Lignes directrices sur le processus d'évaluation

Les présentes lignes directrices renferment une orientation, des conseils et des explications accompagnant la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir en ce qui a trait au processus d’évaluation.

Comité de classification – groupe composé d'au moins trois personnes autorisées par leurs ministères respectifs à évaluer le travail. Les membres du comité devraient connaître le travail à évaluer et l'organisation au sein de laquelle le travail est effectué. Dans la mesure du possible, les comités de classification devraient comprendre des hommes et des femmes.

Évaluation – processus consistant à évaluer un travail par rapport à une norme de classification et servant à déterminer la valeur relative du travail, en fonction des exigences de celui-ci.

Niveau –indicateur numérique du rang pertinent d’un poste au sein de son groupe professionnel, selon la valeur qui lui a été attribuée lors de son évaluation au moyen de la norme de classification appropriée.

Groupe professionnel – ensemble de professions ou d’emplois liés de façon générale par la nature des fonctions accomplies.

(Source : Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir)

Le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique met de l’avant les valeurs et l’éthique de la fonction publique pour guider et soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles. Les valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l’éthique et liées aux personnes y sont énoncées.

De plus, le Cadre de surveillance de la classification définit un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la classification qui vont de pair avec ces valeurs de l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs généraux, les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de classification en respectant toutes ces valeurs.

Le processus d’évaluation doit respecter les principes de la cohérence et du non-sexisme.

Seules les personnes ayant suivi une formation en évaluation du travail doivent être choisies comme évaluateurs.

Les évaluateurs devront étudier les faits et veiller à disposer de toute l’information dont ils ont besoin. Ils doivent pouvoir dire avec confiance que selon les faits étudiés, leur décision est justifiable.

Le niveau et le groupe professionnel ainsi que le taux de rémunération actuels ne doivent pas influencer les évaluateurs ni influer sur l’évaluation. La rémunération obtenue par une personne influe habituellement sur la perception que l’on a de l’importance du poste de cette personne. Des études ont révélé que le fait pour l’évaluateur de connaître le taux de rémunération a un effet statistiquement important sur les évaluations, le travail moins bien rémunéré obtenant de moins bonnes évaluations. Les évaluateurs doivent faire attention de ne pas céder à de telles idées préconçues.

Les évaluateurs ne doivent pas faire de suppositions au sujet d’un travail ou des rapports hiérarchiques actuels. Le fait de faire des suppositions au sujet d’un travail amène un élément de subjectivité au sujet de sa valeur dans le cadre du processus d’évaluation. Les évaluateurs doivent faire preuve de neutralité et d’objectivité. Ils doivent appliquer les normes de classification de manière objective en fonction de la description de travail et des autres renseignements pertinents fournis et requis selon la norme de classification. Le rendement personnel (sauf si un plan d’évaluation orienté sur l’employé est utilisé), les difficultés de recrutement, les salaires ou le niveau de classification actuel du poste ne doivent pas être pris en considération dans le cadre du processus d’évaluation.

L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) détient toujours la responsabilité générale d’assurer l’intégrité du système de classification, y compris le processus d’évaluation.

Aux termes de la Politique concernant le système de classification et la délégation de pouvoir, les administrateurs généraux peuvent classer les postes au sein de leur ministère respectif conformément à la politique, à la norme de classification pertinente et aux lignes directrices émises par l’AGRHFPC. Les représentants des ministères devraient sélectionner les pratiques de gestion et les mesures qui leur permettront de répondre à leurs besoins selon les paramètres du cadre de travail prescrit dans la politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices.

Il incombe aux administrateurs généraux de garantir :

• que les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines au sein de leur ministère comprennent le système de classification, y compris les normes de classification utilisées par le ministère, et qu’ils suivent une formation adéquate sur l’évaluation des emplois;
• que les descriptions de travail au sein de leur organisation sont exactes;
• que des consultations avec les représentants de l’AGRHFPC et d’autres ministères se tiennent lorsque les circonstances le justifient;
• que toutes les décisions en matière de classification ont été prises de façon transparente, équitable et uniforme et que ces décisions sont justes et défendables;
• qu’un contrôle efficace du système de classification du ministère est exercé au moyen d’activités de surveillance et de vérification interne qui garantiront l’intégrité des résultats en matière de classification et le dépôt de rapports aux organismes centraux, au besoin.

Il incombe aux gestionnaires de garantir :

• qu’ils comprennent le système de classification, y compris l’utilisation des normes de classification et l’affectation des postes aux groupes professionnels;
• en qualité de parrains des postes, qu’ils fournissent des renseignements précis et complets au conseiller en ressources humaines ou aux membres de comités de classification, au besoin;
• quand ils participent aux travaux de comités d’évaluation, qu’ils appliquent les normes de classification comme il se doit et avec cohérence conformément aux présentes lignes directrices.

Il incombe aux gestionnaires et aux conseillers en ressources humaines détenant des pouvoirs délégués de classification de garantir :

• que les cotes et les groupes professionnels sont pertinents au regard de l’organigramme du ministère, conformément à la politique sur la classification, et qu’ils sont harmonisés avec la relativité de classification au ministère et dans l’ensemble de la fonction publique;
• que les gestionnaires obtiennent les conseils et profitent du savoir‑faire qui s’imposent au sujet du processus d’évaluation, y compris la relativité intraministérielle et interministérielle;
• que toutes les décisions en matière de classification sont prises sous le signe de la transparence, de l’équité et de la cohérence, et qu’elles sont justes et défendables.

Il revient aux membres des comités de classification de garantir :

• qu’ils comprennent le système de classification, y compris les normes de classification et le processus d’attribution des postes aux groupes professionnels;
• qu’ils appliquent les normes de classification avec cohérence et comme il se doit conformément aux présentes lignes directrices;
• qu’ils sont conscients du risque de subjectivité et qu’ils y résistent, et qu’ils n’ont aucune idée préconçue relativement à l’objet de l’évaluation;
• que la relativité intraministérielle et interministérielle est prise en considération au moment de l’évaluation.

L’évaluation d’un travail consiste à déterminer la valeur des emplois au sein d’une organisation. Le processus d’évaluation est le même, qu’il relève d’un comité de classification ou d’un seul évaluateur. En bout de ligne, le processus d’évaluation d’un travail établit une hiérarchie des emplois au sein de l’organisation qui fait état de la valeur relative de chacun d’eux pour l’organisation. Le processus d’évaluation est constitué des étapes suivantes :

1.         Un gestionnaire délégué ou un conseiller en ressources humaines ayant suivi la formation qui s’impose examine la description de travail afin de vérifier qu’elle renferme toute l’information pertinente et qu’elle est accompagnée d’un organigramme à jour et complet et des autres pièces justificatives requises selon la norme de classification.

2.         Une fois que tous les renseignements nécessaires ont été recueillis et que les pièces justificatives ont été fournies, l’évaluateur examine la description de travail et attribue le travail à un groupe professionnel et à un sous-groupe (le cas échéant). Les pourcentages de temps ne doivent pas faire partie de la description de travail et ne constituent pas un indicateur fiable de l’objet principal du travail.

3.         Une fois que le travail a été attribué à un groupe professionnel et à un sous‑groupe, le cas échéant, les étapes suivantes à observer sont celles qui sont détaillées dans la norme de classification qui s’impose.

L’attribution à un groupe professionnel et les cotes doivent être opportunes compte tenu de l’organigramme du ministère, et elles doivent être harmonisées avec le mandat de l’organisation. Avant qu’une décision finale soit prise, il faut tenir compte de la relativité interne et externe des postes semblables.

Il n’est pas acceptable de faire des suppositions. Les évaluateurs doivent s’assurer de disposer de toute l’information requise pour appliquer objectivement la norme de classification qui s’impose. Ils ne doivent pas utiliser leurs connaissances plutôt que celles du gestionnaire, de l’employé qui occupe le poste ou que l’information contenue dans la description de travail. S’il leur manque l’information requise, les évaluateurs ne doivent pas évaluer le travail tant qu’elle ne leur est pas fournie. Les renseignements additionnels fournis dans le cadre du processus d’évaluation doivent être consignés.

Des outils de mise en correspondance des normes de classification ont été mis au point dans de nombreux groupes professionnels afin de promouvoir l’uniformité d’application des normes de classification conformément aux descriptions de travail établies selon la NGC. Ils permettent aussi de déterminer et de recueillir l’information susceptible de manquer dans ces descriptions de travail. Les outils orientent les évaluateurs vers les éléments, dans la description de travail établie selon la NGC, les plus susceptibles de renfermer la plus grande partie de l’information nécessaire pour évaluer le poste relativement à chacun des facteurs de la norme de classification.

Pratiques exemplaires – Évaluation

• Un examen de la qualité de la description de travail par un conseiller en ressources humaines avant l’évaluation permettra de simplifier le processus d’évaluation en veillant à ce que toute l’information pertinente soit mise à la disposition de l’évaluateur.
• Les outils de mise en correspondance des normes de classification servent à déterminer où trouver l’information dans les descriptions de travail établies selon la NGC aux fins du processus d’évaluation.

La relativité et le savoir‑faire technique aux fins de l’application des normes de classification constituent la clé de la cohérence et de la pertinence des décisions de classification.

Le maintien de la relativité exige l’adoption d’une démarche objective et uniforme en matière d’évaluation du travail. Afin de faire observer les valeurs de la fonction publique, les évaluateurs doivent se concentrer sur les faits, et ne rien présupposer au sujet de la valeur d’un travail.

La relativité est interne et externe. Il est important de pouvoir comparer des emplois faisant partie de différentes composantes organisationnelles d’un ministère et avec des emplois semblables, dans des contextes organisationnels semblables, dans d’autres ministères afin de veiller à ce que des cotes semblables soient attribuées à des emplois semblables. L’évaluation des emplois ne se fait toutefois pas en vase clos. Lors de la comparaison des descriptions de travail et des résultats d’évaluation, dans différentes organisations, il faut tenir compte du contexte organisationnel dans lequel le travail est effectué. Au moment d’« emprunter » des descriptions de travail qui ont été rédigées et évaluées dans une autre organisation ou un autre ministère, il importe d’évaluer la description de travail dans le nouveau contexte organisationnel dans lequel elle est appliquée.

Il faut consulter l’AGRHFPC relativement à toute décision de classification susceptible d’avoir une incidence notable sur la relativité interministérielle.

Le recours à des comités interministériels de classification est encouragé dans les situations où la décision de classification est liée à des postes que l’on trouve dans de nombreux ministères ou dans la plupart d’entre eux, ou si un ministère n’a pas suffisamment de membres de comité pour soumettre un point de vue objectif dans le cadre des délibérations.

Pratiques exemplaires – Maintien de la relativité

• Des systèmes ministériels d’information de gestion des ressources humaines sont tenus à jour au moyen de données d’évaluation de la classification à jour et exactes, et des mises à jour périodiques sont apportées au Système d’information sur les postes et la classification (SIPC).
• Des gestionnaires délégués et des conseillers en ressources humaines ont accès à l’outil de requête du SIPC, ils ont reçu la formation pour l’utiliser, et ils l’utilisent régulièrement afin de comparer les données ministérielles d’évaluation avec les données de classification dans l’ensemble de la fonction publique.
• Les ministères partagent régulièrement l’information et la documentation comme les descriptions de travail, les organigrammes et les justifications avec des collègues d’autres ministères.
• Au moment d’« emprunter » des descriptions de travail qui ont été rédigées et évaluées dans une autre organisation ou un autre ministère, il importe d’évaluer la description de travail dans le nouveau contexte organisationnel dans lequel elle est appliquée.

Pratiques exemplaires – Codes de la CNP

• Les codes de la Classification nationale des professions (CNP) sont utilisés comme moyen additionnel de déceler  un travail semblable au sein d’organisations différentes à des fins de relativité.
• Un code de la CNP est attribué dès que la description de travail est évaluée.

L’AGRHFPC favorise le recours aux comités de classification. Celui‑ci contribue à l’intégrité du système de classification en :

• réduisant le risque de subjectivité à l’égard du travail. L’exigence de consensus ralliant toutes les parties assure le partage de toute l’information et fait en sorte que des précisions sont demandées au besoin;
• accroissant la base de connaissances au sujet du travail, du contexte organisationnel et de la relativité dans le cadre du processus d’évaluation. Ces renseignements pourraient ne pas être disponibles avec un seul évaluateur;
• appuyant les valeurs d’équité et de transparence dans le processus d’évaluation. Les employés et les gestionnaires accepteront plus facilement les résultats s’ils savent qu’un comité de classification a pris la décision.

• lorsque le résultat de l’évaluation risque d’avoir une incidence notable sur la relativité intraministérielle et interministérielle ou sur la négociation collective, ou s’il entraîne une augmentation importante des dépenses salariales;
• quand un poste est soumis pour reclassification;
• quand le résultat de l’évaluation risque d’établir un précédent;
• pour les emplois nationaux ou génériques;
• relativement à des postes qui font l’objet de litiges, quand la crédibilité et la transparence sont essentielles;
• quand une nouvelle structure organisationnelle susceptible de créer une nouvelle relativité ou d’avoir une incidence sur celle qui existe est mise en œuvre;
• quand un nouveau groupe professionnel est créé dans un ministère.

• la décision de classification a trait à des postes qui se trouvent dans un grand nombre ou dans la plupart des ministères et risque d’établir un précédent dans la fonction publique;
• des préoccupations existent sur le plan de la relativité interministérielle;
• un ministère n’a pas suffisamment de membres de comité pour soumettre un point de vue objectif dans le cadre des délibérations, ou pour évaluer un genre de travail particulier en raison de connaissances et d’une expérience insuffisantes.

Les personnes responsables du choix des membres des comités d’évaluation doivent pouvoir prouver aux tiers que leur choix est logique et pratique, qu’il est gage d’une décision digne de foi, et qu’il est conçu pour en arriver à une évaluation juste et équitable du travail. La composition du comité doit être acceptable pour le gestionnaire parrain comme pour le conseiller en ressources humaines.

Les points suivants doivent être pris en considération au moment du choix des membres d’un comité de classification :

• les membres du comité ont suivi une formation en évaluation des emplois; dans l’ensemble, les membres du comité doivent connaître les normes de classification en question, le travail évalué et l’organisation dans laquelle il sera effectué;
• au moins un membre est un gestionnaire hiérarchique ayant suivi une formation;
• les comités d’évaluation sont constitués de femmes et d’hommes;
• les membres sont représentatifs de la diversité des employés au ministère;
• ils ne sont pas en situation de conflit d’intérêt; aucun membre ne doit être en mesure de profiter, du point de vue personnel ou opérationnel, des résultats de l’évaluation.

Pratiques exemplaires – Membres des comités ayant suivi
la formation qui s’impose

• Les ministères ont un nombre suffisant d’évaluateurs ayant suivi la formation requise, ayant des connaissances de l’évaluation des emplois et des normes de classification, afin de constituer un bassin de membres de comités d’évaluation et de comités d’étude de griefs en cas de besoin.

Les mesures suivantes doivent être observées pour veiller à ce qu’un comité de classification fonctionne avec efficience et efficacité :

1.         Chacun des membres évalue d’abord indépendamment la description de travail.

2.         Le gestionnaire responsable du poste en processus de classification peut assister aux travaux du comité afin de fournir des renseignements et de répondre aux questions des membres du comité. Les renseignements additionnels fournis par le gestionnaire doivent être consignés.

3.         Le conseiller en ressources humaines fournit des renseignements additionnels, s’il y a lieu, comme les résultats d’un examen sur place le cas échéant, l’information sur la relativité intraministérielle et interministérielle, et le savoir‑faire technique au sujet de l’application de la norme de classification.

4.         Les décisions sont prises par consensus, plutôt que sur la foi d’un vote majoritaire. Comme le processus d’évaluation constitue une recherche de la cote qui s’impose, le comité doit s’efforcer d’étudier les différends et d’y remédier, et d’en arriver à une entente sur la cote.

5.         Si les membres du comité ne peuvent s’entendre sur la cote, le ou les membres dont l’opinion diffère de celle de la majorité doivent rédiger un rapport minoritaire. La personne à laquelle le pouvoir de classification est délégué prend la décision d’évaluation finale.

En raison du caractère délicat de l’information, toutes les personnes qui participent au processus d’évaluation doivent accepter de ne pas communiquer l’information obtenue dans le cadre du processus ou au sujet de celui-ci, ou les résultats de l’évaluation, sans l’autorisation des fonctionnaires ministériels responsables.

Les ministères devraient conserver dans le dossier du poste les documents suivants (exemplaire imprimé ou électronique) relativement au processus d’évaluation :

• la description de travail avec la date d’entrée en vigueur autorisée par la signature du gestionnaire concerné;
• l’organigramme;
• les renseignements qui justifient la date d’entrée en vigueur fixée;
• un rapport sur l’examen sur place, s’il y a lieu, confirmant que la description de travail décrit fidèlement les fonctions assignées à l’employé et exercées par celui‑ci (concordance);
• le rapport du comité de classification signé par tous les membres du comité;
• la décision de classification autorisée par le conseiller en ressources humaines ou le gestionnaire délégataire;
• une justification à l’appui de la décision de classification et tout autre document pertinent.

Le rapport du comité de classification, la décision de classification autorisée, la justification ou les autres renseignements pertinents peuvent se trouver dans le même document.

Les données d’évaluation de la classification sont inscrites dans le système ministériel de gestion des ressources humaines pour être transférées dans le SIPC en temps opportun.