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Pratiques exemplaires et leçons tirées
Afin d'illustrer quelques uns des principaux concepts du site, nous sommes heureux de vous communiquer quelques exemples de pratiques exemplaires et de leçons tirées d'après les commentaires reçus d'organismes tels que le vôtre. Une pratique exemplaire fait référence à une stratégie ou à une technique qu'un organisme a adoptée et qu'il trouve efficiente et efficace dans la prestation de services en français et en anglais.
Nous espérons que la communication de ces expériences contribuera à aider votre organisation à élaborer ou à améliorer sa propre stratégie pour l'offre de services en français et en anglais. Veuillez partager vos expériences ou une pratique exemplaire en remplissant le formulaire intitulé « Soumettre une pratique exemplaire ».
Politique linguistique
En plus d'établir des directives pour la mise en oeuvre du bilinguisme, une politique linguistique claire fournit d'autres avantages à une organisation. La section « Avantages et retombées » du site Web et les commentaires suivants illustrent certains de ces avantages.
- L'établissement d'une politique linguistique offre une accessibilité accrue à l'information et aux ressources pour les membres ou les clients. Si une organisation offre des services à la fois en français et en anglais, elle peut joindre une clientèle plus nombreuse.
| « (Une politique linguistique) garantit qu'il est possible d'utiliser les documents et autres ressources partout au Canada. Une politique garantit l'absence de raccourcis et le respect des deux langues. » | | Association canadienne de soins palliatifs |
| « En offrant tout le matériel éducatif produit au bureau national dans les deux langues officielles, nous pouvons joindre davantage de personnes et échanger des connaissances dans les deux langues. » | | La fondation canadienne du rein |
- L'établissement d'une politique linguistique fournit une orientation durable à une organisation. La politique garantit qu'avec le temps les dispositions nécessaires sont en place pour la prestation de services dans les deux langues officielles (en ce qui a trait, par exemple, aux questions de finances et d'échéances, à la planification de budgets ou de projets, à la désignation de postes bilingues).
| « Une politique linguistique garantit la prise en compte de l'accessibilité des services en français dans le cadre de nos activités : traduction, accessibilité à du personnel francophone, offres d'ateliers et de séances de congrès en français, si possible. » | | Fondations communautaires du Canada |
- L'établissement d'une politique linguistique encourage les membres ou les clients ainsi que le personnel à communiquer et à participer. La politique signale que les personnes sont les bienvenues de participer dans la langue officielle de leur choix.
| « Centraide Canada - United Way of Canada tient à démontrer un engagement actif à l'égard de la prestation de services bilingues; il s'agit là d'une de nos valeurs fondamentales. Afin de concrétiser cet engagement, Centraide Canada - United Way of Canada a élaboré des principes directeurs et des directives de fonctionnement qui nous permettent de communiquer dans les deux langues officielles avec nos membres et partenaires partout au Canada. » | | Centraide Canada |
Exemples de politiques linguistiques
Pour faciliter la création d'une politique linguistique, ce guide fournit des modèles pouvant être adaptés aux besoins de différents organismes. Examinez les politiques linguistiques concrètes des organisations qui suivent pour voir comment elles ont intégré le bilinguisme à leurs activités quotidiennes. Vous pouvez en outre consulter la rubrique outil pratique « Mesures et directives » pour vous aider à créer une politique linguistique pour votre organisation.
| « Une politique linguistique est utile, car elle donne une orientation quant à la façon dont nous exerçons nos activités relativement aux pratiques et aux services bilingues, garantissant ainsi qu'il est toujours tenu compte des services bilingues dans le cadre de tous les documents et initiatives de communication et de promotion qui émanent du Conseil national de la Société canadienne d'évaluation. La politique linguistique accroît notre sensibilisation et la nécessité d'offrir des services bilingues aux membres. Elle contribue à augmenter notre capacité d'offrir des services bilingues. » | | Société canadienne d'évaluation (SCÉ) |
Pour voir la politique linguistique de la SCÉ :
www.evaluationcanada.ca/txt/bylaw200205_f.pdf
Pour voir la politique de traduction de la SCÉ :
www.evaluationcanada.ca/site.cgi?section=2&ssection=41&_lang=fr
| « À titre d'organisme qui favorise la participation de tous les membres, nous veillons à ce que tous peuvent solliciter des postes au conseil d'administration et jouer d'autres rôles représentatifs au sein de l'organisation. En l'absence de politiques à l'égard du français et de l'anglais, tous les membres ne pourraient poser leurs candidatures. L'obligation de bien connaître l'organisation pour occuper ces fonctions requiert entre autres d'être au courant de nos politiques. » | | Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada (AEIC) |
Pour voir la politique linguistique de l'AEIC :
www.cnsa.ca/aboutus/policies/
Communications écrites
Des communications écrites efficaces s'avèrent essentielles au succès d'une organisation. En communiquant en français et en anglais, le message de votre organisation rejoint davantage de membres et encourage une plus grande participation de la part des membres et du personnel. Étudiez certaines des suggestions des organisations lors de la planification de communications en français et en anglais.
- Planifiez suffisamment de temps pour la traduction et l'impression des documents à diffuser simultanément. Votre produit aura plus d'impact s'il est livré aux membres et aux clients dans les deux langues officielles, en même temps. N'oubliez pas que le processus de traduction comporte plusieurs étapes, notamment la traduction, la correction d'épreuves et par la suite la révision des documents. Il est souvent plus avantageux de faire imprimer en même temps les deux versions d'un même document. Pour plus d'information relativement aux pratiques rentables en matière de traduction, consultez la rubrique outil pratique « Liste de vérification - traduction ».
| « Nous avons créé un nouveau bulletin d'information bilingue à l'intention de nos membres. Dorénavant, toutes nos communications partent en même temps, dans les deux langues, ce qui a aidé à élargir notre base de membres francophones. » | | Association canadienne des agences de voyages |
| « Tout notre matériel de communication et de promotion est disponible et distribué simultanément dans les deux langues officielles. Il est élaboré parfois en français, parfois en anglais, corrigé, puis envoyé à la traduction. Il n'est diffusé qu'une fois que les documents sont disponibles dans les deux langues officielles. » | | Association canadienne des entraîneurs |
- Déterminez d'avance les exigences linguistiques des documents promotionnels et autres documents de manière à s'assurer que les besoins linguistiques des membres ou des clients sont satisfaits. Chaque organisation a une approche personnelle concernant la satisfaction des besoins des membres ou des clients. Quelques choix s'offrent à vous :
- Demandez à vos membres ou à vos clients d'indiquer leur langue préférée. Dans ce cas, vous devez pouvoir inscrire leur préférence dans votre base de données. Toute la documentation devrait être disponible en français et en anglais.
- Fournissez la documentation sous une forme bilingue. Planifiez la présentation de matériel bilingue la plus avantageuse. Pour des conseils utiles, consultez la rubrique outil pratique « Mise en page bilingue ».
| « Si possible, nous offrons une présentation recto verso des documents que nous trouvons avantageuse. »; | | Fondations philanthropiques Canada |
| « Tous nos documents sont en français d'un côté et en anglais de l'autre. ». | | Musiciens amateurs du Canada |
| « Toujours publiés dans les deux langues et en même temps. Exemple : bulletin des nouvelles, dépliants, etc. ». | | Société Alzheimer de Montréal |
| « Tous nos documents officiels sont diffusés dans les deux langues. La formule a donné d'excellents résultats lors de la semaine nationale de sensibilisation, car le matériel pouvait être acheminé aux quatre coins du pays et utilisé dans les deux langues officielles. » | | Association canadienne de soins palliatifs |
| « Nos membres préfèrent recevoir du matériel de communication uniquement dans leur langue de choix. Par exemple, nous imprimons un bulletin en français pour les francophones et un bulletin en anglais pour les anglophones. » | | Association canadienne des femmes en communications |
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Réunions et activités bilingues
- Prévoyez les besoins linguistiques de vos membres ou de votre clientèle à l'occasion d'activités spéciales, dans le cadre de l'organisation d'une conférence, d'un gala ou d'une réunion annuelle. Assurez-vous que vos membres ou vos clients estiment qu'on a tenu compte de leurs exigences linguistiques. Y-a-t il eu promotion de l'activité en français et en anglais dans les journaux? Les invitations sont-elles bilingues? A-t-on avisé les conférenciers que les documents doivent convenir à un public bilingue? Les présentations visuelles ou les imprimés sont-ils offerts dans les deux langues? Pour des conseils utiles, consultez la fiche info « Planification de réunions et d'activités bilingues ».
| « À chaque année, nous tenons un gala à Ottawa. Plusieurs ministres et autres personnes marquantes du secteur canadien des communications sont présentes. La présentatrice du gala est toujours bilingue. Le texte de la soirée et les discours sont également bilingues. » | | Association canadienne des femmes en communications |
| « Nous avons mis en place un plan afin de permettre à tous les membres d'entendre tous les conférenciers dans les deux langues, en répartissant les conférenciers et les étudiants dans des salles spécifiques. » | | Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada |
- La téléconférence constitue une bonne solution pour surmonter les obstacles que représente la distance. N'oubliez pas qu'il est possible d'organiser une téléconférence pour satisfaire aux besoins de participants francophones et anglophones. Pour des conseils utiles concernant l'organisation d'une téléconférence bilingue réussie, consultez la fiche info « Téléconférence bilingue ».
| « Le service d'interprétation dans le cadre de téléconférences s'avère un outil puissant pour accroître la participation aux comités, aux organisations et autres activités de membres francophones qui ne pouvaient participer aux téléconférences, aux Webémissions, etc., qu'en anglais. Le service a reçu un bon accueil partout où il a été offert. Nous sommes heureux qu'il devienne mieux connu et nous espérons qu'il sera davantage utilisé. Le service comporte deux volets : le service d'interprétation proprement dit et la téléconférence sous jacente (ou Webémission). Dans certains cas les organismes obtiennent des services distincts; toutefois, la pratique habituelle et la plus commode consiste à requérir les services d'interprétation avec ceux de la téléconférence. » | | Conseil des ministres de l'éducation (Canada) |
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Traduction et interprétation
Pour de nombreuses organisations, les coûts de traduction et d'interprétation peuvent représenter des défis en matière de budget. Considérez certaines des approches que d'autres organisations utilisent pour aider à réduire les coûts et contrôler la qualité lorsqu'elles fournissent des services en français et en anglais à leurs membres ou à leurs clients. Pour plus de renseignements, consultez les outils pratiques « Liste de vérification - traduction et Liste de vérification - interprétation ».
- Assurez-vous que les documents traduits reflètent correctement le message de votre organisation. Faites réviser le document par une personne familière avec l'organisation.
| « Au besoin, nous acheminons les traductions à notre succursale du Québec qui les vérifie. Nous nous assurons ainsi que non seulement le texte respecte la grammaire, mais aussi qu'à tous égards son contenu convient à un public francophone. » | | La fondation canadienne du rein |
- Ayez recours aux mêmes traducteurs, si possible, pour plus d'uniformité. Une personne familière avec votre organisation aura plus de chance de fournir des traductions fiables et à un coût avantageux.
| « Nous utilisons les mêmes traducteurs depuis quelque temps déjà afin de nous assurer de la cohérence entre les documents et de l'uniformité de la terminologie et de gagner du temps lors des révisions et des corrections d'épreuves à l'interne. » | | La fondation canadienne du rein |
| « Nous avons embauché un traducteur excellent qui comprend nos activités et qui traduit pratiquement tout notre matériel de communication et tous nos documents de formation. » | | Fondations communautaires du Canada |
- Donnez la priorité aux documents qui nécessiteront les services d'un traducteur. En vertu de contraintes budgétaires ou d'un manque de ressources humaines, il ne sera peut être pas toujours possible d'offrir tous les documents dans les deux langues. Des mesures et des directives peuvent aider une organisation à déterminer quels sont les documents qui devraient être traduits. Consultez l'outil pratique « Mesures et directives » à ce sujet. Par exemple, certains organismes décident de faire traduire les principaux documents et matériel internes destinés au public, tandis qu'ils désignent une personne bilingue au sein de leur personnel pour la préparation des brèves communications ou de textes qui n'ont pas une portée cruciale. Rappelez-vous cependant que le fait de parler la langue ne remplace pas les qualifications d'un traducteur professionnel.
- Communiquez avec une école de traduction et d'interprétation pour vous renseigner si des étudiants pourraient effectuer des travaux dans le cadre de leur formation ou à titre de participants à un programme coopératif. Consultez l'outil pratique « Liste de vérification - traduction » pour des liens vers les écoles.
| « Demander, accueillir et encadrer des étudiants stagiaires dans ce domaine. À titre d'exemple, nous avons le privilège de pouvoir bénéficier régulièrement d'étudiants en traduction de l'université Concordia, par l'entremise de leur programme COOP. » | | Société Alzheimer de Montréal |
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