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La présente directive entre en vigueur le 15 juillet 2005.
Celle-ci ainsi que la Directive sur l'utilisation des langues officielles
sur les sites Web remplacent la politique suivante :
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques en
matière de communications avec le public et prestation des services, ainsi que
de langue de travail, lorsqu'elle utilise des communications
électroniques. Les communications électroniques diffusées par
l'institution reflètent l'égalité de statut du français et de l'anglais. Les
versions française et anglaise des communications électroniques sont de
qualité égale et disponibles simultanément. Selon les exigences établies
dans la présente directive, les communications électroniques sont soit dans
les deux langues officielles, soit dans une seule langue officielle.
La présente directive s'applique à toutes les institutions
assujetties aux parties IV ou V de la Loi
sur les langues officielles (LLO), à l'exception du Sénat, de la
Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du Conseiller
sénatorial en éthique et du Commissariat à l'éthique.
Les institutions visées doivent également appliquer les
politiques suivantes :
- La Politique sur l'utilisation des langues officielles dans les
communications avec le public et la prestation des services - pour
les institutions assujetties à la partie IV de la Loi
sur les langues officielles.
- La Politique
sur la langue de travail - pour les institutions assujetties à la
partie V de la Loi
sur les langues officielles.
Les institutions doivent aussi se conformer aux obligations en
matière de langues officielles énumérées dans la liste des
instruments de politiques connexes.
L'administrateur général est
imputable de la mise en oeuvre de la présente directive dans son institution.
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques
lorsqu'elle communique électroniquement avec le public.
Un bureau désigné bilingue
respecte le droit du public de communiquer et de recevoir ses services dans la
langue officielle de son choix, conformément aux exigences énumérées dans la
Politique sur l'utilisation des langues officielles dans les
communications avec le public et la prestation des services. Les
communications électroniques diffusées par un bureau désigné bilingue sont
disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Un bureau désigné bilingue s'assure qu'un tiers
qui agit pour son compte respecte les droits linguistiques du public. Le marché
ou l'accord conclu avec un tiers comprend des clauses qui énoncent les
obligations linguistiques du bureau auxquelles le tiers doit se conformer. Le
bureau désigné bilingue veille à ce que les deux langues officielles soient
de qualité égale dans les communications et services offerts par un tiers pour
son compte.
Un bureau désigné bilingue peut diffuser des communications
électroniques dans une seule langue officielle lorsqu'il utilise la langue
officielle préférée:
- d'un membre du public;
- des membres du public qui partagent la même préférence linguistique.
Sous certaines conditions, un bureau
désigné bilingue peut, à titre gracieux, mettre à la disposition du public :
- de l'information dans une seule langue officielle, sans
en modifier le contenu, lorsque cette information est fournie par
des entités non assujetties à la LLO;
- des commentaires du public dans la langue dans laquelle ils ont
été reçus, à condition de n'y apporter aucune modification et de
ne pas demander de rétroaction sur ces commentaires;
- un hyperlien vers un site Web unilingue d'une entité non assujettie
à la LLO. Le bureau n'est alors pas responsable du fait que le
contenu de ce site n'est pas dans les deux langues officielles.
Le bureau émet un avis expliquant que
l'information n'est pas dans les deux langues officielles puisque la source de
l'information n'est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n'exemptent pas
l'institution de son obligation de servir le public dans les deux langues
officielles.
Un bureau unilingue communique
électroniquement avec le public dans la langue officielle de la majorité de la
population de la province ou du territoire où le bureau est situé
lorsque la communication s'adresse exclusivement
au public desservi par ce bureau. Les mêmes obligations s'appliquent à un
tiers qui agit pour le compte d'un bureau unilingue.
L'institution se conforme à ses obligations linguistiques
lorsqu'elle communique avec les employés.
Il incombe à l'institution de créer et maintenir un milieu de
travail propice à l'usage effectif des deux
langues officielles en permettant à son personnel d'utiliser l'une ou l'autre.
L'institution respecte le droit des employés de travailler et de communiquer
avec elle dans la langue officielle de leur choix, conformément aux exigences
énumérées dans la Politique
sur la langue de travail. Elle veille à ce que les communications
électroniques destinées aux employés et les services qui leur sont offerts
sont dans les deux langues officielles simultanément, peu importe à qui cette
responsabilité est confiée.
L'institution peut émettre une communication électronique dans
une seule langue officielle lorsqu'elle utilise la langue officielle
préférée:
- d'un employé;
- des employés qui partagent la même préférence pour la langue
officielle de travail.
Les agences centrales et de services communs
respectent les droits de langue de travail du personnel des institutions sur
lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent.
Sous certaines conditions,
l'institution peut, à titre gracieux, mettre à la disposition des
employés :
- de l'information dans une seule langue officielle, sans
en modifier le contenu, lorsque cette information est fournie par des
entités non assujetties à la LLO;
- des commentaires des employés dans la langue dans laquelle ils ont été
reçus, à condition de n'y apporter aucune modification et de ne pas
demander de rétroaction sur ces commentaires;
- un hyperlien vers un site Web unilingue d'une entité non assujettie à la
LLO. L'institution n'est alors pas responsable du fait que le contenu de ce
site n'est pas dans les deux langues officielles.
L'institution émet un avis expliquant que
l'information n'est pas dans les deux langues officielles puisque la source de
l'information n'est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n'exemptent pas
l'institution de son obligation de communiquer avec les employés dans les deux
langues officielles.
Sous réserve des exigences établies dans la Politique
sur la langue de travail, l'institution communique avec les employés
situés dans les régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la
langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire où sont
situés les employés lorsque la communication s'adresse
exclusivement à eux.
L'institution peut donner accès à des instruments de travail
ou à des services bilingues à ses employés situés en régions unilingues aux
fins de la langue de travail. Cette mesure doit cependant être prise de
manière à ce que le traitement des deux langues officielles soit comparable
entre les régions où l'une ou l'autre langue prédomine.
Les fournisseurs de services qui agissent pour le compte de
l'institution communiquent électroniquement avec les employés situés en
régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la langue officielle
qui prédomine dans la province ou le territoire où sont situés les employés.
L'institution communique avec des employés situés dans des régions
unilingues dont la langue de travail diffère en choisissant l'une des
options suivantes :
- diffuser une communication dans les deux langues officielles à
l'intention de tous les employés visés;
- diffuser simultanément deux communications unilingues distinctes et
équivalentes en transmettant aux employés la version appropriée selon la
langue officielle qui prédomine dans les provinces ou territoires où ils
sont situés.
L'institution communique avec des employés situés dans des
régions bilingues et unilingues aux fins de la langue de travail en choisissant
l'une des options suivantes :
- diffuser une communication dans les deux langues officielles à
l'intention de tous les employés visés;
- pour les employés en régions bilingues dont la préférence linguistique
individuelle est connue, diffuser simultanément deux communications
unilingues distinctes et équivalentes en respectant leur préférence
linguistique;
- pour les employés en régions unilingues, diffuser simultanément deux
communications unilingues distinctes et équivalentes en transmettant la
version appropriée selon la langue officielle qui prédomine dans les
provinces ou territoires où ils sont situés.
Sous réserve des responsabilités institutionnelles
énumérées précédemment, les employés appliquent les principes établis
sous responsabilités individuelles lorsqu'ils
communiquent électroniquement entre eux.
- L'objet de la communication électronique est dans les deux langues
officielles et figure selon l'ordre prévu.
- Le contenu de la communication électronique bilingue, écrite ou orale,
notamment pour un courriel, un message automatique ou une boîte vocale,
figure selon l'ordre prévu et chacune des versions est intégrale. Le
message automatique d'un employé qui occupe un poste bilingue reflète les
exigences linguistiques du poste et est dans les deux langues officielles.
- Pour un message écrit tel un courriel ou un message automatique :
- les versions française et anglaise sont disponibles simultanément. Une
note précède le contenu du message pour informer le
lecteur de l'ordre de parution des deux langues;
- la totalité du message, y compris toute pièce jointe, est diffusée
simultanément dans les deux langues officielles.
- Les textes sont de qualité égale dans les deux langues officielles.
- Le mécanisme de codage et les voies d'accès
acceptent les signes diacritiques.
- L'information diffusée à l'intention des employés et qui doit être
dans les deux langues officielles inclut notamment :
- Dans un bloc-signature, l'information paraît dans les deux langues
officielles selon l'ordre prévu.
- Lorsqu'en plus des deux langues officielles l'institution utilise d'autres
langues pour diffuser un message électronique :
- l'information est dans les deux langues officielles et figure selon
l'ordre prévu;
- le statut d'égalité du français et de l'anglais est respecté;
- les langues officielles paraissent selon l'ordre prévu.
- Le mécanisme de codage et les voies d'accès
acceptent les signes diacritiques.
- Dans un bloc-signature, le nom de l'institution paraît dans les
deux langues officielles selon l'ordre prévu.
- Le contenu de la communication électronique, écrite ou orale, notamment
pour un courriel, un message automatique ou une boîte vocale, est dans la
langue du poste d'un employé qui occupe un poste unilingue ou réversible.
- Lorsque l'institution utilise une communication électronique pour
distribuer de la documentation et des instruments de
travail d'usage courant et généralisé, ils sont dans les deux langues
officielles quand ils s'adressent aux employés situés en régions
unilingues aux fins de la langue de travail qui offrent des services
bilingues.
Lorsque l'institution communique avec le public ou les employés
par un moyen de communication électronique qui nécessite l'utilisation d'un
site Web, tel un babillard électronique, elle se conforme aux obligations
définies dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur
les sites Web.
L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction
publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon
d'évaluer le rendement et de suivre la mise en oeuvre de la présente directive
dans les institutions.
Chaque institution est responsable de garder à jour ses
dossiers et ses systèmes d'information et d'évaluer l'atteinte de ses
résultats pour, sur demande, en faire rapport à l'AGRHFPC. Tout au moins,
l'institution évalue :
- l'efficacité des mesures prises pour assurer
la disponibilité simultanée et la qualité des communications
électroniques transmises au public dans
les deux langues officielles par les bureaux désignés bilingues;
- l'efficacité des mesures prises pour assurer la disponibilité
simultanée et la qualité des communications électroniques transmises
dans les deux langues officielles aux employés qui travaillent
dans des régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail;
- l'efficacité des mesures prises pour s'assurer qu'un tiers qui agit pour
le compte d'un bureau désigné bilingue se conforme aux obligations
linguistiques de ce bureau;
- le nombre de plaintes concernant l'utilisation des langues officielles
dans les communications électroniques que le Commissariat aux langues
officielles a jugé fondées.
Lorsqu'un cas de non-respect de la directive est identifié,
l'institution en fait part à l'AGRHFPC et prend les mesures correctives
appropriées.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous
adresser à la personne responsable des langues
officielles de votre institution.
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