Directives sur les marchés de l'ARC

(a) donner à tous les fournisseurs qualifiés une chance égale de faire des affaires avec l'Agence du revenu du Canada (ARC);

(b) obtenir la meilleure valeur;

(c) satisfaire les besoins opérationnels efficacement et en temps opportun;

(d) faire preuve d'équité envers tous les fournisseurs éventuels (de biens et de services) de l'ARC; et

(e) assurer la conformité aux accords commerciaux en vigueur.

(a) Il y a besoin urgent et tout retard à le satisfaire pourrait être préjudiciable à l'intérêt public.

Par nature, l'urgence est incontournable et nécessite une attention immédiate, d'où impossibilité de recourir à un appel d'offres. Il peut s'agir en fait d'une situation de danger de mort réel ou éventuel, d'un désastre qui met en péril la qualité de vie ou qui a entraîné des pertes humaines ou encore qui pourrait, en ce qui regarde les biens de l'ARC, être cause de pertes ou de dommages considérables.

(b) Le montant approximatif de la dépense n'excède pas :

Cette exception comporte des limites monétaires précises en deçà desquelles l'employé autorisé à passer des marchés n'est plus obligé de recourir à l'appel d'offres. Cependant, on est en droit de s'attendre à ce que cet employé applique les modalités propres à cette sorte d'opération quand, du point de vue coût, il est plus avantageux de procéder ainsi. Dans l'éventualité où la valeur approximative du marché envisagé dépasserait la limite mentionnée dont il est question plus haut, l'employé à qui l'autorisation est déléguée doit se conformer aux exigences touchant les appels d'offres exposées dans la présente directive.

(c) La nature des travaux à exécuter est telle qu'il ne serait pas dans l'intérêt du public de procéder à un appel d'offres.

Cette exception est habituellement valable dans les situations où entrent en jeu des considérations de sécurité ou encore quand il s'agit d'atténuer une certaine disparité socio-économique importante. Par exemple, préserver une source particulière d'approvisionnement au Canada peut se révéler nécessaire en vue de satisfaire les besoins futurs de l'ARC ou encore en vue d'assurer la pérennité d'une industrie canadienne. On ne doit invoquer ce cas d'exception qu'après en avoir obtenu l'autorisation du fonctionnaire compétent désigné dans l'instrument de délégation.

(d) Une seule personne ou une seule entreprise est en mesure d'exécuter le contrat.

Cette exception permet de passer outre à l'appel d'offres lorsqu'une seule personne ou une seule entreprise est capable de faire le travail. Cette exception comporte un caractère décisionnel absolu et on ne doit l'invoquer que lorsque la question des brevets, celle des lettres patentes ou celle des droits d'auteur entre en ligne de compte ou encore lorsque des facteurs de compatibilité technique ou des connaissances requises en la matière laissent supposer qu'un seul entrepreneur et nulle autre personne n'est apte à exécuter le contrat. Autre point à souligner : on ne doit pas invoquer cette exception simplement parce que l'entrepreneur pressenti est le seul que le gestionnaire connaisse. L'exception ne sera donc reconnue valable que si elle a reçu l'approbation du fonctionnaire compétent désigné dans l'instrument de délégation.

(a) Définition des besoins – c'est l'étape où il est nécessaire de définir ou de préciser les besoins. On établit le cahier des charges et les énoncés des travaux demandés (ETD), on relève les sources d'approvisionnement et on décrit les méthodes de sélection et les critères d'évaluation des soumissions. On remplit ensuite les formulaires de demande et on obtient toutes les approbations requises pour poursuivre le processus.

(b) Tâches liées à la passation de marchés – c'est le moment de la mise en oeuvre du plan d'action arrêté à l'étape de la définition des besoins. On procède alors à la distribution des cahiers d'information touchant les propositions ou soumissions d'offres. Il peut ensuite y avoir réunion avec les soumissionnaires. Suit la réception des offres et leur évaluation. Finalement, on choisit parmi les soumissionnaires et le contrat est adjugé à celui qui a été retenu. En dernier, on informe les soumissionnaires dont l'offre a été rejetée.

(c) Administration du marché – au cours de cette étape menant à la livraison du produit ou à la prestation du service qui fait l'objet du contrat, les activités de gestion et de contrôle se déroulent, les difficultés et les différends sont résolus, des directives sont données et des décisions prises, les écarts et les modifications sont approuvés, les biens à livrer sont évalués et on en arrive finalement à l'achèvement du travail demandé.

(d) Administration post-contractuelle – il s'agit de l'étape au cours de laquelle on évalue toutes les facettes du projet, officiellement ou officieusement suivant l'importance du contrat et selon qu'on juge qu'il est souhaitable ou non de consigner les résultats de l'évaluation. On juge le fournisseur en regard de certains critères, par exemple ceux-ci : Pouvait-on le joindre en cas de besoin? Était-il bien renseigné? D'un abord facile? A-t-il fait preuve d'une ouverture d'esprit et s'est-il montré honnête? Dernier critère : Aimeriez-vous dans l'avenir faire à nouveau affaire avec lui? De leur côté, les biens à livrer feront aussi l'objet d'une évaluation en fonction de critères comme ceux-ci : Répondent-ils aux besoins opérationnels? Répondent-ils aux attentes sur le plan rendement?

Ont-ils été livrés dans le délai prévu et selon la quantité demandée? Le prix payé est-il celui qui a été convenu? A-t-on obtenu la meilleure valeur? L'équipe de l'ARC, elle aussi, est soumise à une évaluation en vue de déterminer si les plans établis et les décisions prises tout au long du déroulement du projet ont été adéquats et si elle les referait le cas échéant sans rien y changer. En outre, quelles sont les leçons à tirer de l'expérience et dont on pourrait tenir compte lors de futurs projets?

(a) Frais remboursables – se réfère aux modalités de facturation en vertu desquelles sont remboursés à l'entrepreneur les frais dûment engagés dans l'exécution des travaux prévus au contrat et exécutés conformément aux conditions qui y sont stipulées. Ce mode de facturation prévoit quatre (4) différentes modalités de paiement : la limitation des dépenses, l'établissement d'un prix plafond, le partage des coûts et la négociation du prix.

(b) Limitation des dépenses – se réfère à la base de paiement à frais remboursables en fonction de laquelle il est stipulé qu'une somme donnée peut être versée à l'entrepreneur pour les travaux ou les biens à livrer mentionnés dans le contrat. Malgré le fait que l'entrepreneur ne soit pas légalement tenu d'achever en entier des travaux avant d'avoir utilisé la totalité des fonds alloués, on est en droit de s'attendre à ce qu'il fasse tout son possible pour obtenir ce résultat. Si, au cours de l'exécution du contrat, il constate qu'il manque de fonds pour terminer les travaux, il doit en informer l'autorité désignée de l'ARC. Cette mesure est habituellement prise quatre mois avant la date d'achèvement prévue au contrat ou lorsque 75 % des fonds ont été dépensés. L'autorité désignée a le choix d'avancer des fonds supplémentaires ou de demander à l'entrepreneur de poursuivre les travaux jusqu'à concurrence des crédits disponibles à ce moment-là.

(c) Négociation du prix (NP) – se réfère à la base de paiement à frais remboursables en fonction de laquelle le contrat est adjugé avant même que les parties ne se soient entendues sur le coût en main-d'oeuvre, en frais généraux ou en charges administratives ou bien encore sur les prix. Les travaux seront alors entrepris. Quant à ces éléments du contrat, ils feront l'objet d'une négociation continue et aussi, peut-être, de modifications éventuelles.

(d) Partage des coûts – se réfère à la base de paiement à frais remboursables dont il est fait état dans le contrat et en fonction de laquelle l'entrepreneur accepte d'absorber une partie des coûts des travaux. La somme à payer par chaque partie sera précisée clairement dans le contrat, ainsi que le moment du paiement, la façon de l'honorer et qui en est responsable.

(e) Prix ferme – se réfère au montant total à payer, à savoir une somme forfaitaire, auquel cas les deux parties conviennent de ce prix avant même l'adjudication du marché.

(f) Prix plafond – se réfère à la base de paiement à frais remboursables lorsqu'une clause du contrat précise la somme maximale qui peut être versée à un entrepreneur pour les travaux à exécuter ou les biens à livrer aux termes du contrat. Seuls seront payés à l'entrepreneur les frais engagés relativement à ces travaux et à ces biens. Si le montant des frais effectivement facturés correspond au prix plafond stipulé dans le contrat ou le dépasse, l'entrepreneur doit achever les travaux mais ne recevra aucune somme dépassant ce plafond.

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