|
 |
Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation
Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada
- Analyse de situation -
1.1 Contexte
Au cours de l'été 1999, la Direction du dirigeant principal de l'information
(DDPI)
du Secrétariat du Conseil du Trésor
(SCT) a pris acte du fait que la « gestion de l'information » au sein du
gouvernement devenait une question préoccupante.
- L'initiative Gouvernement en direct offre l'occasion d'améliorer les services
offerts à la population canadienne. Cependant, alors que le gouvernement entre
dans l'ère électronique, ses informations doivent être actuelles, précises,
intelligibles, fiables et disponibles en temps opportun. Elles doivent également
conserver leur intégrité pendant aussi longtemps qu'il le faut pour satisfaire aux
exigences de la prestation des services et de la reddition de comptes. Or, la
qualité et l'intégrité de l'infrastructure de l'information au sein du
gouvernement sont des sujets sur lesquels il a été convenu de se pencher plus
particulièrement lorsqu'on a établi à l'origine l'infrastructure de la GI/TI
(c'est-à-dire l'initiative de la DDPI
concernant l'infrastructure stratégique de la GI/TI)
à l'appui de Gouvernement en direct.
- Les membres du Comité consultatif sur la gestion de l'information (CCGI)
ont exprimé leur inquiétude à l'égard de la capacité de régler les questions
émergentes en matière de GI au sein de leurs ministères et organismes (p. ex., les
normes relatives aux données et à l'information afin de faciliter l'accès à
l'information, la recherche documentaire et le partage de l'information; les normes
de conservation; etc.), ainsi qu'au sujet de la disponibilité des politiques, des
systèmes, des normes, des pratiques exemplaires et du personnel nécessaires dans ce
nouvel environnement électronique.
- Le rapport « Rôle des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque
nationale du Canada » (le rapport de M. John English) prévoit un
rôle de chefs de file plus actif de la part des Archives nationales du
Canada (AN) et de
la Bibliothèque nationale du Canada (BN) dans l'élaboration
d'une infrastructure de la gestion de l'information pour le gouvernement.
- Dans son rapport annuel de 1999, le Commissaire à l'information soulignait le
mauvais état dans lequel se trouvait la gestion des documents, ce qui, à son avis,
contribuait à l'incapacité du gouvernement de remplir pleinement ses obligations à
l'égard de l'accès à l'information.
En se fondant sur ces préoccupations, la DDPI a
soulevé trois questions :
- Qu'est-ce que la GI
dans le cadre de la responsabilité du gouvernement en matière de prestation de
programmes et de services et de ses obligations au chapitre de la reddition de
comptes?
- Dans le contexte de la GI, quels sont les enjeux auxquels doit faire face le
gouvernement en ce qui concerne son aptitude à réduire les risques, à réaliser des
économies ou à éviter des coûts et à tirer parti des occasions offertes?
- Que devraient faire le SCT, les organismes directeurs, les institutions
gouvernementales et autres pour régler les questions relatives à la GI?
Des séances de consultation ont été organisées d'octobre à décembre 1999
auprès de plus de quinze groupes de GI dans l'ensemble du gouvernement, des
ministères et d'autres groupes et organisations, soit en tout auprès de plus de 600
personnes. Plus d'une trentaine d'entrevues ont été réalisées avec des
personnes clés de la DDPI, d'autres secteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor,
et des organismes directeurs comme les Archives nationales, la Bibliothèque nationale, le
ministère de la Justice et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(TPSGC)
Les travaux ont été étudiés et guidés par un comité consultatif coprésidé par
le dirigeant principal adjoint de l'information et l'archiviste national adjoint. Le
comité s'est réuni à plusieurs reprises durant le déroulement du projet, la
première pour passer en revue les résultats provenant des consultations et la seconde
pour étudier les recommandations et les avaliser.
Une ébauche du rapport intégral décrivant le contexte proposé de la GI, les enjeux
de la GI et les recommandations proposées a été préparé en janvier 2000. Le
rapport a été examiné par le comité consultatif en mars et une version définitive a
été déposée auprès de la dirigeante principale de l'information et de
l'archiviste national à la mi-avril 2000.
|
