Introduction
La définition des termes employés dans cet appendice est donnée
dans le glossaire qui fait partie de ce volume.
Les ministères présentent une demande d'AEP avant d'amorcer la
phase de mise en oeuvre du projet. Dans le cas des projets pour lesquels le
Conseil du Trésor n'a pas fourni d'APP, l'AEP doit comprendre tous les
renseignements exigés pour l'APP. Le processus officiel d'approbation par le
Conseil du Trésor peut être adapté à chacun des projets et des ministères
selon la nature des risques que comportent ces projets. Les ministères doivent
planifier et coordonner leurs demandes d'approbation de projet de manière à réduire
au minimum les frais administratifs généraux.
La demande d'AEP doit être préparée conformément au Guide
des présentations au Conseil du Trésor du Manuel du Conseil du Trésor et
comprendre des renseignements sur chacune des sections suivantes :
Proposition
1. La proposition doit énumérer toutes les autorisations
demandées au Conseil du Trésor, y compris l'approbation de la mise en oeuvre
d'un projet particulier.
2. La proposition doit inclure l'objectif relatif au coût pour
l'étape de la mise en oeuvre du projet.
2.1 L'objectif relatif au coût renvoie aux estimations de coûts
fondées (comme il est défini à l'appendice G) de l'ensemble des ressources
que doit approuver le Conseil du Trésor pour la mise en oeuvre du projet.
2.2 Dans le cas des projets s'étalant sur plusieurs années,
les coûts doivent être exprimés en dollars constants et en dollars courants
et tenir compte du coût des régimes d'avantages sociaux des employés (20 p.
100 des salaires) pour tous les salaires imputés au projet et des éventualités
normales comme l'inflation et les taux de change des devises étrangères.
3. La proposition doit également comprendre tous les autres
objectifs que le ministère, d'accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor,
juge d'une importance suffisante pour justifier l'octroi d'une autorisation
particulière par le Conseil du Trésor.
4. Une fois approuvés, ces objectifs constitueront les éléments
de base du projet qui aideront le Conseil du Trésor à exercer un contrôle.
Documentation à l'appui
5. Cet information peut figurer soit dans le corps de la présentation,
soit dans l'énoncé de projet, le cas échéant.
5.1 La section des questions en suspens renferme une évaluation
finale des questions non réglées à une étape précédente de l'examen du
projet par le Conseil du Trésor et de toute question qui se pose actuellement.
Cette section doit inclure les propositions de solutions à toutes les questions
en suspens.
5.2 Une section qui fournit des renseignements supplémentaires
sur les coûts, à l'appui de l'objectif relatif aux coûts inclus dans la
proposition. Des estimations des mouvements de trésorerie dans le cadre du
projet ne doivent être fournies qu'à titre informatif. L'estimation des coûts
doit inclure des articles distincts pour les grands facteurs de risque. Ces
renseignements visent à informer le Conseil du Trésor des dépenses futures
possibles, qu'il pourrait être difficile d'éviter sans abandonner le projet.
5.3 L'évaluation officielle des risques donne une évaluation
officielle à jour des risques que présente l'ensemble du projet.
5.4 La méthode de gestion du projet fournit au Conseil du Trésor
l'assurance que le ministère dispose de systèmes adéquats de reddition de
comptes, de contrôle et de gestion pour suivre l'avancement du projet et réagir
aux changements de circonstances. La définition de ces systèmes doit être
compatible avec les politiques sur la gestion de projets de ce volume.
5.5 Une description des ententes qui donne tout le détail des
ententes concernant la coopération internationale, les accords fédéraux-provinciaux
ou les accords conclus avec d'autres ministères. La description doit faire une
distinction entre les ententes ayant une incidence sur le projet et celles qui
ont été conclues spécialement en vue de la mise en oeuvre du projet ou qui
sont nécessaires pour la continuation de celui-ci. Des copies des ententes et
des documents analogues doivent accompagner la présentation du projet
proprement dite.
5.6 La section des exigences administratives décrit l'incidence
possible du projet attribuable à la législation actuelle ou éventuelle, aux
questions d'orientation éventuelles (y compris, le cas échéant, la politique
d'approvisionnement) ou aux modifications de l'organisation ou de la procédure
reliées au projet ou découlant de celui-ci.
5.7 Un plan de communications doit accompagner la présentation
dans les cas où le projet est susceptible d'attirer l'attention du public et où
il faut une réponse du gouvernement.
5.8 Une section sur le détail des objectifs de projet. Si l'un
quelconque des objectifs suivants est jugé par le ministère, d'accord avec le
Secrétariat du Conseil du Trésor, d'une importance suffisante pour justifier
une approbation particulière et un suivi de la part du Conseil du Trésor, il
faut les inclure dans la proposition officielle. Voici des exemples possibles
d'objectifs de projet :
5.8.1 un objectif relatif à l'échéancier faisant état des
dates projetées de début et d'achèvement des travaux ainsi que des jalons
essentiels de la phase de mise en oeuvre, avec échelonnement planifié des
travaux. L'échéancier doit prendre en ligne de compte le temps consacré au
processus d'impartition lui-même;
5.8.2 un objectif de rendement définissant les principaux
extrants ou résultats du projet. Si certains travaux doivent être réalisés
par des entrepreneurs privés, il faut donner une description des résultats
attendus et de leurs relations avec les phases subséquentes du projet;
5.8.3 un objectif relatif aux retombées industrielles et régionales.
Il doit décrire, le cas échéant, les retombées industrielles que l'on compte
obtenir avec la mise en oeuvre du projet. L'objectif doit être exprimé en
termes quantitatifs tel qu'il aura été établi au cours de l'examen des
acquisitions ou dans le cadre d'autres consultations et ententes interministérielles;
5.8.4 les autres objectifs nationaux décrivant, le cas échéant,
les autres objectifs convenus à atteindre à la faveur de la mise en oeuvre du
projet. Ces objectifs doivent, dans la mesure du possible, être exprimés en
termes quantitatifs tel qu'il aura été établi dans le cadre de consultations
et d'ententes interministérielles.
5.9 Les ministères doivent évaluer toutes les dépenses
futures d'opération et d'entretien directement attribuables à la mise en
oeuvre du projet, notamment les subventions tenant lieu d'impôts. Les ministères
doivent également indiquer d'où proviendront les fonds nécessaires au règlement
de ces frais. Tous ces renseignements doivent être fournis pour s'assurer que
l'on disposera de suffisamment de fonds pour exploiter ou entretenir les
produits livrés une fois le projet terminé.
Approbation
6. L'octroi de l'AEP par le Conseil du Trésor prendra la forme
d'une lettre de décision qui pourrait indiquer des changements aux objectifs
proposés et d'autres instructions de sa part. Toute dérogation par rapport à
ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor doit être discutée sans délai
avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin de déterminer s'il y a lieu de
demander une autorisation modifiée au Conseil du Trésor.
7. Le ministère doit rendre compte au Conseil du Trésor du
respect des objectifs établis pour le projet et des autres instructions données
dans la lettre de décision. Les obligations internes de rendre compte
s'appliquent à l'exécution de tous les objectifs du projet qui n'ont pas été
spécifiquement approuvés par le Conseil du Trésor.
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