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CRGI - Choix et mise en oeuvre d’une norme sur les métadonnées pour le gouvernement du Canada
Le 22 mars 2001Table des matières 1 Pertinence et avantages de l'utilisation de métadonnées
11 Glossaire 1 Pertinence et avantages de l'utilisation de métadonnéesLes métadonnées constituent des outils importants pour la description et la gestion des produits d'information. Nous avons besoin d'un système d'inventaire de nos ressources d'information, similaire aux codes à barres apposés sur les produits tangibles, comme les chaises et les ordinateurs, ou aux numéros de confirmation attribués aux transactions financières. Disposer d'un système efficace dans ce domaine s'avère d'autant plus important que les ressources d'information sont le plus souvent invisibles, car elles demeurent enfouies dans une base de données ou un site Web jusqu'à ce qu'un utilisateur lance une requête pour repérer des renseignements dont il a ponctuellement besoin. Tant pour nous que pour notre clientèle, le repérage des renseignements dont nous avons besoin est tributaire d'une utilisation efficace des balises qui décrivent les produits d'information. Pour savoir que la chaise sur laquelle vous êtes assis est une chaise, vous n'êtes pas obligé d'interpréter son code à barres, mais un document électronique reste virtuel tant qu'un outil de recherche ne repère pas son texte ou ses métabalises. Une méthodologie systématisée d'attribution et de structuration des métadonnées procure différents avantages :
2 ObjectifLe présent document a pour objectif de sensibiliser les hauts fonctionnaires, les webmestres et les professionnels de la gestion de l'information au besoin d'une structuration systématique des métadonnées et au choix, et éventuellement à l'utilisation dans diverses applications gouvernementales, de la norme du projet « Dublin Core ». Il fait ressortir l'importance de la mise en place d'une norme, le processus qui a mené à la sélection de celle-ci et le travail à réaliser pour sa mise en oeuvre. 3 Pourquoi faut-il dès maintenant adopter une norme?Le Groupe de travail interministériel ad hoc du Gouvernement en direct sur les métadonnées s'est réuni le 27 février 2001 pour définir les caractéristiques d'une norme sur les métadonnées pouvant convenir au projet du Gouvernement en direct. Bien que ne touchant pas exclusivement le GED, certaines questions suscitées dans la documentation du projet ont permis de cerner le problème et de faire ressortir que les métadonnées comptaient parmi les éléments clés de solution :
Le présent document présente les résultats des discussions sur l'adoption d'une norme sur les métadonnées appropriée aux besoins du GED et sur les travaux accessoires nécessaires pour assurer le partage de l'information et la mise en place du mécanisme de recherche et des éléments de navigation du GED. Le Groupe de travail ad hoc a constaté que le besoin d'une norme clairement supportée et de lignes directrices pour sa mise en oeuvre avait atteint un seuil critique. Même si la Normalisation des sites Internet (NSI) définit quelques métabalises obligatoires pour les pages Web (Norme 6.3 de la NSI : < http://www.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/inter/inter-06-tb_f.asp#6.3 > ), il s'agit d'éléments de métadonnées qui ne respectent aucune norme internationale reconnue et il n'y a ni encadrement pratique, ni politique formelle pour une utilisation cohérente et efficace des métadonnées entre les ministères, ni non plus entre les programmes au sein des ministères. Comme les travaux du gouvernement s'accélèrent pour terminer le GED d'ici l'an 2004, il devient crucial d'établir dès maintenant une norme fonctionnelle pour éviter les rajustements rétroactifs qui seraient nécessaires si la plupart des projets Internet et du GED élaboraient chacun pour soi leurs propres normes. Le courant de la mondialisation influe tout autant sur les politiques de gestion de l'information que sur les politiques économiques et commerciales. Le Groupe de travail ad hoc s'est penché sur les pratiques de gouvernements d'autres pays et sur les nouvelles pratiques commerciales ailleurs dans le monde. Au niveau de la normalisation des métadonnées, après plusieurs années de développement, des tendances commencent à émerger et certaines normes se sont stabilisées. Le groupe ad hoc considère que la coïncidence entre notre besoin actuel de normalisation et le niveau de stabilité des normes internationales milite en faveur de l'adoption et de la mise en oeuvre d'une norme internationale dès MAINTENANT. Dans certains ministères, les statistiques démontrent que le taux de croissance annuelle de la fréquentation des sites Web et du volume de l'information gouvernementale qu'ils contiennent oscille entre 200 % et 300 %. Avec le GED, qui favorise la croissance de la livraison électronique des services et de l'information, tout laisse à croire que cette tendance va se maintenir. Dans ce contexte, une normalisation des métadonnées pour la description et l'extraction des documents constitue un élément clé pour l'amélioration des ressources électroniques d'information. 4 Portée de la normalisationPour que tous les citoyens aient accès à l'information et qu'ils soient en mesure de la consulter, il est devenu urgent d'intégrer au Gouvernement en direct la norme retenue pour les métadonnées. Parallèlement, cette norme pourra aussi s'appliquer à la gestion des dossiers et d'autres corpus de renseignements internes. Au niveau de la documentation interne, l'utilisation de métabalises normalisées prend toute son importance lorsqu'il faut publier des documents dont le cycle de vie se termine ou lorsqu'un processus d'AIPRP exige le repérage d'informations non publiées. Presque tous les sites Web, documents et bases de données sont déjà assortis de métadonnées. L'établissement d'une norme garantira une coordination de leur attribution, tant au niveau des domaines d'application et des groupes de travail qu'à celui des fonctions de gestion, sera efficace et rentable et mettra l'accent sur les besoins du client. La figure 1, ci-dessous, illustre le cadre des relations entre la norme générique internationale et certaines extensions propres à des domaines d'application ou à des fonctions en particulier. Le groupe de travail ad hoc est favorable à l'adoption de ce cadre. Rôle de la norme générique internationale : Garantir un haut degré de cohérence et d'interopérabilité, tout en offrant la souplesse nécessaire pour accueillir certaines extensions propres à des domaines d'application ou à des fonctions en particulier. Figure 1. Cadre du Gouvernement du Canada pour l'attribution des métadonnées associées aux ressources d'information. 5 Processus de sélectionLe groupe ad hoc se compose de professionnels du domaine des métadonnées qui ont implanté ou qui implantent actuellement des métadonnées sur des sites Web ou dans le cadre de projets d'information sur support papier. Grâce à cette expertise, le groupe est particulièrement bien désigné pour statuer sur la norme à adopter et pour développer l'encadrement dont les ministères auront besoin pour la mettre en oeuvre. Le groupe ad hoc a été mandaté pour conseiller le GED dans le déploiement des métadonnées. Pour officialiser ses recommandations à l'échelle du gouvernement ou dans un contexte plus large, il faudra que la norme retenue par le Groupe ad hoc soit étudiée et formellement adoptée par les cadres supérieurs du GED et les organismes responsables de la GI. De nombreux ministères ont déjà fait savoir qu'ils considéraient que le choix d'une norme et sa promotion auprès des équipes du projet du GED constituaient une priorité. S'il faut attribuer des métadonnées descriptives aux informations diffusées par le GED pour optimiser les systèmes de recherche et d'extraction des documents, il serait plus sage de coordonner les efforts déployés en ce sens. Sans coordination, on verra apparaître une foule de schémas maison d'attribution des métadonnées qui ne seront pas compatibles entre eux et qui devront par la suite être normalisés de façon rétroactive. C'est pourquoi il est suggéré que, à court terme, la norme retenue par le Groupe ad hoc soit immédiatement adoptée et mise en vigueur et que les organismes décisionnels et la communauté dans son ensemble l'évaluent au cours de son implantation comme norme des projets du GED. Selon le groupe ad hoc, le risque encouru si aucune norme n'est mise en place est plus grave que celui que son choix ne soit pas entériné par les organismes décisionnels. Il va de soi que la mise en oeuvre d'un ensemble complet de lignes directrices pour l'implantation de la norme, de même que des ajustements connexes qui s'imposeront, demandera un effort considérable et de nombreuses discussions dans le milieu de la gestion de l'information et des sites Web. Bien que nous ne soyons pas aussi avancés que dans d'autres pays dans le développement de tels ajustements connexes, on trouve suffisamment d'éléments dans la littérature sur les normes internationales pour s'assurer d'un niveau d'interopérabilité qui pourra fort bien répondre aux besoins du public canadien en matière de recherche et de d'obtention de renseignements. 6 Critères de sélectionLe Groupe ad hoc a établi une liste de critères de sélection d'une norme sur les métadonnées. Il y a une grande variété de normes. Certaines sont déjà bien reconnues dans des domaines spécifiques d'application, mais deux seulement se démarquent comme chef de file parmi les normes internationales qui proposent une approche globale de la structure des métadonnées. On trouvera dans l'annexe A une évaluation de ces deux normes principales selon les critères établis par le Groupe ad hoc. 7 Le choixSuite à son processus de sélection, fondé sur les critères indiqués ci-dessus, le Groupe ad hoc a retenu la norme du projet « Dublin Core » < http://dublincore.org/ >, qui lui semble être la plus souple, la plus évolutive et la plus à jour, car c'est celle qui prévoit le mieux l'évolution future des technologies. 8 Règles d'utilisationUne norme sur les métadonnées établit la sémantique, ou la signification, des métabalises. Il est absolument impossible de mettre en oeuvre une telle norme sur une grande échelle sans l'assortir de règles d'utilisation. Tout comme on l'a fait pour la Normalisation des sites Web, il nous faudra fournir aux ministères des règles d'utilisation de la norme sur les métadonnées. Entre autres éléments, ces règles porteront sur :
À défaut d'établir de telles règles, l'atteinte du but de notre entreprise, faciliter la recherche, la navigation et le partage de l'information, serait grandement compromise.
9 Encadrement et directionPour que la norme sur les métadonnées retenue par le gouvernement du Canada constitue un outil de recherche qui porte fruit, il lui faut un appui explicite des gestionnaires supérieurs et un système d'encadrement adéquat. Ce dernier doit comprendre :
En plus de ce système d'encadrement, le succès de la mise en oeuvre de la norme sur les métadonnées exige une direction visible et positive. Relevant de l'organisme de gestion, cette direction devrait reposer sur l'autorité et la crédibilité d'un gestionnaire principal de haut calibre capable de prendre en charge la promotion de la norme et le développement des outils et des services essentiels à sa mise en oeuvre. La direction pourrait aussi être assumée par des projets qui ont été les premiers à adopter la norme et qui pourraient en encourager et encadrer d'autres. Le Rescol est un exemple de ce type de projet. 10 Ajustements connexes et produits10.1 Uniformisation du vocabulaireComme on l'a souligné plus haut, il faut développer des normes visant le contenu des éléments de métadonnées. La norme générale peut spécifier qu'il faut une métabalise précisant le sujet du document, mais c'est le libellé que chaque webmestre ou gestionnaire de contenu y inscrira qui décrira effectivement le sujet du document en question. Il faut aussi considérer la nécessité d'être en mesure de repérer chaque document dans les deux langues officielles et d'inclure dans les métadonnées tant les expressions plus spécialisées, utilisées par les bureaucrates, que leurs équivalents plus courants dans le langage des citoyens. Le développement d'un vocabulaire commun permet de mieux répondre aux besoins d'information des Canadiens tout en aidant le gouvernement à gérer de façon responsable ses produits d'information. Le thésaurus du Programme des services de dépôt, un ouvrage conforme aux normes internationales visant les thésaurus multilingues, touche une foule de sujets traités par les ministères. Le thésaurus du PDS est reconnu comme Thésaurus des sujets du Gouvernement du Canada. Un vocabulaire spécifique pour certains sujets peut être élaboré et adopté au niveau d'un ministère ou d'un groupe de travail, sous réserve de concordance avec le vocabulaire principal. 10.2 Normes de mappage et de concordanceIl serait fort commode de pouvoir adopter une norme générique internationale sur les métadonnées et d'exiger qu'on la respecte dans TOUTES les situations. Mais certains domaines d'application ont des besoins particuliers qu'aucune norme générique ne peut entièrement satisfaire. Tout en tentant de limiter au minimum de telles divergences, on peut compenser les différences en effectuant un mappage des normes. Une table de concordance permet de mapper les unes sur les autres les métadonnées provenant de deux normes distinctes. Il est donc essentiel de rendre disponibles de telles tables de concordance pour faciliter la conversion des métadonnées entre les normes. De tels outils existent déjà pour les principales normes internationales et les procédures d'harmonisation entre les normes portant sur les métadonnées sont en voie d'obtention d'une certification ISO. 10.3 Utilisation des métadonnées par les moteurs de rechercheLes moteurs de recherche commerciaux ne prenant actuellement que fort peu en compte les métadonnées, il y a un réel besoin de promotion de l'utilisation des métabalises. L'indexation des sites du gouvernement fait aussi appel à ces moteurs de recherche. Une fois que ces moteurs seront configurés pour exploiter des métadonnées, les citoyens, tout comme les fonctionnaires, seront mieux à même de repérer les informations spécifiques dont ils ont besoin et d'accéder à des informations contextuelles, comme la date de création d'un document, son auteur ou le ministère responsable de sa diffusion. Mais pour que les moteurs de recherche puissent efficacement tirer parti des métadonnées, celles-ci doivent satisfaire aux règles d'une norme cohérente et reconnue. 10.4 OutilsIl y a une foule d'outils permettant d'assigner des descripteurs aux documents, mais aucun n'a encore été retenu comme outil standard par le gouvernement du Canada. Le choix d'un outil normalisé faciliterait l'attribution des métabalises à la grandeur du gouvernement et éviterait aux ministères d'avoir à faire l'essai de plusieurs outils et à élaborer des processus et des procédures maison. 10.5 MigrationPar nécessité, certains ministères ont mis en oeuvre des schémas de métadonnées visant divers types de document. Cela signifie que l'on utilise déjà plusieurs structures de métadonnées. Si l'on se préoccupe de l'interopérabilité et de la facilité d'accès à l'information, il sera absolument nécessaire d'élaborer des règles, des outils et des procédures pour convertir ces structures afin de les ramener au format défini dans la norme générique. 10.6 FormationLes propriétaires des produits d'information, de même que les webmestres et les professionnels de la GI, auront besoin d'une formation qui leur permettra de bien comprendre comment les métadonnées sont utilisées par la clientèle en quête de renseignements et par les ministères qui veulent assurer la gestion de l'information. Cette formation permettra à la fois d'informer le personnel et de s'assurer qu'une logique relie l'approche adoptée par les ministères et celle utilisée par leurs équipes de travail. 11 GlossaireTable de concordance Ensemble d'instructions permettant de mapper les métadonnées d'une norme sur celles d'une autre norme. Projet Dublin Core Le projet de métadonnées « Dublin Core » consiste en 15 éléments de données descriptifs (métabalises) relatifs aux ressources d'information, visant à appuyer le partage de ressources entre diverses disciplines ou au sein de tout type d'organisation qui doit traiter et classifier de l'information. http://dublincore.org/ GILS (Service de localisation de l'information du gouvernement) Ensemble d'éléments de métadonnées pour le repérage des informations entre diverses disciplines ou collections de documents. http://www.gils.net/ Métadonnées Données décrivant les caractéristiques d'un document ou d'un objet similaire pour faciliter la recherche, l'extraction et la gestion de l'information. Les éléments de métadonnées représentent la sémantique, ou signification, des métabalises utilisées. RDF Resource Description Framework (cadre de définition des ressources) Cadre technique qui spécifie comment encoder les métabalises pour qu'elles soient reconnues et interprétées par l'ordinateur. http://www.w3.org/TR/2004/REC-rdf-primer-20040210/ Sémantique La signification des mots (ou des éléments de métadonnées). Syntaxe Les règles qui permettent d'assembler en phrase des mots (ou des éléments de métadonnées). Pour l'ordinateur, ces phrases sont traduites en langage HTML ou XML. XML Extensible Markup Language. Par rapport aux métadonnées, le langage XML fournit la syntaxe ou le schéma d'encodage qui traduit les métabalises en un format reconnu par un navigateur Web ou une autre application informatique. C'est la « grammaire » par excellence pour les métadonnées. 12 Membre du Groupe ad hoc
Annexe A: Tableau des critères de sélection
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