Autres documents connexes

4. Exigences de la politique

4.1 Exigences de la politique contractuelle

4.1.1 Afin d'appuyer la politique, il faut observer les dispositions suivantes ainsi que les définitions, le Règlement sur les marchés de l'État, la directive du Conseil du Trésor sur les marchés l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur,ainsi que les autres Appendices qui contiennent les exigences impératives et facultatives ou une combinaison des deux, selon ce qui est précisé.

4.1.2 Les descriptions de travaux ou cahiers des charges doivent être formulés par rapport à des résultats précis ou à des critères de performance qui favorisent et facilitent le recours au processus concurrentiel et selon les exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.3 Dans la mesure du possible, on doit donner à toutes les entreprises et à tous les particuliers une possibilité égale de faire des propositions, pourvu qu'ils aient, de l'avis de l'autorité contractante, les compétences techniques, financières et administratives requises pour exécuter les obligations contractuelles et pour répondre, le cas échéant, aux objectifs fixés par les grandes lignes des politiques nationales, ou aux exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.4 Le cas échéant, on doit fixer des critères d'évaluation des soumissions tenant compte des facteurs socio-économiques par rapport au coût total d'un marché, et les documents de l'appel d'offres doivent faire état du fait que les facteurs socio-économiques seront pris en considération dans l'évaluation des offres.

4.1.5 En vertu du Règlement sur les marchés de l'État, dans sa forme modifiée; (voir l'appendice B),

a) on doit procéder à un appel d'offres auprès des entrepreneurs éventuels avant de conclure un marché, à moins que l'une ou plusieurs des exceptions visées à l'article 6 du Règlement ne soient applicables;

b) les paiements anticipés doivent être approuvés par le Conseil du Trésor lorsque la conclusion du marché nécessite l'approbation du Conseil du Trésor;

c) les dispositions du Règlement portant sur les garanties de soumission ou les garanties contractuelles doivent être observées lorsque l'autorité contractante estime qu'elles sont pertinentes.

4.1.6 Il faut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant de conclure un marché ou des arrangements contractuels dont la valeur ou les coûts du marché (qui incluent toutes les taxes applicables y compris la TPS et la TVH) dépassent les limites établies par le Conseil du Trésor dans sa Directive relative aux marchés (Appendice C).

4.1.7 Les autorités contractantes peuvent passer des marchés pour faire face à une situation d'extrême urgence, conformément aux dispositions de la partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés de l'État à condition de fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor des précisions sur le recours à ce pouvoir dans les 60 jours suivant l'utilisation de ce pouvoir ou le début des travaux.

4.1.8 Les fonctionnaires à qui a été délégué le pouvoir de négocier et de conclure des ententes contractuelles au nom de l'État doivent exercer ce pouvoir avec prudence et intégrité, de telle sorte que l'autorité contractante (le ministre) agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit du Règlement sur les marchés de l'État, de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, des politiques d'approvisionnement de l'État, de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.9 En ce qui concerne les marchés de services, l'autorité contractante doit :

1. s'assurer que l'énoncé de travail ou la description des exigences décrit avec précision les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre et les délais à observer;
2. s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence des douanes et du revenu du Canada et par les jugements des tribunaux en la matière;
3. s'assurer que les honoraires versées ne dépassent pas le taux du marché en vigueur pour le service fourni;
4. Supprimé.
5. s'assurer que les marchés, passés de façon compétitive ou non-compétitive, portant sur les services d'anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement (ou les deux)rendent compte de méthodes acceptables, notamment au niveau de l'équité dans la sélection et la rémunération. On ne peut conclure de marché portant sur les services d'un ancien fonctionnaire qui a reçu un paiement forfaitaire ou qui touche une pension du gouvernement à moins que l'autorité contractante ne soit convaincue que c'est dans l'intérêt public.

4.1.10 Le Règlement sur les marchés de l'État, dans sa forme modifiée (voir l'appendice B) exige que les marchés pour la prestation de services juridiques soient passés seulement par le ministre de la Justice ou avec son autorisation. Par conséquent, même s'il est reconnu que des avocats peuvent être retenus à des fins autres que la prestation de services juridiques, il faut consulter le ministère de la Justice dans tous les cas où il faut passer un marché de services avec un membre du barreau en exercice, afin de déterminer si le marché est pour des services juridiques, et donc si l'approbation du ministère de la Justice est requise. Aucune autorité contractante ne peut passer un marché de services avec un membre du barreau en exercice sans avoir d'abord obtenu l'autorisation du ministère de la Justice, ou avoir été informé par ce ministère que le marché ne porte pas sur des services juridiques.

4.1.11 Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible.

4.2 Exigences connexes

4.2.1 Plusieurs autres politiques gouvernementales et pratiques administratives doivent être observées au chapitre de la passation des marchés. Plusieurs de ces exigences administratives découlent de l'application d'autres lois, politiques, conventions et méthodes qui débordent à proprement parler les lignes de conduite relatives aux marchés de fournitures, de services et de travaux de construction. Cet article donne un aperçu des autres instruments en question; les lignes directrices et appendices donnent des renseignements complémentaires.

4.2.2 Une condamnation aux termes des articles 121, 124 et 418 du Code criminel fait perdre le pouvoir de conclure des marchés avec l'État à moins que le gouverneur en conseil, en vertu de l'article 748(3) ait restitué ce droit (en tout ou en partie) à la personne ou que cette personne ait été graciée.

4.2.3 Les fonctionnaires doivent non seulement observer la loi à tout moment, ils doivent également agir comme si le Code criminel du Canada avait force de loi à tout endroit où ils effectuent des opérations commerciales au nom de l'État. Il est expressément défendu d'accepter des pots-de-vin ou d'exercer autrement son influence mal à propos.

4.2.4 Le cas échéant, l'autorité contractante doit observer les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur ainsi que leurs modifications.

4.2.5 Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi prévoit certaines conditions pour les marchés de biens et de services d'une valeur de 200 000 $ ou plus qui sont passés avec un entrepreneur employant au moins 100 personnes (voir appendice D).

4.2.6 Conformément à l'alinéa 221(1)d) de la Loi de l'impôt sur le revenu, les paiements supérieurs à 500 $ effectués par des ministères et organismes en vertu des marchés de services applicables, notamment les marchés comportant tout un éventail de biens et services, doivent être déclarés sur un feuillet supplémentaire T1204. Pour connaître les détails liés à cette exigence, voir les paragraphes 16.14 et 16.15.

4.2.7 La Politique sur les services communs prévoit que les ministères et organismes doivent se procurer les fournitures et certains services des organisations de services communs seulement, sauf exception établie par des instructions, par d'autres politiques du Conseil du Trésor, par la législation particulière du ministère ou par les dispositions de la Politique sur les services communs.

4.2.8 L'article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux donne au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux la responsabilité exclusive de l'acquisition de tous les biens décrits dans la Loi. Les autres ministères et organismes peuvent acheter des biens seulement si leur propre législation les y autorise expressément ou lorsque le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué son pouvoir en bonne et due forme.

4.2.9 Le cas échéant, les autorités contractantes doivent observer les exigences de la Stratégies d'approvisionnement pour les entreprises autochtones.

4.2.10 Les autorités contractantes doivent observer les dispositions de la Politique sur la sécurité.

4.2.11 Tous les marchés doivent contenir des clauses pertinentes prévoyant le versement d'intérêts conformément à la Politique sur les demandes de paiements et paiement à la date d'échéance, de même qu'une mention de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée applicable.

4.2.12 Tous les marchés doivent contenir des clauses pertinentes reflétant la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (voir appendice G).

4.2.13 Lorsqu'un entrepreneur manque à ses obligations, la garantie financière prévue par le contrat est convertie et sert à indemniser l'État jusqu'à concurrence de la limite contractuelle.

4.2.14 Les autorités contractantes ne peuvent exercer ou acquérir les pouvoirs d'un ministère, d'une section ou d'un organisme du gouvernement du Canada auquel elles fournissent des services, si de tels pouvoirs dépassent ceux qui leur sont conférés par leur propre législation ou par d'autres lois et règlements.

4.2.15 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion adéquats soient en place afin de protéger l'intégrité du processus de soumission. Il est reconnu que le processus de soumission peut se faire avec une copie papier ou en version électronique. Dans un cas comme dans l'autre, pour satisfaire aux critères de prudence et de probité, les ministères doivent pouvoir prouver que tous les documents de soumission ont été reçus à temps et en la forme prescrite dans les documents d'appel d'offres. Dans le cas des soumissions présentées par la voie électronique, les ministères doivent également veiller à ce que les documents ne soient pas modifiés, contrefaits, ou altérés, sciemment ou par erreur. Si une autorité contractante soupçonne qu'il y a eu collusion ou truquage des offres, elle doit en aviser Industrie Canada.

4.2.16 La Directive sur les voyages d'affaire du Conseil du Trésor s'applique aux frais de déplacement supportés par les entrepreneurs lorsque les frais en question constituent un élément particulier du marché.

4.2.17 On devrait utiliser le formulaire normalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral pour tous les marchés de travaux de construction qui dépassent 100 000 $. Les principes et application de la politique de base contenue dans le formulairenormalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral sont la responsabilité du Conseil du Trésor. Par contre, le style et contenu du formulaire normalisée tombent sous la responsabilité du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

4.2.18 Supprimer.

4.2.19 Lorsque les autorités contractantes passent des marchés portant sur des services de travail temporaire (soutien administratif et autres catégories), elles devraient songer à s'adresser à des sociétés avec lesquelles le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a conclu des conventions d'offre à commandes portant sur de tels services. Les autorités contractantes ont le choix de se procurer de tels services de travail temporaire par l'entremise de conventions d'offre à commandes établis par le Ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, ou elles peuvent faire affaire directement, par l'entremise d'une convention d'offre à commande ministérielle distincte ou encore par voie d'un marché avec d'autres fournisseurs. On peut obtenir du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux d'autres renseignements sur l'existence de ces offres à commandes.

4.2.20 Lorsqu'on passe des marchés en vue d'obtenir les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension versée conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, il faut faire preuve d'un grand discernement afin d'empêcher toute impression de favoritisme à l'endroit de tels anciens fonctionnaires. En conséquence, toutes les autorités contractantes doivent respecter les procédures spéciales décrites à l'article 16.8.

4.2.21 Tous les marchés pour des services de sondage d'opinion publique et de publicité doivent être attribués selon les exigences de la section 16.13 de la Politique sur les marches.

4.2.22 S'il y a lieu, l'autorité contractante doit appliquer les dispositions prioritaires en matière de marchés prévues à la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) et l'Accord de mise en oeuvre de la CBJNQ (1990), désignés ensemble dorénavant comme « la Convention », en ce qui touche tous les marchés résultant de projets adjugés par l'État dans le territoire. La politique et les mesures d'application (qui figurent à l'appendice T) doivent être appliquées de façon qu'on reconnaisse que l'économie et la main-d'oeuvre du territoire sont au stade de développement. La politique, telle que citée dans la Convention, s'applique à et a pour but de prendre toutes les mesures raisonnables pour encourager la participation des Inuit dans tous les marchés. Elle s'applique à tous les marchés résultants de projets mis en oeuvre ou dirigés, dans le territoire, par l'État ou ses agents, mandataires, entrepreneurs ou sous-traitants.

4.2.23 Si le marché est assujetti à la politique de la propriété intellectuelle, on doit examiner qui doit en garder la propriété avant l'adjudication de ce même marché. Tous les marchés pertinents doivent contenir des clauses indiquant la participation à la propriété intellectuelle.

4.2.24 Dans la province de l'Ontario, les autorités contractantes fédérales doivent respecter l'esprit de la loi ontarienne et se conformer à ses dispositions concernant la protection des emplois et les avantages sociaux des travailleurs qui sont principalement affectés à un endroit en particulier pour offrir des services de nettoyage d'immeubles, d'alimentation et de sécurité. Voir appendice E.

4.2.25 Les autorités contractantes peuvent négocier et passer des marchés concurrentiels et non concurrentiels avec des entreprises dont les services à l'État sont prit en charge par des fonctionnaires dont le montant ne dépasse pas 10 M $. Par contre, chaque autorité contractante doit faire approuver son premier cas dont le montant excède 1 M $ par le Conseil du Trésor de façon à s'assurer que le ministère en question ait établit des procédures adéquates pour voir à la prise en charge de services à l'État par des fonctionnaires et pour s'assurer que ces procédures sont conformes aux principes établis pour le gouvernement fédéral. Voir appendice C.

4.2.26 Des modifications ont été apportées au Règlement sur les marchés de l'État de façon à permettre aux autorités contractantes de se soustraire à l'obligation de demander des soumissions, tel que le prévoit le Règlement, lorsqu'elles font l'acquisition de certains services d'imprimerie et services connexes auprès du nouveau propriétaire de Groupe Communication Canada (GCC), en l'occurrence Groupe Communication Canada Inc. (GCC Inc.). Dans les faits, ces modifications permettent aux ministères et aux organismes d'avoir recours aux services de GCC Inc., par libre choix, en procédant pratiquement comme ils le font actuellement pour obtenir les services de GCC. Les modifications sont valides pendant cinq ans à compter de la date d'entrée en vigueur du décret, soit le 7 mars 1997. Voir appendice C.

5. Surveillance

5.1 Mécanismes d'établissement de rapports

5.1.1 Il incombe aux ministères et aux organismes de veiller à ce que soient mis en place et appliqués des cadres de contrôle suffisants pour assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics. Dans le cadre des rapports continus qu'il entretient avec les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor collabore avec les ministères et les organismes afin de régler les problèmes de gestion décelés dans le cadre des examens de gestion, des évaluations, des vérifications internes et des opérations, et d'assurer l'observation de la Politique sur les marchés.

5.1.2 Tous les ministères et organismes qui octroient et/ou modifient des contrats doivent soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport annuel sur leurs activités à ce chapitre (voir l'appendice K pour plus de détails).

5.1.3 En outre, dans le cadre des obligations de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Organisation mondiale du commerce de l'Accord relatif aux marchés publics et de l'Accord sur le commerce intérieur, les autorités contractantes sont tenues de fournir certaines statistiques. Ces statistiques sont compilées à partir de l'information codée sur les marchés que fournissent les agents de négociation des marchés pour chacune des activités d'approvisionnement. Ainsi, il est essentiel de bien coder les accords pertinents, les produits, les services, les travaux de construction, le processus d'appel d'offres utilisé, les raisons qui ont motivé le lancement d'appels d'offres restreints et le détail des marchés adjugés pour démontrer aux autres pays ou provinces qui participent aux accords que l'administration fédérale respecte ces accords.

5.2 Vérification et évaluation

5.2.1 Le cas échéant, les autorités contractantes doivent inclure une clause prévoyant un droit de vérification, afin de s'assurer que le montant versé est juste.

5.2.2 Les autorités contractantes doivent veiller à ce que les dossiers des marchés soient documentés comme il se doit.

6. Références

6.1.1 Outre la Loi sur la gestion des finances publiques, les lois, règlements et lignes de conduite suivantes sont également applicables à la passation de marchés de fournitures et de services, de marchés de travaux de construction par les ministères :

1. la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la faillite, la Loi sur les lettres de change, la Charte canadienne des droits et libertés, la Loi sur la concurrence, le Code criminel, la Loi sur la production de défense, la Loi sur le ministère de la Justice, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les justes salaires et les heures de travail, la Loi sur les immeubles fédéraux, la Loi sur les langues officielles, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur le statut de l'artiste et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
2. l'Accord canado-américain de libre-échange, l'Accord du GATT sur les marchés publics, l'Accord du GATT sur la prévention des obstacles techniques au commerce, le Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, la Politique en matière de sécurité, le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi et les lignes de conduite portant sur la prévention des prix imposés;
3. les lignes de conduite et lignes directrices figurant dans le manuel du Conseil du Trésor.

6.1.2 La présente politique est diffusée conformément à l'alinéa 7(1) a) et au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, au Règlement sur les marchés de l'État tel que modifié, au Décret sur la délégation de pouvoirs au Conseil du Trésor, DORS 86-1123, et à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, CT 806000, ainsi qu'à leurs modifications.

6.1.3 La présente politique, ainsi que les appendices contenus dans le présent volume, doivent être consultés en même temps que les dispositions du droit écrit et les décisions judiciaires faisant jurisprudence.

6.1.4 Le présent document comporte le texte de la politique des marchés. La dernière mise à jour est datée du 9 juin 2003, et remplace le document du décembre 2001.

7. Demandes de renseignements

Pour l'interprétation de la présente politique, des documents sur lesquels elle s'appuie ou du règlement d'application et pour les questions relatives aux présentations connexes au Conseil du Trésor, veuillez communiquer avec la directrice exécutive, Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction générale de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.

8. Modalités d'application - généralités

8.1 Pouvoirs

8.1.1 Le pouvoir des ministères de conclure des marchés se trouve en général dans la législation instituant le ministère en question et conférant certains pouvoirs au ministre. Ce pouvoir est confirmé par les lois de crédits adoptées par le Parlement chaque année, lesquelles affectent des fonds à l'exécution des mandats ministériels. Le paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit l'établissement de limites financières au-delà desquelles l'approbation du gouverneur en conseil ou du Conseil du Trésor est nécessaire.

8.1.2 Le Règlement sur les marchés de l'État a été approuvé par le gouverneur en conseil le 30 juin 1987, C.P. 1987-1355, sur recommandation du Conseil du Trésor, conformément au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ce règlement a été modifié en maintes occasions par la suite (voir l'appendice B du présent document).

8.1.3 La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, qui établit les limites financières au-delà desquelles l'autorisation du Conseil du Trésor doit être obtenue figure à l'appendice C.

8.1.4 Tous les montants indiqués dans l'appendice C comprennent toutes les taxes applicables (y compris la TPS et la TVH, le cas échéant).

8.2 Rôles et fonctions

8.2.1 Rôle des ministres. Le ministre est ultimement comptable au Parlement de tout ce qui concerne la passation des marchés. Chacun des ministres délégué ordinairement son pouvoir de conclure des marchés à divers échelons du ministère ou de l'organisme concerné. Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les fonctionnaires à qui un tel pouvoir est délégué doivent l'exercer avec prudence et intégrité, de telle sorte que le ministre responsable agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit du Règlement sur les marchés de l'État et des directives du Conseil du Trésor touchant la passation des marchés.

8.2.2 Organisme de services communs (OSC). Dans certains cas, l'acquisition de biens, qui est en principe la responsabilité du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, a été déléguée à d'autres ministres. Au surplus, le Conseil du Trésor a ordonné, conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, que certains biens et services soient obtenus par l'intermédiaire d'un OSC (voir la Politique du Conseil du Trésor sur les services communs).

8.2.3 Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés (CCCTM). Ce comité examine les questions relatives à la forme et la procédure des marchés publics ou la politique et les lignes directrices en matière de passation de marchés et qui peuvent lui être soumises. Le comité examine également toute question semblable lorsqu'il estime qu'il y a lieu d'effectuer des modifications ou de donner des éclaircissements.

8.2.4 Les travaux du CCCTM,sont menés par deux sous-comités :

1. Le sous-comité des marchés de travaux de construction - chargé des questions relatives aux biens immobiliers et aux travaux de construction;
2. Le sous-comité général des marchés - matériel et équipement, y compris les réparations et les réfections, ainsi que les autres questions non liées aux immeubles et à la construction.

8.2.5 Des groupes de travail spécialisés peuvent être institués pour explorer les domaines présentant un intérêt particulier et donner des conseils à leur sujet.

8.3 Équité en matière d'emploi

8.3.1 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, lorsqu'un ministère ou organisme conclut un marché de fournitures ou de services d'une valeur de 200 000 $ ou plus avec un entrepreneur employant au moins 100 personnes, le ministère ou l'organisme doit observer les conditions du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi, énoncées à l'appendice D.

8.4 Sanctions internationales

Les particuliers et entreprises du Canada sont liés par les sanctions économiques imposées par le Canada et adoptées en vertu de la Loi sur les Nations Unies. Ainsi, le gouvernement du Canada ne peut accepter la livraison de biens ou de services qui proviennent, directement ou indirectement, des pays, entités ou particuliers assujettis aux sanctions économiques. Les ministères peuvent se procurer une liste des sanctions sur le site du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (http://www.dfait-maeci.gc.ca/trade/sanctions-fr.aspp). Les autorités contractantes doivent veiller à ce que tous les marchés conclu conformément au Règlement sur les marchés de l'État> renferment une clause interdisant à l'entrepreneur de fournir au gouvernement du Canada tout bien ou service qui fait l'objet de sanctions économiques. Pendant l'exécution d'un marché, advenant un ajout à la liste des pays, entités ou particuliers assujettis à une sanction, ou un ajout à la liste des biens ou services assujettis aux sanctions qui rend impossible l'exécution du marché par l'entrepreneur, on considérera qu'il s'agit d'un cas de force majeure. Tous les marchés doivent aussi contenir une disposition exigeant que l'entrepreneur informe le Canada de l'existence d'une telle situation. On conseille aux autorités contractantes de consulter un conseiller juridique pour déterminer les mesures qu'il conviendrait d'adopter dans un cas de force majeure.

8.5 Langues officielles

8.5.1 Comme il est indiqué à l'article 6 a), Références, la Loi sur les langues officielles, ainsi que les politiques et directives connexes, doivent être observées dans le processus de passation des marchés. Pour plus de détails, voir l'appendice F.

8.6 Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)

8.6.1 Le Canada a accepté d'appliquer les dispositions de l'ALENA, un accord multilatéral axé sur la suppression des barrières commerciales entre le Canada, les États-Unis et le Mexique. Le chapitre 10 de l'ALENA vise à accroître la concurrence et la transparence des marchés de l'État, et à éliminer à la fois les mesures protectionnistes à l'égard des produits et des fournisseurs nationaux et la discrimination contre les produits et les fournisseurs étrangers.

8.6.2 Les politiques de traitement préférentiel ne s'appliquent qu'aux marchés dont le montant ne dépasse pas les seuils établis ou qu'aux activités d'approvisionnement faisant l'objet d'une exclusion, d'une exception, d'une dérogation ou d'une commande réservée aux termes des accords commerciaux.

8.6.3 Supprimé.

8.7 Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)

8.7.1 L'AMP-OMC est un accord multilatéral qui vise à accroître la concurrence internationale pour les marchés de l'État. L'AMP-OMC est entré en vigueur le 1^er janvier 1996. Parmi les pays membres, on compte le Canada, l'Union européenne, les États-Unis, le Japon, la Corée, Israël, la Norvège et la Suisse. L'AMP-OMC remplace l'Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT) - Accord relatif aux marchés publics. Ses dispositions s'appliquent aux produits, mais également aux services et aux travaux de construction. Les dispositions de l'AMP-OMC sur le traitement national, la non-discrimination et la procédure de passation des marchés sont similaires à celles de l'ALENA.

8.7.2 Supprimé.

8.8 Accord sur le commerce intérieur (ACI)

8.8.1 Cet accord porte sur le commerce intérieur canadien et vise à réduire les obstacles commerciaux entre les provinces. L'ACI a été signé par les dix provinces et les deux territoires et est entré en vigueur le 1^er  juillet 1995. Le chapitre 5 de l'ACI prévoit la mise en place d'un système qui donne à tous les fournisseurs canadiens l'égalité d'accès aux marchés publics afin de réduire les coûts et de bâtir une économie plus vigoureuse.

8.8.2 Supprimé.

8.9 Services communs

Rôle des organismes de services communs (OSC) dans les marchés publics.

Un aspect essentiel de la passation des marchés publics est le rôle joué par les OSC et leurs relations avec les ministères clients à toutes les étapes de la gestion d'ensemble des biens et des services. La politique relative aux services communs prévoit que, lorsque les intérêts de l'État peuvent être mieux servis par un système centralisé d'acquisition, les marchés sont la responsabilité de l'OSC désigné, à moins que les services ne soient désignés facultatifs ou qu'une exception n'ait été accordée. Les rôles, fonctions et relations stratégiques touchant la fourniture de services communs par les OSC et la réception de tels services par leurs clients sont régis par la politique du Conseil du Trésor sur les services communs. La présente partie aborde plus en détail la relation entre l'OSC et son client.

8.9.1 Les détails de la relation entre l'OSC et son client seront en principe énoncés dans des protocoles d'accord généraux applicables à l'OSC et à ses ministères clients. Les protocoles peuvent être adaptés aux besoins particuliers de l'OSC et de son client. Les acquisitions de caractère spécial ou important peuvent nécessiter des protocoles particuliers et des développements plus détaillés, par exemple ceux qui sont décrits dans la Politique sur les projets d'envergure de l'État. Il incombe généralement aux clients de préciser ce qu'ils veulent, où et quand; il revient en principe à l'OSC de dire comment les services seront fournis pour répondre aux besoins des clients.

8.9.2 En ce qui concerne la gestion globale, cela signifie que :

1. la définition des besoins est, à divers degrés, une responsabilité du client, compte tenu de la politique gouvernementale et du type de fournitures ou de services. Il va sans dire que plus le besoin est techniquement complexe, spéciale ou particulier, plus il appartiendra au client de le définir; à l'inverse, plus un article est courant, moins l'intervention du client sera nécessaire, sauf par exemple pour préciser la quantité;
2. l'acquisition est la responsabilité de l'OSC;
3. l'utilisation est la responsabilité du client;
4. la disposition des biens est la responsabilité de l'OSC.

Cela ne signifie pas que chaque partie fonctionne isolément. Au contraire, il est essentiel que le protocole d'accord fasse état de canaux de communication très précis à toutes les étapes de la gestion globale, rendant compte ainsi de la répartition des responsabilités entre l'OSC et le client.

8.10 Passation de marchés de gestion de l'énergie

8.10.1 Le Conseil du Trésor a délégué le pouvoir de conclure ou de modifier un marché de services en vue d'acquérir des services énergétiques en accord avec l'initiative en matière de bâtiments fédéraux soit, entre autres, des services d'approvisionnement énergétique, d'efficacité énergétique, de gestion, de surveillance en matière de gestion énergétique et de formation, sous réserve que le marché y compris toute modification ne dépasse pas 25 millions $ et que les autorités contractantes soumettent leur premier marché de gestion énergétique excédant 1 million $ à l'approbation du Conseil du Trésor. Voir annexe O.

8.11 Les lobbyists et les marchés de l'État

8.11.1 Les entrepreneurs qui font affaire avec le gouvernement ne doivent pas avoir recours à des lobbyistes auxquels ils versent des honoraires proportionnels aux résultats. En d'autres termes, ils ne doivent pas verser aux lobbyistes une rémunération ou des honoraires proportionnels à la valeur du marché. L'entrepreneur qui a recours aux services de lobbyistes pour un marché éventuel ou actuel avec l'État doit les rémunérer soit à l'acte soit au moyen d'honoraires payés d'avance. Voir l'appendice M.

9. Meilleure valeur

9.1 Généralités

9.1.1 Comme il est indiqué dans la politique, l'objectif des marchés publics est d'acquérir des biens et des services, et d'exécuter des travaux de construction de la façon la plus rentable ou, le cas échéant, de la manière la plus conforme aux intérêts de l'État et d'une façon qui assure le meilleur équilibre possible des avantages du peuple canadien. Inhérente à la notion de meilleure valeur est la prise en considération de tous les coûts pertinents que suppose la vie utile de l'acquisition, pas seulement du coût initial ou du coût contractuel de base.

9.1.2 La définition précise des besoins qui ont conduit à la décision de conclure un marché est de première importance. Pour certains marchés, les besoins et les caractéristiques sont clairs, les dossiers des fournisseurs probables sont relativement uniformes et il n'est pas nécessaire de peser longuement le pour et le contre; le prix ou le coût est donc le premier facteur à considérer. Toutefois, d'autres marchés exigent un examen plus minutieux, et il ne serait pas sage de s'intéresser uniquement au prix ou au coût initial le plus bas (compte tenu de ce fait, on peut utiliser les pouvoirs concernant les marchés concurrentiels plus élevés pour les marchés de services à l'égard desquels le soumissionnaire le moins disant ou offrant la meilleure valeur est choisi - voir la définition des marchés concurrentiels à l'appendice A). Souvent, les biens ou les services offerts par plusieurs fournisseurs ne sont pas identiques. Des comparaisons et des compromis doivent être faits entre des caractéristiques différentes, telles la performance, les coûts, les dates de livraison, le service, les marchés subséquents et le soutien logistique. Également importantes sont les situations dans lesquelles un produit ou une installation a été conçu pour répondre à des exigences gouvernementales précises. Une analyse détaillée des matériaux et des composantes, au chapitre de leur fonction et de leur prix, peut alors être nécessaire avant d'entamer le processus de passation du marché. On précisera ainsi le besoin, ce qui devrait conduire à la meilleure valeur.

9.1.3 L'analyse nécessaire pour obtenir la meilleure valeur ne doit pas se restreindre au processus proprement dit de passation du marché; on doit commencer par planifier et évaluer les possibilités et poursuivre avec la définition des besoins, ce qui comprendra les critères d'évaluation et d'adjudication, l'évaluation des fournisseurs, la sélection de l'entrepreneur, la préparation, la négociation, la signature et l'attribution du marché, l'administration du marché et l'évaluation de son exécution. Des techniques perfectionnées d'évaluation, comme l'analyse coûts-avantages, sont parfois nécessaires pour définir la meilleure combinaison des critères de qualité, de service et de temps, au coût total le plus faible pour la durée de vie utile de l'acquisition.

10. Appels d'offres et sélection du soumissionnaire

10.1 Règlement sur les marchés de l'État

10.1.1 Comme l'exige l'article 5 du Règlement sur les marchés de l'État, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres avant la conclusion de tout marché. Le choix de l'entrepreneur en fonction des principes de la concurrence doit donc être la norme. Comme il n'est pas toujours possible, commode ou économique d'obtenir des soumissions pour chaque marché envisagé, l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit certaines exceptions.

10.1.2 Les ministères et les organismes ne doivent pas accepter de soumissions les uns des autres, ni de soumissions des provinces, des municipalités, des territoires ou de sociétés d'État sauf si la soumission du ministère, de l'organisme ou de la société d'État est autorisée par une politique ou une loi. Les ministères et les organismes peuvent, aux termes de l'article 3 de la Politique sur les marchés, prévoir des opérations de transfert de produits, de services ou de biens immobiliers entre ministères, sociétés d'État, provinces, municipalités et territoires.

10.2 Exceptions

10.2.1 L'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit quatre exceptions permettant à l'autorité contractante de se soustraire à l'obligation de lancer un appel d'offres.

1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas, selon le cas :
   • 25 000 $,
   • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage, ou
   • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international;
3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise.

10.2.2 Dans l'exception a), un cas d'extrême urgence est une situation où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public. Les urgences sont ordinairement inévitables et exigent des mesures immédiates qui empêchent la stricte application de la procédure établie pour les soumissions résultant des appels d'offres. Une urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou à des dommages importants pour les biens de l'État.

10.2.3 L'exception b) fixe des limites monétaires précises au-dessous desquelles une autorité contractante peut se dispenser de recourir à un appel d'offres. Toutefois, les autorités contractantes doivent lancer des appels d'offres lorsqu'il est économique de le faire. Si l'on estime que le marché proposé dépasse les plafonds indiqués, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres.

10.2.4 L'exception c) vise surtout les cas qui intéressent les questions de sécurité, mais on peut également l'invoquer pour réduire des disparités socio-économiques importantes. Par exemple, il se peut que la préservation de telle ou telle source d'approvisionnement soit nécessaire pour combler les besoins futurs du gouvernement. C'est là une exception que l'on ne devrait invoquer qu'avec l'approbation de la haute direction agissant au nom de l'autorité contractante (le ministre).

10.2.5 L'exception d) dispense de l'appel d'offres lorsque le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise. C'est une exception relativement étroite que l'on ne devrait invoquer que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une spécialisation technologique. L'exception ne saurait être invoquée tout simplement parce que l'entrepreneur pressenti est le seul que connaît la direction.

10.2.6 Le recours à l'une quelconque des quatre exceptions à la règle de l'appel d'offres doit être pleinement justifié, et les raisons doivent figurer au dossier du marché ou, le cas échéant, dans les présentations au Conseil du Trésor. Même dans le cas d'un marché prescrit (voir l'appendice A) de biens et de services visé par l'une de ces quatre exceptions, l'autorité contractante est encouragée à recourir autant que possible à la méthode de l'invitation électronique à soumissionner pour annoncer le projet de marché au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC). Si aucun énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC n'est reçu dans un délai de 15 jours civils, le marché envisagé est alors jugé concurrentiel et peut être attribué conformément au pouvoir de passer des marchés faisant l'objet d'une invitation électronique à soumissionner.

Si l'autorité contractante doit demander au Conseil du Trésor de l'autoriser à adjuger un tel marché (prescrit), ce dernier ne pourra l'approuver que si au moins une des quatre exceptions s'applique. Un décret sera alors nécessaire pour faire exception au Règlement.

10.2.7 Selon les exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres avant la conclusion d'un marché dont le montant dépasse les seuils établis. Comme il n'est pas toujours possible d'obtenir des soumissions pour chacun des marchés envisagés, les exceptions suivantes au processus de soumission sont acceptables.

10.2.8 l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur permettent à l'autorité contractante de se soustraire à l'obligation de lancer un appel d'offres dans les conditions suivantes :

1. les cas où il y a absence de soumissions en réponse au lancement d'un appel d'offres ouvert ou d'un appel d'offres restreint, où les soumissions découlent d'une collusion ou ne sont pas conformes aux exigences de base des documents d'appel d'offres, où les soumissions sont présentées par des fournisseurs qui ne répondent pas aux conditions de participation, et à condition que les exigences du marché initial ne diffèrent pas de façon significatives des exigences du marché adjugé;
2. s'il s'agit d'oeuvres d'art, ou lorsqu'il est question de protection par brevet, du droit d'auteur et autres droits exclusifs, ou de renseignements privatifs, ou lorsqu'il y a absence de soumissions pour des raisons techniques, on peut obtenir des produits et services d'un fournisseur donné lorsqu'aucune autre option raisonnable ou solution de rechange n'existe;
3. lorsqu'il est absolument nécessaire, par exemple dans les cas d'extrême urgence découlant de circonstances que ne pouvait pas prévoir l'autorité contractante, et qu'on ne pourrait acquérir les produits et services requis en temps voulu au moyen d'un appel d'offres ouvert ou d'un appel d'offres restreint;
4. s'il s'agit d'obtenir des produits additionnels d'un même fournisseur, comme des pièces de rechange, ou de continuer à retenir ses services à l'égard de fournitures, de services ou d'installations déjà utilisés, ou d'acquérir des fournitures, des services et des installations additionnels, ou lorsqu'un changement de fournisseur obligerait l'autorité contractante à se procurer du matériel ou des services qui ne sont pas interchangeables au matériel ou aux services déjà utilisés, par exemple les logiciels, dans la mesure où le marché initial pour les logiciels était visé par les accords;
5. les cas où une autorité contractante fournit le prototype d'un produit ou d'un service mis au point à sa demande dans le cadre d'un marché portant sur des études et des recherches expérimentales ou sur la mise au point d'un nouveau produit ou service. Un nouveau produit peut faire l'objet d'une production limitée afin qu'on puisse d'abord en faire l'essai sur le terrain et démontrer que, une fois produit en série, il atteindra un niveau de qualité acceptable, mais ne peut pas faire l'objet d'une production en série pour en établir la viabilité commerciale ou pour récupérer les coûts de recherche et de développement. Une fois ces marchés exécutés, les réapprovisionnements ultérieurs se font par appel d'offres, le cas échéant;
6. s'il s'agit de l'achat de produits sur les marchés de produits primaires;
7. s'il s'agit d'achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses de courte durée, comme les aliénations inhabituelles par des entreprises qui, normalement, n'agissent pas comme fournisseurs, ou l'aliénation de biens appartenant à des entreprises qui font l'objet d'une dissolution ou qui sont en faillite, mais non d'achats courants effectués auprès des fournisseurs réguliers;
8. s'il s'agit d'un marché devant être adjugé au lauréat d'un concours de création, à condition que ce concours soit :
   1. organisé conformément aux principes de la libre concurrence et de l'équité et à condition que les fournisseurs admissibles soient invités à y participer; (dans le cas d'activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA, il ne doit s'agir que d'un concours de création architecturale.)
   2. organisé de façon à ce que le marché ne soit adjugé qu'au lauréat;
   3. présidé par un jury indépendant; (s'il s'agit d'activités d'approvisionnement assujetties uniquement à l'ACI, cette condition ne s'applique pas.)
9. les cas où une autorité contractante doit obtenir des services de consultation au sujet de questions de nature confidentielle dont la divulgation pourrai vraisemblablement compromettre la confiance du public dans l'État, causer des perturbations économiques ou parallèlement nuire à l'intérêt public. (L'ALENA ou l'ACI seulement.)

10.2.9 Les exceptions suivantes au lancement d'appels d'offres ajoutent aux activités d'approvisionnement uniquement visées par l'AMP-OMC.

1. lorsqu'il s'agit de travaux de construction additionnels ne figurant pas dans le marché initial, mais qui respectent les objectifs des documents d'appel d'offres, et qui se révèlent, en raison de circonstances imprévisibles, nécessaires pour compléter le projet exposé dans ces documents, et lorsque l'autorité contractante doit adjuger des marchés pour la réalisation de ces travaux de construction additionnels aux entrepreneurs qui exécutent les travaux de construction du marché initial parce qu'il lui serait difficile, pour des raisons techniques ou économiques, de les confier à un autre entrepreneur et que cela lui causerait de grands inconvénients. La valeur totale des marchés adjugés pour l'exécution des travaux de construction additionnels doit correspondre à au plus 50 pour cent du montant du marché initial;
2. lorsqu'il s'agit de nouveaux travaux de construction semblables à ceux réalisés dans le cadre d'un projet pour lequel un marché initial a été adjugé selon la procédure établie et à l'égard duquel l'autorité contractante a indiqué, dans la notification du marché portant sur les travaux initiaux de construction, qu'elle aurait peut-être recours à la procédure de l'appel d'offres restreint pour l'adjudication de marchés pour l'exécution de ces nouveaux travaux de construction.

10.2.10 Les exceptions suivantes au lancement d'appels d'offres s'ajoutent à celles décrites en 10.2.9 à l'égard des aux activités d'approvisionnement uniquement visées par l'ACI.

1. s'il s'agit d'un marché devant être adjugé aux termes d'un accord de coopération qui est financé, en entier ou en partie, par un organisme de coopération internationale, uniquement dans la mesure où la partie et l'organisme adoptent des règles à l'égard de l'adjudication de marchés qui diffèrent des obligations exposées au chapitre 5 de l'ACI;
2. si des matériaux de construction doivent être achetés et s'il est possible de démontrer que les frais de transport et les facteurs d'ordre technique imposent des limites géographiques à la base d'approvisionnement, comme c'est le cas notamment avec le béton, le sable, le pierre, les graviers et le béton asphaltique, le composé de béton et le béton pré-mélangé utilisés dans la construction ou la réfection des routes;
3. les cas où les méthodes d'approvisionnement habituelles nuiraient à la capacité de la partie concernée d'assurer la sécurité ou l'ordre ou de protéger la vie ou la santé des humains, des animaux ou les végétaux;
4. les cas où un seul fournisseur peut satisfaire aux exigences du marché, l'autorité contractante peut avoir recours à des méthodes d'approvisionnement autres que celles de l'ACI, dans les circonstances suivantes :
   1. s'il s'agit de l'acquisition de produits ou de services dont un seul fournisseur a le monopole légal;
   2. s'il s'agit de travaux à un immeuble loué ou à des portions de cet immeuble que seul le donneur à bail peut exécuter;
   3. s'il s'agit de travaux à une propriété que l'entrepreneur doit exécuter selon les dispositions d'une garantie ou d'une garantie portant sur cette propriété ou sur l'original d'une oeuvre;
   4. s'il s'agit de marchés d'abonnement à des journaux, à des revues ou à des périodiques;
   5. s'il s'agit de l'acquisition de biens-fonds.

10.2.11 Tous les services sont visés sauf les suivants :

1. les services qui, dans la province où l'appel d'offres est lancé, ne peuvent, en vertu des lois ou règlements applicables, être fournis que par les professionnels autorisés suivants : médecins, dentistes, infirmiers et infirmières, pharmaciens, vétérinaires, ingénieurs, arpenteurs-géomètres, architectes, comptables agréés, avocats et notaires;
2. les services de transport fournis par des entreprises locales de camionnage pour le transport d'agrégats dans les travaux de construction de routes;
3. les services relatifs à des événements sportifs et achetés par des organisations dont l'objet principal est d'organiser de tels événements;
4. les services d'analystes financiers ou la gestion d'investissements par des organismes dont l'objet principal est d'exercer de telles fonctions;
5. les services financiers se rapportant à la gestion de l'actif et du passif du gouvernement (par exemple les opérations sur le Trésor), y compris les services accessoires de consultation et d'information, qu'ils soient ou non fournis par une institution financière;
6. les services de santé et les services sociaux;
7. les services du publicité et de relations publiques.

10.2.12 L'ACI ne s'applique pas aux cas suivants :

1. l'acquisition de produits destinés à la revente au public;
2. l'acquisition de produits, de services ou de travaux de construction au nom d'une entité non visée par l'ACI;
3. les acquisitions effectuées par des organismes philanthropiques, des travailleurs dans les pénitenciers ou des personnes handicapées;
4. les marchés d'approvisionnement conclus entre le fédéral et les gouvernements provinciaux;
5. l'acquisition de produits, de services ou de travaux de construction à des fins de représentation à l'extérieur du territoire de la partie concernée;
6. l'acquisition de produits dont la circulation entre les provinces est restreinte par les lois compatibles avec l'ACI;
7. l'acquisition d'abonnements à des journaux ou à des périodiques.

10.3 Acquisition

10.3.1 Comme il est indiqué dans la section 4, Exigences gouvernementales, les autorités contractantes doivent s'assurer que :

1. les énoncés de travail ou cahiers des charges sont définis de façon à permettre le recours au processus de l'appel d'offres chaque fois que c'est possible, à faire ressortir la meilleure valeur pour satisfaire le besoin et à établir, au préalable, ce que l'on attend de l'entrepreneur qui va réaliser le contrat (il faut éviter dans une demande de marché de spécifier « seule source »);
2. chaque fois que c'est possible, toutes les entreprises et tous les particuliers ont la même possibilité de faire des soumissions, pourvu qu'ils aient, de l'avis de l'autorité contractante, les compétences techniques, financières et administratives pour s'acquitter des obligations du marché et pourvu qu'ils répondent, le cas échéant, aux critères énoncés dans les politiques et objectifs nationaux de portée générale;
3. lorsque les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur ne l'interdisent pas,des critères sont établis, si possible, permettant de prendre en considération et de mesurer les facteurs socio-économiques par rapport au coût total d'un marché avant de procéder à un appel d'offres, et que les documents de l'appel d'offres font état de la prise en considération des facteurs socio-économiques dans l'évaluation des soumissions.

Les critères d'évaluation et d'adjudication doivent être décrits dans les documents d'appel d'offres.

10.4 Définition des besoins

10.4.1 La recherche de la meilleure valeur ne se limite pas au processus contractuel, elle est également importante à l'étape de la définition des besoins. Pour de nombreuses acquisitions, en particulier les projets d'envergure de l'État, c'est à cette étape initiale que les dispositions sont prises pour obtenir la meilleure valeur. On fera un arbitrage entre des facteurs comme la qualité, le service, le coût, la facilité d'approvisionnement et les aspects socio-économiques liés à une industrie particulière ou à une région du pays. La qualité et le niveau de performance souhaité seront fonction de l'utilisation prévue. La qualité technique la plus souhaitable ou la conformité ne fait pas nécessairement d'un marché le marché le plus souhaitable, pour la raison que ce n'est peut-être pas le plus économique. Dans les acquisitions complexes, une analyse coûts-avantages peut donner sa juste place à la qualité technique par rapport à des facteurs comme les coûts initiaux et les coûts d'exploitation, la vie économique, le service, l'entretien et les réparations.

10.4.2 On favorisera la recherche de la meilleure valeur si l'on insiste sur les caractéristiques du rendement; on évitera ainsi de définir à l'excès le besoin sous un angle technique. Les usages du métier, le jeu de la concurrence et les diverses responsabilités juridiques qui en découlent feront que l'on choisira de définir un besoin soit sous le rapport du détail, soit sous le rapport du rendement. Un besoin défini sous le rapport du détail (par exemple, genre et niveau, qualité, matériau ou méthode de travail) conduira souvent au partage de la responsabilité civile avec l'entrepreneur pour les vices de la chose. Au contraire, un besoin défini sous le rapport du rendement conduit en principe à la responsabilité exclusive de l'entrepreneur en ce qui a trait à la réalisation du rendement exigé.

10.4.3 Les ministères et organismes doivent, dans la mesure du possible, utiliser des normes nationales ou internationales et s'assurer que la définition des besoins est conforme à la législation fédérale pertinente, par exemple celle qui traite des produits dangereux et de la protection de l'environnement. En l'absence d'une norme pertinente, il peut être économique d'utiliser des noms commerciaux ou des désignations équivalentes dans la définition des besoins pour les marchés de faible envergure ou peu fréquents. Dans un tel cas, les ministères et organismes devraient inclure tous les noms commerciaux existants ou désignations équivalentes dans la définition des besoins. L'organisme compétent de services communs peut se révéler très utile ici.

10.5 Sélection

10.5.1 Les besoins devraient être définis et les cahiers des charges et devis établis avant l'appel d'offres et avant l'adjudication du marché, afin de garantir un traitement équitable à tous les soumissionnaires éventuels. Dans l'acquisition d'importants biens d'équipement, de gros travaux ou de services d'envergure, d'autres méthodes peuvent permettre de contrôler les délais, les coûts et la performance. Certaines sont décrites ci-dessous. La méthode d'acquisition choisie devrait être indiquée, avec pièces à l'appui, lorsqu'on demande l'approbation du marché, que ce soit au sein du ministère ou de l'organisme ou au Conseil du Trésor. Les entreprises intéressées ou compétentes devraient pouvoir trouver autant de détails que possible dans le cahier des charges.

10.5.1a Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, les spécifications techniques qui établissent les caractéristiques des produits ou des services à acquérir, comme le niveau de qualité, la cote de sécurité, les dimensions, les symboles, la terminologie, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, ou les procédés et les modes de production et les exigences de la procédure d'évaluation de la conformité prescrites par les autorité contractantes acheteuses, ne doivent pas être préparées, adoptées ou appliquées en vue de créer des obstacles inutiles au commerce international. Les spécifications techniques prescrites par les autorité contractantes acheteuses doivent, dans la mesure du possible :

1. être exprimées en fonction du rendement plutôt que de la conception ou des caractéristiques des produits et services;
2. être fondées sur les normes internationales, s'il en est. Autrement, elles doivent reposer sur les règlements techniques, les normes établies ou les codes du bâtiment natiaux.

10.5.1b Aux termes de ALENA et de l'OMC-AMP, il n'est peut-être pas nécessaire de recourir à une marque de commerce ou à un nom commercial, à un brevet, à un modèle ou à un type, à une source précise, à un fabricant ou à un fournisseur donnés, ou que référence y soit faite, sauf si les besoins peuvent être pas clairement exposés ou s'il n'y a aucune autre façon intelligible de définir ces besoins, et à condition que les mots tels que « ou la désignation équivalente » figurent dans les documents d'appel d'offres;

10.5.1c Aux termes de ALENA et de l'OMC-AMP, les autorité contractantes ne doivent pas chercher à obtenir ou à accepter, d'une façon qui aurait pour effet d'empêcher la libre concurrence, des conseils qui pourraient être utilisés dans la préparation des spécifications d'un produit ou d'un service donné d'une firme qui pourrait avoir un intérêt commercial dans ce produit ou service.

10.5.2 Méthode traditionnelle. Lorsqu'un projet n'est pas d'une nature complexe et que l'étape du cahier des charges et l'étape de la mise en oeuvre ne dépendent pas énormément l'une de l'autre, la conception, le devis descriptif ou la définition du besoin est d'abord effectué séparément, jusqu'au moment où le coût de la mise en oeuvre peut être estimé avec précision. Un marché peut alors être attribué qui ne comporte que les risques commerciaux habituels. Des dérogations à cette méthode traditionnelle peuvent être justifiées dans certains cas, par exemple :

1. les délais ou d'autres circonstances ne permettent pas la définition de tous les besoins importants avant la passation du marché;
2. le besoin dépasse l'état actuel de la technique;
3. le devis descriptif ne correspond pas à la pratique commerciale courante et aucune entreprise ne traite ce genre d'affaires;
4. la participation de l'industrie est nécessaire pour combler le besoin.

10.5.3 Proposition de promoteur. Ici, un entrepreneur accepte d'exécuter un projet conjointement avec l'État, lequel peut fournir certaines ressources financières ou techniques. Le projet profite à l'entrepreneur, au-delà du prix qu'il a reçu pour l'exécution du marché. Cette méthode est justifiée lorsque des besoins peuvent être obtenus à un coût réduit pour le contribuable ou lorsqu'elle permet de mieux servir les autres objectifs socio-économiques du gouvernement.

10.5.4 Il faut analyser les facteurs suivants avant de choisir cette méthode :

• la justification des coûts par rapport aux avantages,
• les avantages socio-économiques,
• les critères de sélection de l'entrepreneur,
• la description du système de gestion proposé,
• le partage des responsabilités entre le ministère et l'entrepreneur, et
• la répartition des avantages entre l'État et l'entrepreneur.

10.5.5 Conception/construction ou acquisition globale. Selon cette méthode, un marché à prix ferme est adjugé en fonction du résultat recherché, et l'entrepreneur doit effectuer une étude, construire une installation, fabriquer un produit ou exécuter un service. Cette méthode est justifiée pour les besoins techniques relativement simples, lorsque le besoin peut être comblé au moyen de techniques ordinaires et que l'établissement d'un prix ferme ne comporte aucun risque particulier. L'État peut réaliser une économie d'argent ou de moyens en reportant entièrement sur l'entrepreneur les responsabilités relatives à la conception et au devis descriptif.

10.5.6 Il convient d'évaluer les facteurs suivants avant d'agir :

• le niveau des responsabilités transférées à l'entrepreneur;
• le coût estimatif de cette méthode par rapport à la méthode traditionnelle; et
• les avantages escomptés sur les plans de l'économie interne, des épargnes de temps, des améliorations de la conception ou d'un accroissement de la performance.

10.5.7 Marché échelonné. Selon cette méthode, le besoin global peut être comblé par étapes. Par exemple, des marchés distincts de construction, de services ou de fournitures peuvent être adjugés pour l'exécution de telle ou telle étape ou composante d'un besoin. Chacun des marchés peut être relativement simple et peut être traité selon la méthode traditionnelle. Cependant, la coordination des marchés est parfois très compliquée. Par exemple, des techniques d'étude des systèmes seront sans doute nécessaires pour assurer la bonne intégration de chacun des marchés et leur conformité aux objectifs globaux de performance du système. Cette méthode est justifiée lorsque le temps qu'on peut épargner a une valeur plus grande que les coûts susceptibles d'être supportés si l'on commence les travaux avant d'avoir étudié les besoins ou établi leurs caractéristiques techniques.

10.5.8 Il convient d'évaluer les facteurs suivants avant de recourir à cette méthode :

• les avantages d'une exécution ou d'une livraison anticipée;
• les risques encourus et les provisions pour coûts éventuels; et
• la structure de gestion proposée. Par exemple, il peut s'agir de la gestion de travaux de construction ou de la gestion d'un projet.

10.5.9 Marché à prix variable. Parfois, en raison de facteurs inconnus ou de décisions reportées, la définition des besoins demeurera souple quant à son contenu possible ou les détails du travail projeté seront incomplets. Une base de prix peut être précisée qui tient compte des facteurs inconnus et/ou des incidences de la décision reportée, tout en assurant le contrôle des coûts et la réalisation du résultat recherché. Les bases de prix possibles sont décrites à l'article 10.6. Cette méthode est justifiée lorsque l'exécution anticipée du travail ou l'état actuel des techniques ne permet pas des arrangements plus fermes avant la passation du marché, ou lorsque la méthode du marché échelonné serait incommode. Il en va ainsi, par exemple, pour la recherche et le développement, activités dont les étapes sont très interdépendantes.

10.5.10 Les points suivants doivent être considérés avant de choisir cette méthode :

• définition précise des facteurs techniques importants ou des autres facteurs qui, parce qu'ils sont inconnus, constituent la raison du choix de cette méthode;
• estimation du coût et du temps nécessaires à la solution des facteurs inconnus, ainsi qu'une évaluation des probabilités de leur exactitude;
• probabilités d'une résolution des facteurs inconnus avant l'engagement de sommes importantes dans d'autres secteurs du besoin; et
• les formules de fixation du prix et les techniques de gestion les plus susceptibles d'assurer un contrôle du coût, des délais et de la performance, compte tenu des circonstances.

10.5.11 Offre à commandes. Selon la définition donnée à l'appendice A, une offre à commandes est l'offre que fait un fournisseur de fournir des biens, des services ou les deux selon la base de prix et les conditions énoncées dans l'offre à commandes. Les offres à commandes sont établies par appel d'offres ou par négociation. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'une demande est faite en vertu de l'offre à commandes.

10.5.12 En raison de la nature de l'offre à commandes, on peut déterminer au préalable les stipulations de qualité, mais il n'est pas possible en général de donner aux fournisseurs plus qu'une estimation de la quantité qui sera finalement achetée pour chacune des demandes.

10.5.13 La méthode de l'offre à commandes est sans doute la plus indiquée lorsque plusieurs utilisateurs commandent le même article ou le même service à l'intérieur de l'administration et que les biens ou les services sont offerts par les fournisseurs locaux. À la rapidité de l'approvisionnement et aux avantages en matière de prix, peut s'ajouter une réduction des écritures administratives et, pour ce qui est de l'équipement, le recours aux installations industrielles de distribution éliminera l'entreposage de stocks importants.

10.5.14 Les offres à commandes sont généralement établies par les organismes de services communs pour des biens et services auxquels ont souvent recours les autres ministères et organismes fédéraux. Toutefois, les autorités contractantes devraient toutes songer à la méthode de l'offre à commandes pour répondre à leurs besoins les plus fréquents.

10.6 Établissement du prix

10.6.1 Le jeu de la concurrence est le moyen normal d'obtenir la meilleure valeur et le meilleur prix. Toutefois, le principe n'est pas immuable et le prix peut être fixé par d'autres moyens.

10.6.2 L'établissement du prix d'un besoin dépend de la précision avec laquelle le besoin est défini. Exiger un prix exagérément ferme lorsque les coûts ne peuvent être connus à l'avance avec exactitude, c'est ouvrir la porte à des profits excessifs ou à des pertes considérables pour l'entrepreneur. De la même façon, un prix trop flexible, pour un besoin que l'on peut définir précisément, élimine certains des avantages de la concurrence et peut encourager l'inefficacité de la part des entrepreneurs, au détriment de l'État. Il est également important pour l'établissement d'un prix contractuel juste :

• que la définition des besoins soit aussi complète que le permettent les circonstances,
• que la base de prix choisie corresponde au niveau de définition des besoins, et
• que, dans le cas où le prix d'une soumission n'est pas conforme aux normes habituelles ou à la majorité des autres soumissions, celui-ci soit vérifié auprès du soumissionnaire avant l'acceptation de la soumission.

10.6.3 Les méthodes suivantes favorisent toutes la concurrence :

• somme forfaitaire fixe,
• prix unitaire fixe,
• prix cible, prix plafond et formule de primes d'encouragement,
• prix cible et formule de primes d'encouragement sans prix plafond, et
• taux fixe au temps.

10.6.4 Si le prix n'est pas une somme forfaitaire fixe, il faut dire s'il y a un prix plafond ou non. Le cas échéant, le contrat stipulera la limite au-delà de laquelle l'entrepreneur ne doit pas effectuer de dépenses sans une approbation préalable sous forme de modification au contrat. L'incertitude sur l'existence d'un plafond ou d'une limite aux dépenses est souvent source de différends.

10.6.5 Si la définition du besoin est difficile au point que la concurrence perd sa signification, il peut être indiqué d'employer comme base de prix la formule du coût avec honoraires fixes ou celle du coût avec pourcentage du coût. Il vaut mieux éviter cette dernière formule et poursuivre les négociations jusqu'à ce que l'autorité contractante soit convaincue qu'on est parvenu à une entente satisfaisante pour la passation du marché.

10.6.6 Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrentes. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle.

10.6.7 On peut parfois adjuger un marché dont le prix sera négocié plus tard, lorsqu'on disposera de certains renseignements essentiels. Il peut s'agir de renseignements portant sur des aspects importants de la définition des besoins, aspects qui n'ont pu être achevés à temps, ou encore il faut connaître le coût de la première partie de la commande avant de pouvoir négocier un prix ferme pour le reste. On aura avantage à employer cette forme de marché plutôt que la formule du coût avec honoraires fixes, lorsqu'on est sûr de pouvoir améliorer la base de prix au fur et à mesure que le travail progresse.

10.6.8 L'appel d'offres est en général une bonne méthode parce que l'entrepreneur inclura dans sa soumission des éléments représentant les coûts, les frais généraux, les bénéfices et les éventualités. Toutefois, dans certains cas, par exemple lorsque le marché est instable, certains éléments sont susceptibles à des fluctuations telles au niveau du prix que ni l'acheteur ni le vendeur ne voudront accepter un prix fixe pour une période prolongée. Certains produits sont sujets à des fluctuations de prix constantes, mais les spécialistes de la passation des marchés savent en général quels sont ces produits et ils ont mis au point des techniques éprouvées permettant de réduire les risques.

10.6.9 Si le prix de produits ou de services généralement stables commence à fluctuer, l'autorité contractante devrait s'efforcer de réduire le risque et de minimiser en même temps l'érosion des prix fixes :

1. en reportant le marché;
2. en utilisant un matériel de remplacement;
3. en fournissant à l'avance aux entrepreneurs des renseignements sur les besoins, de façon à profiter de leur capacité de contrôler les coûts grâce à la planification ainsi qu'à l'utilisation fréquente du marché à terme des marchandises dans les cas qui le permettent;
4. en réduisant la durée des marchés à terme ou les quantités commandées dans le cadre de marchés de production;
5. en augmentant les taux de production pour abréger la durée des marchés;
6. en réduisant les délais administratifs du processus d'acquisition (appel d'offres, adjudication, préparation du contrat et autorisation de commencer les travaux);
7. en acquérant séparément l'élément dont le prix est instable (dans l'industrie du bâtiment, cette technique s'appelle l'appel d'offres préalable); et
8. en isolant l'élément instable et en prévoyant un rajustement du prix, conformément à une formule préétablie éprouvée, par exemple un indicateur économique reconnu.

10.6.10 Marchés pluriannuels ou en plusieurs étapes. Tous les marchés devraient préciser les taux de paiement ou les prix unitaires pour toute la période ou toute la quantité demandée, ainsi que les étapes, les périodes d'option et les quantités. Lorsque ce n'est pas possible, par exemple pour certains marchés à étapes multiples, marchés pluriannuels ou marchés renouvelables (année d'option), les versements applicables à chaque année ou chaque étape devraient reposer sur une formule ou un taux arrêté à l'avance et énoncé dans les modalités de paiement. Au surplus, on devrait prévoir des mesures pour s'assurer que l'entrepreneur exécute ses obligations conformément au marché et pour éviter les différends. De justes augmentations pour les périodes ou les quantités qui ne peuvent être établies à la signature du marché devraient être prévues dans les modalités de paiement, à l'aide d'un taux ou d'une formule. Ce taux ou cette formule dépendra peut-être de données ne pouvant être établies qu'au moyen de vérifications, de négociations des taux ou de clauses d'indexation limitée fondées sur les bons indices.

10.6.11 Taxes fédérales. Les marchés, les appels d'offres et les demandes de propositions devraient obliger le soumissionnaire ou l'entrepreneur à inclure une provision pour les taxes, permis et droits applicables. Il serait prudent également de prévoir une disposition concernant les dégrèvements fiscaux (c'est-à-dire, lorsque les taxes, incluses dans le prix, n'ont pas été acquittées en raison de l'octroi d'un dégrèvement fiscal).

10.6.12 L'appel d'offres ou les demandes de propositions devraient tenir compte des augmentations ou diminutions de taxes découlant des modifications pouvant être apportées à la législation pertinente et annoncées après la présentation d'une soumission. Cette précaution permettra de refléter dans le marché les modifications apportées aux coûts. C'est par une modification au marché que l'on tiendra compte des augmentations ou diminutions de taxes qui sont annoncées et qui prennent effet après l'adjudication du marché.

10.6.13 Taxes et droits provinciaux et municipaux. Le gouvernement fédéral a conclu des ententes avec plusieurs gouvernements provinciaux pour la mise en oeuvre d'un programme de réciprocité fiscale. Le volume « Fonction de contrôleur » du Manuel du Conseil du Trésor décrit les procédures administratives pertinentes.

10.6.14 Taxes de pays étrangers. Le contexte du versement de taxes aux pays étrangers est variable et compliqué. Lorsque la situation se présente, les autorités contractantes devraient obtenir l'avis du ministère de la Justice avant la signature du contrat, afin d'éviter les difficultés ultérieures. Les documents d'appel d'offres, les demandes de propositions et les marchés devraient obliger le soumissionnaire ou l'entrepreneur à inclure dans son prix une provision couvrant les taxes, permis et droits applicables.

10.6.15 Le cas échéant, les soumissionnaires devraient prendre en considération les frais de subsistance et de déplacement liés au marché projeté. Ces dépenses seront conformes à la politique établie par l'entrepreneur. Cependant, comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, en aucun cas les sommes versées ne peuvent dépasser le maximum autorisé par la politique du Conseil du Trésor sur les déplacements. Les frais de subsistance et de déplacement font partie du coût total du marché.

10.6.16 Les autorités contractantes ne doivent pas structurer une activité d'approvisionnement, choisir une méthode d'évaluation ou répartir les activités d'approvisionnement de manière à afin de se soustraire aux obligations imposées par l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur.

10.6.17 Afin de déterminer la valeur d'un marché aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, il faut tenir compte, dans le cadre de l'évaluation, de toutes les formes de rémunération, notamment les primes, les frais, les commissions, les taxes et les intérêts applicables.

10.6.18 Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, si une activité d'approvisionnement donnée se traduit par l'adjudication de plus d'un marché ou d'un seul marché octroyé en plusieurs parties, plusieurs firmes, l'évaluation doit reposer sur l'un ou l'autre des éléments suivants :

1. la valeur réelle des marchés renouvelables similaires qui ont été conclus au cours du dernier exercice ou qui sont rajustés tous les douze (12) mois, dans la mesure du possible, en raison des changements prévus au nombre et à la valeur des marchés au cours des 12 mois suivants;
2. la valeur estimative des marchés renouvelables au cours de l'exercice ou dans les douze (12) mois suivant le marché initial.

10.6.19 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, dans le cadre de l'évaluation des marchés de location à bail, des marchés de location ou des marchés de location avec option d'achat de produits ou de services, ou de marchés pour lesquels aucun prix total n'est précisé, l'évaluation doit tenir compte des éléments suivants :

1. de la valeur totale de chacun des marchés d'une durée déterminée d'au plus 12 mois ou de la valeur totale, et notamment de la valeur résiduelle estimative pour les marchés d'une durée d'au moins 12 mois;
2. des mensualités multipliées par 48 dans le cas des marchés d'une durée indéterminée.

10.6.20 Pour savoir si une activité d'approvisionnement est assujettie à un accord de commerce national ou international, il faut prendre en considération la valeur d'une commande, y compris la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée applicable. Par activité d'approvisionnement, on entend un produit, un service ou des travaux de construction représentant plus de 50 p. 100 de la valeur estimative de la commande.

10.7 Appels d'offres et sélection de l'entrepreneur

10.7.1 Chance égale pour tous les entrepreneurs. Conformément à la déclaration de principe relative à l'équité dans l'utilisation des fonds publics et aux exigences des accords commerciaux, la méthode d'acquisition utilisée pour tel ou tel marché doit, dans la mesure du possible, donner à toutes les entreprises compétentes une chance égale de soumissionner les travaux de l'État. Pour toutes les activités d'approvisionnement, notamment celles assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur, tous les entrepreneurs doivent avoir une chance égale de soumissionner les travaux de l'État. C'est pourquoi les autorités contractantes devraient s'assurer de bien recenser les entrepreneurs possibles. Lorsque des projets sont annoncés, il faut veiller à ce que la diffusion des annonces ne soit pas restreinte au point d'empêcher la libre concurrence. Si les méthodes établies de publicité ne permettent pas d'atteindre au moins trois entrepreneurs, il faudrait diffuser l'annonce à plus grande échelle ou inviter plus de personnes à soumissionner. Les autorités contractantes qui conservent des listes de fournisseurs à partir desquelles sont faits les appels d'offres jugeront sans doute qu'il est dans leur intérêt de trouver une façon d'informer l'industrie qu'elles procèdent de cette façon. Il pourra s'agir de séances d'information périodiques à l'intention des associations industrielles, accompagnées d'une publicité suffisante, de brochures ministérielles d'information publique faisant l'objet d'une bonne diffusion, d'annonces dans les journaux et les revues spécialisées, d'annonces dans les médias électroniques, etc. L'l'autorité contractante peut recourir, entre autres, aux invitations électroniques à soumissionner et lancer en plus un appel d'offres restreint, afin d'accroître ses chances d'attirer les fournisseurs de biens et de services les plus compétents.

10.7.2 Les autorités contractantes sont priées de noter que lorsqu'elles ont recours à plusieurs processus d'appel d'offres en même temps, il est essentiel que

1. ces processus commencent et se terminent à la même date;
2. tous les fournisseurs éventuels reçoivent des renseignements identiques; et
3. tous les fournisseurs soient soumis à des règles identiques.

10.7.3 La politique suivante décrit les diverses méthodes de sélection à utiliser.

10.7.4 Annonce dans les médias publics. Cette méthode convient :

1. lorsque c'est une coutume observée en général par le métier concerné; ou
2. lorsque le ministère ou l'organisme contractant juge que c'est le moyen le plus efficace de favoriser le jeu de la concurrence.

10.7.5 Listes de diffusion. Cette méthode convient :

1. lorsqu'on veut appuyer les politiques et objectifs nationaux;
2. lorsqu'il est d'usage dans le métier concerné d'être inscrit sur les listes des acheteurs éventuels; ou
3. lorsqu'il s'agit de fournitures ou de services couramment offerts dans le commerce et que l'on peut croire que la plupart des entreprises concernées peuvent répondre aux exigences.

10.7.6 Listes de fournisseurs. Lorsqu'il s'agit d'activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur, on peut recourir à la liste des fournisseurs pour lancer des appels d'offres restreints. Les autorités contractantes peuvent également dresser des listes des fournisseurs compétents qui sont représentatifs du secteur des biens et des services visés. Lorsque la liste contient de nombreuses entreprises, celles-ci devraient faire l'objet d'une sélection préalable à tour de rôle sur la liste, d'un marché à un autre, et de manière équitable. On peut utiliser les médias électroniques pour faire des annonces, ce qui permettra de dresser une bonne liste de fournisseurs. On peut aussi utiliser l'ordinateur pour faire la sélection à tour de rôle des entreprises ou des particuliers compétents.

10.7.6a Aux termes de l'Accord sur le commerce intérieur, les listes de fournisseurs :

1. font état, dans les politiques, procédés et pratiques afférentes, des circonstances dans lesquelles et de la façon dont est utilisée la liste de fournisseurs, et des conditions d'admissibilité auxquelles doivent satisfaire les fournisseurs pour y être inscrits;
2. prévoient une confirmation écrite qu'un fournisseur a été inscrit tel qu'il l'avait demandé ou exposent à un fournisseur les conditions d'admissibilité auxquelles il n'a pas satisfait;
3. prévoient que toute partie de l'ACI est informée sur demande du lancement d'un appel d'offres et lui indiquent les fournisseurs qui seront invités à soumissionner suite à l'appel d'offres.

10.7.7 Demande de soumissions par les médias électroniques. On peut utiliser les médias électroniques pour lancer des appels d'offres ou pour informer le public (i) d'un appel d'offres concernant un projet de marché ou (ii) de l'intention du gouvernement d'adjuger un marché prescrit (au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat). Le recours aux médias électroniques permet d'informer instantanément les fournisseurs de la possibilité de soumissionner et facilite la présentation des offres par les parties intéressées. Cette méthode est particulièrement indiquée lorsqu'il faut passer sans délai un marché concurrentiel. Selon les circonstances, cette méthode de recherche de fournisseurs peut être complétée par des méthodes plus traditionnelles, telles que le recours aux journaux et aux publications spécialisées pour annoncer l'appel d'offres, et par l'utilisation de listes de fournisseurs lorsque, de l'avis de l'autorité contractante, elles sont nécessaires pour garantir une concurrence satisfaisante.

10.7.8 Invitation électronique à soumissionner. Il convient d'y recourir :

1. afin d'accroître l'accès, la concurrence et l'équité dans les marchés de l'État, comme le veut la politique du gouvernement;
2. pour les marchés concurrentiels de biens et de services du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux dont la valeur totale (suggérée) est d'au moins 25 000 $;
3. pour les marchés concurrentiels de services (et de biens, lorsque le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué le pouvoir de passer de tels marchés) des autorités contractantes, sauf le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, dont la valeur totale (suggérée) est d'au moins 50 000 $, quoique ce seuil pourrait être inférieur dans certains cas;
4. pour publier un préavis d'adjudication de contrat (PAC). Un PAC permet aux ministères et organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de quinze jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Une fois les fournisseurs qui n'ont pas été retenus informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d'appels d'offres électroniques.

   Si d'autres fournisseurs potentiels soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électroniques du gouvernement soit en utilisant des moyens traditionnels, afin d'adjuger le marché.

5. pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur.

10.7.9 Pour la plupart des autorités contractantes, le recours à l'invitation électronique à soumissionner pour conclure un marché de services signifie une augmentation de leurs pouvoirs de passer des marchés et de modifier des marchés (pour plus de précisions, voir l'appendice C).

10.7.10 Le Service électronique d'appels d'offres (SEAO) est le service national approuvé d'information et de soumission par la voie électronique. Le SEAO permet aux fournisseurs abonnés d'avoir accès aux marchés de l'État. Pour lancer les appels d'offres par la voie électronique, les autorités contractantes peuvent aviser le public au moyen :

1. du Service électronique d'appels d'offres;
2. d'autres méthodes ministérielles approuvées par le Conseil du Trésor aux fins des acquisitions.

10.7.11 Supprimer l'alinéa actuel.

10.7.12 Marchés publics est actuellement offerte via le SEAO. On y informe les abonnés des projets de marchés au Canada et à l'étranger.

10.7.13 Préavis d'adjudication de contrat (PAC). Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. La publication de ce préavis électronique permet de satisfaire à l'obligation de lancer un appel d'offres conformément à l'article 5 du Règlement sur les marchés de l'État :

1. lorsque le marché envisagé est visé par l'une des exceptions, énoncées à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, à l'obligation de lancer un appel d'offres; et
2. pour informer le public que l'autorité contractante envisage d'adjuger un marché à un entrepreneur sélectionné d'avance, surtout lorsqu'il s'agit des services d'anciens fonctionnaires.

10.7.14 Bien qu'un PAC soit toujours publié à l'aide d'un service électronique approuvé d'information sur les acquisitions, les autorités contractantes peuvent recourir en plus à des méthodes d'information traditionnelles comme les listes d'envoi, les publications spécialisées et les journaux.

10.7.15 Un PAC doit :

1. définir les exigences ou les résultats attendus du marché, afin de permettre à d'autres fournisseurs éventuels de déterminer s'ils sont en mesure d'y satisfaire ou de les atteindre;
2. indiquer à quel entrepreneur on a l'intention d'adjuger le marché;
3. fournir la raison pour laquelle il est proposé d'adjuger le marché prescrit; et
4. indiquer si possible la valeur approximative du marché proposé, dans la mesure où ce renseignement ne risque pas de nuire aux négociations ultérieures avec l'entrepreneur envisagé. (Des indications supplémentaires sur ce qu'on devrait inclure dans un PAC sont disponibles dans le « Guide des gestionnaires - Utilisation des préavis d'adjudication de contrat (PAC) »).

10.7.16 Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de quinze jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique concernant le processus concurrentiel sont satisfaites. Une fois que les fournisseurs qui n'ont pas été retenus sont informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être adjugé en utilisant le niveau d'autorité du processus d'appel d'offres.

10.7.17 Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement soit en utilisant des moyens traditionnels, afin d'adjuger le marché.

Il faut afficher le préavis pendant au moins quinze jours civils sur le système de soumission électronique du gouvernement. Les énoncés de capacités doivent être présentés avant la fin de cette période de quinze jours. Si le préavis est soumis à un accord de l'ALENA ou de l'OMC-AMP, les quinze jours civils commencent le jour de sa publication dans le bulletin Marchés publics.

En ce qui concerne les énoncés de capacités qui ne sont pas acceptés, la décision de rejeter l'énoncé doit être prise de manière impartiale et indépendante, et non pas par les fonctionnaires qui ont décidé à l'origine d'émettre les préavis d'adjudication de contrat.

Pour plus d'information à ce sujet, veuillez consulter le « Guide des gestionnaires - Pratiques exemplaires d'utilisation des préavis d'adjudication de contrat (PAC) ».

10.7.18 Sélection préalable des soumissionnaires. Cette méthode convient :

1. lorsqu'il s'agit de fournitures et de services non couramment offerts dans le commerce et que des stipulations gouvernementales particulières doivent être observées;
2. lorsque le coût d'une soumission est si élevé qu'il serait injuste de pressentir des entreprises de capacité inconnue au risque de devoir les éliminer après qu'elles ont supporté les frais d'une soumission; ou
3. lorsque, à cause de la nature particulière du besoin, la compétence du soumissionnaire moins-disant doit être vérifiée avant d'adjuger le marché et lorsqu'il est souhaitable, en raison du coût administratif, de maintenir au minimum le nombre de ces vérifications préalables en invitant seulement les entreprises de réputation bien établie.

10.7.19 La présélection de soumissionnaires n'empêche pas l'autorité contractante de passer un marché concurrentiel. Dans un cas semblable, l'autorité contractante peut appliquer la politique d'invitation ouverte à soumissionner en demandant aux soumissionnaires qualifiés de lui présenter des offres valides.

10.7.20 Détermination préalable de la compétence des soumissionnaires. Lorsqu'il est nécessaire de s'assurer davantage de la compétence d'un entrepreneur, à cause de l'ampleur ou de la complexité d'un projet, on peut effectuer à l'avance toutes les vérifications nécessaires concernant la compétence des entrepreneurs éventuels. On ne demandera alors des soumissions qu'aux entreprises jugées compétentes. Le risque de disqualification d'une firme après qu'elle a supporté des frais de soumission considérables pour un projet spécial d'envergure est ainsi réduit ou éliminé.

10.7.21 Une variante de cette méthode, applicable à la fabrication de certains articles, consiste à établir une liste de produits reconnus qui, par l'essai d'échantillons, se sont révélés conformes aux normes requises quant à la qualité. Une liste de produits reconnus est particulièrement utile pour la sélection de soumissionnaires dans le cas de produits manufacturés dont la qualité doit être supérieure aux normes commerciales habituelles.

10.7.22 Proposition en deux étapes (et concurrence au niveau du prix). Cette méthode est utilisée lorsque la sélection doit, à cause de la nature particulière du besoin et de l'absence d'une définition détaillée des caractéristiques, reposer principalement sur les propositions techniques et administratives qui sont présentées. Le choix final entre les entreprises qui ont présenté des propositions techniques et administratives acceptables est alors effectué en fonction du prix. L'une des méthodes ci-dessus peut être employée pour choisir les firmes devant faire l'objet d'un appel d'offres. La qualification préalable est souvent le moyen le plus indiqué dans de tels cas.

10.7.23 En raison de l'infinie variété et de la complexité des marchés, il est difficile d'énoncer des normes absolues. Chaque cas devrait être examiné comme un cas d'espèce pour savoir si le prix doit jouer un rôle dominant ou un rôle secondaire dans le processus de sélection.

10.7.24 Concurrence au niveau des propositions. Les services d'architecture, d'ingénierie, de recherche, de développement et de conseil sont des exemples de situations où un entrepreneur devrait être retenu pour la meilleure valeur offerte plutôt que pour le prix seul. Habituellement, une proposition très complète est demandée afin d'obtenir de l'entrepreneur tous les renseignements nécessaires pour une évaluation objective de son offre.

10.7.25 Les avantages de chaque proposition devraient être comparés à l'aide d'une liste pondérée des critères à satisfaire. Les critères en question devraient définir exactement tous les aspects de la performance qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l'entreprise et la valeur de sa méthode technique. La compétence comprend, par exemple, des facteurs comme la structure de gestion, le personnel clé, l'expérience industrielle acquise, les installations et la capacité financière. La valeur technique porte sur la structure du programme de travail proposée par l'entreprise, la définition des principaux problèmes techniques et de leurs solutions, les étapes envisagées, le système de contrôle des coûts, de la qualité et du temps qui seront utilisés et les autres points semblables, compte tenu de la nature du besoin. On devrait également considérer les modalités complémentaires que le soumissionnaire peut exiger. Finalement, il faut pondérer le prix escompté et lui accorder l'importance qui lui revient par rapport aux autres facteurs. Dans le cas des marchés de services, lorsqu'on choisit le soumissionnaire offrant la meilleure valeur en se fondant sur les facteurs ci-dessus, ces marchés sont assujettis à l'approbation des niveaux concurrentiels plus élevés exposé en détail dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés - voir l'appendice C. Voir également la définition des marchés de services concurrentiels à l'appendice A.

10.7.26 Si l'on peut se procurer l'information relative à la vie économique de l'acquisition, il est avantageux d'inclure dans les critères une méthode de comparaison des coûts de fonctionnement, d'entretien, d'installation et de manutention, des coûts de fournitures renouvelables, ainsi que des autres coûts d'utilisation. On pourra ainsi effectuer un choix objectif du produit le plus susceptible de donner un rendement supérieur pendant toute sa durée d'utilisation.

10.7.27 On devrait faire connaître aux entreprises qui présentent des propositions les critères d'évaluation et l'importance accordée à chacun d'eux. Les autorités contractantes devraient être au courant de ce qu'elles doivent faire pour satisfaire à la loi au moment de choisir parmi les soumissionnaires. L'important est de bien appliquer les facteurs d'évaluation qui servent à déterminer le choix. Les autorités judiciaires ont établi que ces facteurs ainsi que leur importance relative doivent être fixés au préalable et appliqués avec rigueur. Ils doivent être inclus dans l'appel d'offre au même titre que les exigences à satisfaire. Le principe voulant que l'on applique les mêmes critères et que l'on impose les mêmes exigences à tous les soumissionnaires fait partie intégrante du droit contractuel canadien et vaut autant pour le secteur public que pour le secteur privé. Il est essentiel de faire preuve d'équité envers tous les soumissionnaires et d'une grande transparence dans le processus de sélection.

10.7.28 Les concours de propositions dans lesquels un prix n'est pas mentionné ne répondent pas à la définition de soumission valide. Par conséquent, les niveaux d'autorisation des marchés concurrentiels ne peuvent être utilisés lorsque le marché est adjugé.

10.7.29 Concurrence au niveau de la conception. S'il s'agit de travaux de construction d'envergure, l'architecte et la conception de la structure devraient être choisis à l'aide d'une méthode déterminée au préalable. Lorsque les problèmes techniques ne dépassent pas l'état actuel des techniques, un concours au niveau de la conception peut être l'étape préliminaire indiquée pour choisir un entrepreneur dans le cas d'une acquisition axée sur la conception ou sur la fabrication ou dans le cas d'une acquisition globale.

10.7.30 Marchés non concurrentiels. Lorsque l'autorité contractante adjuge un marché suivant l'une ou plusieurs des exceptions à l'exigence de solliciter des appels d'offres prévue à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, la décision devrait être consignée et dûment motivée.

10.7.31 Dans le but de garantir l'accès aux marchés de l'État et d'en assurer la transparence, les autorités contractantes sont encouragées à publier un préavis d'adjudication de contrat (PAC) dans les cas de marchés avec des entrepreneurs sélectionnés d'avance, selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner. Si aucun énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC n'est reçu dans un délai de quinze jours civils, le marché est réputé être concurrentiel, et l'on peut appliquer les plafonds plus élevés prévus pour les marchés faisant l'objet d'une invitation ouverte à soumissionner.

10.7.32 Si, par suite de l'adjudication d'un marché non concurrentiel, l'on constate que les produits et services disponibles ne répondent pas aux besoins ou que leur prix est excessif, il faut alors stimuler la concurrence. Dans ce cas, l'autorité contractante devrait susciter l'intérêt de nouveaux fournisseurs en veillant à ce que tous les fournisseurs éventuels soient bien informés de l'étendue et de la permanence probable des besoins de l'État et à ce qu'ils reçoivent toute l'aide possible sous forme de renseignements et de conseils en ce qui concerne le devis descriptif, les compétences requises, la technologie de fabrication et ainsi de suite. Le recours à l'invitation électronique à soumissionner est un bon moyen d'informer l'industrie d'un besoin prévu et de demander aux entreprises de fournir une déclaration d'intérêt et de compétence. Si cette méthode ne peut être utilisée ou s'il faut y ajouter d'autres méthodes en complément, l'autorité contractante peut également inviter directement des fournisseurs à soumissionner (en envoyant une note d'information aux entreprises figurant sur une liste de fournisseurs éventuels, en faisant publier des annonces dans des publications spécialisées et des journaux, etc.).

10.7.33 Admissibilité des fournisseurs aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Les autorités contractantes doivent voir à ce qu'il n'y ait pas de distinction entre les fournisseurs étrangers et les fournisseurs nationaux au moment d'établir les conditions d'admissibilité. La procédure d'admissibilité doit être en conformité avec les éléments suivants :

1. les conditions de participation au processus d'appel d'offres doivent être annoncées suffisamment d'avance pour que les fournisseurs disposent d'assez de temps, dans la mesure où cela ne nuit pas au bon déroulement du processus d'approvisionnement, pour satisfaire, aux procédure d'admissibilité;
2. les conditions de participation au processus d'appel d'offres, notamment la garantie d'un crédit financier, les qualifications techniques et les renseignements nécessaires pour établir la capacité financière, commerciale ou technique d'un fournisseur, et pour vérifier si un fournisseur satisfait à ces conditions, doivent se limiter aux conditions essentielles à l'exécution du marché concerné;
3. la capacité financière, commerciale et technique d'un fournisseur doit être évaluée en fonction à la fois de l'ensemble de ses activités, notamment de ses activités sur le territoire qu'occupe la partie du fournisseur, et de ses activités, s'il en est, sur le territoire de la partie de l'autorité contractante acheteuse;
4. une autorité contractante ne doit pas faire un mauvais emploi de la procédure d'admissibilité, y compris du temps dont a besoin un fournisseur pour satisfaire aux conditions d'admissibilité, de sorte à exclure des fournisseurs d'une autre partie des listes de fournisseurs ou à les empêcher d'être considérés pour un marché donné;
5. une autorité contractante doit reconnaître comme fournisseurs admissibles les fournisseurs d'une autre partie qui satisfont aux conditions de participation qui s'appliquent à un marché donné;
6. une autorité contractante doit, dans le cadre d'un marché donné, envisager la candidature des fournisseurs d'une autre partie qui demandent de participer au marché et qui n'ont pas encore satisfait aux conditions d'admissibilité, à condition qu'il y ait suffisamment de temps pour satisfaire aux conditions d'admissibilité;
7. une autorité contractante qui tient une liste permanente des fournisseurs admissibles doit s'assurer que les fournisseurs peuvent demander à y être inclus en tout temps, que tous les fournisseurs admissibles qui en font la demande sont inscrits sur la liste à l'intérieur d'un délai raisonnable et que tous les fournisseurs admissibles inscrits sur la liste sont informés qu'ils n'y figurent plus ou qu'ils seront supprimés de celle-ci;
8. les cas où, par suite de la publication de l'avis de projet de marché, un fournisseur demande de participer à un marché donné bien qu'il n'ait pas encore satisfait aux conditions d'admissibilité, et où l'autorité contractante doit amorcer sans tarder la procédure d'admissibilité;
9. une autorité contractante doit informer les fournisseurs qui demandent d'être inscrits sur la liste de sa décision à cet égard;
10. les cas où une autorité contractante rejette la demande d'admissibilité d'un fournisseur ou cesse de reconnaître un fournisseur comme étant admissible, elle doit rapidement justifier sa décision au fournisseur.

10.7.34 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain et à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, les autorité contractantes doivent :

1. n'adopter qu'une seule procédure d'admissibilité; une autorité contractante peut cependant suivre une procédure d'admissibilité additionnelle lorsqu'elle le juge nécessaire, à condition qu'elle soit prête, à la demande d'une autre partie à ces accords, d'en justifier la nécessité;
2. chercher à minimiser les écarts entre les différentes procédures d'admissibilité qu'elles suivent.

10.7.35 Les autorités contractantes peuvent exclure un fournisseur au motif qu'il est en faillite ou qu'il a fait de fausses déclarations.

10.7.36 Invitation à participer aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Les autorité contractantes doivent publier, dans la revue pertinente, une invitation à participer pour chacun des marchés. L'invitation à participer doit se présenter sous forme d'Avis de projet de marché (APM) et préciser :

1. la nature et le nombre des produits et des services requis, y compris les options de réapprovisionnement ultérieur et dans la mesure du possible, faire état :
   1. des dates approximatives auxquelles ces options peuvent être exercées;
   2. des dates approximatives de publication des avis ultérieurs s'il s'agit de marchés renouvelables;
2. s'il s'agit d'un appel d'offres ouvert ou restreint et si des négociations seront engagées;
3. les dates d'ouverture et de clôture de la prestation des produits et des services requis;
4. l'adresse à laquelle doivent être envoyées les invitations à soumissionner ou la demande d'inscription sur la liste des fournisseurs, la date limite pour soumettre une demande, et la langue dans laquelle elle doit être présentée;
5. l'adresse à laquelle les soumissions doivent être envoyées, la date limite pour soumettre une soumission et la langue dans laquelle les soumissions peuvent être présentées;
6. l'adresse de l'autorité contractante qui adjugera le marché et fournira les précisions nécessaires pour obtenir le cahier des charges et d'autres documents;
7. les exigences financières et techniques auxquelles doivent répondre les fournisseurs ainsi que les garanties financières, les données et les documents qu'ils doivent présenter;
8. le total et les modalités de paiement des sommes exigibles dans les documents d'appel d'offres;
9. si l'autorité contractante lance un appel d'offres pour un contrat d'achat, un marché de location à bail ou un marché de location avec ou sans option d'achat.

10.7.37 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA et à l'AMP-OMC, une autorité contractante qui, pour les appels d'offres restreints, tient une liste permanente des fournisseurs admissibles doit publier tous les ans, dans la revue pertinente, un avis faisant état des éléments suivants :

1. les listes qui sont tenues, notamment leurs titres, à l'égard des produits et des services ou des catégories de produits et de services pouvant être achetés au moyen de ces listes;
2. les conditions que doivent remplir les fournisseurs pour être inscrits sur les listes et les méthodes auxquelles auront recours les autorités contractantes pour vérifier si les fournisseurs satisfont aux conditions;
3. la période de validité des listes et leurs modalités de renouvellement.

10.7.38 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, lorsque, par suite de la publication d'une invitation à participer, mais avant la date fixée dans les avis ou les documents d'appel d'offres pour l'ouverture des soumissions, une autorité contractante juge qu'il est devenu nécessaire de modifier l'avis ou les documents d'appel, ou de lancer de nouveaux avis et documents d'appel, elle doit veiller à ce qu'ils soient envoyés aux fournisseurs figurant sur la liste de distribution originale. Une autorité contractante qui donne une information pertinente à un fournisseur à l'égard d'un marché doit transmettre cette information en même temps aux autres fournisseurs intéressés et suffisamment à l'avance pour que tous les fournisseurs concernés puissent disposer du temps nécessaire pour évaluer cette information et pour fournir une réponse.

10.7.39 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, une autorité contractante doit permettre à un fournisseur qui demande de participer à un marché donné de présenter une soumission et doit évaluer cette soumission. Le nombre de fournisseurs additionnels autorisés à participer est restreint uniquement pour assurer la bonne marche du système d'approvisionnement.

10.7.40 Aux termes de l'ALENA et de l'AMP-OMC, dans les cas où une autorité contractante n'invite pas un fournisseur ou ne l'autorise pas à soumissionner, elle doit, sur demande du fournisseur, lui justifier rapidement sa décision.

10.7.41 Appel d'offres aux termes de l'Accord sur le commerce intérieur. Un avis d'appel d'offres doit contenir au moins les données suivantes :

1. une courte description du marché envisagé;
2. l'endroit où il faut s'adresser pour obtenir des précisions et les documents d'appel;
3. les conditions à remplir pour obtenir les documents d'appel;
4. l'adresse à laquelle les soumissions doivent être envoyées;
5. la date et l'heure de clôture de dépôt des soumissions;
6. l'heure et le lieu d'ouverture des soumissions lorsqu'il s'agit d'un dépouillement public; une déclaration selon laquelle le marché est assujetti à l'ACI.

10.7.42 Dans le cadre de l'évaluation des soumissions présentées pour des activités d'approvisionnement assujetties à l'ACI, les autorités contractantes doivent tenir compte non seulement du prix proposé par le fournisseur, mais aussi de la qualité, de la quantité, de l'entretien, de la capacité du fournisseur de satisfaire aux exigences du marché et à tout autre critère directement lié au marché. Dans les documents d'appel d'offres, il faut clairement indiquer les exigences du marché, les critères d'évaluation des soumissions et les méthodes de pondération et d'évaluation des critères.

10.8 Réception des soumissions

10.8.1 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion suffisants soient appliqués afin de protéger l'intégrité du processus de soumission, et voir à ce que ces mécanismes couvrent les aspects de la réception, de la garde, de l'ouverture et de la consignation des soumissions.

10.8.2 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.3 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.4 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.5 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.6 Une soumission ou proposition est ou irrecevable si elle ne répond pas à toutes les exigences impératives énumérées dans la demande de propositions ou dans les autres invitations à soumissionner, et elle est alors rejetée.

10.8.7 Les soumissions ou propositions qui répondent aux exigences impératives, mais contiennent une irrégularité mineure, peuvent être considérées si, de l'avis de la direction de l'autorité contractante :

1. l'irrégularité est insignifiante ou négligeable en comparaison du coût total ou de l'importance des biens ou des services à fournir;
2. la présence de l'irrégularité, sa suppression par négociation ou son explication par le soumissionnaire ne peut pas être considérée préjudiciable pour les autres soumissionnaires; et
3. la décision d'accepter de telles soumissions est tout à fait justifiée au vu du dossier.

10.8.8 Lorsque l'appel d'offres exige la présentation d'une garantie de soumission, le montant de celle-ci devrait être déterminé à l'avance par l'autorité contractante. Lorsque la garantie pertinente a été présentée, mais que le soumissionnaire augmente par la suite le prix de la soumission avant la date de clôture indiquée, l'autorité contractante peut donner au soumissionnaire une période suffisante pour fournir la garantie complémentaire requise. Une période suffisante peut également être donnée à un soumissionnaire pour lui permettre de présenter de nouveau le dépôt de garantie dans la forme indiquée si cela n'a pas été fait en premier lieu. Lorsqu'un soumissionnaire a présenté une garantie inférieure à la garantie financière stipulée, la soumission sera considérée comme irrecevable à moins que, comme il est indiqué à l'article 10.8.7 ci-dessus, l'écart soit négligeable ou que l'on soit en présence des circonstances décrites à l'article 10.8.10 ci-après (voir également l'article 12.11.9).

10.8.9 Lorsqu'une seule soumission sur toutes celles qui ont été reçues à la suite d'un appel d'offres concurrentielles est (jugée) valide et que l'autorité contractante établit qu'elle constitue une bonne valeur pour l'État, le contrat peut être octroyé à ce seul soumissionnaire valide et concurrentiel (Voir les définitions à l'Appendice A). Les critères ci-après permettent de déterminer le bien fondé du choix de la seule soumission valide :

1. Quand on peut obtenir les prix du marché pour un travail, un produit ou un service, équivalent à ceux qui font l'objet de l'appel d'offres, la proposition soumise peut être comparée à des prix récents, c'est-à-dire à des prix figurant dans des listes ou des catalogues, ou aux prix payés récemment par d'autres organismes (par exemple, des organismes publics ou de grandes sociétés du secteur privé).
2. Quand on ne peut obtenir facilement les prix du marché, ou qu'ils ne sont pas comparables, la proposition soumise ou les prix dont celle-ci fait état peuvent être comparés aux prix payés antérieurement pour le même travail, produit ou service, ou pour un travail, produit ou service analogue (après ajustement en fonction de l'inflation). Lorsque c'est la première fois que ce type de travail, de produit ou de service est demandé, on déterminera ce que devrait être un prix acceptable à partir d'une combinaison raisonnable des coûts, des frais généraux et des profits.
3. Dans certains cas, le prix de la seule soumission valide peut être comparé à celui des soumissions jugées non valides, selon les raisons pour lesquelles celles-ci ne sont pas valides.

10.8.10 Lorsqu'une seule soumission valide a été reçue, on peut demander au soumissionnaire de fournir une justification du prix. Si l'autorité contractante ne juge pas que l'information fournie est acceptable, il convient de négocier un nouveau prix. Si le seul soumissionnaire ne semble pas avoir la stabilité financière requise, il peut être dans l'intérêt public de l'obliger à présenter une garantie appropriée avant que sa soumission soit considérée. Une autre solution serait de lancer un nouvel appel d'offres.

10.8.11 Dans le contexte de l'article 10.8.9 b) ci-dessus, le(s) coût(s) d'un travail, produit ou service correspond(ent) à la somme des coûts directs et indirects applicables qui sont, ou devraient être, raisonnablement ou normalement engagés et/ou attribués pour la réalisation du travail ou la fourniture du produit ou du service, moins tout crédit éventuel. Pour déterminer les coûts, on peut utiliser n'importe quelle méthode généralement acceptée pour déterminer ou estimer les coûts et l'appliquer de façon cohérente et équitable dans les circonstances, y compris la méthode consistant à ajuster les coûts standards en fonction des variances.

10.8.12 Un coût est jugé raisonnable si, en nature et en dollars, il n'excède pas la dépense qui serait normalement engagée par une personne avisée pour les fins d'une entreprise concurrentielle. Au moment de déterminer si un élément du coût est raisonnable, on devrait tenir compte des points suivants :

1. si le coût est généralement reconnu comme normal et nécessaire pour les fins de l'entreprise soumissionnaire ou pour la réalisation du contrat,
2. des contraintes et des exigences liées aux facteurs tels que les pratiques commerciales saines et généralement acceptées, la négociation d'égal à égal, les lois et règlements fédéraux, provinciaux et locaux, ainsi que les conditions du contrat,
3. des mesures que des gens d'affaires avisés prendraient dans de telles circonstances, compte tenu de leurs responsabilités envers les propriétaires de l'entreprise, leurs employés, leur clientèle, les divers paliers de gouvernement et le grand public,
4. des variations importantes par rapport aux pratiques habituelles de l'entrepreneur,
5. des spécifications, de l'échéancier et des exigences qualitatives de chaque contrat dans la mesure où cela influe sur les coûts.

10.8.13 Comme il est indiqué à l'article 4.2, les règles suivantes s'appliquent à l'évaluation des soumissions :

1. s'il y a des erreurs dans la multiplication de prix unitaires par le nombre d'articles, le prix unitaire a préséance et le résultat de l'opération est rajusté en conséquence;
2. s'il y a des erreurs dans l'addition de prix forfaitaires ou dans la multiplication de prix unitaires, la soumission n'est pas rejetée, mais le total est rectifié et le montant exact est reflété dans le prix total de la soumission;
3. on devrait informer immédiatement le soumissionnaire dont la soumission est erronée et lui donner le prix de la soumission après correction.

10.8.14 Retrait des soumissions. D'ordinaire, le gouvernement fédéral autorise le retrait ou la modification des soumissions avant la date et l'heure de clôture, pourvu que l'avis à cet effet soit sous forme écrite, par exemple, lettre recommandée, télex ou transmission par télécopieur. Comme il est indiqué à l'article 4.2, aucune modification n'est recevable après la clôture de l'appel d'offres. Toutefois, si une soumission est faite par erreur ou contient une erreur importante et évidente qui est portée à la connaissance de l'autorité contractante, la soumission peut être retirée avant son acceptation. Ceci respecte le principe du droit contractuel selon lequel une offre ne lie pas celui qui l'a faite si elle est faite par erreur ou si elle contient une erreur dont le destinataire de l'offre est informé. La formule normalisée de cautionnement de soumission du gouvernement contient des dispositions obligeant les sociétés de cautionnement à indemniser l'État pour les coûts plus élevés causés par le retrait d'une soumission après son acceptation. Les autres formes de garanties de soumission devraient offrir la même protection.

10.8.15 Comme il est indiqué à l'article 4.2, la disposition de paiement d'un cautionnement de soumission ou autre garantie de soumission sera invoquée si le soumissionnaire refuse de signer les documents contractuels ou de fournir la garantie contractuelle indiquée.

10.8.16 Contestations relatives aux soumissions. Les autorités contractantes devraient s'assurer que les contestations sont réglées rapidement et efficacement, de façon à ne pas retarder la passation du marché. Lorsqu'elle agit dans les limites de son autorité et en conformité avec les lois et règlements en vigueur, l'autorité contractante qui décide de passer un marché avec un soumissionnaire exerce un pouvoir administratif qui est en principe soustrait à l'examen des tribunaux. Par conséquent, les contestations en matière de soumission, en particulier celles qui mettent en cause l'impartialité du processus, devraient être renvoyées aux autorités supérieures du ministère pour être tranchées, et la décision prise devrait être communiquée promptement aux parties concernées. Lorsqu'une soumission est contestée conformément aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord sur le commerce intérieur et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien du commerce extérieur sur lesmarchés publics s'applique.

10.8.17 Soumissions identiques. Si l'on reçoit des soumissions ou propositions basses d'un montant identique, le marché sera adjugé en fonction de la meilleure valeur promise la plus élevé. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'autorité contractante l'estime à propos :

1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'une performance globale satisfaisante plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des offres plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée la préférence tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.

10.8.18 Comme il est indiqué à l'article 4.2, les ministères et organismes doivent signaler au ministère de l'Industrie les soumissions identiques lorsqu'il y a lieu de soupçonner une collusion ou lorsqu'un prix est si bas qu'il peut avoir été fixé pour réduire la concurrence ou éliminer un concurrent.

10.8.19 Modification de l'étendue des travaux. Lorsque des changements sont apportés aux exigences de travail ou aux fonds disponibles et qu'ils réduisent l'étendue des travaux, il faut s'efforcer de négocier un nouveau prix avec le soumissionnaire choisi. Si la modification apportée à l'étendue des travaux est importante ou que les négociations ne peuvent être conclues à la satisfaction de l'autorité contractante, il faut procéder à un nouvel appel d'offres. Pour les marchés de travaux de construction, on demande en principe de nouvelles soumissions aux deux plus bas soumissionnaires de l'appel d'offres original. Lorsque plus de deux soumissions donnent des prix sensiblement équivalents, il faut examiner la possibilité d'inclure dans le nouvel appel d'offres les firmes qui les ont faites. Pour les fournitures et les services, il est d'usage de lancer un nouvel appel d'offres sans restreindre le champ de la concurrence.

10.8.20 Si le soumissionnaire limite la période de validité de sa soumission, il devrait le préciser dans sa soumission. Lorsque l'autorité contractante accepte une soumission ou une proposition à certaines conditions, par exemple fournir une garantie financière ou obtenir une autorisation sécuritaire, il sera peut-être nécessaire de fixer et de préciser la période de recevabilité de la soumission.

10.8.21 Explications. On devrait fournir des explications aux soumissionnaires non choisis qui le demandent. Les explications devraient en principe comprendre une description des facteurs et critères utilisés dans l'évaluation, et on doit respecter le droit de chaque soumissionnaire au caractère confidentiel de tel ou tel renseignement.

10.8.22 Envoi des documents d'appel d'offres par les autorités contractantes visées par l'Accord de libre-échange nord-américain et l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Ces deux accords exigent que dans les cas d'un appel d'offres ouvert, les autorité contractantes envoient les documents d'appel à la demande du fournisseur participant à la procédure, et lui fournissent rapidement les précisions dont il a besoin à cet égard.

10.8.23 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA et à l'AMP-OMC, les autorités contractantes doivent répondre promptement à toute demande raisonnable d'information pertinente soumise par un fournisseur participant à la procédure d'appel d'offres, à condition que cette information ne donne pas au fournisseur un avantage sur ses compétiteurs dans l'adjudication du marché. Les offres présentées doivent respecter les conditions suivantes :

1. les soumissions sont habituellement présentées en personne ou par courrier;
2. les soumissions transmises par télex, par télégraphie, par télécopieur ou par tout autre moyen de transmission électronique autorisé doivent contenir tous les renseignements nécessaires à leur évaluation, notamment le prix final proposé par le fournisseur et une déclaration selon laquelle le fournisseur s'engage à respecter les conditions de l'appel d'offres;
3. il faut promptement accuser réception des soumissions transmises par télex, par télégraphie, par télécopieur ou par tout autre moyen de transmission électronique au moyen d'une lettre ou par l'envoi d'une copie signée du message télex, du télégramme, de la télécopie ou du message électronique;
4. la teneur du message télex, du télégramme, de la télécopie ou du message électronique prévaut sur la teneur de tout autre document reçu après la date de clôture des soumissions lorsqu'il existe des écarts ou des contradictions;
5. la transmission de soumissions par téléphone est interdite;
6. les demandes de participation à une procédure d'appel d'offres restreint peuvent être transmises par télex, par télégraphie ou par télécopieur et, s'il est autorisé, par tout autre moyen de transmission électronique;
7. les occasions accordées aux fournisseurs pour rectifier des erreurs dans la présentation relevées entre l'ouverture des soumissions et l'adjudication du marché ne doivent pas être administrées de façon à constituer un traitement de faveur par rapport aux autres fournisseurs.

10.8.24 Le gouvernement fédéral s'est engagé à mieux servir les Canadiens en élargissant l'accès à l'information et aux services offerts par la voie électronique. Le gouvernement a pour politique d'établir et de gérer l'utilisation de la cryptographie à clé publique comme composante de l'infrastructure commune de technologie et de gestion de l'information du gouvernement, et d'appuyer des solutions de rechange électroniques à l'utilisation du papier, ce qui accroît l'efficience et réduit les coûts pour le gouvernement.

1. Les ministères doivent veiller à ce que seuls les systèmes protégés d'achats électroniques conformes aux politiques du gouvernement soient utilisés;
2. Un certain nombre de facteurs doivent être pris en considération pour qu'un système d'achats électroniques soit approuvé, y compris une évaluation de la menace, du risque et des besoins technologiques au titre de la mise en oeuvre du système des achats électroniques. La sécurité, la protection des renseignements personnels et les exigences aux yeux de la loi doivent également être prises en considération.
3. À mesure que les systèmes d'achats électroniques sont instaurés dans l'administration fédérale, il convient de signaler que pour ce qui est des achats assujettis aux dispositions des accords commerciaux, les autorités contractantes doivent respecter ces dispositions.