Introduction
La définition des termes employés dans cet appendice est donnée
dans le glossaire qui fait partie de ce volume.
Les ministères demandent normalement une APP une fois la phase
de planification initiale et d'identification du projet terminée, mais avant le
début de la phase de définition du projet. Le processus officiel d'approbation
par le Conseil du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères,
selon la nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent
planifier et coordonner leurs demandes d'approbation de projets de manière à réduire
au minimum les frais administratifs généraux.
En accordant l'APP, les ministres du Conseil du Trésor
conviennent qu'un besoin a été identifié et qu'on est effectivement justifié
de répondre à ce besoin par un projet particulier. L'APP accorde en outre
l'autorisation d'affecter des ressources à la définition de l'option de projet
sélectionnée.
La demande d'APP doit être préparée conformément au Guide
des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor
et comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :
Proposition
1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations
demandées au Conseil du Trésor, y compris :
1.1 L'objectif relatif au coût pour la phase de définition du
projet, lequel établira le montant total des fonds approuvés par le Conseil du
Trésor aux fins de la définition du projet. L'objectif relatif au coût
renvoie aux estimations de coûts fondées (comme il est défini à l'appendice
G de ce chapitre) pour la phase de la définition du projet et doit tenir compte,
entre autres, du coût des régimes d'avantages sociaux des employés (20 p. 100
des salaires) pour tous les salaires imputés au projet et des éventualités
normales comme l'inflation et les taux de change des devises étrangères. Dans
le cas des projets s'étalant sur plusieurs années, les coûts doivent être
exprimés en dollars constants et en dollars courants;
1.2 tous les autres objectifs que le ministère, d'accord avec
le Secrétariat du Conseil du Trésor, juge d'une importance suffisante pour
justifier l'octroi d'une autorisation particulière par le Conseil du Trésor.
2. Une fois approuvés, ces objectifs constitueront les éléments
de base du projet qui aideront le Conseil du Trésor à exercer un contrôle.
Documentation à l'appui
3. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation,
soit dans l'énoncé de projet, le cas échéant.
3.1 Le contexte détermine et justifie l'existence d'un besoin
de programme directement relié aux buts et aux responsabilités du ministère
et le fait qu'il est possible d'y répondre par la conception et la mise en
oeuvre du projet approprié.
3.2 Le coût estimatif de l'ensemble du projet fournit une
estimation indicative (comme il est défini à l'appendice G de ce chapitre) du
coût total et des mouvements de trésorerie annuels pour l'ensemble du projet.
3.2.1 L'estimation indicative des coûts sera précisée et améliorée
au fur et à mesure que progressera la phase de définition du projet.
3.2.2 L'estimation des coûts est communiquée aux ministres du
Conseil du Trésor à titre informatif seulement et n'est en aucune façon
approuvée par le Conseil. Elle est examinée de près pour savoir si l'APP sera
accordée ou non et pour cette raison, les ministères doivent s'assurer qu'elle
est la plus exacte possible au moment de la demande d'APP.
3.2.3 Les coûts de l'ensemble du projet indiqués dans la
demande d'APP peuvent être différents dans la demande ultérieure d'AEP. Si,
au moment où les ministères demandent l'AEP, les coûts estimatifs du projet dépassent
considérablement l'estimation indicative des coûts indiquée dans la demande
d'APP, une analyse des options doit être faite pour s'assurer que l'option
choisie représente toujours le moyen le plus rentable de répondre aux besoins.
Cette règle générale comporte une exception : le Conseil du Trésor peut
souhaiter imposer, dans le cadre de l'APP, un «plafond» ou d'autres
contraintes au projet. Il faudrait alors adopter une formule de «conception à
un coût donné» pour la phase de définition du projet.
3.3 L'échéancier de l'ensemble du projet présente un
calendrier estimatif des jalons de l'ensemble du projet.
3.4 Le sommaire des analyses complètes du rapport coûts-avantages
et des options donne de l'information sur les options que le ministère a
envisagées et sur la situation de l'option recommandée au moment de la présentation.
L'analyse détaillée, normalement incorporée à l'énoncé de projet, doit
reposer sur l'énoncé des besoins entièrement défini et l'établissement des
coûts pour le cycle de vie du bien pour chaque option examinée. Si l'analyse détaillée
figure dans un énoncé de projet, la demande elle-même fournira un aperçu des
options examinées et la justification de l'option retenue.
3.5 La section intitulée Évaluation des risques présente les
résultats de l'évaluation des risques associés à l'option retenue et une évaluation
distincte pour l'activité de définition de projet au moment de la demande
d'autorisation de dépenser. Le niveau de détail de l'évaluation des risques
associés au projet doit être adapté au type de projet. On trouvera les
instructions relatives à l'évaluation et à la gestion des risques à
l'appendice C de la politique de gestion des projets du présent volume.
3.6 La méthode de gestion du projet présente un sommaire de la
méthode proposée de gestion du projet. Cette méthode doit être compatible
avec les chapitres concernant la gestion des projets de ce volume.
3.7 La section des questions en suspens donne une évaluation
des questions en cours, le cas échéant, et propose des solutions pour le règlement
de toutes les questions en suspens.
3.8 Si l'un quelconque des objectifs suivants est jugé par le
ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, indispensable
au succès du projet, il doit être inclus dans la proposition officielle :
3.8.1 un objectif relatif à l'échéancier, soit les dates
proposées pour le début et l'achèvement du projet ainsi que les dates des
principaux jalons de la phase de définition du projet;
3.8.2 un objectif de rendement définissant les principaux
extrants ou résultats pour la phase de définition du projet.
3.9 La stratégie d'approvisionnement, présentée en détail
aux chapitres 3-1 et 3-2 de ce volume, pour tout le projet, doit être incluse
le cas échéant.
4. Il peut être nécessaire d'ajouter d'autres sections portant
sur des sujets tels les retombées industrielles, régionales ou nationales, les
exigences administratives, les éventuelles ententes internationales ou autres
ou un plan de communications.
Approbation
5. L'octroi de l'APP par le Conseil du Trésor prendra la forme
d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements aux objectifs
proposés et d'autres instructions de sa part. Toute dérogation par rapport à
ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor doit être discutée sans délai
avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin de déterminer s'il y a lieu de
demander une autorisation modifiée au Conseil du Trésor.
6. Le ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor du
respect des éléments de base établis pour le projet et des autres
instructions données dans la lettre de décision. Les obligations internes de
rendre compte s'appliquent à l'exécution de tous les aspects du projet qui
n'ont pas été spécifiquement approuvés par le Conseil du Trésor.
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