|
![,](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/Spacer14px.gif) |
Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation![,](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/line450x1.gif)
Les recommandations décrites dans la présente section se fondent sur deux
considérations. La première est le besoin immédiat de soutenir les priorités
gouvernementales comme Gouvernement en direct
(GD) et l'Initiative de l'infrastructure stratégique (IIS) ainsi que de répondre
aux préoccupations à l'égard de la gestion des documents du gouvernement. La seconde est
la nécessité d'établir une infrastructure durable de la GI à l'appui du processus
décisionnel du gouvernement, de la prestation des programmes et des services, de l'obligation de
rendre des comptes et de la réalisation des priorités stratégiques du gouvernement.
Les initiatives GD et IIS revêtent une importance
primordiale pour l'engagement pris dans le discours du Trône de brancher les Canadiens à
l'information et aux services du gouvernement d'ici 2004.
L'initiative GD sera mise en œuvre par volets au cours des quatre prochaines
années. Le premier volet consiste à offrir une présence de base du gouvernement sur le
Web d'ici décembre 2000. De nouvelles méthodes visant l'amélioration de la
prestation des services seront mises à l'essai au moyen de projets pilotes.
Il est impératif de se concentrer sur les tâches suivantes si l'on veut respecter les objectifs
du premier volet (c.-à-d. la présence du gouvernement sur le Web) :
- intégrer les questions de GI
aux stratégies actuelles de mise en œuvre, comme
l'élaboration de répertoires et d'outils de navigation pour faciliter
l'accès aux renseignements, et l'extraction de ces derniers, sur les sources
d'information et les services du gouvernement;
- régler les questions relatives à l'authenticité et à l'intégrité
(c.-à-d. l'actualité, l'exactitude, l'intelligibilité et la pertinence)
de l'information à laquelle les Canadiens, y compris les fonctionnaires, ont accès.
Les recommandations que voici visent ces questions immédiates :
- Au niveau de l'ensemble du gouvernement, concevoir une architecture de
l'information (fondée sur les normes de quantité d'information), afin de
compléter les efforts déployés en ce moment pour élaborer des répertoires et une
architecture de données.
- Élaborer des outils de navigation au niveau de l'ensemble du gouvernement pour
fournir un soutien aux citoyens et aux fonctionnaires, y compris les personnes
handicapées, afin qu'ils se renseignent sur l'information et les services. Cela doit
être fait en étroite relation avec les travaux qui se déroulent actuellement à
l'égard des répertoires, du modèle d'architecture de données, de la
création d'un portail pour le gouvernement du Canada ainsi que d'autres portails, de
la mise en grappe et des recommandations issues de l'initiative sur la présentation
uniforme (c.-à-d. la mise sur pied d'un service de localisation).
- Élaborer des politiques, des normes et des pratiques ainsi que des technologies pour la
gestion des multiples formes dans lesquelles se présente l'information (c.-à-d., de
la version papier à la version électronique) dans les environnements Web.
- Intégrer la préservation de l'information électronique du gouvernement et son
accessibilité à long terme dans le cadre de l'initiative du Gouvernement en direct.
- Déterminer/établir des sites modèles (p. ex., le Site du Canada, Connexions HR,
etc.) pour illustrer la réussite de la mise en œuvre de facteurs de la GI.
- Tenir compte des facteurs de la GI dans les programmes de sensibilisation et
d'éducation / formation du premier volet.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
L'une des plus grandes inquiétudes soulevées au cours des séances de
consultation avait trait à la gestion des documents dans le nouvel environnement
électronique. D'après une définition internationale, un document, c'est de
l'information consignée qui est produite ou reçue au moment du lancement, de
l'exécution ou de l'achèvement d'une activité institutionnelle et qui a le contenu, le
contexte et la structure nécessaires pour faire la preuve de l'activité. Les documents
ont un but. En effet, ils servent à étayer les mesures et les décisions et sont des
sources d'information autorisée à l'appui de mesures et de décisions ultérieures. Ces
concepts sont tout à fait conformes à la définition du document au gouvernement du
Canada, c'est-à-dire, correspondance, note, livre, plan, carte, dessein, diagramme,
illustration ou graphique, photographie, film, micro formule, enregistrement sonore,
magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information,
quels que soient leur forme et leur support.
Même si les directives des Archives nationales et des initiatives comme le Système de
gestion des dossiers, des documents et de l'information aident les institutions à
gérer les documents dans cet environnement et même si des exemples de programmes
réussis de gestion des documents ont été recensés, les participants jugeaient que
l'on pourrait faire davantage pour aller au devant des défis et des possibilités
que présente un environnement de travail générant de l'information se présentant dans
de multiples formes (c.-à-d., de la version papier à la version électronique). Dans le
cadre des séances de consultation, les participants estimaient qu'il fallait se
pencher sur les principales questions suivantes en ce qui concerne les documents :
- la mesure dans laquelle les fonctionnaires sont au courant de leurs responsabilités à
l'égard de la tenue des dossiers;
- les critères nécessaires pour guider les fonctionnaires dans leurs décisions à
savoir ce qu'ils devraient garder pour documenter ce qu'ils font;
- les difficultés qui se posent aux fonctionnaires pour ce qui est d'accéder à
leurs courriels et aux autres documents électroniques dont ils ont besoin dans leur
travail, et de les retrouver et les gérer d'une manière ou d'une autre;
- la période pendant laquelle les documents devraient être conservés et ce qui devrait
en être fait une fois qu'ils n'ont plus d'utilité pour l'institution
(c.-à-d. détruits ou envoyés aux Archives nationales);
- la disponibilité de ressources humaines possédant les connaissances, compétences et
habiletés voulues pour gérer les dossiers, plus particulièrement sur support électronique.
Si ces questions ne sont pas réglées, voici les conséquences qui pourraient en
découler :
- manque de confiance dans les décisions prises en raison de dossiers incomplets ou
fragmentés;
- risques accrus à l'égard de la prestation des programmes et des services
gouvernementaux en raison du manque d'authenticité et de fiabilité des documents;
- incapacité de satisfaire à diverses exigences en matière de reddition de comptes;
- incapacité d'effectuer des examens et des vérifications en raison de documents et
de dossiers incomplets;
- détérioration de la qualité de la mémoire corporative du gouvernement et
possibilité moindre de l'utiliser;
- capacité moindre pour les Archives nationales d'acquérir, de préserver et de mettre
à la disposition des dossiers gouvernementaux ayant valeur d'archives.
Les stratégies recommandées représentent un sous-ensemble de celles qui sont
proposées pour la création et l'entretien d'une infrastructure générale de
la GI à l'échelle du gouvernement (voir la section 4.2). Elles sont présentées
sous les rubriques suivantes : sensibilisation et compréhension, responsabilisation,
normes et pratiques, solutions technologiques et personnel.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
Les recommandations suivantes visent à mieux sensibiliser les fonctionnaires au sujet
de leur rôle et de l'importance des documents gouvernementaux et à les amener à mieux
comprendre ce rôle et cette importance.
- Mieux sensibiliser (notamment grâce à l'utilisation des technologies Web) les
fonctionnaires au sujet du rôle et de l'importance des documents gouvernementaux, de
leurs responsabilités à l'égard de leur gestion et des répercussions d'une
mauvaise gestion des documents sur le processus décisionnel, la prestation des programmes
et services et la capacité de satisfaire aux exigences propres à leurs responsabilités
ministérielles.
- Élaborer des stratégies visant à améliorer les programmes de formation et
d'éducation sur la gestion des documents destinés aux fonctionnaires (gestionnaires
supérieurs et hauts fonctionnaires) et aux spécialistes de la gestion des documents.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Établir un cadre de responsabilisation pour la gestion des documents au sein des
institutions gouvernementales (p. ex., les responsabilités des cadres pour ce qui est de
garantir que les dossiers sont tenus comme il se doit, les responsabilités et la gérance
des fonctionnaires relativement à la création, à l'utilisation et à la
conservation de l'information afin de soutenir le processus décisionnel et la
prestation des programmes et des services et les responsabilités des spécialistes de la
GI et des autres à l'égard de la qualité et de l'intégrité de
l'infrastructure de la GI).
- À partir des guides d'examen existants, élaborer un guide d'auto évaluation
sur la gestion des documents à l'intention des institutions gouvernementales.
- Intégrer les questions de tenue de dossiers à la fonction de vérification et
d'évaluation des institutions gouvernementales.
- Intégrer les questions de tenue de dossiers aux systèmes de mesure du rendement de
tous les fonctionnaires.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Établir une norme de gestion des documents pour le gouvernement du Canada qui serait
fondée sur la norme ISO proposée en la matière (devrait être approuvée en
novembre 2000).
- Mettre à jour et publier de nouveau la ligne directrice sur la « Gestion des
documents électroniques dans l'environnement de travail électronique », que
les Archives nationales ont émise en 1996.
- Élaborer des pratiques exemplaires et des normes techniques pour la gestion des
documents électroniques dans l'environnement de travail électronique.
- Évaluer le guide publié récemment en Australie sur l'élaboration et la mise sur
pied de systèmes de tenue de dossiers (Development and Implémentation of Record Keeping
Systems – DIRKS) pour voir dans quelle mesure il pourrait être appliqué au sein du
gouvernement du Canada.
- Repérer les programmes au sein desquels des normes et pratiques de tenue des dossiers
ont été mises en œuvre avec succès (particulièrement pour les documents
électroniques) et les promouvoir comme modèles à suivre pour les autres institutions.
- Établir un mécanisme comme un site Web (soutenu par des listes de discussion, etc.)
pour l'échange d'information au sujet des normes, des pratiques exemplaires et
d'autres questions ayant trait à la gestion efficace des documents,
particulièrement dans l'environnement de travail électronique.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Employer des exigences fonctionnelles existantes pour la création, l'utilisation
et la conservation des documents, par exemple celles pour le SGDDI, pour confirmer une
série d'exigences de base en matière de tenue de dossiers. Ces exigences devraient
servir de modèle de référence aux fins de l'acquisition (comme cela se passe dans
le cadre de l'initiative du SGDDI) et être mises à jour périodiquement au fil de
l'évolution des technologies. Il conviendrait d'examiner dans ce contexte
l'expérience du ministère américain de la défense en ce qui a trait à
l'élaboration d'un modèle ou d'une norme de ce genre.
- Utiliser les exigences de base comme fondement de l'acquisition des solutions
technologiques, soit par le biais du programme de systèmes partagés (comme cela se passe
dans le cadre de l'initiative du
SGDDI) ou par d'autres moyens (par exemple, les
exigences fonctionnelles pourraient servir de modèle de référence pour
l'acquisition de solutions technologiques).
- Évaluer le
SGDDI, d'autres initiatives portant sur la gestion des documents, des
projets exploratoires pertinents et les possibilités offertes par les nouvelles
technologies adaptées au Web en vue d'élaborer de nouvelles démarches pour la
gestion des documents.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
Les mesures décrites ci-après devraient être amorcées dans le cadre des initiatives
plus générales de renouvellement de la collectivité recommandées à la section
4.2.5 :
- Établir une norme de compétence pour la gestion des documents à partir du travail
déjà entrepris par le Forum de la GI.
- Élaborer des stratégies et des programmes de formation et d'éducation à
l'intention des membres de la collectivité de la gestion des documents ainsi que
d'autres personnes qui s'occupent de gestion de documents, plus
particulièrement encore dans un environnement électronique.
- Élaborer des stratégies et des programmes de recrutement pour la fonction de gestion
des documents.
- Créer un programme de récompense et de reconnaissance à l'intention de la
collectivité de la gestion des documents.
- Il serait judicieux de mettre à profit l'expérience tirée de la mise en
œuvre de ces recommandations pour guider la concrétisation des recommandations
touchant l'établissement d'une infrastructure durable de la GI (voir la
section 4.2 ci-dessous).
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
Les solutions de GI proposées en réponse aux priorités comme le GD et à des
préoccupations comme la gestion des dossiers du gouvernement sont nécessaires, mais
elles devraient se situer dans le cadre de l'effort à plus long terme qu'il faut
déployer pour édifier une infrastructure de l'information pour le gouvernement du
Canada. La création d'une telle infrastructure demandera un certain temps, mais les
initiatives qui mèneront à sa mise sur pied devraient être mises en place à courte
échéance (peut-être dans le cadre d'une séance de planification stratégique) et
parallèlement aux mesures adoptées pour répondre aux priorités gouvernementales
(p. ex., mise en œuvre des deuxième et troisième volets de l'initiative
GD; documents du gouvernement).
Les recommandations qui suivent reposent sur les principes et caractéristiques que
voici :
- l'information est un bien qui doit être géré avec la même diligence que tout autre bien;
- au gouvernement du Canada, l'information se présente, en fait, de plus en plus
souvent sous forme électronique; même si d'autres modes d'information, par
exemple sur papier ou microfilm, resteront en place pendant quelque temps encore, la
plupart des actes et des opérations du gouvernement sont de plus en plus générés sous
forme électronique;
- une infrastructure de l'information s'axe sur le modèle de gestion. Les
exigences des programmes ou des services gouvernementaux imposent les décisions au sujet
du genre d'information qui doit être créé, rassemblé, reçu, etc. et la façon
dont elle devrait être utilisée et conservée.
Elles sont également fondées sur une optique de la gestion de l'information qui
inclut l'infrastructure de politiques, de systèmes, de normes et pratiques et du
personnel nécessaires pour gérer la création, l'utilisation et la conservation de
l'information à l'appui du processus décisionnel, de la prestation des
programmes et services et de la reddition de comptes.
Il s'agit d'une infrastructure soutenue par des gens qui connaissent et
comprennent l'importance de la gestion de l'information et sont responsables de
la qualité et de l'intégrité de cette dernière.
Il s'agit en outre d'une infrastructure qui peut être appliquée à toute
activité de prise de décision ou de prestation de programme ou service et adaptée à un
seul élément d'information (p. ex., un permis approuvé, une prestation,
etc.), à un regroupement d'information (p. ex., toute l'information liée
au traitement d'une demande de permis), à l'information relative à une
fonction ou une activité donnée (p. ex., toute l'information se rattachant aux
communications), ou encore, à l'information relative à une organisation ou un
groupe d'organisations (p. ex., Transports Canada, le gouvernement du Canada,
etc.). Une description de l'infrastructure de GI proposée est donnée à la section 2.
Les recommandations suivantes ont été formulées pour tenir compte de toutes les
dimensions de l'infrastructure proposée décrite à la section 2.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
Les participants aux consultations ont mis en lumière le risque que représente le
fait de ne pas avoir un cadre pan gouvernemental de régie interne aux fins de la gestion
de l'information. Ce manque a des répercussions négatives sur la capacité d'intégrer
les questions relatives à la gestion de l'information au processus de planification des
services axés sur le citoyen et de renouveler les capacités du gouvernement à l'égard
de l'information.
Il est recommandé ce qui suit :
- Établir un comité interministériel composé de cadres supérieurs qui sera chargé
d'examiner en collaboration avec les ministères, les organismes directeurs et les
organismes centraux les questions importantes en matière d'information qui sont
recensées dans le présent rapport, dans d'autres rapports et dans les recommandations.
- Demander au Secrétariat du Conseil du Trésor d'établir une unité qui aura pour
tâche d'élaborer et de tenir à jour les politiques et les stratégies nécessaires à
la gestion de l'information dans tout le gouvernement et qui appuiera la structure des
comités proposée.
- Revoir les rôles des Archives nationales, de la Bibliothèque nationale, de TPSGC et de
Justice Canada pour ce qui est d'appuyer la gestion de l'information gouvernementale et
les situer en fonction des priorités pan gouvernementales en matière de gestion de
l'information.
- Revoir et rationaliser le rôle des autres comités de gestion de l'information pour
garantir un cadre de régie interne efficace qui met l'accent sur les priorités
pan gouvernementales en matière d'information.
Les recommandations visant chacune des composantes du cadre proposé figurent en Annexe B.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Intégrer les concepts, stratégies, etc. de la GI dans la conception de cours
parrainés par le CCG et d'autres
cours connexes, publications et programmes de conférence, par exemple, la Semaine de la
technologie dans l'administration fédérale (GTEC), etc., visant les fonctionnaires, y compris
les cadres supérieurs.
- Publier une édition mise à jour de la publication du SCT « Vos
responsabilités » pour communiquer le rôle des fonctionnaires en tant que gardiens
des ressources d'information du gouvernement.
- Incorporer les facteurs de la GI aux publications à l'échelle du gouvernement
comme « Le guide des gestionnaires ».
- Préparer un guide d'introduction à l'intention des constructeurs de
l'infrastructure de la TI
à l'échelle du gouvernement et au sein des institutions gouvernementales.
- Élaborer un glossaire qui définit des termes comme « document »,
« donnée », « information », « gestion de
l'information », « gestion du savoir », etc.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Entreprendre un examen exhaustif des domaines de la politique sur la GI/TI afin de
s'assurer qu'à la fois les politiques et les domaines de politique proprement
dits continuent de satisfaire aux exigences contemporaines liées aux initiatives GD et
IIS ainsi qu'à l'environnement de travail électronique naissant.
- Entreprendre un examen de la politique sur la GRDG en vue de distinguer les éléments
qui portent sur des questions de politiques publiques, comme l'accès à
l'information et la protection des renseignements personnels, les regroupements
d'information, etc. (c.-à-d. la responsabilité du Secteur des opérations
gouvernementales du SCT) de ceux qui se rattachent à l'infrastructure de la GI
décrite dans le présent rapport (la responsabilité du
SCT / DDPI). Les éléments de l'infrastructure devraient être actualisés et
intégrés à une nouvelle politique qui guide l'élaboration et l'entretien d'une
infrastructure de la GI (mettant tout particulièrement l'accent sur les trois activités
liées à l'information, soit la création, l'utilisation et la conservation).
- Chaque institution gouvernementale devrait désigner un haut fonctionnaire aux fins
d'application de la nouvelle politique (c.-à-d. rétablir le concept du « haut
fonctionnaire » de la politique de GRDG).
- Élaborer des énoncés modèles de politiques afin d'aider les institutions
gouvernementales à préparer leurs propres politiques internes sur la GI ou intégrer les
facteurs de la GI aux politiques actuelles et connexes.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Formuler une démarche uniforme de description et de classification de
l'information (peu importe la forme dans laquelle elle se présente) afin de procurer
un moyen efficace d'accéder aux renseignements sur les sources d'information et
les services du gouvernement peu importe où ils se trouvent; la description et la
classification devraient toucher toutes les activités liées à l'information,
notamment la création, l'utilisation et la conservation.
- Les Archives nationales et la Bibliothèque nationale devraient collaborer avec les
ministères et les organismes pour élaborer des normes et des pratiques de préservation
de l'authenticité et de l'intégrité de l'information électronique au fil du
temps; ces normes et pratiques devraient tenir compte des exigences en matière de
préservation des « dossiers » et de l' « information
publiée » dans divers environnements de création de l'information (p. ex., sites
Web, environnements fondés sur des transactions très structurées et environnements
« de bureau » non structurés;
- Intégrer une liste de contrôle des facteurs de la GI dans les programmes et les
initiatives (p. ex., infrastructure à clé publique (ICP), cadre amélioré de la
gestion, gestion des portefeuilles, etc.) entreprises par le SCT;
- Évaluer le mandat du Programme des services de dépôt quant à son rôle dans la
gestion et la diffusion des publications électroniques et se présentant dans d'autres formes;
- Évaluer et, s'il y a lieu, renforcer la capacité des organisations comme les Archives
nationales, la Bibliothèque nationale et des programmes comme le Programme des services
de dépôt et d'autres programmes gouvernementaux avec des responsabilités visant
l'ensemble du gouvernement notamment de préserver et de diffuser l'information consignée
dans de multiples formes;
- Refléter les facteurs de la gestion de l'information dans les tactiques et les
stratégies de la planification de la reprise des opérations.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Utiliser les résultats de l'examen du programme des
NCTTI afin de mieux guider les décisions concernant l'établissement d'un processus
d'élaboration des normes de la GI.
- Élaborer un programme relatif aux normes de la GI dans le contexte des exigences en
matière de normes des initiatives GD
et IIS ainsi que des exigences en matière de normes de la GI que les institutions
gouvernementales ont déterminées et fait connaître au SCT.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
- Intégrer les facteurs de la GI
dans les méthodologies d'élaboration des systèmes et les outils connexes utilisés pour
planifier, concevoir, installer, essayer, entretenir et évaluer les systèmes d'information.
- Élaborer une série de base des exigences fonctionnelles pour la gestion des activités
venant à l'appui (ou dans des sous-ensembles) des fonctions de création,
d'utilisation et de conservation de l'information. Ces exigences seraient soit
intégrées aux exigences globales établies pour l'acquisition de systèmes
d'information nécessaires à la prestation de programmes ou de services, soit
utilisées pour l'acquisition de systèmes autonomes affectés à la gestion des
activités liées à la création, à l'utilisation et à la conservation proprement dites.
- Élaborer des modèles d'analyse de rentabilisation qui aident les institutions
gouvernementales à s'assurer qu'elles ont bien tenu compte des facteurs de la
GI dans la planification globale des nouveaux systèmes. Ces modèles seraient fondés sur
la détermination claire et nette des besoins fonctionnels, l'analyse des besoins
liés à la création, l'utilisation et la conservation de l'information (peu importe
la forme physique dans laquelle elle se présente), ainsi qu'une analyse portant sur
la réduction du risque, la façon d'éviter des coûts, de réaliser des économies
et de tirer parti des possibilités.
- Mettre sur pied des projets exploratoires en vue d'évaluer les technologies et les
méthodes proposées pour régler les questions de gestion de l'information, plus
particulièrement dans le cadre de l'environnement de travail électronique
(p. ex., la tenue des dossiers fondée sur le déroulement du travail; l'accès,
l'extraction et le stockage d'information au moyen du Web; etc.).
- Intégrer les facteurs de la GI aux projets exploratoires entrepris à l'appui de
l'ICP et de l'Initiative de l'infrastructure stratégique.
![Haut de la page](/web/20061130020140im_/http://www.tbs-sct.gc.ca/cioscripts/images/uparrow.gif)
Comme pour la gestion des documents gouvernementaux, les questions de personnel doivent
être abordées de deux points de vue. Tout d'abord, du point de vue des
fonctionnaires de tous les niveaux qui agissent en tant que gardiens de l'information
gouvernementale (c.-à-d. qu'ils sont responsables de l'information qu'ils
créent, utilisent et conservent à l'appui du processus décisionnel, de la
prestation des programmes et des services et de la reddition de comptes). Voici les
recommandations portant sur cet aspect des questions de personnel :
- Intégrer les concepts, les stratégies etc. de la gestion de l'information dans la
conception des cours parrainés par le
CCG et d'autres cours connexes, des publications, des programmes de conférence,
etc. visant les cadres supérieurs et les fonctionnaires en général.
- Cerner les compétences et les éléments de travail liés à la gestion de
l'information (plus particulièrement, par rapport au rôle de gardien de
l'information assumé par les fonctionnaires) et les intégrer aux aspects suivants
des ressources humaines pour tous les fonctionnaires, y compris les cadres :
- liens de responsabilité;
- descriptions de travail;
- programmes d'éducation et de formation et autres programmes de perfectionnement;
- stratégies de recrutement;
- programmes de récompense et de reconnaissance;
- mesure du rendement.
Ensuite, le point de vue des personnes chargées de créer l'infrastructure de la
gestion de l'information qui permet aux fonctionnaires de créer, d'utiliser et de
conserver l'information tout en s'acquittant de leur rôle de gardiens de
l'information. Les connaissances, compétences et habiletés nécessaires pour mettre
sur pied une telle infrastructure relèvent de nombreuses disciplines et doivent être
fondées sur une compréhension très claire de la nature du « travail », plus
particulièrement encore dans un environnement de travail électronique. Voici les
recommandations portant sur cet autre aspect des questions de personnel :
- Définir les liens de responsabilité et élaborer des profils d'emploi qui
décrivent le travail que représentent l'élaboration et l'entretien d'une
infrastructure de la gestion de l'information. La relation (et la compatibilité) avec les
profils d'emploi existants (particulièrement ceux des collectivités de la GI comme
la gestion des documents et les services de bibliothèque) devraient être évaluées,
spécialement dans le contexte du système axé sur la Norme générale de classification
(SGC).
- Élaborer une série de profils de compétences pour chaque profil d'emploi en se
fondant sur les normes actuelles et émergentes.
- En se fondant sur les compétences, établir une initiative de perfectionnement de la
collectivité de la gestion de l'information qui comprenne des stratégies relatives à la
formation et au perfectionnement, au recrutement, à la rémunération, à la conservation
du personnel dans les rangs, au perfectionnement professionnel, au rôle de
l'encadrement, aux récompenses et à la reconnaissance, à l'appréciation du
rendement, etc.
- Dans le contexte de l'initiative de perfectionnement de la collectivité de la GI,
il faudrait envisager de recruter un petit cadre de spécialistes de la gestion de
l'information qui travailleraient dans des ministères choisis afin de faire démarrer du
bon pied les programmes de GI et
de constituer le noyau de la nouvelle collectivité de la GI.
|