Commercialisation sous licence d'images :
Aide-mémoire à l'intention des musées et autres organismes culturels

L'aide-mémoire

9. Rémunération

En contrepartie de l'utilisation sous licence d'images de collections lui appartenant, le musée touchera une rémunération. Cette rémunération pourra lui être versée de diverses façons. Voici quelques exemples de formules de rémunération qui peuvent être utilisées seules ou en les combinant :

· un montant fixe par image;

· une avance sur les redevances, c.-à-d. une somme qui est versée au musée au moment de la signature de l'accord et qui est ensuite soustraite du montant des redevances, au fur et à mesure que celles-ci deviennent payables par suite de la vente du produit ou de l'attribution de sous-licences;

· des redevances dont le montant est défini dans une annexe et qui doivent être déterminées en fonction des circonstances particulières de chaque contrat. Cela pourrait être un pourcentage des recettes globales du porteur de la licence ou un montant fixe par image utilisée;

· la fourniture d'information en plus des images pourrait donner lieu à une forme de rémunération distincte. Si cela exige des prestations supplémentaires de la part du personnel du musée, celui-ci pourrait vouloir en être dédommagé en fonction de barèmes et d'échéanciers convenus à l'avance avec l'autre partie.

Ce ne sont là que quelques exemples. Cette question relève de la négociation et les musées peuvent se montrer imaginatifs dans leur façon de déterminer la formule de rémunération qui convient le mieux à leurs intérêts. Il n'y a pas de règle établie. La commercialisation sous licence des droits de numérisation est une chose relativement nouvelle. Il n'existe pour le moment aucune norme en ce qui concerne la manière de déterminer la valeur, le prix ou les modalités de rémunération de ces droits. Comme ces questions sont en constante évolution, les musées devraient se montrer réticents à s'engager dans des accords à long terme qui ne prévoient pas une rémunération au pourcentage pour des recettes provenant de sources imprévues. Par exemple, un musée pourrait juger acceptable de toucher un montant forfaitaire auquel s'ajouterait un certain pourcentage sur les recettes ou les bénéfices. Le montant de la rémunération devrait être fonction de divers facteurs, notamment : le licence est ou n'est pas exclusive, l'autorisation, le cas échéant, ne concerne qu'un médium ou média donné et l'existence ou non de restrictions quant à la zone géographique de distribution, ainsi que la capacité réelle du musée à suivre de près les redevances qui lui sont dûes, à vérifier le nombre d’images utilisées tout comme la fréquence à laquelle elles sont utilisées, selon la formule établie dans le cadre de l’accord. Toutes les conditions devraient être soigneusement examinées avant que le musée n'arrête le type de rémunération qu'il juge approprié.

La périodicité des paiements est une autre question qui doit être définie dans l'accord ou une annexe jointe à celui-ci. Les délais de paiement seront, dans une certaine mesure, fonction de la méthode de rémunération qui aura été choisie. Par exemple, si le paiement est une somme fixe pour chaque image, alors il serait raisonnable d'exiger que celle-ci soit versée dans les 30 jours suivant la signature de l'accord. En revanche, si la rémunération est basée sur un calcul de redevances, alors les produits devront effectivement avoir été vendus ou fournis sous licence pour que l'on puisse déterminer quelles sont les redevances exigibles. Dans ce cas, le paiement ne pourra pas se faire au moment de la signature, pour la simple raison que ni l'une ni l'autre des parties ne savent à combien s'élève le montant dû. Lorsqu'une formule de redevances est utilisée, le calendrier des paiements devrait prévoir le versement des sommes dans un délai déterminé (p. ex. : au plus 45 jours après le 1er janvier et le 1er juillet). Ne pas omettre de mentionner la devise dans laquelle doivent s'effectuer les paiements et, s'il s'agit d'une devise étrangère, prévoir les dispositions appropriées en ce qui concerne la TVA ou les retenues d'impôt.

La tenue de registres est un autre aspect important de tout accord comportant des dispositions de rémunération basée sur l'utilisation. La production d'états ou de factures indiquant le détail de l'exploitation et le montant des sommes versées est une exigence qui devait être spécifiée dans l'accord. Cela procurerait au musée l'information nécessaire pour déterminer l'importance des sommes qui lui sont dues. On pourrait également exiger que de tels états ou factures soient produits de façon périodique, par exemple tous les six mois.