Politiques

Gestion des déplacements

Entrée en vigueur : le 1 août 2003
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

• Objet
• Énoncé
• Antécédents
• Rôles et responsabilités
• Annexe A - Procédures et lignes directrices

1. Réservations de voyage - Généralités
2. Transport aérien
3. Transport ferroviaire
4. Location de véhicules
5. Utilisation de véhicules particuliers
6. Hébergement
7. Taxi et autres modes de transport local
8. Indemnités de repas et frais de représentation ("Per Diem")
9. Déplacements collectifs et réunions
10. Frais divers
11. Carte de crédit institutionnelle
12. Établissement de la note de frais et remboursement
13. Respect de la politique

Objet

La présente politique vise à assurer aux membres du personnel qui se déplacent pour le compte de la Société un traitement uniforme et équitable.

Elle repose sur les principes qui suivent.

1. Les membres du personnel qui sont amenés à se déplacer dans l'exercice de leurs fonctions ont droit au remboursement de tous les frais admissibles qu'ils ont eu à engager directement ou en rapport avec les affaires de la Société, dans les limites du raisonnable, conformément aux barèmes établis dans la présente politique.
2. Au cours d'un déplacement, les membres du personnel sont tenus de faire preuve de prudence et de jugement quant aux frais remboursables qu'ils engagent. Ils doivent utiliser les moyens de transport les plus économiques et les plus efficaces.

Énoncé

1. Toutes les réservations de voyage (transport aérien, transport ferroviaire, location de véhicules et réservations d'hôtel), y compris les annulations et les modifications, doivent être effectuées par l'entremise de l'agence de voyages retenue par la Société.
2. Tous les déplacements par avion doivent être effectués en classe économique par les transporteurs retenus par la Société, à moins que le prix des billets ou la durée du déplacement s'en trouve considérablement augmenté(e). Tous les déplacements doivent se faire normalement en classe économique. Au moment de la réservation, il faut demander le tarif le plus avantageux offert pour la destination. Lorsque des économies importantes sont possibles (p. ex. 10% ou plus), l'employé peut utiliser un autre transporteur.
3. Les déplacements par rail à bord des trains de VIA Rail Canada peuvent s'effectuer en classe affaires. Dans tous les autres cas, les déplacements par rail en Amérique du Nord et à l'étranger doivent se faire en classe économique.
4. Il est permis de louer un véhicule dans la mesure où le gestionnaire juge qu'il s'agit d'une solution économique et pratique. Dans la mesure du possible, il faut louer un véhicule auprès des compagnies de location retenues par la Société. À moins qu'un minimum de trois personnes n'utilisent le véhicule ou que les passagers n'aient à transporter un excédent de bagages ou de matériel nécessaires dans l'exercice de leurs fonctions, le véhicule loué doit être un modèle économique.
5. Si le gestionnaire juge qu'il s'agit d'une solution économique et pratique, un véhicule particulier peut être utilisé. Dans ce cas, les indemnités kilométriques accordées seront calculées en fonction du tarif standard établi dans les Procédures et lignes directrices.
6. Les employés en déplacement ont droit au remboursement des frais d'hébergement raisonnables qu'ils auront engagés auprès d'établissements hôteliers. À moins que ces établissements ne soient mal situés ou qu'ils n'affichent complet, le personnel est tenu de séjourner dans les hôtels retenus par la Société. Par ailleurs, le gestionnaire ne peut refuser sans raison valable à un employé en déplacement de séjourner chez un particulier.
7. Les déplacements en taxi sont permis si le gestionnaire juge que le recours à ce moyen de transport est justifiable dans les circonstances et qu'il n'existe aucune solution plus économique ou plus pratique. Dans la mesure du possible, les employés en déplacement sont tenus d'utiliser les services de limousine offerts par les transporteurs aériens retenus par la Société, avec lesquels Radio-Canada a négocié des tarifs avantageux.
8. Les employés en déplacement ont droit à une indemnité de repas pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner, au besoin, pour chaque jour complet ou portion de jour où ils sont en déplacement, à condition qu'aucun repas ne leur soit payé par la Société ou ne soit prévu dans le coût du billet et une allocation de frais divers remboursés par la Société pour chaque jour complet.
9. Dans la mesure du possible, les réservations de groupe pour assister à des réunions ou à des activités spéciales doivent être faites par l'entremise de l'agence de voyages retenue par la Société et auprès de fournisseurs privilégiés.
10. Les frais divers raisonnables engagés directement aux fins d'un déplacement pour le compte de la Société ou en rapport avec d'un tel déplacement sont remboursés.
11. Les frais de déplacement et frais connexes, c'est-à-dire les frais de transport aérien ou ferroviaire, les frais d'hébergement, de location de véhicules, de repas, de représentation et frais divers, doivent être acquittés au moyen de la carte de crédit institutionnelle destinée à cette fin. Cette carte est réservée à un usage professionnel; elle NE PEUT servir pour une dépense personnelle.

    L'employé qui a effectué un déplacement doit soumettre sa note de frais de déplacement dûment signée et approuvée, accompagnée de tous les justificatifs nécessaires, au Centre national des paiements (CNP) au service national des Finances et de l'administration à Ottawa, dans un délai de dix (10) jours après son retour. Le remboursement est normalement effectué dans les cinq (5) jours ouvrables à compter de la date de réception de la note de frais par le CNP.

12. Toute dérogation aux dispositions de la présente politique sera signalée au vice-président compétent par le bureau national des finances et de l'administration.

Antécédents

• Cette politique a été mise à jour le 1er janvier 2006 pour refléter le fait que BTI Canada a remplacé American Express à titre d'agence de voyages de CBC/Radio-Canada.
• Cette politique a été approuvée le 17 décembre 2002 et a été mise à jour en novembre 2003.
• La présente politique est une mise à jour de l'actuelle Politique 2.3.23 émise en remplacement de la Politique nationale des finances et de l'administration no401.10— Frais de déplacement et de représentation, laquelle remplaçait les politiques des Ressources humaines nos 9.0, 9.1 et9.2.

Rôles et responsabilités

L'expression employé en déplacement s'entend de tout membre du personnel de la Société ou de toute autre personne qui effectue un déplacement officiel pour le compte de la Société. L'employé en déplacement:

• doit être au fait des dispositions de la présente politique avant son départ;
• obtenir les autorisations préalables nécessaires auprès de la composante (verbalement ou par écrit, ou les deux, selon le cas);
• soumettre sa note de frais de déplacement autorisé au moyen du formulaire autorisé et y joindre les justificatifs nécessaires, récépissés ou explications à l'appui, selon les circonstances.

Un gestionnaire est un employé de la Société qui autorise les déplacements d'affaires pour le compte de la Société ou approuve les frais connexes. Le gestionnaire:

• veille à ce que tout employé devant effectuer un déplacement pour le compte de la Société soit renseigné sur la présente politique;
• juge de la nécessité des déplacements;
• autorise au préalable les déplacements (verbalement ou par écrit, ou les deux, selon le cas);
• voit à l'admissibilité des frais remboursés ou acquittés directement par la Société aux termes de la politique sur les déplacements et autorise les remboursements.

Le premier directeur de la Gestion des approvisionnements:

• élabore un programme de déplacements économique qui correspond aux besoins des principaux intéressés;
• négocie les ententes avec les fournisseurs et gère les services que ceux-ci assurent (réservations de voyages, transport aérien, transport ferroviaire, hébergement, location de véhicules, etc.);
• contrôle l'application de la politique et prend les mesures correctives qui s'imposent au besoin;
• élabore et met à jour la présente politique lorsqu'il y a lieu;
• répond à toute question ayant trait à l'interprétation ou à la mise en œuvre des dispositions de la présente politique.

Le vice-président et chef de la direction financière:

• oriente l'élaboration et la mise en oeuvre de tous les aspects de la politique des déplacements de la Société;
• approuve les Procédures et lignes directrices.

Annexe A - Procédures et lignes directrices

1. Réservations de voyage - généralités

Toutes les réservations de voyage (transport aérien, transport ferroviaire, location de véhicules et réservations d'hôtel), y compris les annulations et les modifications, doivent être effectuées par l'entremise de l'agence de voyages retenue par la Société.

L'agence de voyages privilégiée de la Société est BTI Canada inc. (« BTI Canada »). Les réservations doivent être effectuées le plus tôt possible de manière à pouvoir profiter des rabais accordés aux achats à l'avance. Dès qu'ils ont accès au service de réservation en ligne de CBC/Radio-Canada, les employés qui voyagent pour le compte de la Société sont tenus d'y recourir pour la plupart de leurs déplacements au Canada. Pour les déplacements plus complexes comme les voyages à l'étranger ou pour les déplacements dans le pays comportant de nombreuses haltes, il faut s'adresser aux conseillers en voyages de BTI Canada.

Réservations en ligne

Un outil de réservation en ligne permet de planifier en tout temps des déplacements, et ce, en quelques minutes à partir d'un ordinateur de bureau ou d'un portable. Le service fonctionne jour et nuit, sept jours sur sept. Pour s'inscrire comme usager de l'outil de réservation en ligne, l'employé doit faire parvenir un message électronique à travel@cbc.ca, avec copie à son gestionnaire, qui donnera l'approbation, et, s'il y a lieu, à l'organisateur de voyages désigné. L'organisateur de voyages est la personne qui s'occupe habituellement des préparatifs au nom de l'employé. L'employé reçoit alors un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Réservations par téléphone

Les numéros de téléphone de BTI Canada sont disponibles dans le site des déplacements de l'intranet de CBC/Radio-Canada.

Formulaire Profil d'utilisateur

Afin d'accélérer le traitement des réservations, tout employé qui prévoit effectuer au moins un déplacement dans l'année est invité à définir son profil d'utilisateur auprès de BTI Canada. Tous les renseignements utiles ainsi que les préférences y seront notés. Au minimum, le profil devrait comporter le nom, l'adresse du bureau et le numéro de carte affaires Amex de l'utilisateur.

Déplacements à l'étranger et conseils aux voyageurs

Dans tout déplacement effectué pour le compte de la Société, la prudence et la sécurité sont de rigueur. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international verse régulièrement dans son site http://www.voyage.gc.ca/consular_home-fr.asp de l'information sur les destinations à éviter par mesure de prudence; les autorités locales de certains pays émettent également des mises en garde. BTI Canada peut également fournir de l'information à jour à ce sujet. Tous les déplacements à destination de l'étranger, y compris aux États-Unis, doivent être préalablement autorisés par le vice-président compétent ou son délégué sauf dans les cas de force majeure (p. ex. un événement d'actualité important).

Protection en matière de soins de santé et d'assurances

De l'information sur les protections en matière de soins de santé et d'assurances concernant les employés en déplacement peut être consultée sur le site intranet des Ressources humaines. La Société ne rembourse pas les primes versées par les employés pour une assurance-maladie ou assurance-vie supplémentaires en cas de voyage à l'étranger. Les employés qui se rendent dans des zones de guerre ou de conflit ont droit au remboursement des frais supplémentaires exigés pour les vaccins, s'il y a lieu.

Personne accompagnant l'employé

Les frais de déplacement engagés par le conjoint ou le partenaire de l'employé en déplacement ne sont pas remboursables, sauf s'il est démontré que la présence de cette personne est essentielle et directement liée au succès de la mission accomplie pour le compte de la Société. Dans ce cas particulier, l'employé doit obtenir au préalable une autorisation écrite de son gestionnaire. Les réservations doivent se faire par l'entremise de l'agence de voyages désignée et, au moment du règlement de sa demande de remboursement des frais de déplacement, l'employé doit rembourser à CBC/Radio-Canada la totalité des dépenses personnelles engagées par son conjoint ou son partenaire, s'il y a lieu.

Voyages d'affaires et d'agrément

À l'occasion, il est permis de doubler un déplacement à des fins professionnelles d'un voyage d'agrément, dans la mesure où cela n'entraîne aucuns frais additionnels pour la Société. Lorsque des coûts additionnels sont engagés, le voyageur doit rembourser à CBC/Radio-Canada les dépenses liées à la portion « personnelle » du voyage. Les sommes dues à la Société doivent lui être remboursées par chèque personnel ou mandat joint à la demande de remboursement.

2. Transport aérien

Tous les déplacements par avion doivent être effectués en classe économique par les transporteurs retenus par la Société, à moins que le prix des billets ou la durée du déplacement s'en trouve considérablement augmenté(e). Tous les déplacements doivent se faire normalement en classe économique. Au moment de la réservation, il faut demander le tarif le plus avantageux offert pour la destination. Lorsque des économies importantes sont possibles (p. ex. 10% ou plus), l'employé peut utiliser un autre transporteur.

La Société a négocié auprès de certains fournisseurs des rabais substantiels sur le prix des billets d'avion, fondés sur le volume de ventes. Les transporteurs aériens privilégiés sont :

• Air Canada
• Canadian North
• Star Alliance

Réservations:

Toutes les réservations doivent être effectuées par l'entremise de l'agence de voyages désignée de la Société, BTI Canada, qui a reçu comme consigne de choisir les transporteurs avec lesquels la Société a des ententes dans la mesure du possible.

Classe de service:

À moins d'une autorisation expresse du vice-président ou de son délégué, tous les employés doivent voyager en classe économique.

Utilisation des tarifs les plus économiques:

Les employés sont tenus de prendre les billets d'avion les plus économiques proposés par les conseillers de BTI Canada. Par souci d'économie, les critères ci-dessous s'appliquent aux réservations :

• Les réservations doivent être effectuées de 7 à 21 jours à l'avance.
• L'heure de départ ou d'arrivée peut tomber une heure avant ou après l'heure indiquée au moment de la réservation.
• Les avantages et les coûts d'un vol direct ou d'une correspondance.
• Le choix d'un autre aéroport lorsqu'il y a lieu.
• Le départ ou l'arrivée peut tomber la fin de semaine si cette solution est plus économique.

Programmes pour grands voyageurs

La Société ne souscrit à aucun programme pour grands voyageurs. Les employés sont cependant libres d'adhérer à un tel programme et, le cas échéant, seront bénéficiaires des privilèges acquis. Cependant, l'appartenance à un programme pour grands voyageurs ne saurait en aucun cas justifier le choix d'un autre transporteur ou de billets plus coûteux que les billets les plus économiques répondant aux conditions susmentionnées. Les employés sont responsables des conséquences fiscales de l'acquisition de points ou de crédits par suite de déplacements payés par la Société.

Risques liés aux déplacements en groupe

Pour éliminer ou minimiser les conséquences d'une catastrophe aérienne pour la Société, les lignes directrices ci-après s'appliquent lorsque les horaires et les disponibilités le permettent:

Ne peuvent prendre le même vol plus de;

• deux cadres supérieurs;
• quatre cadres intermédiaires;
• dix employés.

Il sera permis de déroger à cette règle dans le cas de déplacements en groupe pour participer à des activités spéciales ou à de grandes manifestations comme les Jeux olympiques.

Remboursement des billets d'avion:

Les annulations de réservation de billets d'avion doivent se faire de la même manière dont la réservation a été effectuée (p. ex. bureaux sur place du secteur des Sports, centre d'appels désigné de BTI Canada ou outil de réservation en ligne). En dehors des heures d'ouverture du centre d'appels, pour annuler des réservations, on communiquera à partir du Canada ou des États-Unis avec le service d'urgence du centre In Transit de BIT Canada au 1 877 222-6460, ou à frais virés, à partir de n'importe quel endroit, au 1 613 230-2384.

Les billets électroniques et les billets papier conservent leur valeur tant qu'ils ne sont pas annulés. Pour éviter des frais superflus, ces billets doivent être remis pour remboursement au bureau de l'agence de voyages désignée.

Utilisation d'aéronefs affrétés ou privés

Il est interdit d'affréter un aéronef ou d'utiliser un aéronef privé, sauf dans les circonstances indiquées ci-après.

Aéronef privé

• Usage permis aux fins de la production d'émissions ou dans des situations d 'urgence, et ce, seulement lorsque aucun transporteur aérien commercial ne dessert la destination.
• Le pilote doit détenir un brevet de pilote valide et être assuré pour la couverture minimale exigée par la Société et par la loi.
• Si, en vertu de son contrat d'embauche, un employé est autorisé à piloter son propre appareil, il doit faire la preuve qu'il détient un brevet de pilote valide et qu'il est assuré pour la couverture minimale exigée par la Société et par la loi. Les frais d'utilisation de l'aéronef doivent être précisés dans le contrat.
• Le vice-président compétent doit approuver au préalable tout déplacement dans un aéronef privé.

Aéronef affrété

• L'affrètement d'un appareil n'est autorisé qu'aux fins de la production d'émissions ou dans des situations d'urgence ou extraordinaires, et ce, seulement lorsque aucun transporteur aérien commercial ne dessert la destination (p. ex. les sites d'émetteurs éloignés auxquels on ne peut se rendre qu'à bord d'un avion affrété.)
• Le vice-président compétent doit approuver au préalable tout affrètement d'aéronef.

3. Transport ferroviaire

Les déplacements par rail à bord des trains de Via Rail Canada peuvent s'effectuer en classe affaires (VIA1). Dans tous les autres cas, les déplacements par rail en Amérique du Nord et à l'étranger doivent se faire en classe économique.

Tarifs privilégiés négociés:

La Société a négocié des tarifs privilégiés avec Via Rail Canada en fonction du volume d'affaires. Pour que les rabais s'appliquent, toutes les réservations de billets doivent être effectuées par l'entremise de BTI Canada.

Classe affaires:

Via Rail offre la classe affaires (VIA1) sur la plupart de ses liaisons dans le Sud du Québec et de l'Ontario. Le personnel est autorisé à voyager en classe affaires (VIA1) dans ces corridors. Aucune indemnité de repas n'est accordée lorsqu'un repas compris dans le prix du billet est servi à bord du train en classe affaires (VIA1).

Classe économique:

Dans tous les autres cas, les employés doivent voyager en classe économique. Sur les longs trajets, le sur classement peut être autorisé par le gestionnaire, pourvu que le coût des services ou du confort supplémentaires soit raisonnable (p. ex. pour les déplacements de nuit, on peut réserver un compartiment-couchette ou l'équivalent).

4. Location de véhicules

Il est permis de louer un véhicule dans la mesure où le gestionnaire juge qu'il s'agit d'une solution économique et pratique. Dans la mesure du possible, il faut traiter avec les agences de location de véhicules retenues par la Société. À moins qu'un minimum de trois personnes n'utilisent le véhicule ou que les passagers n'aient à transporter un excédent de bagages ou de matériel pour les besoins de leurs fonctions, le véhicule loué doit être un modèle économique.

Réservations

Toutes les locations de véhicules doivent être effectuées auprès d'une agence de location retenue par la Société; les réservation se font par l'entremise de l'agence de voyages désignée, BTI Canada. . Les employés sont encouragés à profiter des rabais et des surclassements offerts gratuitement par les agences de location.

Plein d'essence

Pour éviter les frais de retard calculés à l'heure et les prix à la pompe exorbitants des agences de location, jusqu'au double parfois du prix des stations-service, les véhicules loués doivent être rendus à temps et avec un réservoir plein.

Mode de paiement et justificatifs

Les frais de location de véhicules doivent être portés à la carte de crédit institutionnelle American Express. Le numéro du contrat de location original ou le récépissé de la transaction doit être joint à la note de frais. Les contraventions pour infractions au code de la route ou aux règlements de stationnement sont à la charge de l'employé.

Assurance location et déclaration d'accident

Il incombe à l'employé qui loue le véhicule de vérifier les modalités du contrat et l'assurance offerte. Pour de plus amples renseignements au sujet de l'assurance location, consultez le guide Locations de véhicule à court terme.

5. Utilisation de véhicules particuliers

Si le gestionnaire juge qu'il s'agit d'une solution économique et pratique, un véhicule particulier peut être utilisé. Dans ce cas, les indemnités kilométriques accordées seront calculées en fonction du tarif standard établi par les Procédures et lignes directrices.

L'indemnité kilométrique versée pour l'utilisation d'un véhicule particulier aux fins d'un déplacement autorisé par la Société est de 0,40 $ le kilomètre, ce qui comprend tous les frais autres que les frais de stationnement et de péage, c'est-à-dire les frais d'essence, de réparations, d'assurance et autres dépenses similaires. Cette indemnité peut être révisée de temps à autre.

Remboursement des frais

Pour avoir droit à l'indemnité kilométrique, l'employé doit fournir les renseignements suivants sur sa note de frais:

• la raison du déplacement;
• la date et le lieu;
• les récépissés de péage et de stationnement;
• le nombre de kilomètres parcourus.

La Société se dégage de toute responsabilité eu égard à d'éventuelles conséquences fiscales par suite de l'utilisation d'un véhicule particulier à des fins professionnelles.

6. Hébergement

Les employés en déplacement ont droit au remboursement des frais d'hébergement raisonnables qu'ils auront engagés auprès d'établissements hôteliers. À moins que ces établissements ne soient mal situés ou qu'ils n'affichent complet, le personnel est tenu de séjourner dans les hôtels retenus par la Société. Par ailleurs, le gestionnaire ne peut refuser sans raison valable à un employé en déplacement de séjourner chez un particulier.

Choix des établissements hôteliers

Le choix de l'établissement où descend l'employé en déplacement est la prérogative de la Société, celle-ci ayant négocié des tarifs privilégiés et l'usage de certaines commodités avec plusieurs chaînes hôtelières. Pour se prévaloir de ces tarifs, les employés doivent effectuer leurs réservations par l'entremise de l'Agence de voyages Amex. . Dans les destinations où aucun hôtel privilégié n'est prévu, le conseiller de l'agence de voyages recommandera des hôtels offrant un bon rapport qualité-prix.

Tarifs négociés

La Société ne s'engage pas à rembourser aux employés qui logent ailleurs que dans un établissement privilégié les frais exigés en sus des tarifs négociés. Le remboursement de ces frais, le cas échéant, doit être autorisé par le vice-président compétent ou par son délégué.

Catégorie de chambre

L'employé en déplacement a droit à une chambre simple avec salle de bain. Le remboursement du supplément exigé pour une suite ou une chambre plus luxueuse nécessite la permission écrite du superviseur immédiat.

Annulation de réservation

L'utilisation de la carte affaires American Express garantit la réservation même après l'heure limite d'arrivée. Lorsqu'une réservation est garantie, l'établissement est tenu de garder la chambre jusqu'à l'heure de départ prévue le lendemain. Si la chambre n'est pas libre à l'arrivée, l'établissement doit fournir une autre chambre (de catégorie identique ou supérieure) sans frais pour la première nuit. Pour éviter que des frais de désistement ne soient imputés à la carte, il faut annuler la réservation avant 16 heures le jour de l'arrivée ou selon l'heure indiquée sur l'itinéraire. Pour annuler, communiquer avec BTI Canada. L'annulation doit être faite de la même manière que la réservation (p. ex. bureaux sur place du secteur des Sports, centre d'appels désigné de BTI Canada ou outil de réservation en ligne). En dehors des heures d'ouverture du centre d'appels, pour annuler des réservations, on communiquera à partir du Canada ou des États-Unis avec le service d'urgence du centre In Transit de BIT Canada au 1 877 222-6460, ou à frais virés, à partir de n'importe quel endroit, au 1 613 230-2384. Si l'annulation est faite directement auprès de l'établissement hôtelier, l'employé doit demander un « numéro d'annulation » comme justificatif. Les frais de « désistement » ne sont généralement pas remboursables.

Mode de paiement et justificatifs

Les frais d'hébergement doivent être imputés à la carte institutionnelle American Express et non à une carte de crédit personnelle. Les dépenses doivent être ventilées par catégorie sur le formulaire de demande de remboursement de frais, c'est-à-dire les frais de chambre, de repas, de communications, de blanchissage, etc. La note d'hôtel doit être jointe au formulaire.

Hébergement chez un particulier

Même s'il est coutume pour les employés en déplacement de séjourner à l'hôtel, le gestionnaire ne peut refuser sans raison valable à un employé qui en fait la demande de loger chez un particulier, un ami ou un parent par exemple. Dans ces circonstances, l'employé a droit à une indemnité maximale de 30$ par nuit. Cette indemnité peut être révisée de temps à autre.

7. Taxi et autres moyens de transport locaux

Les déplacements en taxi sont autorisés, dans la mesure où le gestionnaire juge que le recours à ce moyen de transport est justifiable dans les circonstances et qu'il n'existe aucune solution plus économique ou plus pratique. Dans la mesure du possible, les employés en déplacement sont tenus d'utiliser les services de limousine offerts par les transporteurs aériens retenus par la Société.

Taxis

Les courses en taxi à destination et en provenance de lieux de travail, d'hôtels, d'aéroports ou de gares sont remboursables. L'utilisation de taxis n'est autorisée qu'en l'absence de moyens plus économiques et plus pratiques (navettes d'hôtel et d'aéroport par exemple). L'employé doit produire des reçus pour tous frais de transport dépassant 10$.

Services de limousine

Dans la mesure du possible, les employés doivent utiliser les services de limousine avec lesquels la Société a négocié des tarifs privilégiés. Il est recommandé de planifier les allers-retours à l'aéroport de manière à pouvoir profiter des tarifs de groupe et des autres rabais. À Toronto, le fournisseur privilégié est Air Flight Services, au numéro (416)445-1999.

8. Indemnités de repas et pour frais divers

Les employés en déplacement ont droit à une indemnité de repas pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner, au besoin, pour chaque jour complet ou portion de jour où ils sont en déplacement, à condition qu'aucun repas ne leur soit payé par la Société ou ne soit prévu dans le coût du billet et une allocation de frais divers remboursés par la Société pour chaque jour complet.

Les indemnités de repas qui sont calculées en fonction des prix de repas pris au restaurant sont destinées aux employés en déplacement dans des endroits éloignés de leurs bureaux ou de leur lieu de travail normal.

Per Diem Quotidien

Le tarif du Service du Nord s'applique à tous les endroits situés au nord du 55eparallèle, soit à :

• tous les établissements au Yukon,
• tous les établissements dans les Territoires du Nord-Ouest,
• tous les établissements au Nunavut,
• tous les établissements au Labrador (même ceux au sud du 55eparallèle).

Récépissés

Aucune pièce justificative n'est exigée pour les indemnités de repas et frais divers..

Représentation, réception d'affaires et réception pour le personnel:

La politique relative aux frais de déplacement autorise le remboursement de certains frais de représentation, de réception et de divertissement. Pour de plus amples renseignements, consulter la politique 2.3.9, Représentation, réception d'affaires et réceptions pour le personnel.

9. Déplacements collectifs et réunions

Dans la mesure du possible, les réservations de groupe ou pour assister à des réunions ou à des activités spéciales doivent être faites par l'entremise de l'agence de voyages retenue par la Société et auprès des fournisseurs privilégiés.

Les réunions de groupe s'entendent de réunions tenues par la Société auxquelles assistent au moins dix personnes et pour lesquelles des chambres d'hôtel et une salle de réunions à l'extérieur doivent être prévues. Les dépenses peuvent alors comprendre les frais de déplacement, les frais de repas, les frais de location d'équipement et d'une salle de réunions, les frais de représentation et divers frais de service.

Fournisseurs de services

Les déplacements de groupe pour assister à des réunions et à des événements spéciaux engendrent des dépenses importantes pour la Société. Par conséquent, le coordonnateur de la réunion doit, dans la mesure du possible, faire affaire avec les fournisseurs privilégiés dont la liste se trouve sur le site intranet. L'Agence de voyages Amex est en outre le seul fournisseur autorisé à planifier les déplacements de groupes ou d'employés pour des réunions. Les services qui prévoient demander à un groupe d'employés de se déplacer ou tenir une réunion de plus de dix de personnes doivent en aviser l'Agence de voyages Amex pour garantir que les rabais négociés seront obtenus.

Contrôle des coûts

Les techniques ou mesures de planification ci-dessous permettent de réduire les coûts des réunions et des activités spéciales.

• Dans la mesure du possible, utiliser les installations qui appartiennent à la Société ou qu'elle loue.
• Il faut réduire au minimum le nombre de jours prévus pour une réunion.
• Organiser, dans la mesure du possible, les réunions tenues dans des lieux de villégiature ou de tourisme en période hors saison.
• Choisir des lieux à distance raisonnable en voiture du lieu d'origine des participants ou à un endroit permettant de réduire les frais globaux de déplacement au minimum.
• Demander systématiquement les escomptes de volume pour tous les frais à engager.
• Lorsque possible, régler les dépenses connexes au moyen de la carte de crédit institutionnelle American Express.

Approbation des contrats

Aucun contrat avec une agence de voyages (transport aérien, transport ferroviaire, location de véhicules et réservations d'hôtel, etc.) pour une réunion ou un déplacement en groupe ne peut être conclu avant d'avoir été examiné et approuvé par les autorités compétentes pour s'assurer qu'il satisfait aux dispositions de la politique institutionnelle 2.3.8, Délégation des pouvoirs financiers.

10. Frais divers

Les frais divers raisonnables engagés directement aux fins d'un déplacement pour le compte de la Société ou en rapport avec un tel déplacement sont remboursés.

Frais divers admissibles

Les frais divers engagés dans le cadre d'un déplacement pour affaires sont remboursables; les reçus ne sont exigés que pour les dépenses excédant 10$. Les exemples indiquées ci-dessous représente des conditions ou cette directive s'applique:

• Frais de stationnement
• Frais de télécopie et de télégramme
• Communications téléphoniques dans le cadre des activités professionnelles
• Communications téléphoniques personnelles,laissées à la discrétion du responsable.
• Frais d'accès par ordinateur à distance
• Services de voiturier/blanchissage d'urgence ou additionnels: remboursables pour les déplacements de plus de quatre jours
• Pourboire supplémentaire au besoin p. ex. pour transporter des valises contenant de l 'équipement technique)
• Frais de change
• Frais de chèques de voyage
• Autres frais divers: à la discrétion du responsable

Dépenses non remboursables

La liste ci-dessous représente des exemples de frais qui ne sont généralement pas remboursables:

• Frais d'abonnement au club d'un transporteur aérien
• Frais d'abonnement à un programme pour grands voyageurs
• Contraventions pour infraction au code de la route ou aux règlements de stationnement
• Films et rafraîchissements en vol
• Films à la carte et consommation du mini-bar à l'hôtel
• Achat d'articles d'usage personnel (articles de toilette, magazines, etc.)
• Achat de valises et mallettes
• Frais de barbier ou de coiffeur
• Frais d'utilisation de téléphones à bord d'un avion ou d'un véhicule loué

11. Carte de crédit institutionnelle

Tous les frais de déplacement et frais connexes, c'est-à-dire les frais de transport aérien ou ferroviaire, les frais d'hébergement, de location de véhicules, de repas, de représentation et frais divers, doivent être acquittés au moyen de la carte de crédit institutionnelle destinée à cette fin. Cette carte est réservée à un usage professionnel et aucune dépense personnelle ne peut lui être imputée. . (à moins qu'il s'agisse de dépenses liées au déplacement et à l'hébergement effectuées dans l'exercice de vos fonctions, comme le coût des films loués à l'hôtel et des boissons du mini-bar).

La carte de crédit choisie par la Société est la carte de crédit institutionnelle American Express (Amex).

Critères d'admissibilité

Tous les employés qui, dans le cadre de leurs fonctions, peuvent être amenés à se déplacer régulièrement ou doivent engager des frais de représentation dans le cours normal de leurs activités doivent faire une demande de carte American Express en se procurant le formulaire au Service des Finances et de l'administration. Le formulaire dûment rempli et signé par le superviseur de l'employé doit être retourné au bureau local des Finances et de l'administration.

Avances de voyage

La Société n'émet aucune avance de voyage, sauf dans des circonstances exceptionnelles nécessitant l'approbation d'un contrôleur régional, d'un directeur des Finances et de l'administration du réseau ou le responsable délégué. En cas de nécessité, les employés peuvent obtenir des avances en espèces dans les distributeurs Express Cash d'American Express. Les conditions ci-dessous s'appliquent aux avances:

• Les avances sont réservées aux dépenses professionnelles.
• Le titulaire de la carte doit obtenir un numéro d'identification personnel (NIP) pour pouvoir utiliser le réseau de distributeurs automatiques.
• Les limites quotidiennes et mensuelles des avances en espèces sont établies en fonction des besoins de l'utilisateur au moment de son adhésion au service.
• Ces limites peuvent être modifiées sur demande par l'intermédiaire du bureau local des Finances et de l'administration.
• Les titulaires de carte dont le compte est en souffrance ne peuvent obtenir d'avance.
• Des frais d'administration s'appliquent à chaque opération. Par souci d'économie, il convient de limiter le nombre de retraits, mais tous les frais sont remboursés.

12. Établissement de la note de frais et remboursement

À l'exception des correspondants affectés à l'étranger, dont les déplacements et les frais de représentation connexes seront remboursés selon les processus établis par les réseaux étant donné la nature de leurs affectations, l'employé qui a effectué un déplacement doit soumettre sa note de frais de déplacement dûment signée et approuvée, accompagnée de tous les justificatifs nécessaires, au Centre national des paiements (CNP) dans les dix (10) jours qui suivent son retour. Le remboursement est normalement effectué dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent la réception de la note de frais par le CNP.

Formulaire de demande de remboursement

Comme on l'a mentionné plus haut, à l'exception des correspondants affectés à l'étranger, les demandes de remboursement de frais de déplacement et de représentation doivent être présentées sur le formulaire CBC0466B, intitulé Demande d'autorisation de voyage, que l'on peut obtenir au service local des Finances et de l'administration. Les personnes qui ne font pas partie du personnel de la Société doivent présenter leur note de frais sous forme de facture, avec reçus à l'appui.

Autorisation

Les notes de frais doivent être signées et approuvées par un superviseur titulaire de la délégation appropriée. Avant d'approuver une note de frais, le superviseur en vérifiera l'exactitude et la conformité aux dispositions, procédures et lignes directrices de la présente politique. Les dérogations, écarts ou demandes de remboursement de frais non admissibles aux termes de la politique doivent être explicités sur le formulaire de demande de remboursement et annotés par le superviseur s'il les accepte, de même que, dans certains cas, par le vice-président compétent ou par son délégué (en conformité avec les procédures et les lignes directrices).

Remboursement

Les remboursements de frais de déplacement sont effectués par virement électronique dans le compte de banque de l'employé, généralement dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent la réception de la demande de remboursement par le CNP. La Société rejette toute responsabilité pour les retards occasionnés par des erreurs ou des omissions sur le formulaire de demande de remboursement.

Les sommes dues à la Société doivent lui être remboursées par chèque personnel ou mandat joint à la demande de remboursement.

13. Respect de la politique

Toute dérogation aux dispositions de la présente politique sera signalée au vice-président compétent par le bureau national des Finances et de l'administration.

Nous allons nous assurer que la politique et les lignes directrices et procédures connexes sont respectées. Par exemple, il est possible que nous vérifions le relevé mensuel de votre carte de crédit institutionnelle dans les dossiers d'American Express.

Vérification des frais de déplacement et de représentation

Le CNP procède à des vérifications sommaires des demandes de remboursement pour s'assurer que celles-ci respectent les dispositions de la politique institutionnelle 2.3.8, Délégation des pouvoirs financiers, et sont étayées par les reçus originaux.

Le Groupe du contrôle interne, au siège social, effectue régulièrement des vérifications a posteriori portant sur la nature, le caractère raisonnable et la justification des dépenses et présente ses conclusions aux vice-président responsable.

À l'occasion, les vice-présidents peuvent demander la tenue de vérifications a posteriori spéciales portant sur des catégories de dépenses précises comme les frais de représentation et de réception.

Autres modes de contrôle et d'information quant au respect de la politique

Toute dérogation à la présente politique (concernant l'utilisation des services de l'Agence de voyages officielle, de la carte institutionnelle, des transporteurs aériens, des agences de location de véhicules et des établissements hôteliers privilégiés) sera signalée au vice-président compétent par le bureau national des Finances et de l'administration.