Règlement extrajudiciaire des différends

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a le pouvoir de passer des marchés de fourniture de biens, de services, de location et de travaux de construction. Bien que l'ARC ne soit pas soumise à l'application du Règlement sur les marchés de l'État, à l'article 41 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ni à l'article 9 de la Loi sur les travaux publics et les services gouvernementaux, elle est cependant assujettie aux accords commerciaux et aux décisions du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

Les plaintes et les différends ont des causes très variées, qu'il s'agisse de faits réels ou de perceptions. Cependant, ils ont des conséquences négatives sur l'intégrité du processus d'approvisionnement et de passation de marchés de l'ARC et nous devons absolument en déterminer les causes et y trouver des solutions. Cela peut se faire grâce à un processus de collaboration visant la satisfaction des parties sur la base de gains mutuels grâce à la mise au point de solutions, à l'établissement d'un climat de confiance et à la promotion de communications franches et claires.

L'ARC mettra tout en oeuvre pour éviter les différends avec les fournisseurs en faisant connaître le plus clairement possible ses besoins et ses exigences et en adoptant des processus d'approvisionnement ouverts et équitables. L'ARC s'engage à faire appel à des formes de règlement des différends à l'amiable pour ses activités de passation de marchés et d'approvisionnement, afin que ses employés et les fournisseurs puissent régler les différends le plus tôt et le plus vite possible. Par conséquent, l'ARC a adopté un régime de « règlement extrajudiciaire des différends (RED) » pour l'approvisionnement et la passation de marchés. L'expression Règlement extrajudiciaire des différends renvoie à un nombre croissant de méthodes pour tenter de régler les différends avant de les soumettre à l'arbitrage ou à des tribunaux administratifs ou judiciaires.

Le recours aux tribunaux exige un lourd tribut horaire et monétaire de toutes les parties en cause. Les tribunaux s'avèrent de moins en moins efficaces pour résoudre des différends. Il existe des façons moins dispendieuses et non conflictuelles d'aborder les questions qui amélioreront la qualité des rapports ou la maintiendront. Les tribunaux devraient être la dernière voie de recours, la première devant être le régime de RED de l'ARC pour l'approvisionnement et la passation de marchés.

Avant de déposer une plainte officielle écrite, les fournisseurs sont fortement encouragés à tenter de régler les problèmes en communiquant avec l'agent, le gestionnaire de projet ou l'autorité technique selon ce que précise(nt) la demande de propositions ou le(s) document(s) afférent(s) au marché, au sein de l'ARC, comme première étape du processus de règlement. S'il apparaît clairement aux parties qu'elles n'arriveront pas à s'entendre, alors seulement passeront-elles à la deuxième étape. Même s'il est possible de suivre divers processus pour tenter de régler les différends à cette étape plus officielle, si elles veulent aller plus loin, les parties doivent tout d'abord se soumettre à la médiation. Là encore, si la médiation n'arrive pas à régler la (les) question(s) contestée(s), les parties peuvent faire appel à des formes plus officielles d'arbitrage ou à des tribunaux administratifs ou judiciaires. Les fournisseurs sont invités à se servir du modèle de formulaire pour plainte formelle pour la présentation de leur plainte officielle à l'ARC.

Lorsque des processus de RED sont utilisés pour tenter de régler un différend, les coûts liés au processus sont partagés à parts égales entre l'ARC et le fournisseur. Ces coûts peuvent comprendre, sans s'y limiter, le coût de l'intervention d'un tiers neutre pour aider les parties au conflit ou les coûts des locaux des réunions. Tous les coûts qui seront partagés doivent être précisés et convenus par toutes les parties avant leur engagement. Les coûts internes, tels que ceux des ressources humaines, engagés par une partie ou l'autre ne doivent pas être inclus dans les coûts partagés.