n'est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n'exemptent pas l'institution de son obligation de servir le public dans les deux langues officielles.
Un bureau unilingue communique électroniquement avec le public dans la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé lorsque la communication s'adresse exclusivement au public desservi par ce bureau. Les mêmes obligations s'appliquent à un tiers qui agit pour le compte d'un bureau unilingue.
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques lorsqu'elle communique avec les employés.
Il incombe à l'institution de créer et maintenir un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles en permettant à son personnel d'utiliser l'une ou l'autre. L'institution respecte le droit des employés de travailler et de communiquer avec elle dans la langue officielle de leur choix, conformément aux exigences énumérées dans la Politique sur la langue de travail. Elle veille à ce que les communications électroniques destinées aux employés et les services qui leur sont offerts sont dans les deux langues officielles simultanément, peu importe à qui cette responsabilité est confiée.
L'institution peut émettre une communication électronique dans une seule langue officielle lorsqu'elle utilise la langue officielle préférée:
Les agences centrales et de services communs respectent les droits de langue de travail du personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent.
Sous certaines conditions,
l'institution peut, à titre gracieux, mettre à la disposition des
employés :
L'institution émet un avis expliquant que l'information n'est pas dans les deux langues officielles puisque la source de l'information n'est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n'exemptent pas l'institution de son obligation de communiquer avec les employés dans les deux langues officielles.
Sous réserve des exigences établies dans la Politique sur la langue de travail, l'institution communique avec les employés situés dans les régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire où sont situés les employés lorsque la communication s'adresse exclusivement à eux.
L'institution peut donner accès à des instruments de travail ou à des services bilingues à ses employés situés en régions unilingues aux fins de la langue de travail. Cette mesure doit cependant être prise de manière à ce que le traitement des deux langues officielles soit comparable entre les régions où l'une ou l'autre langue prédomine.
Les fournisseurs de services qui agissent pour le compte de l'institution communiquent électroniquement avec les employés situés en régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire où sont situés les employés.
L'institution communique avec des employés situés dans des régions unilingues dont la langue de travail diffère en choisissant l'une des options suivantes :
L'institution communique avec des employés situés dans des régions bilingues et unilingues aux fins de la langue de travail en choisissant l'une des options suivantes :
Sous réserve des responsabilités institutionnelles énumérées précédemment, les employés appliquent les principes établis sous responsabilités individuelles lorsqu'ils communiquent électroniquement entre eux.
Lorsque l'institution communique avec le public ou les employés par un moyen de communication électronique qui nécessite l'utilisation d'un site Web, tel un babillard électronique, elle se conforme aux obligations définies dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.
L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon d'évaluer le rendement et de suivre la mise en oeuvre de la présente directive dans les institutions.
Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d'information et d'évaluer l'atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport à l'AGRHFPC. Tout au moins, l'institution évalue :
Lorsqu'un cas de non-respect de la directive est identifié, l'institution en fait part à l'AGRHFPC et prend les mesures correctives appropriées.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.
Administrateur général : Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Agences centrales et de services communs : Les organismes ayant l'obligation de respecter l'usage des langues officielles fait par le personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent. Ces institutions comprennent le Bureau du conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des Finances, la Commission de la fonction publique, le ministère de la Justice, l'École de la fonction publique du Canada, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ainsi que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Avis : L'avis est disponible dans les deux langues officielles. Voici un exemple d'avis utilisé lorsque l'information est dans une seule langue officielle à titre graçieux :
Veuillez noter que l'accès à la section suivante est offert à titre gracieux seulement. Ainsi, les commentaires sont dans la langue dans laquelle ils nous ont été transmis.
Please note that access to this section is provided as a courtesy only. Therefore, comments are in the language in which they were communicated to us.
Bureau désigné bilingue : Un bureau est désigné bilingue s'il répond aux critères prévus dans :
que :
OU
Un bureau peut se présenter sous différentes formes, par exemple :
Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/burolis/home-accueil_f.asp. Burolis fournit les coordonnées de chacun des bureaux des institutions assujetties à la LLO. Vous trouverez aussi dans Burolis la justification quant à l'obligation de fournir les services dans les deux langues officielles, sous la section « Plus d'info », sous « Disposition ». Les codes dans cette section se réfèrent aux articles de la LLO ou du Règlement.
Bureau unilingue : Un bureau qui n'est pas tenu de communiquer avec le public ou de lui offrir l'ensemble de ses services dans les deux langues officielles en vertu de la Loi sur les langues officielles ou du Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services. Le bureau unilingue doit cependant se conformer à certaines obligations linguistiques, telles qu'établies dans la section « Obligations d'une institution et de ses bureaux » dans la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services.
Circonstances particulières : Les circonstances selon lesquelles la Loi sur les langues officielles permet l'utilisation d'une seule langue officielle.
Communications électroniques : Communications effectuées par différents moyens de communications électroniques tant sur le plan de l'écrit que de l'oral, en ligne (en direct) ou hors ligne (en différé), tels les babillards électroniques, les courriels, les forums de discussion, les salons de clavardage et les boîtes vocales.
Centre de messages informatisé, accessible par modem, répondant aux besoins d'un groupe d'utilisateurs particuliers.*
* Source : Termium
Correspondance sous forme de message électronique transmise entre des postes de travail, serveurs ou terminaux par l'entremise d'un réseau de télécommunications électroniques.
Groupe de discussion électronique basé sur l'échange de messages écrits portant sur un sujet donné et affichés sur un serveur. Ces messages sont ensuite redistribués à d'autres participants ou mis à leur disposition. Aussi appelé forum Internet ou groupe de discussion.
Un lieu de rencontre virtuel où des internautes peuvent tenir des conversations en temps réel sur un sujet donné. Aussi appelé salon de bavardage.
En messagerie électronique, fonctionnalité du téléphone qui permet le dépôt et la réception de messages parlés, sans répondeur.*
* Source : Termium
Conditions : Pour que de l'information puisse être publiée dans une seule langue officielle à titre gracieux, les trois conditions suivantes doivent être respectées :
Conséquences :
Cadre de politiques en matière de langues officielles
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/olpf-cplo_f.asp.
D'autres langues : La Loi sur les langues officielles stipule :
83. (1) « La présente loi n'a pas pour effet de porter atteinte aux droits -antérieurs ou postérieurs à son entrée en vigueur et découlant de la loi ou de la coutume - des langues autres que le français et l'anglais. »
83. (2) « La présente loi ne fait pas obstacle au maintien et à la valorisation des langues autres que le français ou l'anglais. »
Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web : Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.
Instruments de travail d'usage courant et généralisé : À titre d'exemple, les outils ou instruments de travail suivants sont disponibles dans les deux langues officielles dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail :
À noter que cette liste n'est pas limitative. L'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les instruments de travail utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ». Cette obligation s'applique peu importe le format utilisé pour les rendre disponibles aux employés (papier, électronique, etc.).
En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont offerts aux employés comme source d'information ou comme outil de travail doivent permettre la navigation et l'accès à l'information dans l'une ou l'autre langue officielle; l'information doit aussi être disponible dans la langue officielle choisie par l'utilisateur. Comme c'est le cas pour les instruments de travail, l'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les systèmes informatiques utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ».
L'ordre prévu : L'ordre des langues officielles est conforme aux principes émis à l'annexe A de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque (PCIM) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp#Appendice%20A.
À titre d'exemple, ces principes s'appliquent à l'ordre des langues officielles dans la signature institutionnelle, un nom de domaine, un bloc signature ou un message écrit et oral :
Signature institutionnelle : Les deux langues officielles sont utilisées côte à côte et elles paraissent dans l'ordre suivant : le français à gauche pour un bureau situé au Québec et l'anglais à gauche pour un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais :
Afficher l'image pleine dimension
Anglais - Français :
Afficher l'image pleine dimension
À noter : sur un site Web, la signature Français-Anglais apparaît sur une page en français, et la signature Anglais-Français apparaît sur une page en anglais.
Nom de domaine : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais : http://www.ainc-inac.gc.ca/
Anglais - Français : http://www.hrma-agrh.gc.ca
Bloc signature : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un employé d'un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un employé d'un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
John Smith
Conseiller, Planification stratégique / Advisor, Strategic Planning
Patrimoine canadien / Canadian Heritage
Gatineau, Canada
Jean Tremblay
Advisor, Strategic Planning / Conseiller, Planification stratégique
Treasury Board Secretariat / Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, Canada
Message écrit ou oral : Lorsqu'un message bilingue est envoyé à plusieurs destinataires, la première langue utilisée dans le message est le français pour une communication provenant d'un bureau situé au Québec et l'anglais pour une communication provenant d'un bureau situé ailleurs au Canada. Les messages écrits côte à côte sont à éviter puisqu'ils causent des problèmes d'accessibilité, par exemple, lors de l'utilisation de logiciel de synthèse vocale (un logiciel souvent utilisé par des personnes ayant une déficience visuelle).
L'usage effectif : Utilisation réelle et courante de l'une ou l'autre langue officielle dans un milieu de travail où les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.
Liste des instruments de politiques connexes :
Loi sur les langues officielles : http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html.
Marché ou un accord : Lorsqu'un bureau d'une institution assujettie à la partie IV de la Loi sur les langues officielles confie à un tiers la responsabilité d'offrir ses services ou de communiquer avec le public, il s'assure, au moyen d'un contrat ou d'un autre instrument juridique, que le tiers respecte les obligations linguistiques du bureau. Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information concernant les paiements de transfert, voir http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
Mécanisme de codage : La représentation de l'information qui circule dans le réseau nécessite l'utilisation d'un codage particulier. Le mécanisme utilisé doit permettre, entre autres, la représentation des caractères propres à chacune des deux langues officielles.
Note : À titre d'exemple, la note pourrait indiquer si la version anglaise précède la version française : « La version française suit le texte anglais », ou si la version française précède la version anglaise : « English version follows the French text ».
Personne responsable : http://www.hrma-agrh.gc.ca/ollo/common/Listinstitution_f.asp
Politique concernant l'utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/duolec-dlloce_e.asp
Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services : Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services.
Politique sur la langue de travail : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt1_f.asp.
Public : Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu'une société d'État) au Canada ou à l'étranger, tout représentant d'un autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d'une institution, sauf les agents et employés des institutions assujetties à la Loi sur langues officielles lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions.
Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/chap5_1_f.asp.
Régions unilingues dont la langue de travail diffère : À titre d'exemple, les villes de Vancouver et de Québec sont situées dans des régions unilingues aux fins de la langue de travail dont la langue de travail diffère, soit l'anglais pour Vancouver et le français pour Québec.
Responsabilités individuelles :
Pour les communications entre employés de différentes régions, les principes suivants s'appliquent :
En matière de communications avec le public et prestation des services : l'information s'adresse exclusivement à l'intention du public desservi par le bureau unilingue. Si ce n'est pas le cas, veuillez noter que :
En matière de langue de travail : l'information s'adresse exclusivement à l'intention des employés situés dans une ou des régions unilingues aux fins de la langue de travail et dont la langue de travail est la même. Si ce n'est pas le cas, veuillez noter que :
Sans en modifier le contenu : À titre d'exemple, la reformulation, la production d'une version abrégée, la traduction partielle ou entière, l'ajout de texte ou d'illustrations modifient le contenu. Par contre, la mise en forme électronique d'un texte en vue de le diffuser n'est pas considérée comme une modification du contenu.
Signes diacritiques : Signe graphique (accent, cédille, etc.) dont le rôle est de modifier la prononciation d'une lettre.*
* Source : de Villers, Marie-Éva. Le Multidictionnaire de la langue française, 4e éd., Éditions Québec Amérique, 2003.
Tiers : En vertu de l'article 25 de la Loi sur les langues officielles, « Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que, tant au Canada qu'à l'étranger, les services offerts au public par des tiers pour leur compte le soient, et à ce qu'il puisse communiquer avec ceux-ci, dans l'une ou l'autre des langues officielles dans le cas où, offrant elles-mêmes les services, elles seraient tenues [...] à une telle obligation ». Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information concernant les paiements de transfert, voir : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
