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Administrateur général : Ce terme est équivalent à
« sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de
responsabilité.
Agences centrales et de services communs : Les organismes ayant l'obligation de
respecter l'usage des langues officielles fait par le personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles
desservent. Ces institutions comprennent le Bureau du conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des
Finances, la Commission de la fonction publique, le ministère de la Justice, l'École de la fonction publique du Canada, l'Agence
de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ainsi que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Avis : L'avis est disponible dans les deux langues officielles. Voici un exemple d'avis
utilisé lorsque l'information est dans une seule langue officielle à titre graçieux :
Veuillez noter que l'accès à la section suivante est offert à titre gracieux seulement. Ainsi, les commentaires sont dans
la langue dans laquelle ils nous ont été transmis.
Please note that access to this section is provided as a courtesy only. Therefore, comments are in the language in which they
were communicated to us.
Bureau désigné bilingue : Un bureau est désigné bilingue s'il répond aux
critères prévus dans :
que :
- le siège ou l'administration centrale d'une institution;
- un bureau dans la région de la capitale nationale;
- un bureau d'une institution tenue de rendre compte directement au Parlement,
OU
Un bureau peut se présenter sous différentes formes, par exemple :
- un bureau de poste;
- un point d'entrée à la frontière du Canada;
- un comptoir de renseignements;
- un service d'appels interurbains sans frais;
- un train, un traversier ou un aéronef qui offre des services sur un trajet tel que prescrit dans le Règlement.
Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis à l'adresse suivante :
http://www.tbs-sct.gc.ca/burolis/home-accueil_f.asp. Burolis fournit les coordonnées de chacun des bureaux des institutions
assujetties à la LLO. Vous trouverez aussi dans Burolis la justification quant à l'obligation de fournir les services dans les
deux langues officielles, sous la section « Plus d'info », sous « Disposition ». Les codes dans cette section
se réfèrent aux articles de la LLO ou du Règlement.
Bureau unilingue : Un bureau qui n'est pas tenu de communiquer avec le public ou
de lui offrir l'ensemble de ses services dans les deux langues officielles en vertu de la Loi
sur les langues officielles ou du Règlement sur les
langues officielles - communications avec le public et prestation des services. Le bureau unilingue doit cependant se
conformer à certaines obligations linguistiques, telles qu'établies dans la section « Obligations d'une institution et de
ses bureaux » dans la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la
prestation des services.
Circonstances particulières : Les circonstances selon lesquelles la Loi
sur les langues officielles permet l'utilisation d'une seule langue officielle.
Communications électroniques : Communications effectuées par différents moyens
de communications électroniques tant sur le plan de l'écrit que de l'oral, en ligne (en direct) ou hors ligne (en différé),
tels les babillards électroniques, les courriels, les forums de discussion, les salons de clavardage et les boîtes vocales.
Centre de messages informatisé, accessible par modem, répondant aux besoins d'un groupe d'utilisateurs particuliers.*
* Source : Termium
Correspondance sous forme de message électronique transmise entre des postes de travail, serveurs ou terminaux par
l'entremise d'un réseau de télécommunications électroniques.
Groupe de discussion électronique basé sur l'échange de messages écrits portant sur un sujet donné et affichés sur un
serveur. Ces messages sont ensuite redistribués à d'autres participants ou mis à leur disposition. Aussi appelé forum
Internet ou groupe de discussion.
Un lieu de rencontre virtuel où des internautes peuvent tenir des conversations en temps réel sur un sujet donné. Aussi
appelé salon de bavardage.
En messagerie électronique, fonctionnalité du téléphone qui permet le dépôt et la réception de messages parlés, sans
répondeur.*
* Source : Termium
Conditions : Pour que de l'information puisse être publiée dans une seule langue
officielle à titre gracieux, les trois conditions suivantes doivent être respectées :
- l'information provient d'une institution non assujettie à la Loi
sur les langues officielles (LLO) et n'est pas produite pour le compte d'une institution assujettie à la LLO.
L'institution assujettie à la LLO s'assure qu'un message indique clairement que cette information n'est pas celle de
l'institution en question, telle de l'information provenant d'autres paliers de gouvernement;
- il ne s'agit pas d'information qui est un outil de travail d'usage courant et généralisé ou de services personnels et
centraux fournis aux employés d'une institution assujettie à la LLO;
- l'information ne relève pas des responsabilités de l'institution en ce qui a trait aux communications et à la prestation
des services au public ou aux employés.
Conséquences :
Cadre de politiques en matière de langues officielles
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/olpf-cplo_f.asp.
D'autres langues : La Loi
sur les langues officielles stipule :
83. (1) « La présente loi n'a pas pour effet de porter atteinte aux droits -antérieurs ou postérieurs à son entrée
en vigueur et découlant de la loi ou de la coutume - des langues autres que le français et l'anglais. »
83. (2) « La présente loi ne fait pas obstacle au maintien et à la valorisation des langues autres que le français ou
l'anglais. »
Directive sur l'utilisation des
langues officielles sur les sites Web : Directive
sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.
Instruments de travail d'usage courant et généralisé : À titre d'exemple, les
outils ou instruments de travail suivants sont disponibles dans les deux langues officielles dans les régions désignées
bilingues aux fins de la langue de travail :
- les recueils de politiques et directives, guides et manuels de procédures;
- les guides et la documentation nécessaires à la prestation des services au public ou aux employés;
- les répertoires terminologiques, les publications officielles de l'institution que les employés consultent et d'autres
outils semblables qu'ils utilisent dans leurs fonctions.
À noter que cette liste n'est pas limitative. L'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les instruments
de travail utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ». Cette obligation s'applique peu
importe le format utilisé pour les rendre disponibles aux employés (papier, électronique, etc.).
En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont offerts aux employés comme source d'information ou comme outil de
travail doivent permettre la navigation et l'accès à l'information dans l'une ou l'autre langue officielle; l'information doit
aussi être disponible dans la langue officielle choisie par l'utilisateur. Comme c'est le cas pour les instruments de travail,
l'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les systèmes informatiques utilisés répondent au concept
« d'usage courant et généralisé ».
- Cette exigence vise les logiciels, telle que la suite logicielle de bureautiques (ex. traitement de texte, gestion de
documents électroniques, chiffrier, courriel, etc.), mis à la disposition des employés pour qu'ils s'acquittent de leurs
fonctions.
- En général, elle exclut les logiciels spécialisés comme ceux que les gestionnaires de systèmes et les assistants
techniques utilisent pour installer, configurer, entretenir et gérer les logiciels sous-jacents et l'infrastructure
matérielle qui permet à l'institution de mettre cette suite à la disposition des employés.
- Les systèmes informatiques d'usage courant et généralisé, y compris les progiciels, acquis ou produits par l'institution
ou pour son compte, à partir du 1er janvier 1991, sont disponibles dans les deux langues officielles.
L'ordre prévu : L'ordre des langues officielles est conforme aux principes émis à
l'annexe A de la Politique sur le programme de
coordination de l'image de marque (PCIM) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp#Appendice%20A.
À titre d'exemple, ces principes s'appliquent à l'ordre des langues officielles dans la signature institutionnelle, un nom de
domaine, un bloc signature ou un message écrit et oral :
Signature institutionnelle : Les deux langues officielles sont utilisées côte à côte et elles
paraissent dans l'ordre suivant : le français à gauche pour un bureau situé au Québec et l'anglais à gauche pour un bureau
situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais :
Afficher l'image pleine dimension
Anglais - Français :
Afficher l'image pleine dimension
À noter : sur un site Web, la signature Français-Anglais apparaît sur une page en français, et la
signature Anglais-Français apparaît sur une page en anglais.
Nom de domaine : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles
paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un
bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais : http://www.ainc-inac.gc.ca/
Anglais - Français : http://www.hrma-agrh.gc.ca
Bloc signature : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles
paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un employé d'un bureau situé au Québec et l'anglais en premier
pour un employé d'un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
John Smith
Conseiller, Planification stratégique / Advisor, Strategic Planning
Patrimoine canadien / Canadian Heritage
Gatineau, Canada
Jean Tremblay
Advisor, Strategic Planning / Conseiller, Planification stratégique
Treasury Board Secretariat / Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, Canada
Message écrit ou oral : Lorsqu'un message bilingue est envoyé à plusieurs destinataires, la
première langue utilisée dans le message est le français pour une communication provenant d'un bureau situé au Québec et
l'anglais pour une communication provenant d'un bureau situé ailleurs au Canada. Les messages écrits côte à côte sont à
éviter puisqu'ils causent des problèmes d'accessibilité, par exemple, lors de l'utilisation de logiciel de synthèse vocale
(un logiciel souvent utilisé par des personnes ayant une déficience visuelle).
L'usage effectif : Utilisation réelle et courante de l'une ou l'autre langue
officielle dans un milieu de travail où les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.
Liste des instruments de politiques connexes :
Loi sur les langues officielles
: http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html.
Marché ou un accord : Lorsqu'un bureau d'une institution assujettie à la partie IV de
la Loi sur les langues officielles confie à un tiers la
responsabilité d'offrir ses services ou de communiquer avec le public, il s'assure, au moyen d'un contrat ou d'un autre
instrument juridique, que le tiers respecte les obligations linguistiques du bureau. Les marchés ou accords avec les tiers ne
doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information
concernant les paiements de transfert, voir http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
Mécanisme de codage : La représentation de l'information qui circule dans le
réseau nécessite l'utilisation d'un codage particulier. Le mécanisme utilisé doit permettre, entre autres, la représentation
des caractères propres à chacune des deux langues officielles.
Note : À titre d'exemple, la note pourrait indiquer si la version anglaise précède la
version française : « La version française suit le texte anglais », ou si la version française précède
la version anglaise : « English version follows the French text ».
Personne responsable :
http://www.hrma-agrh.gc.ca/ollo/common/Listinstitution_f.asp
Politique concernant
l'utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques :
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/duolec-dlloce_e.asp
Politique sur l'utilisation
des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services : Politique sur
l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services.
Politique sur la langue de travail :
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt1_f.asp.
Public : Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou
autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu'une société d'État) au Canada ou à l'étranger, tout représentant d'un
autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d'une institution, sauf les agents et
employés des institutions assujetties à la Loi sur langues officielles lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions.
Régions désignées
bilingues aux fins de la langue de travail :
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/chap5_1_f.asp.
Régions unilingues dont la langue de travail diffère : À titre d'exemple,
les villes de Vancouver et de Québec sont situées dans des régions unilingues aux fins de la langue de travail dont la langue
de travail diffère, soit l'anglais pour Vancouver et le français pour Québec.
Responsabilités individuelles :
Pour les communications entre employés de différentes régions, les principes suivants s'appliquent :
- Lorsqu'un employé d'une région bilingue ou un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un
employé d'une région unilingue anglaise, la communication se fait en anglais.
- Lorsqu'un employé d'une région bilingue ou un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un
employé d'une région unilingue française, la communication se fait en français.
- Lorsqu'un employé d'une région bilingue communique avec un autre employé d'une région bilingue, la communication se fait
en français ou en anglais, à leur choix.
- Lorsqu'un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un employé d'une région bilingue, la
communication se fait selon la langue de choix de l'employé en région bilingue.
- Lorsqu'un employé d'une région unilingue française communique avec un employé d'une région unilingue anglaise ou d'une
région unilingue française ou d'une région bilingue, la communication se fait en français, en se référant au principe
qu'il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.
- Lorsqu'un employé d'une région unilingue anglaise communique avec un employé d'une région unilingue française ou d'une
région unilingue anglaise ou d'une région bilingue, la communication se fait en anglais, en se référant au principe qu'il
est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.
S'adresse exclusivement :
En matière de communications avec le public et prestation des services : l'information s'adresse
exclusivement à l'intention du public desservi par le bureau unilingue. Si ce n'est pas le cas, veuillez noter que :
- pour les communications et services au public :
- le bureau identifie le public visé afin de déterminer s'il y a une obligation de fournir cette information dans les deux
langues officielles. Si oui, l'institution s'assure que cette information est dans les deux langues officielles.
- pour son site Web, le bureau choisit entre les deux options suivantes :
- afficher l'information sur son site unilingue dans une seule langue officielle et fournir un message bilingue avec un
hyperlien qui indique que l'information est aussi disponible dans les deux langues officielles sur un site Web bilingue;
- identifier le public visé afin de déterminer s'il y a une obligation de lui fournir l'information dans les deux langues
officielles. Si oui, l'institution affiche cette information dans les deux langues officielles sur le site unilingue. Ceci
ne veut pas dire que tout le site Web doit être bilingue.
En matière de langue de travail : l'information s'adresse exclusivement à l'intention des employés
situés dans une ou des régions unilingues aux fins de la langue de travail et dont la langue de travail est la même. Si ce
n'est pas le cas, veuillez noter que :
- pour un site Web, l'institution choisit entre les deux options suivantes :
- afficher l'information sur un site unilingue dans une seule langue officielle et fournir un message bilingue avec un
hyperlien qui indique que l'information est aussi disponible dans les deux langues officielles sur un site Web bilingue;
- identifier les employés visés afin de déterminer s'il y a une obligation de fournir l'information dans les deux langues
officielles. Si oui, l'institution affiche cette information dans les deux langues officielles sur le site unilingue. Ceci
ne veut pas dire que tout le site Web doit être bilingue.
- pour les communications électroniques :
- identifier les employés visés afin de déterminer s'il y a une obligation de leur fournir cette information dans les
deux langues officielles. Si oui, l'institution s'assure que cette communication est dans les deux langues officielles.
Sans en modifier le contenu : À titre d'exemple, la reformulation, la production
d'une version abrégée, la traduction partielle ou entière, l'ajout de texte ou d'illustrations modifient le contenu. Par
contre, la mise en forme électronique d'un texte en vue de le diffuser n'est pas considérée comme une modification du contenu.
Signes diacritiques : Signe graphique (accent, cédille, etc.) dont le rôle
est de modifier la prononciation d'une lettre.*
* Source : de Villers, Marie-Éva. Le Multidictionnaire de la langue française, 4e éd., Éditions Québec
Amérique, 2003.
Tiers : En vertu de l'article 25 de la Loi
sur les langues officielles, « Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que, tant au Canada qu'à
l'étranger, les services offerts au public par des tiers pour leur compte le soient, et à ce qu'il puisse communiquer avec
ceux-ci, dans l'une ou l'autre des langues officielles dans le cas où, offrant elles-mêmes les services, elles seraient tenues
[...] à une telle obligation ». Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de
transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information concernant les paiements de transfert, voir : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
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