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Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation
Durant le processus de consultation, on a constaté qu'il était possible de trouver
dans tout le gouvernement de nombreux exemples d'application efficace des principes et des
pratiques de gestion de l'information. Les hauts fonctionnaires à qui incombe de gérer
l'information en matière de santé et de ressources naturelles et les renseignements
personnels délicats liés à l'octroi de permis et aux régimes d'avantages sociaux et
d'autres programmes dont la prestation fructueuse repose entièrement sur la présence
d'une infrastructure de gestion de l'information de grande qualité reconnaissent le rôle
essentiel que joue l'information dans la réussite des programmes dont ils sont
responsables. La capacité du gouvernement d'assurer tous les jours et avec efficience et
efficacité la prestation des programmes et des services reposant sur l'information permet
d'évaluer la mesure dans laquelle le gouvernement a su relever les enjeux comme ceux que
présentent les nouvelles technologies, les demandes de plus en plus complexes des clients
et les nouvelles priorités, par exemple, l'initiative Gouvernement en direct.
Néanmoins, les participants au processus de consultation ont recensé certains enjeux
auxquels il est impératif, selon eux, de s'attaquer si nous voulons continuer à garantir
la prestation des programmes et des services gouvernementaux de manière efficiente et
efficace. Les enjeux établis durant le processus de consultation ont été structurés
conformément à l'infrastructure de GI
envisagée.
- Il ne semble pas exister de terminologie généralement acceptée en matière de GI.
- Les fonctionnaires ignorent de façon générale quel est leur rôle en matière de
gérance de l'information.
- En général, on n'apprécie pas comme il se doit la pertinence de l'information
crée récemment.
- Il reste à déterminer ce dont la population canadienne a besoin pour accéder à
l'information du gouvernement.
- Les fonctionnaires ne sont pas tous sensibilisés au même degré à la structure de
politique et juridique qui est en place pour régir l'information du gouvernement.
- Les rôles et les responsabilités des Archives nationales et de la Bibliothèque
nationale pourraient être mieux articulés pour ce qui est de soutenir la gestion de
l'information du gouvernement publiée et non publiée.
- Le cadre redditionnel en matière de gestion de l'information est lacunaire par rapport
à d'autres cadres redditionnels, par exemple, ceux du personnel et des finances.
- Le cadre redditionnel global en GI
dans les institutions publiques est fragmenté et éparpillé entre fonctions responsables de la
GI, par exemple la gestion des documents et les services de bibliothèque, et services
responsables de la prestation des services et des programmes.
- Les efforts déployés par les comités et groupes actifs en GI pourraient être mieux
coordonnés et ciblés.
- Les responsabilités des organismes centraux et directeurs en matière de GI doivent
être mieux articulées pour relever les enjeux en matière de TI que pose le nouvel
environnement électronique, p. ex., l'initiative Gouvernement en direct, et l'information
qui se présente en formats plus traditionnels.
- Politique : la politique centrale du gouvernement en matière d'information et de
gestion de l'information publique de même que les politiques en matière de TI au sein
des institutions gouvernementales doivent être mises à jour et renforcées.
- Création de l'information : les fonctionnaires ne sont pas à même d'établir les
besoins en matière de création d'information pour étayer ou documenter leurs
activités; dans bien des cas, les méthodes de conception des systèmes n'ont pas de
composante relative à la GI pouvant aider les utilisateurs à déterminer et à définir
l'information dont ils ont besoin.
- Utilisation de l'information : il faut établir des normes en matière d'information
ainsi que des outils de navigation, en particulier au niveau pan gouvernemental; les
mécanismes et normes de classification en place pour décrire l'information ne sont
peut-être pas adéquats; les fonctionnaires et la population canadienne ont de la
difficulté à accéder à l'information qui se présente sous de multiples formes et
formats et à l'extraire; la pertinence, l'actualité et la fiabilité des documents
peuvent être remises en cause en raison de la difficulté d'effectuer le suivi des
multiples versions de documents; il y a des obstacles qui empêchent le public d'utiliser
davantage certaines infrastructures déjà en place, par exemple, la base de données
AMICUS de la Bibliothèque nationale dans laquelle on retrouve des publications du
gouvernement fédéral dans tous les formats.
- Préservation de l'information : les normes et pratiques servant à garantir
l'authenticité et la fiabilité de l'information électronique au fil du temps semblent
lacunaires; le coût de la préservation de l'information au fil du temps n'est pas
nécessairement pris en compte dans l'évaluation du coût global des systèmes.
- Systèmes : les fonctionnalités relatives à la gestion de l'information ne sont pas
intégrées autant qu'elles le devraient à la conception des systèmes; l'intégration
des systèmes à des environnements de travail non structurés s'avère ardue.
- Le personnel : il faut élaborer une vision commune de ce que doivent savoir les
fonctionnaires en matière de GI
ainsi que des compétences et habiletés qu'ils doivent
posséder; les programmes de recrutement, d'éducation et de formation des fonctionnaires
ne reflètent pas encore de façon appropriée la dimension de la GI, en particulier au
niveau des cadres supérieurs; il faut dégager une perspective pan gouvernementale
de la nature du travail à accomplir pour établir et entretenir une infrastructure de GI; il
n'y a pas de parrain pour l'ensemble du gouvernement au titre du développement d'une
collectivité de la GI, et il n'existe pas de programme de perfectionnement ou de
renouvellement de cette collectivité; lorsque des fonctionnaires prennent leur retraite
ou changent d'emploi, il y a perte d'information et de savoir précieux.
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